5 Mẫu phiếu xuất kho file Word, Excel và PDF miễn phí cho doanh nghiệp

Bạn hoặc doanh nghiệp của bạn đang đau đầu khi không biết phiếu xuất kho sao cho chuẩn chỉnh, dễ sử dụng cho doanh nghiệp của mình? Đừng để những sai sót khi lập phiếu làm gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh! Việc sử dụng sẵn các mẫu phiếu được thiết kế sẵn không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn hạn chế tối đa những nhầm lẫn hay sai sót phát sinh.

Trong bài viết này, chúng tôi đã tổng hợp và sẽ gợi ý 5 mẫu phiếu xuất kho hoàn toàn miễn phí, với các định dạng phổ biến gồm Word, Excel và PDF. Tất cả đều được thiết kế sẵn theo quy định hiện hành của nhà, dễ dàng tải về, chỉnh sửa và áp dụng ngay cho doanh nghiệp của bạn.

1. Phiếu xuất kho là gì? Mục đích sử dụng phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho là chứng từ dùng để ghi nhận việc xuất hàng hóa, vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm từ kho đi sang nơi khác. Đây là công cụ quan trọng để theo dõi và ghi nhận tất cả các hoạt động liên quan đến việc xuất hàng trong doanh nghiệp.

Mục đích chính của phiếu xuất kho là theo dõi quá trình xuất kho, hạch toán chi phí sản xuất, định mức tiêu hao vật tư, quản lý kho hàng hiệu quả, đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ và đánh giá hoạt động tình hình doanh nghiệp. Vậy có quy định pháp luật nào cụ thể cho phiếu xuất kho không? Hãy cùng tìm hiểu những điều kiện cần thiết để phiếu xuất kho được chấp nhận.

Phiếu xuất kho là chứng từ dùng để ghi nhận việc xuất hàng hóa, sản phẩm ra khỏi kho

2. Quy định về phiếu xuất kho hiện nay

Mặc dù hiện nay chưa có quy định cụ thể riêng biệt cho phiếu xuất kho, nhưng khi thực hiện cần lưu ý những điều sau để phiếu xuất kho được chấp thuận:

• Phiếu phải có đầy đủ thông tin bắt buộc: Một phiếu xuất kho hợp lệ cần thể hiện rõ các thông tin cơ bản sau như tên đơn vị, Bộ phận hoặc kho xuất hàng, người nhận hàng, lý do xuất kho, thông tin hàng hóa, ngày lập phiếu và ngày xuất kho, chữ ký xác nhận của người phê duyệt…

• Không được sai sót về số nhập liệu: Tất cả các thông tin, đặc biệt là số lượng và giá trị hàng hóa trên phiếu xuất kho, phải được nhập chính xác tuyệt đối. Sai sót về số liệu không chỉ gây ảnh hưởng đến công tác kế toán mà còn dẫn đến rủi ro trong quản lý hàng hóa, kiểm kê kho.

• Hàng hóa phải được mô tả rõ ràng và chính xác: Tên hàng hóa, chủng loại, quy cách và đơn vị tính. Việc mô tả không rõ hoặc thiếu thông tin dễ gây nhầm lẫn, ảnh hưởng đến quá trình giao nhận và kiểm kê sau này.

• Đảm bảo tính nhất quán giữa phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan: cần được đối chiếu và đảm bảo thống nhất với các chứng từ khác như lệnh xuất kho, hóa đơn bán hàng, phiếu vận chuyển nội bộ, biên bản giao nhận…

• Thống nhất các từ viết tắt và ký hiệu: cần được thống nhất theo quy định nội bộ của doanh nghiệp. Tránh trường hợp mỗi bộ phận sử dụng một cách khác nhau, gây khó hiểu hoặc nhầm lẫn trong quá trình quản lý và kiểm tra.

• Đánh số thứ tự phiếu theo quy trình: phải tuân theo trình tự logic, nhất quán và được lưu trữ khoa học. Mỗi phiếu cần có mã số riêng biệt để thuận tiện cho việc tra cứu, kiểm tra sau này.

• Trình bày trực quan, dễ dàng đối chiếu: Bố cục phiếu xuất kho cần được trình bày rõ ràng, khoa học, dễ nhìn, thuận tiện cho việc đọc hiểu và đối chiếu thông tin.

3. Nội dung cần có trong phiếu xuất kho là gì?

Để phiếu xuất kho được chấp nhận và có giá trị pháp lý, phiếu bắt buộc phải có những nội dung chính sau đây. Dưới đây là các thông tin chi tiết cần có trong mỗi phiếu xuất kho:

• Thông tin đơn vị xuất kho bao gồm tên doanh nghiệp, bộ phận hoặc kho chịu trách nhiệm xuất hàng. Nếu có mã số kho hoặc địa chỉ cụ thể, cũng nên được thể hiện đầy đủ để thuận tiện cho việc quản lý, đối chiếu sau này.

• Thông tin người nhận hàng sẽ phải ghi rõ họ tên đầy đủ của người nhận, bộ phận hoặc đơn vị tiếp nhận hàng hóa. Trong trường hợp giao hàng cho khách hàng hoặc đối tác bên ngoài, cần bổ sung thêm thông tin tên tổ chức, cá nhân nhận hàng.

• Lý do xuất kho phải nêu rõ mục đích xuất hàng như xuất bán hàng, xuất cho sản xuất, xuất đi bảo hành, xuất điều chuyển nội bộ hoặc các lý do khác. Để kiểm soát chặt chẽ và giảm sai sót, doanh nghiệp có thể sử dụng file Excel quản lý bán hàng được thiết kế sẵn.

• Thông tin hàng hóa bao gồm tên hàng hóa, mã hàng (nếu có),đơn vị tính, số lượng xuất, đơn giá, thành tiền. Ngoài ra, có thể bổ sung thông tin về số lô, ngày sản xuất hoặc hạn sử dụng nếu hàng hóa yêu cầu quản lý chặt.

• Chữ ký xác nhận của người lập phiếu, thủ kho hoặc người trực tiếp xuất hàng, người nhận hàng. Trường hợp doanh nghiệp yêu cầu, cần thêm chữ ký của người có thẩm quyền duyệt phiếu trước khi xuất kho.

Phiếu xuất kho đúng chuẩn sẽ cần có 5 nội dung chính

4. 5 Mẫu phiếu xuất kho, file Word, Excel và PDF miễn phí

Dưới đây là 5 mẫu phiếu xuất kho được thiết kế theo các thông tư hiện hành, cung cấp dưới định dạng Word, Excel và PDF để doanh nghiệp dễ dàng tải về và sử dụng. Tất cả các mẫu này đều hoàn toàn miễn phí và phù hợp với quy định pháp luật hiện tại.

Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 77

Đây là mẫu phiếu xuất kho của Kho bạc nhà nước theo Mẫu số C6-12/NS ban hành kèm theo Thông tư 77/2017/TT-BTC. Mẫu này được thiết kế chuyên dụng cho các đơn vị thuộc hệ thống Kho bạc nhà nước và các cơ quan nhà nước.

Tải Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 77 đầy đủ định dạngTẠI ĐÂY

Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 77 là của Kho bạc nhà nước ban hành

Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200

Đây là mẫu phiếu áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế. Mẫu phiếu này có tính ứng dụng rộng rãi và phù hợp với đa số doanh nghiệp đang hoạt động trên thị trường.

Tải Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200 đầy đủ định dạng TẠI ĐÂY

Mẫu phiếu xuất kho thông tư 200 áp dụng cho tất cả các loại doanh nghiệp

Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133

Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133 áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ. Tuy nhiên, không áp dụng cho doanh nghiệp Nhà nước hoặc doanh nghiệp do Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ, công ty đại chúng theo luật chứng khoán, hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã.

Tải Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133 đầy đủ định dạng TẠI ĐÂY

Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133 áp dụng cho các doanh nghiệp vừa, nhỏ siêu nhỏ

Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 88

Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 88 được thiết kế dành riêng cho hộ kinh doanh, phù hợp với quy mô và hoạt động đặc thù của các cơ sở kinh doanh tư nhân. Mẫu có cấu trúc đơn giản, dễ sử dụng và phù hợp với nhu cầu quản lý kho hàng của hộ kinh doanh.

Tải Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 88 đầy đủ định dạng TẠI ĐÂY

Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 88 phù hợp với các cơ sở kinh doanh tư nhân

Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Đây là mẫu phiếu do Tổng cục Thuế ban hành, áp dụng cho các doanh nghiệp có hoạt động vận chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh, cơ sở sản xuất trong nội bộ doanh nghiệp. Mẫu phiếu này giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi việc di chuyển hàng hóa một cách chính xác.

Tải Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đầy đủ định dạng TẠI ĐÂY

Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là mẫu phiếu do Tổng cục Thuế ban hành

5. Hướng dẫn cách viết phiếu xuất kho đúng quy định

Để lập phiếu xuất kho đúng quy định, cần tuân thủ các bước và điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn sau:

Phần thông tin trên cùng sẽ là nội dung để căn cứ đơn vị và bộ phận xuất kho yêu cầu ghi rõ ràng chi tiết

Thông tin ở đầu phiếu yêu cầu ghi rõ thông tin cơ bản của người nhận bao gồm:

• Họ tên, địa chỉ, mã số phiếu, ngày lập phiếu và các thông tin liên quan khác.

• Lý do xuất kho nêu rõ mục đích xuất hàng như xuất bán, sản xuất, sử dụng nội bộ, chuyển kho…

• Xuất tại kho (ngăn lô) ghi rõ tên kho, khu vực hoặc ngăn lô chứa hàng.

Ở phần nội dung chính của phiếu xuất kho sẽ là bảng thông tin chi tiết:

• Ở cột số thứ tự, điền số thứ tự của hàng hóa/sản phẩm cần xuất kho.

• Cột Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa ghi rõ tên gọi, mã hàng (nếu có),quy cách, chất lượng hàng hóa.

• Cột mã số điền mã hàng hóa, vật tư nếu đơn vị có quản lý mã. Tuy nhiên không bắt buộc điền vì có thể ghi trên hóa đơn

• Cột đơn vị tính ghi rõ đơn vị tính như cái, bộ, kg, m2, m3…

• Cột số lượng theo chứng từ số lượng cần xuất theo đề nghị hoặc đơn hàng.

• Cột số lượng thực xuất ghi số lượng thực tế đã xuất kho.

• Cột đơn giá của từng sản phẩm, vật tư chưa có thuế GTGT.

• Cột thành tiền = số lượng thực xuất x Đơn giá.

• Phần chữ ký xác nhận: phải có chữ ký tay và họ tên đầy đủ của những người có liên quan và có thẩm quyền.

Các mẫu phiếu xuất kho tương đối dễ ghi và có cấu trúc các phần tương đồng nhau

*Lưu ý: tùy vào mỗi mẫu đơn mà cách điền sẽ có sự thay đổi nhưng không đáng kể. Vì thế, người tạo phiếu cần lưu ý và điền thông tin phải thật chính xác và đầy đủ để tránh xảy ra sai sót. Để đơn giản hóa quá trình lập phiếu và quản lý vận hành, doanh nghiệp có thể áp dụng phần mềm quản lý kho hoặc các công cụ quản lý bán lẻ tích hợp đầy đủ chức năng theo dõi phiếu xuất, nhập và tồn kho.

6. Câu hỏi thường gặp khi dùng phiếu xuất kho

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp và câu trả lời chi tiết giúp doanh nghiệp sử dụng phiếu xuất kho hiệu quả hơn.

• Làm thế nào để tránh việc lập phiếu trùng lặp hoặc bỏ sót phiếu xuất/nhập?

Cần có quy trình kiểm tra chéo giữa kế toán, bộ phận yêu cầu và thủ kho. Nên sử dụng phần mềm quản lý kho để hệ thống tự động kiểm soát số phiếu, hạn chế tối đa các nhầm lẫn do thao tác thủ công gây ra.

• Phiếu đã ký, đóng dấu nhưng thông tin sai thì có chỉnh sửa được không?

Không được tự ý tẩy xóa, chỉnh sửa phiếu đã ký dấu hoặc đóng dấu. Phải lập phiếu hủy, giữ lại phiếu sai để lưu trong hồ sơ và lập lại phiếu mới với thông tin đúng. Điều này đảm bảo tính minh bạch và thuận tiện cho việc kiểm soát, đối chiếu sau này.

Bên cạnh việc sử dụng đúng mẫu phiếu, doanh nghiệp cũng nên đầu tư giải pháp phần mềm quản lý bán hàng hoặc quản lý đơn hàng để đồng bộ quy trình, tránh sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý. Trong bài viết này, CloudGO cung cấp 5 mẫu phiếu miễn phí theo đúng thông tư hiện hành, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp. Hãy tải về và áp dụng ngay để nâng cao tính minh bạch, giảm thiểu sai sót trong hoạt động xuất kho. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn chuyên sâu hoặc giải pháp phần mềm quản lý kho tối ưu, đừng ngần ngại liên hệ CloudGO để được hỗ trợ.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/