7 Mẫu bảng chấm công theo giờ cho phòng nhân sự mới nhất năm 2025

Đối với phòng Nhân sự, việc tổng hợp bảng chấm công theo giờ vào cuối tháng luôn là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ nhưng lại dễ phát sinh sai sót. Quy trình thủ công không chỉ tốn nhiều thời gian, làm chậm trễ việc tính lương mà còn có thể gây ra những nhầm lẫn, ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động và uy tín của công ty. Việc áp dụng các mẫu bảng chấm công có sẵn, chuyên nghiệp là giải pháp tức thì giúp chuẩn hóa quy trình, tăng độ chính xác và tiết kiệm hàng giờ làm việc cho bộ phận HR.

Để hỗ trợ doanh nghiệp, CloudGO đã tổng hợp và gửi đến bạn 7 mẫu bảng chấm công theo giờ bằng Excel mới nhất năm 2025, kèm hướng dẫn chi tiết để phòng Nhân sự có thể tải về và áp dụng ngay lập tức.

1. Mẫu bảng chấm công theo giờ là gì?

Mẫu bảng chấm công theo giờ là mẫu tài liệu được thiết kế với cấu trúc chuẩn hóa để ghi lại chi tiết giờ vào, giờ ra, giờ tăng ca và tổng số giờ làm việc thực tế của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Việc sử dụng mẫu có sẵn giúp doanh nghiệp đảm bảo tính nhất quán và đầy đủ thông tin trên toàn hệ thống. Phòng Nhân sự chỉ cần sử dụng mẫu chung, giúp quá trình tổng hợp dữ liệu trở nên nhanh chóng, giảm thiểu sai sót trong việc báo cáo chấm công để tính lương.

Để một bảng chấm công có giá trị pháp lý và phục vụ hiệu quả cho việc tính lương, nó cần chứa đựng đầy đủ các thông tin cần thiết. Một mẫu chuyên nghiệp sẽ bao gồm các trường thông tin sau:

• Tên công ty, tên phòng ban hoặc bộ phận làm việc.
• Họ và tên nhân viên, giới tính, ngày tháng năm sinh, thông tin liên hệ.
• Mã nhân viên (nếu có).
• Loại hợp đồng lao động: Chính thức, Thử việc, Part-time...
• Tổng số giờ làm việc theo ngày, theo tuần và tổng kết theo tháng.
• Tổng số giờ làm thêm (tăng ca),thời gian đi muộn, thời gian về sớm (nếu có quy định trừ lương).
• Chữ ký xác nhận của người lao động và chữ ký phê duyệt của người có thẩm quyền (trưởng bộ phận, quản lý nhân sự).

Mẫu bảng chấm công theo giờ giúp quá trình tổng hợp dữ liệu trở nên nhanh chóng, giảm thiểu sai sót

2. 7 Mẫu chấm công theo giờ tải xuống miễn phí

Hiểu rõ những khó khăn trong công tác quản lý nhân sự, CloudGO đã thiết kế sẵn bộ 7 mẫu bảng chấm công theo giờ bằng Excel, cập nhật mới nhất cho năm 2025. Các mẫu này được xây dựng với công thức tự động, giao diện chuyên nghiệp, giúp bạn dễ dàng theo dõi, tổng hợp và tính lương một cách chính xác. Hãy chọn mẫu phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp bạn và tải về hoàn toàn miễn phí.

Mẫu bảng chấm công theo giờ bằng Excel

Đây là mẫu phổ biến và toàn diện nhất, phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp có nhân viên làm việc theo giờ. Mẫu đã được cài đặt sẵn các hàm Excel cơ bản để tự động tính tổng số giờ làm việc trong ngày và cả tháng khi bạn nhập giờ vào, giờ ra. Ưu điểm của mẫu này là sự đơn giản, trực quan và dễ dàng tùy chỉnh theo quy định của từng công ty.

• Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu chấm công theo giờ bằng Excel

Mẫu bảng chấm công tăng ca theo giờ

Quản lý giờ làm thêm (OT) luôn là vấn đề nhạy cảm, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Mẫu này được thiết kế đặc biệt để theo dõi giờ tăng ca, với các cột riêng biệt cho giờ làm việc tiêu chuẩn và giờ làm thêm. Điều này giúp phòng Nhân sự dễ dàng tách bạch và áp dụng đúng hệ số lương OT theo quy định của Luật Lao động, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.

• Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu chấm công tăng ca theo giờ

Mẫu bảng chấm công ra vào theo giờ

Mẫu này tập trung chi tiết vào việc ghi nhận chính xác thời điểm nhân viên check-in và check-out. Nó đặc biệt hữu ích cho các môi trường làm việc yêu cầu sự hiện diện đúng giờ một cách nghiêm ngặt như cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, hoặc các dây chuyền sản xuất. Sự rõ ràng trong thời gian ra vào giúp việc quản lý kỷ luật lao động trở nên dễ dàng hơn.

• Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu chấm công ra vào theo giờ

Mẫu bảng chấm công đi muộn về sớm theo giờ

Đối với các công ty có quy định phạt hoặc trừ lương khi đi muộn, về sớm, mẫu này là công cụ không thể thiếu. Nó có các cột tự động tính toán số phút đi muộn, về sớm dựa trên giờ làm việc tiêu chuẩn đã đăng ký. Điều này cung cấp bằng chứng rõ ràng, minh bạch, tránh các tranh chấp không đáng có khi tính lương cuối tháng.

• Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu chấm công đi sớm về muộn theo giờ

Mẫu bảng chấm công part-time theo tuần

Nhân viên part-time thường có lịch làm việc không cố định và đôi khi được trả lương theo tuần. Mẫu này được thiết kế để tổng hợp công và tính lương theo chu kỳ 7 ngày. Đây là giải pháp hoàn hảo cho các doanh nghiệp F&B, bán lẻ, hoặc các đơn vị thường xuyên thuê sinh viên, cộng tác viên làm việc thời vụ theo tuần.

• Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu chấm công part-time theo giờ

Mẫu bảng chấm công part-time theo ca

Với các doanh nghiệp hoạt động 24/7 như cửa hàng tiện lợi, khách sạn, nhà máy, việc quản lý nhân viên theo ca rất phức tạp. Mẫu này chia rõ các ca làm việc (Sáng - Chiều - Tối) giúp phòng Nhân sự dễ dàng theo dõi và sắp xếp lịch làm việc. Nó giúp đảm bảo mỗi ca luôn đủ nhân sự và việc chấm công không bị chồng chéo.

• Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu bảng chấm công part-time theo ca

Mẫu bảng chấm công theo giờ cho nhiều nhân viên

Mẫu này là một bảng tính tổng hợp, được thiết kế để phòng Nhân sự có thể quản lý giờ làm của nhiều nhân viên trên cùng một trang tính. Mỗi nhân viên sẽ có một sheet riêng hoặc các dòng được phân chia rõ ràng, với một trang tổng hợp (master sheet) tự động cập nhật dữ liệu. Ưu điểm là giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về tình hình nhân sự của cả phòng ban.

• Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu bảng chấm công theo giờ cho nhiều nhân viên

3. Hướng dẫn tạo bảng chấm công theo giờ chính xác nhất

Sử dụng các mẫu có sẵn vô cùng đơn giản. Ngay cả khi bạn không phải là chuyên gia Excel, bạn vẫn có thể dễ dàng tạo ra một bảng chấm công chuyên nghiệp chỉ với 3 bước cơ bản sau đây.

• Bước 1: Chọn mẫu phù hợp và tạo bảng chấm công

Tải về mẫu Excel phù hợp nhất với nhu cầu của công ty từ danh sách trên. Điền các thông tin cơ bản như tên công ty, tháng chấm công, danh sách nhân viên.

• Bước 2: Trích xuất dữ liệu và điền vào bảng chấm công

Dựa trên dữ liệu chấm công thực tế (từ máy chấm công, sổ ghi chép, hoặc file camera),nhập chính xác giờ vào và giờ ra của từng nhân viên vào các ô tương ứng mỗi ngày.

• Bước 3: Tính giờ công theo công thức

Các mẫu của CloudGO đã được cài đặt sẵn công thức. Hệ thống sẽ tự động tính tổng số giờ làm, giờ tăng ca. Bạn chỉ cần kiểm tra lại kết quả ở cột tổng kết cuối cùng.

3 Bước để tạo một bảng chấm công theo giờ chính xác nhất

4. Một số điều cần lưu ý khi tạo mẫu bảng chấm công theo giờ

Để bảng chấm công không chỉ là một công cụ ghi nhận mà còn là một tài liệu có giá trị, đáng tin cậy, phòng Nhân sự cần lưu ý một số điểm quan trọng sau đây khi tạo và sử dụng.

• Phù hợp với hình thức chấm công: Mẫu bảng tính phải tương thích với phương pháp chấm công mà công ty đang áp dụng (vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt, ghi chép...).
• Thể hiện rõ quy định công ty: Bảng chấm công cần thể hiện rõ thời gian làm việc tiêu chuẩn, quy định về giờ nghỉ giải lao, và cách tính lương tăng ca.
• Tuân thủ quy định của Bộ luật Lao động: Đảm bảo số giờ làm thêm không vượt quá quy định của pháp luật để tránh các rủi ro pháp lý.
• Trình bày dễ đọc, dễ tổng hợp: Sử dụng font chữ rõ ràng, màu sắc hợp lý để phân biệt các mục, giúp việc kiểm tra và tổng hợp nhanh chóng hơn.
• Bảo mật thông tin tuyệt đối: Bảng chấm công chứa thông tin cá nhân và lương bổng, cần được lưu trữ an toàn và chỉ chia sẻ với những người có thẩm quyền.
• Kiểm tra và phê duyệt đầy đủ: Luôn phải có chữ ký xác nhận của nhân viên và người quản lý trực tiếp trước khi chuyển cho bộ phận kế toán.
• Chú ý độ chính xác của dữ liệu: Sai một ly đi một dặm. Luôn kiểm tra kỹ dữ liệu đầu vào để đảm bảo kết quả tính toán cuối cùng là chính xác.

Điều cần lưu ý khi tạo một bảng chấm công theo giờ

5. CloudCHECKIN - Giải pháp tạo bảng chấm công, phiếu công tự động

Việc chấm công thủ công bằng Excel tuy hữu ích nhưng vẫn tiềm ẩn rủi ro sai sót do nhập liệu và tốn thời gian tổng hợp. Để giải quyết triệt để vấn đề này, CloudGO mang đến CloudCHECKIN - giải pháp chấm công thông minh và tự động hóa toàn diện cho doanh nghiệp.

• Tạo phiếu công tự động: Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu chấm công và tạo ra phiếu công chi tiết cho từng nhân viên chỉ trong vài giây.
• Quản lý đơn từ online: Nhân viên có thể dễ dàng tạo đơn xin nghỉ phép, đơn xin tăng ca ngay trên ứng dụng di động, quản lý duyệt đơn nhanh chóng.
• Chấm công bằng Camera AI: Áp dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt tiên tiến, đảm bảo việc chấm công chính xác, minh bạch và chống gian lận tuyệt đối.

Chấm công bằng camera AI giúp chính xác, minh bạch và chống gian lận tuyệt đối

6. Câu hỏi thường gặp

Tôi không biết dùng Excel, có thể sử dụng mẫu bảng chấm công này không?

Các mẫu của CloudGO đã được định dạng và cài sẵn công thức. Bạn chỉ cần nhập giờ làm việc, các con số sẽ tự động được tính toán. Ngoài ra, bài viết đã có hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn dễ dàng làm theo.

Làm sao để tính giờ làm việc chính xác nếu nhân viên làm linh hoạt hoặc chia ca?

Bạn nên sử dụng các mẫu được thiết kế riêng cho từng trường hợp như "Mẫu chấm công part-time theo ca" hoặc "Mẫu chấm công theo tuần". Các mẫu này đã chia sẵn các khung thời gian và có cột tổng kết linh hoạt giúp việc tính lương trở nên đơn giản và chính xác hơn.

Có thể dùng mẫu bảng chấm công này để làm căn cứ tính lương không?

Các mẫu bảng chấm công này để làm căn cứ tính lương miễn là dữ liệu được nhập chính xác và có đầy đủ chữ ký xác nhận của người lao động và người quản lý, đây sẽ là một chứng từ hợp lệ để phòng Kế toán thực hiện việc tính và chi trả lương.

Có cách nào tự động hơn để dễ tổng hợp gửi cho kế toán không?

Thay vì gửi từng file Excel riêng lẻ, bạn có thể sử dụng phần mềm chấm công chuyên dụng như CloudCHECKIN. Phần mềm sẽ tự động tổng hợp tất cả dữ liệu, xuất ra báo cáo tổng kết toàn công ty chỉ bằng một cú nhấp chuột, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.

Với 7 mẫu bảng chấm công theo giờ mới nhất mà CloudGO cung cấp, phòng Nhân sự đã có trong tay công cụ hữu ích để chuẩn hóa và cải thiện quy trình ngay lập tức. Đừng dừng lại ở đó, hãy đưa công tác quản lý nhân sự của bạn lên một tầm cao mới bằng cách tự động hóa hoàn toàn với giải pháp CloudCHECKIN. Hãy để công nghệ giải phóng doanh nghiệp của bạn khỏi những bảng tính phức tạp, để có nhiều thời gian hơn cho nhiệm vụ phát triển nhân sự của mình.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/