Quy trình quản lý dự án là gì? 5 Giai đoạn chính trong quy trình quản lý dự án chuẩn ISO

Tại sao nhiều dự án của doanh nghiệp bị trễ deadline, vượt ngân sách, hoặc không đạt chất lượng như kỳ vọng? Đây là những trăn trở phổ biến mà nhiều nhà quản lý phải đối mặt. Một quy trình quản lý dự án có hệ thống chính là chìa khóa để giải quyết triệt để những vấn đề trên, giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hóa hiệu quả công việc. Bài viết này sẽ làm rõ khái niệm quy trình quản lý dự án, đi sâu vào 5 giai đoạn chuẩn quốc tế theo Viện Quản lý dự án PMI (nền tảng cho ISO 21500),và cung cấp các phương pháp đo lường cụ thể để bạn có thể áp dụng ngay vào thực tế, đưa mọi dự án về đích thành công.

1. Quy trình quản lý dự án là gì?

Quy trình quản lý dự án là một chuỗi các hoạt động, phương pháp được áp dụng một cách có hệ thống và trình tự, nhằm mục đích khởi tạo, lập kế hoạch, thực thi, giám sát và kết thúc một dự án. Đây không chỉ đơn thuần là "quản lý công việc" hàng ngày, mà là một phương pháp luận toàn diện bao gồm việc quản lý phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn lực, rủi ro và giao tiếp trong suốt vòng đời dự án.

Việc áp dụng quy trình quản lý dự án sẽ giúp kiểm soát (Control) để dự án luôn đi đúng hướng, trong phạm vi ngân sách và thời gian cho phép; tạo sự minh bạch (Transparency) để mọi thành viên và bên liên quan nắm rõ mục tiêu, tiến độ và vai trò của mình; tối ưu (Optimization) việc sử dụng các nguồn lực như nhân sự, tài chính, thiết bị; đồng thời giảm thiểu rủi ro (Risk Mitigation) thông qua việc lường trước và chuẩn bị phương án xử lý các vấn đề tiềm ẩn.

Quy trình quản lý dự án

2. 5 Giai đoạn chuẩn ISO trong quy trình quản lý dự án cho doanh nghiệp

Quy trình quản lý dự án theo chuẩn quốc tế gồm 5 giai đoạn được chuẩn hóa bởi Viện Quản lý Dự án (PMI) trong cẩm nang PMBOK® Guide và là nền cho tiêu chuẩn quốc tế ISO 21500 về quản lý dự án được công nhận trên toàn cầu.

Các giai đoạn này bao gồm:

• Giai đoạn Khởi động dự án (Project Initiation)
• Giai đoạn Lên kế hoạch cho dự án (Project Planning)
• Giai đoạn Thực thi dự án (Project Execution)
• Giai đoạn Giám sát & Kiểm soát (Monitoring & Controlling)
• Giai đoạn Đóng dự án (Project Closing)

Các giai đoạn chuẩn ISO trong quản lý dự án

Giai đoạn 1: Khởi động dự án (Project Initiation)

Đây là giai đoạn đặt nền móng, quyết định sự "khai sinh" của một dự án. Mục tiêu chính của giai đoạn này là xác định dự án ở cấp độ vĩ mô và nhận được sự phê duyệt chính thức từ ban lãnh đạo hoặc nhà tài trợ để bắt đầu. Các công việc cần thực hiện bao gồm nghiên cứu tính khả thi (về tài chính, kỹ thuật, nguồn lực),xác định mục tiêu, yêu cầu chính và kết quả kỳ vọng. Đồng thời, các bên liên quan (stakeholders) chính và vai trò của họ cũng cần được làm rõ.

"Sản phẩm" đầu ra quan trọng nhất của giai đoạn này là Bản tuyên bố dự án (Project Charter),trả lời cho các câu hỏi: Lý do thực hiện dự án là gì? Mục tiêu và tiêu chí thành công ra sao? Ai là người quản lý dự án (Project Manager) và quyền hạn của họ là gì? Ngân sách và mốc thời gian sơ bộ như thế nào?

Giai đoạn khởi động dự án

Giai đoạn 2: Lên kế hoạch cho dự án (Planning)

Sau khi dự án được phê duyệt, giai đoạn lập kế hoạch bắt đầu. Mục tiêu chính là xây dựng một lộ trình chi tiết, trả lời cho câu hỏi "Làm thế nào để đạt được mục tiêu của dự án?". Công việc bắt đầu từ việc xác định phạm vi (Scope Planning) để làm rõ những gì cần và không cần thực hiện, tiếp đến là xây dựng cấu trúc phân rã công việc (WBS) nhằm chia nhỏ dự án thành các gói công việc và nhiệm vụ cụ thể, dễ quản lý.

Sau đó, nhóm dự án sẽ tiến hành lập lịch trình (Scheduling),ước tính thời gian và xác định các mốc quan trọng bằng công cụ phổ biến như Biểu đồ Gantt, đồng thời dự toán ngân sách chi tiết (Budgeting) cho từng hạng mục. Bên cạnh đó, việc lập kế hoạch nguồn lực, quản lý rủi ro và giao tiếp cũng đóng vai trò thiết yếu để đảm bảo tính khả thi và minh bạch. Toàn bộ các nội dung trên được tổng hợp trong Bản Kế hoạch quản lý dự án (Project Management Plan),đóng vai trò kim chỉ nam cho quá trình thực hiện.

Giai đoạn lên kế hoạch dự án

Giai đoạn 3: Thực thi dự án (Execution)

Đây là giai đoạn "hành động", nơi đội ngũ bắt tay vào triển khai các công việc đã được vạch ra chi tiết trong bản kế hoạch. Trọng tâm của người quản lý dự án lúc này là điều phối và dẫn dắt đội ngũ để hoàn thành công việc đúng tiến độ và chất lượng.

Các hoạt động chính trong giai đoạn này bao gồm: phân công và điều phối công việc cho đội nhóm, tổ chức các cuộc họp (họp khởi động, họp báo cáo tiến độ hàng tuần),quản lý luồng thông tin để đảm bảo giao tiếp hiệu quả, và trực tiếp xây dựng, phát triển sản phẩm/dịch vụ của dự án. Song song đó, việc quản lý sự tham gia và kỳ vọng của các bên liên quan cũng là một nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo tất cả mọi người đều đồng lòng và đi đúng hướng.

Giai đoạn thực thi dự án

Giai đoạn 4: Giám sát và Kiểm soát (Monitoring & Controlling)

Một điểm cần lưu ý là giai đoạn giám sát và kiểm soát không diễn ra sau giai đoạn thực thi mà song song với nó. Mục tiêu chính là đo lường tiến độ thực tế, so sánh với kế hoạch ban đầu và nhanh chóng điều chỉnh khi có sai lệch.

Các hoạt động bao gồm theo dõi tiến độ và hiệu suất (Tracking) thông qua các chỉ số KPIs; quản lý thay đổi (Change Management) bằng cách xử lý yêu cầu về phạm vi, thời gian hay chi phí theo quy trình đã phê duyệt; kiểm soát chất lượng (Quality Control) nhằm đảm bảo sản phẩm đầu ra đạt chuẩn; và thường xuyên báo cáo tình hình dự án cho ban lãnh đạo cũng như các bên liên quan.

Giai đoạn giám sát và kiểm soát

Giai đoạn 5: Đóng dự án (Closing)

Đây là giai đoạn cuối cùng, đánh dấu sự hoàn tất của dự án. Mục tiêu chính là hoàn thành tất cả các hoạt động còn lại, giải thể đội ngũ và đóng dự án một cách chính thức. Nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua giai đoạn này, nhưng nó lại vô cùng quan trọng để đảm bảo sự thành công trọn vẹn và rút ra bài học kinh nghiệm.

Các hoạt động chính bao gồm: bàn giao sản phẩm cuối cùng cho khách hàng/người dùng, thực hiện nghiệm thu và nhận được sự chấp thuận cuối cùng, thanh lý hợp đồng với các nhà cung cấp và đối tác. Đặc biệt, việc tổ chức một buổi họp tổng kết dự án (Lessons Learned) để cùng đội ngũ nhìn lại những gì đã làm tốt và những gì cần cải thiện sẽ là tài sản quý giá cho các dự án trong tương lai. Cuối cùng là lưu trữ tài liệu và giải phóng nguồn lực.

Giai đoạn đóng dự án

3. Làm thế nào để đo lường kết quả từng giai đoạn trong quy trình quản lý dự án?

Để đảm bảo quy trình quản lý dự án mang lại hiệu quả, cần đo lường kết quả của từng giai đoạn. KPIs (Key Performance Indicator) là công cụ quan trọng giúp đánh giá mức độ thành công của dự án. Thông qua các chỉ số cụ thể, doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ, chi phí, chất lượng và phạm vi thực hiện, từ đó kịp thời điều chỉnh để đảm bảo dự án đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra.

Ở giai đoạn khởi động, KPI chính là tỷ lệ phê duyệt Bản tuyên bố dự án (Project Charter). Sang giai đoạn lập kế hoạch, KPI tập trung vào việc hoàn thành Bản kế hoạch quản lý dự án đúng hạn cùng mức độ chi tiết và tính khả thi của kế hoạch.

Trong giai đoạn thực thi và giám sát, KPIs được chia theo bốn khía cạnh: thời gian (tỷ lệ hoàn thành đúng hạn, chỉ số SPI),chi phí (chênh lệch ngân sách, chỉ số CPI),chất lượng (số lỗi phát sinh, mức độ hài lòng của khách hàng) và phạm vi (số yêu cầu thay đổi được chấp thuận nhằm quản lý “scope creep”). Cuối cùng, ở giai đoạn đóng, KPI thể hiện qua mức độ hài lòng của khách hàng, các bên liên quan và việc hoàn tất thủ tục đóng dự án đúng kế hoạch.

KPI là công cụ quan trọng giúp đo lường kết quả từng giai đoạn trong quy trình quản lý dự án

4. Những lỗi thường gặp trong quy trình quản lý dự án

Ngay cả khi có một quy trình chuẩn, các dự án vẫn có thể đối mặt với rủi ro thất bại nếu không nhận diện và phòng tránh các sai lầm phổ biến. Việc hiểu rõ những lỗi này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc kiểm soát và điều chỉnh.

• Mục tiêu và kế hoạch không rõ ràng: Phạm vi dự án mập mờ dễ gây “scope creep” (phạm vi bị phình to không kiểm soát). Ước tính thời gian, chi phí quá lạc quan và thiếu kế hoạch quản lý rủi ro khiến dự án dễ phát sinh vấn đề và khó kiểm soát.
• Giao tiếp kém: Thiếu trao đổi thường xuyên và minh bạch giữa các thành viên và bên liên quan dẫn đến hiểu lầm, xung đột. Kỳ vọng không được quản lý tốt cũng làm giảm hiệu quả hợp tác.
• Quản lý yếu kém: Dự án khó thành công nếu thiếu cam kết từ lãnh đạo hoặc gặp người quản lý dự án thiếu kỹ năng, kinh nghiệm và quyền hạn. Quy trình thay đổi lỏng lẻo càng làm dự án mất định hướng.
• Thiếu công cụ hỗ trợ: Quản lý thủ công bằng các công cụ rời rạc như Excel, email gây phân mảnh thông tin, khiến việc theo dõi tiến độ tổng thể và báo cáo trở nên cực kỳ khó khăn, tốn thời gian.

Lỗi thường gặp trong quy trình quản lý dự án

5. CloudWORK - Giải pháp phần mềm giúp tối ưu quy trình quản lý dự án

Nhận thấy những thách thức mà doanh nghiệp gặp phải, CloudGO đã phát triển CloudWORK - nền tảng quản lý công việc và dự án toàn diện, được thiết kế để chuẩn hóa và tự động hóa quy trình quản lý dự án theo đúng chuẩn quốc tế. CloudWORK giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru qua cả 5 giai đoạn:

• Giai đoạn 1 & 2 (Khởi tạo & Kế hoạch): CloudWORK cung cấp không gian để thiết lập dự án, xây dựng kế hoạch chi tiết, phân rã công việc (WBS),và thiết lập timeline trực quan bằng biểu đồ Gantt. Dễ dàng quản lý ngân sách và phân bổ nguồn lực cho từng hạng mục.
• Giai đoạn 3 (Thực thi): Tính năng giao việc thông minh, thiết lập người phụ trách, người theo dõi và deadline cụ thể. Hệ thống nhắc nhở tự động giúp giảm thiểu tình trạng quên việc. Mọi trao đổi, tài liệu đều được đính kèm tập trung trên từng công việc, tạo ra một môi trường tương tác liền mạch.
• Giai đoạn 4 (Giám sát & Kiểm soát): Cung cấp dashboard và hệ thống báo cáo đa chiều, trực quan, cập nhật theo thời gian thực về tiến độ, khối lượng công việc, hiệu suất nhân viên. Giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình tức thì mà không cần chờ báo cáo thủ công.
• Giai đoạn 5 (Đóng): Toàn bộ dữ liệu, tài liệu, và lịch sử trao đổi của dự án được lưu trữ một cách hệ thống, an toàn trên nền tảng, giúp việc tham khảo và rút kinh nghiệm cho các dự án sau này trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

CloudWORK giúp tối ưu quy trình quản lý dự án

6. Câu hỏi thường gặp về quy trình quản lý dự án

PMI trong dự án là gì?

PMI (Project Management Institute) là Viện Quản lý dự án Hoa Kỳ. Đây là tổ chức hàng đầu thế giới chuyên về xây dựng các tiêu chuẩn, cấp chứng chỉ (như PMP®),và cung cấp tài nguyên kiến thức cho ngành quản lý dự án, giúp chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả công việc trên phạm vi toàn cầu.

Quy trình quản lý dự án gồm mấy giai đoạn?

Theo chuẩn quốc tế của PMI, quy trình quản lý dự án gồm 5 giai đoạn chính: Khởi tạo (Initiating),Lập kế hoạch (Planning),Thực thi (Executing),Giám sát và Kiểm soát (Monitoring & Controlling),và Kết thúc (Closing). Các giai đoạn này tạo thành vòng đời hoàn chỉnh của một dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.

Vì sao giao tiếp kém dễ làm dự án thất bại?

Giao tiếp kém dẫn đến việc thiếu sự trao đổi thông tin minh bạch và kịp thời, các thành viên có thể hiểu sai yêu cầu, không nắm được tiến độ của nhau, dẫn đến công việc chồng chéo hoặc sai lệch, gây ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng chung của dự án.

Việc xây dựng và tuân thủ một quy trình quản lý dự án chuẩn mực chính là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của các mục tiêu chiến lược. Khi áp dụng đầy đủ 5 giai đoạn theo chuẩn quốc tế và kết hợp cùng giải pháp công nghệ như CloudWORK, doanh nghiệp có thể kiểm soát hiệu quả các khía cạnh của dự án, tối ưu nguồn lực và đạt được kết quả vượt trội.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/