8 Mẫu xác nhận lương chi tiết và mới nhất năm 2025

Bạn có thể tự tin về thu nhập của mình, nhưng ngân hàng hay đại sứ quán chỉ tin khi thấy giấy tờ xác nhận lương rõ ràng. Không phải ai cũng có thể dễ dàng hoàn tất hồ sơ vay vốn, xin visa hay làm thủ tục định cư chỉ với vài tờ giấy tùy thân cơ bản. Một trong những giấy tờ quan trọng nhưng thường bị ít được quan tâm là giấy xác nhận lương.

Đằng sau tờ giấy tưởng chừng đơn giản ấy là cả một quy trình kiểm tra, xác minh và chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo thông tin thu nhập rõ ràng, minh bạch và đủ sức thuyết phục các cơ quan, tổ chức liên quan. Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu hoặc cần mẫu chuẩn, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tiết kiệm kha khá thời gian với 8 mẫu giấy xác nhận lương cập nhật mới nhất năm 2025.

1. Giấy xác nhận lương là gì?

Giấy xác nhận lương hay còn gọi là giấy xác nhận thu nhập, là văn bản chính thức được chứng nhận của cấp có thẩm quyền liên quan đến tiền lương, thưởng và các khoản phụ cấp trong quá trình làm việc mà người lao động được hưởng theo quy định của pháp luật mà công ty hoặc tổ chức đã chi trả.

Giấy xác nhận lương thường được sử dụng để chứng minh tài chính cá nhân khi cần thiết, chẳng hạn như khi làm hồ sơ vay vốn ngân hàng, xin visa du lịch hoặc du học, quyết toán thuế thu nhập cá nhân hoặc các thủ tục pháp lý khác yêu cầu chứng minh khả năng tài chính. Tính chất chính thức và có dấu xác nhận của doanh nghiệp làm cho giấy này có giá trị pháp lý cao trong các giao dịch.

Giấy xác nhận lương thường được sử dụng để chứng minh tài chính cá nhân

2. Đặc điểm của giấy xác nhận lương là gì?

Giấy xác nhận lương có những đặc điểm riêng biệt giúp phân biệt với các loại giấy tờ khác liên quan đến thu nhập của người lao động như sau:

• Về nội dung, giấy xác nhận lương có nhiệm vụ xác nhận thông tin liên quan đến tiền lương, xác nhận mức lương hàng tháng trong khoảng thời gian cụ thể hoặc tùy theo nhu cầu của người làm giấy xác nhận. Nội dung này phải chính xác, đầy đủ và phản ánh đúng thực tế thu nhập của người lao động tại thời điểm làm giấy.

• Về tính bảo mật, giấy xác nhận lương yêu cầu xem xét kỹ lưỡng đúng mục đích trước khi làm vì có thể ảnh hưởng đến hoạt động duy trì của doanh nghiệp. Thông tin lương của nhân viên là dữ liệu nhạy cảm, việc cấp giấy xác nhận cần tuân thủ quy trình nội bộ và đảm bảo chỉ cung cấp cho đúng mục đích chính đáng. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ trước khi cấp để tránh rò rỉ thông tin nhạy cảm hoặc bị lợi dụng cho mục đích không chính đáng.

3. Nội dung cần có trong giấy xác nhận lương

Để mẫu xác nhận lương được chấp thuận và duyệt nhanh chóng, giấy cần có đầy đủ các nội dung sau đây:

• Thông tin người lao động: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân, địa chỉ thường trú và địa chỉ tạm trú nếu có, cùng số điện thoại liên hệ. Những thông tin này giúp xác định chính xác danh tính của người được xác nhận lương.

• Thông tin công ty: Tên công ty, địa chỉ công ty, số điện thoại, số fax (nếu có),cùng phòng ban và chức vụ của người lao động trong công ty. Phần này thể hiện mối quan hệ lao động giữa người làm việc và doanh nghiệp.

• Thông tin về mức lương và các khoản thu nhập khác: Mức lương chính theo hợp đồng lao động (tham khảo mẫu bảng lương để soạn chi tiết),các khoản phụ cấp như phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp xăng xe, điện thoại, nhà ở, các khoản thu nhập khác như tiền thưởng, hoa hồng, tiền làm thêm giờ, tổng thu nhập hàng tháng hoặc trong khoảng thời gian nhất định và các khoản bị khấu trừ nếu có như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

• Thời gian làm việc: Thời gian bắt đầu làm việc tại công ty và thời hạn hợp đồng lao động (nếu có),giúp xác định tính ổn định trong công việc của người lao động. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo mẫu bảng chấm công để hỗ trợ việc xác minh thời gian làm việc chính xác.

• Chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền: Giám đốc, phó giám đốc hoặc người được ủy quyền, kèm theo họ tên đầy đủ và chức vụ của người ký xác nhận cùng dấu xác nhận của công ty nếu có để đảm bảo tính pháp lý của văn bản.

Giấy xác nhận lương sẽ cần có 5 nội dung chính để được chấp thuận

4. Giấy xác nhận lương dùng để làm gì?

Giấy xác nhận lương là văn bản xác nhận mức lương hàng tháng của doanh nghiệp, được sử dụng để hoàn tất nhiều thủ tục quan trọng như:

• Vay vốn ngân hàng là mục đích phổ biến nhất khi sử dụng giấy xác nhận lương. Các ngân hàng yêu cầu giấy này để đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng trước khi phê duyệt khoản vay.

• Mua nhà ở xã hội cũng cần giấy xác nhận lương để chứng minh thu nhập của hộ gia đình đủ điều kiện tham gia chương trình.

• Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là một trong những yêu cầu bắt buộc khi người lao động có thu nhập từ nhiều nguồn hoặc cần điều chỉnh số thuế đã nộp trong năm.

• Xin visa đi du lịch hoặc du học đến các nước cũng thường yêu cầu giấy xác nhận lương để chứng minh khả năng tài chính của người xin visa. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị mẫu đánh giá KPI để chứng minh hiệu quả công việc khi cần xác minh mức thu nhập.

• Làm thủ tục định cư ở nước ngoài đòi hỏi nhiều giấy tờ chứng minh tình hình tài chính, trong đó giấy xác nhận lương đóng vai trò quan trọng.

• Trong các vụ ly hôn, giấy xác nhận lương còn được sử dụng để giành quyền nuôi con, chứng minh khả năng tài chính của từng bên trong việc chăm sóc con cái.

5. 8 Mẫu xác nhận lương chi tiết và mới nhất năm 2025

Để tiết kiệm thời gian và tránh sai sót trong quá trình làm giấy xác nhận, người lao động có thể tham khảo 8 mẫu giấy xác nhận lương chi tiết và đã được cập nhật mới nhất trong phần này. Mỗi mẫu được thiết kế phù hợp với mục đích sử dụng khác nhau và đáp ứng các yêu cầu cụ thể của từng tình huống.

Mẫu xác nhận lương số 01

Mẫu xác nhận lương số 01 được thiết kế theo format chuẩn dành cho mục đích chung, bao gồm đầy đủ thông tin cá nhân, thông tin công ty và chi tiết về mức lương cơ bản. Mẫu này phù hợp cho việc làm thủ tục vay vốn ngân hàng hoặc các giao dịch tài chính thông thường. Đặc điểm nổi bật là bố cục rõ ràng, dễ điền thông tin và được nhiều ngân hàng chấp nhận.

[Link tải Mẫu xác nhận lương số 01]

Mẫu xác nhận lương số 01

Lưu ý: Khi sử dụng mẫu này, cần kiểm tra kỹ thông tin lương và các khoản phụ cấp để đảm bảo tính chính xác.

Mẫu xác nhận lương số 02

Mẫu xác nhận lương số 02 được thiết kế chi tiết hơn với phần phân tích thu nhập theo từng khoản mục cụ thể, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và các khoản khấu trừ. Mẫu này đặc biệt phù hợp cho các trường hợp cần xác nhận thu nhập phức tạp như làm hồ sơ định cư hoặc vay mua nhà với số tiền lớn. Format của mẫu này giúp người đọc dễ dàng nắm bắt cơ cấu thu nhập.

[Link tải Mẫu xác nhận lương số 02]

Mẫu xác nhận lương số 02

Lưu ý: Mẫu này yêu cầu cung cấp chi tiết về bảng lương trong ít nhất 3 tháng gần nhất.

Mẫu xác nhận lương số 03

Mẫu xác nhận lương số 03 tập trung vào việc xác nhận thu nhập ổn định theo thời gian, với phần thống kê lương theo quý hoặc theo năm. Mẫu này thích hợp dùng để chứng minh thu nhập cá nhân, làm hồ sơ vay ngân hàng, xin visa, mua trả góp, thuê nhà hoặc bảo lãnh người thân.. Điểm khác biệt của mẫu này là có thêm phần cam kết về tính ổn định của công việc và thu nhập trong tương lai.

[Link tải Mẫu xác nhận lương số 03]

Mẫu xác nhận lương số 03

Lưu ý: Cần chuẩn bị sẵn dữ liệu lương của ít nhất 6 tháng gần nhất để điền vào mẫu này.

Mẫu xác nhận lương số 04

Mẫu xác nhận lương số 04 được thiết kế cho các vị trí quản lý hoặc chuyên gia có mức lương cao, bố trí thông tin 1 cách trang trọng và chuyên nghiệp hơn. Mẫu này bao gồm phần xác nhận về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và triển vọng phát triển trong công ty. Đây là lựa chọn tốt cho những trường hợp cần thể hiện địa vị và uy tín nghề nghiệp.

[Link tải Mẫu xác nhận lương số 04]

Mẫu xác nhận lương số 04

Lưu ý: Mẫu này cần có chữ ký của cấp lãnh đạo cao nhất trong công ty để tăng tính thuyết phục.

Mẫu xác nhận lương số 05

Mẫu xác nhận lương số 05 được tối ưu hóa cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, với format đơn giản nhưng đầy đủ thông tin cần thiết. Mẫu này phù hợp với những công ty có quy trình nội bộ đơn giản và cần làm giấy xác nhận lương nhanh chóng. Đặc điểm của mẫu này là dễ in ấn, dễ lưu trữ và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

[Link tải Mẫu xác nhận lương số 05]

Mẫu xác nhận lương số 05

Lưu ý: Mẫu này có thể được điều chỉnh bổ sung thêm các thông tin đặc thù của ngành nghề kinh doanh.

Mẫu xác nhận lương bằng tiếng Anh

Mẫu xác nhận lương bằng tiếng Anh được thiết kế hoàn toàn bằng tiếng Anh, tuân thủ chuẩn quốc tế và được chấp nhận rộng rãi tại các tổ chức nước ngoài. Mẫu này đặc biệt cần thiết khi làm thủ tục visa, du học, hoặc làm việc tại các công ty đa quốc gia. Format và các thuật ngữ trong mẫu này được chuẩn hóa theo thông lệ quốc tế, đảm bảo dễ hiểu và sẽ được chấp nhận.

[Link tải Mẫu xác nhận lương bằng tiếng Anh]

Mẫu xác nhận lương bằng tiếng Anh

Lưu ý: Cần đảm bảo dịch thuật chính xác các thuật ngữ chuyên môn và đơn vị tiền tệ.

Mẫu xác nhận lương song ngữ Việt Anh

Mẫu xác nhận lương song ngữ Việt Anh kết hợp cả hai ngôn ngữ trong cùng một văn bản, giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót khi dịch thuật. Mẫu này rất phù hợp cho các thủ tục cần nộp cả bản tiếng Việt và tiếng Anh, đặc biệt trong các trường hợp xin visa, làm giấy tờ định cư hoặc học bổng du học. Các lớp thông tin được thiết kế để tạo sự cân đối giữa hai ngôn ngữ.

[Link tải Mẫu xác nhận lương song ngữ Việt Anh]

Mẫu xác nhận lương song ngữ Việt Anh

Lưu ý: Cần kiểm tra kỹ tính thống nhất giữa nội dung tiếng Việt và tiếng Anh trong cùng một mẫu.

Mẫu xác nhận lương để quyết toán thuế theo thông tư 156

Mẫu xác nhận lương để quyết toán thuế theo thông tư 156 được thiết kế chuyên biệt tuân thủ quy định của Bộ Tài chính về quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Mẫu này bao gồm đầy đủ các thông tin yêu cầu theo pháp luật thuế, với cấu trúc phù hợp cho việc kê khai và quyết toán. Đây là mẫu bắt buộc phải sử dụng khi làm thủ tục quyết toán thuế cuối năm.

[Link tải Mẫu xác nhận lương để quyết toán thuế theo thông tư 156]

Mẫu xác nhận lương để quyết toán thuế theo thông tư 156

Lưu ý: Mẫu này cần có đầy đủ thông tin về các khoản thu nhập và khấu trừ thuế trong cả năm tài chính.

6. Ai có thẩm quyền để ký xác nhận lương?

Những người có thẩm quyền ký xác nhận lương bao gồm Giám đốc doanh nghiệp, HR, giám đốc nhân sự hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Đối với các tổ chức và cơ quan nhà nước, thẩm quyền này thuộc về Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền hợp pháp.

Việc xác định đúng người có thẩm quyền ký rất quan trọng vì nó quyết định tính pháp lý và mức độ tin cậy của giấy xác nhận lương. Người ký cần phải có đủ thông tin về tình hình lương của nhân viên và có trách nhiệm pháp lý đối với nội dung đã xác nhận. Trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp có thể ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện việc ký xác nhận lương.

Chỉ những người có thẩm quyền trong doanh nghiệp mới được ký duyệt bảng lương

7. Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những câu hỏi phổ biến nhất mà người lao động thường gặp phải khi làm giấy xác nhận lương, cùng với câu trả lời chi tiết giúp giải đáp mọi thắc mắc.

Mẫu xác nhận lương có cần song ngữ không?

Nếu bạn dùng giấy xác nhận lương để làm visa, du học hay các thủ tục ở nước ngoài thì nên chọn mẫu song ngữ Việt Anh cho tiện lợi. Điều này giúp tránh phải dịch thuật riêng và đảm bảo tính chính xác của thông tin khi nộp hồ sơ tại các cơ quan nước ngoài.

Nếu lương nhận qua tài khoản ngân hàng rồi thì có cần giấy này không?

Có thể cần nếu ngân hàng hoặc cơ quan yêu cầu giấy xác nhận chính thức từ công ty, ngoài sao kê ngân hàng. Mặc dù sao kê ngân hàng chứng minh được việc nhận lương, nhưng giấy xác nhận lương từ công ty có giá trị pháp lý cao hơn và cung cấp thông tin chi tiết hơn về cơ cấu thu nhập. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể cần đến bảng chấm công để hỗ trợ xác minh ngày công, làm căn cứ giải trình thu nhập.

Giấy xác nhận lương có thời hạn sử dụng không?

Giấy xác nhận lương thông thường chỉ có giá trị trong vòng 1 đến 3 tháng tính từ ngày ký, tùy theo yêu cầu của bên nhận giấy. Thời hạn này đảm bảo thông tin về lương phản ánh đúng tình hình hiện tại và tránh việc sử dụng thông tin cũ không còn chính xác.

Hy vọng với những thông tin chi tiết và bộ 8 mẫu giấy xác nhận lương cập nhật mới nhất năm 2025 mà chúng tôi đã tổng hợp, bạn sẽ dễ dàng lựa chọn được mẫu phù hợp với mục đích cá nhân. Đừng quên kiểm tra kỹ thông tin và lựa chọn đúng người có thẩm quyền ký xác nhận để đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản. Theo dõi CloudGO để có thêm nhiều bài viết hữu ích nhé

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/