Gợi ý 9 mẫu bảng lương nhân viên bằng Word và Excel mới nhất 2025

Làm bảng lương thủ công vừa mất thời gian vừa dễ sai sót, nhưng bạn hoàn toàn có thể đơn giản hóa việc này chỉ với vài cú nhấp chuột. Việc lập bảng lương không chỉ là thủ tục bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý chi phí nhân sự hiệu quả, tạo sự minh bạch trong chính sách lương thưởng và nâng cao sự hài lòng, tin tưởng từ phía người lao động. Một bảng lương rõ ràng giúp kế toán dễ dàng quyết toán thuế, phòng nhân sự theo dõi thu nhập nhân viên chính xác, đồng thời hỗ trợ người lao động trong các thủ tục vay vốn, khai báo thu nhập hay làm hồ sơ bảo hiểm.

Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình này, bài viết dưới đây giới thiệu 9 mẫu bảng lương nhân viên bằng Word và Excel mới nhất năm 2025, có thiết kế giao diện dễ hiểu, dễ áp dụng và phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp khác nhau.

Mẫu bảng lương nhân viên bằng Word và Excel mới nhất 2025

1. Vì sao phải làm bảng lương cho nhân viên?

Việc lập bảng lương không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Bảng lương giúp minh bạch hóa thu nhập, tăng cường niềm tin và đảm bảo tuân thủ các quy định về lao động và thuế.

Đối với công ty

• Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về lao động và thuế như Luật Lao động 2019, Thông tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế toán.

• Tăng tính minh bạch trong chính sách lương thưởng, hạn chế tối đa mâu thuẫn, khiếu nại nội bộ.

• Hỗ trợ bộ phận kế toán theo dõi chính xác chi phí nhân sự, từ đó lập kế hoạch tài chính phù hợp và kiểm soát ngân sách hiệu quả.

• Là cơ sở dữ liệu quan trọng phục vụ việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN),bảo hiểm xã hội (BHXH) đúng thời hạn, tránh rủi ro pháp lý.

• Chính sách lương rõ ràng giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín, từ đó tăng sức cạnh tranh trong hoạt động tuyển dụng và giữ chân nhân tài.

Đối với nhân sự

Bảng lương chi tiết và minh bạch là quyền lợi thiết thực đối với mỗi người lao động. Nhân viên sẽ nắm rõ các khoản thu nhập như lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, các khoản khấu trừ như ngày nghỉ không lương, thuế, bảo hiểm, v.v. Từ đó giúp củng cố niềm tin vào doanh nghiệp, tạo sự an tâm khi làm việc.

Bên cạnh đó, bảng lương cũng là thủ tục quan trọng khi người lao động cần làm hồ sơ vay vốn ngân hàng, nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội hoặc các thủ tục xác minh thu nhập khác một cách thuận tiện và nhanh chóng. Việc lập bảng lương cũng gắn liền với quy trình chấm công là gì và quản lý ngày công để đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong chi trả.

2. Những nội dung cơ bản có trong bảng lương là gì?

Bảng lương cần chứa đầy đủ các thông tin quan trọng để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và được xét duyệt khi cần thiết. Dưới đây là bảng tổng hợp nội dung cơ bản và cần thiết trong bảng lương:

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm chấm công để tự động hóa việc ghi nhận ngày công, hỗ trợ tính lương chính xác hơn.

3. Gợi ý 9 mẫu bảng lương dành cho nhân sự và HR

Dưới đây là 9 mẫu bảng lương được thiết kế phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp và đặc thù công việc khác nhau, giúp HR dễ dàng lựa chọn và ứng dụng trong thực tế. Bên cạnh các mẫu bảng lương, HR cũng nên chuẩn bị mẫu bảng chấm công để đồng bộ dữ liệu và giảm sai sót khi nhập liệu.

Mẫu bảng lương trên Word cơ bản đơn giản

Mẫu bảng lương Word cơ bản này là mẫu đơn giản nhất, người tạo chỉ cần nhập liệu thủ công với các thông tin cơ bản như lương cứng, phụ cấp và khấu trừ. Đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ có ít nhân viên và cơ cấu lương đơn giản.

Tải mẫu bảng lương trên Word cơ bản, đơn giản: TẠI ĐÂY

Mẫu bảng lương trên Word cơ bản là đơn giản và dễ sử dụng nhất

Mẫu bảng lương theo thông tư 200

Bảng lương theo Thông tư 200/2014/TT-BTC được thiết kế tuân thủ đúng quy định về kê khai thuế TNCN. Mẫu này được phân tách rõ ràng các khoản thu nhập chịu thuế và không chịu thuế, giúp doanh nghiệp dễ dàng quyết toán thuế cuối năm.

Tải Mẫu bảng lương theo thông tư 200:TẠI ĐÂY

Bảng lương theo thông tư 200 là mẫu do Bộ Tài chính ban hành

Mẫu bảng lương trên Excel đơn giản, dễ tạo

Mẫu bảng lương trên Excel đơn giản, dễ tạo giúp doanh nghiệp nhanh chóng quản lý lương thưởng một cách rõ ràng, tiết kiệm thời gian. Chỉ với vài thao tác nhập liệu hoặc sử dụng hàm cơ bản trên Excel đã có thể tính lương cho nhân viên nhanh chóng, chính xác và ít rủi ro.

Tải Mẫu bảng lương Excel đơn giản, dễ tạo:TẠI ĐÂY

Mẫu bảng lương bằng file excel rất hữu dụng do sử dụng hàm để tính toán

Mẫu bảng lương theo tháng định kỳ

Mẫu bảng lương này được thiết kế để sử dụng hàng tháng với cấu trúc cố định, chỉ cần thay đổi dữ liệu về số ngày công, thưởng phạt và các khoản phát sinh. Đặc biệt phù hợp với các công ty có chính sách lương ổn định theo từng tháng.

Tải Mẫu bảng lương theo tháng định kỳ: TẠI ĐÂY

Bảng lương theo tháng định kỳ phù hợp với các công ty có chính sách lương ổn định

Mẫu bảng lương theo cấp bậc

Mẫu bảng lương theo cấp bậc là bảng tổng hợp chi tiết thông tin lương của nhân viên trong doanh nghiệp, được phân chia theo từng cấp bậc/chức vụ như nhân viên, trưởng nhóm, quản lý, giám đốc... Mẫu bảng này giúp phòng nhân sự dễ dàng theo dõi, so sánh và quản lý chi trả lương theo hệ thống phân cấp nội bộ.

Tải Mẫu bảng lương theo cấp bậc: TẠI ĐÂY

Mẫu bảng lương theo bậc giúp kế toán dễ dàng theo dõi, so sánh và quản lý chi trả lương

Mẫu bảng lương theo sản phẩm

Áp dụng cho các ngành sản xuất, thủ công hoặc gia công, tính lương dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành. Công thức tính cơ bản là lương cứng cộng với đơn giá sản phẩm nhân số lượng hoàn thành, có thể bổ sung thưởng chất lượng hoặc sản lượng.

Tải Mẫu bảng lương theo sản phẩm:TẠI ĐÂY

Mẫu bảng lương theo sản phẩm áp dụng cho các ngành sản xuất, gia công

Mẫu bảng lương cho phòng kinh doanh

Bảng lương cho phòng kinh doanh thường được thiết kế rõ ràng, chi tiết để phản ánh chính xác thu nhập của nhân viên kinh doanh – vốn có nhiều khoản thay đổi theo hiệu suất.

Tải Mẫu bảng lương cho phòng kinh doanh:TẠI ĐÂY

Bảng lương cho phòng kinh doanh thường được thiết kế rõ ràng, chi tiết

Mẫu bảng lương cho Cộng tác viên

Dành cho nhân viên làm việc không toàn thời gian, được tính theo giờ hoặc theo dự án hoàn thành. Cơ cấu đơn giản gồm có đơn giá, giờ làm hoặc giá trọn gói dự án và sẽ không có các khoản bảo hiểm xã hội như nhân viên chính thức.

Tải Mẫu bảng lương cho Cộng tác viên: TẠI ĐÂY

Mẫu bảng lương cho Cộng tác viên sẽ có cách tính đơn giản và dễ hiểu hơn

Mẫu bảng lương theo hệ thống 3P

Hệ thống lương 3P (Pay for Position, Pay for Person, Pay for Performance) là một phương pháp xây dựng bảng lương dựa trên ba yếu tố:

• P1 – Pay for Position (Trả cho vị trí): dựa trên giá trị của vị trí công việc trong tổ chức.

• P2 – Pay for Person (Trả cho năng lực cá nhân): dựa trên năng lực, kỹ năng và trình độ chuyên môn của cá nhân.

• P3 – Pay for Performance (Trả cho kết quả làm việc): dựa trên hiệu suất và kết quả công việc thực tế.

Tải Mẫu bảng lương theo hệ thống 3P:TẠI ĐÂY

Bảng lương theo hệ thống 3P là bảng lương đang phổ biến nhất hiện nay

Mẫu bảng lương nhân viên tổng hợp đơn giản

Bảng lương tổng hợp tất cả nhân viên trong một file, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Có giao diện tổng quan về chi phí nhân sự hàng tháng và dễ dàng so sánh lương giữa các nhân viên, phòng ban.

Tải Mẫu bảng lương nhân viên tổng hợp đơn giản: TẠI ĐÂY

Mẫu bảng lương tổng hợp nhân viên đơn giản phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp

4. Cần lưu ý điều gì khi tạo bảng lương cho nhân viên?

Việc tạo bảng lương đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác cao để tránh những sai sót có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên và doanh nghiệp. Dưới đây là những lưu ý quan trọng cần tuân thủ:

• Dữ liệu chấm công phải cực kỳ chính xác: Bao gồm ngày làm việc, ngày nghỉ, tăng ca, trễ giờ và nghỉ không phép để tránh sai lệch trong tính toán. Để đảm bảo dữ liệu công chuẩn xác, HR nên tham khảo quy trình quản lý chấm công giúp giảm thiểu rủi ro và tránh sai lệch.

• Phân loại rõ nhóm nhân viên: Nhân viên chính thức, thử việc, part-time và cộng tác viên có cách tính lương và mức đóng BHXH khác nhau, cần áp dụng chính sách phù hợp.

• Cẩn trọng với phụ cấp và khấu trừ: Các khoản phụ cấp như ăn trưa, xăng xe, điện thoại, trách nhiệm cần tính chính xác. Các khoản khấu trừ BHXH, thuế TNCN, tạm ứng, phạt vi phạm cũng cần kiểm tra kỹ lưỡng.

• Làm rõ khoản không tính thuế: Một số khoản được miễn thuế TNCN như phụ cấp ăn giữa ca, công tác phí phải nằm trong mức hợp lý và có đầy đủ chứng từ để tránh rủi ro truy thu thuế.

• Lưu ý thời điểm tính và trả lương: Nhiều công ty tính lương từ ngày 26 tháng trước đến 25 tháng sau nhưng trả vào đầu tháng tiếp theo. Cần nắm rõ để tránh tính sai số ngày công.

• Kiểm tra cuối cùng trước khi chốt: Rà soát kỹ các khoản phát sinh bất thường như nghỉ không phép, làm thêm cuối tuần, tăng ca đột xuất trước khi gửi duyệt. Ngoài ra, sử dụng phần mềm chấm công trên điện thoại giúp nhân viên linh hoạt khai báo và HR kiểm soát thời gian làm việc dễ dàng hơn.

• Ghi chú rõ ràng: Bảng lương cần có cột mô tả cụ thể như "Lương cơ bản tháng 6", "Phụ cấp trách nhiệm", "Khấu trừ BHXH 10.5%" để nhân viên dễ hiểu.

• Lưu trữ đầy đủ: Nên lưu cả bản mềm và in bản cứng (nếu cần) để phục vụ kiểm toán, thanh tra thuế hoặc xử lý tranh chấp lao động.

5. CloudCHECKIN - Phần mềm chấm công, lập phiếu công chính xác cho phòng nhân sự

CloudCHECKIN là phần mềm chấm công thông minh do CloudGO phát triển, Ứng dụng công nghệ AI Camera và nhận diện khuôn mặt, giúp hơn 2.500 doanh nghiệp tối ưu quản lý nhân sự.

• Chấm công qua AI Camera, GPS, Wifi, QR-code, FaceID.

• Xử lý đồng thời nhiều người, nhận diện nhanh dưới 0,1 giây.

• Tự động cảnh báo đi trễ, sai ca, quên chấm công.

• Lập bảng công chính xác, phân ca linh hoạt.

• Kết nối dễ dàng với hệ thống tính lương, ERP, CRM.

• Giao diện thân thiện, hỗ trợ cả web và mobile.

Nhờ tự động hóa quy trình chấm công và tạo phiếu công, CloudCHECKIN giúp HR tiết kiệm thời gian, tránh sai sót, gian lận và đảm bảo minh bạch, chính xác trong việc tính lương. Từ đó cũng tạo sự công bằng cho cả nhân viên và doanh nghiệp.

CloudCHECKIN giúp lập phiếu công chính xác, hỗ trợ làm bảng lương nhanh chóng

Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những thắc mắc phổ biến của các HR và doanh nghiệp khi triển khai bảng lương, được giải đáp chi tiết để hỗ trợ quá trình ứng dụng thực tế.

• Có thể dùng một file cố định không hay phải làm bảng lương mới mỗi tháng?

Hoàn toàn có thể sử dụng một mẫu bảng lương cố định và chỉ cập nhật dữ liệu mỗi tháng như số công, lương cơ bản, thưởng và các khoản phát sinh. Tuy nhiên, nên tách riêng file mẫu (template) và file theo từng tháng để dễ dàng quản lý lịch sử lương và tránh sai sót khi chỉnh sửa. Cách làm này vừa tiết kiệm thời gian vừa đảm bảo tính nhất quán trong quản lý.

• Nên chọn mẫu bảng lương Excel hay Word để dễ chỉnh sửa và quản lý?

Nếu cần thực hiện các phép tính tự động như tổng lương, thưởng, khấu trừ thuế, nên chọn mẫu bảng lương Excel vì hỗ trợ công thức chính xác và dễ cập nhật số liệu. Ngược lại, nếu chỉ cần một mẫu bảng lương cố định với mục đích in ấn đẹp mắt và không yêu cầu tính toán phức tạp, Word sẽ phù hợp hơn. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, Excel là lựa chọn linh hoạt và tiết kiệm chi phí nhất.

• CloudCHECKIN có thể hỗ trợ tính bảng lương không hay chỉ quản lý chấm công?

CloudCHECKIN chủ yếu chuyên về quản lý chấm công và tự động hóa quy trình theo dõi giờ làm việc. Tuy nhiên, hệ thống có khả năng xuất dữ liệu phiếu công chi tiết để dễ dàng kết nối với các bảng tính lương hiện có. Tính năng này giúp HR tiết kiệm đáng kể thời gian đối chiếu số ngày công, giờ làm thêm, nghỉ phép và các thông tin liên quan đến tính lương hàng tháng.

Ngoài bảng lương, doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị mẫu đánh giá KPI và KPI chăm sóc khách hàng để đồng bộ quản lý hiệu suất và tính thưởng minh bạch.

Việc tạo lập và quản lý bảng lương thủ công luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót, tốn thời gian và dễ phát sinh tranh chấp. Vì thế, để nâng cao hiệu quả, nhiều doanh nghiệp đã chọn cách tham khảo mẫu có sẵn hoặc chuyển sang ứng dụng phần mềm hiện đại như CloudCHECKIN vào quy trình làm việc. Nếu bạn đang tìm kiếm công cụ hỗ trợ chấm công và quản lý nhân sự toàn diện, hãy liên hệ CloudGO.vn để cảm nhận sự khác biệt!

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/