Những khó khăn trong quá trình quản lý sự kiện
Kế hoạch công việc phân tán, khó theo dõi tiến độ
Dự trù ngân sách không sát thực tế
Khó kiểm soát người tham gia và vé sự kiện
Truyền thông sự kiện chưa đo được hiệu quả
Thiếu báo cáo tổng quan và dữ liệu sau sự kiện
Nội dung chương trình, diễn giả và tài liệu quản lý rời rạc
Tôi muốn được tư vấnTôi muốn dùng thử
Mỗi vai trò một bộ bài toán riêng. CloudEVENT được thiết kế để giải quyết cả ba.
Giám đốc / Chủ doanh nghiệp
- Dashboard tổng quan số người đăng ký, check-in, chi phí và doanh thu từng sự kiện xem được trên điện thoại mọi lúc
- Biết chính xác sự kiện nào sinh lời, sự kiện nào đang vượt ngân sách nhờ báo cáo dự thu - dự chi realtime
- Theo dõi hiệu quả từng kênh truyền thông đăng ký từ Zalo, Email, SMS hay landing page
- Quyết định tăng/giảm ngân sách cho sự kiện tiếp theo dựa trên số liệu thực
Trưởng ban tổ chức / Event Manager
- Lập kế hoạch công việc theo hạng mục và mốc thời gian, phân công rõ ràng cho từng thành viên BTC
- Quản lý diễn giả, chương trình (Agenda) và tài liệu sự kiện tập trung trên một nền tảng
- Check-in khách tham gia bằng App quét QR khách cũng có thể tự check-in tại quầy
- Tác vụ chăm sóc tự động: nhắc lịch trước sự kiện, gửi ảnh sau sự kiện, cảm ơn người tham dự không cần làm thủ công
Trưởng phòng Marketing / Truyền thông
- Tạo tệp khách hàng mục tiêu riêng cho từng sự kiện, xác thực dữ liệu tự động
- Gửi tin PR đa kênh ZNS, SMS, Email, Telegram tái sử dụng mẫu tin cho nhiều sự kiện
- Đo lường số lượng đăng ký theo từng nguồn biết kênh nào hiệu quả để tập trung ngân sách
- Lịch sử tham gia của khách được lưu lại chăm sóc sau sự kiện và mời lại cho sự kiện tương tự
Tính năng toàn diện của CloudEVENT
Với giải pháp CloudEVENT doanh nghiệp của bạn có thể
Lập kế hoạch công việc tổ chức sự kiện
Nhóm công việc thông minh theo hạng mục và mốc thời gian, giao việc và theo dõi liền mạch trên CloudWork (app & web).
Giải quyết bằng tính năng:
- Quản lý công việc: Thiết lập danh sách công việc theo mốc sự kiện, theo dõi tiến độ, ghi nhận chi phí từng đầu việc.
- Quản lý ban tổ chức: Danh sách BTC nội bộ và đối tác, nhiệm vụ rõ ràng, thông báo và nhắc nhở kịp thời.
- Quản lý thu chi: Chứng từ thu/chi lưu trữ tập trung, tự động ràng buộc với hạng vé, nhà tài trợ và công việc. Xem dự thu – dự chi realtime.
Kiểm soát toàn bộ tiến độ và ngân sách ngay từ giai đoạn chuẩn bị, không chờ đến khi sự kiện kết thúc mới biết vượt ngân sách.
Chuẩn bị nội dung và khách mục tiêu
Quản lý diễn giả, chương trình, tài liệu và danh sách khách mời trên cùng một nền tảng thay vì rải rác trên email, drive và nhóm chat.
Giải quyết bằng tính năng:
- Quản lý diễn giả: Dự trù, kêu gọi và xác nhận tình trạng tham gia, phân loại đối tượng để chăm sóc.
- Chương trình sự kiện: Kịch bản nội dung, cấu hình phiên check-in và hạng vé tham dự theo từng buổi, hỗ trợ sự kiện 1–nhiều ngày.
- Tài liệu sự kiện: Lưu trữ tập trung thư mời, hợp đồng, biên bản, sơ đồ, logo, phiếu khảo sát, album ảnh/video.
- Danh sách KH mục tiêu: Tệp khách riêng cho từng sự kiện, xác thực email/SĐT/trùng lặp tự động.
Toàn bộ nội dung sự kiện được tổ chức tập trung, tìm kiếm nhanh và tái sử dụng cho các sự kiện sau.
Quản lý tài trợ, hạng vé và thanh toán
Kiểm soát toàn bộ nguồn thu từ tài trợ và bán vé, đối soát dự kiến với thực tế trong suốt quá trình tổ chức.
Giải quyết bằng tính năng:
- Quản lý hạng mục tài trợ: Danh mục linh hoạt, giá trị rõ ràng, liên kết trực tiếp với thu/chi, theo dõi trạng thái tài trợ realtime.
- Quản lý hạng vé: Tự động cập nhật số lượng vé còn lại sau mỗi đăng ký và thanh toán.
- Tích hợp thanh toán trực tuyến: Liên kết ngân hàng, tự động sinh QR thanh toán cho mỗi đăng ký, ghi nhận kết quả ngay lập tức.
Không còn tình trạng sự kiện kết thúc mới biết lỗ hay lãi.
Truyền thông sự kiện và chăm sóc tự động
PR sự kiện đa kênh và thiết lập kịch bản chăm sóc tự động trước, trong và sau sự kiện không cần làm thủ công.
Giải quyết bằng tính năng:
- Gửi tin PR đa kênh: ZNS, SMS, Email, Telegram chọn DS KH mục tiêu, gửi theo mẫu tin tái sử dụng.
- Tác vụ chăm sóc tự động: Xác định thời điểm, đối tượng và nội dung hệ thống tự động gửi thông báo, nhắc lịch, cảm ơn.
Khách nhận được thông tin đúng lúc, ban tổ chức không tốn nhân sự gửi tin thủ công.
Đăng ký sự kiện và Check-in
Quản lý toàn bộ quy trình từ đăng ký, phát vé đến check-in tại sự kiện trên một nền tảng.
Giải quyết bằng tính năng:
- Đăng ký sự kiện: Ghi nhận từ nhiều nguồn, đăng ký nhiều vé/lần, định danh KH, kiểm soát thanh toán.
- Quản lý vé: Phân loại vé mời/đăng ký/huỷ, tự động nhắc nhở người tham gia.
- Check-in bởi BTC: App CloudEVENT quét QR, quản lý đăng ký bổ sung tại chỗ.
- Tự check-in: Khách quét QR tại quầy giảm tải cho BTC, tối ưu thời gian.
- Quản lý check-in: Lịch sử check-in, tìm kiếm và thống kê theo thời gian thực.
Không còn tình trạng không biết ai đã đăng ký, ai đã thanh toán, ai thực sự đến.
Đo lường hiệu quả và chăm sóc sau sự kiện
Sự kiện kết thúc không có nghĩa là dữ liệu dừng lại báo cáo tổng quan và lịch sử tham gia là đầu vào cho sự kiện tiếp theo.
Giải quyết bằng tính năng:
- Báo cáo tổng quan: Thống kê khách hàng tham gia theo thời gian, chi phí vận hành, số lượng đăng ký theo nguồn.
- Lịch sử tham gia: Theo dõi lịch sử của từng khách, chăm sóc sau sự kiện, đề xuất sự kiện tương tự.
Biến mỗi sự kiện thành nguồn dữ liệu cho sự kiện tiếp theo, không bỏ lỡ cơ hội chăm sóc và mời lại khách hàng.
Trải nghiệm tiện lợi với App CloudEVENT
Ban tổ chức và khách tham gia đều sử dụng app từ quản lý công việc, check-in đến theo dõi lịch sử tham gia sự kiện.
Giải quyết bằng tính năng:
- Dành cho BTC: Điều phối công việc và xử lý tình huống ngay tại hiện trường, không cần mang laptop.
- Dành cho khách: Xem thông tin sự kiện đã đăng ký và nhận thông báo trên điện thoại.
- Lịch sử tham gia: Khách xem lại các sự kiện đã đăng ký, đã tham gia và đã huỷ cả sự kiện nội bộ lẫn cộng đồng.
- Đồng bộ dữ liệu: Toàn bộ thông tin trên app đồng bộ với phiên bản web theo thời gian thực.
BTC điều phối sự kiện ngay tại hiện trường, khách tham gia có trải nghiệm liền mạch từ đăng ký đến check-in.
15 Phút với chuyên gia CloudEVENT sẽ giải đáp tất cả.
Dù bạn đang phân vân về chi phí, quy mô sự kiện hay chưa biết nền tảng có phù hợp với loại sự kiện của mình không, chuyên gia CloudGO sẽ trả lời thẳng vào bài toán thực tế của bạn.
Tôi muốn được tư vấnTôi muốn dùng thử
Vì sao chọn giải pháp CloudEVENT
Quản lý trọn vòng đời sự kiện trên một nền tảng
Từ lập kế hoạch, truyền thông, đăng ký, check-in đến báo cáo sau sự kiện - không cần dùng nhiều công cụ rời rạc.
Đang đồng hành cùng 2.500+ doanh nghiệp Việt Nam
Hệ sinh thái CloudGO đã được chứng minh qua thực tế. CloudEVENT kế thừa nền tảng công nghệ và kinh nghiệm triển khai từ hơn 15 năm phát triển.
Hỗ trợ tiếng Việt trực tiếp, không qua trung gian
Đội hỗ trợ CloudGO xử lý trực tiếp bằng tiếng Việt. Cấu hình quy trình, điều chỉnh tác vụ tự động hay tùy chỉnh báo cáo theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.