Top 9 phần mềm quản lý phòng khám, so sánh chi tiết và cách chọn

Nhiều phòng khám mua phần mềm để khám, kê đơn, thu tiền nhanh hơn, rồi vẫn để khách lỡ hẹn tái khám vì không ai nhắc. Thực ra, chọn phần mềm quản lý phòng khám là chọn hai thứ: HIS để vận hành khám chữa bệnh đúng quy định, và CRM để khách quay lại.

HIS cần chọn trước vì có hạn chót. Theo Thông tư 13/2025/TT-BYT, cơ sở có điều trị ngoại trú phải hoàn thành hồ sơ bệnh án điện tử chậm nhất ngày 31/12/2026. Vì vậy, hãy lọc HIS bằng tiêu chí bệnh án điện tử trước, rồi mới so theo mô hình phòng khám. CRM đến sau, khi bạn muốn biến dữ liệu lượt khám thành lịch tái khám.

Bên dưới là TOP 9 phần mềm HIS phổ biến tại Việt Nam và 1 CRM cho phòng khám, so trên cùng một bộ tiêu chí.

1. Phần mềm quản lý phòng khám gồm những loại nào?

Bác sĩ cần biết người bệnh đã được chỉ định gì. Lễ tân cần biết ai sắp đến hạn tái khám. Hai nhu cầu này nằm ở hai loại phần mềm khác nhau: HIS lo phần khám chữa bệnh, CRM lo phần khách hàng. Phần lớn phòng khám cần cả hai, nhưng không cần mua cùng lúc.

HIS (Hospital Information System) là phần mềm chạy toàn bộ việc khám chữa bệnh, từ lúc tiếp đón đến lúc thu tiền. Phần ghi chép khám bệnh trong đó gọi là bệnh án điện tử (EMR). Nhiều nhà cung cấp gọi gọn HIS cho phòng khám là "phần mềm phòng khám".

CRM (Customer Relationship Management) không thay HIS. Nó lấy dữ liệu lượt khám từ HIS để trả lời những câu HIS bỏ ngỏ: ai cần nhắc tái khám, ai lâu rồi chưa quay lại, kênh nào mang về khách.

2. Hạn bệnh án điện tử 31/12/2026 ảnh hưởng gì đến lựa chọn?

Nếu phòng khám của bạn có điều trị ngoại trú, câu hỏi đầu tiên với nhà cung cấp không phải là giá hay giao diện. Đó là phần mềm đã chạy bệnh án điện tử theo Thông tư 13/2025/TT-BYT ở đâu chưa, và mất bao lâu để phòng khám bạn chạy thật trước ngày 31/12/2026.

Thông tư 13/2025/TT-BYT ngày 06/06/2025 hướng dẫn triển khai hồ sơ bệnh án điện tử, có hiệu lực từ 21/07/2025. Điều 4 đặt hai mốc (nguồn):

Thông tư không dùng chữ "phòng khám". Phòng khám có điều trị ngoại trú thuộc nhóm thứ hai. Người bệnh ngoại trú đang dùng hồ sơ giấy được tiếp tục dùng đến hết đợt điều trị (Điều 5). Nếu chưa chắc phòng khám mình thuộc diện nào, hãy hỏi Sở Y tế nơi cấp phép.

Bốn câu nên mang theo khi gặp nhà cung cấp HIS:

1. Phần mềm đã triển khai bệnh án điện tử theo Thông tư 13/2025/TT-BYT cho cơ sở nào chưa?
2. Một phòng khám cùng quy mô với tôi mất bao lâu để chạy thật?
3. Bác sĩ ký xác nhận bệnh án bằng hình thức nào, chi phí chữ ký tính riêng hay chung?
4. Dữ liệu cũ trên giấy hoặc phần mềm cũ được chuyển sang thế nào?

Bệnh án điện tử giờ là điều kiện để lọc, không còn là tính năng để so. Nhà cung cấp không trả lời rõ bốn câu trên thì chưa nên vào danh sách ngắn.

3. Bảng so sánh nhanh 9 phần mềm HIS phòng khám

Đọc website, bạn sẽ thấy ai cũng nói "đáp ứng quy định Bộ Y tế". Đặt cạnh nhau thì khác. Trong 9 phần mềm dưới đây, chỉ VTTech Clinic nêu rõ bệnh án điện tử theo Thông tư 13/2025/TT-BYT trên trang phòng khám. Chỉ eHealth nêu kết nối cổng BHYT. Sáu phần mềm đã liên thông đơn thuốc quốc gia.

4. Top 9 phần mềm quản lý khám chữa bệnh cho phòng khám

Chúng tôi đã đọc website của từng nhà cung cấp và nhận ra: không phần mềm nào hợp với mọi phòng khám. Vì vậy, thay vì xếp hạng, mỗi phần mềm dưới đây được chia sẻ theo ba ý: hợp với ai, mạnh ở đâu, cần hỏi thêm gì.

VTTech Clinic

Nếu phòng khám của bạn làm theo liệu trình, như da liễu, thẩm mỹ, vật lý trị liệu hay răng hàm mặt, VTTech Clinic là cái tên nên có trong danh sách. Phần mềm của Công ty TNHH VTTech có bản cho cơ xương khớp, da liễu, răng hàm mặt, vật lý trị liệu, thẩm mỹ, Đông y, xét nghiệm và đa khoa. Trong 9 phần mềm ở bài này, chỉ VTTech Clinic nêu bệnh án điện tử bám Thông tư 13/2025/TT-BYT trên trang phòng khám.

VTTech gom sẵn các yêu cầu pháp lý mới vào một hệ thống: bệnh án điện tử, liên thông đơn thuốc quốc gia theo Thông tư 26/2025/TT-BYT, và hóa đơn điện tử xuất thẳng từ dữ liệu thanh toán. Phần mềm còn có AI OCR để lễ tân bớt phải nhập tay.

Điều bạn nên hỏi kỹ là chi phí. Ba tiện ích pháp lý kể trên được báo giá riêng, và gói dịch vụ yêu cầu đăng ký tối thiểu 6 tháng. Hãy xin tổng chi phí khi bật đủ cả ba trước khi đem so với phần mềm khác.

VTTech Clinic

Doctor Workspace

Bạn là bác sĩ vừa mở phòng khám riêng và muốn bắt đầu với chi phí thấp nhất có thể? Doctor Workspace của Công ty TNHH YouMed Việt Nam có gói Standard miễn phí. Phần mềm xây quanh bác sĩ: đặt khám, khám từ xa, xét nghiệm và nhà thuốc vệ tinh.

Gói miễn phí đủ để bạn làm quen với việc khám và kê đơn trên máy. Khi cần bệnh án điện tử, liên thông cổng đơn thuốc điện tử và cổng dược quốc gia, bạn chuyển lên gói Advance, có 30 ngày dùng thử.

Chỉ cần nhớ rằng gói miễn phí chưa có bệnh án điện tử và liên thông đơn thuốc, nên chưa đủ cho yêu cầu pháp lý. Trang sản phẩm cũng chưa nhắc Thông tư 13/2025/TT-BYT. Đó là câu đáng hỏi trước khi nâng gói.

Doctor Workspace

eHealth Phòng Khám

Phòng khám của bạn có khám BHYT? Khi đó danh sách thu hẹp đáng kể. Trong 9 phần mềm ở bài này, chỉ eHealth Phòng Khám của VietMis công bố dịch vụ kết nối cổng bảo hiểm y tế, với phiên bản riêng cho 18 chuyên khoa từ đa khoa, mắt, nha đến y học cổ truyền.

Ở việc hằng ngày, phần mềm làm gọn những thao tác lặp lại: kê đơn có gợi ý chẩn đoán và đơn mẫu, kho thuốc theo lô và hạn dùng, lịch hẹn tái khám. Bảng giá được công khai theo năm, và bạn có 7 ngày dùng thử.

Lưu ý rằng kết nối cổng BHYT tính phí riêng. Trang cũng chưa nêu bệnh án điện tử theo Thông tư 13, đơn thuốc quốc gia hay hóa đơn điện tử, nên bạn cần hỏi trực tiếp ba điểm này.

eHealth Phòng Khám

VNPT Home & Clinic

Ngược với eHealth, VNPT Home & Clinic của VNPT-IT chọn phục vụ đúng một nhóm: phòng khám tư nhân không khám BHYT, quy mô nhỏ và siêu nhỏ. Vì phạm vi hẹp, quy trình từ tiếp đón đến thu phí được làm rất gọn.

Người bệnh đến quầy chỉ cần đưa CCCD hoặc đọc số điện thoại là xong phần tiếp đón. Bác sĩ chẩn đoán theo ICD-10, kê đơn điện tử ký số SmartCA, và đơn được gửi tự động lên hệ thống của Bộ Y tế. Cuối buổi, hóa đơn điện tử được xuất từ chính dữ liệu thu phí.

Giá không được công khai. Nếu phòng khám có kế hoạch nhận BHYT, hãy hỏi trước lộ trình, vì sản phẩm hiện không dành cho nhóm này.

VNPT Home & Clinic

TCSOFT Medical

Không phải phòng khám nào cũng muốn để dữ liệu trên đám mây. TCSOFT Medical có cả bản online, bản offline chạy máy chủ tại phòng khám và ứng dụng di động. Phần mềm phục vụ đa khoa và các chuyên khoa nhi, sản, mắt, Đông y, răng hàm mặt.

Phần mềm đã kết nối đơn thuốc quốc gia, cổng dược quốc gia và hóa đơn điện tử. Với phòng khám làm nhiều thủ thuật, việc nối được máy siêu âm và nội soi giúp kết quả đi thẳng vào hồ sơ thay vì nhập tay.

Giá không được công khai. Trang mới nhắc "hồ sơ bệnh án", nên bạn cần hỏi rõ mức đáp ứng Thông tư 13 trước khi ký.

TCSOFT Medical

STD Clinic

Nếu bạn đang ở phòng mạch nhưng tính mở rộng thành phòng khám, STD Clinic cho phép đi từ bản gọn lên bản đầy đủ trong cùng một nhà cung cấp. Phần mềm của Công ty TNHH DV và Truyền thông STD Việt Nam có bản cho đa khoa, sản, nhi, mắt, Đông y và bản riêng cho phòng mạch kê đơn.

Bản đầy đủ có bệnh án điện tử, liên thông đơn thuốc quốc gia, kết nối hóa đơn điện tử và kết nối thiết bị xét nghiệm, siêu âm, nội soi. Khi phòng khám lớn lên, bạn không phải đổi nhà cung cấp và làm quen lại từ đầu.

Giá không được công khai. Trang chưa nêu Thông tư 13 hay kết nối BHYT, hai điểm nên hỏi ngay ở buổi tư vấn đầu tiên.

STD Clinic

Nanosoft

Phòng khám nhiều kho thuốc thường đau đầu nhất ở cuối tháng, khi đối chiếu tồn kho và công nợ. NANO-CLINIC của Nanosoft mạnh ở phần này, với trang riêng cho đa khoa, mắt, sản phụ khoa, Đông y và nha khoa. Phần mềm cũng có sẵn phần CRM kết nối Zalo OA.

Phần mềm quản lý nhiều kho theo lô và hạn dùng, kê đơn thuốc điện tử, và phân quyền chỉ định cận lâm sàng theo từng khoa. Phần CRM có sẵn giúp bạn nhắn tin cho người bệnh qua Zalo OA mà không cần thêm công cụ khác.

Điểm cần làm rõ là bệnh án điện tử. Trang phòng khám đang bám Thông tư 46/2018/TT-BYT, còn bản theo Thông tư 13/2025 của Nanosoft hiện dành cho bệnh viện. Hãy hỏi lộ trình cho phòng khám. Giá không được công khai.

Nanosoft

Ehis

Phòng khám có xét nghiệm và chẩn đoán hình ảnh cần phần mềm đọc được kết quả từ máy. Ehis của Công ty TNHH SX TM DV Song Ân hỗ trợ ảnh DICOM và barcode mẫu xét nghiệm, chạy trên nền web nên dùng được trên Windows, macOS, Android và iOS.

Bác sĩ kê đơn có cảnh báo tương tác thuốc. Người bệnh tự đặt lịch và xem kết quả online. Phần mềm phục vụ các chuyên khoa nội, ngoại, sản, nhi, vật lý trị liệu và phục hồi chức năng.

Giá không được công khai. Trang chưa nêu Thông tư 13, kết nối BHYT, đơn thuốc quốc gia hay hóa đơn điện tử, nên danh sách câu hỏi cho Ehis sẽ dài hơn các phần mềm khác.

Ehis

Medict

Một bác sĩ, một phòng mạch, mỗi ngày vài chục người bệnh: bạn cần kê đơn nhanh hơn là cần nhiều tính năng. Medict là phần mềm phòng mạch online với bản Tây y và Đông y riêng. Quy trình chỉ gồm tiếp đón, khám, kê đơn, và kho thuốc tự trừ sau khi kê.

Những thao tác nhỏ tiết kiệm nhiều thời gian: sao chép đơn cũ cho người bệnh tái khám, hẹn lịch tái khám ngay khi kê, liên thông đơn thuốc quốc gia. Giá được công khai và bạn có 15 ngày dùng thử.

Medict đã ngừng bản offline, và nội dung website chưa được cập nhật gần đây. Trước khi chọn, hãy hỏi kỹ lộ trình bệnh án điện tử.

Medict

Không phần mềm nào mạnh đều ở mọi mặt. Hãy chọn theo điểm nghẽn lớn nhất của phòng khám bạn, rồi mang những điều nên hỏi ở mỗi mục đi kiểm tra phần còn lại.

5. Phần mềm CRM chăm sóc khách hàng cho phòng khám

HIS cho bạn biết hôm nay phòng khám khám bao nhiêu lượt. Nó không cho biết bao nhiêu người trong số đó sẽ quay lại đúng hẹn tái khám. Đó là việc của CRM, loại phần mềm thứ hai bạn cần khi phần khám chữa bệnh đã chạy ổn.

Một buổi sáng, lễ tân nhận lịch hẹn từ fanpage, Zalo và điện thoại. Khách hàng cũ nhắn hỏi kết quả, nhưng lịch sử khám nằm trong HIS còn cuộc trò chuyện nằm trên điện thoại cá nhân. Cuối tháng, không ai biết bao nhiêu khách đã lỡ hẹn tái khám.

CloudHOS là giải pháp CRM cho bệnh viện, phòng khám của CloudGO, đơn vị cung cấp giải pháp CRM & AI chuyên sâu theo ngành. Dùng CloudHOS, buổi sáng đó sẽ diễn ra khác.

Lịch hẹn từ fanpage, Zalo hay tổng đài đều về cùng một hồ sơ khách hàng. Lễ tân thấy ngay lịch bác sĩ còn trống, xác nhận hẹn, và hệ thống tự nhắc lịch trước ngày khám. Khi khách đến, check-in tại quầy là xong.

Khi khách hàng cũ hỏi kết quả, nhân viên CSKH không phải mở HIS. CloudHOS tích hợp với HIS, LIS và PACS nên kết quả khám hiện ngay trên CRM. Nếu phòng khám đang dùng một HIS khác, việc kết nối đi qua API mở.

Sau buổi khám, kịch bản chăm sóc tự chạy: hỏi thăm, nhắc tái khám, tiếp nhận phản hồi nếu khách chưa hài lòng. Cuối tháng, quản lý mở dashboard để biết kênh nào mang về nhiều khách, rồi nhắn lại nhóm chưa quay lại qua SMS, email hoặc Zalo ZNS.

CloudHOS không phải HIS. Nó không thay phần bệnh án, kê đơn hay thanh toán BHYT. Phòng khám vẫn cần một HIS trong danh sách ở trên, rồi nối dữ liệu sang CloudHOS.

CloudHOS phù hợp với phòng khám đa khoa, chuyên khoa có nhiều khách tái khám, phòng khám có bộ phận CSKH hoặc marketing riêng.

Phần mềm CRM chăm sóc khách hàng cho phòng khám

Phòng khám đã có HIS và muốn nhiều khách quay lại hơn? Trao đổi với CloudGO về cách nối CRM với hệ thống bạn đang dùng. Chưa cần đổi phần mềm hiện tại.

6. Chọn phần mềm theo mô hình phòng khám

Phần mềm vừa vặn với phòng mạch này có thể thiếu hụt với phòng khám đa khoa kia. Hãy tìm dòng giống phòng khám của bạn nhất trong bảng, đó là danh sách ngắn để bắt đầu.

Đã có danh sách HIS nhưng chưa biết giữ chân khách hàng thế nào? Hỏi CloudGO cách kết hợp HIS với CRM cho phòng khám của bạn. Chỉ trao đổi, chưa cần báo giá.

7. Những sai lầm khi chọn phần mềm quản lý phòng khám

Ba tháng sau khi ký hợp đồng, lễ tân lại mở sổ giấy, bác sĩ vẫn kê đơn tay, còn phần mềm thì chạy cho có. Chuyện này hiếm khi do phần mềm kém. Nó thường bắt đầu từ việc hỏi sai thứ tự: hỏi giá trước, hỏi pháp lý và dữ liệu sau.

1. Chọn theo giá, hỏi bệnh án điện tử sau: Phần mềm rẻ nhưng chưa đáp ứng Thông tư 13/2025/TT-BYT sẽ buộc bạn đổi hệ thống lần hai, ngay sát hạn.
2. Mua gói lớn hơn quy mô: Phòng mạch ba người không cần phân hệ nội trú hay quản lý chuỗi. Tính năng thừa khiến nhân viên ngại dùng.
3. Dùng HIS để chăm sóc khách hàng: Nhắc tái khám bằng ghi chú tay hay Zalo cá nhân khiến dữ liệu đi theo nhân viên khi họ nghỉ việc.
4. Không hỏi quyền xuất dữ liệu: Khi muốn đổi nhà cung cấp, bạn cần mang hồ sơ người bệnh đi theo. Hãy ghi điều này vào hợp đồng.
5. Bỏ qua đào tạo lúc chạy thật: Tuần đầu là lúc lễ tân và bác sĩ dễ quay lại sổ giấy nhất. Hãy hỏi nhà cung cấp ai sẽ hỗ trợ bạn trong tuần đó.

Những sai lầm khi chọn phần mềm quản lý phòng khám

8. Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý phòng khám có chi phí bao nhiêu?

Chi phí phụ thuộc số người dùng, số phân hệ và mô hình triển khai, nên mỗi phòng khám nhận một con số khác nhau. Nhiều nhà cung cấp không công khai giá và báo giá theo nhu cầu. Khi so sánh, hãy yêu cầu tổng chi phí năm đầu, gồm phí triển khai, đào tạo, chữ ký số và chuyển dữ liệu. Con số này mới phản ánh đúng số tiền bạn sẽ trả.

Có phần mềm quản lý phòng khám miễn phí không?

Có, nhưng thường kèm giới hạn. Doctor Workspace có gói miễn phí, chưa gồm bệnh án điện tử và liên thông đơn thuốc. Nhiều nhà cung cấp khác cho dùng thử có thời hạn, xem cột "Dùng thử" trong bảng so sánh. Trước khi nhập dữ liệu người bệnh thật, hãy hỏi rõ về bệnh án điện tử, bảo mật và quyền xuất dữ liệu.

Phòng mạch nhỏ có bắt buộc làm bệnh án điện tử không?

Thông tư 13/2025/TT-BYT áp dụng cho cơ sở khám chữa bệnh có người bệnh điều trị nội trú, ban ngày hoặc ngoại trú, hạn chậm nhất 31/12/2026. Thông tư không phân biệt theo quy mô. Nếu chưa chắc cơ sở của mình thuộc diện nào, hãy hỏi Sở Y tế nơi cấp phép trước khi chọn phần mềm.

Có thể quản lý phòng khám bằng Excel không?

Excel đủ để ghi danh sách khám khi phòng khám còn rất nhỏ. Nó không đáp ứng được yêu cầu hồ sơ bệnh án điện tử, và dữ liệu dễ lệch khi nhiều người cùng sửa. Excel cũng không tự nhắc lịch hay phân quyền theo vai trò.

Đã có HIS thì có cần thêm CRM không?

Cần, nếu phòng khám muốn chủ động giữ chân khách hàng. HIS ghi lại những gì đã xảy ra trong buổi khám. CRM dùng dữ liệu đó để nhắc tái khám, chăm sóc sau khám và đo kênh nào mang về khách. Điều kiện là CRM phải nối được với HIS đang dùng.

Danh sách phần mềm sẽ còn thay đổi, nhưng cách chọn thì không. Phòng khám cần giải bài toán pháp lý trước, còn lợi thế cạnh tranh lại nằm ở bài toán thứ hai: khách hàng có quay lại hay không. Khi gần như mọi phòng khám đều có bệnh án điện tử, riêng HIS sẽ không còn tạo ra khác biệt. Phòng khám nào biến dữ liệu lượt khám thành lịch tái khám và lời hỏi thăm đúng lúc sẽ giữ khách lâu hơn. Vì vậy, khi chọn HIS hôm nay, hãy hỏi luôn nó có nối được với CRM về sau không.

CloudGO - Giải pháp CRM & AI chuyên sâu theo ngành

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/