Kanban là gì? Công cụ mà CEO dùng quản lý công việc

Kanban là gì mà lại có thể xoay chuyển cục diện rối rắm của doanh nghiệp trong vòng một nốt nhạc? Có phải đây chính là giải pháp cho những công đoạn quản lý quy trình làm việc rắc rối và phức tạp hay không? Kanban - một trong những phương pháp tiêu biểu cho quy trình sản xuất Just In Time, chính là câu trả lời!

Vậy phương pháp Kanban là gì? Đâu là nguyên tắc cũng như cách thức để áp dụng phương pháp Kanban hiệu quả? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết từng thắc mắc của bạn.

Kanban là gì?

Kanban là thuật ngữ có nguồn gốc từ Nhật Bản và được sử dụng lần đầu tiên bởi hãng xe Toyota. Trong tiếng Nhật, Kanban mang ý nghĩa là “bảng thông tin”, nhưng để nói cụ thể hơn thì từ “kan” mang hàm ý là “thẻ” còn từ “ban” có nghĩa là “tín hiệu”.

Phương pháp Kanban giúp doanh nghiệp kiểm soát những gì được sản xuất, số lượng cũng như là thời gian với nhiệm vụ là đảm bảo việc sản xuất sẽ diễn ra chính xác như những yêu cầu đã được đề ra.

Tưởng chừng như chỉ có vậy, nhưng Kanban còn đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ thể hiện chuỗi tác vụ mà các bộ phận có liên quan cần phải hoàn thành. Với điều này, doanh nghiệp có thể tối đa chất lượng quản lý, đặc biệt là khi mà có quá nhiều dự án đang đồng thời diễn ra.

Sự thật thú vị có thể bạn chưa biết: Cách quản lý thông tin bằng việc sử dụng bảng trắng và dán các tờ giấy màu bên dưới để giải thích, dẫn dắt quy trình làm việc chính là hình thức thô sơ của phương pháp “Kanban” kỹ thuật số như hiện nay.

Kanban là gì?

Tuy vậy cũng có vài điều cần phải chú tâm, mỗi một phiếu Kanban cần phải liên quan đến quy trình làm việc trước đó và chỉ rõ nguyên liệu, số lượng cũng như bộ phận nào cần nhận từ trạm trước. Với việc biểu thị tiến độ công việc bằng nhiều màu sắc, phân công chính xác vật liệu và riêng biệt từng bước sản xuất, Kanban tự nhiên trở thành một phần thiết yếu để hoạt động sản xuất đạt kết quả tốt nhất.

Lịch sử ra đời Kanban

Vào cuối những năm 40 của thế kỷ trước, Tập đoàn ô tô Toyota rơi vào khủng hoảng do sự cạnh tranh gay gắt từ các công ty trong và ngoài nước. Để giải quyết cuộc khủng hoảng này, kỹ sư Taiichi Ohno đã đề xuất phương án cải tiến và tối ưu hóa hệ thống sản xuất của tập đoàn.

Phương pháp này ban đầu được gọi là Just In Time và được sử dụng để thúc đẩy tiến độ sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng bằng cách xác định tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu. Nguyên lý Kanban lần đầu tiên được Taiichi Ohno áp dụng cho ngành sản xuất, nhưng sau đó được David Anderson mở rộng sang ngành công nghệ thông tin và giới thiệu chi tiết về cách thức ứng dụng phương pháp Kanban trong cuốn sách của ông xuất bản vào năm 2010.

Đây là sự mở đầu cho việc áp dụng Kanban vào đa dạng các ngành khác như: nhân sự, tuyển dụng, tiếp thị và bán hàng, thu mua,... Kanban hiện nay được sử dụng rộng rãi ở nhiều công ty chứ không chỉ riêng ngành sản xuất.

Lợi ích trong ứng dụng phương pháp Kanban

Tùy vào tình hình sử dụng mà phương pháp Kanban có thể mang lại nhiều lợi ích bất ngờ cho doanh nghiệp cũng như phát hiện ra những “rắc rối” bất thình lình trong quá trình sản xuất để kịp thời khắc phục. Dưới đây là một số lợi ích thiết thực đáng kể đến như:

Tầm nhìn bao quát: Phương pháp Kanban mang lại sự rõ ràng và dễ tiếp cận cho mọi người trong quá trình làm việc. Tất cả các nhiệm vụ đều được hiển thị trực quan trên bảng, từng thành viên dễ dàng nhận biết phần việc của mình. Chính sự rõ ràng này giúp loại bỏ 80% công việc không cần thiết và ưu tiên công việc nên được hoàn thành.

Thích ứng với môi trường hoạt động: Các tấm thẻ Kanban có thể được thêm mới, điều chỉnh trạng thái hoặc mức độ ưu tiên một cách linh hoạt. Kanban nổi bật với khả năng công việc cần sẽ “đập vào mặt”. Cũng nhờ đó mà quy trình công việc luôn duy trì được sự nhịp nhàng và đáp ứng đúng yêu cầu.

Đảm bảo “chất” và “lượng” thực hiện công việc: Nguyên lý của Kanban là để mọi người chỉ tập trung vào từng công việc đến khi hoàn thành thì thôi. Vì ôm đồm nhiều việc cùng lúc thì chất lượng sẽ không tới đâu, làm hai việc bạn sẽ bị phân tán sự chú ý, làm thêm việc thứ ba, bạn sẽ bị mất tập trung vào một trong số những việc đó.

Không bỏ sót bất kỳ công việc nào: Nếu bạn sử dụng Kanban sẽ thấy đôi khi một số công việc để quá lâu không đưa sang cột hoàn thành thì nó sẽ là một cái “gai”, một điểm “tắc nghẽn”. Bạn sẽ có cảm giác “có lẽ bản thân đã bỏ sót điều gì quá lâu, đã đến lúc giải quyết và đưa sang cột hoàn thành ngay”.

Hệ thống triển khai “cho mọi nhà”: Điểm cộng cuối cùng của Kanban là sự đơn giản và dễ triển khai. Dù ở bất kỳ ngành nghề hay quy mô nào, Kanban vẫn có thể được áp dụng một cách linh hoạt mà không gây ra quá nhiều sự xáo trộn.

Lợi ích trong ứng dụng phương pháp Kanban

Để có thể trả lời được cho Kanban Board trong thực tiễn rốt cuộc là “lợi hại” đến mức nào? Thì sau đây là một trường hợp thay cho câu trả lời của Microsoft. Vào khoảng năm 2003, đội XIT của Microsoft từng gặp phải khó khăn trong việc đáp ứng khách hàng khi mà thời gian xử lý yêu cầu kéo dài tới tận 5,5 tháng.

Dưới tình huống đó, Dragos Dumitriu, quản lý dự án của Microsoft lúc bấy giờ, áp dụng Kanban bằng cách giới hạn khối lượng việc và loại bỏ việc không cần thiết (WIP). Kết quả sau vài tháng là thời gian xử lý giảm từ 5,5 tháng xuống còn 12 ngày, tiến độ tăng 230% và đúng hạn đạt 98%. Sự thay đổi này đã giúp cải thiện đáng kể độ hài lòng của khách hàng và tăng tính ổn định trong giao hàng của họ.

Nguyên tắc làm việc trong Kanban

Để sử dụng Kanban Board hiệu quả cần đảm bảo rằng doanh nghiệp và nhà quản lý có thể hình dung rõ ràng sơ đồ các công việc và nắm bắt được thông tin cũng như quy trình, dòng chảy công việc.

Ngoài ra, việc thực thi Kanban cần dựa trên nguyên tắc minh bạch, công khai, nhà quản lý nên phổ cập và hướng dẫn nhân viên cách thức để thực hiện, thích nghi, mọi người sẽ không đoàn kết hoặc tham gia vào những thứ mà họ cho là không hữu ích. Khi mọi người đồng ý về một mục tiêu chung, mới có thể nỗ lực hướng tới sự thay đổi và đưa ra những quyết định theo hướng tích cực.

Trên hết, nhìn chung nguyên tắc Kanban sẽ tuân theo các nguyên tắc cụ thể sau:

• Đảm bảo các chi tiết luôn được chuyển từ giai đoạn trước sang giai đoạn tiếp theo.

• Việc sản xuất sẽ không bắt đầu cho đến khi nhận được thẻ Kanban nhiệm vụ.

• Thẻ kanban dùng trong quy trình sản xuất cần ghi rõ chi tiết sản phẩm, địa điểm sản xuất, điểm đến và số lượng.

• Bán thành phẩm hay phế liệu không được chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

• Thời gian giữa các lần giao hàng và số lượng Kanban phải được giữ ở mức tối thiểu.

Nguyên tắc làm việc trong Kanban

Bên cạnh những nguyên tắc trên, một doanh nghiệp khi muốn thực hiện Kanban cần đảm bảo các điều kiện về lượng đơn hàng ổn định, lượng khách hàng trung thành, cơ sở vật chất và máy móc thiết bị hiện đại, nhằm đảm bảo cho quá trình cải tiến và đổi mới.

Hơn hết là các đối tác và nhà cung cấp đáng tin cậy cho quá trình vận hành. Tuy vẫn có thể sử dụng Kanban mà không có những điều kiện này, nhưng cần phải xem xét kỹ lưỡng về hệ thống của doanh nghiệp cũng như kế hoạch/phương pháp phù hợp để triển khai.

Các loại phương pháp Kanban phổ biến hiện nay

1. Kanban Sản Xuất (Production Kanban)

Loại Kanban này là dạng cơ bản nhất và thường được bắt gặp sử dụng ở khắp mọi lĩnh vực, từ khâu sản xuất cho đến phát triển phần mềm. Kanban Sản Xuất thường khởi đầu bằng một danh sách thâu tóm bất kể là sản phẩm, vật liệu hay các tác vụ đang cần được hoàn thành với một mức thời gian cụ thể được đặt ra.

Kanban Sản Xuất (Production Kanban)

Để dễ hình dung thì, trạm công việc của loại Kanban này sẽ gửi đi một thẻ sản xuất đến khu vực dựa trên cơ sở yêu cầu đáp ứng loại vật liệu cần thiết hoặc tác vụ cần thực hiện. Thẻ này sẽ tác động tín hiệu cho hệ thống sản xuất biết rằng đã đến lúc “khởi công”, cũng tại lúc đó cung cấp chính xác các thông tin chi tiết về “chất” và “lượng” mà sản phẩm cần phải đáp ứng.

2. Kanban Xuất Sản Phẩm (Withdrawal Kanban)

Kanban xuất sản phẩm hay còn được gọi là Kanban vận chuyển, là loại hệ thống có liên quan mật thiết với “hành trình” di chuyển của sản phẩm, vật liệu. Bất kể những sản phẩm đó có là hữu hình hay vô hình đi chăng nữa, thì vẫn sẽ luôn có những bộ phận đặc thù phụ trách hoàn thành công việc cần thiết ở những khu vực riêng biệt khác nhau.

Kanban Xuất Sản Phẩm (Withdrawal Kanban)

Dựa vào mục đích đó, các đội nhóm thường sử dụng thẻ xuất sản phẩm để thông báo cho mọi người rằng một sản phẩm đã được hoàn thành và có thể tiếp tục hành trình đến những công đoạn tiếp theo.

Thêm vào đó thì khi các đội phân đoạn này có thể nhận nhiệm vụ mới, họ sẽ chủ động gửi đi thẻ xuất sản phẩm cho phân đoạn trước đó để ra tín hiệu rằng họ đã sẵn sàng để tiếp tục cho phần việc kế tiếp.

3. Kanban Nhà Cung Cấp (Supplier Kanban)

Kanban nhà cung cấp là một loại thẻ đặc thù cho phép doanh nghiệp thêm các nhà cung ứng vật liệu như là một phần trong hệ thống. Với điều này thì những chiếc thẻ Kanban sẽ có thể được gửi đi khỏi trạm và tiến thẳng đến khu vực của các nhà cung cấp kèm theo yêu cầu một nguồn cung mới hoặc một vật liệu cụ thể nào đó đang cần được đáp ứng.

Các thẻ Kanban nhà cung cấp còn giúp sắp xếp hợp lý quá trình sản xuất bằng cách cắt giảm thời gian chờ khi cần gửi đi một yêu cầu cung ứng.

Kanban Nhà Cung Cấp (Supplier Kanban)

Tóm lại là thay vì thông thường phải gửi yêu cần đến bộ phận phụ trách mua sắm và chờ đợi họ kiểm duyệt, thì đội nhóm có thể liên hệ trực tiếp với các nhà cung ứng về các vật phẩm và nguyên vật liệu mà mình cần mà không gặp phải bất kì sự trì hoãn nào nữa.

4. Kanban Khẩn Cấp (Emergency Kanban)

Thẻ Kanban Khẩn cấp thường được sử dụng trong những tình huống bất thình lình và cần đặc biệt chú ý. Cụ thể mà nói thì loại thẻ này thường được dùng để tín hiệu rằng xuất hiện một phần lỗi cần được thay thế hoặc có một sự thay đổi số lượng sản phẩm đột ngột so với yêu cầu ban đầu.

Loại thẻ này được dùng phổ biến khi có “rắc rối” liên quan đến một hoặc một chuỗi các bộ phận được xác định để cảnh báo đến đội ngũ rằng họ đã làm việc với một vật phẩm có vấn đề ở công đoạn trước đó. Dưới sự cảnh báo này thì đội ngũ có thể đảm bảo rằng sẽ không còn xảy ra tình trạng tương tự trong tương lai.

Kanban Khẩn Cấp (Emergency Kanban)

Mặt khác, nếu mà vấn đề đó quá nghiêm trọng thì tấm thẻ này còn có thể gửi cảnh báo và tạm đình công đến toàn thể đội ngũ làm việc để họ không tạo ra thêm “sản phẩm lỗi” trước khi mà vấn đề đó được giải quyết triệt để. Có như vậy thì doanh nghiệp mới có thể tránh lãng phí tài nguyên và sản xuất trơn tru hơn.

5. Kanban Tốc Hành (Express Kanban)

Khá là tương đồng với Kanban khẩn cấp, hệ thống Kanban tốc hành thường được sử dụng trong trường hợp có những vấn đề cần được ưu tiên xử lý. Nhưng khác nhau ở chỗ là thay vì tín hiệu khi có vấn đề như thẻ khẩn cấp, thì thẻ Kanban tốc hành truyền tín hiệu khi bị thiếu hụt một lượng vật phẩm cụ thể nào đó.

Như đã biết, thẻ khẩn cấp có thể được gửi đi khi phát hiện nguồn cung ứng bị trì trệ và gây ra ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất sản phẩm đó. Trong một vài trường hợp đặc biệt nghiêm trọng, thẻ khẩn cấp thậm chí còn có thể cho ngừng hoạt động hoàn toàn quy trình cho tới khi nguyên vật liệu được đáp ứng đủ.

Kanban Tốc Hành (Express Kanban)

Tương tự như vậy, thẻ Kanban tốc hành cũng quan trọng chẳng kém trong việc duy trì một chuỗi các hoạt động sản xuất được diễn ra “liền mạch” và chắc chắn rằng sẽ không có bất kì một sự trì trệ hay phải tạm ngưng quá trình sản xuất lại.

6. Kanban Xuyên Suốt (Through Kanban)

Hệ thống Kanban xuyên suốt và các thẻ là sự kết hợp giữa hệ thống Kanban sản xuất và Kanban xuất sản phẩm trong tình huống mà cả hai đội ngũ sản sản khác biệt phải làm việc cùng nhau một cách trực tiếp.

Kanban Xuyên Suốt (Through Kanban)

Hơn nữa, thay vì phải kiểm duyệt 2 loại thẻ khác nhau, một thẻ để thông báo khởi công, còn thẻ nọ để ra hiệu công đoạn kế tiếp đã sẵn sàng, thì chỉ cần dùng duy nhất 1 thẻ để thông báo cho cả 2 công đoạn. Dựa vào điều này doanh nghiệp có thể tiết kiệm thêm thời gian và làm việc hiệu quả hơn.

Quy trình ứng dụng phương pháp Kanban tốt nhất hiện nay

Bước 1: Dùng Kanban để trình bày công việc một cách trực quan

Bước đầu tiên làm cho mọi thứ được đâu vào đó là sử dụng bảng Kanban để quản lý toàn bộ quy trình công việc, để ngay khi nhìn vào bảng, đội ngũ làm việc có thể ngay lập tức hiểu được cách mà quy trình đang hoạt động.

Trước hết, hãy thoải mái bắt đầu bằng một bảng Kanban có cấu trúc đơn giản trước, sau đó thì chia nó ra thành một vài thành phần công việc cơ bản. Bảng này sẽ cung cấp một góc nhìn rõ ràng về các luồng nhiệm vụ cũng như giúp xác định kịp thời bất kỳ vấn đề nào tồn đọng trong quy trình làm việc.

Dùng Kanban để trình bày công việc một cách trực quan

Bước 2: Xác định “điểm nghẽn” trong quy trình làm việc

Vì sao bảng Kanban là một công cụ tuyệt vời giúp hiển thị rõ rệt những vấn đề tiềm tàng trong quy trình làm việc của doanh nghiệp?. Thật ra thì cũng khá đơn giản, nếu người dùng thấy một cột mà trong đó các tác vụ “đến nhanh hơn là đi”, khi đó công việc sẽ trở nên chồng chéo, “ùn tắc” tác vụ và vấn đề sẽ trở nên dễ nhận biết hơn bao giờ hết.

Xác định “điểm nghẽn” trong quy trình làm việc

Vì vậy sẽ tốt hơn nếu doanh nghiệp chú trọng vào việc lập sơ đồ quy trình công việc của mình một cách chính xác để có thể có được một bức tranh rõ ràng nhất. Khi đó việc nhận biết và sớm giải quyết những “nút thắt” cũng chẳng còn là việc gì quá nan giải nữa.

Bước 3: Dùng bảng Kanban để giới hạn lượng công việc trong quy trình

Để giới hạn công việc một cách hiệu quả thì việc ứng dụng Kanban là một lựa chọn đúng đắn. Vì Kanban cho phép lập ra các quy định quản lý quy trình trong một giới hạn nhất định, như là “hạn chế lượng công việc trong quy trình” (WIP) sẽ phù hợp để kiểm soát khối lượng công việc theo ý muốn của người dùng.

Dùng bảng Kanban để giới hạn lượng công việc trong quy trình

Hơn nữa, nếu ý định của doanh nghiệp là để làm tăng giá trị cảm nhận của khách hàng thì việc hạn chế lượng công việc giúp các đội ngũ tập trung vào hoàn thành các tác vụ hiện hành sẽ tốt hơn là phân tâm để bắt đầu một công việc mới.

Một ví dụ cụ thể như: Nghiên cứu phân tích quá trình áp dụng Kanban vào phát triển phần mềm của BBC Worldwide trong 12 tháng. Đội 9 người đã sử dụng hai bảng Kanban và tuân thủ chặt chẽ giới hạn WIP để cải thiện khả năng quản lý công việc. Tiến độ được theo dõi và điều chỉnh dựa trên phân tích hàng tháng, chỉ bắt đầu công việc khi có khả năng thực hiện và tập trung vào hoàn thành các nhiệm vụ trước mắt đã giúp giảm lãng phí cả thời gian lẫn tài nguyên sản xuất. Kết quả mang lại sau 12 tháng đó là thời gian xử lý rút ngắn 37%, độ nhất quán khi giao hàng tăng 47%, và số lỗi khách hàng báo cáo giảm 24%.

Bước 4: Dùng bảng Kanban như Dashboard để tiết kiệm thời gian cho những cuộc họp mặt không cần thiết

Một trong những lợi ích đáng kể đến nhất của bảng Kanban đó là giúp cho người dùng tiết kiệm được nhiều thời gian cho các buổi báo cáo tiến độ và các buổi họp mặt không cần thiết khác.

Lý do là vì Kanban có thể được sử dụng như một kho lưu trữ thông tin và biểu thị trên bảng rằng ai đang làm gì vào mọi thời điểm. Bảng Kanban sẽ giữ cho các thành viên của đội nằm trong một vòng lặp tiến trình công việc và luôn được cập nhật về nhiệm vụ của mình mà không cần phải lên lịch họp mặt thường xuyên.

Bước 5: Tự động hóa quy trình làm việc trên bảng Kanban

Thông thường thì các nhóm vừa phải xử lý các nhiệm vụ định kỳ, thông báo cho đồng nghiệp về những thay đổi khẩn cấp, hay còn phải đặt lời nhắc về thời hạn, chuyển giao công việc giữa đôi bên. Toàn bộ những việc này có thể làm mất rất nhiều thời gian, thậm chí là hỗn loạn quy trình làm việc.

Đó là lý do tại sao sự ra đời của bảng Kanban lại trở thành chiếc “phao cứu sinh” cho việc này, vì từ việc ứng dụng bảng Kanban doanh nghiệp sẽ có thể tự động hóa các tác vụ trong hệ thống của mình.

Tự động hóa quy trình làm việc trên bảng Kanban

Quy trình của việc tự động thường được áp dụng theo quy tắc “nếu - việc này - thì - việc đó”, cho phép người dùng kích hoạt các hành động được xác định dựa vào điều kiện thiết lập từ trước trong bảng Kanban.

Một ví dụ điển hình như sau: Nếu một nhiệm vụ được chuyển đến cột “hoàn thành” (điều kiện để kích hoạt) thì hệ thống sẽ tự động gửi email (hành động được kích hoạt) thông báo cho người quản lý dự án rằng nhiệm vụ đã hoàn tất.

Bước 6: Thu thập, đánh giá số liệu và cải tiến

Bảng Kanban còn cho phép ghi nhận và lưu giữ các thông tin về chu kì, thời gian thực hiện hay các chỉ số hiệu suất có liên quan khác trong tác vụ của người dùng.

Nguồn dữ liệu này sẽ là một trợ lực lớn trong quá trình đánh giá chất lượng và tiến độ công việc, nhìn nhận những điểm còn thiếu sót để từ đó có biện pháp cải thiện phù hợp mà không làm lãng phí thời gian để thu thập một cách thủ công.

So sánh phương pháp Kanban và Agile

Đều là phương pháp quản lý dự án được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực khác nhau, đặc biệt là trong phát triển phần mềm, nhưng điểm khác biệt giữa Agile và Kanban Board là gì? Dưới đây là sự so sánh giữa hai phương pháp này:

Hệ thống "đẩy" và "kéo" trong Kanban

Bạn có đang thắc mắc hệ thống “đẩy” và “kéo” trong Kanban Board là gì? Tại trung tâm của Kanban là hệ thống "kéo", nơi công việc chỉ được bắt đầu khi có yêu cầu từ công đoạn tiếp theo. Điều này khác biệt hoàn toàn với hệ thống "đẩy" truyền thống, nơi công việc được bắt đầu và đẩy đi một cách thụ động

Hệ thống “đẩy” và “kéo” trong Kanban

Quy trình sản xuất theo mô hình đẩy

Nguyên vật liệu và bán thành phẩm thường được chuẩn bị trước và liên tục chuyển qua các công đoạn sản xuất để hoàn thiện sản phẩm cuối cùng. Toàn bộ quy trình này thường dựa trên các dự đoán hoặc kế hoạch yêu cầu vật tư, gọi là MRP (Material Requirements Planning).

Tuy nhiên, cách tiếp cận này dễ gặp vấn đề khi tốc độ giữa các công đoạn không đồng đều. Nếu công đoạn trước hoàn thành nhanh hơn công đoạn sau, sẽ dẫn đến tình trạng sản phẩm bị dồn ứ tại một số khâu, hoặc tệ hơn là tạo ra số lượng sản phẩm dư thừa không cần thiết. Sản phẩm tồn kho không chỉ chiếm diện tích mà còn làm tăng nguy cơ hư hỏng, dẫn đến lãng phí tài nguyên, không gian và cả nguồn lực.

Quy trình sản xuất theo mô hình kéo

Khi khách hàng mua một sản phẩm ở cuối dây chuyền sản xuất, một tín hiệu sẽ được gửi ngược lại qua dây chuyền để kích hoạt sản xuất sản phẩm hoặc thành phần tiếp theo. Tương tự như cách một siêu thị sẽ bổ sung hàng vào kệ khi cần, chỉ với đúng số lượng và loại sản phẩm từ công đoạn trước.

Kanban dựa vào nhu cầu thực tế của khách hàng, đảm bảo rằng chỉ sản xuất những gì cần thiết. Điều này có nghĩa là nếu công đoạn sau chưa yêu cầu, các công đoạn trước có thể tạm dừng, giúp hạn chế lãng phí. Dù có thể phát sinh lãng phí nhỏ trong một số trường hợp, nhưng so với việc dư thừa hàng tồn kho, đó vẫn là một giải pháp tiết kiệm hơn.

CloudWORK - Giải pháp quản lý dự án chuyên nghiệp tích hợp Kanban view

Bắt kịp xu hướng của việc quản lý dự án, công việc, CloudGO đã phát triển sản phẩm CloudWORK - Giải pháp quản lý công việc, dự án tinh gọn với màn hình điều hành công việc tập trung - Kanban view giúp người quản lý có thể theo dõi tình hình thực hiện công việc, dự án một cách trực quan, khoa học.

Nhân viên có thể dễ dàng tạo lịch làm việc theo ngày, tuần, tháng cho bản thân. Đặc biệt, hệ thống có thể theo dõi tất cả các loại dữ liệu có kiểu ngày tháng trên màn hình “Lịch của tôi” ví dụ như ngày bắt đầu dự án, ngày ký kết hợp đồng, ngày đặt hàng, ngày sinh nhật liên hệ, ngày thành lập công ty,… không chỉ đơn thuần là ngày bắt đầu của lịch hẹn, lịch gọi hay tác vụ như các chức năng lịch thông thường.

CloudWORK với màn hình Kanban view

Chức năng quản lý lịch nhóm giúp người quản lý có thể giao việc, theo dõi, giám sát công việc của nhân viên một cách trực quan, sinh động. Đồng thời, chức năng quản lý timesheet giúp công ty có thể theo dõi được công việc và thời gian thực hiện của từng tác vụ theo từng dự án của từng nhân viên, từ đó có cơ sở để đánh giá hiệu quả thực sự của dự án (tính được chi phí thực hiện của dự án).

Tùy tình hình tiến độ công việc, dự án mà hệ thống sẽ tự động nhắc nhở, cảnh báo nhân viên bằng nhiều hình thức như notification/danh sách ngoài dashboard/email/SMS,…

CloudWORK - Công việc không chỉ là công việc, quản lý mọi tác vụ dự án, đến cuộc gọi, cuộc họp, ticket, … trên một ứng dụng cải thiện cho công tác quản lý dự án của mình, góp phần giúp giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

Kết luận

Với những lợi ích thiết thực trong quản lý quy trình công việc mà Kanban mang lại, đồng thời cũng là lý do mà doanh nghiệp nên ứng dụng phương pháp này. Hy vọng rằng qua câu trả lời cho “Kanban là gì?” của CloudGO trong bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn đầy đủ nhất và đưa ra quyết định cho chính mình.