Cách chia ca làm việc: Đảm bảo cân bằng giữa lợi ích doanh nghiệp và sức khỏe đội ngũ

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc tối ưu hóa hiệu suất làm việc là một trong những ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu này, chúng ta không thể chỉ tập trung vào tăng cường năng suất mà còn phải quan tâm đến yếu tố con người - đội ngũ nhân viên.

Chia ca làm việc là một giải pháp phổ biến để đảm bảo hoạt động liên tục của doanh nghiệp, nhưng làm thế nào để cân bằng giữa lợi ích kinh doanh và sức khỏe của nhân viên luôn là một bài toán khó. Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp tìm hiểu những cách chia ca làm việc khoa học, vừa đáp ứng nhu cầu sản xuất, vừa tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên phát triển

>>> Phần mềm chấm công tối ưu quy trình cho doanh nghiệp

Tại sao doanh nghiệp phải chia ca làm việc

Ca làm việc là khoảng thời gian người lao động bắt đầu thực hiện công việc cho đến khi hoàn thành và chuyển giao công việc cho người khác. Cách chia ca làm việc sẽ bao gồm: thời gian chính làm việc - thời gian nghỉ giữa giờ làm.

Việc chia ca làm việc giúp các doanh nghiệp:

1. Tối ưu nguồn nhân lực

Chia ca làm việc giúp doanh nghiệp đảm bảo có đủ nhân sự trong các khung giờ quan trọng. Đặc biệt là các ngành yêu cầu hoạt động 24/7 như sản xuất, bán lẻ, y tế hay dịch vụ. Giúp tránh được tình trạng thiếu nhân sự vào giờ cao điểm hoặc dư thừa nhân lực vào giờ thấp điểm, từ đó tối ưu hóa chi phí vận hành.

Tối ưu nguồn nhân lực

2. Nâng cao năng suất lao động

Nhân viên khi làm việc theo ca có thể được phân bổ thời gian làm việc phù hợp với năng lực và sức khỏe, giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Ví dụ, những người làm ca sáng có thể tận dụng năng lượng đầu ngày. Người làm ca tối có thể tập trung vào các nhiệm vụ ít tương tác hơn

3. Hỗ trợ khách hàng tốt nhất có thể

Trong môi trường kinh doanh, khách hàng có thể yêu cầu hỗ trợ hoặc sử dụng dịch vụ ngoài giờ hành chính. Có cách chia ca làm việc đúng cách giúp doanh nghiệp phục vụ khách hàng liên tục, nâng cao trải nghiệm và mức độ hài lòng của người tiêu dùng.

4. Linh hoạt và cân bằng cho người lao động

Cho phép người lao động lựa chọn thời gian làm việc thích hợp, giúp họ cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người có con nhỏ hoặc trách nhiệm gia đình.

Cân bằng công việc và cuộc sống

5. Tăng khả năng phản ứng linh hoạt với các tình huống bất ngờ

Trong các tình huống như nhu cầu tăng cao bất thường hoặc khủng hoảng, việc chia ca làm việc giúp doanh nghiệp dễ dàng điều phối nhân sự để đáp ứng nhu cầu mà không ảnh hưởng đến các hoạt động vận hành khác.

>>> Chấm công hiệu quả, tính lương chuẩn xác với mẫu bảng chấm công cho mọi công ty

Những khó khăn trong quản lý chia ca làm việc của nhân viên

Quản lý ca làm việc là một phần quan trọng trong vận hành doanh nghiệp, đặc biệt đối với các ngành sản xuất, bán lẻ, y tế, và dịch vụ. Tuy nhiên, doanh nghiệp thường gặp nhiều khó khăn khi áp dụng các cách chia ca làm việc, cụ thể:

1. Lập lịch làm việc phức tạp

Việc phân ca đòi hỏi sự cân đối giữa nhu cầu kinh doanh, khả năng của nhân viên và các quy định lao động.

Nếu thiếu công cụ hỗ trợ, việc lập lịch có thể mất nhiều thời gian và dễ dẫn đến xung đột về thời gian hoặc phân bổ không công bằng, gây bất mãn trong đội ngũ nhân sự.

Lập lịch làm việc phức tạp

2. Tình trạng vắng mặt và thay đổi lịch đột xuất

Vắng mặt không báo trước hoặc yêu cầu thay đổi ca đột xuất khiến kế hoạch làm việc bị xáo trộn. Quản lý phải nhanh chóng tìm người thay thế, điều này làm tăng áp lực và có thể ảnh hưởng đến năng suất lao động.

3. Khó đảm bảo công bằng trong phân ca

Phân ca làm việc không hợp lý có thể gây bất mãn, đặc biệt khi có nhân viên cảm thấy bị phân ca vào những khung giờ ít thuận lợi hơn (như ca đêm hoặc cuối tuần).

Thiếu minh bạch trong quy trình sắp xếp ca làm việc cũng có thể làm giảm sự gắn kết trong đội ngũ.

4. Quản lý nhân sự đa dạng

Trong các doanh nghiệp lớn với lực lượng lao động đa dạng (toàn thời gian, bán thời gian, nhân viên thời vụ),việc đảm bảo tất cả nhân viên được phân ca phù hợp với hợp đồng lao động và nhu cầu cá nhân là một thách thức lớn.

5. Sai sót trong chấm công và tính lương

Với mô hình làm việc theo ca, sai sót trong việc ghi nhận giờ làm thực tế, ca làm thêm, hoặc nghỉ phép dễ xảy ra, đặc biệt nếu doanh nghiệp vẫn sử dụng phương pháp thủ công.

Điều này không chỉ ảnh hưởng đến sự chính xác trong trả lương mà còn gây ra tranh cãi, giảm lòng tin của nhân viên.

Sai sót trong chấm công và tính lương

6. Thiếu công cụ hỗ trợ hiện đại

Nhiều doanh nghiệp chưa đầu tư vào phần mềm quản lý ca làm việc hoặc sử dụng các công cụ lạc hậu như Excel, dẫn đến việc quản lý kém hiệu quả và tốn nhiều thời gian. Thiếu tự động hóa khiến việc quản lý các thay đổi đột xuất trở nên khó khăn hơn.

7. Quy định pháp luật phức tạp

Một số ngành nghề có các quy định nghiêm ngặt về thời gian làm việc và nghỉ ngơi giữa các ca (như không làm việc quá 12 giờ liên tục hoặc nghỉ ít nhất 8 giờ giữa hai ca).

Việc không tuân thủ các quy định này có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt, ảnh hưởng đến uy tín và tài chính.

8. Động lực và sức khỏe của nhân viên giảm sút

Nếu lịch làm việc không được xây dựng khoa học, nhân viên có thể bị quá tải, kiệt sức, hoặc mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

Điều này dẫn đến giảm năng suất, tăng tỷ lệ nghỉ việc và khó giữ chân nhân tài.

Động lực và sức khỏe nhân viên giảm sút

9. Thiếu sự giao tiếp hiệu quả

Nhân viên không nắm rõ lịch làm việc hoặc các thay đổi liên quan đến ca của mình do thông tin không được truyền tải kịp thời. Điều này dẫn đến nhầm lẫn, trễ ca hoặc bỏ lỡ các nhiệm vụ quan trọng.

10. Không đo lường được hiệu quả quản lý ca làm việc

Nhiều doanh nghiệp không có công cụ để theo dõi và đánh giá hiệu quả quản lý ca làm việc. Khiến khó xác định các vấn đề hoặc cải thiện quy trình một cách toàn diện.

>>> Chấm công là gì? Đã đến lúc doanh nghiệp nên sử dụng phương thức chấm công hiện đại hơn

Hướng dẫn cách chia ca làm việc hiệu quả

Việc phân chia ca làm việc một cách hiệu quả không chỉ đơn thuần là sắp xếp thời gian làm việc mà còn đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng đến nhiều yếu tố khác. Dưới đây là những cách chia ca làm việc phổ biến của từng loại hình doanh nghiệp:

Cách chia ca làm việc theo ca 8h/ngày

Để tối ưu hoá lịch làm việc cho các doanh nghiệp hoạt động trong khung giờ hành chính, đặc biệt là các ngành như công nghệ thông tin, marketing agency, hay cơ quan hành chính nhà nước, việc sắp xếp ca làm việc linh hoạt sẽ mang lại hiệu quả cao. Dưới đây là một số mô hình ca làm việc phổ biến, được thiết kế để phù hợp với nhu cầu thực tế:

• Ca sáng sớm: 7:30 sáng - 5:00 chiều (nghỉ trưa 30 phút).

• Ca tiêu chuẩn: 8:00 sáng - 5:30 chiều (nghỉ trưa 1 giờ).

• Ca muộn linh hoạt: 8:30 sáng - 6:00 chiều (nghỉ trưa 1 giờ).

• Ca bắt đầu trễ hơn: 9:00 sáng - 6:30 chiều (nghỉ trưa 1 giờ).

Những khung giờ này không chỉ đảm bảo nhân viên làm việc trong giới hạn giờ hành chính mà còn mang đến sự linh hoạt cần thiết, phù hợp với phong cách làm việc hiện đại. Thời gian nghỉ trưa được điều chỉnh từ 30 phút đến 1 giờ, giúp nhân viên có đủ thời gian nghỉ ngơi, tái tạo năng lượng và sẵn sàng cho công việc buổi chiều. Chính sự hài hòa này sẽ góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên

Cách chia 3 ca làm việc

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp áp dụng mô hình phân chia ca làm việc thành ba khung giờ trong ngày nhằm tuân thủ quy định của Luật Lao động. Đồng thời đảm bảo thời gian làm việc không vượt quá giới hạn cho phép. Mỗi ca kéo dài 8 giờ và được luân phiên giữa 4 nhóm nhân viên, cụ thể như sau:

• Ca sáng: 6:00 sáng - 2:00 chiều

• Ca chiều: 2:00 chiều - 10:00 tối

• Ca đêm: 10:00 tối - 6:00 sáng hôm sau

Các nhóm nhân viên thay phiên đảm nhận các ca làm việc này, giúp mỗi nhóm có đủ 24 giờ nghỉ ngơi sau khi hoàn thành ca làm việc 8 tiếng. Ngoài ra, tùy thuộc vào tính chất hoạt động của doanh nghiệp, các ca làm việc có thể được điều chỉnh linh hoạt, bao gồm thời gian nghỉ giữa ca hoặc chia thành các ca ngắn hơn để đáp ứng nhu cầu cụ thể. Tối ưu hóa hiệu suất và sự phù hợp với từng môi trường làm việc

Cách chia 2 ca làm việc

Phân chia ca gãy

Mô hình ca gãy được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực Nhà hàng – Khách sạn, cho phép nhân viên làm việc trong hai khung giờ riêng biệt trong ngày thay vì liên tục 8 tiếng. Thời gian làm việc thường được sắp xếp như sau: 10h-14h và 18h-22h, hoặc 8h-12h và 17h-21h, tùy vào quy định cụ thể của từng doanh nghiệp.

Phân chia ca kíp

Các doanh nghiệp áp dụng ba cách sắp xếp ca kíp khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm ngành nghề và số lượng nhân viên:

1. Chia 3 ca với 4 kíp:
   Phương pháp này thường áp dụng trong các ngành như dệt may, lắp ráp linh kiện điện tử. Nhân viên được chia thành 4 kíp và luân phiên làm việc qua các ca:

   • Ngày 1: Ca 1 – Kíp 1, Ca 2 – Kíp 2, Ca 3 – Kíp 3.

   • Ngày 2: Ca 1 – Kíp 4, Ca 2 – Kíp 1, Ca 3 – Kíp 2.

2. Chia 3 ca với 5 kíp:
   Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có đông nhân viên nhưng khối lượng công việc ít hơn. Tương tự cách chia 3 ca – 4 kíp, nhưng có thêm một kíp bổ sung để tạo sự linh hoạt hơn trong việc phân ca.

3. Chia 2 ca với 3 kíp:
   Phương án này phù hợp với tổ chức có số lượng nhân viên hạn chế. Hai ca làm việc được phân như sau:

   • Ca ngày: 6h sáng - 18h.

   • Ca đêm: 18h - 6h sáng hôm sau.

Các phương pháp này được xây dựng để đảm bảo sự linh hoạt, tối ưu hoá nguồn lực lao động và đáp ứng nhu cầu hoạt động đặc thù của từng ngành nghề

>>> Mẫu chia ca làm việc trong excel: Mẫu bảng chấm công 3 ca.xlsx

Những điều cần lưu ý khi chia ca làm việc cho nhân viên

Việc sắp xếp ca làm việc không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất của doanh nghiệp mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự hài lòng và sức khỏe của nhân viên. Một lịch làm việc hợp lý không chỉ tối ưu hóa nguồn lực mà còn tạo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cho người lao động. Dưới đây là những điều quan trọng cần lưu ý khi thiết kế và quản lý lịch làm việc theo ca:

1. Hiểu rõ tính chất công việc và đặc thù ngành nghề

Mỗi ngành nghề có những yêu cầu riêng biệt trong cách chia ca làm việc. Một mô hình phù hợp không chỉ đảm bảo công việc được hoàn thành suôn sẻ mà còn tăng cường hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực. Ví dụ:

• Lĩnh vực sản xuất và công nghiệp: Các nhà máy sản xuất thường hoạt động liên tục, yêu cầu sắp xếp ca theo mô hình 3 ca (6 giờ sáng - 14 giờ chiều, 14 giờ chiều - 22 giờ đêm, 22 giờ đêm - 6 giờ sáng hôm sau). Mô hình này đảm bảo máy móc không ngừng vận hành và phân bổ đều áp lực làm việc cho nhân viên.

• Ngành dịch vụ như Nhà hàng – Khách sạn: Thường áp dụng ca gãy để tối ưu hóa nhân lực trong các khung giờ cao điểm (ví dụ: từ 10 giờ sáng - 14 giờ chiều và 18 giờ tối - 22 giờ đêm). Điều này phù hợp với nhu cầu phục vụ khách hàng theo giờ ăn uống hoặc sự kiện.

• Công nghệ thông tin, agency marketing: Các ngành làm việc trong khung giờ hành chính có thể sử dụng các ca cố định (8 giờ sáng - 5 giờ chiều hoặc 9 giờ sáng - 6 giờ tối).

Hãy phân tích khối lượng công việc trong ngày, tuần hoặc tháng để chọn mô hình phù hợp, đảm bảo công việc không bị đình trệ và nhân viên không bị quá tải.

Hiểu rõ tính chất công việc và đặc thù ngành nghề

2. Tuân thủ quy định của Luật Lao động

Chia ca làm việc cần được thực hiện trong khuôn khổ pháp luật để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên và tránh những rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Ở Việt Nam, theo quy định hiện hành, thời gian làm việc của nhân viên không được vượt quá:

• 48 giờ/tuần đối với người lao động thông thường.

• 12 giờ/ngày nếu có làm thêm giờ, với giới hạn tối đa 200-300 giờ làm thêm mỗi năm (tùy ngành nghề).

Ngoài ra, cần đảm bảo thời gian nghỉ ngơi giữa các ca làm việc, đặc biệt với các ca đêm (22h-6h sáng hôm sau),nhằm tránh ảnh hưởng đến sức khỏe của người lao động.

Doanh nghiệp cần lập kế hoạch chia ca với thời lượng phù hợp, đảm bảo tổng số giờ làm việc không vượt quá quy định. Sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự hiện đại để theo dõi và đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định này.

>>> Top 13 Phần mềm chấm công trên điện thoại miễn phí, chuyên nghiệp bạn nhất định phải thử

3. Cân bằng giữa hiệu suất làm việc và sức khỏe nhân viên

Nghiên cứu từ Tổ chức Y tế Thế giới (WHO) cho thấy, làm việc quá nhiều hoặc luân phiên ca không khoa học có thể gây ra các vấn đề như:

• Mất ngủ, căng thẳng.

• Suy giảm khả năng tập trung, ảnh hưởng đến hiệu suất.

• Nguy cơ mắc các bệnh mãn tính, đặc biệt ở những người thường xuyên làm ca đêm.

Hãy đảm bảo nhân viên có thời gian nghỉ ngơi đủ giữa các ca. Ví dụ, sau khi làm việc 8 tiếng, nên cho nhân viên nghỉ ít nhất 12-24 tiếng trước khi bắt đầu ca tiếp theo. Cân nhắc hạn chế số lần nhân viên làm ca đêm liên tiếp, ưu tiên luân phiên giữa các ca sáng, chiều, và đêm để giúp cơ thể nhân viên có thời gian thích nghi

Cân bằng hiệu suất làm việc và sức khỏe cho nhân viên

4. Lắng nghe ý kiến và ưu tiên sự linh hoạt

Nhân viên thường có những nhu cầu khác nhau về thời gian làm việc, như chăm sóc gia đình, học tập hoặc sở thích cá nhân. Một nghiên cứu từ Harvard Business Review cho thấy, nhân viên được tham gia vào quá trình thiết kế lịch làm việc sẽ có mức độ hài lòng cao hơn 30% so với những người không có tiếng nói. Điều này sẽ giúp nhân viên cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân. Có môi trường làm việc thoải mái, phù hợp với nhu cầu.

Doanh nghiệp nên có những buổi tổ chức khảo sát ý kiến của nhân viên trước khi triển khai lịch làm việc mới. Cân nhắc áp dụng lịch làm việc linh hoạt hoặc cho phép nhân viên hoán đổi ca với nhau trong trường hợp cần thiết.

5. Sử dụng công nghệ hỗ trợ quản lý ca làm việc

Những phần mềm quản lý nhân sự hiện đại như CloudCHECKIN, KMS, hoặc ứng dụng quản lý thời gian của Microsoft 365, giúp tự động hóa quá trình phân ca và giám sát giờ làm việc của nhân viên. Các công cụ này không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh lịch làm việc theo thời gian thực.

Lợi ích khi áp dụng công nghệ:

• Tự động phân chia ca làm việc dựa trên ưu tiên của nhân viên và nhu cầu công việc.

• Dễ dàng theo dõi số giờ làm việc để đảm bảo tuân thủ luật pháp.

• Gửi thông báo về lịch làm việc qua email hoặc ứng dụng di động, tránh nhầm lẫn.

Chẳng cần phải tốn nhiều thời gian với những file excel, doanh nghiệp cần chuyển đổi tự động hóa sang sử dụng phần mềm chấm công để quản lý các ca làm việc được hiệu quả hơn. Hiện nay, có khá nhiều phần mềm chấm công hỗ trợ cách chia ca làm việc. Trong đó có CloudCHECKIN - giải pháp chấm công đa kênh cho doanh nghiệp. Giải pháp hỗ trợ:

Phân ca làm việc tự động

Phần mềm chấm công CloudCHECKIN cung cấp cơ chế phân ca làm việc phù cho mọi hình thức tổ chức ca làm việc trong công ty:

• Phân ca làm việc theo tuần, tháng: phù hợp cho các bộ phận có ca linh hoạt, thường xuyên thay đổi trong thời gian ngắn ( công nhân, nhân viên part-time,... )

• Phân ca làm việc theo hợp đồng: phân ca xuyên suốt trong thời gian hợp đồng lao động, có sự biến động nhỏ nhưng không liên tục. Áp dụng cho khối văn phòng, back office, hành chính

Điều động ca làm việc linh hoạt

Phần mềm chấm công CloudCHECKIN cũng đáp ứng cho nhu cầu điều động nhân sự hỗ trợ làm việc cho 1 vị trí, bộ phận khác linh hoạt giữa các đơn vị, cơ sở, chi nhánh khác nhau trong 1 thời gian ngắn, Sau thời gian điều động sẽ quay lại vị trí làm việc ban đầu. Ví dụ:

• Điều động bảo vệ qua tòa nhà khác hỗ trợ trực. Sau thời gian điều động sẽ quay lại tòa nhà cũ làm việc

• Điều động công nhân qua xưởng khác hỗ trợ sản xuất đơn hàng. Sau khi sản xuất xong đơn hàng sẽ quay lại xưởng cũ làm việc

• Điều động nhân sự đi công tác, …..

Đặc biệt, Phần mềm chấm công CloudCHECKIN cung cấp thêm ứng dụng di động với nhiều tiện lợi dành cho cả nhân viên và các cấp quản lý::

• Sử dụng cho cả hệ điều hành android và IOS

• Thực hiện chấm công qua wifi, gps, camera device.

• Tra cứu ca làm việc, nhật ký chấm công, tình trạng chấm công hay các bất thường trong chấm công nhanh chóng

• Tạo/duyệt và theo dõi đơn từ ngay trên điện thoại: đổi ca, chuyển ca, bổ sung chấm công, xin phép, xin tăng ca,...

• Xác nhận phiếu công, tra cứu & phản hồi phiếu công.

• Báo cáo chấm công, tổng hợp chấm công, chi tiết chấm công

Các doanh nghiệp có nhân viên làm ca đêm, ca xoay hoặc làm việc theo giờ, theo nhiều địa điểm như công ty dịch vụ bảo vệ, thi công công trình, tổ chức sự kiện, công ty dịch vụ vận tải, quán cafe, công ty sản xuất may mặc... thì áp dụng CloudCHECKIN để chấm công sẽ là một giải pháp tối ưu, tiết kiệm rất nhiều thời gian và nguồn lực chấm công.

>>> Đăng ký dùng thử miễn phí 14 ngày

6. Đánh giá và điều chỉnh thường xuyên

Không có cách chia ca làm việc nào hoàn hảo ngay từ đầu. Việc đánh giá định kỳ lịch làm việc, kết hợp với phản hồi từ nhân viên, sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện mô hình chia ca và tăng hiệu quả hoạt động.

Doanh nghiệp nên thực hiện khảo sát định kỳ về mức độ hài lòng của nhân viên với lịch làm việc. Đo lường hiệu suất làm việc theo từng ca để xác định các khung giờ “vàng”. Cũng như đưa ra các chính sách thưởng cho nhân viên làm việc trong ca đêm hoặc ca gãy để khuyến khích tinh thần làm việc.

Kết luận

Việc chia ca làm việc không chỉ là bài toán quản lý nhân sự mà còn là nghệ thuật cân bằng giữa hiệu suất kinh doanh và sự hài lòng của nhân viên. Một lịch làm việc được thiết kế khoa học, linh hoạt và có sự đồng thuận từ đội ngũ nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp đạt được thành công lâu dài.

Một doanh nghiệp phát triển bền vững luôn bắt đầu từ sự hài lòng của người lao động!