Hướng dẫn cách làm bảng báo giá bằng Excel đơn giản và chính xác

Trong bán hàng, việc gửi đi một bảng báo giá không chỉ là cung cấp thông tin về giá cả, mà còn là cơ hội đầu tiên để tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và sự tin cậy trong mắt khách hàng. Một bảng báo giá được trình bày rõ ràng, chính xác có thể là yếu tố quyết định giúp bạn chiến thắng trong một thương vụ.

Nhiều doanh nghiệp thường tìm đến các công cụ phức tạp, nhưng trên thực tế, Excel lại là một phần mềm quen thuộc bởi tính linh hoạt và luôn sẵn có để tạo ra những bảng báo giá chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước cách làm bảng báo giá bằng Excel và gợi ý vài mẫu bảng báo giá, giúp bất kỳ ai cũng có thể tự tạo cho mình một mẫu báo giá chuẩn chỉnh và hiệu quả.

1. Vai trò của bảng báo giá trong doanh nghiệp

Bảng báo giá không chỉ là tài liệu cung cấp giá cả mà còn đóng vai trò then chốt trong việc thuyết phục khách hàng và quản lý kinh doanh. Cụ thể hơn, một bảng báo giá chuyên nghiệp sẽ đảm nhiệm 4 vai trò quan trọng sau:

• Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Báo giá được xem như "bộ mặt" của doanh nghiệp, thể hiện sự minh bạch, rõ ràng, qua đó tạo dựng uy tín và niềm tin vững chắc với khách hàng ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên.
• Thúc đẩy khách hàng ra quyết định: Cung cấp đầy đủ thông tin về giá cả, sản phẩm và điều khoản giúp khách hàng dễ dàng so sánh, đánh giá và đưa ra lựa chọn mua hàng một cách nhanh chóng, tự tin.
• Là "tiền hợp đồng" có giá trị pháp lý: Báo giá là cơ sở pháp lý ban đầu, làm tiền đề quan trọng cho việc thương thảo và ký kết hợp đồng mua bán chính thức, giúp bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên.
• Công cụ quản lý kinh doanh nội bộ: Việc lưu trữ và phân tích các báo giá đã gửi giúp doanh nghiệp theo dõi hoạt động kinh doanh, nhận diện xu hướng mua hàng của khách và tối ưu hóa chiến lược giá hiệu quả.

Bảng báo giá có rất nhiều vai trò quan trọng trong doanh nghiệp

2. Các thành phần cần có trong bảng báo giá

Để đảm bảo tính chuyên nghiệp và đầy đủ thông tin, một bảng báo giá chuẩn cần được cấu trúc một cách logic và rõ ràng. Thông thường, một mẫu báo giá tiêu chuẩn sẽ bao gồm ba phần chính: Phần mở đầu với thông tin của các bên, phần nội dung chi tiết về sản phẩm/dịch vụ, và phần cuối cùng là các điều khoản và xác nhận. Cùng tìm hiểu chi tiết từng thành phần dưới đây.

Phần mở đầu

Đây là phần tạo ấn tượng ban đầu, chứa đựng các thông tin định danh của cả doanh nghiệp và khách hàng. Một phần mở đầu đầy đủ sẽ giúp khách hàng dễ dàng nhận diện thương hiệu và lưu trữ thông tin. Các mục cần có bao gồm:

• Thông tin doanh nghiệp: Logo công ty (đặt ở vị trí trang trọng),tên đầy đủ, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, email và website.
• Tiêu đề: Cần ghi rõ ràng và in đậm, ví dụ: "BẢNG BÁO GIÁ" hoặc "THƯ BÁO GIÁ" (Quotation).
• Thông tin định danh: Số báo giá và ngày, tháng, năm phát hành. Đây là hai thông tin cực kỳ quan trọng để quản lý, tra cứu và đối chiếu sau này.
• Thông tin khách hàng: Ghi rõ tên công ty hoặc cá nhân người nhận, địa chỉ, số điện thoại và người liên hệ trực tiếp (nếu có).

Phần nội dung

Đây là phần quan trọng nhất, trình bày chi tiết về các sản phẩm, dịch vụ mà bạn cung cấp cho khách hàng. Sự rõ ràng và chính xác trong phần này sẽ giúp khách hàng hiểu rõ họ sẽ nhận được gì với chi phí bỏ ra.

Bảng chi tiết sản phẩm/dịch vụ bao gồm các cột cơ bản như: STT, Tên sản phẩm/Dịch vụ, Mô tả/Quy cách kỹ thuật, Đơn vị tính (cái, bộ, gói,…),Số lượng, Đơn giá và Thành tiền. Để đảm bảo tính chính xác, cột "Thành tiền" nên được thiết lập công thức tính toán tự động: Thành tiền = Số lượng * Đơn giá.

Bảng tổng hợp giá trị phần này tổng kết toàn bộ chi phí mà khách hàng cần thanh toán.

• Tổng cộng tiền hàng (Subtotal).
• Chiết khấu/Giảm giá (Discount) nếu có.
• Thuế suất và Tiền thuế GTGT (VAT).
• Tổng giá trị thanh toán cuối cùng (Total). Con số này cần được ghi rõ bằng cả số và bằng chữ để tránh nhầm lẫn.

Phần cuối

Phần cuối của bảng báo giá chứa các điều khoản ràng buộc và thông tin xác nhận, đóng vai trò như một cam kết sơ bộ giữa hai bên. Việc quy định rõ các điều khoản này sẽ giúp tránh được các tranh chấp không đáng có trong tương lai.

Các điều khoản đi kèm:

• Hiệu lực báo giá: Cần ghi rõ báo giá này có giá trị trong bao nhiêu ngày (ví dụ: "Báo giá có hiệu lực trong vòng 15 ngày kể từ ngày phát hành").
• Điều khoản thanh toán: Quy định rõ phương thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản),thông tin tài khoản ngân hàng, và thời hạn thanh toán (ví dụ: đặt cọc 50% khi ký hợp đồng, thanh toán 50% còn lại khi nhận hàng).
• Điều khoản giao hàng: Nêu rõ thời gian dự kiến, địa điểm giao hàng và chi phí vận chuyển (ai là người chịu phí).
• Xác nhận: Phần này cần có chữ ký, ghi rõ họ tên và chức vụ của người lập báo giá, cùng với dấu mộc của công ty để đảm bảo tính pháp lý và trang trọng.

Bảng báo giá chuẩn sẽ có 3 thành phần chính

3. Hướng dẫn làm bảng báo giá bằng Excel

Với những thành phần đã được xác định ở trên, việc tạo một bảng báo giá bằng Excel trở nên vô cùng đơn giản. Excel không chỉ giúp trình bày thông tin một cách khoa học mà còn tự động hóa các phép tính, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công. Dưới đây là quy trình 4 bước cơ bản để bạn có thể tự mình xây dựng một mẫu báo giá chuyên nghiệp và chính xác từ một trang tính trống.

Quy trình làm bảng báo giá gồm 4 bước cơ bản

Bước 1: Chuẩn bị nội dung

Trước khi bắt tay vào làm, hãy đảm bảo đã thu thập đầy đủ và chính xác mọi thông tin cần thiết. Bước chuẩn bị kỹ lưỡng này sẽ giúp quá trình thực hiện nhanh chóng và tránh phải chỉnh sửa nhiều lần. Lập một danh sách chi tiết về thông tin doanh nghiệp, các sản phẩm, dịch vụ sẽ báo giá, đi kèm với đơn giá, đơn vị tính và mô tả (nếu cần). Đồng thời, hãy xác định trước các chính sách của doanh nghiệp về chiết khấu, thuế suất VAT, điều khoản thanh toán và quy trình giao hàng để đưa vào báo giá.

Bước 2: Tạo bảng và bố cục trên Excel

Mở một file Excel mới và bắt đầu thiết kế bố cục tổng thể. Hãy chia trang tính thành 3 phần rõ ràng tương ứng với cấu trúc của báo giá: phần mở đầu, phần nội dung và phần cuối. Sử dụng tính năng "Merge & Center" trong tab "Home" để hợp nhất các ô và tạo tiêu đề "BẢNG BÁO GIÁ" thật nổi bật. Tiếp theo, tạo bảng chi tiết sản phẩm bằng cách kẻ khung (Borders). Chọn vùng dữ liệu cho bảng sản phẩm, nhấp chuột phải, chọn "Format Cells", vào tab "Border" và chọn kiểu đường viền phù hợp để bảng trông gọn gàng và dễ theo dõi hơn.

Bước 3: Điền các trường thông tin và dùng công thức

Bắt đầu nhập các thông tin cố định như tên công ty, địa chỉ, thông tin khách hàng. Tại bảng chi tiết sản phẩm, sau khi nhập số lượng và đơn giá, hãy thiết lập công thức cho cột "Thành tiền".

Bước 4: Điều chỉnh và hoàn thiện bảng giá

Sau khi đã nhập đủ dữ liệu và công thức, hãy tiến hành định dạng để bảng báo giá trông chuyên nghiệp hơn. Định dạng lại các ô chứa số tiền bằng cách chọn chúng, nhấp chuột phải, chọn "Format Cells" -> "Number" và tích vào ô "Use 1000 Separator (,)" để thêm dấu phân cách hàng nghìn. Chèn logo của công ty vào phần đầu trang. Căn chỉnh lề, sử dụng màu sắc và font chữ đồng bộ với bộ nhận diện thương hiệu của bạn. Cuối cùng, hãy kiểm tra lại toàn bộ số liệu, công thức và đặc biệt là lỗi chính tả trước khi lưu và gửi cho khách hàng.

4. Gợi ý 5 mẫu bảng báo giá bằng Excel thông dụng

Để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và có thêm ý tưởng, dưới đây là một số mẫu bảng báo giá thông dụng được thiết kế cho nhiều mục đích khác nhau. Bạn có thể dựa vào đây để tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình, đảm bảo vừa chuyên nghiệp vừa hiệu quả trong việc cung cấp thông tin cho khách hàng.

Mẫu bảng báo giá sản phẩm cơ bản

Đây là mẫu phổ biến nhất, phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm hữu hình. Bố cục tập trung vào các cột chính như: Tên sản phẩm, Mã sản phẩm, Số lượng, Đơn giá, và Thành tiền. Mẫu này thường có thiết kế đơn giản, sạch sẽ, làm nổi bật thông tin giá cả và tổng giá trị đơn hàng. Phần mô tả có thể được giữ ở mức tối giản hoặc bỏ qua nếu tên sản phẩm đã đủ rõ ràng. Mẫu này ưu tiên sự nhanh chóng, chính xác và dễ hiểu cho cả người gửi và người nhận.

Link tải: [TẠI ĐÂY]

Mẫu bảng báo giá sản phẩm cơ bản

Mẫu bảng báo giá dịch vụ, dự án/xây dựng

Khác với sản phẩm, báo giá dịch vụ cần tập trung hơn vào việc mô tả nội dung công việc. Mẫu này sẽ thay thế cột "Sản phẩm" bằng cột "Nội dung công việc". Phần mô tả trở nên cực kỳ quan trọng, cần chi tiết hóa phạm vi công việc, các kết quả đầu ra dự kiến và những điểm không bao gồm trong gói. Bố cục thường linh hoạt hơn để có không gian trình bày các nội dung dạng văn bản.

Link tải: [TẠI ĐÂY]

Mẫu bảng báo giá dịch vụ, dự án/xây dựng

Mẫu bảng báo giá có hình ảnh sản phẩm

Trong các ngành như thời trang, nội thất, F&B, việc thêm hình ảnh sản phẩm vào báo giá sẽ làm tăng tính trực quan và thuyết phục. Mẫu này sẽ có thêm một cột "Hình ảnh" bên cạnh cột "Tên sản phẩm". Điều này giúp khách hàng dễ dàng hình dung sản phẩm, tránh nhầm lẫn và tạo ra trải nghiệm chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, cần lưu ý tối ưu kích thước ảnh để file báo giá không quá nặng khi gửi qua email.

Link tải: [TẠI ĐÂY]

Mẫu bảng báo giá có hình ảnh sản phẩm

Mẫu bảng báo giá vật tư

Mẫu báo giá này chuyên dùng cho các nhà cung cấp vật liệu xây dựng, linh kiện điện tử, hoặc nguyên phụ liệu sản xuất. Đặc điểm của mẫu này là sự tập trung vào các thông số kỹ thuật. Ngoài các cột cơ bản, nó thường có thêm các cột như: Quy cách, Xuất xứ, Thương hiệu, Thời gian bảo hành. Sự chính xác về thông số và mã vật tư là yếu-tố-quan-trọng nhất trong mẫu báo giá này để đảm bảo khách hàng nhận đúng sản phẩm họ cần cho dự án của mình.

Link tải: [TẠI ĐÂY]

Mẫu bảng báo giá vật tư

Mẫu bảng báo giá bằng tiếng Anh (Quotation)

Khi làm việc với đối tác nước ngoài, một bảng báo giá bằng tiếng Anh là bắt buộc. Về cơ bản, cấu trúc không thay đổi nhưng toàn bộ tiêu đề và nội dung cần được dịch sang tiếng Anh. Ví dụ: "Bảng Báo Giá" thành "Quotation", "Tên sản phẩm" thành "Description" hoặc "Item", "Số lượng" thành "Quantity" (Qty.),"Đơn giá" thành "Unit Price", và "Thành tiền" thành "Amount". Ngoài ra, cần lưu ý về đơn vị tiền tệ (ví dụ: USD, EUR) và các điều khoản thương mại quốc tế (Incoterms) nếu có.

Link tải: [TẠI ĐÂY]

Mẫu bảng báo giá bằng tiếng Anh (Quotation)

5. Những điều cần lưu ý khi tạo bảng báo giá Excel

Tạo một bảng báo giá bằng Excel khá đơn giản, nhưng để nó thực sự hiệu quả và chuyên nghiệp, bạn cần chú ý đến một vài nguyên tắc vàng.

• Chính xác 100%: chỉ một sai sót nhỏ về số liệu hay công thức cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và uy tín. Luôn kiểm tra kỹ trước khi gửi.
• Thông tin rõ ràng, đầy đủ: trình bày tất cả chi tiết cần thiết để khách hàng không phải hỏi lại. Một báo giá tốt là báo giá giúp khách ra quyết định ngay.
• Hình thức gọn gàng, chuyên nghiệp: bố cục cân đối, font chữ thống nhất, tuyệt đối tránh lỗi chính tả để tạo ấn tượng tốt ban đầu.
• Xuất file PDF trước khi gửi: giúp giữ nguyên định dạng trên mọi thiết bị và hạn chế rủi ro nội dung bị chỉnh sửa.
• Quy tắc lưu trữ khoa học: đặt tên file theo mẫu để dễ dàng quản lý và tra cứu sau này.

Ví dụ: BaoGia_TenKhachHang_NgayThangNam.pdf

Có 5 điều cần lưu ý khi làm bảng báo giá

6. Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để cố định dòng tiêu đề khi cuộn chuột trong Excel?

Để cố định dòng tiêu đề của bảng, hãy chọn ô ngay bên dưới dòng tiêu đề đó. Sau đó, vào tab "View" trên thanh công cụ, chọn "Freeze Panes", và nhấp vào "Freeze Panes". Thao tác này sẽ giữ cho các hàng phía trên và các cột bên trái của ô bạn chọn được cố định khi bạn cuộn trang tính.

Khi gửi báo giá cho khách hàng, nên gửi file Excel hay chuyển sang PDF?

Nên gửi báo giá cho khách hàng dưới dạng file PDF để đảm bảo tính chuyên nghiệp, bảo mật thông tin, giữ nguyên định dạng file trên mọi thiết bị và quan trọng nhất là ngăn không cho khách hàng vô tình hay cố ý thay đổi nội dung trong báo giá. File Excel chỉ nên được sử dụng trong nội bộ hoặc khi cần gửi cho khách hàng để cùng nhau thống nhất dữ liệu trực tiếp.

Làm thế nào để bảng báo giá Excel trông chuyên nghiệp hơn?

Để tăng tính chuyên nghiệp, nên đồng bộ font chữ và kích thước chữ trên bảng báo giá. Sử dụng màu sắc tinh tế, phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu để nhấn nhá các tiêu đề hoặc dòng tổng kết. Đừng quên chèn logo công ty ở vị trí hợp lý. Căn chỉnh các ô dữ liệu (căn trái cho chữ, căn phải cho số) và sử dụng khung viền rõ ràng để tạo bố cục sạch sẽ, cân đối. Tránh tuyệt đối các lỗi chính tả và định dạng lộn xộn.

Hy vọng rằng với hướng dẫn chi tiết này, bạn có thể tự tin tạo ra những bảng báo giá chuyên nghiệp và hiệu quả bằng Excel, góp phần nâng cao hình ảnh doanh nghiệp và thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Một quy trình bán hàng tối ưu luôn bắt đầu từ những tài liệu chỉn chu nhất. Theo dõi CloudGO ngay từ hôm nay để nhận được nhiều tài liệu hữu ích nhất!

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website:https://cloudgo.vn/