Tìm hiểu Timesheet là gì? Lý do Timesheet quan trọng với doanh nghiệp

Bạn đang tự tìm kiếm câu trả lời về “Timesheet là gì?” để giải quyết những nhu cầu cá nhân hoặc tổ chức. Timesheet được mọi người biết đến là một công cụ để gia tăng hiệu quả công việc một cách khoa học, rõ ràng, minh bạch. Không chỉ thế là một tính năng mang lại sự công bằng cho từng cá nhân trong công việc.

Timesheet là gì?

Timesheet (bảng chấm công) là một bảng ghi lại thời gian mà một nhân viên dành cho từng công việc. Ban đầu Timesheet được trình bày trên giấy với dữ liệu ở dạng bảng gồm các hàng và các cột, nhưng bây giờ chúng đã được trình bày trên tài liệu số như Excel và các phần mềm hỗ trợ dạng bảng.

Mô tả "bảng Timesheet là gì" của phần mềm CloudGO

Mục đích của Timesheet

Timesheet là bảng chấm công, ghi lại và theo dõi thời gian mà một người dành cho các hoạt động công việc cụ thể. Hoạt động ở đây ví dụ như bảng chấm công lịch làm việc của nhân viên. Đây là một phần quan trọng của quản lý thời gian và đánh giá hiệu suất nhân viên từ đó có thể tính lương và chế độ đãi ngộ.

Các doanh nghiệp có thể thực hiện Timesheet một cách thủ công như sử dụng phần mềm Excel, hoặc sử dụng những phần mềm qua những đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm quản lý công việc, chấm công cho doanh nghiệp.

Lợi ích đem lại cho doanh nghiệp của Timesheet là gì?

Timesheet là gì mà đều được các doanh nghiệp ứng dụng. Nhân viên và cấp quản lý xem như là công cụ đắc lực để theo dõi tiến độ dự án một cách mượt mà hơn. Những lợi ích của Timesheet dễ thấy là:

• Tối ưu hóa quy trình làm việc: Tối ưu hóa quy trình làm việc là điều mà hầu hết những doanh nghiệp đều đang hướng tới. Doanh nghiệp sẽ chọn Timesheet làm công cụ nhằm theo dõi thời gian mà mỗi cá nhân đầu tư vào công việc.

• Cải thiện được hiệu suất làm việc của nhân viên: Theo dõi qua Timesheet thì sẽ giúp đồng nghiệp gia tăng được sự chú ý đến tiến độ. Từ đó tạo ra một môi trường làm việc có sự tập trung cao và tính kỷ luật.

• Đánh giá công việc một cách trực quan và chính xác: Timesheet sẽ cho ta cái nhìn tổng quan từ tổng quát đến chi tiết từng tác vụ công việc. Hiển thị mức độ hoàn thành công việc.

• Hỗ trợ cho việc chấm công: Timesheet có thể là một tài nguyên hỗ trợ tốt cho việc chấm công làm việc, thông qua việc giám sát thời gian làm việc cụ thể, việc tính toán lương, thưởng và phúc lợi sẽ có thêm một cơ sở dữ liệu để đối chiếu.

• Đánh giá và lên kế hoạch cho tương lai: Timesheet sẽ là nơi tập hợp những dữ liệu quan trọng về hiệu suất dự án hiện tại, sau đó xem xét thời gian tiêu hao vào mỗi dự án và đưa ra các quyết định kế tiếp trong tương lai.

Lợi ích của Timesheet đem lại cho doanh nghiệp là gì?

Kết hợp Timesheet và Work Log

Đầu tiên, bạn phải phân biệt được Timesheet và Work Log.

Timesheet: thường sẽ quay quanh về thời gian làm việc mỗi nhân viên, mục đích sử dụng nhằm để tính toán giờ làm việc và tính toán lương.

Work Log: là thuật ngữ sẽ có phần thiên hướng về quản lý công việc, ghi lại về công việc, các vấn đề gặp phải trong quá trình làm việc.

Tùy thuộc vào ngữ cảnh và trường hợp cụ thể, hai thuật ngữ này có thể thay thế nhau. Cả 2 tính năng Timesheet và Work Log đều nhằm hướng đến một mục đích chung là nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc.

Hơn thế nữa, doanh nghiệp có thể kết hợp 2 tính năng lại với nhau sẽ tạo ra những lợi ích như:

• Đánh giá hiệu suất làm việc trong khoảng thời gian nhất định.

• Sự kết hợp báo cáo tổng số giờ bắt đầu và kết thúc công việc sẽ được mô tả chi tiết từ work log.

• Cho bạn cái nhìn toàn diện về công việc gắn với thời gian và tiến độ. Giúp doanh nghiệp quản lý được thời gian, tài nguyên nguồn lực hiệu quả.

Timesheet dành cho những đối tượng nào?

Đối tượng Timesheet mang lại ích lợi là ai? Đó có phải là Nhân viên, kế toán, trưởng phòng, giám đốc, nhân sự,... Thực chất, bất kỳ ai cũng có thể sử dụng Timesheet vào công việc. Vì bất cứ cá nhân nào khi tham gia vào một công việc hoặc một nhóm dự án, đều cần ghi lại số giờ làm việc, nhằm cung cấp cái nhìn minh bạch và rõ ràng. Đảm bảo quyền lợi cho cả từng cá nhân và tổ chức.

Đọc tham khảo bài viết: KPI là gì? Phân loại KPI? Xây dựng chiến lược KPI

Quản lý timesheet bằng phần mềm CloudWORK

Nếu bạn đang tìm hiểu về “Timesheet là gì” nên xem qua các tính năng timesheet được đề cập trong phần mềm CloudWORK. CloudWORK là hệ thống phần mềm nằm trong bộ giải pháp phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp, thực hiện các công việc quản lý lịch làm việc, giao việc, quản lý và theo dõi tiến độ dự án.

CloudWORK có thể giúp doanh nghiệp bạn:

• Giao việc, phân bổ công việc khoa học

• Quản lý lịch nhóm

• Quản lý dự án chuyên nghiệp

• Quản lý Timesheet, đặc biệt có thể kết hợp cả camera AI hỗ trợ chấm công và nhận diện đối tượng.

• Nhắc nhở công việc, tiến độ tự động

• Theo dõi tình hình công việc qua Kanban View (màn hình điều hành tập trung)

• Phân quyền bảo mật chặt chẽ

• Đo lường hiệu quả công việc

Quản lý timesheet bằng phần mềm CloudWORK

Lý giải mối quan hệ giữa Timesheet và năng suất làm việc

Mối quan hệ giữa năng suất và Timesheet là gì? Timesheet sẽ cung cấp cơ hội cho nhân viên chủ động dành thời gian theo dõi công việc. Từ đó nhân viên sẽ đánh giá được phần nào được hiệu quả công việc và cải thiện năng suất làm việc qua từng ngày.

Một nghiên cứu chỉ ra rằng mỗi ngày trung bình chúng ta chuyển đổi giữa các ứng dụng máy tính và điện thoại 566 lần (không bao gồm những lần gây xao lãng từ những công việc không liên quan). Não con người luôn có xu hướng tìm kiếm những điều mới mẻ để khiến bản thân mình làm việc hiệu quả, rõ ràng là bản thân đang làm nhiều việc cùng lúc, nhưng không có nghĩa là ta hoàn thành được nhiều việc hơn.

Vì thế việc có một Timesheet để theo dõi lịch trình để sau mỗi lần não bộ bị phân tâm giữa những lần chuyển sang tác vụ mới.

Lý giải mối quan hệ giữa timesheet và năng suất làm việc

Tạm kết

Timesheet không phải là một công cụ thần kì gì cả, nhưng hiệu quả của nó đã chứng minh được qua thời gian và được nhiều doanh nghiệp ứng dụng. CloudGO hy vọng qua bài viết trên bạn đã hiểu “Timesheet là gì” và có thể từ đó tìm hiểu sâu thêm về những phần mềm nhằm cải thiện kết quả của từng công việc một cách tốt nhất.