Quản lý vận hành là gì? Những thách thức mà doanh nghiệp không thể “phớt lờ”

Quản lý vận hành là gì? Đây là một câu hỏi quan trọng mà nhiều doanh nghiệp cần trả lời để hiểu rõ về vai trò của việc điều hành và quản lý các hoạt động hàng ngày. Quản lý vận hành bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát các quy trình nhằm tối ưu hóa hiệu suất và đạt được mục tiêu chiến lược của công ty.

Tuy nhiên, doanh nghiệp thường gặp phải những thách thức trong quá trình quản lý vận hành để làm sao đạt được hiệu quả tối ưu nhất. Bài viết này sẽ làm rõ khái niệm quản lý vận hành và điểm qua những thách thức mà doanh nghiệp cần lưu ý để đạt được hiệu quả tối ưu

>>>> Tìm hiểu thêm: Lột tả bức tranh doanh nghiệp số: Các mô hình kinh doanh dẫn đầu

Quản lý vận hành là gì? Quy trình 5 bước quản lý vận hành cho doanh nghiệp

Quản lý vận hành là gì? Quản lý vận hành (Operations Management) là quá trình điều hành, kiểm soát và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ sản xuất đến cung cấp dịch vụ. Mục tiêu chính của quản lý vận hành là đảm bảo hiệu quả, năng suất, và chất lượng cao nhất trong việc biến các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân lực, và công nghệ thành sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng đáp ứng nhu cầu của thị trường.

Các khía cạnh chính của quản lý vận hành bao gồm lập kế hoạch sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, kiểm soát chất lượng, quản lý hàng tồn kho, và tối ưu hóa quy trình làm việc. Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm, và phản ứng linh hoạt với sự thay đổi của thị trường.

Quản lý vận hành là gì?

Quản lý vận hành là gì cho doanh nghiệp bao gồm 5 bước chính sau:

1. Design (Thiết kế)

Bước đầu tiên là thiết kế toàn bộ quy trình vận hành. Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu kinh doanh và phân tích sâu nhu cầu của khách hàng, thị trường. Quy trình này không chỉ liên quan đến việc thiết kế sản phẩm hoặc dịch vụ mà còn lập kế hoạch sử dụng nguồn lực như nhân sự, tài chính, và công nghệ để đạt được hiệu quả tối ưu.

2. Modelling (Mô hình hóa)

Sau khi hoàn tất thiết kế, doanh nghiệp tiến hành mô hình hóa chi tiết quy trình vận hành. Việc này bao gồm dự đoán các tình huống có thể phát sinh trong quá trình thực hiện và tính toán các chỉ số hiệu suất như thời gian hoàn thành, chi phí và chất lượng. Mô hình hóa giúp doanh nghiệp hình dung trước cách thức vận hành và chuẩn bị cho các kịch bản rủi ro hoặc thách thức.

3. Execution (Thực thi)

Thực hiện kế hoạch đã được thiết lập là bước tiếp theo. Đây là giai đoạn áp dụng hệ thống công nghệ, đào tạo nhân viên và triển khai quy trình trong thực tế. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban và nhân sự, cùng với việc tận dụng công nghệ, là yếu tố then chốt để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả.

4. Monitoring (Giám sát)

Doanh nghiệp cần giám sát liên tục hiệu suất vận hành thông qua các chỉ số KPI (Key Performance Indicators). Việc giám sát giúp phát hiện sớm các vấn đề, sai sót hoặc những điểm bất thường trong quá trình thực hiện. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh kịp thời để đảm bảo quy trình luôn đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra.

5. Optimization (Tối ưu hóa)

Sau khi giám sát và đánh giá kết quả, doanh nghiệp tiến hành điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình. Việc cải tiến liên tục các yếu tố như công nghệ, quy trình làm việc và phân bổ nguồn lực giúp tăng hiệu suất, giảm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Tối ưu hóa không chỉ là khâu cuối cùng mà là một quá trình lặp lại liên tục để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Quy trình quản lý vận hành hiệu quả giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và đạt được mục tiêu kinh doanh. Hãy luôn giám sát và tối ưu hóa để không ngừng nâng cao hiệu suất và chất lượng dịch vụ.

>>>> Xem thêm: Muốn trở thành lãnh đạo giỏi? Hãy bắt đầu từ kỹ năng giao việc

Những thách thức trong việc quản lý vận hành là gì?

Quản lý vận hành là gì? Nó không chỉ dừng lại ở việc tối ưu hóa quy trình, mà còn đối mặt với nhiều thách thức trong quá trình vận hành hàng ngày của doanh nghiệp. Dưới đây là một số thách thức quan trọng mà các doanh nghiệp cần phải giải quyết để đảm bảo hoạt động hiệu quả.

1. Toàn cầu hóa trong quản lý vận hành

Toàn cầu hóa là quá trình tích hợp các nền kinh tế, văn hóa và thị trường trên toàn thế giới, dẫn đến sự gia tăng kết nối và trao đổi giữa các quốc gia. Toàn cầu hóa đã tạo ra cả những ảnh hưởng tích cực và cả tiêu cực cho quản lý vận hành.

Về mặt tích cực, toàn cầu hóa giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn cung ứng và thị trường tiêu thụ toàn cầu, từ đó khai thác nguyên liệu và linh kiện từ các khu vực có chi phí thấp hơn, đồng thời mở rộng thị trường đến nhiều quốc gia. Chẳng hạn, Apple thiết kế sản phẩm tại Mỹ, sản xuất linh kiện ở châu Á và lắp ráp tại Trung Quốc để tối ưu hóa chi phí và chất lượng. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng có thể tận dụng lợi thế chuyên môn và công nghệ từ các khu vực khác nhau, cải thiện sản phẩm và dịch vụ của mình.

Toàn cầu hóa trong quản lý vận hành

Tuy nhiên, toàn cầu hóa cũng mang lại những thách thức đáng kể. Việc quản lý chuỗi cung ứng toàn cầu trở nên phức tạp hơn với nhiều nhà cung cấp và đối tác từ các quốc gia khác nhau, đòi hỏi hệ thống quản lý và phối hợp hiệu quả để giảm thiểu rủi ro và chi phí. Đồng thời, doanh nghiệp phải đối mặt với các rủi ro địa chính trị, biến động chính sách thương mại và quy định khác nhau giữa các quốc gia.

Để thích ứng với môi trường toàn cầu, các nhà quản lý vận hành cần phát triển tư duy đa văn hóa và khả năng quản lý từ xa. Họ cần xây dựng hệ thống quản lý thông tin tích hợp để theo dõi và điều phối hoạt động trên phạm vi toàn cầu, đồng thời xây dựng đội ngũ nhân sự đa dạng và linh hoạt để thành công trong môi trường kinh doanh toàn cầu.

2. Bền vững trong hoạt động quản lý vận hành

Tính bền vững đang là mối quan tâm hàng đầu của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành sản xuất. Quản lý vận hành không chỉ cần tối ưu hóa hiệu suất mà còn phải đảm bảo không làm tổn hại đến môi trường và xã hội.

Tính bền vững bao gồm ba yếu tố chính: xã hội, môi trường và kinh tế. Về mặt môi trường, doanh nghiệp cần tối ưu hóa sử dụng năng lượng, giảm thiểu chất thải và phát thải carbon. Điển hình, Unilever đã cam kết giảm 50% lượng nhựa sử dụng trong bao bì sản phẩm vào năm 2025 và đạt mức phát thải carbon ròng bằng 0 vào năm 2039. Về mặt xã hội, doanh nghiệp cần đảm bảo điều kiện làm việc an toàn, công bằng và phát triển cộng đồng địa phương.

Tính bền vững

Để thực hiện quản lý vận hành bền vững, doanh nghiệp cần tích hợp các mục tiêu bền vững vào chiến lược và quy trình hoạt động hàng ngày, bao gồm việc áp dụng các công nghệ sạch, tối ưu hóa quy trình để giảm lãng phí, và thiết kế sản phẩm theo nguyên tắc kinh tế tuần hoàn.

3. Giao tiếp hiệu quả trong quản lý vận hành

Giao tiếp hiệu quả là yếu tố sống còn trong quản lý vận hành, đặc biệt trong bối cảnh tổ chức ngày càng phức tạp và phân tán. Giao tiếp kém có thể dẫn đến hiểu lầm, chậm trễ trong quyết định và giảm hiệu suất làm việc. Để cải thiện giao tiếp, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng các công cụ hợp tác trực tuyến như Slack, Microsoft Teams hoặc Asana.

CloudWORK, giải pháp thuộc hệ sinh thái CloudGO, cũng là một lựa chọn tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý công việc, phân bổ nhiệm vụ và theo dõi tiến độ một cách hiệu quả, đảm bảo giao tiếp liên tục và minh bạch giữa các bộ phận.

Việc xây dựng văn hóa giao tiếp cởi mở, nơi nhân viên thoải mái chia sẻ ý kiến và phản hồi, sẽ nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành của doanh nghiệp.

Một ví dụ thực tế là tại tập đoàn Google, nơi xây dựng một môi trường làm việc cởi mở với chính sách "20% thời gian tự do," cho phép nhân viên dành 20% thời gian làm việc của mình để theo đuổi các dự án cá nhân. Chính sách này không chỉ khuyến khích sự sáng tạo mà còn tạo ra một nền tảng cho việc chia sẻ ý tưởng và phản hồi. Nhân viên cảm thấy được lắng nghe và có động lực hơn để đóng góp vào sự phát triển của công ty.

Tương tự, tại Zappos, một công ty nổi tiếng với dịch vụ khách hàng xuất sắc, văn hóa giao tiếp cởi mở được coi là một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh. Zappos khuyến khích nhân viên chia sẻ ý tưởng và phản hồi không chỉ trong các cuộc họp chính thức mà còn thông qua các kênh giao tiếp không chính thức như các nhóm thảo luận nội bộ.

4. Đối thủ ngày càng sinh sôi

Cạnh tranh là yếu tố không thể tránh trong bất kỳ lĩnh vực nào. Khi doanh nghiệp cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ, bạn sẽ phải cạnh tranh không chỉ với các đối thủ nội địa mà còn với các công ty hoạt động ở quốc tế.

Để đứng vững và phát triển, bạn cần phải hiểu rõ về các đối thủ của mình. Việc này có nghĩa là bạn cần phân tích chiến lược của họ, so sánh dữ liệu của bạn với dữ liệu của họ để tìm ra những điểm mạnh và điểm yếu của mình.

Hãy chú ý đến các đánh giá của khách hàng đối thủ, vì chúng có thể cung cấp thông tin quý giá về những gì đối thủ đang làm tốt hoặc không tốt. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh chiến lược của mình để khai thác điểm mạnh và cải thiện những điểm yếu, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

5. Đạo đức kinh doanh trong quản lý vận hành

Đạo đức kinh doanh là yếu tố quan trọng trong quản lý vận hành, đảm bảo rằng các hoạt động sản xuất không gây hại đến xã hội và con người. Nhiều doanh nghiệp đã thất bại vì không tuân thủ các chuẩn mực đạo đức, dẫn đến mất uy tín và ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh.

Do đó, quản lý vận hành cần đảm bảo mọi quy trình sản xuất tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức và pháp lý, từ đó giúp doanh nghiệp hoạt động bền vững và ổn định.

Tóm lại, những thách thức trong quản lý vận hành đòi hỏi doanh nghiệp phải có tầm nhìn chiến lược, sự linh hoạt và khả năng quản lý hiệu quả để duy trì hoạt động và phát triển bền vững. Việc giải quyết tốt các thách thức này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mà còn tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

>>>> Có thể bạn quan tâm: PDCA là gì? Chìa khóa ứng dụng trong quản lý sản xuất tinh gọn và toàn diện

Các phương pháp quản lý vận hành phổ biến hiện nay

Những phương pháp quản lý vận hành là gì? Phổ biến đang được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức hiện nay có thể kể đến là:

Lean Management (Quản lý tinh gọn)

Lean Management là phương pháp tập trung vào việc loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa quy trình. Mục tiêu chính là tạo ra giá trị cao nhất cho khách hàng với chi phí thấp nhất có thể.

Các nguyên tắc cơ bản của Lean:

• Xác định giá trị từ góc độ khách hàng

• Lập bản đồ dòng giá trị và loại bỏ các bước không tạo ra giá trị

• Tạo ra dòng chảy liên tục của các hoạt động tạo ra giá trị

• Thiết lập hệ thống kéo (pull system) dựa trên nhu cầu của khách hàng

• Liên tục cải tiến để đạt được sự hoàn hảo

Phương pháp quản lý tinh gọn

Toyota đã phát triển Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) vào những năm 1950 để đối phó với các thách thức như thị trường nhỏ, đa dạng và thiếu hụt nguồn lực sau Thế chiến II. TPS dựa trên hai nguyên tắc cốt lõi: Just-in-Time (JIT) và Jidoka, nhằm tối ưu hóa quy trình sản xuất và loại bỏ lãng phí.

Trọng tâm của TPS là việc xác định và loại bỏ bảy loại lãng phí chính. Toyota đã áp dụng nhiều giải pháp sáng tạo như hệ thống kéo dựa trên nhu cầu thực tế, sử dụng bảng Kanban điện tử, và tối ưu hóa bố trí nhà máy. Họ cũng tích hợp kiểm tra chất lượng vào từng công đoạn sản xuất và áp dụng hệ thống Andon để phát hiện và khắc phục lỗi ngay lập tức.

Kết quả của việc áp dụng TPS rất ấn tượng, với thời gian sản xuất giảm 50%, năng suất tăng gấp đôi trong vòng 3 năm, và tỷ lệ lỗi giảm xuống còn 0.001%. TPS đã trở thành nền tảng cho phương pháp Lean Manufacturing được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Tuy nhiên, việc thực hiện TPS đòi hỏi thời gian, sự kiên nhẫn và cam kết mạnh mẽ từ toàn bộ tổ chức.

Six Sigma (Quản lý chất lượng)

Six Sigma là phương pháp quản lý chất lượng dựa trên dữ liệu, nhằm giảm thiểu lỗi và biến động trong quy trình sản xuất hoặc kinh doanh. Mục tiêu là đạt được không quá 3.4 lỗi trên một triệu cơ hội.

Phương pháp này sử dụng mô hình DMAIC:

• Define (Xác định): Xác định vấn đề và mục tiêu dự án

• Measure (Đo lường): Thu thập dữ liệu về hiệu suất hiện tại

• Analyze (Phân tích): Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

• Improve (Cải tiến): Phát triển và triển khai giải pháp

• Control (Kiểm soát): Duy trì kết quả cải tiến

Phương pháp Six Sigma

General Electric (GE) đã triển khai Six Sigma trên toàn công ty vào năm 1995 dưới sự lãnh đạo của CEO Jack Welch. Welch nhận thấy tiềm năng của phương pháp này trong việc cải thiện chất lượng và hiệu quả hoạt động sau khi chứng kiến thành công của nó tại Motorola. Ông quyết định đưa Six Sigma trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược kinh doanh của GE, đầu tư hơn 1 tỷ đô la vào việc đào tạo nhân viên và triển khai các dự án Six Sigma.

Kết quả của việc áp dụng Six Sigma tại GE rất ấn tượng. Trong năm đầu tiên, công ty đã tiết kiệm được 170 triệu đô la. Đến năm 1999, con số này đã tăng lên 1,5 tỷ đô la mỗi năm. GE không chỉ cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà còn tăng đáng kể hiệu quả hoạt động. Ví dụ, tại bộ phận GE Lighting, thời gian phát triển sản phẩm mới giảm từ 3 năm xuống còn 1 năm, trong khi doanh số tăng 6% mỗi năm.

>>> Xem thêm: Kanban là gì? Tăng năng suất làm việc vượt trội với phương pháp làm việc của người Nhật

Agile Operations (Quản lý vận hành linh hoạt)

Agile Operations là phương pháp quản lý vận hành linh hoạt, ban đầu được phát triển cho ngành phần mềm nhưng ngày càng được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác. Nó tập trung vào việc chia nhỏ công việc thành các chu kỳ ngắn, thường xuyên điều chỉnh và cải tiến dựa trên phản hồi.

Các nguyên tắc cơ bản của Agile:

• Ưu tiên sự hài lòng của khách hàng thông qua việc cung cấp giá trị sớm và liên tục

• Chào đón sự thay đổi, ngay cả ở giai đoạn cuối của dự án

• Cung cấp sản phẩm/dịch vụ hoạt động thường xuyên, với chu kỳ ngắn hơn

• Hợp tác chặt chẽ giữa các bên liên quan

• Xây dựng dự án xung quanh những cá nhân có động lực

• Giao tiếp trực tiếp là phương thức hiệu quả nhất

• Sản phẩm/dịch vụ hoạt động là thước đo chính của tiến độ

• Duy trì tốc độ phát triển bền vững

• Liên tục chú ý đến kỹ thuật và thiết kế tốt

• Đơn giản hóa - nghệ thuật tối đa hóa lượng công việc chưa thực hiện

• Tự tổ chức của nhóm

• Điều chỉnh và cải tiến liên tục

Phương pháp Agile

Spotify đã áp dụng một cách tiếp cận Agile độc đáo, được gọi là "Mô hình Spotify", để quản lý tổ chức phức tạp của họ. Mô hình này bao gồm bốn thành phần chính: Squads (đội nhỏ tự quản),Tribes (nhóm Squads làm việc trong cùng lĩnh vực),Chapters (nhóm chức năng ngang),và Guilds (cộng đồng chia sẻ kiến thức toàn công ty). Cấu trúc này cho phép Spotify duy trì sự nhanh nhẹn và đổi mới trong khi vẫn có thể mở rộng quy mô.

Mô hình này đã mang lại nhiều lợi ích cho Spotify, bao gồm tăng tốc độ phát triển sản phẩm, cải thiện sự hài lòng của nhân viên và thúc đẩy đổi mới. Tuy nhiên, họ cũng phải đối mặt với một số thách thức như sự chồng chéo giữa các Squad và nhu cầu duy trì sự gắn kết giữa các đơn vị.

>>> Hiểu thêm về mô hình Agile

Just-In-Time (Quản lý theo phương pháp đúng thời điểm)

Just-In-Time (JIT) là phương pháp quản lý hàng tồn kho và sản xuất, trong đó nguyên vật liệu được đưa vào sản xuất chỉ khi cần thiết. Mục tiêu là giảm thiểu hàng tồn kho và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.

Các nguyên tắc cơ bản của JIT:

• Sản xuất theo nhu cầu thực tế

• Loại bỏ lãng phí

• Cải tiến liên tục

• Tôn trọng con người

• Đảm bảo chất lượng

Phương pháp Just-in-time

Dell Computers đã áp dụng JIT rất thành công trong mô hình kinh doanh của họ vào cuối những năm 90s. Mô hình "Direct Model" của Dell cho phép công ty chỉ sản xuất máy tính sau khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng. Điều này giúp Dell giảm thiểu hàng tồn kho, tối ưu hóa vốn lưu động và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường.

Cốt lõi của chiến lược JIT của Dell là hệ thống quản lý chuỗi cung ứng tiên tiến. Dell xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp, đặt các kho linh kiện của họ gần với các nhà máy lắp ráp của Dell. Khi nhận được đơn hàng, Dell có thể nhanh chóng lấy linh kiện cần thiết và lắp ráp máy tính trong vòng vài giờ. Chiến lược này giúp Dell giảm thời gian tồn kho từ 30 ngày xuống còn chỉ 4 ngày, trong khi các đối thủ cạnh tranh vẫn duy trì mức tồn kho trung bình từ 30 đến 90 ngày.

Kết quả của việc áp dụng JIT đã mang lại những lợi ích đáng kể cho Dell. Công ty đã giảm được 80% chi phí tồn kho, tăng vòng quay vốn lên gấp đôi so với trung bình ngành. Dell cũng có thể nhanh chóng đưa ra thị trường các công nghệ mới nhất, tăng cường khả năng cạnh tranh. Tuy nhiên, mô hình này cũng đặt ra những thách thức, đặc biệt là việc phải duy trì mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp và đảm bảo độ tin cậy cao trong chuỗi cung ứng để tránh gián đoạn sản xuất.

Mỗi phương pháp có những ưu điểm riêng và có thể được áp dụng linh hoạt tùy theo đặc thù của từng doanh nghiệp. Bằng cách kết hợp và điều chỉnh các phương pháp này, các tổ chức có thể xây dựng một hệ thống quản lý vận hành hiệu quả.

Lợi ích khi tối ưu quản lý vận hành là gì?

Quản lý vận hành hiệu quả mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Nó giúp tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.

Một hệ thống quản lý vận hành tốt còn giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thích ứng với những thay đổi của thị trường. Một hệ thống hiệu quả dẫn đến sự hài lòng cao hơn của khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh.

Ngoài ra, quản lý vận hành hiệu quả còn góp phần tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Nó khuyến khích sự tham gia của nhân viên vào quá trình cải tiến liên tục, từ đó nâng cao tinh thần làm việc và sự gắn kết với tổ chức.

Lợi ích của quản lý vận hành

>>> Tham khảo thêm về: Công nghệ hỗ trợ người quản lý nhân sự trong thời đại số 4.0 như thế nào?

Tạm kết

Qua bài viết trên, CloudGO đã giới thiệu cho bạn về khái niệm quản lý vận hành là gì cùng các thách thức mà doanh nghiệp cần phải lưu ý. Chỉ khi giải quyết hiệu quả những thách thức này, doanh nghiệp mới có thể nâng cao năng lực cạnh tranh, cải thiện hiệu suất và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.