Ứng dụng công nghệ trong quản lý task công việc - bước đột phá cho lãnh đạo thời đại 4.0

Một trong những vấn đề đau đầu mà mọi chủ doanh nghiệp, quản lý đều đang đối mặt là lượng task công việc thực hiện mỗi ngày, nếu không biết cách sắp xếp và phân loại công việc hiệu quả có thể dẫn đến quá tải và chồng chéo đầu việc. Biện pháp duy nhất để thoát khỏi tình trạng này là áp dụng quy trình quản lý task công việc vừa phù hợp với phong cách làm việc của cá nhân mình, vừa đảm bảo được tiến độ hoàn thành hiệu quả

Để giúp cho chủ doanh nghiệp, hay nhân viên có thể quản lý các task công việc của mình khoa học hơn, CloudGO xin giới thiệu những phương pháp hay ho - tạo nên bước đột phá trong phong cách quản lý thời đại 4.0 hiện nay!

>>> Xem thêm: Quản lý công việc là gì? Phần mềm giúp quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

Quản lý task công việc là gì? Tầm quan trọng của Task Management

Quản lý task công việc (Task Management) là bao gồm việc lên kế hoạch, theo dõi và thực hiện các nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể để đảm bảo các tác vụ được giao sẽ hoàn thành tốt. Đây là một phần không thể thiếu trong quá trình xử lý các công việc. Quá trình này bao gồm việc phân công nhiệm vụ, thiết lập ưu tiên, theo dõi tiến độ và điều chỉnh kịp thời khi có thay đổi.

Quản lý task công việc là gì?

Task Management có thể thực hiện bằng cách ghi chép tay, dùng bảng kế hoạch, hoặc sử dụng các phần mềm quản lý công việc.

Task Management không chỉ giúp quản lý từng công việc cụ thể mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu suất cá nhân và nhóm. Một hệ thống quản lý hiệu quả không chỉ giúp tăng tính minh bạch và trách nhiệm trong công việc mà còn đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn, giảm thiểu rủi ro, sai sót cũng như những căng thẳng, áp lực trong công việc và giúp việc giao tiếp, hợp tác giữa các thành viên trở nên hiệu quả hơn.

Các phương pháp và ứng dụng quản lý task công việc

Hiện nay có rất nhiều phương pháp và công cụ được ứng dụng để giúp nhân viên, quản lý, lãnh đạo chủ chốt sử dụng để quản lý công việc của mình thật trọn vẹn. Những phương pháp, công cụ từ nước ngoài cho đến trong nước, mỗi loại sẽ có các ưu nhược điểm khác nhau. Ai cũng sẽ có một phương pháp và phần mềm phù hợp với khả năng quản lý của mình.

Với kinh nghiệm trong quá trình triển khai, quản lý dự án cho nhiều doanh nghiệp, chúng tôi cũng đã đúc rút và nhận thấy rằng những phương pháp dưới đây khá phù hợp với đại bộ phận doanh nghiệp, ứng dụng được cho mọi doanh nghiệp đa dạng lĩnh vực, ngành nghề:

Phương pháp quản lý task công việc

Ở đây, chúng tôi sẽ phân tích 04 phương pháp chủ chốt phù hợp nhất cho doanh nghiệp:

Phương pháp GTD (Getting Things Done)

Phương pháp GTD (Getting Things Done) là một hệ thống quản lý công việc và thời gian được phát triển bởi David Allen, giúp con người quản lý công việc hiệu quả, giảm bớt căng thẳng tột độ.

Phương pháp này dựa vào nguyên tắc: não bộ con người không là công cụ tối ưu để có thể ghi nhớ hết, đầy đủ các công việc diễn ra hằng ngày. Để tránh cho chủ doanh nghiệp, người quản lý hay nhân viên tránh mất tập trung, căng thẳng khi có quá nhiều thứ cần ghi nhớ, xử lý. Chỉ việc ghi lại mọi thứ, sắp xếp chúng có hệ thống, các cá nhân có thể duy trì được sự tập trung cao và hiệu suất sẽ tăng lên tối đa.

Phương pháp GTD

Người quản lý khi sử dụng phương pháp này, chỉ cần liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần làm, lên kế hoạch chi tiết về lượng công việc cũng như thời hạn hoàn thành và độ ưu tiên của từng đầu việc, bạn sẽ dễ dàng phân loại những nhiệm vụ đơn giản, hoàn thành được trong thời gian ngắn và một số nhiệm vụ khó, cần đầu tư nhiều thời gian. Sau đó chỉ cần thực hiện theo đúng thứ tự công việc đã sắp xếp. Và cuối cùng là việc đánh giá mức độ hoàn thành cũng như cập nhật thêm lượng công việc mới.

Phương pháp Pomodoro

Francesco Cirillo vào cuối những năm 1980 đã phát triển phương pháp Pomodoro này. Đây chắc hẳn là phương pháp không còn xa lạ gì hiện nay. Phương pháp này phù hợp với những đối tượng như:

• Người viết sách, biên tập viên

• Kỹ sư phần mềm

• Content Writer, nhà báo, …

Tất nhiên, bất kỳ ai đang “bội thực” với khối lượng công việc mình đang làm, phải làm, ... Đặc biệt là cấp bậc CEO, COO, … khi “hận” không thể phân thân mình ra cho nhiều nhiệm vụ khác nhau, sử dụng phương pháp này thực sự rất hiệu quả.

Mục tiêu của phương pháp này là giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách chia nhỏ thời gian làm việc thành các khoảng thời gian ngắn, gọi là "Pomodoro" (tiếng Ý nghĩa là quả cà chua) chia thời gian khoảng 25 phút, xen kẽ với những khoảng nghỉ ngắn từ 3 đến 5 phút trước khi tiếp tục pomodoro tiếp theo. Kỹ thuật này giúp tăng cường sự tập trung, giảm thiểu sự sao lãng và cải thiện năng suất.

Phương pháp Pomodoro

Pomodoro dựa trên nguyên tắc rằng não bộ của chúng ta có thể tập trung hiệu quả trong một khoảng thời gian ngắn trước khi bị mệt mỏi. Bằng cách chia nhỏ thời gian làm việc và kết hợp với những khoảng nghỉ ngắn, Pomodoro giúp chúng ta duy trì sự tỉnh táo, tập trung và hiệu quả trong công việc.

Quy trình của phương pháp Pomodoro bao gồm:

1. Chọn một nhiệm vụ cần hoàn thành trong 25 phút.

2. Đặt bộ đếm thời gian để theo dõi thời gian làm việc.

3. Tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ trong suốt 25 phút.

4. Sau khi kết thúc một pomodoro, nghỉ ngơi ngắn từ 3 đến 5 phút.

5. Sau khi hoàn thành 4 chu kỳ, nghỉ ngơi dài hơn, từ 15 đến 30 phút.

>>> Khám phá về: Thủ thuật giúp tối ưu quy trình quản lý dự án của chuyên gia

Phương pháp Eisenhower

Phương pháp Eisenhower, hay còn được gọi là Ma trận Eisenhower, là một công cụ quản lý thời gian nổi tiếng, giúp sắp xếp các công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. Đây là phương pháp đặt theo tên của Dwight D. Eisenhower, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, người nổi tiếng với kỹ năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc.

Phương pháp Eisenhower

Phương pháp Eisenhower sẽ giúp phân loại công việc thành 4 nhóm dựa trên hai tiêu chí: quan trọng và khẩn cấp. Ma trận này có thể giúp quản lý, nhân viên xác định được các nhiệm vụ cần ưu tiên, nhiệm vụ nên ủy thác và những nhiệm vụ nào có thể loại bỏ.

>>> Chủ doanh nghiệp có thể tìm hiểu sâu các bước thực hiện trong phương pháp Eisenhower ở đây.

Phương pháp theo mô hình Agile

Mô hình Agile (viết tắt của Agile Software Development) là một phương pháp phát triển phần mềm linh hoạt, thực hiện qua các chu kỳ ngắn từ 1 đến 4 tuần. Mục tiêu chính của Agile là rút ngắn thời gian phát triển và nhanh chóng đưa sản phẩm đến tay khách hàng. Agile hoạt động dựa trên triết lý lặp lại và tăng trưởng, cho phép điều chỉnh linh hoạt theo thay đổi, trái ngược với các phương pháp quản lý dự án truyền thống vốn mang tính chất tuyến tính và ít linh hoạt khi đối diện với những thay đổi đột ngột.

Hiện nay, Agile đã trở thành phương pháp quản lý dự án phổ biến, vượt ra ngoài lĩnh vực phát triển phần mềm và tác động đến nhiều ngành như sản xuất, dịch vụ, bán hàng, tiếp thị và giáo dục.

Phương pháp Agile

Scrum, một trong những phương pháp Agile được sử dụng rộng rãi, chia dự án thành các chu kỳ ngắn gọi là Sprints (thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần). Mỗi giai đoạn Sprint sẽ bắt đầu bằng lập kế hoạch và kết thúc bằng tổng kết để xem xét và đánh giá cải tiến quy trình. Điểm quan trọng nhất của Scrum là tận dụng Sprints để tối ưu hóa thời gian phát triển sản phẩm và đạt được mục tiêu sản phẩm (Product Goal). Scrum dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: Minh bạch, Kiểm tra và Thích ứng, khiến mô hình này trở thành lựa chọn ưa thích của các nhà quản lý khi cần nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.

Ứng dụng quản lý task công việc

Ứng dụng miễn phí

Ứng dụng trả phí (có bản dùng thử)

Ứng dụng miễn phí (có bản trả phí với tính năng mở rộng)

Ứng dụng trả phí

Quy trình quản lý task công việc khoa học, hiệu quả

Để quy trình quản lý task công việc khoa học, hiệu quả, có thể áp dụng các bước cụ thể sau:

• Liệt kê chi tiết các công việc được giao: Ở bước này, chúng ta cần tập hợp và lập danh sách các công việc cần phải hoàn thành, lưu ý rằng việc liệt kê phải đầy đủ, không bỏ sót.

• Phân loại công việc và sắp xếp mức độ ưu tiên: Ở bước này, chúng ta cần phân chia các công việc theo các mức độ khác nhau, từ các công việc đơn giản đến phức tạp, hay các công việc quan trọng cần thực hiện gấp đến các công việc kém quan trọng hơn, chúng ta có thể linh hoạt áp dụng các phương pháp khoa học hay phần mềm hỗ trợ để phân loại và sắp xếp công việc hiệu quả.

• Lập bản kế hoạch làm việc và phân bổ thời gian: Ở bước này, sau khi đã có thứ tự những công việc cần làm, tiếp theo chúng ta cần đặt ra khoảng thời gian nhất định để hoàn thành từng công việc cụ thể, lưu ý rằng, khi đã có bản kế hoạch và thời gian biểu đặt ra cần tuân thủ nghiêm ngặt nhằm hạn chế tình trạng chồng chéo các đầu việc.

• Theo dõi tiến độ: Trong quá trình bắt tay vào thực thi công việc cần theo dõi tiến độ để biết được đã hoàn thành được bao nhiêu và còn lại bao nhiêu lượng công việc cần thực hiện, từ đó điều chỉnh kế hoạch phù hợp.

• Đánh giá và cải thiện: Đánh giá tốc độ và chất lượng công việc sau khi hoàn thành, đồng thời học hỏi từ các sai sót để cải thiện quy trình trong tương lai.

Quy trình quản lý task công việc

Làm sao để biết phương pháp quản lý task công việc nào là phù hợp?

Đầu tiên để biết được phương pháp quản lý task công việc có phù hợp hay không thì bản thân chúng ta cần biết mục tiêu đề ra cho mỗi công việc là gì, cũng như hiểu rõ tính chất công việc và các yêu cầu về chất lượng công việc sau khi hoàn thành. Biết được những điều đó sẽ giúp chúng ta đánh giá và nhận xét mức độ phù hợp của từng phương pháp để từ đó có những điều chỉnh và cải tiến linh hoạt.

Hơn hết, trong và sau quá trình áp dụng các phương pháp quản lý task công việc chúng ta cần thực hiện việc đánh giá thường xuyên ở các tiêu chí như: thời gian hoàn thành một công việc cụ thể, tiến độ dự án, chất lượng đầu ra, độ tương thích của phương pháp với công việc đang thực hiện và thói quen làm việc của bản thân, lượng công việc được giải quyết trong khoảng thời gian nhất định, nguồn lực đầu tư,... Thông qua những tiêu chí trên chúng ta có thể áp dụng nhiều phương pháp từ đó rút ra những so sánh giữa các phương pháp và áp dụng linh hoạt trong việc quản lý task công việc.

Và cuối cùng, để nhận biết phương pháp quản lý task công việc có phù hợp hay không, cách tốt nhất chính là nhận phản hồi và nhận xét từ cấp dưới của mình về khả năng giao việc, khả năng xử lý các tác vụ gấp từ nhân viên, …

>>> Tham khảo thêm: PDCA là gì? Chìa khóa ứng dụng trong quản lý sản xuất tinh gọn và toàn diện

Thách thức khi quản lý task công việc

Việc quản lý task công việc tuy không đòi hỏi độ phức tạp như quản lý một dự án, tuy nhiên trong quá trình quản lý task công việc vẫn có nhiều thách thức gây cản trở tiến độ hoàn thành công việc.

Thách thức đầu tiên là về khối lượng task công việc được giao, ở một số vị trí, task công việc sẽ được giao từ nhiều nguồn, đòi hỏi chúng ta phải đa nhiệm để đáp ứng các yêu cầu khác nhau từ cấp trên. Và qua đó, với lượng lớn công việc được giao lại đặt ra cho chúng ta thách thức về việc phân chia và sắp xếp thứ tự công việc sao cho hợp lý, việc xác định độ ưu tiên và khẩn cấp cho các đầu việc, nghe có vẻ đơn giản nhưng lại nắm giữ vai trò quan trọng trong bởi việc thay đổi kế hoạch và thứ tự được sắp xếp ban đầu có thể sẽ khiến cho trình tự làm việc bị xáo trộn, gây trì trệ tiến độ hoàn thành.

Bên cạnh đó, một thách thức tiếp theo gắn liền với độ ưu tiên đó chính là việc cân đo lượng thời gian cho phù hợp, để quản lý task công việc được hiệu quả nhất, chúng ta cần lường trước được khoảng thời gian có thể làm xong một công việc cụ thể, để từ đó có thể phân bổ và sắp xếp thời gian hợp lý. Khi không thể đặt ra chính xác hay hoàn thành đúng thời hạn định trước có thể làm chậm trễ những task công việc sau đó, gây quá tải lượng công việc và dẫn đến căng thẳng, áp lực.

Quản lý thời gian thực hiện task

Quản lý task công việc thường là nhiệm vụ của một cá nhân nên nó sẽ thiếu tinh thần đồng đội, lượng công việc của một cá nhân có thể bị quá tải hoặc thậm chí bị thay đổi số liệu và bản kế hoạch liên tục do không có sự trao đổi và chia sẻ từ cấp trên, gây khó khăn trong việc sắp xếp và hoàn thành công việc theo trình tự.

Và cuối cùng, để có thể quản lý task công việc hiệu quả thì việc lựa chọn phương pháp hay công cụ phần mềm hỗ trợ cũng là một thách thức, vì nếu phương pháp được áp dụng không phù hợp sẽ gây lãng phí tài nguyên về tiền bạc và nguồn lực.

Phân biệt quản lý task công việc và quản lý dự án

Quản lý task công việc và quản lý dự án là hai khái niệm có liên quan nhưng khác nhau về phạm vi, quy mô và mục tiêu quản lý. Task là một phần của dự án, mỗi dự án đều bao gồm nhiều task nhỏ hơn. Việc hoàn thành đúng hạn và chất lượng các task sẽ góp phần vào việc hoàn thành dự án đúng kế hoạch.

>>> Đọc ngay: Kiểm soát khủng hoảng truyền thông hiệu quả với top 5 kỹ năng quản lý truyền thông dự án

Tạm kết

Từ những phương pháp và công cụ mà CloudGO đưa ra ở trên, hi vọng rằng các cấp quản lý sẽ chọn cho mình được những “người bạn đồng hành” phù hợp để quản lý task công việc trên con đường phát triển của mình.

Quản lý công việc không khó, chỉ là doanh nghiệp đã biết cách để tận dụng cũng như phân bổ linh hoạt hay chưa. Công nghệ số - nếu đi lùi doanh nghiệp sẽ dậm chân tại chỗ, bị bỏ lại phía sau. Vì vậy ứng dụng ngay các phần mềm như CloudWORK để có thể tối ưu hóa quy trình của mình.