Top 12+ Kỹ năng quản lý đội nhóm quan trọng cho nhà lãnh đạo hiện đại

Theo báo cáo State of the Global Workplace 2023 của Gallup, có đến 70% mức độ gắn kết của nhân viên phụ thuộc vào người quản lý trực tiếp. Một ví dụ gần gũi có thể thấy trong một nhóm làm việc nhỏ: khi quản lý thường xuyên lắng nghe, hỗ trợ và phản hồi kịp thời, nhân viên cảm thấy được trân trọng và có động lực làm việc hơn. Ngược lại, nếu quản lý thiếu sự quan tâm hoặc giao tiếp không rõ ràng, nhân viên dễ mất hứng thú và có xu hướng rời bỏ công ty.

Trong bối cảnh môi trường làm việc thay đổi nhanh chóng, kỹ năng quản lý đội nhóm không chỉ là lợi thế mà còn là điều kiện tiên quyết để duy trì hiệu suất và giữ chân nhân tài. Nếu bạn đang quản lý một nhóm nhỏ, mới bắt đầu vai trò lãnh đạo hoặc đang gặp khó khăn trong việc giao việc hiệu quả và giữ chân nhân viên giỏi, bài viết này dành cho bạn. Chúng tôi sẽ chia sẻ hơn 12 kỹ năng cốt lõi giúp bạn dẫn dắt đội nhóm linh hoạt, đồng thời xây dựng môi trường làm việc gắn kết và hiệu quả cao.

1. Kỹ năng quản lý đội nhóm là gì?

Kỹ năng quản lý đội nhóm là khả năng của người quản lý trong việc dẫn dắt, phân công và hỗ trợ các thành viên để cùng nhau đạt được mục tiêu chung. Nói đơn giản, đó là cách bạn phối hợp con người sao cho “đội mạnh hơn từng cá nhân cộng lại”.

Không cần phải là sếp lớn mới cần kỹ năng này chỉ cần bạn làm việc với người khác và chịu trách nhiệm cho kết quả chung, thì bạn đang quản lý một đội nhóm.

Kỹ năng quản lý đội nhóm - “đội mạnh hơn từng cá nhân cộng lại”

Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý đội nhóm

Kỹ năng quản lý đội nhóm đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả làm việc và phát triển bền vững của tổ chức. Dưới đây là một số lý do chính thể hiện tầm quan trọng này:

• Thúc đẩy hiệu suất cá nhân và tập thể: Các Nhóm được dẫn dắt tốt thường có năng suất cao hơn, theo nghiên cứu của Gallup, năng suất có thể tăng khoảng 20% so với nhóm thiếu sự định hướng rõ ràng.

• Giữ chân nhân sự – giảm tỷ lệ nghỉ việc: Khoảng 75% nhân viên nghỉ việc do mối quan hệ không tốt với cấp trên trực tiếp, không phải vì công ty (Gallup).

• Tạo môi trường làm việc tích cực, giảm xung đột: Khi vai trò và trách nhiệm được phân định rõ ràng, cùng với giao tiếp hiệu quả, các mâu thuẫn nội bộ được hạn chế, đồng thời tinh thần hợp tác được nâng cao.

• Gắn kết mục tiêu công ty với hành động của từng thành viên: Người quản lý có kỹ năng giúp nhân viên hiểu rõ vai trò và ý nghĩa công việc của mình, từ đó tăng tính chủ động và cam kết trong công việc.

Ví dụ thực tế tại CloudGO, sau khi triển khai mô hình quản lý 1-1 thường xuyên giữa leader và nhân viên, tỷ lệ nghỉ việc đã giảm 30% trong 6 tháng đầu, đồng thời mức độ hài lòng nội bộ tăng đáng kể theo khảo sát nội bộ quý 1/2024.

Khi vai trò và trách nhiệm được phân định rõ ràng, cùng với giao tiếp hiệu quả, các mâu thuẫn nội bộ được hạn chế và tinh thần hợp tác được nâng cao – điều này là một phần cốt lõi trong quản lý nhân sự toàn diện mà các nhà lãnh đạo hiện đại cần chú trọng.

Kỹ năng quản lý đội nhóm đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả công việc

Phân biệt quản lý đội nhóm và quản lý dự án

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm quản lý đội nhóm và quản lý dự án vì cả hai đều liên quan đến việc phối hợp con người và đạt được mục tiêu tiêu chung. Tuy nhiên, mỗi vai trò có mục tiêu, phạm vi và phương pháp tiếp cận riêng biệt, đòi hỏi sự hiểu biết rõ ràng để áp dụng hiệu quả.

Quản lý đội nhóm tập trung vào phát triển con người và duy trì sự ổn định lâu dài của đội ngũ, trong khi quản lý dự án hướng đến việc hoàn thành các mục tiêu cụ thể trong khung thời gian nhất định. Để vận hành hiệu quả, một nhà lãnh đạo cần kết hợp linh hoạt cả hai kỹ năng này.

2. 12 Kỹ năng quản lý đội nhóm hiệu quả cho nhà lãnh đạo xuất sắc

Để quản lý đội nhóm hiệu quả, nhà lãnh đạo không chỉ cần các kỹ năng chuyên môn mà còn phải hiểu và áp dụng phương pháp làm việc nhóm hiệu quả nhằm tăng tính phối hợp và tinh thần đồng đội. Dưới đây là 12 kỹ năng quan trọng mà mỗi nhà lãnh đạo cần phát triển:

Kỹ năng 1. Tập trung vào phục vụ hơn là quản lý

Lãnh đạo phục vụ không tập trung vào việc kiểm soát, mà hướng đến việc hỗ trợ và tạo điều kiện cho đội nhóm phát triển toàn diện. Giao tiếp hiệu quả trong phong cách này có thể hiểu là quá trình trao đổi hai chiều, nơi lãnh đạo không chỉ truyền đạt thông tin mà còn chủ động lắng nghe, thấu hiểu và phản hồi phù hợp.

Một mô hình phổ biến minh họa cho giao tiếp hiệu quả trong lãnh đạo phục vụ là mô hình Giao tiếp chủ động, trong đó lãnh đạo tập trung vào việc lắng nghe không phán xét, đặt câu hỏi mở và phản hồi mang tính xây dựng.

Ví dụ thực tế tại công ty CloudGO: Trong cuộc họp nhóm Marketing, trưởng phòng không chỉ giao nhiệm vụ mà còn hỏi “Tôi có thể giúp gì để bạn làm việc hiệu quả hơn?” và “Bạn gặp khó khăn gì cần hỗ trợ?” Cách làm này giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và chủ động đề xuất giải pháp.

Để rèn luyện giao tiếp hiệu quả theo lãnh đạo phục vụ, bạn có thể áp dụng các bước sau:

• Thường xuyên đặt câu hỏi hỗ trợ: Chủ động hỏi “Tôi có thể hỗ trợ gì cho bạn?” để mở cửa cho sự chia sẻ.

• Lắng nghe nhu cầu và khó khăn: Tập trung tiếp nhận thông tin từ thành viên mà không vội vàng đánh giá hay đưa ra giải pháp ngay lập tức.

• Ưu tiên phát triển con người: Tạo điều kiện để nhân viên học hỏi và phát triển kỹ năng trước khi đặt ra các yêu cầu về kết quả công việc.

Những hành động này không chỉ giúp xây dựng niềm tin mà còn tăng tính tự chủ và thúc đẩy sự chủ động trong đội ngũ, góp phần tạo nên môi trường làm việc tích cực và hiệu quả hơn.

Kỹ năng lãnh đạo tập trung vào phục vụ hơn là quản lý

Kỹ năng 2. Cập nhật, học hỏi liên tục

Một nhà quản lý hiệu quả luôn chủ động học hỏi để bắt kịp những thay đổi nhanh chóng của thị trường, công nghệ và cách vận hành đội nhóm. Việc cập nhật kiến thức không chỉ giúp đưa ra quyết định chính xác mà còn hỗ trợ đội nhóm thích nghi nhanh hơn với môi trường làm việc mới.

Ví dụ thực tế: Một trưởng nhóm tại công ty CloudGO đã chủ động học về trí tuệ nhân tạo (AI) và áp dụng công cụ AI vào quy trình quản lý dự án. Nhờ đó, nhóm của anh cải thiện được khả năng phân bổ công việc và theo dõi tiến độ, đồng thời giảm thiểu thời gian họp hành không cần thiết, giúp tăng hiệu suất làm việc rõ rệt.

Cách rèn luyện:

• Đọc sách, tham gia các khóa học ngắn hạn về quản lý, công nghệ, và kỹ năng mềm

• Đăng ký theo dõi các chuyên gia hoặc kênh podcast uy tín để cập nhật xu hướng mới.

• Áp dụng thử những kiến thức mới vào thực tế nhóm của mình để kiểm nghiệm và điều chỉnh phù hợp.

Việc duy trì thói quen học hỏi liên tục là yếu tố then chốt giúp nhà quản lý và đội nhóm luôn linh hoạt, sáng tạo trong công việc.

Kỹ năng chủ động học hỏi để bắt kịp những thay đổi nhanh chóng của thị trường

Kỹ năng 3. Đặt tính minh bạch lên hàng đầu

Minh bạch trong thông tin, kỳ vọng và quyết định là yếu tố then chốt để xây dựng sự tin cậy trong đội nhóm. Khi nhân sự được tiếp cận đầy đủ và rõ ràng về “chuyện gì đang diễn ra”, họ cảm thấy an tâm và chủ động hơn trong công việc.

Một mô hình quản lý minh bạch nổi tiếng là Radical Transparency của Ray Dalio – nhà sáng lập Bridgewater Associates. Triết lý này đề cao việc công khai thông tin ở mọi cấp độ, bao gồm cả những phản hồi thẳng thắn, sai sót hay quyết định khó khăn.

Ví dụ, tại Bridgewater, mọi cuộc họp đều được ghi âm và chia sẻ rộng rãi trong nội bộ, giúp nhân viên hiểu rõ bối cảnh và lý do đằng sau các quyết định. Điều này tạo ra một môi trường làm việc trung thực, nơi mọi người có thể đóng góp ý kiến và học hỏi lẫn nhau.

Cách rèn luyện:

• Truyền đạt rõ ràng các mục tiêu, tiến độ, và thay đổi trong đội nhóm.

• Trả lời thẳng thắn, trung thực trong các buổi họp và trao đổi.

• Xây dựng văn hóa “nói thật” không giấu giếm thông tin quan trọng, khuyến khích phản hồi cởi mở.

Áp dụng tính minh bạch không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn củng cố niềm tin và sự gắn kết lâu dài trong tổ chức.

Kỹ năng đặt tính minh bạch lên hàng đầu

Kỹ năng 4. Trao quyền

Trao quyền không chỉ đơn giản là giao nhiệm vụ kèm theo quyền quyết định, mà còn là sự điều chỉnh phong cách lãnh đạo phù hợp với năng lực và mức độ sẵn sàng của từng thành viên trong nhóm.

Mô hình Lãnh đạo Tình huống của Hersey và Blanchard nhấn mạnh rằng, để trao quyền hiệu quả, nhà lãnh đạo cần đánh giá đúng giai đoạn phát triển của nhân viên - từ chưa có kỹ năng đến đã thành thạo và điều chỉnh mức độ hỗ trợ hay kiểm soát tương ứng.

Ví dụ, khi giao cho một nhân viên mới xây dựng kế hoạch triển khai, thay vì làm thay hoặc kiểm soát từng bước, nhà quản lý sẽ trao quyền tự chủ đồng thời cung cấp hướng dẫn cụ thể phù hợp với trình độ của họ. Qua đó, nhân viên cảm thấy được tin tưởng và có động lực phát triển năng lực, đồng thời chịu trách nhiệm rõ ràng với kết quả công việc.

Cách rèn luyện:

• Bắt đầu trao quyền từ những nhiệm vụ nhỏ, phù hợp với khả năng hiện tại của nhân viên.

• Hạn chế can thiệp quá sớm, chỉ hỗ trợ khi được yêu cầu hoặc khi cần thiết.

• Đặt niềm tin vào năng lực của người được giao và khuyến khích họ tự chủ trong công việc.

Kỹ năng 5. Lắng nghe tích cực và giao tiếp hiệu quả

Lắng nghe tích cực không chỉ đơn thuần là nghe để trả lời mà là nghe để thật sự hiểu và kết nối với người nói. Mô hình “3 cấp độ lắng nghe” trong coaching giúp làm rõ chiều sâu của kỹ năng này:

• Cấp độ 1. Lắng nghe bằng tai: Chú ý vào từ ngữ và thông tin được truyền đạt.

• Cấp độ 2. Lắng nghe bằng mắt: Quan sát ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm và cảm xúc của người nói.

• Cấp độ 3. Lắng nghe bằng trái tim: Cảm nhận và thấu hiểu sâu sắc những suy nghĩ, cảm xúc tiềm ẩn bên trong.

Ví dụ thực tế, thay vì ngắt lời khi một thành viên chia sẻ áp lực công việc, bạn có thể ghi nhận cảm xúc của họ bằng cách nói: “Tôi hiểu bạn đang cảm thấy áp lực vì…”. Câu nói này thể hiện sự đồng cảm và giúp người nói cảm thấy được tôn trọng và an tâm hơn.

Cách rèn luyện:

• Duy trì giao tiếp bằng mắt, gật đầu và đặt câu hỏi mở để làm rõ ý người nói.

• Tránh ngắt lời hoặc phán xét trong khi người khác đang chia sẻ

• Tóm tắt lại những điểm chính vừa nghe được để đảm bảo hiểu đúng và tạo sự đồng thuận.

Áp dụng lắng nghe tích cực theo mô hình này giúp xây dựng mối quan hệ làm việc hiệu quả, tăng sự tin tưởng và thúc đẩy giao tiếp cởi mở trong đội nhóm.

Kỹ năng lắng nghe tích cực và giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng 6. Trí tuệ cảm xúc và quản lý xung đột

Trí tuệ cảm xúc (EQ) là khả năng nhận biết và kiểm soát cảm xúc của bản thân, đồng thời thấu hiểu và ảnh hưởng đến cảm xúc của người khác. Daniel Goleman đã xác định 5 thành phần chính của EQ, bao gồm:

1. Tự nhận thức: Hiểu rõ cảm xúc và ảnh hưởng của chúng đến hành vi.

2. Tự điều chỉnh: Kiểm soát và quản lý cảm xúc một cách phù hợp.

3. Động lực: Duy trì sự nhiệt huyết và kiên trì với mục tiêu.

4. Đồng cảm: Nhận biết và hiểu cảm xúc của người khác.

5. Kỹ năng xã hội: Quản lý mối quan hệ và giao tiếp hiệu quả

Trong quản lý xung đột, một nhà lãnh đạo có EQ cao sẽ không chỉ tìm hiểu nguyên nhân mâu thuẫn mà còn biết cách điều chỉnh cảm xúc bản thân (tự điều chỉnh),đồng cảm với các bên liên quan và sử dụng kỹ năng xã hội để dẫn dắt cuộc trao đổi một cách xây dựng, giúp các bên hiểu và tôn trọng nhau hơn.

Ví dụ thực tế: Khi xảy ra mâu thuẫn trong nhóm, thay vì đổ lỗi, người quản lý sẽ tạm dừng để nhận diện cảm xúc cá nhân, hỏi “Tại sao người kia lại hành xử như vậy?” với thái độ đồng cảm, và tổ chức buổi phản hồi cởi mở nhằm giải tỏa căng thẳng.

Cách rèn luyện:

• Tập nhận biết và quan sát cảm xúc của bản thân trước khi phản ứng.

• Học cách đặt câu hỏi để hiểu sâu hơn về cảm xúc và hành vi của người khác.

• Tổ chức các buổi trao đổi, phản hồi cởi mở nhằm xây dựng sự tin tưởng và giảm thiểu xung đột.

Tham khảo thêm cách quản lý nhân viên cứng đầu để có hướng xử lý hiệu quả.

Kỹ năng quản lý xung đột

Kỹ năng 7. Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng hướng đến “phỏng vấn cho văn hóa”

Phỏng vấn tuyển dụng không chỉ là bước đánh giá kỹ năng chuyên môn mà còn là cơ hội để xác định mức độ phù hợp của ứng viên với văn hóa và giá trị của đội nhóm.

“Phỏng vấn cho văn hóa” có nghĩa là tìm hiểu xem ứng viên có chia sẻ những giá trị cốt lõi, thái độ làm việc và cách tiếp cận phù hợp với môi trường làm việc hiện tại hay không. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro tuyển sai người, tiết kiệm chi phí và góp phần xây dựng đội ngũ bền vững.

Ví dụ thực tế: Một nhà quản lý tại công ty CloudGO không chỉ hỏi ứng viên về kinh nghiệm và kỹ năng, mà còn đặt câu hỏi về cách ứng viên xử lý tình huống khó khăn trong nhóm hoặc cách họ phản ứng với thay đổi. Qua đó, nhà quản lý đánh giá được tư duy, thái độ và sự phù hợp với văn hóa làm việc linh hoạt, sáng tạo của công ty.

Cách rèn luyện:

• Chuẩn bị trước bộ câu hỏi đánh giá kỹ năng chuyên môn và giá trị cá nhân, tập trung vào hành vi và thái độ.

• Sử dụng kỹ thuật STAR (Situation – Task – Action – Result) để khai thác trải nghiệm thực tế của ứng viên.

• Mời thêm 1–2 thành viên trong nhóm cùng tham gia phỏng vấn để có góc nhìn đa chiều và khách quan hơn.

Việc phỏng vấn có trọng tâm vào văn hóa giúp nhà quản lý chọn được ứng viên không chỉ giỏi chuyên môn mà còn hòa nhập và phát triển cùng đội nhóm.

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng

Kỹ năng 8. Thiết lập mục tiêu và quản lý hiệu suất

Thiết lập mục tiêu và quản lý hiệu suất là kỹ năng quan trọng giúp đảm bảo từng thành viên trong đội nhóm làm đúng việc, đúng hướng, góp phần đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

Một trong những mô hình phổ biến và hiệu quả hiện nay là OKRs (Objectives and Key Results),giúp xác định mục tiêu rõ ràng (Objectives) và các kết quả then chốt (Key Results) đo lường được tiến độ. Bên cạnh đó, hệ thống KPI (Key Performance Indicators) hỗ trợ theo dõi hiệu suất cụ thể của từng cá nhân hoặc bộ phận.

Ví dụ thực tế: Một trưởng nhóm Sales tại CloudGO áp dụng mô hình OKRs để đặt mục tiêu quý cho đội ngũ, kết hợp với KPI cá nhân để đánh giá hiệu quả công việc. Họ tổ chức các buổi check-in định kỳ hàng tuần để cập nhật tiến độ và điều chỉnh kế hoạch kịp thời, thay vì chỉ chờ đến kỳ đánh giá cuối kỳ.

Cách rèn luyện:

• Thiết lập mục tiêu rõ ràng, cụ thể theo tiêu chí SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Thực tế, Thời hạn).

• Áp dụng mô hình OKRs để liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu chung của đội nhóm.

• Tổ chức họp 1-1 định kỳ (hàng tuần hoặc hai tuần một lần) để theo dõi tiến độ và hỗ trợ kịp thời.

• Ghi nhận và phản hồi liên tục dựa trên tiến độ, tránh trì hoãn đến kỳ đánh giá cuối cùng.

Kỹ năng quản lý hiệu suất

Kỹ năng 9. Quản lý thời gian

Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp nhà lãnh đạo ưu tiên công việc quan trọng mà còn tạo điều kiện để làm việc sâu (Deep Work) trạng thái tập trung cao độ, không bị gián đoạn, giúp nâng cao chất lượng và hiệu suất công việc.

Một trong những phương pháp phổ biến là Time Blocking phân chia khung giờ cố định trong ngày dành riêng cho từng loại công việc, đặc biệt là các nhiệm vụ chiến lược cần sự tập trung cao.

Ví dụ thực tế: Một nhân sự tại CloudGO áp dụng Time Blocking bằng cách dành 2 tiếng vào buổi sáng để làm việc chiến lược, tắt thông báo email và tin nhắn trong khoảng thời gian này, giúp tránh bị gián đoạn và hoàn thành công việc quan trọng hiệu quả hơn.

Cách rèn luyện:

• Ưu tiên công việc theo nguyên tắc Eisenhower hoặc Ma trận quan trọng – khẩn cấp để xác định việc cần tập trung trước.

• Sử dụng công cụ quản lý thời gian như Notion, Trello hoặc lịch điện tử để lập kế hoạch và phân bổ thời gian rõ ràng.

• Áp dụng Time Blocking để dành khung giờ làm việc sâu, tránh đa nhiệm và phân tán sự chú ý.

• Gộp các công việc tương tự vào cùng một khung thời gian để tiết kiệm năng lượng và tăng hiệu quả.

Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng 10. Ra quyết định

Ra quyết định là kỹ năng nền tảng, đặc biệt quan trọng khi phải đối mặt với áp lực hoặc thiếu thông tin đầy đủ. Để nâng cao chất lượng quyết định, nhà lãnh đạo có thể áp dụng các kỹ thuật hỗ trợ như:

• Ma trận ra quyết định (Decision Matrix): Giúp đánh giá và so sánh các phương án dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, từ đó chọn lựa phương án tối ưu.

• Nguyên tắc 80/20 (Pareto Principle): Tập trung vào 20% yếu tố quan trọng nhất tạo ra 80% kết quả, giúp ưu tiên các quyết định có tác động lớn nhất.

• Phương pháp Delphi: Thu thập ý kiến từ nhóm chuyên gia qua nhiều vòng phản hồi để đạt được sự đồng thuận trong những quyết định phức tạp.

Cách rèn luyện:

• Xác định rõ mục tiêu và tiêu chí cần đạt trước khi ra quyết định.

• Liệt kê các phương án khả thi và phân tích ưu/nhược điểm bằng ma trận ra quyết định hoặc các công cụ tương tự.

• Tham khảo ý kiến từ những người có kinh nghiệm hoặc chuyên môn qua phương pháp Delphi khi cần thiết, nhưng luôn sẵn sàng chịu trách nhiệm cuối cùng.

Việc áp dụng các kỹ thuật ra quyết định giúp nhà lãnh đạo đưa ra lựa chọn chính xác, giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả vận hành đội nhóm.

Kỹ năng ra quyết định

Kỹ năng 11. Xây dựng văn hóa nhóm tích cực

Văn hóa nhóm tích cực tạo nên môi trường làm việc an toàn, tôn trọng và khuyến khích mọi thành viên đóng góp hết mình. Theo mô hình Competing Values Framework (CVF),văn hóa tổ chức có thể được phân thành bốn loại chính: Clan (Gia đình),Adhocracy (Sáng tạo),Market (Kết quả) và Hierarchy (Cấu trúc). Để xây dựng văn hóa nhóm tích cực, nhà lãnh đạo cần tập trung phát triển các giá trị thuộc văn hóa Clan, nhấn mạnh sự gắn kết, hỗ trợ và phát triển cá nhân.

Cách rèn luyện:

• Xây dựng và duy trì các giá trị nhóm như trung thực, hợp tác và học hỏi liên tục, phù hợp với văn hóa Clan trong CVF.

• Tạo cơ hội gắn kết ngoài công việc như tổ chức ăn trưa chung, hoạt động team building hoặc khen thưởng kịp thời.

• Làm gương trong việc ứng xử văn minh, tích cực để truyền cảm hứng và củng cố văn hóa nhóm.

Việc áp dụng mô hình CVF giúp nhà lãnh đạo hiểu rõ các yếu tố cấu thành văn hóa và xây dựng môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự phát triển bền vững của đội nhóm.

Kỹ năng xây dựng văn hóa nhóm

Kỹ năng 12. Đưa ra và nhận phản hồi

Phản hồi là công cụ quan trọng giúp cải thiện hiệu suất và xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp, nhưng chỉ phát huy hiệu quả khi được thực hiện đúng cách và có sự thấu hiểu tâm lý của người nhận. Khi nhận góp ý, nhiều người có thể cảm thấy bị chỉ trích hoặc phòng thủ, do đó cách truyền đạt và phản ứng đóng vai trò then chốt.

Ví dụ cụ thể: Thay vì nói trực tiếp “Bạn làm chưa tốt”, nhà quản lý có thể dùng mô hình SBI (Situation – Behavior – Impact) để phản hồi: “Trong buổi họp hôm qua (Situation),khi bạn chưa kiểm tra kỹ báo cáo trước khi trình bày (Behavior),điều này khiến khách hàng không nhận được thông tin đầy đủ (Impact). Lần sau, nếu bạn thêm bước kiểm tra này, kết quả sẽ tốt hơn.” Cách nói này giúp nhân viên hiểu rõ vấn đề mà không cảm thấy bị chỉ trích cá nhân, từ đó dễ tiếp nhận và cải thiện.

Cách rèn luyện:

• Dùng mô hình SBI để đưa ra phản hồi cụ thể, rõ ràng và mang tính xây dựng.

• Tránh đổ lỗi, tập trung vào hành vi và tác động thay vì cá nhân.

• Rèn luyện khả năng nhận phản hồi với thái độ cởi mở, không phản ứng phòng thủ, và chủ động hỏi lại để làm rõ nếu cần.

Kỹ năng đưa ra và nhận phản hồi

3. 7 Lỗi quản lý đội nhóm phổ biến – bạn có đang mắc phải?

Ngay cả những nhà lãnh đạo tâm huyết nhất cũng có thể mắc những sai lầm trong quản lý đội nhóm đặc biệt là khi chưa được đào tạo bài bản. Dưới đây là 7 lỗi phổ biến mà nhiều quản lý trẻ hoặc thiếu kinh nghiệm thường gặp, được tổng hợp và phân tích dựa trên các nghiên cứu từ Harvard Business Review, Gallup và cuốn sách “First, Break All The Rules”.

Lỗi phổ biến 1: Truyền đạt mơ hồ khiến team hoang mang

Tình huống điển hình: Giao việc qua tin nhắn ngắn, không xác định deadline hoặc kết quả mong muốn.

Hậu quả: Nhân viên làm sai → mất thời gian sửa → giảm niềm tin hai chiều.

Khắc phục:

• Đặt mục tiêu theo tiêu chí SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Thực tế, Thời hạn).

• Giao việc qua nền tảng có check-list và deadline rõ ràng (ví dụ: Trello, Asana).

• Yêu cầu phản hồi lại để kiểm tra sự hiểu đúng.

Lỗi truyền đạt mơ hồ

Lỗi phổ biến 2: Thiên vị, đánh giá cảm tính

Tình huống điển hình: Quản lý ưu ái nhân viên “hợp gu” hoặc dựa vào cảm xúc cá nhân thay vì hiệu suất công việc.

Hậu quả: Nhân viên giỏi nản lòng, mất động lực, thậm chí nghỉ việc.
Khắc phục:

• Sử dụng tiêu chí đánh giá minh bạch, dựa trên kết quả công việc.

• Ghi nhận thành tích khách quan, không dựa vào cảm xúc cá nhân.

• Thường xuyên tự kiểm tra và điều chỉnh nhận định cá nhân.

Lỗi thiên vị, đánh giá cảm tính

Lỗi phổ biến 3: Giao việc không phù hợp năng lực/thế mạnh

Tình huống điển hình: Phân công nhiệm vụ vượt quá khả năng hoặc không phù hợp thế mạnh nhân viên.

Hậu quả: Công việc đình trệ, nhân viên quá tải hoặc mất tự tin
Khắc phục:

• Đánh giá năng lực cá nhân qua các công cụ như 9-box talent grid.

• Xây dựng lộ trình đào tạo, thử việc để phân loại năng lực.

• Điều chỉnh phân công linh hoạt dựa trên kết quả thực tế

Lỗi giao việc không phù hợp năng lực/thế mạnh

Lỗi phổ biến 4: Không tiếp nhận phản hồi hoặc ý kiến mới

Tình huống điển hình: Quản lý không lắng nghe ý kiến khác biệt, tự quyết định tuyệt đối.

Hậu quả: Nhân sự mất gắn kết, giảm sáng tạo, tăng nguy cơ nghỉ việc.

Khắc phục:

• Chủ động hỏi ý kiến: “Bạn nghĩ sao về phương án này?”

• Tổ chức các buổi trao đổi mở, khuyến khích đóng góp ý kiến.Ghi nhận mọi kiến dù chưa áp dụng ngay.

Lỗi phổ biến 5: Thiếu tinh thần xây dựng đội nhóm

Tình huống điển hình: Chỉ tập trung vào công việc, bỏ qua xây dựng quan hệ và văn hóa nhóm.

Hậu quả: Nhóm làm việc “mạnh ai nấy lo”, thiếu gắn kết, dễ xảy ra xung đột.

Khắc phục:

• Tổ chức các hoạt động team-building định kỳ, hoạt động gắn kết ngoài công việc.

• Ghi nhận đóng góp nhóm, không chỉ cá nhân

• Quan tâm đến đời sống tinh thần bên cạnh KPI

Lỗi phổ biến 6: Không cập nhật kỹ năng mới

Tình huống điển hình: Quản lý ngừng học hỏi, không theo kịp công nghệ và phương pháp mới.

Hậu quả: Thiếu năng lực định hướng, bị “tụt hậu” so với nhân sự trẻ.

Khắc phục:

• Dành ít nhất 30 phút/tuần để đọc sách, học hỏi hoặc cập nhật xu hướng mới

• Tham gia workshop, khóa học quản lý theo quý.

• Khuyến khích học hỏi cùng đội ngũ, làm gương cho việc phát triển.

Lỗi phổ biến 7: Áp đặt quá mức, không tin tưởng cấp dưới

Tình huống điển hình: Quản lý kiểm soát chặt, không trao quyền tự chủ cho nhân viên

Hậu quả: Nhân sự thiếu chủ động, ỷ lại hoặc cảm thấy không được tôn trọng.

Khắc phục:

• Trao quyền theo từng cấp độ, kèm hướng dẫn rõ ràng.

• Đưa ra mục tiêu cụ thể và tin tưởng cách làm của nhân viên.

• Chấp nhận sai sót nhỏ như cơ hội để học và cải thiện.

Lỗi áp đặt quá mức, không tin tưởng cấp dưới

Việc nhận diện và khắc phục các lỗi quản lý này dựa trên các mô hình và nghiên cứu uy tín sẽ giúp nhà lãnh đạo nâng cao năng lực, xây dựng đội nhóm hiệu quả và giữ chân nhân tài lâu dài.

4. Làm sao để rèn luyện kỹ năng quản lý đội nhóm hiệu quả?

Một nhà lãnh đạo hiệu quả không những các cần kỹ năng chuyên môn mà bạn cần phát triển những kỹ năng mềm như tư duy học tập và lắng nghe tích cực, đặc biệt là trong bối cảnh làm việc linh hoạt hiện nay, khi nhiều đội nhóm phải quản lý nhân viên từ xa hiệu quả.

Cùng với đó, việc giao quyền và tin tưởng đúng cách sẽ giúp đội nhóm hoạt động hiệu quả hơn, phát huy tối đa năng lực của mỗi thành viên. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về những kỹ năng này và cách thực hành chúng trong môi trường làm việc hiện đại.

Xây dựng tư duy lãnh đạo học tập (growth mindset)

Tư duy học tập (growth mindset) là khái niệm do nhà tâm lý học Carol Dweck khởi xướng, đề cập đến niềm tin rằng năng lực lãnh đạo có thể phát triển thông qua nỗ lực, học hỏi và vượt qua thử thách. Khác với tư duy cố định (fixed mindset),cho rằng năng lực là bẩm sinh và không thể thay đổi, người lãnh đạo có mindset phát triển sẽ không ngại sai lầm, luôn tìm cơ hội cải thiện bản thân và đội nhóm.

Theo Dweck, “growth mindset” giúp chuyển từ suy nghĩ “Tôi không thể” sang “Tôi chưa thể”, tạo động lực để vượt qua giới hạn bản thân và phát triển liên tục. Trong môi trường thay đổi nhanh và phức tạp hiện nay, chỉ những nhà lãnh đạo sẵn sàng học hỏi và thích nghi mới có thể dẫn dắt đội nhóm hiệu quả và bền vững.

Thực hành xây dựng tư duy lãnh đạo học tập:

• Tự hỏi: "Tôi học được gì từ tình huống này?" thay vì tập trung vào thất bại cá nhân.

• Đọc sách, nghe podcast, và tham gia khóa học phát triển kỹ năng định kỳ.

• Ghi chép lại những lần mình vượt qua giới thử thách, ghi nhận sự tiến bộ và bài học rút ra.

Xây dựng tư duy lãnh đạo học tập

Thực hành lắng nghe, phản hồi tích cực

Lắng nghe và phản hồi tích cực không chỉ giúp cải thiện giao tiếp mà còn xây dựng lòng tin và sự tôn trọng trong đội nhóm. Đây là kỹ năng nền tảng để tạo ra môi trường làm việc mở, nơi mọi người cảm thấy an toàn khi chia sẻ ý kiến mà không phán xét.

Vì sao quan trọng? Vì nhân sự chỉ thật sự cởi mở khi họ cảm thấy được lắng nghe chân thành và phản hồi một cách xây dựng.

Ví dụ cụ thể:

• Phản hồi tốt: Trong một cuộc họp, khi một thành viên trình bày ý tưởng chưa hoàn chỉnh, thay vì nói “Ý tưởng này chưa ổn”, quản lý đã phản hồi: “Tôi đánh giá cao sự sáng tạo của bạn trong phần này. Nếu chúng ta thêm bước phân tích thị trường chi tiết hơn, ý tưởng sẽ thuyết phục hơn.” Cách phản hồi này giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và có động lực cải thiện.

• Phản hồi chưa tốt: Ngược lại, nếu quản lý nói thẳng “Ý tưởng này không khả thi, bạn cần làm lại”, nhân viên có thể cảm thấy bị chỉ trích và ngại chia sẻ ý kiến trong tương lai.

Cách thực hành:

• Khi nghe ai đó nói, tự hỏi: "Mình đang lắng nghe hay đang chuẩn bị phản bác?" để tập trung vào việc hiểu ý người nói.

• Dùng mô hình SBI (Tình huống – Hành vi – Ảnh hưởng) khi đưa phản hồi, giúp phản hồi cụ thể và dễ tiếp nhận.

• Bắt đầu phản hồi bằng điều tích cực trước khi góp ý cải thiện, tạo không khí tích cực và khích lệ.

Việc thực hành lắng nghe và phản hồi tích cực góp phần xây dựng văn hóa giao tiếp cởi mở, tăng sự gắn kết và hiệu quả làm việc của đội nhóm.

Thực hành lắng nghe, phản hồi tích cực

Biết giao quyền và tin tưởng đúng cách

Giao quyền đúng cách không đơn thuần là phân công công việc mà còn là trao cơ hội để thành viên tự quyết định và hành động trong phạm vi phù hợp với năng lực và mức độ sẵn sàng của họ.

Mô hình “5 cấp độ giao quyền” của Ken Blanchard giúp nhà lãnh đạo hiểu rõ cách điều chỉnh mức độ hỗ trợ và trao quyền dựa trên trình độ phát triển của từng cá nhân, từ việc hướng dẫn chi tiết đến trao toàn quyền tự chủ. Khi được giao quyền phù hợp và tin tưởng đúng mức, nhân sự sẽ phát huy tối đa năng lực, tăng tính chủ động và trách nhiệm trong công việc.

Thực hành:

• Đặt câu hỏi: "Công việc này có thực sự cần tôi làm không?" để tránh kiểm soát quá mức và tạo điều kiện cho nhân viên thể hiện.

• Xác định rõ mục tiêu – giới hạn – quyền quyết định khi giao việc, phù hợp với cấp độ năng lực và động lực của người nhận quyền.

• Ghi nhận nỗ lực và quá trình thực hiện, không chỉ tập trung vào kết quả cuối cùng, nhằm khích lệ sự phát triển và tự tin của nhân viên.

Áp dụng mô hình giao quyền linh hoạt giúp nhà lãnh đạo xây dựng đội nhóm tự chủ, năng động và phát triển bền vững.

Thường xuyên tự đánh giá và cập nhật

Tự đánh giá là bước quan trọng giúp bạn nhìn lại hành vi, hiệu quả lãnh đạo và phát hiện điểm cần cải thiện. Để nâng cao hiệu quả, việc này nên được kết hợp với hệ thống phản hồi 360° một công cụ thu thập ý kiến đánh giá từ nhiều nguồn như cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới và thậm chí khách hàng. Phản hồi 360° giúp bạn có cái nhìn toàn diện, khách quan về phong cách lãnh đạo và hiệu quả làm việc của mình.

Bạn không thể dẫn dắt người khác tốt hơn chính bản thân mình. Việc tự đánh giá kết hợp với phản hồi đa chiều giúp bạn liên tục hoàn thiện và thích nghi trong môi trường làm việc thay đổi nhanh chóng.

Thực hành:

• Đặt lịch tự review mỗi tháng với các câu hỏi như: "Điều gì tôi làm tốt? Điều gì cần thay đổi?" để duy trì thói quen phản chiếu bản thân.

• Thu thập và ghi lại phản hồi từ đồng nghiệp, cấp dưới và cấp trên thông qua hệ thống phản hồi 360° hoặc các cuộc khảo sát định kỳ.

• Tham gia cộng đồng chuyên môn hoặc tìm mentor để được hỗ trợ, nhận xét và “soi gương” giúp phát triển kỹ năng lãnh đạo.

Việc áp dụng công cụ phản hồi 360° cùng thói quen tự đánh giá giúp nhà lãnh đạo không ngừng hoàn thiện bản thân, nâng cao hiệu quả quản lý và tạo dựng niềm tin trong đội nhóm.

Thường xuyên tự đánh giá và cập nhật

5. Công cụ hỗ trợ quản lý đội nhóm hiệu quả

Để quản lý đội nhóm hiệu quả trong thời đại số, việc lựa chọn công cụ, phần mềm quản lý công việc nhóm phù hợp với mục đích cụ thể là rất quan trọng. Dưới đây là phân loại các công cụ theo ba nhóm chính: Giao tiếp, Quản lý công việc (Task Management) và Quản lý tri thức (Knowledge Management),kèm ví dụ ứng dụng, ưu nhược điểm, khi nào nên chọn và khả năng tích hợp giữa các công cụ.

Công cụ giao tiếp

Với mục đích tăng cường trao đổi, phối hợp nhanh chóng trong nhóm, giảm thiểu hiểu lầm và nâng cao hiệu suất làm việc.

Công cụ quản lý công việc (Task Management)

Với mục đích phân công, theo dõi tiến độ, quản lý deadline và đánh giá hiệu suất công việc.

Công cụ quản lý tri thức (Knowledge Management)

Mục đích lưu trữ, tổ chức và chia sẻ tài liệu, kiến thức nội bộ, giúp đội nhóm dễ dàng truy cập và học hỏi.

Để tối ưu hiệu quả quản lý đội nhóm, nên lựa chọn các công cụ có khả năng tích hợp với nhau, tạo thành hệ sinh thái làm việc liền mạch. Ví dụ:

• Slack có thể tích hợp với Notion để truy cập nhanh tài liệu và ghi chú trong khi trao đổi.

• Notion tích hợp với Trello giúp đồng bộ hóa thẻ và bảng công việc, vừa quản lý tri thức vừa theo dõi tiến độ dự án.

• Trello và Google Drive kết hợp để đính kèm tài liệu dễ dàng trong từng nhiệm vụ.

Việc sử dụng công cụ tích hợp giúp giảm thiểu việc chuyển đổi giữa nhiều nền tảng, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả phối hợp nhóm.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Để quản lý đội nhóm hiệu quả, không chỉ cần kiến thức chuyên môn mà còn phải có những tố chất quan trọng như giao tiếp tốt, lãnh đạo bằng tầm nhìn, và khả năng lắng nghe. Vậy làm sao để quản lý hiệu quả khi không có “quyền lực chính thức”? Quản lý thế hệ Gen Z khác gì so với thế hệ trước? Và có công cụ nào miễn phí nhưng hiệu quả trong quản trị đội nhóm? Cùng tìm hiểu ngay dưới đây.

Quản lý đội nhóm cần tố chất gì?

Quản lý đội nhóm cần có các tố chất như khả năng giao tiếp tốt, lãnh đạo bằng tầm nhìn, kiên nhẫn, và khả năng lắng nghe. Ngoài ra, tư duy chiến lược và khả năng quyết đoán cũng rất quan trọng để giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.

Làm sao để quản lý khi không có “quyền lực chính thức”?

Dù không có quyền lực chính thức, bạn vẫn có thể quản lý bằng ảnh hưởng. Hãy xây dựng lòng tin qua việc lắng nghe, giao tiếp hiệu quả và thể hiện sự tôn trọng đối với mọi người. Khi nhân viên thấy bạn có năng lực và tận tâm, họ sẽ tự nguyện tuân theo.

Quản lý thế hệ Gen Z khác gì so với thế hệ trước?

Thế hệ Gen Z thích làm việc linh hoạt, yêu cầu môi trường cởi mở và công bằng. Họ mong muốn được trao quyền, có sự phát triển cá nhân và thường xuyên nhận phản hồi. So với thế hệ trước, họ ít bị ràng buộc bởi quy tắc truyền thống và có xu hướng tìm kiếm công việc có ý nghĩa cá nhân.

Có công cụ nào miễn phí mà hiệu quả không?

Có! Các công cụ miễn phí nhưng hiệu quả bao gồm:

• Trello (quản lý công việc theo bảng Kanban)

• Slack (giao tiếp nhóm)

• Google Drive (lưu trữ và chia sẻ tài liệu)

• Notion (quản lý tài liệu và thông tin)

Những công cụ này giúp bạn quản lý công việc, giao tiếp và lưu trữ tài liệu một cách hiệu quả mà không cần chi phí cao.

Trong môi trường làm việc hiện đại, kỹ năng quản lý đội nhóm là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của tổ chức. Người quản lý không chỉ phân công công việc mà còn truyền cảm hứng, xây dựng văn hóa tích cực và tạo môi trường làm việc hiệu quả. Những kỹ năng này giúp gắn kết thành viên, nâng cao năng suất và đảm bảo sự phát triển bền vững.

Nếu không nâng cấp kỹ năng quản lý, bạn sẽ đối mặt với nguy cơ giảm động lực, hiệu suất thấp và khó giữ chân nhân tài, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và uy tín doanh nghiệp.

Bạn sẽ bắt đầu cải thiện kỹ năng nào trước? Lắng nghe hiệu quả hơn, giao việc đúng người hay đặt mục tiêu rõ ràng cho đội nhóm? Mỗi bước nhỏ đều góp phần tạo nên sự khác biệt lớn trong cách bạn lãnh đạo.

CloudGO cung cấp dịch vụ phần mềm hỗ trợ quản trị giúp tối ưu hóa công việc và nâng cao hiệu suất nhóm. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để xây dựng đội ngũ mạnh mẽ, phát triển bền vững và trở thành nhà lãnh đạo xuất sắc mà đội nhóm cần!