Tăng hiệu quả tài chính gấp 5 lần nhờ ứng dụng AI vào kế toán

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang tạo nên cuộc cách mạng vô cùng mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là Tài chính - Kế toán. Trong khi các phương pháp kế toán truyền thống vẫn đang phải vật lộn với những khó khăn như thời gian xử lý dài, tỷ lệ sai sót cao và chi phí nhân sự tăng cao, AI đã xuất hiện như một “trợ lý thông minh” với khả năng tự động hóa quy trình, nâng cao độ chính xác và dự đoán tài chính chính xác theo thời gian thực. Sẽ không quá lời khi nói rằng, doanh nghiệp có thể tăng hiệu quả tài chính gấp 5 lần nếu ứng dụng AI đúng cách. Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá cách AI đang thay đổi cuộc chơi trong ngành kế toán hiện nay như thế nào? Cùng theo dõi ngay sau đây!

1. Tại sao nên ứng dụng AI vào lĩnh vực kế toán?

Việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào lĩnh vực kế toán không chỉ là xu hướng mà còn là giải pháp tất yếu để nâng cao hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp. Đây chính là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn tích hợp AI vào quy trình kế toán hiện đại.

• Trước hết, AI có khả năng tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, đối chiếu hóa đơn, xử lý giao dịch, giúp giảm đáng kể sự phụ thuộc vào nhân lực cho các công việc đơn giản.

• Giúp tiết kiệm chi phí đáng kể, đặc biệt trong các nghiệp vụ cơ bản và giảm thiểu tổn thất tài chính do sai sót kế toán.

• Về mặt kỹ thuật, AI sử dụng công nghệ OCR (Optical Character Recognition) và NLP (Natural Language Processing) để đọc hiểu tài liệu kế toán, tự động hóa hoàn toàn quy trình nhập liệu thủ công.

• AI có thể xử lý khối lượng lớn dữ liệu với độ chính xác cao hơn con người và khả năng phát hiện sai sót logic hoặc bất thường trong dữ liệu một cách nhanh chóng.

• AI có thể xử lý hàng ngàn giao dịch chỉ trong vài giây, rút ngắn đáng kể thời gian hoàn thành báo cáo tài chính và kiểm toán.

• Hơn nữa, AI có khả năng phân tích Big Data từ nhiều nguồn khác nhau như ngân hàng, hóa đơn, phần mềm quản lý kho, hệ thống ERP. Từ đó có thể phân tích xu hướng, nhận diện rủi ro và cơ hội kinh doanh.

• Đặc biệt, AI có thể dự đoán tài chính dựa trên lịch sử thu chi thông qua machine learning, giúp dự báo dòng tiền, doanh thu, chi phí và lập kế hoạch tài chính chính xác hơn.

• Hệ thống AI hỗ trợ ra quyết định dựa trên phân tích dữ liệu thời gian thực, hỗ trợ các quyết định đầu tư, chi tiêu và tái cơ cấu tài chính.

• Cuối cùng, AI còn hạn chế gian lận tài chính bằng cách phát hiện các giao dịch bất thường, hành vi gian lận qua mô hình học máy, đưa ra cảnh báo sớm cho nhà quản lý và kế toán trưởng.

Ứng dụng AI vào kế toán giải pháp để nâng cao hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp

2. Ứng dụng AI vào kế toán như thế nào cho hiệu quả?

Việc tích hợp AI vào kế toán cần được thực hiện một cách có hệ thống và chiến lược để đạt hiệu quả tối ưu nhất. Trong phần dưới đây, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu các cách ứng dụng AI vào kế toán thông minh và hiệu quả nhất.

Tự động hóa quy trình kế toán

Trước khi ứng dụng AI, các quy trình kế toán thường mất rất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót do phải xử lý thủ công từng hóa đơn, giao dịch. Sau khi ứng dụng AI, hệ thống sẽ học cách phân loại dữ liệu đầu vào thông minh, phân biệt chính xác giữa chi phí, doanh thu, thuế và các khoản mục khác.

Nghiên cứu cho thấy AI có thể giúp bộ phận kế toán giảm thời gian xử lý dữ liệu lên đến 80% so với phương pháp thủ công. Do AI sử dụng công nghệ Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR) và Xử lý Ngôn ngữ Tự nhiên (NLP) để tự động hóa từ file hóa đơn, e-invoice, email và các tài liệu khác nên có thể tạo báo cáo tự động theo chuẩn kế toán (VAS, IFRS),cập nhật theo thời gian thực và tự động đối chiếu số liệu liên quan.

Đặc biệt trong xử lý thuế, AI tự động cập nhật biểu thuế, phân loại chính xác hóa đơn và đề xuất mức thuế phải nộp phù hợp theo từng loại giao dịch. AI vận dụng các công nghệ như NLP và machine learning để hiểu sâu về quy định thuế, đảm bảo tuân thủ và tạo ra kết quả chính xác nhất.

AI giúp bộ phận Kế toán tiết kiệm thời gian nhờ khả năng tự động hóa quy trình

Phân tích và dự báo tài chính

Trí tuệ nhân tạo (AI) có khả năng khai thác insight tài chính từ dữ liệu hiện tại và lịch sử một cách chính xác và chi tiết, từ đó đề xuất điều chỉnh ngân sách và tái phân bổ nguồn lực hiệu quả. Việc ứng dụng AI vào phân tích tài chính không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót đáng kể so với phân tích thủ công truyền thống.

Cũng dựa vào những dữ liệu đã phân tích trước đó, AI có thể dự đoán các chỉ số tài chính quan trọng, hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch đầu tư và chi tiêu hiệu quả hơn. Đặc biệt, AI có thể dự đoán cả tiềm năng tài chính và rủi ro có thể gặp phải để đưa ra các giải pháp dự trù phù hợp. Hệ thống cũng có khả năng theo dõi, kiểm soát và phân tích chi tiêu theo từng giai đoạn dự án, nhận diện những điểm vượt ngân sách hoặc sử dụng không hiệu quả.

Ứng dụng AI vào phân tích tài chính để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót

Quản trị rủi ro và tuân thủ

Ứng dụng AI vào lĩnh vực Tài chính - Kế toán sẽ giúp tối ưu quy trình kiểm toán thông qua việc hỗ trợ phân tích rủi ro và xác định các lỗ hổng dù nhỏ nhất mà con người thường bỏ sót trước khi kiểm toán. Hệ thống AI có thể lựa chọn mẫu kiểm toán thông minh và khoa học hơn, đồng thời tự động hóa các bước chuẩn bị tài liệu, từ đó đưa ra kết quả nhanh chóng và chính xác hơn.

Đặc biệt, AI áp dụng machine learning để nhận diện mẫu gian lận phổ biến, hệ thống học từ dữ liệu gian lận cũ để cải thiện khả năng phát hiện. Một số trường hợp AI có thể nhận diện là thu chi vượt mức cho phép, tiền chi tăng vọt bất ngờ hoặc các giao dịch có mẫu hình bất thường. Theo báo cáo của Association of Certified Fraud Examiners, AI có thể giảm 50% thời gian phát hiện gian lận và giảm tổn thất tài chính xuống 40% .

AI sẽ giúp việc phân tích và xác định rủi ro chính xác hơn con người

Tư vấn chiến lược tài chính

AI có thể gợi ý các phương án tiết kiệm chi phí và cân đối ngân sách thông qua việc xử lý dữ liệu và các kịch bản mô phỏng có sẵn. Hệ thống còn có thể kết hợp với chatbot hoặc trợ lý ảo để hỗ trợ kế toán viên và CFO (Chief Financial Officer) trong việc ra quyết định chiến lược tài chính nhanh chóng và chính xác.

AI sẽ hỗ trợ đề xuất phương án hợp lý để cân đối và tiết kiệm ngân sách

3. Những rủi ro có thể gặp khi ứng dụng AI vào lĩnh vực kế toán

Việc ứng dụng AI vào kế toán cũng đi kèm với một số rủi ro cần lưu ý như sau:

• Chi phí đầu tư ban đầu cao

Triển khai hệ thống AI đòi hỏi ngân sách lớn cho việc mua phần mềm, nâng cấp phần cứng, thuê chuyên gia tư vấn và đào tạo nhân viên. Chi phí này có thể gây áp lực tài chính cho doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ. Doanh nghiệp nên triển khai từng bước theo mô hình pilot, tìm kiếm các giải pháp AI cloud để giảm chi phí đầu tư phần cứng, đàm phán gói thanh toán trả góp với nhà cung cấp, tận dụng các chương trình hỗ trợ của chính phủ.

• Bảo mật dữ liệu chưa được tối ưu hoàn toàn

Thông tin tài chính của nội bộ trên máy tính có thể bị rò rỉ, tấn công mạng hoặc truy cập trái phép. Việc lưu trữ dữ liệu trên cloud và xử lý bằng AI tạo ra các điểm yếu bảo mật mới mà hệ thống truyền thống không gặp phải. Vì thế, khi ứng dụng AI, doanh nghiệp cần áp dụng mã hóa dữ liệu đầu cuối, thiết lập tường lửa và hệ thống phát hiện xâm nhập, thực hiện kiểm tra bảo mật định kỳ, đào tạo nhân viên về an ninh mạng, sao lưu dữ liệu thường xuyên.

• Đòi hỏi sự hiểu biết về AI

Nhân viên kế toán cần nắm vững kiến thức về AI để sử dụng hiệu quả và phát hiện lỗi. Thiếu hiểu biết có thể dẫn đến sử dụng sai cách, giảm hiệu quả và tăng rủi ro sai sót trong công việc kế toán. Ban lãnh đạo có thể tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về AI, mời chuyên gia tư vấn hướng dẫn, tạo tài liệu hướng dẫn chi tiết, thiết lập hệ thống hỗ trợ kỹ thuật 24/7, khuyến khích học tập liên tục.

• Thiếu dữ liệu huấn luyện dẫn đến kết quả sai lệch

AI cần dữ liệu chất lượng và đa dạng để học tập cũng như triển khai bộ nhớ cho riêng nó. Nên nếu dữ liệu kế toán không đầy đủ, có lỗi hoặc thiên lệch sẽ khiến AI đưa ra kết quả không chính xác, ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh và báo cáo tài chính. Trước khi cung cấp tài nguyên đầu vào cho AI, cần rà soát và làm sạch dữ liệu hiện có, thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, thiết lập quy trình kiểm tra chất lượng dữ liệu, sử dụng dữ liệu tổng hợp để bổ sung, cập nhật mô hình AI thường xuyên.

• Phụ thuộc vào hệ thống AI quá nhiều

Quá phụ thuộc vào AI có thể khiến doanh nghiệp mất khả năng xử lý thủ công khi hệ thống gặp sự cố. Điều này tạo ra rủi ro gián đoạn hoạt động kinh doanh và mất kiểm soát quy trình kế toán quan trọng. Phòng kế toán cần duy trì quy trình dự phòng thủ công, đào tạo nhân viên kỹ năng xử lý theo hướng truyền thống cho những tình huống ngoài tầm kiểm soát.

• Khó khăn tích hợp với hệ thống kế toán truyền thống

Hệ thống kế toán cũ thường không tương thích với công nghệ AI mới, gây khó khăn trong việc đồng bộ dữ liệu và quy trình. Việc thay đổi toàn bộ hệ thống đòi hỏi rất nhiều thời gian và chi phí. Vì thế, khi thiết lập có thể sử dụng API để kết nối các hệ thống, triển khai phần mềm trung gian làm cầu nối, nâng cấp từng bước thay vì thay đổi toàn bộ, thuê chuyên gia tư vấn tích hợp hệ thống, thử nghiệm trên môi trường chạy thử trước khi triển khai.

Song song với lợi ích thì ứng dụng AI trong kế toán vẫn tồn tại 1 số rủi ro nhất định

4. Cần lưu ý những gì khi ứng dụng AI vào kế toán?

Khi ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào lĩnh vực kế toán, doanh nghiệp sẽ thu được lợi ích cho hiệu suất công việc nhưng cần thận trọng với một số điều sau để đảm bảo an toàn, hiệu quả và bền vững:

• Bắt đầu từ quy trình nhỏ: Thử nghiệm với các dự án nhỏ, dễ quản lý để giảm rủi ro và đánh giá hiệu quả trước khi mở rộng quy mô.

• Chọn công cụ phù hợp: Lựa chọn giải pháp AI tích hợp tốt với quy trình tài chính hiện có, phù hợp với ngành nghề và nhu cầu cụ thể.

• Xây dựng cơ sở dữ liệu chất lượng: Thiết lập tiêu chuẩn dữ liệu, đảm bảo quy trình làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu trước khi đưa vào hệ thống AI.

• Giám sát và điều chỉnh liên tục: Theo dõi mức độ chính xác của AI, kiểm tra và điều chỉnh thuật toán để cải thiện hiệu quả.

• Đầu tư nhân lực: Đào tạo đội ngũ kế toán viên về công nghệ AI để tối ưu hóa việc sử dụng.

• Không lạm dụng AI: Sử dụng AI như công cụ hỗ trợ chứ không thay thế hoàn toàn con người trong ra quyết định tài chính.

5. CloudGO - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn có ứng dụng AI phù hợp cho mọi doanh nghiệp

CloudGO là nền tảng chuyển đổi số toàn diện được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam tối ưu hóa quy trình quản lý và vận hành. Với mục tiêu mang lại giải pháp công nghệ tinh gọn và hiệu quả, CloudGO đã tích hợp các công nghệ AI tiên tiến để tự động hóa và nâng cao hiệu quả công việc.

Trong lĩnh vực kế toán, CloudGO cung cấp hai sản phẩm chính phù hợp với nhu cầu quản lý tài chính:

• CloudWORK: Hệ thống quản lý công việc và dự án với khả năng theo dõi chi phí, ngân sách dự án và phân tích hiệu quả tài chính theo thời gian thực

CloudWORK sẽ hỗ trợ bộ phận Kế toán phân tích dữ liệu và ngân sách

• CloudCHECKIN: Giải pháp quản lý chấm công và tính lương tự động, giúp bộ phận kế toán xử lý lương thưởng một cách chính xác và nhanh chóng.

CloudCHECKIN sẽ giúp tổng hợp lương thưởng và phiếu công qua dữ liệu chấm công

Các sản phẩm của CloudGO mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho bộ phận kế toán như giảm thời gian xử lý dữ liệu, tăng độ chính xác trong báo cáo, tự động hóa quy trình tính toán và theo dõi chi phí. Đặc biệt, việc tích hợp AI giúp dự báo xu hướng chi tiêu và đưa ra các khuyến nghị tối ưu hóa ngân sách.

Để tìm hiểu thêm về cách CloudGO có thể hỗ trợ doanh nghiệp của bạn trong việc ứng dụng AI vào kế toán, hãy liên hệ ngay với đội ngũ tư vấn của chúng tôi.

6. Câu hỏi thường gặp

AI có thay thế được kế toán viên không?

AI không thể hoàn toàn thay thế kế toán viên mà chỉ hỗ trợ tự động hóa các công việc lặp lại, giúp kế toán viên tập trung vào phân tích, ra quyết định và kiểm soát chiến lược tài chính. Vai trò của kế toán viên chuyển từ xử lý dữ liệu sang phân tích và tư vấn chiến lược, đòi hỏi kỹ năng cao hơn và mang lại giá trị gia tăng lớn hơn cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nhỏ có nên đầu tư AI trong kế toán không?

Doanh nghiệp nhỏ hoàn toàn nên ứng dụng AI để tiết kiệm chi phí, giảm sai sót và tăng hiệu quả quản lý tài chính mà không cần mở rộng bộ phận kế toán. Với sự phát triển của công nghệ cloud và các giải pháp AI giá cả phải chăng, doanh nghiệp nhỏ có thể tiếp cận AI một cách dễ dàng và hiệu quả.

Dữ liệu tài chính có bị lộ khi dùng AI không?

Nếu sử dụng các giải pháp AI uy tín và có bảo mật tốt, dữ liệu tài chính sẽ được mã hóa và bảo vệ an toàn. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần có chính sách kiểm soát nội bộ chặt chẽ và lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế.

AI có hỗ trợ chuẩn mực kế toán Việt Nam không?

Nhiều giải pháp AI hiện nay được phát triển riêng cho thị trường Việt Nam và đã tích hợp đầy đủ các chuẩn mực kế toán như VAS, hóa đơn điện tử và quản lý thuế. Các nhà cung cấp trong nước thường am hiểu sâu về quy định pháp luật và cập nhật thường xuyên theo thay đổi của chính sách.

Việc ứng dụng AI vào kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót mà còn mở ra khả năng dự báo tài chính chính xác và quản trị rủi ro hiệu quả. Với những lợi ích vượt trội từ tiết kiệm chi phí đến nâng cao độ chính xác, AI đang trở thành công cụ không thể thiếu trong kế toán hiện đại.

Bạn đã sẵn sàng tăng hiệu quả tài chính gấp 5 lần cho doanh nghiệp của mình chưa? Hãy liên hệ ngay với CloudGO để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm giải pháp AI phù hợp nhất cho nhu cầu kế toán của bạn!

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/