Chấm công là gì? Đã đến lúc doanh nghiệp nên sử dụng phương thức chấm công hiện đại hơn

Chấm công là gì? Đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp và người lao động quan tâm trong bối cảnh hiện nay. Chấm công không chỉ đơn giản là việc ghi lại thời gian làm việc của nhân viên mà còn là một phần quan trọng trong quản lý nhân sự và tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Việc hiểu rõ và áp dụng hệ thống chấm công hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn thời gian làm việc, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quản lý nhân sự.

Hãy cùng CloudGO tìm hiểu về chấm công dưới đây nhé!

>>> Xem thêm: 10+ phần mềm quản lý dự án miễn phí: Quản lý không tốn kém nhưng lại hiệu quả

Chấm công là gì? Có bao nhiêu hình thức chấm công phổ biến hiện nay

Chấm công là việc ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm: giờ vào làm, giờ ra về, các khoảng thời gian nghỉ ngơi, tăng ca, đi gặp khách hàng, tổ chức sự kiện, … Dữ liệu chấm công sẽ được sử dụng để tính toán lương, thưởng, phép, và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.

Có nhiều hình thức chấm công là gì khác nhau, từ truyền thống đến hiện đại, mỗi hình thức có những ưu và nhược điểm riêng:

Chấm công bằng thẻ từ

Đây là một trong những phương pháp chấm công là gì phổ biến hiện nay trong các doanh nghiệp. Phương pháp chấm công bằng thẻ từ sử dụng máy chấm công chuyên dụng kết hợp với thẻ từ. Mỗi nhân viên sẽ được cấp một thẻ từ có mã số cá nhân (bao gồm thông tin như họ tên, mã nhân viên, vị trí, phòng ban hoặc bộ phận). Khi đến và rời khỏi nơi làm việc, họ chỉ cần đưa thẻ vào máy để ghi nhận thời gian. Máy chấm công sẽ tự động đọc thông tin từ thẻ và lưu lại số giờ làm việc của nhân viên. Phương pháp này giúp giảm thiểu sai sót trong ghi nhận thời gian và tăng tốc độ xử lý cho bộ phận nhân sự.

Ưu điểm:

• Tiện lợi và nhanh chóng trong việc ghi nhận thời gian làm việc (chỉ mất từ 1-2 giây).

• Giảm thiểu sai sót trong quản lý thời gian và tính lương, tiết kiệm thời gian và công sức cho các bộ phận quản lý, hành chính nhân sự, kế toán.

• Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, hạn chế ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài lên khả năng chấm công của máy.

• Thẻ từ được làm từ nhựa, bền chắc và dễ bảo quản, tỷ lệ hư hỏng thấp hơn so với thẻ giấy.

• Có thể liên kết dữ liệu với máy tính giúp kiểm soát và xử lý thông tin công lương hiệu quả hơn.

• Có khả năng lưu trữ thông tin ngay cả khi mất điện nếu máy chấm công có chức năng lưu điện.

Chấm công bằng thẻ từ

Nhược điểm:

• Thẻ từ có thể bị mất hoặc thất lạc, dẫn đến việc phải cấp lại thẻ và tăng chi phí bảo trì máy chấm công.

• Doanh nghiệp phải phát sinh thêm chi phí làm thẻ từ khi có biến động nhân sự.

• Nhân viên phải luôn mang theo thẻ, nếu quên hoặc làm gãy thẻ sẽ không thể chấm công.

• Dữ liệu có thể thiếu minh bạch do nhân viên có thể nhờ người khác quét thẻ hộ, và với những doanh nghiệp lớn, việc kiểm soát toàn bộ nhân viên quét thẻ là không thể.

Chấm công bằng thẻ giấy

Mặc dù không phải là phương pháp tiên tiến nhất, chấm công là gì bằng thẻ giấy vẫn được một số tổ chức sử dụng, đặc biệt là ở những nơi không đủ điều kiện để đầu tư vào các hệ thống chấm công điện tử. Vào các khung giờ quy định, nhân viên sẽ ghi nhận thời gian đến và đi làm trên thẻ giấy được cung cấp, sau đó nộp lại cho bộ phận nhân sự để xử lý. Mỗi thẻ giấy có sẵn các ô, cột tương ứng với 31 ngày, vì vậy có thể sử dụng cho cả tháng.

Ưu điểm:

• Đơn giản, dễ lắp đặt, dễ sử dụng và chi phí thấp.

• Chấm công nhanh chóng, chỉ mất khoảng 1 giây để máy in thời gian vào và ra lên thẻ.

• Không cần thu thập dấu vân tay và không cần kết nối với hệ thống máy tính.

• Dễ dàng lắp đặt máy, thuận tiện cho doanh nghiệp.

• Dễ sử dụng hơn so với một số phương pháp khác.

• Thời gian quét thẻ chỉ mất 1 giây mỗi người.

• Máy có thể dễ dàng di chuyển giữa các chi nhánh.

• Tích hợp chức năng báo giờ vào làm và giờ nghỉ.

Chấm công bằng thẻ giấy

Nhược điểm:

• Dễ xảy ra sai sót trong việc ghi chép thời gian làm việc, không hiệu quả trong quản lý thời gian và tính lương.

• Thẻ giấy có thể dễ bị gian lận do chấm công hộ.

• Độ bền của thẻ giấy thấp, cần bảo quản cẩn thận. Nếu thẻ bị rách, ướt, hoặc nhân viên quên mang thẻ thì sẽ không chấm công được.

• Phải tổng hợp dữ liệu thủ công, tốn nhiều thời gian.

• Cần thường xuyên làm thẻ giấy và thay mực cho máy.

• Nhân viên phải luôn mang theo thẻ, gây ra sự bất tiện.

Chấm công bằng vân tay

Sử dụng công nghệ nhận diện vân tay, mỗi nhân viên sẽ được tạo một hồ sơ vân tay cá nhân. Khi đến làm việc, nhân viên chỉ cần đặt ngón tay lên máy chấm công tích hợp công nghệ sinh trắc học. Máy sẽ tự động quét và lưu trữ danh tính cùng thời gian ra vào của nhân viên, đảm bảo tính bảo mật cao và giảm thiểu gian lận trong quá trình chấm công.

Ưu điểm:

• Tính bảo mật cao, giảm thiểu khả năng gian lận. Công nghệ hiện đại giúp quản lý thời gian hiệu quả hơn.

• Có nhiều loại máy chấm công vân tay trên thị trường để doanh nghiệp lựa chọn. Máy có thiết kế nhỏ gọn, dễ dàng lắp đặt.

• Ít phát sinh chi phí phụ như in thẻ giấy hoặc thẻ từ. Dữ liệu vân tay có thể dễ dàng cập nhật khi có nhân sự mới.

• Giá thành rẻ hơn so với các máy chấm công sử dụng nhận diện khuôn mặt hoặc mống mắt.

• Dữ liệu có thể đồng bộ dễ dàng với các phần mềm quản lý công – lương.

• Quá trình chấm công diễn ra nhanh chóng, thường chỉ mất từ 1-2 giây mỗi người.

• Có thể linh hoạt trích xuất dữ liệu về giờ tăng ca, ngày nghỉ, và thời gian ra vào.

Chấm công bằng vân tay

Nhược điểm:

• Cần bảo trì định kỳ để đảm bảo máy hoạt động ổn định. Đôi khi vân tay có thể không nhận diện chính xác do tình trạng da tay.

• Vân tay dễ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài. Nếu vân tay bị mờ, việc chấm công sẽ gặp khó khăn.

• Nhân viên phải có mặt tại chỗ để chấm công vào đầu và cuối buổi làm việc, điều này không phù hợp với những phòng ban có nhiều nhân viên đi công tác hoặc gặp khách hàng, như phòng kinh doanh.

• Mỗi lần chỉ có thể chấm công cho một người duy nhất, đôi khi phải xếp hàng, ảnh hưởng đến trải nghiệm của nhân viên.

• Với những công việc đặc thù thường tiếp xúc với hóa chất hoặc dễ gây trầy xước tay, việc áp dụng hình thức này để chấm công có thể gặp khó khăn.

>>> Doanh nghiệp tìm hiểu thêm về: 19 Bí quyết kinh doanh thành công kể cả khi bạn trắng tay

Chấm công bằng nhận dạng khuôn mặt

Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt là một phương pháp chấm công là gì mới, ngày càng được ưa chuộng nhờ tính tiện lợi và không yêu cầu tiếp xúc vật lý. Máy chấm công sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để xác minh danh tính nhân viên khi họ đến và rời khỏi nơi làm việc. Quá trình này được thực hiện tự động và nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác trong việc ghi nhận thời gian làm việc. Hình thức này yêu cầu máy chấm công chuyên dụng với khả năng nhận diện tốt hoặc một máy tính bảng có camera kết nối với phần mềm chấm công. Ứng dụng này sử dụng các đặc điểm khuôn mặt để so sánh và xác thực danh tính nhân viên thông qua cơ sở dữ liệu khuôn mặt đã được lưu trữ trước đó.

Mặc dù công nghệ nhận diện khuôn mặt không còn mới mẻ, nó đã phát triển mạnh mẽ cùng với sự bùng nổ của công nghệ sinh trắc học.

Ưu điểm:

• Tiện lợi và an toàn, không yêu cầu tiếp xúc vật lý. Tích hợp công nghệ AI giúp nhận dạng chính xác.

• Độ chính xác cao, đảm bảo dữ liệu chấm công chính xác.

• Tốc độ nhận diện nhanh chóng, không cần chờ đợi.

• Khắc phục được các hạn chế của các phương pháp chấm công khác như việc quên thẻ, hỏng thẻ, hay mờ dấu vân tay.

• Không phát sinh thêm các chi phí vận hành như in ấn hay làm thẻ.

• Chỉ cần đầu tư chi phí ban đầu cho máy chấm công khuôn mặt.

Chấm công bằng khuôn mặt

Nhược điểm:

• Cần đảm bảo điều kiện ánh sáng và góc chụp phù hợp để hệ thống hoạt động chính xác. Không phù hợp nếu nhân viên có sự thay đổi lớn về ngoại hình.

• Chi phí đầu tư ban đầu tương đối cao nếu doanh nghiệp quyết định mua máy chấm công mới.

• Một số máy chấm công khuôn mặt chưa hoàn thiện, có thể bị lừa bởi ảnh chụp, ảnh hưởng đến độ chính xác.

Chấm công online bằng phần mềm quản lý nhân sự

Đây là một phương pháp hiện đại, cho phép nhân viên thực hiện chấm công từ xa thông qua ứng dụng di động hoặc trang web của công ty. Nhân viên có thể đăng nhập vào hệ thống và ghi nhận thời gian làm việc bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ đâu. Hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin và gửi đến bộ phận nhân sự để xử lý. Phương pháp này giúp tăng tính linh hoạt cho nhân viên và tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự.

Ưu điểm:

• Linh hoạt và tiện lợi, cho phép nhân viên chấm công từ xa và dễ dàng truy cập qua ứng dụng di động.

• Quản lý có thể dễ dàng giám sát việc chấm công của nhân viên mà không cần tốn nhiều thời gian.

• Phần mềm có thể tùy chỉnh linh hoạt cho từng doanh nghiệp, phù hợp với nhu cầu cụ thể của mỗi công ty.

• Tạo ra trải nghiệm mới mẻ cho nhân viên, góp phần xây dựng môi trường làm việc hiện đại.

• Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh so với đối thủ

Chấm công bằng phần mềm

Nhược điểm:

• Yêu cầu kết nối Internet ổn định. Cần đầu tư vào phần mềm và cơ sở hạ tầng công nghệ.

• Nhân viên cần phải có kỹ năng sử dụng phần mềm, máy tính, và điện thoại.

Chấm công bằng mống mắt

Đây là một công nghệ tiên tiến sử dụng quét mống mắt để xác thực danh tính nhân viên và ghi nhận thời gian làm việc. Phương pháp chấm công là gì bằng mống mắt này mang lại mức độ bảo mật cao và ngăn chặn gian lận, tuy nhiên, việc triển khai yêu cầu đầu tư đáng kể vào thiết bị quét mống mắt và cơ sở hạ tầng tương thích. Công nghệ này hoạt động bằng cách phân tích hình ảnh võng mạc của nhân viên và đối chiếu với dữ liệu lưu trữ để xác nhận danh tính. Hình thức này đòi hỏi doanh nghiệp phải trang bị máy chấm công hiện đại với tích hợp camera và đèn hồng ngoại.

Ưu điểm:

• Đảm bảo bảo mật cao nhờ tính độc nhất của mống mắt.

• Khó bị gian lận và cung cấp độ chính xác cao.

• Mống mắt của con người ít thay đổi và ít bị ảnh hưởng bởi yếu tố môi trường bên ngoài, khác với chấm công vân tay.

• Đây là phương pháp chính xác nhất để xác định danh tính tại các khu vực công cộng hoặc nơi có lưu lượng người lớn, nơi mà các phương pháp khác như vân tay hay thẻ từ có thể không hiệu quả.

• Giải quyết các vấn đề phát sinh từ các phương pháp chấm công khác như quên thẻ hoặc trầy xước vân tay.

Nhược điểm:

• Cần đầu tư lớn vào thiết bị quét mống mắt và hệ thống cơ sở hạ tầng phức tạp.

• Không phù hợp với môi trường làm việc yêu cầu cao về độ sạch sẽ.

• Giá thành của máy chấm công mống mắt cao hơn so với các thiết bị chấm công khác.

• Không phù hợp cho các phòng ban mà nhân viên thường xuyên phải gặp gỡ đối tác hoặc đi công tác.

>>> Tham khảo thêm về: CRM là gì? Lợi ích và tính năng đáng dùng cho doanh nghiệp

Chấm công thủ công trên Excel

Đây là phương pháp chấm công là gì đơn giản nhất, thường được áp dụng trong các tổ chức nhỏ hoặc khi không đủ điều kiện để đầu tư vào các hệ thống chấm công điện tử phức tạp. Nhân viên sẽ tự điền thông tin về thời gian làm việc vào bảng chấm công trên Excel hoặc Google Sheet và sau đó gửi lại cho bộ phận nhân sự để xử lý. Chấm công thủ công được chia thành 3 loại chính: chấm công theo ngày, theo giờ, và chấm công dựa trên thông tin nghỉ bù. Tuy nhiên, phương pháp này thường dễ gặp sai sót và gây khó khăn trong việc quản lý và kiểm soát.

Ưu điểm:

• Đơn giản và linh hoạt, chi phí thấp, dễ thực hiện trong các tổ chức nhỏ.

• Sử dụng phần mềm phổ biến, không cần cài đặt phức tạp, tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

• Phù hợp với các doanh nghiệp siêu nhỏ (quản lý chấm công dưới 30 nhân sự).

• Thiết lập bảng biểu nhanh chóng, thao tác dễ dàng, có thể sử dụng ngay biểu mẫu chấm công sẵn có.

Chấm công bằng excel

Nhược điểm:

• Dễ xảy ra sai sót và khó quản lý khi số lượng nhân viên tăng lên.

• Không hiệu quả trong việc đánh giá và quản lý thời gian làm việc.

• Nhập liệu thủ công tốn thời gian và dễ dẫn đến sai sót, thiếu minh bạch.

• Trong quá trình sử dụng Excel, người quản lý nhân sự phải theo dõi nhiều sheet khác nhau, khiến cho việc nắm bắt tình hình thời gian làm việc trong tổ chức trở nên khó khăn.

• So với các phương pháp khác, quản lý trên Excel có độ bảo mật thấp do nhiều người có quyền truy cập vào file, dễ dẫn đến lỗi dữ liệu.

• Đòi hỏi người dùng phải thành thạo nhiều hàm Excel để tổng hợp dữ liệu chấm công cuối tháng.

Chấm công online

Chấm công trực tuyến là hình thức ghi nhận thời gian làm việc thông qua các thiết bị thông minh, sử dụng GPS, kết nối wifi, hoặc quét mã QR trên điện thoại di động. Nhân viên không cần phải đến máy chấm công mà chỉ cần sử dụng các tính năng trên phần mềm hoặc ứng dụng chấm công.

• Chấm công GPS: Nhân viên ghi nhận thời gian làm việc qua định vị GPS tại các địa điểm được HR thiết lập trên phần mềm, phù hợp với nhân viên kinh doanh, vận tải, hoặc người đi công tác.

• Chấm công bằng wifi: Nhân viên kết nối điện thoại với mạng wifi của công ty để xác nhận chấm công.

• Chấm công bằng QR Code: Nhân viên mở ứng dụng, quét mã QR tại cửa công ty hoặc mã QR trong ứng dụng để xác nhận chấm công.

Ưu điểm:

• Đảm bảo tính chính xác và minh bạch, giúp quản lý dễ dàng ngăn chặn gian lận thời gian làm việc. Phù hợp với nhân viên di động và giảm bớt thủ tục giấy tờ.

• Cho phép tùy biến chấm công tại nhiều chi nhánh, giúp nhân viên ghi nhận thời gian làm việc ở các văn phòng, cơ sở khác nhau nếu các địa điểm đó đã được thiết lập trên phần mềm.

• Nâng cao trải nghiệm làm việc của nhân viên, tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp.

Chấm công online

Nhược điểm:

• Sử dụng GPS có thể gây lo ngại về quyền riêng tư và yêu cầu đầu tư ban đầu cao.

• Nhân viên cần thiết bị di động có internet và các tính năng như định vị GPS, quét QR.

• Đòi hỏi nhân viên phải biết cách sử dụng điện thoại thông minh, điều này có thể là rào cản với lao động có trình độ thấp hoặc lao động lớn tuổi.

Tuy nhiên, các giải pháp chấm công truyền thống hiện nay đang gặp một số trục trặc, gây ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của doanh nghiệp. Muốn biết đó là những khó khăn nào, doanh nghiệp hãy đọc tiếp nhé.

>>> Tham khảo thêm về: Kiểm soát khủng hoảng truyền thông hiệu quả với top 5 kỹ năng quản lý truyền thông dự án

Những giải pháp chấm công truyền thống hiện nay liệu còn tối ưu hiệu quả?

Chấm công là gì, một hoạt động tưởng chừng đơn giản, lại đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân sự và tính lương. Từ những phương pháp thủ công truyền thống như sổ sách, đến các hệ thống máy móc hiện đại, việc chấm công đã trải qua nhiều biến đổi. Tuy nhiên, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, câu hỏi đặt ra là liệu những giải pháp chấm công truyền thống hiện nay có còn đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của các doanh nghiệp?

Độ chính xác chưa cao, thiếu tính linh hoạt và tiện lợi

Các hệ thống chấm công như vân tay, nhận diện khuôn mặt, và mống mắt cung cấp độ chính xác cao hơn so với các phương pháp truyền thống như thẻ giấy. Tuy nhiên, một số hệ thống có thể gặp trục trặc do các yếu tố như điều kiện môi trường hoặc chất lượng thiết bị, ảnh hưởng đến độ chính xác. Như khuôn mặt nhận diện nhạy nhiều lần trong ngày nếu đi ngang camera; vân tay lỗi, trường hợp hi hữu là vân tay không lấy được vì nhiều mồ hôi tay; thẻ giấy bị hỏng hóc, rách do mưa, ẩm mốc, …

Máy chấm công truyền thông độ chính xác chưa cao, thiếu tính linh hoạt

Đặc biệt hơn, đối với những doanh nghiệp có quá nhiều chi nhánh. Mỗi chi nhánh, cửa hàng đều phải lắp đặt tối thiểu một máy chấm công. Việc này sẽ làm chi phí đầu tư tăng lên, ngoài ra việc đồng bộ các dữ liệu từ nhiều máy chấm công khác nhau để xử lý số liệu sẽ khiến bộ phận nhân sự quá tải.

Bên cạnh đó, nếu địa điểm làm việc của nhân viên được thay đổi linh hoạt tùy vào đặc thù công việc thì những thiết bị chấm công có tính chất cố định là một trở ngại lớn và sẽ sớm trở nên lỗi thời.

Tận dụng chưa tối đa sự phát triển của công nghệ

Chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ, nơi mà mục tiêu là áp dụng công nghệ để đơn giản hóa và tối ưu hóa mọi vấn đề. Chấm công cũng đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển, từ việc quản lý bằng tay, đến sử dụng máy chấm công, và hiện tại là các phần mềm quản lý nhân sự.

Tuy nhiên, trong khi các lĩnh vực khác như tài chính và marketing đã ứng dụng công nghệ một cách sâu rộng, lĩnh vực nhân sự vẫn còn ở mức độ cơ bản. Việc tích hợp các công nghệ tiên tiến như hệ thống ERP và phần mềm quản lý nhân sự vào quy trình chấm công và quản lý nhân sự là rất cần thiết để nâng cao hiệu quả.

Thiếu ứng dụng công nghệ

Thiếu trải nghiệm mới cho nhân viên

Theo nghiên cứu của Học viện Công nghệ Massachusetts và khảo sát toàn cầu của IBM, các doanh nghiệp có trải nghiệm nhân viên xuất sắc đạt được kết quả ấn tượng. Để thu hút và giữ chân nhân tài, các nhà quản lý cần tạo ra những trải nghiệm công việc và môi trường làm việc mới mẻ.

Hiện tại, các phương pháp chấm công vẫn khá truyền thống và lỗi thời. Doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp chấm công hiện đại để mang lại trải nghiệm tích cực và minh bạch cho nhân viên, đồng thời làm cho quá trình chấm công trở nên tự nhiên và thú vị hơn.

Thiếu trải nghiệm mới cho nhân viên

Hạn chế trong việc nhận diện người ngoài

Các phương pháp chấm công như thẻ từ, dấu vân tay, nhận diện gương mặt, hoặc kết nối Wifi chỉ có khả năng nhận diện nhân viên trong công ty. Những hệ thống này không thể nhận diện người lạ ra vào doanh nghiệp, điều này gây khó khăn cho việc kiểm soát an ninh.

Dù nhiệm vụ chính của các công cụ chấm công là xác định và ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên, các nhà quản lý nên xem xét việc kết hợp các tính năng kiểm soát an ninh để tăng cường sự an toàn và bảo mật cho doanh nghiệp.

Giới hạn chức năng của các công cụ chấm công

Các hệ thống chấm công hiện tại thường chỉ có chức năng cơ bản là ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Một số phần mềm tiên tiến cung cấp thêm tính năng gửi thông báo khi chấm công xong. Tuy nhiên, trong bối cảnh xã hội phát triển nhanh chóng, các công cụ chấm công cần được tích hợp với các phần mềm và hệ thống khác để nâng cao hiệu quả quy trình và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự hay Excel | Đâu là giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp

Thời đại doanh nghiệp số 4.0, cần thay đổi cách thức chấm công hiện đại hơn

Với sự phát triển của công nghệ, hình thức làm việc từ xa, làm việc linh hoạt ngày càng phổ biến. Các phương pháp chấm công truyền thống khó đáp ứng được nhu cầu này.

Chính vì vậy, sự ra đời của các phương pháp chấm công hiện đại như phần mềm chấm công là điều tất yếu. Vừa phù hợp với thị hiếu của doanh nghiệp, theo xu hướng phát triển công nghệ của thế giới.

Các phương pháp chấm công là gì mới thường đơn giản, tiện lợi hơn, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tạo cảm giác thoải mái hơn. Chúng tích hợp đa phương thức chấm công như: AI Camera, Wifi, GPS, Camera Mobile, Thiết bị khác, …

Đa hình thức chấm công

Đa loại hình chấm công:Theo ca, theo ngày, liên ngày, tăng ca theo giờ, theo ca. Sử dụng được cho cả mobile và web. Đặc biệt, phần mềm tích hợp quản lý hồ sơ của nhân sự như thông tin cá nhân, thông tin làm việc. Nhân viên tra cứu được nhật ký chấm công của mình. Luôn cập nhật realtime trên lịch tổng quan, cảnh báo các bất thường bằng màu sắc khác nhau: Màu xanh lá là hợp lệ, màu đỏ là có bất thường

Đa loại hình chấm công

Ca làm việc được phân chia linh hoạt: Theo tuần, tháng, kỳ chấm công, loại hợp đồng, từng nhân viên, phòng ban, đơn vị. Quản lý có thể xác nhận, duyệt phiếu công, bổ sung phiếu công, duyệt đơn nghỉ phép ngay trên điện thoại. Xuất file report chấm công phục vụ cho đánh giá cuối tháng.

sử dụng trên web và mobile

>>> Tất cả những lợi ích đó đều có trong giải pháp CloudCHECKIN - Giải pháp chấm công đa kênh cho doanh nghiệp. Một giải pháp chấm công linh hoạt phiên bản mobile app, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối thiểu 40% thời gian chấm công so với phương án chấm công thông thường. Liên hệ dùng thử 14 ngày miễn phí.

CloudCHECKIN - giải pháp chấm công đa kênh

>>> Khám phá thêm về: KPI là gì? Cách áp dụng KPI hiệu quả - công bằng - chất lượng cho nhân viên

Tại sao doanh nghiệp nên triển khai chấm công

Việc áp dụng hệ thống chấm công là gì mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho cả doanh nghiệp và nhân viên như sau:

Đối với doanh nghiệp

• Quản lý thời gian làm việc hiệu quả: Chấm công cho phép doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác, giúp đảm bảo công việc diễn ra đúng kế hoạch và tối ưu hóa sắp xếp công việc. Điều này hỗ trợ bộ phận nhân sự và quản lý trong việc theo dõi và đánh giá mức độ chuyên cần của nhân viên, từ đó cân đối khối lượng công việc và đánh giá khách quan.

• Tính toán lương chính xác: Dữ liệu từ hệ thống chấm công giúp doanh nghiệp tính toán lương một cách chính xác dựa trên số giờ làm việc thực tế, giảm thiểu sai sót trong quá trình tính lương và nâng cao sự hài lòng của nhân viên. Điều này cũng hỗ trợ trong việc quyết định thưởng phạt hợp lý, dựa trên hiệu suất và tình hình nghỉ phép của nhân viên.

• Cải tiến quy trình làm việc: Phân tích dữ liệu chấm công giúp doanh nghiệp nhận diện các quy trình không hiệu quả và thực hiện các điều chỉnh cần thiết, từ đó tăng năng suất và giảm thiểu lãng phí.

• Tuân thủ pháp luật lao động: Chấm công giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật về giờ làm việc, nghỉ ngơi và tính lương, tránh các rủi ro pháp lý và nâng cao uy tín trong cộng đồng kinh doanh.

• Quản lý hiệu suất lao động: Dữ liệu chấm công cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất làm việc của nhân viên, hỗ trợ quản lý đưa ra các biện pháp nâng cao hiệu quả lao động và cải thiện sản xuất kinh doanh.

Lợi ích của việc chấm công

Đối với nhân viên

• Bảo vệ quyền lợi: Chấm công cung cấp chứng cứ rõ ràng về thời gian làm việc và các quyền lợi liên quan đến lương thưởng, giúp nhân viên tránh các tranh cãi không cần thiết và đảm bảo nhận được đầy đủ quyền lợi của mình.

• Tăng tính công bằng: Chấm công là công cụ đánh giá khách quan dựa trên năng suất và thời gian làm việc thực tế, xây dựng một môi trường làm việc minh bạch và khuyến khích nhân viên cống hiến.

• Hỗ trợ phát triển nghề nghiệp: Dữ liệu chấm công giúp nhân viên nhận biết điểm mạnh và yếu của mình, từ đó cải thiện năng suất và phát triển nghề nghiệp một cách hiệu quả.

• Quản lý thời gian hiệu quả: Nhân viên có thể sử dụng dữ liệu chấm công để tự quản lý thời gian làm việc, giúp cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, nâng cao chất lượng cuộc sống.

Việc áp dụng chấm công không chỉ hỗ trợ trong quản lý và tính toán lương, mà còn tạo ra một môi trường làm việc công bằng, minh bạch và hỗ trợ sự phát triển nghề nghiệp cho nhân viên.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý chấm công hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian cho HR và nhân viên dễ dàng theo dõi bảng công cá nhân, hãy cân nhắc sử dụng CloudCHECKIN. Để lại thông tin dưới đây để nhận tài khoản dùng thử

>>> Tham khảo: Chấm công khuôn mặt | Giải pháp hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp

Nguyên lý hoạt động của hệ thống chấm công

Hệ thống chấm công là gì hiện nay đã phát triển với nhiều loại hình khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp, phù hợp với nhu cầu của từng loại hình doanh nghiệp. Các hệ thống chấm công hoạt động theo các nguyên lý cơ bản sau:

1. Hệ thống chấm công đơn điểm
   Hệ thống này thích hợp cho các doanh nghiệp hoạt động tại một địa điểm duy nhất. Thiết bị cần thiết bao gồm máy tính, nút Exit, máy chấm công, và đầu đọc phụ, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi thời gian làm việc của nhân viên tại một địa điểm cụ thể.

2. Hệ thống chấm công đa điểm
   Được thiết kế cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc cơ sở, hệ thống chấm công đa điểm cho phép quản lý đồng bộ việc chấm công tại nhiều địa điểm khác nhau. Các thiết bị cần thiết bao gồm phần mềm chấm công hoặc phần mềm ERP, máy tính, và máy chấm công tại mỗi chi nhánh.

3. Hệ thống chấm công kết hợp kiểm soát ra vào

Hệ thống này lý tưởng cho các doanh nghiệp hoặc tổ chức yêu cầu mức độ bảo mật cao và muốn kiểm soát chặt chẽ việc ra vào của nhân viên. Hệ thống bao gồm khóa điện từ, đầu đọc ra – vào, có thể sử dụng thẻ, vân tay, mống mắt hoặc nhận diện khuôn mặt để xác thực. Toàn bộ dữ liệu chấm công và ra vào được lưu trữ và cập nhật trên phần mềm quản lý

Nguyên lý hoạt động của hệ thống chấm công

Lưu ý khi mua hệ thống chấm công cho doanh nghiệp

Khi mua hệ thống chấm công là gì cho doanh nghiệp, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

Chọn hệ thống chấm công theo nhu cầu cụ thể

Tùy thuộc vào hình thức chấm công là gì mà bạn chọn, sẽ có loại máy chấm công tương ứng. Mỗi loại đều có ưu và nhược điểm riêng, do đó, sau khi đã hiểu rõ về chấm công và quyết định mua máy, bạn nên cân nhắc nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp để lựa chọn chính xác. Ví dụ:

• Máy chấm công bằng thẻ giấy phù hợp với các cửa hàng, tiệm tạp hóa hoặc shop quần áo – những nơi có nhiều ca làm việc nhưng không có quá nhiều nhân viên.

• Máy chấm công bằng thẻ từ là lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp, nhà máy, hoặc văn phòng có số lượng nhân viên lớn. Loại máy này thường đi kèm với chức năng kiểm soát cửa ra vào.

• Máy chấm công bằng vân tay, khuôn mặt, hoặc mống mắt thích hợp cho những nơi cần bảo mật cao, chẳng hạn như viện kiểm sát hay phòng nghiên cứu, nơi không có quá nhiều nhân viên. Các loại máy này cũng có thể tích hợp chức năng kiểm soát ra vào.

• Chấm công online không yêu cầu sử dụng máy chấm công và phù hợp với các công ty có nhân viên làm việc từ xa và thường xuyên kết nối Internet.

Chọn hệ thống chấm công theo nhu cầu sử dụng

Chọn mua máy chấm công từ nhà cung cấp đáng tin cậy

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm, hãy chọn mua từ các thương hiệu uy tín như CloudGO. Việc chọn sản phẩm chính hãng từ nhà cung cấp đáng tin cậy sẽ đảm bảo chất lượng, độ bền và chế độ bảo hành. Ngoài ra, những đơn vị này thường cung cấp dịch vụ lắp đặt nhanh chóng và tiết kiệm.

Chọn máy chấm công với giá cả hợp lý

Thị trường hiện nay có nhiều loại máy chấm công với giá dao động từ 2,5 triệu đến hơn 10 triệu đồng. Hãy chọn thiết bị phù hợp với hình thức chấm công và ngân sách của doanh nghiệp.

>>> Tìm hiểu Timesheet là gì? Lý do Timesheet quan trọng với doanh nghiệp

Cách xử lý khi chấm công bị lỗi

Doanh nghiệp đã biết về chấm công là gì? Vậy khi chấm công gặp lỗi thì phải làm như thế nào? Khi gặp lỗi chấm công, điều đầu tiên cần làm là xác định loại lỗi:

• Lỗi kỹ thuật thường liên quan đến sự cố của phần mềm hoặc thiết bị như máy chấm công không kết nối, không nhận diện dấu vân tay hoặc khuôn mặt chính xác. Cần kiểm tra kết nối và thiết bị, đảm bảo rằng phần mềm chấm công đang hoạt động bình thường và không gặp lỗi. Nếu vấn đề vẫn tiếp tục, liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật là cần thiết.

• Đối với lỗi do con người, các trường hợp phổ biến bao gồm nhân viên quên chấm công, chấm công sai thời gian hoặc nhầm ca làm việc. Lúc này, cần xác minh thông tin chấm công và điều chỉnh lại nếu cần thiết. Cung cấp hướng dẫn chi tiết và đào tạo nhân viên về cách chấm công đúng cách cũng là một biện pháp hiệu quả để giảm thiểu lỗi.

• Lỗi dữ liệu cũng có thể xảy ra khi thông tin chấm công bị mất hoặc không được cập nhật kịp thời. Trong trường hợp lỗi dữ liệu, việc sao lưu dữ liệu thường xuyên là rất quan trọng. Nếu dữ liệu bị mất hoặc sai lệch, sử dụng bản sao lưu để khôi phục và đối chiếu với các bản ghi khác để đảm bảo tính chính xác. Thiết lập quy trình xử lý sự cố rõ ràng và phân công trách nhiệm cụ thể giúp đảm bảo hiệu quả trong việc khắc phục lỗi. Định kỳ đánh giá và cải tiến quy trình để nâng cao chất lượng quản lý chấm công.

Sử dụng công nghệ hiện đại như phần mềm quản lý chấm công tích hợp có thể giảm thiểu lỗi và tự động hóa quá trình xử lý dữ liệu. Truyền thông nội bộ kịp thời về các lỗi chấm công và cách khắc phục, khuyến khích nhân viên phản hồi và báo cáo lỗi để xử lý nhanh chóng, cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và tin cậy của hệ thống chấm công.

Cách xử lý khi chấm công bị lỗi

Chấm công là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp. Chấm công là gì giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả hơn. Khi có thể từ giờ làm việc, quản lý có thể đánh giá được năng suất đi làm của nhân viên mỗi ngày. Kiểm soát việc đến muộn, về sớm, nghỉ phép, … từ đó nâng cao tính kỷ luật và trách nhiệm của nhân viên, phân bổ công việc, và đưa ra các quyết định liên quan tới nhân sự chính xác hơn.

Quan trọng nhất, từ dữ liệu chấm công, Phòng hành chính nhân sự có thể tính lương theo công làm chính xác nhất. Dữ liệu chấm công hiển thị số giờ làm chính xác của nhân viên, tránh sai sót và đảm bảo quyền lợi cho người lao động

>>> Tham khảo thêm: Bứt phá doanh thu với giải pháp CRM cho doanh nghiệp nhỏ

Tạm kết

Qua bài viết này, hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về chấm công là gì và lợi ích của phần mềm chấm công của trong quản lý nhân sự. Việc áp dụng hệ thống chấm công hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian làm việc mà còn đảm bảo tính minh bạch và công bằng cho tất cả nhân viên. Đừng chần chừ, hãy đầu tư vào giải pháp chấm công hiện đại để nâng cao hiệu suất và sự hài lòng của đội ngũ nhân sự trong công ty.