09 Phương pháp làm việc nhóm giúp x3 năng suất công việc

Hẳn bạn cũng đã từng trải qua những cuộc họp dài đằng đẵng nhưng không đi đến đâu, những xung đột nội bộ dai dẳng hay đơn giản là cảm giác work-life balance bị đảo lộn vì phải "cân" quá nhiều đầu việc của team. Dẫn đến không chỉ khiến năng suất sụt giảm mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến tinh thần của mỗi thành viên.

Nhưng đừng lo, trong bài viết hôm nay, tôi sẽ chia sẻ với bạn 9 phương pháp làm việc nhóm đã được kiểm chứng, không chỉ giúp team của bạn tăng năng suất lên gấp 3 lần mà còn xây dựng một môi trường làm việc đoàn kết, tích cực.

1. Lý do nhiều doanh nghiệp thất bại trong việc xây dựng phương pháp làm việc nhóm hiệu quả

Rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xây dựng một phương pháp làm việc nhóm hiệu quả, và lý do chủ yếu là bởi họ không kết nối hoạt động đội nhóm với những yếu tố cốt lõi như quản trị tài chính hay chiến lược vận hành của doanh nghiệp. Khi mục tiêu không rõ ràng và không được chia sẻ một cách thống nhất, mọi nỗ lực sẽ trở nên vô nghĩa. Chỉ tập trung vào lợi ích của tổ chức mà bỏ qua sự phát triển cá nhân của từng thành viên cũng sẽ dẫn đến một đội nhóm thiếu động lực, thiếu sự bền vững.

Lãnh đạo cần nhận thức rõ về vai trò kép của mình: vừa là người dẫn dắt, vừa là thành viên trong đội ngũ. Chính sự hiểu biết và tôn trọng vai trò này sẽ tạo nên sự kết nối mạnh mẽ, giúp đội nhóm gắn bó và hoạt động hiệu quả. Thêm vào đó, một lý do mà doanh nghiệp thường phớt lờ khi tiếp nhận một đội nhóm mới, lãnh đạo cần hiểu rõ điểm mạnh và yếu của từng thành viên thông qua các công cụ như MBT để xây dựng kế hoạch phù hợp, khai thác tối đa tiềm năng của cả nhóm.

2. Lợi ích quan trọng của việc làm việc nhóm hiệu quả trong doanh nghiệp

Làm việc nhóm mang lại rất nhiều lợi ích cho môi trường làm việc. Dưới đây là một vài lý do tại sao làm việc nhóm lại là yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp:

Lợi ích khi có phương pháp làm việc nhóm hiệu quả

Mọi người đều cảm thấy được lắng nghe

Khi là một phần của đội nhóm, mọi người đều có cơ hội để bày tỏ ý kiến, kể cả những người ít khi lên tiếng hoặc chia sẻ quan điểm. Khi bạn mời gọi mọi người tham gia vào việc trao đổi ý tưởng, sáng tạo ra một không khí đồng cảm trong doanh nghiệp, vì mỗi cá nhân đều cảm thấy mình được trân trọng và đánh giá cao. Việc này không chỉ khuyến khích tinh thần làm việc nhóm mà còn giúp giữ nâng cao sự gắn kết nhân viên, chân những nhân viên chất lượng, xây dựng hình ảnh tích cực cho công ty.

Mang lại ý tưởng mới

Sự hợp tác và tinh thần teamwork trong môi trường làm việc giúp nảy sinh những ý tưởng sáng tạo và giá trị. Nếu bạn muốn cải thiện môi trường làm việc, hãy mời nhân viên chia sẻ ý tưởng của họ. Ví dụ, bạn có thể tổ chức một cuộc họp nhóm và hỏi nhân viên những thay đổi họ mong muốn, chẳng hạn như:

• Phúc lợi và chế độ đãi ngộ tốt hơn
• Lịch làm việc linh hoạt hơn
• Cơ hội kết nối ngoài công việc nhiều hơn
• Nâng cấp không gian làm việc, cải thiện bàn ghế và thiết bị

Thúc đẩy học hỏi và phát triển

Làm việc nhóm mạnh mẽ là một cách tuyệt vời để khuyến khích học hỏi. Khi nhân viên chia sẻ suy nghĩ và ý tưởng trong nhóm, họ sẽ được tiếp xúc với những góc nhìn mới và những thông tin bổ ích. Những cái nhìn này có thể giúp doanh nghiệp phát triển, mở ra cơ hội cải thiện văn hóa doanh nghiệp và tạo ra những thay đổi tích cực.

Xây dựng mối quan hệ

Một trong những lợi ích chính của làm việc nhóm trong văn phòng là giúp loại bỏ những yếu tố tiêu cực như căng thẳng, drama, tinh thần làm việc thấp và thiếu giao tiếp. Làm việc nhóm hiệu quả nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hợp tác, xây dựng tình bạn và hỗ trợ lẫn nhau. Từ đó giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, thân thiện và vui vẻ hơn cho tất cả mọi người. Một cộng đồng đoàn kết và gắn bó trong doanh nghiệp là yếu tố cốt lõi trong quản lý nhân sự để tăng cường sự hài lòng trong công việc, giữ chân nhân viên và nâng cao mức độ gắn kết.

Tăng cường hiệu quả công việc

Một trong những thách thức lớn nhất mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đối mặt là làm sao giữ cho đội ngũ luôn có động lực và năng suất cao. May mắn thay, làm việc nhóm chính là một cách tuyệt vời để thúc đẩy hiệu quả công việc. Nghiên cứu chỉ ra rằng những nhân viên làm việc hiệu quả cùng nhau có khả năng hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn so với những người làm việc đơn lẻ.

Làm việc nhóm giúp nhân viên hiểu rõ hơn về vai trò của mình cũng như của đồng đội. Khi cùng hợp tác trong các dự án và nhiệm vụ, nhân viên có thể chia sẻ trách nhiệm và ý tưởng.

3. 09 hương pháp làm việc nhóm hiệu quả được kiểm chứng

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc xây dựng một đội ngũ mạnh mẽ và hiệu quả không phải là điều dễ dàng.Tuy nhiên, khi nắm vững những bí quyết kinh doanh thông qua các phương pháp làm việc nhóm đã được kiểm chứng, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa khả năng hợp tác và nâng cao năng suất. Dưới đây là 9 phương pháp giúp cải thiện hiệu quả làm việc nhóm mà bạn có thể áp dụng ngay vào công ty của mình.

1. Xác định rõ vai trò và mục tiêu của từng thành viên

Mỗi thành viên trong nhóm cần hiểu rõ nhiệm vụ và vai trò của mình, điều này đòi hỏi người quản lý phải có kỹ năng giao việc tốt để từng cá nhân phát huy hết khả năng. Khi các mục tiêu cụ thể được thiết lập, các thành viên có thể định hướng công việc một cách rõ ràng và hiệu quả hơn.

Để triển khai phương pháp này, người quản lý cần:

• Tổ chức các buổi thảo luận chi tiết về vai trò của từng thành viên
• Xây dựng bản mô tả công việc rõ ràng, bao gồm các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn
• Người quản lý cần thiết lập các chỉ số đánh giá hiệu suất (KPI) cụ thể dựa trên form đánh giá năng lực nhân viên để đảm bảo tính công bằng và chính xác.
• Định kỳ rà soát và điều chỉnh vai trò để phù hợp với sự phát triển của tổ chức

Xác định trách nhiệm chính từng cá nhân trong công việc

Việc xác định rõ vai trò giúp tránh được tình trạng chồng chéo công việc, đồng thời tạo động lực cho các thành viên khi họ hiểu rõ đóng góp của mình vào mục tiêu chung của tổ chức.

Xây dựng quy trình giao tiếp minh bạch và hiệu quả

Giao tiếp hiệu quả là xương sống của mọi đội nhóm thành công và là một phần không thể thiếu trong kỹ năng quản lý đội nhóm hiện đại. Đặc biệt là với xu hướng làm việc từ xa ngày càng phổ biến, việc thiết lập các kênh giao tiếp rõ ràng và quy trình trao đổi thông tin minh bạch trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Một hệ thống giao tiếp hiệu quả cần bao gồm:

• Lịch họp định kỳ với agenda rõ ràng
• Các kênh trao đổi thông tin phù hợp với từng loại nội dung
• Quy tắc phản hồi và thời gian phản hồi được thống nhất
• Công cụ theo dõi và lưu trữ thông tin tập trung

Điều quan trọng là tạo ra một môi trường mà ở đó, mọi thành viên đều cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý kiến và đặt câu hỏi.

Sử dụng công cụ hỗ trợ làm việc nhóm hiện đại

Trong thời đại số, việc áp dụng các sản phẩm công nghệ hỗ trợ làm việc nhóm là điều tất yếu để tối ưu hóa quy trình vận hành. CloudWORK - một giải pháp thuộc hệ sinh thái chuyển đổi số CloudGO (tương tự như các giải pháp phần mềm DMS) giúp quản lý đội ngũ và công việc một cách dễ dàng và hiệu quả.

CloudWORK cung cấp tính năng quản lý lịch làm việc, giao việc, theo dõi tiến độ công việc và các dự án, giúp các nhóm làm việc một cách trôi chảy, từ đó nâng cao năng suất lao động. Việc lựa chọn công cụ phù hợp cần dựa trên đặc thù công việc và văn hóa của tổ chức.

Thúc đẩy văn hóa phản hồi tích cực

Phản hồi là chìa khóa giúp nhóm phát triển và cải thiện. Tuy nhiên, phản hồi không chỉ là chỉ trích, mà phải là những lời góp ý mang tính xây dựng và tích cực. Một nền văn hóa doanh nghiệp phản hồi tốt sẽ giúp các thành viên nhận ra điểm mạnh và yếu của mình, từ đó cải thiện kỹ năng và phát huy khả năng cá nhân trong công việc.

Phương pháp làm việc nhóm bằng cách phản hồi

Nguyên tắc cơ bản của phản hồi hiệu quả:

• Tập trung vào hành vi cụ thể, không phán xét cá nhân
• Kịp thời và mang tính xây dựng
• Cân bằng giữa góp ý và ghi nhận thành tích
• Tạo môi trường an toàn để chia sẻ và tiếp nhận phản hồi

Người quản lý cần đi đầu trong việc xây dựng văn hóa phản hồi bằng cách thường xuyên đưa ra và tiếp nhận phản hồi một cách cởi mở.

Thiết lập hệ thống quản lý thời gian và công việc thông minh

Quản lý thời gian hiệu quả là yếu tố then chốt giúp các nhóm làm việc năng suất và đúng hạn. Việc thiết lập hệ thống theo dõi thời gian và công việc giúp các thành viên luôn theo kịp tiến độ và tránh lãng phí thời gian

Các yếu tố cần có trong hệ thống quản lý tiến độ dự án mà CloudWORK cung cấp:

• Lịch trình công việc chi tiết và linh hoạt
• Công cụ theo dõi tiến độ trực quan
• Quy trình ưu tiên công việc rõ ràng
• Cơ chế báo cáo và đánh giá định kỳ

Bằng cách sử dụng các công cụ quản lý dự án như CloudWORK, các công việc được phân chia và quản lý rõ ràng, giúp toàn đội tập trung vào mục tiêu chung.

6. Tạo không gian làm việc khuyến khích sự sáng tạo

Sáng tạo là động lực của đổi mới và phát triển. Để khuyến khích sáng tạo, bạn cần tạo ra không gian làm việc mở, thoải mái, nơi mọi người có thể thoải mái chia sẻ ý tưởng mà không lo ngại bị chỉ trích.

Các yếu tố tạo nên môi trường sáng tạo:

• Không gian làm việc linh hoạt
• Thời gian dành riêng cho việc nghiên cứu và phát triển ý tưởng
• Tổ chức các hoạt động brainstorming hoặc ứng dụng mô hình Design Thinking định kỳ để tìm kiếm những giải pháp đột phá.
• Cơ chế ghi nhận và khen thưởng ý tưởng sáng tạo

Quan trọng là tạo ra một môi trường nơi mọi ý tưởng đều được lắng nghe và đánh giá một cách công bằng, không phân biệt vị trí hay thâm niên.

Khuyến khích sự đa dạng và tận dụng điểm mạnh của từng thành viên

Đa dạng trong đội ngũ không chỉ là về giới tính, độ tuổi hay văn hóa, mà còn là về tư duy, kỹ năng và cách tiếp cận công việc.

Cách thức thúc đẩy và tận dụng sự đa dạng:

• Xây dựng đội ngũ với các kỹ năng bổ trợ cho nhau
• Tạo cơ hội cho mọi thành viên phát huy điểm mạnh
• Khuyến khích chia sẻ quan điểm và góc nhìn khác biệt
• Tổ chức các hoạt động phát triển kỹ năng đa dạng

Phương pháp làm việc nhóm hiệu quả khi biết cách tận dụng điểm mạnh

Khi mọi thành viên được tôn trọng và có cơ hội đóng góp theo cách riêng của mình, hiệu quả làm việc nhóm sẽ được nâng cao đáng kể.

Xây dựng tinh thần trách nhiệm và hỗ trợ lẫn nhau

Tinh thần trách nhiệm không chỉ là việc hoàn thành công việc đúng hạn, mà còn là việc chủ động hỗ trợ các thành viên khác khi cần thiết. Mỗi người trong nhóm đều có trách nhiệm đóng góp vào thành công chung.

Các biện pháp xây dựng tinh thần đồng đội:

• Tổ chức các hoạt động team building định kỳ
• Thiết lập hệ thống mentor-mentee
• Khuyến khích chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức
• Ghi nhận và tôn vinh tinh thần hỗ trợ đồng đội

Đánh giá và cải tiến thường xuyên qua các buổi họp nhóm

Cuối cùng, các buổi họp nhóm định kỳ là cơ hội để đánh giá tiến độ và áp dụng triết lý Kaizen nhằm liên tục cải tiến quy trình làm việc. Việc thường xuyên trao đổi giúp nhóm nhận diện vấn đề, từ đó áp dụng chu trình cải tiến (tìm hiểu thêm PDCA là gì) để có những điều chỉnh kịp thời, tránh trễ tiến độ hoặc lạc hướng. Đồng thời, các cuộc họp cũng là cơ hội để duy trì sự kết nối và đảm bảo mọi người đều đi đúng hướng.

Với những phương pháp làm việc nhóm hiệu quả này, doanh nghiệp có thể nâng thể năng suất mà còn xây dựng được một đội ngũ vững mạnh, gắn kết.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng, không có một phương pháp làm việc nhóm cố định nào phù hợp với tất cả các team. Điều quan trọng là bạn cần linh hoạt điều chỉnh và kết hợp các phương pháp này cho phù hợp với đặc thù của team mình. Có thể ban đầu, năng suất chỉ tăng 20% hay 50%, nhưng với sự kiên trì và tinh thần cầu tiến, mục tiêu x3 năng suất là hoàn toàn trong tầm tay.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/