11 cách quản lý nhân viên từ xa hiệu quả trong kỷ nguyên số

Cuộc cách mạng công nghệ và đại dịch toàn cầu đã nhanh chóng xóa mờ ranh giới địa lý, biến mô hình làm việc từ xa từ một xu hướng thoáng qua thành một thực tại quan trọng.

Thế nhưng, việc quản lý từ xa đặt ra không ít thách thức: Làm sao để xây dựng niềm tin khi không thể trò chuyện trực tiếp? Làm sao để đảm bảo sự gắn kết và tinh thần làm việc chung khi mỗi người ở một nơi? Và làm sao để duy trì sự sáng tạo và hiệu quả khi “gần mà xa” là điều kiện thường trực? Hãy để CloudGO bật mí cho bạn 11 cách quản lý nhân viên từ xa siêu hiệu quả trong bài viết sau.

>>> Quản lý nhân sự là gì?

Thực trạng làm việc từ xa tại Việt Nam cùng làn sóng chuyển đổi số

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự bùng nổ của cách mạng công nghệ, làm việc từ xa tại Việt Nam đã và đang trải qua một hành trình chuyển đổi đầy thú vị và nhiều thách thức. Từ một khái niệm xa lạ, mô hình làm việc từ xa đã nhanh chóng trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược phát triển của nhiều doanh nghiệp Việt Nam.

Đại dịch COVID-19 như một "chất xúc tác" mạnh mẽ, buộc các tổ chức phải nhanh chóng thích ứng và chuyển đổi. Trong giai đoạn khủng hoảng, nhiều công ty đã buộc phải áp dụng mô hình làm việc từ xa một cách bất đắc dĩ. Nhưng ngay trong những thời khắc khó khăn nhất, tinh thần sáng tạo và khả năng thích ứng của doanh nghiệp Việt Nam đã cho thấy một diện mạo hoàn toàn mới.

Thực trạng quản lý nhân viên làm việc từ xa

Theo các báo cáo gần đây, các lĩnh vực như công nghệ thông tin, marketing, thiết kế, và một số ngành dịch vụ chuyên nghiệp đã dẫn đầu xu thế làm việc từ xa. Các startup công nghệ, đặc biệt là những công ty trong các lĩnh vực như fintech, edtech, và e-commerce, đã chứng minh được tính hiệu quả của mô hình làm việc linh hoạt này.

Tuy nhiên, thực trạng không phải hoàn toàn màu hồng. Các doanh nghiệp truyền thống, đặc biệt là những công ty có quy mô lớn và văn hóa quản trị cứng nhắc, vẫn gặp không ít khó khăn trong quá trình chuyển đổi. Những thách thức như hạ tầng công nghệ, kỹ năng quản lý từ xa, và vấn đề bảo mật thông tin đã và đang là những rào cản lớn.

Các yếu tố như chất lượng internet, trang thiết bị làm việc, và văn hóa doanh nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định thành công của mô hình làm việc từ xa. Nhiều công ty đã phải đầu tư đáng kể vào hạ tầng số, đào tạo nhân viên, và xây dựng các quy trình làm việc mới.

Làn sóng chuyển đổi số không chỉ là sự thay đổi về công nghệ, mà còn là một cuộc cách mạng trong tư duy quản trị. Các nhà lãnh đạo Việt Nam đang dần nhận thức được rằng làm việc từ xa không chỉ là một giải pháp tạm thời, mà là xu thế tất yếu của tương lai.

Những con số thống kê cho thấy, tỷ lệ doanh nghiệp áp dụng làm việc từ xa tại Việt Nam đã tăng từ dưới 10% trước đại dịch lên gần 40% hiện nay. Đây là một bước nhảy vọt đáng kinh ngạc, cho thấy tiềm năng và sức chống chịu của doanh nghiệp Việt Nam trong bối cảnh chuyển đổi số.

Nhưng để thực sự thành công, làm việc từ xa tại Việt Nam cần nhiều hơn là công nghệ. Vậy đó là gì hãy cùng tiếp tục với phần tiếp theo.

>>> Cách quản lý nhân viên cứng đầu

11 cách quản lý nhân viên từ xa của các doanh nghiệp thành công

Dưới đây là 11 cách quản lý nhân viên từ xa từ các doanh nghiệp thành công, giúp bạn không chỉ vượt qua khó khăn mà còn phát huy tối đa tiềm năng của đội ngũ từ xa.

1. Xây dựng hệ thống đánh giá kết quả thực chất

Một hệ thống đánh giá minh bạch và công bằng là nền tảng để quản lý hiệu quả đội ngũ từ xa. Không còn những giờ làm việc cố định hay sự giám sát trực tiếp, doanh nghiệp cần chuyển trọng tâm từ việc đo lường thời gian làm việc sang đánh giá kết quả thực tế.

Các tiêu chí đánh giá cần được xây dựng rõ ràng, cụ thể và phù hợp với từng vị trí. Ví dụ, thay vì yêu cầu nhân viên báo cáo hằng ngày, hãy đặt ra những mục tiêu cụ thể cho tuần hoặc tháng và đánh giá dựa trên những cột mốc đó. Kết hợp công cụ quản lý hiệu suất như OKRs và KPIs sẽ giúp nhà quản lý không chỉ theo dõi tiến độ công việc mà còn tạo động lực cho nhân viên đạt được mục tiêu lớn hơn.

Cách quản lý nhân viên từ xa bằng hệ thống đánh giá

Quan trọng nhất, trong cách quản lý nhân viên từ xa, việc đánh giá cần diễn ra thường xuyên và có sự phản hồi hai chiều. Những buổi họp trực tuyến để rà soát hiệu suất không chỉ là dịp để nhìn lại công việc, mà còn là cơ hội để lắng nghe khó khăn của nhân viên và đề xuất giải pháp kịp thời.

2. Tạo dựng hệ sinh thái giao tiếp linh hoạt

Trong môi trường làm việc từ xa, giao tiếp là sợi dây kết nối để đảm bảo sự hiệu quả và gắn kết trong công việc. Một hệ sinh thái giao tiếp linh hoạt cần sự kết hợp giữa các công cụ kỹ thuật số hiện đại và những chiến lược giao tiếp thông minh.

Hãy thiết lập các kênh giao tiếp phù hợp cho từng mục đích. Ví dụ, Slack hoặc Microsoft Teams có thể dùng để trao đổi nhanh, trong khi email doanh nghiệp dành cho các thông tin quan trọng và chính thức. Đồng thời, các buổi họp video định kỳ sẽ là cơ hội để tạo cảm giác gần gũi và duy trì kết nối cá nhân giữa các thành viên.

Bên cạnh đó, cần khuyến khích một văn hóa doanh nghiệp giao tiếp cởi mở, để mọi ý kiến đều được lắng nghe và tôn trọng. Khi nhân viên cảm thấy mình được lắng nghe, họ sẽ dễ dàng kết nối với đồng nghiệp và với tổ chức, ngay cả khi không làm việc chung một văn phòng.

>>> Teamwork trong doanh nghiệp

3. Thực thi chiến lược tin cậy và trao quyền

Một đội ngũ từ xa chỉ hoạt động hiệu quả khi nhân viên cảm thấy được tin tưởng và trao quyền. Không có gì phá hoại tinh thần làm việc hơn là cảm giác bị giám sát quá mức hoặc thiếu tự do trong cách hoàn thành nhiệm vụ.

Hãy bắt đầu bằng việc giao nhiệm vụ rõ ràng, nhưng để nhân viên tự quyết định cách thực hiện. Điều này không chỉ giúp họ phát huy sự sáng tạo mà còn xây dựng trách nhiệm cá nhân. Tin tưởng vào năng lực của đội ngũ là bước đầu để tạo dựng một môi trường làm việc từ xa bền vững.

Trao quyền và tin tưởng cho nhân viên

Song song đó, hãy thiết lập các cơ chế kiểm soát nhẹ nhàng như cập nhật tiến độ định kỳ thay vì yêu cầu báo cáo liên tục. Những nhà quản lý thành công hiểu rằng, cách quản lý nhân viên từ xa trao quyền không có nghĩa là buông lỏng, mà là hỗ trợ và tạo điều kiện để nhân viên làm việc hiệu quả nhất.

4. Ứng dụng công nghệ quản trị thông minh

Trong bối cảnh công nghệ phát triển vượt bậc, việc quản lý nhân sự và chấm công không thể mãi gắn liền với những cách làm thủ công, tốn thời gian và dễ sai sót. CloudCHECKIN chính là giải pháp thông minh, hiện đại, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý một cách đơn giản, hiệu quả và thực sự khác biệt.

Không quan trọng bạn đang điều hành một nhà hàng, quán cà phê, nhà máy sản xuất, công ty thương mại, hay thậm chí là dịch vụ bảo vệ – CloudCHECKIN đều có thể đáp ứng. Điểm mạnh của hệ thống này nằm ở tính linh hoạt, phù hợp với mọi ngành nghề và quy mô doanh nghiệp.

Tất cả thông tin nhân sự từ chấm công, lương thưởng, hợp đồng lao động đến nghỉ phép hay kỷ luật đều được lưu trữ và quản lý trên CloudCHECKIN. Mọi thứ minh bạch, rõ ràng, và dễ dàng tra cứu bất cứ lúc nào.

>>>>> Đăng ký dùng thử 14 ngày MIỄN PHÍ

Dù ở môi trường làm việc nào, muốn nắm đầy đủ thông tin, tiến độ và diễn tiến quy trình làm việc của nhân viên đã không còn khó nhằn khi có CloudWORK hỗ trợ. Với CloudWORK - giải pháp quản lý dự án, công việc tinh gọn có thể giúp doanh nghiệp quản lý các tác vụ trong quá trình triển khai của nhân viên từ xa. Dự án nào đúng tiến độ, tác vụ nào trễ hạn, thời hạn bao lâu là hoàn thành, hôm nay nhân viên làm được bao nhiêu phần trăm công việc, nhân viên này đóng góp cho dự án này bao nhiêu phần trăm, các phần công việc cụ thể cho từng nhân viên đảm nhận đều có thể triển khai trên CloudWORK.

Doanh nghiệp có thể tương tác, tạo cuộc họp, cuộc gọi trên ứng dụng, không bỏ lỡ bất kỳ tác vụ dự án nào vì luôn được nhắc nhở liên tục.

>>> Quản lý nhân viên từ xa không khó với CloudWORK - Dùng thử miễn phí hôm nay

5. Thiết kế khung động viên và khen thưởng số

Động lực làm việc từ xa không chỉ đến từ tiền lương mà còn từ sự ghi nhận và khen thưởng kịp thời. Những phần thưởng nhỏ như phiếu quà tặng, lời khen công khai trên nền tảng nội bộ, hay cơ hội tham gia khóa học chuyên môn đều có thể mang lại hiệu quả lớn.

Hãy đảm bảo rằng việc khen thưởng được gắn liền với những đóng góp cụ thể và đáng giá, đồng thời khuyến khích sự công nhận lẫn nhau giữa các thành viên trong đội ngũ. Khi nhân viên cảm thấy công sức của mình được ghi nhận, họ sẽ có thêm động lực để vượt qua những thử thách khi làm việc từ xa.

6. Phát triển chương trình đào tạo trực tuyến chuyên sâu

Các chương trình đào tạo trực tuyến không chỉ giúp nhân viên cập nhật kiến thức mới mà còn là cơ hội để họ cảm thấy được đầu tư và phát triển cá nhân.

Hãy xây dựng các khóa học trực tuyến chuyên sâu, được thiết kế phù hợp với từng nhóm nhân sự. Ngoài ra, các buổi hội thảo trực tuyến hoặc mời chuyên gia khách mời là cách quản lý nhân viên từ xa có thể mang lại giá trị thực tiễn cao, giúp nhân viên áp dụng ngay những kiến thức vào công việc hằng ngày.

Cách quản lý nhân viên từ xa bằng việc training

7. Quản trị văn hóa doanh nghiệp trong môi trường số

Văn hóa doanh nghiệp là linh hồn của tổ chức, và trong môi trường làm việc từ xa, việc quản trị văn hóa càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Khi các nhân viên không còn ngồi chung văn phòng, văn hóa doanh nghiệp cần được truyền tải qua các hành động, thông điệp, và những giá trị nhất quán, thay vì dựa vào sự hiện diện vật lý.

Hãy bắt đầu bằng cách định hình lại các giá trị cốt lõi sao cho phù hợp với môi trường số. Các doanh nghiệp thành công thường tạo ra những buổi họp trực tuyến định kỳ để chia sẻ thành tựu, câu chuyện truyền cảm hứng, và tái khẳng định những giá trị của tổ chức. Những sự kiện trực tuyến như “giờ cà phê ảo” hoặc ngày hội nội bộ cũng là cơ hội để xây dựng sự gắn kết giữa các nhân viên.

Ngoài ra, đảm bảo rằng mỗi quyết định và quy trình trong tổ chức đều phản ánh những giá trị này. Một văn hóa số mạnh mẽ không chỉ giữ chân nhân viên mà còn là động lực để họ cống hiến hết mình.

8. Đảm bảo an ninh thông tin và bảo mật dữ liệu

Làm việc từ xa đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro hơn về an ninh thông tin. Dữ liệu có thể bị rò rỉ, hệ thống dễ bị tấn công hơn, và việc truy cập từ nhiều địa điểm có thể tạo ra những lỗ hổng bảo mật. Đây là lý do các doanh nghiệp cần đầu tư nghiêm túc vào chiến lược bảo mật.

Trước tiên, hãy thiết lập các chính sách an ninh mạng chặt chẽ, bao gồm việc yêu cầu sử dụng mật khẩu mạnh, xác thực hai yếu tố (2FA),và mã hóa dữ liệu. Các công cụ như VPN hoặc phần mềm bảo mật điểm cuối (endpoint security) cũng là những giải pháp hiệu quả giúp giảm thiểu nguy cơ bị xâm nhập.

Ngoài ra, cách quản lý nhân viên từ xa bằng cách đào tạo nhận thức về an ninh mạng là bước không thể thiếu. Một nhân viên vô ý nhấp vào một liên kết lừa đảo có thể gây thiệt hại lớn cho tổ chức. Thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo ngắn gọn sẽ giúp đội ngũ nâng cao khả năng tự bảo vệ trước các mối đe dọa số.

9. Xây dựng quy trình onboarding hiện đại

Khi tuyển dụng nhân sự từ xa, việc onboarding (quy trình giới thiệu và hòa nhập nhân viên mới) cần được thiết kế một cách bài bản để đảm bảo nhân viên mới cảm thấy được chào đón và nhanh chóng hòa nhập với công việc. Một quy trình onboarding hiện đại không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ vai trò mà còn tạo dựng mối liên kết đầu tiên với văn hóa doanh nghiệp.

Xây dựng quy trình onboarding gắn kết và quản lý nhân viên

Các doanh nghiệp thành công thường sử dụng các tài liệu số hóa như sổ tay nhân viên, video giới thiệu, hoặc các buổi định hướng trực tuyến. Một nền tảng quản lý onboarding như BambooHR có thể giúp tự động hóa quy trình, từ việc cung cấp tài khoản, phân công nhiệm vụ, đến kết nối với các đồng nghiệp mới.

Đặc biệt, hãy sắp xếp những buổi gặp gỡ ảo giữa nhân viên mới với đội ngũ của họ để xây dựng mối quan hệ và cảm giác thân thuộc ngay từ đầu. Một khởi đầu tích cực sẽ tạo ra sự khác biệt lớn trong hiệu suất làm việc lâu dài.

>>> Top phần mềm quản lý công việc nhóm

10. Phát triển kỹ năng lãnh đạo từ xa

Lãnh đạo từ xa đòi hỏi những kỹ năng khác biệt so với mô hình làm việc truyền thống. Nhà quản lý không chỉ cần kỹ năng giao tiếp vượt trội mà còn phải biết cách khơi dậy động lực, duy trì sự gắn kết và quản lý hiệu suất mà không phụ thuộc vào sự hiện diện trực tiếp.

Hãy đầu tư vào các chương trình đào tạo lãnh đạo từ xa, nơi các nhà quản lý được học cách sử dụng công cụ số, xây dựng sự tin tưởng qua giao tiếp, và giải quyết xung đột một cách hiệu quả. Những kỹ năng mềm như lắng nghe chủ động, đồng cảm, và tạo không gian an toàn để nhân viên chia sẻ là yếu tố cốt lõi giúp lãnh đạo từ xa thành công.

Ngoài ra, việc liên tục cập nhật các chiến lược lãnh đạo thông qua những hội thảo hoặc mạng lưới chuyên môn cũng là cách quản lý nhân viên từ xa không ngừng hoàn thiện và thích nghi với xu hướng mới.

11. Kiến tạo mô hình làm việc linh hoạt và kết nối

Một trong những lợi thế lớn nhất của làm việc từ xa là tính linh hoạt, nhưng để khai thác hết tiềm năng này, doanh nghiệp cần thiết kế một mô hình làm việc đảm bảo cân bằng giữa sự tự do cá nhân và tính hiệu quả chung.

Hãy cho phép nhân viên tự quản lý thời gian làm việc của họ, miễn là công việc được hoàn thành đúng hạn. Một số doanh nghiệp đã áp dụng thành công mô hình “làm việc linh hoạt kết hợp” (hybrid) hoặc “giờ làm việc linh hoạt” (flexible hours),giúp nhân viên có quyền kiểm soát tốt hơn với lịch trình của mình.

Quan trọng hơn, hãy giữ cho đội ngũ luôn cảm thấy được kết nối. Các buổi họp tổng kết tuần hoặc những nhóm làm việc nhỏ sẽ là cơ hội để nhân viên cảm thấy mình là một phần của tập thể. Một môi trường làm việc linh hoạt và kết nối không chỉ tăng cường hiệu suất mà còn thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới.

Tạo môi trường làm việc linh hoạt kết hợp giờ linh hoạt

Với 11 cách quản lý nhân viên từ xa này, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể tối ưu hóa cách quản lý đội ngũ từ xa của mình, đồng thời xây dựng một môi trường làm việc không biên giới nhưng vẫn hiệu quả và bền vững.

>>> Cách chia ca làm việc cho doanh nghiệp

Tạm kết

Hành trình chuyển đổi số trong quản trị nhân sự đòi hỏi sự kiên nhẫn, sáng tạo và liên tục học hỏi. Mỗi doanh nghiệp, mỗi đội ngũ đều có những đặc thù riêng. Điều quan trọng là các nhà quản trị cần có cách quản lý nhân viên từ xa phù hợp, phải luôn mở lòng, lắng nghe, quan sát và điều chỉnh linh hoạt.