Trọn bộ 10 file Excel quản lý bán hàng cần phải có cho nhân viên Sales (đã được cập nhật)

Ngày nay, một nhân viên sales không chỉ cần kỹ năng bán hàng tốt, mà họ còn phải nắm vững những công cụ quản lý để tối ưu hiệu quả công việc của mình. Giữa hàng trăm công việc cần phải xử lý mỗi ngày: chăm sóc khách hàng, theo dõi doanh số, lập kế hoạch chiến dịch,... Vậy thì làm sao để không bị ngập trong mớ số liệu đầy hỗn độn đó?

Từ những ngày đầu trong nghề, tôi đã chứng kiến nhiều đồng nghiệp vật lộn với hàng tá sổ sách, báo cáo. Có người dành đến 40% thời gian chỉ để... ghi chép và tổng hợp – một sự lãng phí không hề nhỏ. Chính vì vậy, bài viết này ra đời để giúp bạn.

Bộ 10 file Excel quản lý bán hàng cốt lõi mà bất kỳ nhân viên sales nào cũng nên sở hữu, được chắt lọc từ kinh nghiệm của các sales manager hàng đầu, nay đã cập nhật với những tính năng tối ưu, đáp ứng hoàn hảo nhu cầu của thời đại bán hàng hiện đại.

>>>> Đừng bỏ lỡ: Chiến lược mới cho việc thay thế quản lý công việc bằng Excel

Lý do file Excel quản lý bán hàng lại cần thiết với nhân viên Sales ?

Một khung cảnh quen thuộc bạn đã gặp vô số lần khi mới bước vào những ngày đầu làm sales: 3 cuộc gọi từ khách hàng đang pending, 5 báo giá cần gửi gấp, sếp hỏi về tiến độ của 2 deal lớn, và đồng nghiệp cần số liệu khách hàng tháng trước. Giải quyết như nào đây ? File excel quản lý bán hàng sẽ trả lời bạn:

1. Không để sót khách hàng tiềm năng

Thực tế là não bộ con người không thể nhớ hết được thông tin của 50-100 khách hàng cùng lúc. Chưa kể đến việc nhớ từng giai đoạn họ đang ở đâu trong pipeline, đã gửi báo giá chưa, đã follow up lần nào... Excel giúp bạn theo dõi tất cả các thông tin này một cách chi tiết. Khi khách gọi đến, chỉ cần 5 giây search là bạn đã nắm được toàn bộ lịch sử trao đổi, không còn cảnh: À... à... để em kiểm tra lại ạ!

2. Chủ động trước mọi deadline

Trong sales, thời gian là tất cả. Một báo giá gửi trễ, một cuộc gọi follow up muộn có thể khiến bạn mất trắng một deal béo bở. Excel với các tính năng lọc ngày, đặt deadline giúp bạn luôn trong tư thế chủ động. Không còn cảnh giật mình vào cuối ngày vì chợt nhớ ra có một khách hàng quan trọng cần follow up từ tuần trước.

3. Thoát khỏi áp lực báo cáo

Em đã gửi sếp report tuần này được chưa?, Số liệu tháng vừa rồi đâu em?, KPI hiện tại đạt bao nhiêu rồi?... Những câu hỏi này sẽ không còn là nỗi ám ảnh khi bạn có một file Excel được cập nhật đầy đủ. Thay vì phải ngồi đau đầu tổng hợp số liệu mỗi khi sếp cần, bạn chỉ cần vài cú click chuột là có ngay một báo cáo chuyên nghiệp.

4. Nắm rõ tình hình kinh doanh

Không cần phải là chuyên gia tài chính, Excel giúp bạn dễ dàng thấy được bức tranh tổng thể: khách hàng nào có tỷ lệ chốt cao nhất, sản phẩm nào đang bán chạy, mùa nào doanh số thường tăng vọt... Từ đó, bạn có thể tập trung nguồn lực vào những cơ hội triển vọng nhất thay vì bắn tỉa mù quáng.

5. Xử lý "sạch sẽ" với đồng nghiệp

Trong môi trường sales, việc bàn giao khách hàng hay chia sẻ thông tin là điều không tránh khỏi. Một file Excel được tổ chức tốt giúp mọi thứ trở nên minh bạch và chuyên nghiệp. Không còn cảnh: anh/chị có nhớ số điện thoại của khách hàng X không?, hay tệ hơn là tranh cãi về ownership của các deal.

6. Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp

Khách hàng ngày nay rất tinh tế hay chú trọng tiểu tiết. Họ đánh giá cao một sales có thể nắm rõ và trình bày thông tin một cách chuyên nghiệp. Việc bạn có thể ngay lập tức cung cấp một báo giá chi tiết, hay nhớ chính xác những trao đổi trước đó sẽ tạo nên sự khác biệt lớn trong việc xây dựng niềm tin với khách hàng.

Thật sự thì bảng excel quản lý không phải là thứ gì đó quá cao siêu. Nó đơn giản là công cụ không tốn nhiều chi phí nhưng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, chuyên nghiệp hơn và quan trọng nhất - bán được nhiều hàng hơn. Công việc sales ngày càng cạnh tranh, thì việc không thành thạo Excel chẳng khác nào tự trói buộc một tay trong cuộc đua đầy chướng ngại vật và cạnh tranh này.

>>>>> Chấm công hiệu quả, tính lương chuẩn xác với mẫu bảng chấm công cho mọi công ty

Giới thiệu 10 file Excel quản lý bán hàng chuyên nghiệp hoàn toàn miễn phí (có bản tải về)

Chúng tôi hiểu bạn. Vì vậy, để giúp bạn tiết kiệm được một mớ thời gian thiết kế và cân nhắc về các thành phần sẽ có trong file, CloudGO mang đến 10 file Excel quản lý bán hàng chuyên nghiệp, hoàn toàn miễn phí và dễ dàng ứng dụng ngay lập tức.

1. File excel quản lý kế hoạch bán hàng cho bộ phận Sales

Mẫu kế hoạch quản lý bán hàng cho đội ngũ Sales là công cụ hỗ trợ không thể thiếu giúp:

• Xây dựng chiến lược bán hàng chi tiết theo từng tháng, quý và năm.

• Theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả bán hàng, từ đó đưa ra giải pháp cải thiện kịp thời.

• Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn.

• Cung cấp dữ liệu quan trọng để đánh giá hiệu suất của toàn đội ngũ bán hàng.

Tải về File excel quản lý bán hàng theo kế hoạch

2. File Excel quản lý bán hàng và công nợ

Mẫu quản lý bán hàng và công nợ là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý hiệu quả hoạt động bán hàng, doanh thu và lợi nhuận. Từ đó, nó cung cấp dữ liệu quan trọng để đưa ra các quyết định kinh doanh chiến lược như chính sách tín dụng và chiến lược bán hàng.

Tải ngay mẫu file excel quản lý bán hàng và công nợ

3. File Excel quản lý doanh thu, chi phí và lợi nhuận bán hàng

Mẫu Excel quản lý doanh thu, chi phí và lợi nhuận là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp giám sát tài chính chặt chẽ và đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Mẫu này được sử dụng để:

• Theo dõi doanh thu theo từng giai đoạn, sản phẩm và kênh phân phối.

• Quản lý chi phí vận hành theo loại chi phí và phòng ban.

• Tính toán lợi nhuận gộp, lợi nhuận trước và sau thuế.

• Phân tích hiệu quả kinh doanh qua các chỉ số như tỷ suất lợi nhuận và điểm hòa vốn.

• Cung cấp dữ liệu để hoạch định các chiến lược giá cả, quản lý chi phí và đầu tư hiệu quả.

Tải xuống file excel quản lý bán hàng online từ chi phí đến lợi nhuận

4. File Excel quản lý thu - chi của doanh nghiệp

Mẫu quản lý thu chi là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp giám sát tài chính và kiểm soát chi tiêu hiệu quả. Với mẫu này, doanh nghiệp có thể:

• Ghi lại và theo dõi toàn bộ các khoản thu chi, bao gồm tiền mặt, chuyển khoản, và giao dịch qua ngân hàng.

• Phân loại chi tiết các khoản thu chi, từ doanh thu bán hàng đến chi phí sản xuất, quản lý và bán hàng.

• Dễ dàng tính toán số dư tiền mặt và ngân hàng tại bất kỳ thời điểm nào, giúp đảm bảo dòng tiền luôn được quản lý chặt chẽ.

Tải về File excel quản lý thu chi cho doanh nghiệp

5. File Excel quản lý bán hàng theo sản phẩm/dịch vụ

Mẫu quản lý bán hàng theo sản phẩm/dịch vụ đặc biệt cần thiết cho những đơn vị kinh doanh đa dạng sản phẩm. Công cụ này giúp doanh nghiệp:

• Hiệu suất bán hàng của từng mặt hàng, giúp doanh nghiệp bám sát hiệu quả từng sản phẩm.

• Phát hiện kịp thời những sản phẩm chủ lực và các mặt hàng tồn kho ít biến động.

• Đưa ra các quyết định chiến lược về sản xuất và phân phối, phù hợp với nhu cầu thị trường.

• Tăng cường hiệu quả bán hàng và tối ưu hóa lợi nhuận, thúc đẩy sự phát triển bền vững.

Tải ngay mẫu file excel quản lý bán hàng theo SP/DV

6. File Excel quản lý xuất - nhập kho hàng

Doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm vật lý chắc chắn phải có khi hàng nên mẫu này vô cùng cần thiết với những lợi ích sau:

• Theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập và tồn kho theo từng loại, mã sản phẩm và lô hàng.

• Quản lý giá cả bằng cách ghi nhận giá vốn và giá bán của từng mặt hàng.

• Cung cấp dữ liệu chính xác và toàn diện để phục vụ cho quá trình báo cáo, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kịp thời và chính xác.

Tải miễn phí file excel quản lý bán hàng online xuất-nhập

7. File Excel quản lý thông tin về khách hàng

Mẫu quản lý khách hàng là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc:

• Tổ chức thông tin khách hàng một cách có hệ thống, dễ dàng truy cập khi cần thiết.

• Cung cấp thông tin chi tiết về khách hàng, từ đó giúp đội ngũ bán hàng cá nhân hóa các chiến dịch và tăng tỷ lệ chốt đơn.

• Đảm bảo rằng mọi yêu cầu và phản hồi của khách hàng được theo dõi và xử lý kịp thời, tạo dựng niềm tin và sự hài lòng.

• Theo dõi lịch sử giao dịch và tương tác, từ đó phát triển các chiến lược chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.

• Phân tích thông tin để đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác và kịp thời.

Tải bảng đầy đủ file excel quản lý thông tin khách hàng

8. File Excel quản lý nhật ký bán hàng cho nhân viên

Sổ ghi chép bán hàng hàng ngày (mẫu nhật ký bán hàng Excel) giúp doanh nghiệp ghi lại từng hoạt động bán hàng một cách chi tiết và có tổ chức. Với mẫu sổ này, doanh nghiệp có thể:

• Ghi lại từng giao dịch đầy đủ thông tin như ngày, giờ, sản phẩm, và số lượng, giúp tạo nên bức tranh rõ nét về hoạt động bán hàng.

• Theo dõi doanh thu một cách chính xác và phát hiện những xu hướng bán hàng, từ đó đưa ra chiến lược hợp lý.

• Tổng hợp dữ liệu nhanh chóng theo tuần, tháng hay quý.

• Hỗ trợ quyết định chiến lược điều chỉnh chiến lược bán hàng kịp thời.

Tải chi tiết sổ quản lý nhật ký bán hàng

9. File Excel tính hoa hồng cho nhân viên

Mẫu file này bao gồm các thông tin quan trọng như:

• Mức hoa hồng theo sản phẩm hoặc dịch vụ, giúp dễ dàng quản lý và điều chỉnh tỷ lệ chi trả.

• Mức hoa hồng theo doanh số, tạo động lực cho nhân viên phấn đấu đạt được kết quả tốt hơn.

• Thông tin nhân viên bán hàng, cho phép lưu trữ thông tin cá nhân và hiệu suất làm việc của từng nhân viên.

Tải đầy đủ tại đây file excel quản lý bán hàng tính hoa hồng

10. File Excel mẫu báo giá khách hàng

Mẫu báo giá này thường bao gồm các thông tin sau:

• Tên khách hàng

• Địa chỉ khách hàng

• Số điện thoại khách hàng

• Email khách hàng

• Loại sản phẩm/dịch vụ

• Số lượng sản phẩm/dịch vụ

• Giá bán sản phẩm/dịch vụ

• Tổng giá trị đơn hàng

Với những thông tin này, doanh nghiệp có thể cung cấp báo giá chính xác và rõ ràng, góp phần nâng cao sự chuyên nghiệp trong giao dịch với khách hàng.

Tải thêm 4 mẫu file excel báo giá đến khách hàng

Lưu ý rằng những file Excel quản lý bán hàng này tuy đã được cập nhật và tham khảo từ nhiều cấp quản lý, bao gồm cả cấp manager nhưng không có gì hoàn hảo 100% cho tất cả. Do đó, doanh nghiệp nên theo dõi và điều chỉnh các mẫu này để phù hợp nhất với nhu cầu và đặc thù của mình.

>>>>> Trở thành người sếp “lý tưởng” nếu bạn biết cách tạo những mẫu đánh giá KPI chuẩn xác nhất

Ưu điểm và nhược điểm của File Excel quản lý bán hàng là gì ?

Tuy nhiên, mọi công cụ đều có những ưu và nhược điểm riêng. Vậy Excel có những điểm mạnh và điểm yếu gì khi ứng dụng trong quản lý bán hàng?

Những ưu điểm nổi bật của Excel

Thứ nhất, Excel cho phép bạn lưu trữ và quản lý dữ liệu khách hàng một cách toàn diện. Từ thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, đến các trao đổi gần đây, mọi thứ đều được tập hợp trong một tệp duy nhất, giúp bạn dễ dàng truy xuất khi cần thiết.

Thứ hai, Excel còn là công cụ hữu hiệu để theo dõi và quản lý hiệu quả sales pipeline. Bạn có thể theo dõi từng giai đoạn của quy trình bán hàng, từ khi tiếp cận khách hàng mới cho đến khi chốt thành công (hoặc không thành công) một giao dịch. Từ đó, dự đoán tỷ lệ thành công của mỗi cơ hội kinh doanh.

Một lợi thế khác của Excel là khả năng tạo báo cáo nhanh chóng. Thay vì phải mất nhiều thời gian làm thủ công, bạn chỉ cần vài thao tác là có thể tổng hợp và trình bày số liệu dưới dạng báo cáo chuyên nghiệp. Đây là một lợi thế lớn khi cần phải thường xuyên cập nhật tình hình cho sếp hoặc đồng nghiệp.

Cuối cùng, Excel còn cho phép bạn phân tích dữ liệu một cách sâu sắc thông qua các phép tính, biểu đồ. Từ đó, bạn có thể đưa ra những quyết định kinh doanh dựa trên thông tin thực tế, thay vì dựa trên cảm tính.

Nhưng bên cạnh đó, tồn tại song song những hạn Chế khi sử dụng file Excel quản lý bán hàng mà bạn chắc chắn ít nhất không dưới 3 lần gặp phải :

Một trong những điểm yếu lớn nhất chính là việc dễ xảy ra sai sót. Từ lỗi nhập liệu đến công thức tính toán sai, những sai sót này rất khó kiểm soát, đặc biệt khi có nhiều người cùng chỉnh sửa file.

Ngoài ra, Excel cũng gặp khó khăn khi cần mở rộng quy mô. Khi số lượng khách hàng và giao dịch ngày càng tăng, việc quản lý trên nền tảng bảng tính trở nên rất khó khăn.

Vấn đề về quyền truy cập cũng là một hạn chế lớn của Excel. Bạn chỉ có thể chia sẻ file với số lượng người dùng hạn chế, và không thể phân quyền truy cập chi tiết như các phần mềm CRM chuyên nghiệp.

Cuối cùng, tính linh động kém cũng là một nhược điểm của Excel. Khi có những yêu cầu mới, việc thay đổi, tùy biến cấu trúc file trở nên khó khăn. Đồng thời, giao diện và trải nghiệm người dùng của Excel cũng có thể kém chuyên nghiệp hơn so với các ứng dụng quản lý bán hàng chuyên biệt.

Tóm lại, Excel là công cụ hữu ích và phổ biến, nhưng cũng bộc lộ một số hạn chế khi ứng dụng vào quản lý dữ liệu bán hàng quy mô lớn. Các doanh nghiệp cần cân nhắc cẩn thận để lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu và quy mô của mình.

Đã đến lúc doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Việc sử dụng các công cụ như bảng tính Excel để quản lý đã lộ ra nhiều hạn chế. Chính vì vậy, việc chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chuyên biệt là một bước đi cần thiết để gia tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh. Những giải pháp CRM (Customer Relationship Management) hiện nay không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng và quy trình bán hàng một cách hiệu quả, mà còn mang lại nhiều lợi ích khác như tự động hóa quy trình, phân tích dữ liệu sâu rộng, và cả khả năng tùy biến linh hoạt.

CloudSALES- Phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp, hiệu quả hiện nay

Đáp ứng nhu cầu này, CloudSALES ra đời như một giải pháp CRM toàn diện, phục vụ đa dạng mô hình từ bán hàng B2B đến B2C. CloudSALES được thiết kế với mục tiêu mang lại sự tối ưu hóa tối đa cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, qua những tính năng nổi bật như giao diện thân thiện, công cụ bán hàng chuyên nghiệp, quản lý kho dữ liệu khách hàng tập trung, lên kế hoạch bán hàng khoa học, và tự động hóa quy trình bán hàng.

Một ưu điểm nổi bật khác của CloudSALES là khả năng tùy chỉnh linh hoạt. Với các bộ công cụ hỗ trợ tùy chỉnh như Layout Editor, Field Editor, Dropdown Editor... giúp doanh nghiệp có thể "tự điều chỉnh phần mềm" theo nhu cầu, không phải lập trình lại. Bên cạnh đó, CloudSALES cũng sở hữu các công cụ phân quyền truy cập, phân quyền thao tác và phân quyền chia sẻ linh hoạt, đáp ứng đa dạng mô hình tổ chức công ty.

>>>>> Bạn có quan tâm thế nào để bán hàng thời 4.0 thành công nhất ?

Tạm kết

Kết luận, nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ, các file Excel quản lý bán hàng có thể là giải pháp hợp lý trong giai đoạn khởi đầu. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và quy mô tăng lên, việc chuyển sang phần mềm CRM quản lý bán hàng sẽ mang lại hiệu quả tối ưu hơn. Do đó, hãy lắng nghe nhu cầu của doanh nghiệp và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.

Xem thêm những bài viết giúp bạn quản lý bán hàng tốt hơn:

1. Top 20+ mẹo buôn bán đắt hàng tăng doanh thu, không sợ ế

2. Phần mềm quản lý bán hàng

3. “Chốt” nghìn đơn với 7+ cách thức bán hàng online bằng hình thức livestream

4. Tìm hiểu Bán hàng đa kênh là gì và Hút khách hàng - Lãi nghìn đơn với chiến lược marketing bán hàng đa kênh cho doanh nghiệp

5. Bí quyết quản lý bán hàng cho Sales