Phần mềm quản lý nhân sự hay Excel | Đâu là giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp

Ngày nay, việc ứng dụng các phần mềm các công cụ quản lý ngày càng phổ biến rộng rãi. Công nghệ này đã trở thành một đồng minh đắc lực trong việc tối ưu hóa các nhiệm vụ hàng ngày của bộ phận và khai thác dữ liệu để thu được thông tin có giá trị và chiến lược cho công ty.

Phần mềm quản lý nhân sự cũng không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp. Nhưng thực tế cho thấy rằng: Các doanh nghiệp tuy đã quá quen thuộc đối với phần mềm quản lý nhân sự nhưng họ chưa thấy được tầm quan trọng cũng như nhiều lợi ích của nó trong việc quản trị. Việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự cho các doanh nghiệp là cần thiết. Vì không có doanh nghiệp nào không có nhân sự, nhân sự được xem là nguồn tài sản quý báu của doanh nghiệp. Do vậy, việc quản lý nhân sự là thật sự cần thiết.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đang còn đắn đo trong việc quản lý nhân sự, không biết nên sử dụng phần mềm nhân sự nào là phù hợp, hay sử dụng công cụ excel thay cho phần mềm quản lý nhân sự. Bài viết dưới đây sẽ cho bạn thấy được tổng quan về phần mềm nhân sự, lợi ích khi sử dụng nó cũng như trả lời cho câu hỏi “Có nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự thay cho Excel”.

Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Là những ứng dụng của công nghệ thông tin vào việc quản lý nhân sự, quản lý chấm công - tính lương - điểm danh, quản lý lịch nghỉ phép cũng như quản trị phúc lợi cho nhân viên. Ngoài ra, phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ đánh giá năng lực, hiệu suất làm việc của nhân viên để có chính sách thưởng phạt cụ thể.

Phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế để giúp người quản lý lập kế hoạch và thực hiện tất cả các công việc của bộ phận nhân sự một cách hiệu quả nhất có thể.

Nói chung, các hệ thống quản lý đã được tạo ra để tối ưu hóa các quy trình nhân sự nội bộ và đồng thời có được thông tin về cách thức hoạt động của chiến lược của các bộ phận trong công ty. Do đó, việc có những công cụ tốt nhất trong tầm tay là rất quan trọng để bạn có thể đưa các quy trình vào đúng vị trí và đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Quản lý nhân sự bằng phần mềm hay excel?

Hiện nay, công nghệ thông tin đã phát triển, việc quản lý nhân sự bằng những phương pháp mới phù hợp với mục tiêu chuyển đối số nhằm nâng cao giá trị cho doanh nghiệp, giảm chi phí, tối ưu thời gian đồng thời cũng đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Dưới đây là một vài lý do mà CloudGO nhận thấy việc sử dụng Excel không còn tối ưu:

• Excel không tối ưu, phải di chuyển qua lại giữa các sheet gây mất thời gian cũng như dễ nhầm lẫn và bị rối loạn thông tin.

• File Excel không đảm bảo được yếu tố bảo mật. Điều này khiến cho các dữ liệu, tài liệu của doanh nghiệp có thể bị rò rỉ nội dung ra bên ngoài.

• Khả năng tích hợp hầu như bằng 0. Điều này khiến người quản lý phải sử dụng nhiều công cụ quản lý cùng lúc.

• Nhập lộn thông tin trong quá trình nhập liệu thủ công,...

Tuy nhiên, với phần mềm quản lý nhân sự, các hạn chế nêu trên sẽ được giải quyết một cách triệt để. Với các lợi ích ưu việt mà phần mềm quản lý nhân sự đem lại.

Lợi ích

• Tiết kiệm thời gian quản lý và điều hành cho bộ phận HCNS

• Tiết kiệm chi phí thuê nhân sự quản lý

• Giúp ban lãnh đạo quản lý thông tin, hồ sơ nhân sự hiệu quả

• Rút ngắn thời gian làm việc, lên kế hoạch và phân bổ vị trí cho nhân sự dễ dàng hơn

• Quản lý chuyên nghiệp ngay cả khi nhân viên không có mặt tại công ty

• Giám sát thời gian, quá trình làm việc và hiệu quả của nhân sự

Có nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự free?

Việc sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự không mất phí giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí. Nhưng câu hỏi được đặt ra rằng: Liệu các phần mềm miễn phí ấy có thật sự đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp, chất lượng có đảm bảo hay không?

Nhìn chung, các phần mềm miễn phí trên thị trường vẫn đáp ứng được một số tính năng cơ bản. Tuy nhiên, các phần mềm quản lý nhân sự không phải tốn phí lại gặp tình trạng như thiếu tính đồng bộ, nhất quán. Tính bảo mật, ứng dụng chưa cao. Các tính năng nâng cao chưa được hỗ trợ. Hơn nữa, các sự cố không may xảy ra không nhận được bất kỳ sự hỗ trợ nào từ đơn vị sản xuất phần mềm. Việc phải trả thêm chi phí để xử lý các sự cố hoàn toàn có thể xảy ra.

Chính vì lý do đó, tại sao người quản lý là “tiếc” khi phải “sắm cho mình một phần mềm chất lượng”. Phần mềm vừa đáp ứng được tính bảo mật, đồng bộ, sử dụng được trọn bộ các tính năng. Hơn hết, người quản lý, doanh nghiệp còn nhận được sự đảm bảo từ đơn vị cung cấp, sản xuất phần mềm.

CloudCAM - Công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản trị nhân sự cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp đăng lăn tăn trong việc tìm kiếm một giải pháp quản lý nhân sự phù hợp. Với CloudCAM mọi khó khăn của doanh nghiệp đều được giải quyết. Giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự tối ưu và hiệu quả, việc chấm công điểm danh cũng được tối ưu về mặt thời gian, hạn chế được sai sót.

Bên cạnh đó, việc ứng dụng AI camera giúp nhận diện khách hàng / nhân viên tự động một cách chính xác và nhanh chóng. Với lợi thế nhận diện nhanh chóng ngay cả khi đeo khẩu trang, đây được xem là một trong giải pháp chấm công tối ưu nhất hiện nay. Một trong các ứng dụng của AI trong camera giám sát đó là khả năng cảnh báo & thông báo tức thì cho người quản lý.

Giải pháp được ứng dụng công nghệ Cloud giúp dễ dàng tích hợp và triển khai hệ thống một cách nhanh chóng. Cùng với các tính năng vượt trội, hệ thống có thể đáp ứng đa dạng mục đích sử dụng, tối ưu được quá trình vận hành quả quản lý nhân sự từ đó giúp cắt giảm chi phí vận hành

CloudGO - Bộ giải pháp chuyển đổi số tinh gọn