14/09/2023 15.805 lượt xem

Tìm hiểu Timesheet là gì? Lý do Timesheet quan trọng với doanh nghiệp

Bạn đang tự tìm kiếm câu trả lời về “Timesheet là gì?” để giải quyết những nhu cầu cá nhân hoặc tổ chức. Timesheet được mọi người biết đến là một công cụ để gia tăng hiệu quả công việc một cách khoa học, rõ ràng, minh bạch. Không chỉ thế là một tính năng mang lại sự công bằng cho từng cá nhân trong công việc.

1. Timesheet là gì?

Timesheet (bảng chấm công) là một bảng ghi lại thời gian mà một nhân viên dành cho từng công việc. Ban đầu Timesheet được trình bày trên giấy, nhưng ngày nay, nhiều cá nhân đã biết cách quản lý công việc bằng Google hoặc các phần mềm hỗ trợ dạng bảng để tối ưu hóa dữ liệu số như Excel và các phần mềm hỗ trợ dạng bảng.

Mô tả "bảng Timesheet là gì" của phần mềm CloudGO

Xem thêm: Quản lý doanh nghiệp là gì và cách vận hành tổ chức hiệu quả.

2. Mục đích của Timesheet

Timesheet là bảng chấm công, ghi lại và theo dõi thời gian mà một người dành cho các hoạt động công việc cụ thể. Hoạt động ở đây ví dụ như bảng chấm công lịch làm việc của nhân viên. Đây là một phần quan trọng của quản lý thời gian và đánh giá hiệu suất, giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa giữa okr và kpi để tính lương và chế độ đãi ngộ chính xác.

Các doanh nghiệp có thể thực hiện Timesheet một cách thủ công như sử dụng phần mềm Excel, hoặc sử dụng những phần mềm quản lý công việc từ các đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số.

Mục đích của Timesheet

Xem thêm: Top phần mềm quản lý công việc nhóm được tin dùng nhất hiện nay.

3. Lợi ích đem lại cho doanh nghiệp của Timesheet là gì?

Timesheet là gì mà đều được các doanh nghiệp ứng dụng. Nhân viên và cấp quản lý xem đây là công cụ đắc lực để theo dõi tiến độ theo từng mô hình quản lý dự án một cách mượt mà hơn. Những lợi ích của Timesheet dễ thấy là:

Tối ưu hóa quy trình làm việc: Tối ưu hóa quy trình làm việc và xây dựng một quy trình quản lý dự án bài bản là điều mà hầu hết những doanh nghiệp đều đang hướng tới. Doanh nghiệp sẽ chọn Timesheet làm công cụ nhằm theo dõi thời gian mà mỗi cá nhân đầu tư vào công việc.
Cải thiện được hiệu suất làm việc của nhân viên: Theo dõi qua Timesheet thì sẽ giúp đồng nghiệp gia tăng được sự chú ý đến tiến độ. Từ đó tạo ra môi trường làm việc kỷ luật, giúp nhân viên rèn luyện kỹ năng quản lý dự án và sự tập trung cao độ.
Đánh giá công việc một cách trực quan và chính xác: Timesheet sẽ cho ta cái nhìn tổng quan từ tổng quát đến chi tiết quá trình quản lý task công việc của từng thành viên. Hiển thị mức độ hoàn thành công việc.
Hỗ trợ cho việc chấm công: Timesheet có thể là một tài nguyên hỗ trợ tốt cho việc chấm công làm việc, thông qua việc giám sát thời gian làm việc cụ thể, việc tính toán lương, thưởng và phúc lợi sẽ có thêm một cơ sở dữ liệu để đối chiếu.
Đánh giá và lên kế hoạch cho tương lai: Timesheet sẽ là nơi tập hợp những dữ liệu quan trọng về hiệu suất dự án hiện tại, sau đó xem xét thời gian tiêu hao vào mỗi dự án và đưa ra các quyết định kế tiếp trong tương lai.

Lợi ích của timesheet đem lại cho doanh nghiệp là gì?

Lợi ích của Timesheet đem lại cho doanh nghiệp là gì?

Xem thêm: Quản trị tinh gọn là gì? 5 nguyên tắc cốt lõi trong doanh nghiệp.
Xem thêm: Quy trình quản lý rủi ro dự án giúp tránh lãng phí thời gian.

4. Kết hợp Timesheet và Work Log

Đầu tiên, bạn phải phân biệt được Timesheet và Work Log.

Timesheet thường sẽ quay quanh về thời gian làm việc mỗi nhân viên, mục đích sử dụng nhằm để tính toán giờ làm việc và tính toán lương.
Work Log là thuật ngữ thiên về quản lý, phản ánh rõ tư duy task oriented thông qua việc ghi chép các vấn đề phát sinh.

Tùy thuộc vào ngữ cảnh và trường hợp cụ thể, hai thuật ngữ này có thể thay thế nhau. Cả 2 tính năng Timesheet và Work Log đều nhằm hướng đến một mục đích chung là nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc.

Hơn thế nữa, doanh nghiệp có thể kết hợp 2 tính năng lại với nhau sẽ tạo ra những lợi ích như:

Đánh giá hiệu suất làm việc trong khoảng thời gian nhất định.
Sự kết hợp báo cáo tổng số giờ bắt đầu và kết thúc công việc sẽ được mô tả chi tiết từ work log.
Cái nhìn toàn diện về công việc và tiến độ sẽ hỗ trợ trực tiếp cho kỹ năng quản lý truyền thông dự án giữa các bộ phận. Sự kết hợp này giúp doanh nghiệp thực hiện quản lý thời gian dự án và phân bổ tài nguyên nguồn lực một cách hiệu quả nhất.

Kết hợp Timesheet và Work Log

Xem thêm: Tư duy task oriented là gìvà cách áp dụng vào quản lý công việc.
Xem thêm: Cách làm bảng báo giá chuyên nghiệp dựa trên định mức nhân công.

5. Timesheet dành cho những đối tượng nào?

Đối tượng Timesheet mang lại ích lợi là ai? Đó có phải là Nhân viên, kế toán, trưởng phòng, giám đốc, nhân sự,... Dù doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực b2b và b2c, thực chất bất kỳ ai cũng có thể sử dụng Timesheet vào công việc. Ngay cả khi đang vận hành phần mềm quản lý bệnh viện, phần mềm quản lý kho, hay phần mềm quản lý trung tâm đào tạo, việc ghi lại số giờ làm việc vẫn là cốt lõi để đảm bảo minh bạch và rõ ràng. Đảm bảo quyền lợi cho cả từng cá nhân và tổ chức.

Xem thêm: Tối ưu quy trình vận hành với phần mềm quản lý bán hàng tích hợp Timesheet.

Đối tượng sử dụng Timesheet

6. Quản lý timesheet bằng phần mềm CloudWORK

Nếu bạn đang tìm hiểu về “Timesheet là gì” nên xem qua các tính năng timesheet được đề cập trong phần mềm CloudWORK. CloudWORK là hệ thống nằm trong bộ giải pháp phần mềm chuyên nghiệp, giúp giải quyết triệt để bài toán quản lý dự án thông qua việc quản lý lịch làm việc và theo dõi tiến độ.

CloudWORK có thể giúp doanh nghiệp bạn:

Giao việc, phân bổ công việc khoa học
Quản lý lịch nhóm
Quản lý dự án chuyên nghiệp
Quản lý Timesheet, đặc biệt có thể kết hợp cả camera AI hỗ trợ chấm công và nhận diện đối tượng.
Nhắc nhở công việc, tiến độ tự động
Theo dõi tình hình công việc qua Kanban View (Tìm hiểu thêm Kanban là gì để vận hành màn hình điều hành tập trung hiệu quả).
Phân quyền bảo mật chặt chẽ
Đo lường hiệu quả công việc

Quản lý timesheet bằng phần mềm CloudWORK

Quản lý timesheet bằng phần mềm CloudWORK

Xem thêm: Ứng dụng Mô hình Agile trong quản trị dự án hiện đại.

7. Lý giải mối quan hệ giữa Timesheet và năng suất làm việc

Mối quan hệ giữa năng suất và Timesheet là gì? Timesheet sẽ cung cấp cơ hội cho nhân viên chủ động dành thời gian theo dõi công việc. Từ đó nhân viên sẽ đánh giá được phần nào được hiệu quả công việc và cải thiện năng suất làm việc qua từng ngày.

Một nghiên cứu chỉ ra rằng mỗi ngày trung bình chúng ta chuyển đổi giữa các ứng dụng máy tính và điện thoại 566 lần (không bao gồm những lần gây xao lãng từ những công việc không liên quan). Thay vì làm nhiều việc cùng lúc, áp dụng tư duy Think big do small thông qua Timesheet giúp bạn tập trung hoàn thành từng mục tiêu nhỏ để đạt được kết quả lớn, rõ ràng là bản thân đang làm nhiều việc cùng lúc, nhưng không có nghĩa là ta hoàn thành được nhiều việc hơn.

Vì thế việc có một Timesheet để theo dõi lịch trình để sau mỗi lần não bộ bị phân tâm giữa những lần chuyển sang tác vụ mới.

Xem thêm: Quản lý vận hành là gì? Bí quyết tối ưu năng suất đội ngũ.

Timesheet không phải là một công cụ thần kì gì cả, nhưng hiệu quả của nó đã chứng minh được qua thời gian và được nhiều doanh nghiệp ứng dụng. CloudGO hy vọng qua bài viết trên bạn đã hiểu “Timesheet là gì” và có thể từ đó tìm hiểu sâu thêm về những phần mềm nhằm cải thiện kết quả của từng công việc một cách tốt nhất.