KPI là gì trong kinh doanh? 5 Bước xây dựng cho doanh nghiệp có tầm nhìn xa

Nhiều doanh nghiệp đang gặp “vướng mắc” trong vấn đề quản lý hiệu suất, cũng như cách ứng dụng KPI vào chính công ty hoặc tổ chức chưa hiệu quả.

Bài toán KPI sẽ đơn giản hơn với những nhân viên thuộc bộ phận sản xuất trong công xưởng, nhà máy. Hiện tại, 80% vấn đề KPI cho các bộ phận backoffice (nội bộ văn phòng) đều đang không được như kỳ vọng, khi đầu năm đặt ra KPI và kết quả là cuối quý, cuối năm lại không đạt KPIs.

Để áp dụng KPI vào thực tế khi thị trường kinh tế đầy biến động bạn phải hiểu KPI là gì? Cách để phân loại và các bước xây dựng trong bài sau.

KPI là gì?

KPI là gì?

Do đó, KPI áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, của cá nhân. Hay nói cách khác, KPI chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung.

Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí công tác, chức danh đó.

Dựa trên việc hoàn thành KPI, tổ chức (công ty, cơ quan, phòng ban) sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. KPI cho thấy được hiệu quả hoạt động về kinh doanh của một doanh nghiệp, tổ chức cũng như để đánh giá xem người thực thi công việc đó có đạt được mục tiêu hay không.

Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI là gì trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc bởi vì các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể.

Tùy theo doanh nghiệp, tổ chức mà KPI sẽ khác nhau và ngay cả mỗi bộ phận cũng sẽ có một KPI khác nhau (Sales, Marketing, Product) và ngay cả mỗi người trong một bộ phận cũng có KPI khác nhau (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs).

>>Những cách làm việc hiệu quả trong thời đại đầy sự sao lãng

Vai trò của KPI trong nhân sự là gì?

KPI giúp chúng ta trong việc nâng cao hiệu suất của nhân viên trong quá trình làm việc:

• Thiết lập và truyền đạt rõ ràng về mục tiêu: Từ thực hiện chiến lược sinh ra các hành động cụ thể một cách logic và chuẩn về phương pháp luận.

• Giúp đo lường và đánh giá hiệu suất: Tập trung vào cái gì hiệu quả, gắn với mục tiêu và chiến lược tổ chức tổ chức, bộ phận.

• Giải quyết các vấn đề hiệu suất: Đánh giá hiệu quả công việc qua những con số thực tế => Thúc đẩy văn hóa hiệu suất cao.

• Cung cấp các phản hồi thường xuyên: Vì KPI sẽ mang tính dao động không ổn định nên cần trao đổi và nhận phản hồi liên tục nên các phản hồi về dự án, công việc sẽ được cập nhật liên tục.

• Phát triển và nâng cao kỹ năng: KPI không phải là cứ trừ trừ, mà mục đích KPI sinh là để khích lệ nhân viên ngày một phát triển toàn diện nhằm đạt được mục tiêu nghề nghiệp.

• Tạo động lực và khuyến khích nhân viên: Về bản chất là nếu không làm được 4 trên 5 việc thì anh cũng chỉ được nhiêu đó, nếu làm được 80% thì chỉ được hưởng 80%, thay vì quan niệm KPI tiêu cực là nếu không làm được là trừ, khiến nhân viên cảm thấy lo sợ khi không đạt.

Vai trò của KPI trong quản lý nhân sự

Phân loại KPI trong kinh doanh

Bạn đã hiểu KPI là gì rồi. Vậy trong kinh doanh chỉ số KPI có bao nhiêu cách phân loại, bạn đã biết chưa? Thực tế, có rất nhiều KPIs khác nhau, nhưng ta phân thành 2 loại:

1. KPIs được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược: Các mục tiêu mang tính chiến lược thì thường là tiền, profit, market share => tác động trực tiếp đến sự sống còn của công ty.

Ví dụ: KPI chiến lược là phải đạt doanh số 10 tỷ tháng và mỗi năm 120 tỷ, không đạt được mục tiêu đó thì có khả năng công ty sẽ bị ảnh hưởng, nhà đầu tư rút vốn, giám đốc Sales và Marketing bị cho thôi việc.

2. KPIs được gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật: Các chiến thuật là những hoạt động nhỏ nhằm giúp công ty đến được gần hơn với việc đạt mục tiêu chiến lược.

Cho nên các tầng cấp quản lý (directors, managers) là người sẽ bị ép KPI chiến lược và các bạn này phải tạo ra các KPI chiến thuật để phục vụ việc đạt mục tiêu KPI chiến lược mà các bạn đang chịu. Các KPI chiến lược này sẽ được áp cho các bạn cấp dưới đang thực thi các công việc tương ứng.

Từ những KPI mang tính chiến lược sau đó chia nhỏ đến quý, sau đó phải có những hành động cụ thể (action plan) Và cần các chỉ số để đo lường các hoạt động này, thì đây mới chính là KPI mang tính chiến thuật.

>>Timesheet - Công cụ quan trọng được nhiều doanh nghiệp sử dụng mỗi ngày

Từ tầm nhìn sứ mệnh đến chỉ số KPI

Các nhân viên có làm việc đúng hay không dựa vào kết quả của hành động cuối cùng. Nếu làm đúng và kết quả đúng thì sẽ đạt mục tiêu cả về KPI chiến lược. Trên thế giới, doanh nghiệp đo lường và phân loại dựa trên hành động bằng các cặp chỉ số KPI gồm 6 loại:

KPI sale

Là chỉ số đo lường hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

• Lợi nhuận chi phí,

• Doanh thu,

• Số lượng sản phẩm được bán

• Hàng tồn kho

• Doanh thu trên sản phẩm

• …

Cách chỉ số này sẽ thường liên quan mật thiết với các phòng ban thuộc khối kinh doanh.

KPI non-sale

Là các chỉ số đo lường hoạt động quan trọng khác, mà không phải các chỉ số liên quan đến tiền và tài chính. Các chỉ số này tập trung vào các hoạt động như:

• Dịch vụ khách hàng

• Quản lý chất lượng

• Hiệu suất làm việc

KPI lagging

Là những KPI bị chậm tiến độ, KPI này đã xảy ra rồi, chỉ cần người giám sát và theo dõi đo lường kết quả. Là những chỉ số trong quá khứ đã xảy ra rồi chỉ cần đánh giá và xem xét.

Chẳng hạn, Doanh thu của quý trước là KPI lagging vì chúng thuộc chỉ số đã đo lường kết quả trong quá khứ

KPI leading

Là những chỉ số KPI thúc đẩy hành động. Nếu can thiệp được vào các chỉ số leading thì chúng ta có cơ hội thay đổi được kết quả hành động trong tương lai.

Để bạn dễ hiểu thì đây là những chỉ số tương lai, Ví dụ số lượng khách hàng tiềm năng (leads) được coi là một KPI Leading vì nó là cơ sở dự đoán doanh số trong tương lai.

KPI output

Chỉ số đo lường liên quan đến các kết quả đầu ra quan trọng. chỉ số KPI output sẽ góp phần đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu.

Ví dụ:

KPI output cho phòng Sales: % lợi nhuận, Số lượng sản phẩm bán ra, tỷ lệ khách hàng mới, mức độ hài lòng của khách hàng, tỷ lệ hoàn thành dự án.

KPI output cho phòng kế toán: Thời hạn hoàn thành thu chi, thời hạn báo cáo tài chính, tỷ lệ sai sót trong báo cáo, số ngày thanh toán hóa đơn, chi phí xử lý cho mỗi phiếu chi, tỷ lệ đối chiếu sổ sách,...

Tóm lại, KPI output sẽ giúp người quản lý nắm được sự hiệu quả của từng hoạt động trong công ty.

KPI input

Khác với KPI output, KPI input là các chỉ số đo lường liên quan đến các hoạt động quan trọng để đạt được kết quả đầu ra quan trọng. KPI này sẽ tập trung vào nguồn lực và từng hoạt động cụ thể để đạt được kết quả.

Cụ thể hóa là các chỉ số như:
- Số giờ làm việc của nhân viên: Đo lường tổng số giờ làm việc nhân viên theo dự án, hoặc trong quy trình cụ thể.

- Chi phí chuyển đổi số hay chi phí đầu tư vào công nghệ

- Số lượng nguyên vật liệu sử dụng

- Số lượng nhân sự cho dự án

7 Bước xây dựng KPI cho doanh nghiệp có tầm nhìn xa

Hầu hết mọi người đều khi nhắc về các bước xây dựng chỉ số KPI đều “nhảy bổ” vào và triển khai, nhưng theo kinh nghiệm của nhiều chuyên gia cho các tập đoàn lớn cả thế giới và MBA thì cho dù bạn có đạt được KPI đi nữa thì sẽ không tác động đến KPI chiến lược ở phía trên ta đã đề cập.

Vì tổ chức có xây dựng logic KPI từ chiến lược dài hạn của doanh nghiệp đâu? Chưa kể đến nếu không đạt được KPI thì chiến lược và sứ mệnh đặt ra coi như “đi xa vạn dặm”. Sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách lên KPI theo chiến lược. Và thật lưu ý hãy ghi nhớ đến bảng bên dưới vì sẽ được nhắc lại nhiều lần trong 7 bước xây dựng KPI.

>>Kanban là gì? Phương pháp quản lý công việc của người Nhật

Từ tầm nhìn sứ mệnh đến KPI

B1: Xây dựng KPI buộc phải từ tầm nhìn sứ mệnh mà xây

Doanh nghiệp sẽ đặt câu hỏi Tầm nhìn sứ mệnh của doanh nghiệp thì liên quan “quái” gì đến KPI? Qua 5 bước thì bạn sẽ có câu trả lời thỏa đáng.

Ở vấn đề tầm nhìn sứ mệnh doanh nghiệp phải có một nền tảng vững để đặt ra, và Yếu tố này ảnh hưởng lớn bởi người sáng lập, ngành nghề kinh doanh và môi trường kinh doanh.

Nếu là doanh nghiệp nhỏ hãy bắt tay vào tìm hiểu văn hóa doanh nghiệp hoặc học bổ trợ những khóa văn hóa doanh nghiệp ngắn hạn để có thể chọn được tầm nhìn sứ mệnh phù hợp.

Tầm nhìn sứ mệnh thường sẽ được chọn dựa trên các tiêu chí như:

• Các tính cách biểu hiện của đạo đức trong hoạt động tiếp thị và quản trị nhân sự.

• Các trách nhiệm của một tổ chức doanh nghiệp đối với xã hội, nhân viên qua đó đút rút ra được mối quan hệ giữa đạo đức kinh doanh và văn hóa doanh nghiệp.

Tầm nhìn sứ mệnh của Vinamilk

B2: Thiết lập mục tiêu từ 1 - 3 năm

Vì mục tiêu là những mong muốn dài hạn và rất rộng nên bạn phải biết cách lên mục tiêu chiến lược và ngắn hạn. Chiến lược là từ 1 - 3 năm, còn ngắn hạn là theo quý trong 1 năm.

Thiết lập mục tiêu Chiến lược và mục tiêu Ngắn hạn

Vậy như thế nào mới là mục tiêu đúng?

Mục tiêu đúng là mục tiêu tuân thủ theo biểu đồ SMART

Lập mục tiêu theo biểu đồ SMART

S – Specific (Đặt mục tiêu cụ thể)

M – Measurable (Có thể đo lường được mục tiêu)

A – Attainable (Có khả năng đạt được mục tiêu)

R – Relevant (Mục tiêu phải liên quan thực tế)

T – Timebound (Thời hạn hoàn thành mục tiêu)

Chưa dừng lại ở đó những mục tiêu đó:

• Mục tiêu phải liên kết với chiến lược tổ chức

• Hướng tới tương lai

• Luôn được ghi nhớ và nhắc nhở

Bước 3: Xác định mục tiêu của từng phòng ban

Sau khi đã có được mục tiêu chiến lược thì sẽ cần xác định mục tiêu cho từng phòng ban, phương pháp để chọn mục tiêu cho từng phòng ban là trưởng phòng/bộ phận/Phòng ban cần làm việc với bộ phận nhân sự để đảm bảo tính khách quan. Sau đó cần được sự thẩm định của các phòng ban liên quan trong doanh nghiệp.

Xác định mục tiêu của từng phòng ban:

• Mục tiêu của từng phòng ban cần phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

• Mục tiêu của phòng ban cần được thảo luận và thống nhất giữa lãnh đạo phòng ban và nhân viên.

Ví dụ Phòng Sales sẽ có những KPI như:

• Doanh thu bán hàng

• Doanh thu cho từng loại sản phẩm

• Cơ hội bán hàng

Ví dụ Phòng marketing:

• Lượng traffic website

• Tỷ lệ nhấp chuột (CTR)

• Số lượng cơ hội (lead)

• Số lượng người theo dõi trên mạng xã hội

Bước 4: Xây dựng KPI hành động (action) cho từng cá nhân

Lúc này từng hành động sẽ được đặt ra, và sẽ đi kèm các chỉ số đo lường, mà mọi người ở Việt Nam hay nói vui mỗi tháng là “Tôi không đạt KPI”. Kết quả người lao động có làm đúng hay không là dựa trên chỉ số hành động này.

Nếu nhân viên làm đúng và kết quả đúng thì sẽ đạt được mục tiêu. Nên khi làm việc chỉ số mục tiêu ở bước 3 cũng có thể xem là dựa trên chỉ số hành động cụ thể ở Bước 4 này.

Bước 5: Đo lường, đánh giá và điều chỉnh đúng thời điểm

Hàng tháng, hàng quý, hàng năm các phòng ban sẽ ngồi lại với nhau để cân nhắc và xem xét các chỉ số hiệu suất KPI có đạt hay không nếu không đạt thì sẽ đưa ra phương án điều chỉnh. Hoặc động viên những nhân viên nhằm khuyến khích họ cải thiện được các chỉ số ở Bước 4.

Ban đầu, sẽ có thể mất từ 3 tháng đến 1 năm mới có được bộ KPI hoàn chỉnh và đánh giá đúng thực trạng tại doanh nghiệp. Nhưng bù lại nếu lập KPI theo các bước trên bạn không phải cứ liên tục theo dõi, giám sát nhân viên, mà chỉ cần đánh giá định kỳ dựa trên phản hồi và kết quả đạt được.

Có thể bây giờ bạn chưa hiểu rõ những điều này, sẽ luôn tự đặt câu hỏi rằng KPI làm sao phải liên quan đến chiến lược làm gì? Thì thời gian sẽ có câu trả lời cho bạn. Vì đây là cách mà những doanh nghiệp nước ngoài dùng để quản trị hiệu suất doanh nghiệp, con số đó còn đáng sợ hơn khi chỉ 5% tồn tại được 10 năm, còn các tập đoàn lớn thì tồn tại được 10 20 năm và rất tiếc là doanh nghiệp tuổi đời 150 năm là điều không có tại Việt Nam.

Và thứ mà mọi người nhớ đến chính là chiến lược, văn hóa và giá trị họ đặt ra, mà không thấy được rằng những hành động cụ thể phía sau là các chỉ số phải luôn được định hướng đúng với mục tiêu ban đầu.

>>> Xem thêm: Các chiến lược giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết

Lương trên KPI có phải đóng bảo hiểm xã hội không?

Theo luật bảo hiểm xã hội của cổng thông tin chính phủ thì tại khoản 2 điều 5 có ghi

“Mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc tính trên cơ sở tiền lương tháng của người lao động.”

Và theo tiết c1 điểm c khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH cho các khoản bổ sung khác trong bảo hiểm xã hội thì

“Các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương;”

Vậy có thể kết luận tiền đóng bảo hiểm xã hội phải là mức lương cụ thể trả định kỳ thường xuyên theo kỳ. Và nếu KPI đang trả theo hiệu suất không ổn định, không phải tháng nào cũng nhận thì không được tính vào đóng bảo hiểm xã hội.

KPI có phải là công cụ hoàn hảo đánh giá kết quả làm việc của nhân viên?

Mọi người thường lầm hiểu KPI sinh ra là để trừ lương nhân viên, nhưng không phải như thế! KPI sinh là để triển khai chiến lược, là chất xúc tác tạo động lực cho người lao động. KPI sinh ra hệ thống chính sách hướng mục tiêu tốt hơn.

Nếu chính sách thưởng nếu chỉ là “Tiền lương” thì “lương” chỉ là ngoại động lực, vậy giữa ngoại động lực và nội động lực điều gì thúc đẩy hiệu suất làm việc.

Nên kể cả khi chính sách tiền lương có hấp dẫn thì vẫn có khả năng phản tác dụng.

Và việc sử dụng KPI cũng có một số hạn chế và có thể không phản ánh đầy đủ tất cả các khía cạnh của hiệu suất công việc. Dưới đây là một số điểm quan trọng cần xem xét:

1. Thiết kế KPI: Nếu KPI được thiết kế không phù hợp hoặc không liên quan trực tiếp đến mục tiêu công việc, chúng có thể không phản ánh chính xác hiệu suất của nhân viên. KPI nên được xây dựng một cách cẩn thận, dựa trên các mục tiêu cụ thể và có thể đo lường được.

2. Thiếu toàn diện: KPI thường chỉ tập trung vào một số yếu tố cụ thể và có thể bỏ qua các khía cạnh khác của công việc, như sự sáng tạo, tư duy chiến lược, hoặc khả năng làm việc nhóm. Do đó, chỉ dựa vào KPI có thể không cung cấp một cái nhìn toàn diện về hiệu suất của nhân viên.

3. Áp lực không cần thiết: Đôi khi, việc tập trung quá mức vào các KPI có thể tạo ra áp lực không cần thiết và khuyến khích nhân viên tập trung vào việc đạt được các chỉ số này mà bỏ qua những yếu tố khác quan trọng không kém, như chất lượng công việc hay sự hài lòng của khách hàng.

4. Thay đổi môi trường làm việc: Môi trường làm việc thay đổi nhanh chóng có thể làm cho một số KPI trở nên lỗi thời hoặc không còn phù hợp. Trong những trường hợp như vậy, việc đánh giá hiệu suất dựa trên KPI có thể không còn chính xác.

5. Kết hợp với các phương pháp khác: Để đánh giá hiệu suất công việc một cách toàn diện, nên kết hợp KPI với các phương pháp đánh giá khác, như phản hồi 360 độ, đánh giá từ đồng nghiệp, và tự đánh giá.

Tóm lại, KPI là gì có thể là một công cụ hữu ích trong việc đánh giá hiệu suất công việc nếu được thiết kế và sử dụng đúng cách. Tuy nhiên, chúng không nên là công cụ duy nhất và cần được kết hợp với các phương pháp đánh giá khác để đảm bảo một cái nhìn toàn diện và công bằng về hiệu suất của nhân viên.

>> Xem thêm: Cách làm việc hiệu quả - Tránh sao lãng

Góc nhìn về KPI tránh nhầm lẫn với OKR như nhiều công ty khác

Chưa dừng lại ở đó, việc ứng dụng KPIs vào doanh nghiệp phải đi từ văn hóa đến từng con số phần trăm (%) và cả doanh thu của công ty. Thống kê cho thấy hầu hết 90% doanh nghiệp trên thế giới đều sử dụng công cụ KPIs để đo lường hiệu quả công việc, và 10% còn lại sử dụng OKRs.

OKRs thì xuất hiện sau KPI dựa trên nguồn gốc lịch sử, và được khởi xướng bởi ông lớn công nghệ Intel. Bởi vì xuất thân từ công nghệ nên còn khá mới mẻ trong các doanh nghiệp tại Việt Nam.

Lịch sử hình thành các phương pháp MBO

Nhiều doanh nghiệp Việt cho rằng mình đã sử dụng OKRs, nhưng thực tế đây là “Bình mới rượu cũ” bản chất vẫn là KPIs, vì OKRs ra đời sau và còn quá mới mẻ và việc nhiều doanh nghiệp “thao thao bất tuyệt” rất dễ bị lầm tưởng lệch lạc.

Bảng so sánh KPIs và OKRs

KPI với CloudWORK - công cụ hỗ trợ quản lý KPI hiệu quả

KPI là gì mà trở thành một phần không thể thiếu trong kinh doanh? Và ngày càng trở nên cần thiết với nhiều doanh nghiệp trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp của những nhà quản lý. Tuy nhiên, làm thế nào để có thể đánh giá và quản lý KPI trong doanh nghiệp một cách hiệu quả vẫn là câu hỏi khiến nhiều nhà quản lý phải đau đầu.

Hiểu được những trăn trở đó, CloudGO đã phát triển tính năng quản lý KPI ngay trên phần mềm CloudWORK với mục đích duy nhất là có thể biến CRM không chỉ là một phần mềm hỗ trợ tiếp thị, bán hàng và chăm sóc khách hàng mà còn là một trợ thủ đắc lực của nhà quản lý quản lý hiệu quả nhất doanh nghiệp của mình.

CloudGO giải pháp hỗ trợ quản lý khách hàng và bán hàng tối ưu

Tạm kết

Bằng cách sử dụng KPI, các doanh nghiệp có thể theo dõi tiến trình, điều chỉnh kế hoạch và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế. Tóm lại, hiểu rõ KPI là gì và áp dụng chúng một cách hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tồn tại mà còn phát triển mạnh mẽ trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.

Tìm hiểu thêm về những lợi ích và khó khăn trong quá trình đánh giá KPI tại KPI – CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC (Phần 2)

Tìm hiểu thêm về lợi ích của CRM qua bài viết CRM giúp doanh nghiệp tăng doanh thu như thế nào?

Tìm hiểu xu hướng chấm công đa kênh hiện nay Chấm công khuôn mặt | Giải pháp hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp