Meta title: 7 Mẫu Prompt AI Hiệu Quả Cho Kế Toán: Hướng dẫn Tối ưu Quy trình

Meta Description: Khám phá hơn 7 mẫu prompt AI thiết yếu giúp phòng kế toán doanh nghiệp SME Việt Nam tự động hóa báo cáo, phân tích tài chính và tối ưu quy trình làm việc. Nâng cao hiệu quả với hướng dẫn chuyên sâu từ CloudGO.

Tổng hợp các gợi ý prompt AI ứng dụng trong ngành kế toán

Hãy tưởng tượng bạn có thể biến AI thành một trợ lý kế toán mẫn cán: tự động quét và nhập liệu hàng trăm hóa đơn PDF, phân tích biến động chi phí chỉ trong vài giây, hay soạn email nhắc nợ chuẩn chỉnh mà không cần bạn can thiệp. Để giúp bạn bắt đầu, chúng tôi đã tổng hợp và phân tích 7 mẫu prompt AI thiết yếu dành riêng cho phòng kế toán. Hãy cùng tìm hiểu cách áp dụng chúng để nâng cao hiệu suất và giảm thiểu sai sót cho doanh nghiệp của bạn.

1. Vì sao ngành Kế toán nên ứng dụng prompt AI khi làm việc?

Ngành kế toán đang đối mặt với khối lượng công việc khổng lồ và yêu cầu độ chính xác tuyệt đối. Và sẽ prompt AI trở thành công cụ đắc lực giúp tối ưu quy trình làm việc. Dưới đây là 3 lý do lớn để trả lời “Vì sao prompt AI đang trở thành xu hướng không thể thiếu trong ngành kế toán?”.

• Tự động hóa quy trình và giải phóng nguồn lực: AI giúp tự động hóa các tác vụ tốn thời gian như đối chiếu chứng từ, xử lý hóa đơn, và tạo báo cáo định kỳ. Điều này cho phép kế toán viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn (như phân tích, tư vấn chiến lược) thay vì công việc sự vụ.
• Nâng cao khả năng phát hiện gian lận và sai sót: AI có khả năng phân tích dữ liệu nhanh chóng để xác định các giao dịch bất thường hoặc chứng từ không hợp lệ. Lợi ích trực tiếp là giảm thiểu rủi ro tài chính và cải thiện độ chính xác tổng thể của hệ thống kế toán.
• Tăng cường bảo mật và đảm bảo tuân thủ pháp luật: Ứng dụng AI góp phần tăng cường bảo mật dữ liệu tài chính và đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật liên quan. Đây là yếu tố quan trọng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Biết cách dùng prompt AI sẽ giúp phòng kế toán tối ưu hiệu suất làm việc tốt hơn

2. 7 Mẫu prompt AI phổ biến dùng trong ngành Kế toán

Để giúp phòng kế toán thực sự khai thác sức mạnh của trí tuệ nhân tạo, phần này sẽ đi sâu vào 7 mẫu prompt AI cho phòng kế toán phổ biến và hiệu quả nhất. Các prompt này được thiết kế để giải quyết những thách thức thường gặp để người ùng có thể áp dụng ngay lập tức vào công việc hàng ngày, từ đó tối ưu hóa quy trình quản lý khách hàng và nâng cao hiệu quả vận hành.

Prompt phát hiện chứng từ trùng, sai lệch hoặc thiếu thông tin

Trong quá trình xử lý sổ sách, việc chứng từ bị trùng, sai lệch hoặc thiếu thông tin là điều thường xuyên xảy ra, nhất là khi dữ liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau. Mỗi lần rà soát thủ công hàng trăm chứng từ, chỉ cần một sai số nhỏ cũng có thể khiến cả hệ thống bị chệch. Giờ đây, thay vì tốn hàng giờ kiểm tra, bạn có thể dùng prompt AI phát hiện sai lệch hoặc trùng lặp chứng từ để tự động so sánh, cảnh báo và hiển thị các dòng dữ liệu bất thường — giúp việc kiểm soát chứng từ trở nên chính xác và nhanh chóng hơn bao giờ hết.

Trước khi tạo prompt để phát hiện chứng từ bất thường, bạn cần đảm bảo dữ liệu đầu vào đầy đủ và nhất quán vì chỉ cần thiếu một trường thông tin, AI sẽ không thể nhận biết chính xác đâu là sai lệch hoặc trùng lặp.

• File danh sách chứng từ (Excel/CSV) gồm: số chứng từ, ngày lập, mã nhà cung cấp, số tiền, loại giao dịch, mô tả nội dung.
• Kỳ kế toán (tháng/năm) để đối chiếu theo thời gian.
• Quy tắc định dạng hoặc cấu trúc chuẩn của chứng từ (ví dụ: quy ước số hóa đơn, độ dài mã chứng từ).

Dưới đây là một số prompt mẫu bạn có thể tham khảo để phát hiện chứng từ bất thường:

| Tình huống | Prompt mẫu | | --------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Phát hiện hóa đơn đầu vào trùng lặp | Vai trò: Bạn là chuyên viên kế toán sử dụng AI để rà soát chứng từ đầu vào, phát hiện các hóa đơn bị trùng lặp trong hệ thống dữ liệu doanh nghiệp.Nhiệm vụ: Phân tích toàn bộ danh sách hóa đơn đầu vào và xác định những bản ghi có khả năng bị trùng, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch của sổ sách kế toán.Thông tin đầu vào:File dữ liệu: [Tên file Excel/CSV chứa danh sách hóa đơn]Các cột dữ liệu cần đối chiếu: [Số hóa đơn], [Mã số thuế nhà cung cấp], [Ngày phát hành], [Tổng tiền]Khoảng thời gian cần kiểm tra: [Từ ngày] – [Đến ngày]Yêu cầu đầu ra:Liệt kê các hóa đơn bị trùng theo tổ hợp [Số hóa đơn] + [Mã số thuế] hoặc [Số hóa đơn] + [Ngày phát hành] + [Tổng tiền].Với mỗi cặp hóa đơn trùng, hiển thị: ngày phát hành, tổng tiền và tên nhà cung cấp.Đánh dấu các dòng nghi ngờ trùng lặp để dễ dàng rà soát lại trong file gốc. | | Kiểm tra sai lệch thông tin trên chứng từ | Vai trò: Bạn là kiểm toán viên nội bộ, chịu trách nhiệm phát hiện sai lệch dữ liệu giữa các chứng từ kế toán, phiếu chi hoặc hóa đơn thanh toán.Nhiệm vụ: Đối chiếu các giá trị liên quan giữa chứng từ và hóa đơn để phát hiện sự không nhất quán trong tổng tiền hoặc số lượng hàng hóa.Thông tin đầu vào:File dữ liệu: [Tên file chứa danh sách phiếu chi hoặc nhập kho]Các trường cần so sánh:[Tổng tiền thanh toán] trên phiếu chi [Mã phiếu chi][Tổng tiền trên hóa đơn] tương ứngHoặc: [Số lượng nhập kho] và [Số lượng trên hóa đơn]Ngưỡng sai lệch chấp nhận: [Giá trị X VNĐ]Yêu cầu đầu ra:Liệt kê các chứng từ có chênh lệch vượt ngưỡng cho phép.Với mỗi trường hợp sai lệch, nêu rõ: mã chứng từ, tổng tiền/khối lượng trên từng nguồn và mức chênh lệch cụ thể.Đánh dấu hoặc tô sáng những dòng có rủi ro cao để tiện kiểm tra thủ công. | | Phát hiện chứng từ thiếu thông tin quan trọng | Vai trò: Bạn là kế toán tổng hợp, phụ trách kiểm tra tính đầy đủ của dữ liệu chứng từ trong kỳ để chuẩn bị cho báo cáo thuế và kiểm toán.Nhiệm vụ: Rà soát toàn bộ chứng từ thanh toán trong tháng để phát hiện những bản ghi thiếu thông tin bắt buộc, đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ kế toán.Thông tin đầu vào:File dữ liệu: [Tên file chứa danh sách chứng từ thanh toán]Thời gian kiểm tra: [Tháng/Năm cụ thể]Các trường thông tin bắt buộc: [Số chứng từ], [Ngày phát hành], [Tên nhà cung cấp], [Mã số thuế], [Tổng tiền]Yêu cầu đầu ra:Liệt kê tất cả các chứng từ còn thiếu một hoặc nhiều trường bắt buộc.Ghi rõ chứng từ bị thiếu trường nào, kèm theo dòng dữ liệu tương ứng.Tổng hợp báo cáo thống kê: số lượng chứng từ đạt chuẩn và số lượng thiếu thông tin, theo từng loại lỗi. |

Prompt dự báo, lập kế hoạch, dashboard

Không ít doanh nghiệp vẫn dựa vào kinh nghiệm hoặc cảm tính khi lập kế hoạch tài chính, dẫn đến dự báo thiếu căn cứ và khó theo dõi tiến độ thực tế. Dữ liệu nằm rải rác ở nhiều bảng tính khiến việc tổng hợp mất nhiều thời gian, còn báo cáo lại thiếu trực quan. Với prompt AI tạo dashboard, dự báo và lập kế hoạch, bạn có thể tự động tổng hợp số liệu, xây dựng biểu đồ xu hướng và mô phỏng các kịch bản tài chính rõ ràng — giúp người quản lý ra quyết định dựa trên dữ liệu thực, thay vì linh cảm.

Để AI có thể dự báo chính xác và tạo dashboard trực quan, bạn cần cung cấp cho nó dữ liệu lịch sử và các biến động thực tế làm cơ sở phân tích.

• Dữ liệu doanh thu, chi phí, lợi nhuận ít nhất 6–12 tháng gần nhất.
• Các yếu tố ảnh hưởng: sản lượng, giá bán, nhân công, tỷ giá, lãi suất…
• Mục tiêu dự báo cụ thể (ví dụ: doanh thu quý IV, chi phí vận hành 6 tháng tới).
• Loại kết quả mong muốn (bảng phân tích, biểu đồ, dashboard).

Để khai thác tiềm năng của AI trong dự báo, lập kế hoạch và tạo dashboard, bạn có thể tham khảo các prompt sau:

| Tình huống | Prompt mẫu | | ----------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Dự báo doanh thu và dòng tiền | Vai trò: Bạn là chuyên viên phân tích tài chính (Financial Analyst AI),có nhiệm vụ sử dụng dữ liệu lịch sử để dự báo doanh thu và dòng tiền tương lai cho doanh nghiệp.Nhiệm vụ: Phân tích xu hướng doanh thu, chi phí và dòng tiền trong quá khứ để dự báo cho kỳ kế hoạch tiếp theo, đồng thời xác định các yếu tố có ảnh hưởng đáng kể đến kết quả dự báo.Thông tin đầu vào:File dữ liệu: [Tên file dữ liệu]Khoảng thời gian dữ liệu lịch sử: từ [Thời gian X] đến [Thời gian Y]Kỳ cần dự báo: [Thời gian Z] (ví dụ: quý tới, 6 tháng tới, năm tới)Thông tin bổ sung: dữ liệu về các khoản phải thu, phải trả, yếu tố mùa vụ, xu hướng thị trường, chính sách giá bán, chi phí nguyên liệu, hoặc yếu tố biến động tỷ giá.Yêu cầu đầu ra:Bảng dự báo doanh thu và dòng tiền ròng cho kỳ [Thời gian Z].Ba kịch bản dự báo: tốt nhất – trung bình – xấu nhất, có số liệu cụ thể.Phân tích ngắn gọn về các yếu tố ảnh hưởng chính (ví dụ: biến động chi phí, nhu cầu thị trường, chu kỳ thu hồi công nợ).Định dạng đầu ra: bảng dữ liệu và đoạn tóm tắt bằng văn bản dễ hiểu dành cho lãnh đạo doanh nghiệp. | | Lập kế hoạch ngân sách và phân bổ chi phí | Vai trò: Bạn là chuyên gia hoạch định ngân sách (Budget Planning AI),phụ trách phân tích dữ liệu chi phí và lập kế hoạch phân bổ ngân sách tối ưu cho các phòng ban.Nhiệm vụ: Phân tích chi phí hoạt động trong các kỳ trước, đánh giá hiệu quả sử dụng ngân sách và đề xuất kế hoạch chi tiết cho kỳ kế hoạch mới.Thông tin đầu vào:Dữ liệu chi phí hoạt động trong [Số quý/năm] gần nhất.File nguồn: [Tên file dữ liệu hoặc bảng tổng hợp chi phí].Danh sách các phòng ban chính: [Phòng ban A], [Phòng ban B], [Phòng ban C].Các chỉ tiêu hiệu quả: doanh thu/chi phí, lợi nhuận phòng ban, tỷ lệ chi phí nhân sự hoặc marketing.Yêu cầu đầu ra:Bảng ngân sách đề xuất cho kỳ kế hoạch mới (theo tháng hoặc quý).Gợi ý phân bổ chi phí tối ưu cho từng phòng ban dựa trên hiệu suất.Nhận xét ngắn gọn về xu hướng chi phí tăng/giảm trong giai đoạn vừa qua.Định dạng đầu ra: bảng ngân sách (Excel hoặc markdown table) kèm bản giải thích súc tích. | | Tạo dashboard tài chính tổng quan | Vai trò: Bạn là chuyên viên trực quan hóa dữ liệu tài chính (Financial Data Visualization AI),chịu trách nhiệm tổng hợp dữ liệu và trình bày kết quả dưới dạng dashboard trực quan, dễ hiểu cho Ban Giám đốc.Nhiệm vụ: Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, tính toán các chỉ số tài chính then chốt và trình bày kết quả trên một dashboard trực quan phản ánh tình hình hoạt động doanh nghiệp.Thông tin đầu vào:Nguồn dữ liệu: [Tên các nguồn dữ liệu – ví dụ: phần mềm kế toán, CRM, ERP, file Excel nội bộ].Các chỉ số chính cần hiển thị: Doanh thu thuần, Lợi nhuận gộp, Tỷ suất lợi nhuận, Dòng tiền hoạt động, Chi phí vận hành.Khoảng thời gian phân tích: [Khoảng thời gian] (ví dụ: 6 tháng gần nhất hoặc cả năm tài chính).Yêu cầu hiển thị: dashboard tổng hợp hoặc dashboard theo phòng ban.Yêu cầu đầu ra:Dashboard tài chính thể hiện rõ xu hướng doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền.Biểu đồ trực quan hóa (nếu có thể): cột, đường, donut, heatmap.Tóm tắt ngắn gọn về các chỉ số nổi bật (ví dụ: lợi nhuận tăng X%, chi phí giảm Y% so với kỳ trước).Đề xuất các góc nhìn phân tích sâu hơn cho lãnh đạo (như chi phí theo vùng, doanh thu theo nhóm khách hàng). |

Prompt phân tích chi phí, lợi nhuận hàng tháng

Mỗi tháng, bộ phận tài chính phải tổng hợp hàng loạt khoản chi, khoản thu, nhưng thường chỉ dừng lại ở con số tổng mà chưa nhìn thấy được nguyên nhân biến động. Việc đối chiếu thủ công vừa mất thời gian, vừa dễ bỏ sót những dấu hiệu bất thường. Prompt AI phân tích chi phí và lợi nhuận hàng tháng giúp bạn tự động tổng hợp dữ liệu, so sánh tỷ lệ biến động và làm rõ yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận — từ đó giúp nhà quản trị nhanh chóng nhận biết điểm mạnh, điểm yếu trong hoạt động kinh doanh.

Trước khi yêu cầu AI phân tích lợi nhuận, bạn cần chuẩn bị dữ liệu chi tiết để hệ thống hiểu rõ cơ cấu chi phí và doanh thu theo từng kỳ.

• Báo cáo P&L từng tháng hoặc theo bộ phận.
• Cơ cấu chi phí chi tiết (NVL, nhân công, vận hành, marketing…).
• Doanh thu tương ứng từng kỳ.
• Dữ liệu so sánh (tháng trước hoặc cùng kỳ năm ngoái) để AI phát hiện biến động.

Dưới đây là một số prompt mẫu để phân tích chi phí và lợi nhuận hàng tháng:

| Tình huống | Prompt mẫu | | ---------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Phân tích biến động chi phí | * Phân tích biến động chi phíVai trò: Bạn là chuyên viên phân tích tài chính của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm theo dõi, đánh giá và lý giải nguyên nhân biến động chi phí theo từng kỳ kế toán.Nhiệm vụ: Phân tích toàn bộ các khoản mục chi phí trong tháng hiện tại so với tháng trước, xác định biến động đáng chú ý, đồng thời đưa ra nhận định và giải pháp tối ưu hóa.Thông tin đầu vào:Dữ liệu chi phí chi tiết từng khoản mục (Excel hoặc bảng): chi phí nhân công, vận hành, marketing, logistics, quản lý…Kỳ so sánh: tháng hiện tại [Tháng hiện tại] và tháng trước [Tháng trước]Ngưỡng biến động cần cảnh báo: [X]%Dữ liệu hỗ trợ (nếu có): sản lượng, doanh thu, tỷ lệ chi phí/doanh thu, ghi chú nội bộ.Yêu cầu đầu ra:Danh sách các khoản chi tăng/giảm vượt mức [X]% giữa hai kỳ.Giải thích nguyên nhân khả dĩ cho từng biến động (dựa trên dữ liệu hoặc mô hình tương quan).Đề xuất hướng xử lý hoặc khuyến nghị tối ưu cho kỳ tới. | | Đánh giá lợi nhuận theo sản phẩm/dịch vụ | Vai trò: Bạn là chuyên viên tài chính chịu trách nhiệm đánh giá hiệu suất sinh lời của từng dòng sản phẩm hoặc dịch vụ.Nhiệm vụ: Tính toán tỷ suất lợi nhuận gộp của từng sản phẩm/dịch vụ dựa trên dữ liệu doanh thu và giá vốn (COGS),xác định nhóm sản phẩm có hiệu quả cao và thấp.Thông tin đầu vào:Bảng dữ liệu doanh thu và giá vốn theo sản phẩm trong tháng [Tháng cụ thể].Tên danh mục sản phẩm/dịch vụ chính.Nếu có: dữ liệu so sánh cùng kỳ năm trước hoặc trung bình 3 tháng gần nhất.Yêu cầu đầu ra:Bảng tổng hợp lợi nhuận gộp cho từng sản phẩm/dịch vụ.Danh sách 3 sản phẩm có tỷ suất lợi nhuận cao nhất và 3 sản phẩm thấp nhất.Gợi ý chiến lược cải thiện (ví dụ: điều chỉnh giá, kiểm soát chi phí đầu vào, ưu tiên sản phẩm sinh lời cao). | | So sánh chi phí thực tế với ngân sách | Vai trò: Bạn là kế toán quản trị hoặc nhà phân tích ngân sách chịu trách nhiệm theo dõi việc sử dụng chi phí theo kế hoạch đã phê duyệt.Nhiệm vụ: Đối chiếu chi phí thực tế của một phòng ban trong tháng cụ thể với ngân sách được duyệt, phát hiện các khoản vượt giới hạn và yêu cầu giải trình nguyên nhân.Thông tin đầu vào:Báo cáo chi phí thực tế của phòng ban [Tên phòng ban] trong tháng [Tháng cụ thể].Bảng ngân sách kế hoạch đã được phê duyệt.Ngưỡng chênh lệch cho phép (ví dụ ±5%).Ghi chú hoặc báo cáo nội bộ (nếu có) để hỗ trợ việc phân tích.Yêu cầu đầu ra:Bảng so sánh chi phí thực tế và ngân sách theo từng hạng mục.Đánh dấu (highlight) những hạng mục vượt ngân sách.Tóm tắt nguyên nhân vượt chi phí (dựa vào ghi chú hoặc dữ liệu xu hướng).Đề xuất điều chỉnh kế hoạch chi tiêu cho kỳ tiếp theo. |

Prompt viết email nhắc thanh toán, thư đối chiếu công nợ.

Viết email nhắc thanh toán hay gửi thư đối chiếu công nợ là công việc vừa cần sự khéo léo, vừa phải đảm bảo độ chính xác tuyệt đối. Thế nhưng, việc soạn từng mẫu thư một cách thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ sai sót thông tin khách hàng hoặc khoản nợ. Với prompt AI viết email và thư nhắc công nợ, bạn chỉ cần nhập dữ liệu cơ bản, hệ thống sẽ tự động tạo ra nội dung chuẩn mực, phù hợp giọng điệu doanh nghiệp và tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý.

Trước khi tạo prompt soạn email tự động, bạn nên cung cấp dữ liệu chính xác về khách hàng và công nợ để nội dung gửi đi vừa đúng thông tin, vừa phù hợp ngữ cảnh.

• Danh sách khách hàng gồm: tên công ty, người liên hệ, email, số tiền nợ, ngày đến hạn.
• Phong cách email mong muốn (chuyên nghiệp, thân thiện, khẩn trương…).
• Mẫu thư doanh nghiệp đã từng dùng (nếu có).
• Ngày gửi dự kiến và tình trạng công nợ (trước hạn, quá hạn, đã nhắc 1 lần…).

Dưới đây là một số prompt mẫu giúp bạn soạn thảo email và thư công nợ:

| Tình huống | Prompt mẫu | | ---------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Viết email nhắc thanh toán định kỳ | Vai trò: Bạn là chuyên viên chăm sóc khách hàng kiêm kế toán công nợ, phụ trách gửi email nhắc thanh toán cho khách hàng theo định kỳ hàng tháng.Nhiệm vụ: Soạn nội dung email nhắc nhở thanh toán hoặc thông báo quá hạn, đảm bảo giọng văn chuyên nghiệp – rõ ràng – lịch sự, thể hiện tinh thần hợp tác và khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn.Thông tin đầu vào:Tên khách hàng: [Tên khách hàng]Số hóa đơn: [Số hóa đơn]Số tiền cần thanh toán: [Số tiền]Ngày đến hạn: [Ngày đáo hạn]Tên công ty gửi: [Tên doanh nghiệp bạn]Thông tin tài khoản ngân hàng hoặc phương thức thanh toán: [Thông tin chuyển khoản hoặc link thanh toán]Mức độ tình huống: [Thanh toán sắp đến hạn / Quá hạn / Nhắc lần 2]Yêu cầu đầu ra:Tạo một email hoàn chỉnh, có tiêu đề, lời chào, nội dung chính, phần hướng dẫn thanh toán và lời cảm ơn.Giọng văn thân thiện nhưng chuyên nghiệp, tránh đe dọa hay áp lực.Với trường hợp quá hạn, cần nhấn mạnh tính cấp thiết, đưa ra thời hạn thanh toán mới, và gợi ý phương thức thanh toán nhanh nhất để tránh phát sinh phí phạt. | | Soạn thư đối chiếu công nợ | Vai trò: Bạn là nhân viên kế toán công nợ của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm lập thư đối chiếu số dư với khách hàng hoặc nhà cung cấp để xác nhận công nợ định kỳ.Nhiệm vụ: Soạn thảo thư đối chiếu công nợ kèm danh sách chi tiết các hóa đơn đã thanh toán và còn tồn, đảm bảo nội dung rõ ràng, số liệu chính xác, phù hợp văn phong kế toán – hành chính.Thông tin đầu vào:Đối tượng gửi: [Khách hàng / Nhà cung cấp]Tên đơn vị nhận thư: [Tên khách hàng hoặc nhà cung cấp]Kỳ đối chiếu: [Tháng / Quý / Năm cụ thể]Tổng số tiền công nợ: [Tổng số tiền]Danh sách hóa đơn: [Danh sách chi tiết gồm số hóa đơn, ngày phát hành, số tiền, tình trạng thanh toán]Tên công ty gửi: [Tên doanh nghiệp bạn]Hạn xác nhận công nợ: [Số ngày làm việc yêu cầu phản hồi]Yêu cầu đầu ra:Viết một thư đối chiếu công nợ hoàn chỉnh với cấu trúc: mở đầu – nội dung đối chiếu – danh sách hóa đơn – đề nghị xác nhận – lời cảm ơn.Giọng văn chính thức, chuẩn hành chính, dễ đọc và dễ đối chiếu.Nếu là công nợ phải thu → nhấn mạnh việc khách hàng cần xác nhận để chốt sổ kỳ kế toán.Nếu là công nợ phải trả → thể hiện tinh thần hợp tác và mong muốn thống nhất số liệu nhanh chóng. |

Prompt mô phỏng kịch bản tài chính

Khi tình hình kinh doanh thay đổi, việc dự đoán ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí hay lợi nhuận thường khiến nhiều nhà quản lý bối rối. Không có công cụ mô phỏng nhanh, mọi tính toán đều phải làm lại từ đầu. Nhờ prompt AI mô phỏng kịch bản tài chính, bạn có thể đặt ra giả định cụ thể — ví dụ doanh thu giảm 10% hoặc chi phí tăng 5% — để hệ thống tự động phân tích tác động đến dòng tiền và hiệu quả lợi nhuận, giúp việc lập kế hoạch tài chính trở nên chủ động và chính xác hơn.

Trước khi yêu cầu AI mô phỏng các kịch bản tài chính, bạn cần cung cấp đủ dữ liệu cơ bản và biến số giả định để mô hình tính toán hợp lý.

• Báo cáo tài chính hiện tại hoặc dữ liệu dự báo cơ sở (doanh thu, chi phí cố định, chi phí biến đổi, lợi nhuận).
• Các biến mô phỏng (tăng/giảm doanh thu, chi phí, lãi suất, tỷ giá…).
• Mục tiêu đánh giá (ảnh hưởng đến lợi nhuận, dòng tiền, ROE…).
• Thời gian mô phỏng (tháng, quý, năm).

Dưới đây là một số prompt mẫu để mô phỏng các kịch bản tài chính:

| Tình huống | Prompt mẫu | | ------------------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Đánh giá tác động của thay đổi giá | * Đánh giá tác động của thay đổi giá sản phẩmVai trò: Chuyên gia phân tích tài chính doanh nghiệp.Nhiệm vụ: Mô phỏng tác động của việc thay đổi giá sản phẩm lên doanh thu và lợi nhuận gộp trong kỳ kế toán tiếp theo.Thông tin đầu vào:Tên sản phẩm: [Tên sản phẩm]Tỷ lệ thay đổi giá: [X]%Số lượng bán hàng hiện tại: [Số lượng bán hàng]Chi phí sản xuất: [Chi phí sản xuất]Yêu cầu đầu ra:Ước tính doanh thu mới và lợi nhuận gộp sau khi thay đổi giá.Phân tích kịch bản và tác động định lượng đến lợi nhuận tổng thể. | | Kịch bản biến động chi phí hoạt động | Vai trò: Chuyên gia lập kế hoạch tài chính.Nhiệm vụ: Mô phỏng ảnh hưởng của việc thay đổi chi phí vận hành lên lợi nhuận và dòng tiền công ty.Thông tin đầu vào:Các khoản chi phí vận hành: [Tiền thuê, lương nhân viên, chi phí vận hành khác]Tỷ lệ thay đổi chi phí: [Z]%Dữ liệu lợi nhuận hiện tại: [Lợi nhuận hiện tại]Dữ liệu dòng tiền hiện tại: [Dòng tiền hiện tại]Yêu cầu đầu ra:Báo cáo dự báo lợi nhuận và dòng tiền trong kịch bản chi phí thay đổi.So sánh với kế hoạch ban đầu và phân tích tác động quan trọng. | | Kịch bản đầu tư mới | Vai trò: Chuyên gia tài chính – đầu tư.Nhiệm vụ: Mô phỏng tác động của khoản đầu tư mới lên bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.Thông tin đầu vào:Tên dự án đầu tư: [Dự án mới]Chi phí đầu tư ban đầu: [Số tiền]Thời gian đầu tư: [Số năm]Tỷ suất sinh lời ước tính hàng năm: [Tỷ suất sinh lời ước tính]Dữ liệu bảng cân đối kế toán hiện tại: [Số liệu cân đối]Dữ liệu dòng tiền hiện tại: [Dòng tiền hiện tại]Yêu cầu đầu ra:Bảng cân đối kế toán sau đầu tư.Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo trong [Số năm].Phân tích tác động tài chính và gợi ý đánh giá rủi ro. |

Prompt tạo báo cáo, phân tích số liệu

Khi dữ liệu tài chính nằm rải rác ở nhiều hệ thống, việc tổng hợp và phân tích trở thành một thách thức thực sự. Các báo cáo thường bị chậm, thiếu thống nhất hoặc sai sót trong quá trình nhập liệu. Với prompt AI tạo báo cáo và phân tích số liệu, bạn chỉ cần mô tả yêu cầu — hệ thống sẽ tự động thu thập, tổng hợp và trình bày báo cáo rõ ràng, trực quan, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh chỉ trong vài phút thay vì vài ngày.

Trước khi tạo báo cáo bằng prompt, bạn cần tập hợp dữ liệu tài chính và xác định loại báo cáo mong muốn, để AI tổng hợp đúng nội dung cần thiết.

• Dữ liệu nguồn (Excel, Sheet hoặc phần mềm kế toán) chứa các chỉ tiêu tài chính.
• Kỳ báo cáo: tháng, quý, năm.
• Loại báo cáo cần tạo (doanh thu, chi phí, công nợ, dòng tiền…).
• Dạng trình bày: bảng, biểu đồ, biểu đồ động hoặc bản tóm tắt bằng ngôn ngữ tự nhiên.

Dưới đây là một số prompt mẫu để tạo báo cáo và phân tích số liệu:

| Tình huống | Prompt mẫu | | --------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Tạo báo cáo tài chính cơ bản | * Bảng cân đối kế toánVai trò: AI chuyên viên kế toán, hiểu chuẩn mực kế toán Việt Nam.Nhiệm vụ: Lập Bảng cân đối kế toán cho công ty tại một thời điểm cụ thể, tổng hợp từ dữ liệu kế toán đã có.Thông tin đầu vào:Ngày cần lập bảng cân đối: [Ngày cụ thể]File dữ liệu kế toán tổng hợp: [Tên file dữ liệu]Danh sách tài khoản, số dư, nghiệp vụ phát sinh.Yêu cầu đầu ra:Bảng cân đối kế toán đầy đủ các tài khoản: Tài sản, Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu.Tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam.Trình bày rõ ràng, có tổng số từng nhóm tài khoản. | | Phân tích hiệu suất tài chính | * Tỷ số tài chínhVai trò: AI chuyên gia phân tích tài chính doanh nghiệp.Nhiệm vụ: Phân tích dữ liệu tài chính quá khứ và tính toán các chỉ số tài chính quan trọng.Thông tin đầu vào:Dữ liệu tài chính của công ty trong [Số năm] gần đây.Chỉ số cần tính: Tỷ suất lợi nhuận gộp, Tỷ suất lợi nhuận ròng, Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu,…Dữ liệu doanh thu, chi phí, tài sản và nợ phải trả theo năm.Yêu cầu đầu ra:Bảng phân tích các chỉ số tài chính theo từng năm.Nhận định ngắn gọn về xu hướng tài chính: tăng, giảm, ổn định.Trình bày trực quan, kèm biểu đồ nếu có thể. | | Tạo báo cáo theo yêu cầu đặc biệt | Vai trò: AI chuyên viên phân tích chi phí dự án.Nhiệm vụ: Lập báo cáo chi tiết về chi phí R&D theo từng dự án trong một khoảng thời gian cụ thể.Thông tin đầu vào:Thời gian phân tích: 6 tháng quaFile dữ liệu chi phí R&D: [Tên file dữ liệu]Các dự án R&D và ngân sách được duyệtLoại chi phí cần phân loại: [Loại chi phí cụ thể]Yêu cầu đầu ra:Bảng chi tiết từng dự án với số tiền chi tiêu, phân loại chi phí.So sánh thực tế với ngân sách được duyệt.Nhận xét các điểm chênh lệch và lưu ý cho quản lý. |

Prompt Tự động nhập liệu từ hóa đơn PDF

Nhập liệu thủ công từ hóa đơn PDF không chỉ tốn thời gian mà còn dễ nhầm lẫn giữa hàng loạt con số. Việc phải gõ từng dòng dữ liệu khiến năng suất giảm và độ chính xác khó đảm bảo. Với prompt AI tự động nhập liệu từ hóa đơn PDF, bạn có thể trích xuất thông tin như mã số thuế, ngày phát hành, giá trị và nội dung hóa đơn chỉ trong vài giây — giúp dữ liệu luôn đồng nhất và giảm thiểu sai sót gần như tuyệt đối.

Trước khi dùng AI để nhập liệu hóa đơn, bạn nên chuẩn bị bộ hóa đơn rõ ràng và xác định rõ các trường dữ liệu cần trích xuất.

• File PDF hoặc ảnh quét (scan) của hóa đơn có độ nét cao.
• Trường dữ liệu cần lấy: số hóa đơn, ngày, người bán, mã số thuế, giá trị, VAT, tổng tiền.
• Mẫu định dạng đầu ra (Excel, CSV, JSON).
• Quy tắc kiểm tra trùng lặp hoặc xử lý hóa đơn lỗi.

Dưới đây là một số prompt mẫu để tự động nhập liệu từ hóa đơn PDF:

| Tình huống | Prompt mẫu | | -------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Trích xuất thông tin cơ bản từ hóa đơn | Vai trò: Bạn là một trợ lý AI chuyên trích xuất dữ liệu kế toán từ hóa đơn PDF để phục vụ nhập liệu và báo cáo tài chính.Nhiệm vụ: Trích xuất các thông tin cơ bản trên hóa đơn gồm số hóa đơn, ngày phát hành, tên nhà cung cấp, mã số thuế nhà cung cấp, tổng tiền trước thuế, thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.Thông tin đầu vào:File hóa đơn PDF: [Tên file hóa đơn]Danh sách các trường cần trích xuất: [Số hóa đơn], [Ngày phát hành], [Tên nhà cung cấp], [Mã số thuế nhà cung cấp], [Tổng tiền trước thuế], [Thuế GTGT], [Tổng tiền thanh toán]Yêu cầu đầu ra:Kết quả trình bày dưới dạng bảng, có cột tương ứng với các trường thông tin trên.Nếu không tìm thấy một trường nào, báo rõ tên trường và file hóa đơn liên quan. | | Trích xuất chi tiết hàng hóa/dịch vụ | Vai trò: Bạn là trợ lý AI chuyên phân tích hóa đơn để lập chi tiết mặt hàng, hỗ trợ quản lý kho và kiểm soát chi phí.Nhiệm vụ: Trích xuất chi tiết từng dòng mặt hàng gồm: tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, kèm thông tin chung của hóa đơn.Thông tin đầu vào:File hóa đơn PDF: [Tên file hóa đơn]Trường chi tiết: [Tên mặt hàng], [Số lượng], [Đơn giá], [Thành tiền]Trường thông tin chung: [Số hóa đơn], [Ngày phát hành], [Tên nhà cung cấp], [Tổng tiền]Yêu cầu đầu ra:Kết quả trình bày theo danh sách hoặc bảng chi tiết, mỗi dòng tương ứng một mặt hàng.Báo cáo nếu thông tin bất kỳ không tìm thấy. | | Xử lý hóa đơn có cấu trúc khác nhau | Vai trò: Bạn là trợ lý AI có khả năng nhận dạng các hóa đơn với cấu trúc khác nhau, đảm bảo trích xuất chính xác dữ liệu cần thiết.Nhiệm vụ: Tìm và trích xuất các thông tin cơ bản dù vị trí trường trong hóa đơn không đồng nhất.Thông tin đầu vào:Tập hợp hóa đơn PDF với nhiều định dạng khác nhauTrường cần trích xuất: [Số hóa đơn], [Tổng tiền], [Tên nhà cung cấp]Yêu cầu đầu ra:Báo cáo kết quả dưới dạng bảng hoặc CSVThông báo những trường không tìm thấy hoặc không trích xuất được |

3. Cần lưu ý gì khi sử dụng Prompt AI cho ngành Kế toán

Mặc dù prompt AI cho phòng kế toán mang lại nhiều lợi ích, nhưng để ứng dụng hiệu quả và an toàn trong ngành kế toán, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý một số vấn đề quan trọng. Đây là những nguyên tắc cốt lõi giúp phòng kế toán tận dụng công nghệ một cách có trách nhiệm và tối ưu nhất:

• Không nhập dữ liệu thật hoặc thông tin cá nhân: Tránh nhập thông tin tài chính, dữ liệu cá nhân hay khách hàng vào AI công cộng; sử dụng dữ liệu giả lập hoặc mã hóa, hoặc AI nội bộ bảo mật cho dữ liệu thật.
• Kiểm tra kết quả AI trước khi sử dụng: AI hỗ trợ, không thay thế con người; mọi báo cáo, phân tích hay văn bản đều cần kế toán viên kiểm duyệt để tránh sai sót nghiêm trọng.
• Viết prompt rõ ràng, có cấu trúc: Ngôn ngữ cụ thể, đầy đủ ngữ cảnh và thuật ngữ kế toán giúp AI hiểu và xử lý chính xác hơn.
• Tuân thủ chuẩn mực và pháp luật: Kết quả AI phải phù hợp VAS, quy định thuế và luật pháp; trách nhiệm cuối cùng thuộc người dùng.

Việc nắm vững những nguyên tắc này sẽ là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp tiến tới một phòng kế toán số hóa hiệu quả và an toàn, đồng thời tối ưu hóa quy trình quản trị khách hàng và nâng cao hiệu quả vận hành.

Ngành kế toán cần lưu ý nhiều điều trước khi ứng dụng prompt AI

Qua bài viết này, CloudGO hy vọng đã cung cấp cho quý doanh nghiệp các prompt AI cho phòng kế toán trong công việc hàng ngày. Tuy nhiên, việc sử dụng AI cần đi đôi với sự hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ, tính thận trọng trong bảo mật dữ liệu và sự kiểm soát của con người. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp AI để nâng tầm hiệu quả cho phòng kế toán hoặc các bộ phận khác, CloudGO với hơn 15 năm kinh nghiệm và khả năng tùy biến giải pháp linh hoạt, luôn sẵn sàng đồng hành. Liên hệ CloudGO ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu và tìm ra lộ trình chuyển đổi số phù hợp nhất với đặc thù kinh doanh của bạn.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website:https://cloudgo.vn/