Thủ thuật giúp tối ưu quy trình quản lý dự án của chuyên gia

Quy trình quản lý dự án là nền tảng quan trọng để đảm bảo mọi dự án được thực hiện hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn. Từ giai đoạn lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện, đến giám sát và kết thúc, mỗi bước đều đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng cũng như lựa chọn giải pháp công nghệ tối ưu quy trình quản lý dự án phù hợp sẽ giúp bạn kiểm soát tiến độ, chi phí và chất lượng công việc một cách tối ưu

Tổng quan các bước trong quy trình quản lý dự án chuẩn quốc tế

Quy trình quản lý dự án chuẩn quốc tế thường được chia thành năm giai đoạn chính, theo hướng dẫn của PMI (Project Management Institute) và tiêu chuẩn PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Dưới đây là tổng quan các bước trong quy trình này:

04 bước quy trình quản lý dự án

Giai đoạn 1: Khởi động dự án

Mọi dự án, dù quy mô hay lĩnh vực nào, đều bắt đầu bằng bước khởi động. Giai đoạn này nhằm xác định mục tiêu, tầm nhìn, và ghi lại những gì cần hoàn thành, cũng như đạt được sự chấp thuận của các bên liên quan. Điều này đòi hỏi việc chuẩn bị điều lệ dự án và sổ đăng ký cho các bên tham gia.

giai đoạn 1: Khởi động dự án

Điều lệ dự án là tài liệu chính thức cho phép dự án tồn tại và hoạt động, quy định quyền của người quản lý dự án trong việc sử dụng nguồn lực của tổ chức. Nội dung điều lệ bao gồm:

• Mục tiêu tổng quát của dự án

• Các bên liên quan

• Rủi ro có thể phát sinh

• Lợi ích dự kiến

• Ngân sách tổng quan

Ngoài ra, cần xác định:

• Tình trạng kinh doanh: chứng minh tính cần thiết của dự án

• Phạm vi dự án: liệt kê các mục tiêu cụ thể

• Sự phân phối: các sản phẩm hoặc dịch vụ có thể định lượng được

• Nguồn lực: cơ sở vật chất, thiết bị và nhân lực

• Mục tiêu: đích đến của dự án

• Các phát sinh: các vấn đề và rủi ro có thể xuất hiện

• Lịch trình: các mốc quan trọng và thời gian dự kiến

• Ngân sách ước tính

• Sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và cá nhân thực thi

>>> Xem thêm: Quản lý dự án: Làm chủ dự án với sự hỗ trợ của các giải pháp công nghệ

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch

Sau khi khởi động, bước tiếp theo là lập kế hoạch dự án. Khi dự thảo được phê duyệt, các nguồn lực và bên liên quan bắt đầu tham gia vào quá trình lập kế hoạch chi tiết.

Nhiệm vụ quan trọng nhất trong giai đoạn này là đặt mục tiêu, thường sử dụng hai phương pháp phổ biến: SMART và CLEAR.

giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự án

Phương pháp SMART:

• Specific: Mục tiêu cụ thể, rõ ràng

• Measurable: Có thể đo lường được

• Achievable: Khả thi với nguồn lực hiện có

• Relevant: Phù hợp với các công việc liên quan

• Time-bound: Đặt ra thời hạn cụ thể

Phương pháp CLEAR:

• Collaborative: Mục tiêu cần tính hợp tác cao

• Limited: Giới hạn về phạm vi và nguồn lực

• Emotional: Gây cảm hứng cho đội ngũ

• Appreciable: Có thể đánh giá được

• Refinable: Dễ điều chỉnh khi cần thiết

Giai đoạn 3: Triển khai dự án

Khi dự án được chấp thuận, các kế hoạch đã được phê duyệt, dự án chính thức được triển khai, bắt đầu bằng cuộc họp kick-off. Cuộc họp này giới thiệu doanh nghiệp, đội nhóm và trình bày về dự án, sản phẩm, dịch vụ cùng khả năng thành công.

giai đoạn 3: Triển khai dự án

Các nhiệm vụ khác trong giai đoạn triển khai gồm:

• Tạo dựng đội nhóm, chọn lọc nhân sự

• Chỉ định nguồn lực

• Thực hiện kế hoạch quản lý

• Thiết lập hệ thống theo dõi

• Giao nhiệm vụ

• Cập nhật lịch trình dự án dựa trên tiến độ

Giai đoạn 4: Theo dõi và đánh giá

Việc giám sát và kiểm soát dự án diễn ra song song với các khâu khác, đảm bảo tiến triển đúng kế hoạch. Người quản lý dự án sử dụng các công cụ trực quan như biểu đồ Gantt, bảng Kanban, mô hình Agile, Scrum, và phần mềm quản lý dự án để kiểm soát tiến độ và hiệu quả.

giai đoạn 4: theo dõi và đánh giá tiến độ dự án

Trong thời đại số 4.0, phần mềm quản lý dự án hỗ trợ đắc lực trong việc lập kế hoạch, giao việc, cộng tác, theo dõi và đánh giá tiến độ dự án cũng như năng suất nhân viên.

>>> Khám phá ngay: 10+ phần mềm quản lý dự án miễn phí: Quản lý không tốn kém nhưng lại hiệu quả

Bật mí giải pháp công nghệ tích hợp hoàn chỉnh giúp tối ưu quy trình quản lý dự án

Trong bối cảnh công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ, các doanh nghiệp ngày càng cần những giải pháp công nghệ tích hợp để tối ưu hóa quy trình quản lý dự án. Một hệ thống quản lý dự án hoàn chỉnh không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc. Đó chính là lý do CloudGO triển khai giải pháp CloudWORK - Giải pháp quản lý lịch làm việc, giao việc, quản lý và theo dõi tiến độ dự án.

quy trình CloudWORK cho quản lý dự án, công việc

Với CloudWORK, doanh nghiệp có thể:

• Người quản trị hệ thống có thể thiết lập các quy trình xử lý công việc tự động như tự động nhắc nhở, báo cáo, … không cần phải xử lý thủ công, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực

• Hệ thống có thể theo dõi tất cả các loại dữ liệu có kiểu ngày tháng trên màn hình Lịch của tôi ví dụ như ngày bắt đầu dự án, ngày ký kết hợp đồng, ngày đặt hàng, ngày sinh nhật liên hệ, ngày thành lập công ty … chứ không chỉ đơn thuần là ngày bắt đầu của lịch hẹn, lịch gọi hay tác vụ như các chức năng lịch thông thường. Đồng thời theo dõi tổng quan lịch làm việc nhóm. giám sát nhân viên một cách trực quan, sinh động.

• Theo dõi tiến độ của dự án, thiết lập sẵn các báo cáo để phân tích, đo lường hiệu quả công việc, quản trị rủi ro, hướng phát triển, …

Hiện tại, để đáp ứng nhu cầu của người dùng, tương thích với thiết bị di dộng, CloudGO đã cho ra mắt giải pháp CloudWORK phiên bản mobile app với nhiều tính năng hữu ích, người dùng có thể truy cập mọi nơi, mọi lúc, theo dõi sát sao tổng quan dự án, công việc của mình.

>>> Chi tiết: CloudWORK phiên bản mobile app

CloudWORK phiên bản mobile app

Bước nào trong quy trình dự án, doanh nghiệp cần đầu tư nhất?

Quy trình quản lý dự án, bước nào cũng quan trọng, vì nó có ảnh hưởng đến toàn bộ tổng thể dự án. Tuy nhiên, cũng có những bước, doanh nghiệp cần đầu tư thời gian, tập trung vào nó để có một dự án hoàn chỉnh, đảm bảo được vận hành trơn tru và ít rủi ro nhất.

Trong quá trình triển khai nhiều dự án cho doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy, bước lập kế hoạch trong quy trình quản lý dự án nên cần được đầu tư nhiều nhất.

Bước lập kế hoạch trong quy trình quản lý dự án là bước nên đầu tư vào nhiều nhất vì những lý do sau:

1. Xác định mục tiêu rõ ràng: Lập kế hoạch giúp xác định và làm rõ các mục tiêu cụ thể của dự án, đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu và đồng ý với mục tiêu này. Điều này giúp tránh được sự hiểu lầm và những thay đổi không cần thiết trong quá trình thực hiện dự án.

2. Quản lý rủi ro hiệu quả: Trong giai đoạn lập kế hoạch, các rủi ro tiềm ẩn được xác định và phân tích. Các biện pháp phòng ngừa và kế hoạch ứng phó rủi ro được phát triển, giúp giảm thiểu tác động tiêu cực và tăng khả năng thành công của dự án.

3. Sử dụng tài nguyên tối ưu: Lập kế hoạch kỹ lưỡng giúp xác định rõ nguồn lực cần thiết (nhân lực, vật lực, tài chính) và cách sử dụng chúng một cách hiệu quả. Điều này giúp tránh lãng phí tài nguyên và đảm bảo rằng dự án được thực hiện trong phạm vi ngân sách và thời gian đã định.

4. Đảm bảo tính khả thi và hợp lý: Quá trình lập kế hoạch bao gồm việc đánh giá tính khả thi của dự án và xác định các bước cụ thể để đạt được mục tiêu. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án không chỉ là khả thi mà còn được triển khai một cách hợp lý và có trật tự.

5. Tăng cường sự phối hợp và giao tiếp: Lập kế hoạch yêu cầu sự tham gia và phối hợp của tất cả các bên liên quan, từ quản lý đến nhân viên và các bên thứ ba. Quá trình này tạo ra sự giao tiếp rõ ràng và sự đồng thuận, giúp giảm thiểu xung đột và cải thiện sự hợp tác trong suốt quá trình thực hiện dự án.

6. Đánh giá và điều chỉnh: Một kế hoạch chi tiết cung cấp các tiêu chí đánh giá và các mốc thời gian cụ thể, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và hiệu quả của dự án. Nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, kế hoạch có thể được điều chỉnh kịp thời để đảm bảo dự án vẫn đi đúng hướng.

7. Tăng cơ hội thành công: Với một kế hoạch chi tiết và toàn diện, khả năng dự án thành công sẽ cao hơn nhiều. Các bước và mục tiêu được xác định rõ ràng giúp đội ngũ dự án làm việc hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn.

Đầu tư thời gian và nỗ lực vào bước lập kế hoạch giúp tạo ra nền tảng vững chắc cho toàn bộ dự án, giảm thiểu các rủi ro và vấn đề phát sinh trong tương lai, và tối đa hóa khả năng hoàn thành dự án đúng hạn, đúng ngân sách và đạt được chất lượng mong muốn.

>>> Cùng tìm hiểu về: Phần mềm CRM là gì? Tối ưu hóa chiến lược kinh doanh với phần mềm CRM

Tạm kết

Có thể nói, một quy trình quản lý dự án hiệu quả không chỉ tạo điều kiện cho sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận mà còn nâng cao khả năng thích ứng và phản ứng nhanh chóng với các thay đổi. Do đó, việc đầu tư vào việc xây dựng và cải tiến quy trình quản lý dự án là một yếu tố then chốt để đạt được những mục tiêu kinh doanh dài hạn và bền vững.