5 Giai đoạn lớn trong hành trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Trong sự lan tỏa và phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, hầu hết mọi doanh nghiệp cũng đã ý thức được tầm quan trọng của chuyển đổi số. Nó mang đến nhiều cơ hội nhưng cũng đem lại không ít những thách thức cho doanh nghiệp.

Chuyển đổi số như một “cơn sóng ập đến” mà doanh nghiệp cần phải đón nhận, nó dần trở thành yếu tố giúp các doanh nghiệp tồn tại và bứt phá trong sự cạnh tranh của các doanh nghiệp trên thị trường.

Nhưng, làm sao để có thể xây dựng một hành trình chuyển đổi số toàn diện và phù hợp để giúp doanh nghiệp tạo ra những cơ hội “tái sinh” và trở thành “đòn bẩy” giúp doanh nghiệp bứt phá vẫn đang là “dấu chấm hỏi” mà doanh nghiệp chưa giải đáp được. Bởi, không phải ai cũng có thể hiểu rõ các giai đoạn trong hành trình chuyển đổi số, lộ trình thực hiện như thế nào để đạt được hiệu quả tuyệt đối?

Ngay bây giờ, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về 5 Giai đoạn lớn trong hành trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp hy vọng có thể sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình chuyển đổi số này.

5 giai đoạn lớn trong hành trình chuyển đổi số

Giai đoạn 1: Nhận thức

Trong quá trình hồi phục sau đại dịch Covid 19 đang bị ảnh hưởng bởi các tác động suy thoái kinh tế. Chính vì thế, các doanh nghiệp đang trong quá trình thay đổi, rà soát lại các hoạt động trong doanh nghiệp của mình.

Tuy nhiên, trong hành trình chuyển đổi số tối ưu cho các hoạt động trong doanh nghiệp lại gặp nhiều khó khăn, điển hình như về vấn đề quản trị, khâu sản xuất, khâu bán hàng, chăm sóc khách hàng đều gặp vấn đề và đặc biệt là nguồn chi phí không cho phép… Đây là những “nỗi đau” mà hầu hết các doanh nghiệp gặp phải.

Nhận thức được tầm quan trọng của việc thay đổi và giải quyết các nỗi đau đó. Buộc các doanh nghiệp phải đổi mới và áp dụng các phần mềm, giải pháp công nghệ, giải pháp chuyển đổi số công ty/doanh nghiệp có thể phát triển trong thời gian tới.

Giải pháp chuyển đổi số đóng vai trò là các “bác sĩ” khám bệnh và đưa ra phương pháp trị bệnh cho các vấn đề trên.

Giai đoạn 2: Lên kế hoạch

Sau khi hình thành tư duy và nhận thức về chuyển đổi số. Điều tiếp theo trong hành trình chuyển đổi số là cần phải xây dựng một chiến lược dài hạn và một kế hoạch hành động cụ thể.

Một kế hoạch chuyển đổi số càng chi tiết, cụ thể thì càng dễ theo dõi và dễ dàng thực hiện. (Các bước thực hiện như thế nào, cái nào ưu tiên hơn, trong khoảng thời gian bao lâu và kết quả, mục tiêu mà doanh nghiệp mong muốn là gì?)

Để kế hoạch thành công và ít gặp rủi ro, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch đúng đắn. Bởi chuyển đổi số được xem hoạt động “xu hướng” và cũng mang tính quyết định để doanh nghiệp phát triển và có vị thế nhất định trên thị trường.

Chính vì thế, các doanh nghiệp nên có cái nhìn tổng quan, rõ ràng về hiện trạng của công ty và tham khảo các doanh nghiệp khác đã chuyển đổi số thành công, hoặc mời các chuyên gia tư vấn về chuyển đổi số cho doanh nghiệp. Phải nắm bắt và am hiểu thị trường, nắm chắc được điểm mạnh điểm yếu của doanh nghiệp.

Giai đoạn 3: Số hoá dữ liệu (Digitization)

Số hóa dữ liệu là quá trình mà các văn bản, hình ảnh, thông tin khách hàng, thông tin sản phẩm, doanh thu, doanh số,...lưu dưới dạng thủ công được chuyển đổi thành các dạng kỹ thuật số và được lưu trên một hệ thống quản trị.

Ở giai đoạn này, tất cả các dữ liệu sẽ được tập hợp và lưu trữ tập trung trên cùng một hệ thống quản trị. Do đó, doanh nghiệp sẽ quản lý các tài liệu một cách dễ dàng, tránh được các trường hợp hy hữu như mất mát, hư hỏng,...Bên cạnh đó việc số hóa dữ liệu cũng có một số lợi ích nhất định như:

• Bảo quản tài liệu lâu dài

• Tài liệu được sắp xếp một cách logic, có trật tự rõ ràng

• Truy cập thông tin dễ dàng

• Truyền bá thông tin dễ dàng qua hình ảnh, văn bản

• Tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm

Qua đó cho chúng ta thấy rằng, việc số hóa dữ liệu trong hành trình chuyển đổi số là cực kỳ quan trọng. Đây được xem là nền móng là bước đệm cho hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp được thành công

Giai đoạn 4: Số hoá quy trình nghiệp vụ

Số Hoá Quy Trình Nghiệp Vụ

Có thể nói rằng Số hóa dữ liệu được xem là nền móng của số hóa quy trình nghiệp vụ. Nó có mối quan hệ mật thiết với nhau, có số hóa dữ liệu thì mới có số hóa quy trình nghiệp vụ. Và hơn hết, cả 2 giai đoạn này trong hành trình chuyển đổi số được coi là nền tảng quan trọng để có thể giúp doanh nghiệp tiến tới giai đoạn Chuyển đổi số (Digital Transformation).

Số hóa quy trình nghiệp vụ được hiểu là việc áp dụng các kỹ thuật, công nghệ để tự động hóa quy trình. Với việc áp dụng Số hóa quy trình nghiệp vụ sẽ giúp tối ưu được chi phí vận hành đồng thời giúp tăng năng suất và tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp của bạn.

Ở giai đoạn này, các thông tin, dữ liệu đã được phân tích, số hóa sẽ được doanh nghiệp sử dụng để cải tiến, khai thác nhằm phục vụ cho các hoạt động doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các công cụ hỗ hỗ trợ khác để đem lại hiệu quả trong việc sản xuất, quản trị, vận hành của công ty.

Mỗi doanh nghiệp đều có quy mô và lĩnh vực khác nhau, do đó mức độ kỳ vọng của mỗi doanh nghiệp cho các chương trình số hóa quy trình là không giống nhau. Nhưng nhìn chung, việc áp dụng số hóa quy trình đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp; dưới góc nhìn toàn cảnh tất cả các lợi ích đó đều có sự liên kết, liên quan và phụ thuộc lẫn nhau và là bước đệm vững chắc để có thể tiến tới chuyển đổi số toàn diện sau này. Một số lợi ích của việc áp dụng số hóa quy trình nghiệp đem lại cho doanh nghiệp:

• Nâng cao năng suất, hiệu quả công việc

• Giảm thiểu chi phí hoạt động

• Tăng tính minh bạch

• Đảm bảo chất lượng nhất quán

• Gia tăng sự linh hoạt trong hoạt động

• Thuận tiện hơn để đưa ra quyết định

Giai đoạn 5: Chuyển đổi số

Chuyển đổi số (Digital Transformation)

Chuyển đổi số giai đoạn cuối cùng trong hành trình chuyển đổi số được hiểu là sử dụng những sản phẩm công nghệ số tiên tiến nhất vào mọi hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Việc thực hiện chuyển đổi số nhằm để thu hút khách hàng và cải thiện chất lượng cũng như nâng cao năng suất làm việc của mỗi doanh nghiệp. Từ đó, sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng khả năng cạnh tranh.

Không có ngành nghề nào không bị ảnh hưởng bởi chuyển đổi số. Do đó, sự thay đổi - phá vỡ cách vận hành “truyền thống” là thực sự cần thiết. Nó không chỉ giúp công ty, tổ chức của bạn ngày một phát triển, dịch vụ chăm sóc khách hàng ngày một chuyên nghiệp, mà còn giúp định vị được thương hiệu của bạn trên thị trường.

Hành trình chuyển đổi số có vẻ khó khăn, nhưng nó không phải là không thể và cũng không phải là sẽ thất bại. Sẽ mất thời gian, tài năng và sức lực nhưng có thể làm được. Điều quan trọng cần lưu ý là không có chiến lược chuyển đổi số “Rập khuôn” để đáp ứng cho tất cả các nhu cầu của tổ chức và doanh nghiệp của bạn, mỗi chiến lược chuyển đổi số là duy nhất và phải được điều chỉnh tùy chỉnh để đảm bảo chiến lược đó phù hợp với doanh nghiệp bạn nhất và có thể sử dụng tối đa khoản đầu tư công nghệ của mình.

Lợi ích của chuyển đổi số

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Các ứng dụng công nghệ, phương tiện truyền thông xã hội đang ngày một phổ biến. Các doanh nghiệp đang bắt đầu tìm kiếm những giải pháp, những chiến lược để giải quyết những thách thức và khó khăn mà doanh nghiệp của mình đang gặp phải; họ tìm kiếm các giải pháp tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí, tối ưu nguồn nhân lực và có thể giải quyết được các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải. Các ứng dụng công nghệ tiên tiến này phân tích các nhu cầu, mong muốn của người tiêu dùng và cung cấp các thông tin, đánh giá dữ liệu một cách chi tiết để đáp ứng cho các kỳ vọng của họ, nhằm nâng cao trải nghiệm cũng như tăng sự hài lòng của khách hàng dành cho doanh nghiệp của mình.

• Chuyển đổi số: Cơ hội để doanh nghiệp tăng trưởng?

Thúc đẩy thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu

Chuyển đổi số có thể giúp doanh nghiệp đo lường các chỉ số và đánh giá các dữ liệu thu thập được thông qua các hoạt động tiếp thị số. Từ đó, thông qua số liệu doanh nghiệp sẽ bám sát vào thực tế để đề ra các chiến lược phù hợp, nhằm giảm thiểu sai lầm, sai sót trong suốt quá trình thực hiện và giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra.

Khuyến khích cộng tác giữa các phòng ban

Các phòng ban khác nhau trong một công ty có thể làm việc cùng nhau hiệu quả hơn nếu họ được sử dụng chuyển đổi số. Thông qua việc sử dụng công nghệ chuyển đổi số, nhân viên có thể trao đổi thông tin dưới nhiều hình thức, giao tiếp dễ dàng và nhanh chóng hơn. Đồng thời, giúp các phòng ban hiểu rõ hơn về quy trình cũng như cách thức hoạt động của từng bộ phận. Điều này làm cho nội bộ công ty có sự liên kết chặt chẽ với nhau. Các nhân viên của các bộ phận phòng ban có thể học hỏi, hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình làm việc.

Cải thiện hiệu quả

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc triển khai chuyển đổi công nghệ số vào hoạt động kinh doanh là hiệu quả được cải thiện đáng kể. Việc giao tiếp, chuyển đổi giữa các nhân viên này với nhân viên khác, với phòng ban này với phòng ban khác được diễn ra một cách trôi chảy và liền mạch hơn. Bên cạnh đó, các thông tin, các luồng dữ liệu cũng được chuyển đổi một cách an toàn, nhanh chóng, không thất lạc hay xảy ra sai sót trong giai đoạn này để tạo nên một quy trình kinh doanh hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí và tài nguyên của công ty.

Cải thiện lợi thế cạnh tranh

Cải thiện cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp cũng được xem như là bạn đang cải thiện lợi thế mà bạn có trong ngành của mình. Để làm được điều này một cách tốt nhất thì bạn cần phải lập kế hoạch cụ thể và chi tiết về các tính năng và chức năng sẽ có trong hệ thống mới của doanh nghiệp. Dựa trên các điểm mạnh của công ty cũng như các yếu tố khác biệt của bạn so với các doanh nghiệp khác trên trên thị trường để đưa ra lựa chọn các tính năng cũng như tính năng phù hợp nhất đối với doanh nghiệp / công ty của mình.

Tính linh hoạt

Khi quá trình chuyển đổi số được thực hiện một cách hiệu quả, bạn sẽ có thể đáp ứng nhu cầu của thị trường và khách hàng theo ý thích. Năm của đại dịch Covid là năm thất vọng và gây tổn thất lớn nhất trong các hoạt động kinh doanh mà chúng ta có thể nhớ được, và chính những thời điểm như thế minh chứng cho chúng ta thấy rằng tầm quan trọng của tính linh hoạt và khả năng thích ứng trong kinh doanh. Để đảm bảo rằng bạn đang làm cho doanh nghiệp của mình linh hoạt hơn thông qua quá trình chuyển đổi, điều quan trọng là phải chọn phần mềm phù hợp cho công ty của bạn và tích hợp phần mềm của bạn một cách thích hợp để hoạt động không bị gián đoạn trong quá trình chuyển đổi.

Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn CloudGO

CloudGO - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

CloudGO là giải pháp CRM đóng gói hoàn chỉnh được phát triển với đầy đủ tính năng của 1 CRM tiêu chuẩn giúp các doanh nghiệp chuyển đổi số tinh gọn - hiệu quả, phù hợp cho mọi doanh nghiệp mong muốn triển khai CRM nhanh chóng, tiện lợi và mang đến hiệu quả cao với mức chi phí thấp.

Gói giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp CloudGO là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc như marketing bán hàng, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, điều hành doanh nghiệp, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động,... Từ đó giúp doanh nghiệp có thể lựa chọn được những sản phẩm phần mềm phù hợp để giải quyết các vấn đề mà doanh nghiệp đang mong muốn chuyển đổi số.

Việc doanh nghiệp đầu tư vào chuyển đổi số được xem là một chiến lược thông minh, giúp các tổ chức / doanh nghiệp hiện thực hóa chiến lược kinh doanh. Đồng thời, chuyển đổi số cũng xây dựng cơ sở hạ tầng và kỹ năng cần thiết để giúp doanh nghiệp có thể tận dụng các công nghệ một cách triệt để góp phần mang lại lợi thế cạnh tranh giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong một tương lai mà công nghệ là động lực kinh tế quan trọng.