Kanban là gì? Cách ứng dụng phương pháp Kanban vào quản lý công việc

Luồng công việc của đội bạn có đang ùn tắc? Các nhiệm vụ chồng chéo, deadline liên tục bị bỏ lỡ và không ai thực sự biết bức tranh toàn cảnh đang diễn ra như thế nào. Thay vì thêm vào những quy trình phức tạp, có một hệ thống hay phương pháp nào giúp điều tiết luồng công việc một cách trực quan, minh bạch và hiệu quả?

Đó chính là Kanban - phương pháp quản lý tinh gọn đến từ Nhật Bản. Phương pháp này không chỉ giúp trực quan hóa toàn bộ luồng công việc mà còn thúc đẩy sự hợp tác và tăng cường sự tập trung. Bài viết này sẽ đi sâu giải thích Kanban là gì, các nguyên tắc cốt lõi và hướng dẫn chi tiết cách ứng dụng Kanban vào thực tế quản lý công việc, dự án, giúp doanh nghiệp bạn bắt kịp xu hướng và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.

1. Kanban là gì?

Kanban (カンバン) là một thuật ngữ tiếng Nhật, kết hợp từ “Kan” (看 – nhìn) và “Ban” (板 – bảng),có thể hiểu là “Bảng thông tin” hoặc “Bảng hiển thị”. Ban đầu, Kanban là một hệ thống sử dụng thẻ để báo hiệu nhu cầu trong dây chuyền sản xuất tinh gọn tại Toyota, giúp theo dõi và quản lý luồng công việc một cách trực quan. Về sau, khái niệm này được phát triển thành một phương pháp quản lý công việc linh hoạt, giúp trực quan hóa quy trình, theo dõi tiến độ và kiểm soát hiệu suất trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Lịch sử ra đời

Kanban ra đời vào những năm 1940 tại Toyota (Nhật Bản),do kỹ sư Taiichi Ohno phát triển để tối ưu quy trình sản xuất. Lấy cảm hứng từ siêu thị, hệ thống này chỉ bổ sung hàng hóa khi thực sự cần, giúp sản xuất đúng sản phẩm, đúng thời điểm (Just-in-Time). Thẻ Kanban được dùng để báo hiệu nhu cầu linh kiện giữa các công đoạn, từ đó giảm tồn kho và tăng hiệu quả.

Về sau, mô hình này được điều chỉnh và áp dụng trong phát triển phần mềm, quản lý dự án theo tư duy Agile và Lean. Ngày nay, Kanban đã trở thành phương pháp quản lý công việc linh hoạt, phù hợp với nhiều lĩnh vực như marketing, nhân sự, tài chính — với mục tiêu trực quan hóa công việc, tránh quá tải và tối ưu hiệu suất.

Nguyên lý hoạt động của Kanban

Kanban hoạt động dựa trên việc trực quan hóa luồng công việc và giới hạn số lượng công việc đang xử lý (WIP) để đảm bảo quy trình vận hành trơn tru, hiệu quả. Bảng Kanban được chia thành các cột tương ứng với từng giai đoạn của công việc như “Cần làm - To Do”, “Đang triển khai - In Progress” và “Hoàn thành - Done”. Mỗi nhiệm vụ được thể hiện bằng một thẻ và di chuyển qua các cột khi tiến độ thay đổi. Việc giới hạn số lượng công việc trong cột “Đang triển khai” giúp giảm đa nhiệm, tránh quá tải và nhanh chóng phát hiện điểm tắc nghẽn. Ngoài ra, Kanban còn thiết lập quy tắc rõ ràng cho từng bước trong quy trình và khuyến khích cải tiến liên tục nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.

Kanban là phương pháp quản lý công việc có nguồn gốc từ Nhật Bản

2. Các khái niệm và thuật ngữ trong Kanban

Để áp dụng Kanban hiệu quả, việc nắm vững các thuật ngữ và khái niệm cơ bản là rất quan trọng. Những yếu tố này tạo nên cấu trúc và ngôn ngữ chung cho bất kỳ hệ thống Kanban nào.

Dưới đây là các thành phần cốt lõi bạn cần biết:

• Bảng Kanban (Kanban Board): Là công cụ trực quan hóa toàn bộ quy trình làm việc. Bảng được chia thành các cột thể hiện từng giai đoạn, giúp theo dõi sự di chuyển của các thẻ công việc.
• Cột (Columns): Mỗi cột trên bảng đại diện cho một giai đoạn cụ thể trong quy trình của bạn (ví dụ: Ý tưởng, Thiết kế, Phát triển, Kiểm thử, Hoàn tất).
• Thẻ công việc (Kanban Card): Mỗi thẻ đại diện cho một tác vụ hoặc hạng mục công việc. Thẻ chứa các thông tin quan trọng như tiêu đề, người chịu trách nhiệm, mô tả, thời hạn, và có thể được gắn nhãn hoặc mã màu để phân loại.
• Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP Limit): Là số lượng thẻ công việc tối đa được phép tồn tại trong một cột (thường là các cột "đang thực hiện") tại một thời điểm. Đây là quy tắc then chốt để tránh tắc nghẽn và tăng sự tập trung.
• Thời gian chu kỳ (Cycle Time) & Thời gian thực hiện (Lead Time): Cycle Time là thời gian cần để hoàn thành một công việc sau khi đã bắt đầu. Lead Time là tổng thời gian từ khi công việc được yêu cầu cho đến khi giao cho khách hàng. Đây là các chỉ số quan trọng để đo lường hiệu suất.
• Định nghĩa luồng công việc (Definition of Workflow - DoW): Là bộ quy tắc và chính sách rõ ràng, định nghĩa các bước cần thực hiện và tiêu chí để một thẻ công việc có thể di chuyển từ cột này sang cột tiếp theo.

Cần hiểu rõ các thuật ngữ của phương pháp Kanban thì mới ứng dụng được

4. Lợi ích của phương pháp Kanban

Việc áp dụng Kanban không chỉ là một thay đổi về quy trình mà còn mang lại nhiều giá trị chiến lược cho tổ chức. Nhờ sự đơn giản và linh hoạt, Kanban giúp các đội nhóm cải thiện hiệu suất và khả năng thích ứng một cách bền vững.

Những lợi ích nổi bật mà phương pháp Kanban mang lại bao gồm:

• Tăng sự minh bạch & hiển thị: Bảng Kanban trực quan hóa toàn bộ công việc, giúp mọi thành viên từ nhân viên đến quản lý đều nắm rõ tiến trình, ai đang làm gì và trách nhiệm của từng cá nhân.
• Tăng tính linh hoạt: Khác với các phương pháp có chu kỳ cố định, Kanban cho phép thêm hoặc thay đổi thứ tự ưu tiên của công việc bất cứ lúc nào mà không phá vỡ quy trình đang chạy, giúp đội nhóm dễ dàng thích ứng với sự thay đổi.
• Giảm lãng phí tài nguyên, thời gian và chi phí: Bằng cách tối ưu hóa luồng công việc và tập trung vào những gì thực sự cần thiết, Kanban giúp loại bỏ các hoạt động thừa, giảm thời gian chờ đợi và tiết kiệm chi phí vận hành.
• Hạn chế tắc nghẽn: Việc áp dụng WIP Limit buộc đội nhóm phải hoàn thành công việc hiện tại trước khi bắt đầu việc mới, giúp dòng chảy công việc luôn trôi chảy và dễ dàng phát hiện các điểm nghẽn.
• Cải tiến liên tục & nâng cao hiệu suất: Kanban cung cấp các dữ liệu như Cycle Time, Throughput giúp đội nhóm phân tích, đánh giá và liên tục tinh chỉnh quy trình để làm việc hiệu quả hơn.
• Gia tăng sự hợp tác nội bộ: Khi mọi người cùng nhìn vào một bảng Kanban, họ có thể chủ động phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành mục tiêu chung mà không cần sự can thiệp liên tục từ quản lý.
• Cải thiện sự hài lòng của khách hàng: Luồng công việc ổn định và hiệu quả giúp nâng cao khả năng dự đoán thời gian hoàn thành, từ đó giao sản phẩm/dịch vụ đúng hẹn và chất lượng hơn.

Phương pháp Kanban sẽ mang lại 7 lợi ích chính cho doanh nghiệp

5. Ưu điểm và hạn chế của phương pháp Kanban

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích vượt trội, Kanban cũng giống như bất kỳ phương pháp nào khác, đều có những điểm mạnh và điểm yếu riêng. Việc hiểu rõ các khía cạnh này sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ phù hợp và có sự chuẩn bị tốt nhất trước khi triển khai.

Ưu điểm của phương pháp Kanban

• Cấu trúc trực quan, dễ tiếp cận: Kanban sử dụng bảng với các cột và thẻ đơn giản, giúp bất kỳ ai cũng dễ dàng hình dung và bắt đầu mà không cần đào tạo chuyên sâu.
• Không yêu cầu thay đổi quy trình hiện tại: Kanban có thể được áp dụng ngay vào quy trình đang hoạt động, không cần tái cấu trúc toàn bộ tổ chức.
• Linh hoạt trong vận hành: Không phụ thuộc vào chu kỳ cố định như sprint, cho phép thêm, bớt hoặc thay đổi công việc bất cứ lúc nào.
• Tối ưu hóa bằng giới hạn WIP: Việc đặt giới hạn công việc đang xử lý giúp kiểm soát luồng công việc và tránh tình trạng quá tải.
• Tích hợp dễ dàng với công cụ số hóa: Kanban có thể triển khai trên nền tảng vật lý hoặc phần mềm, hỗ trợ đội nhóm làm việc từ xa hiệu quả.
• Dễ dàng phát hiện điểm nghẽn trong quy trình: Nhờ tính trực quan của bảng Kanban, các vấn đề phát sinh được nhận diện nhanh chóng.

Sở hữu 6 ưu điểm vượt trội là lợi thế của Kanban so với những phương pháp khác

Điểm hạn chế của phương pháp Kanban

• Khó ước lượng thời gian: Vì Kanban không có khung thời gian cố định cho từng giai đoạn, việc dự đoán chính xác khi nào một công việc cụ thể sẽ hoàn thành có thể trở nên khó khăn.
• Phải cập nhật thường xuyên: Bảng Kanban chỉ phát huy hiệu quả khi nó phản ánh đúng thực tế. Điều này đòi hỏi các thành viên phải có ý thức tự giác cập nhật trạng thái công việc của mình một cách liên tục.
• Yêu cầu nhân viên có trình độ chuyên môn cao: Để quy trình vận hành trơn tru, các thành viên trong nhóm cần có đủ kỹ năng và tính tự chủ để hoàn thành công việc được giao mà không cần giám sát quá nhiều.
• Bắt buộc tính bảo mật chặt chẽ: Khi sử dụng bảng Kanban vật lý, thông tin về dự án và công việc có thể dễ dàng bị lộ ra ngoài nếu không có các biện pháp bảo mật phù hợp.

Song song với ưu điểm thì vẫn còn những hạn chế nhất định

6. Cách triển khai Kanban vào quản lý công việc

Ứng dụng Kanban vào quản lý công việc không đòi hỏi phải có kết quả bứt phá mà là một quá trình tiến hóa từng bước. Bằng cách tuân theo một lộ trình rõ ràng, doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng một hệ thống Kanban hiệu quả, phù hợp với đặc thù của mình. Quá trình này thường bao gồm 5 bước cơ bản sau đây.

Bước 1: Phác thảo quy trình làm việc

Để bắt đầu xây dựng bảng Kanban, hãy cùng đội nhóm lựa chọn một công cụ phù hợp như bảng trắng, tường hoặc phần mềm quản lý công việc. Sau đó, xác định và vẽ các cột đại diện cho từng giai đoạn trong quy trình làm việc. Với quy trình đơn giản, bạn có thể bắt đầu với ba cột cơ bản: “Cần làm” (To Do),“Đang làm” (In Progress) và “Hoàn thành” (Done).

Nếu quy trình phức tạp hơn, hãy chia nhỏ các cột theo từng bước cụ thể như: “Ý tưởng” (Backlog),“Phân tích” (Analysis),“Thiết kế” (Design),“Phát triển” (Development),“Kiểm thử” (Testing),“Triển khai” (Deployment) và cuối cùng là “Hoàn tất” (Completed).

Bước 1 là phác thảo quy trình làm việc rõ ràng chi tiết

Bước 2: Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP Limit)

Đây là bước quan trọng nhất để biến một bảng công việc đơn thuần thành một hệ thống Kanban thực thụ. Mục tiêu của việc này là ngăn chặn tình trạng quá tải và thúc đẩy văn hóa "hoàn thành công việc".

Để thực hiện, đầu tiên cần thảo luận và thống nhất với đội nhóm để thiết lập một giới hạn (chỉ nên tạo 2 đến 3 công việc cùng lúc) cho mỗi cột trong giai đoạn "đang tiến hành". Sau đó cứ theo quy tắc là một thành viên chỉ được kéo một thẻ công việc mới vào cột khi có một thẻ khác được hoàn thành và di chuyển ra khỏi cột đó.

Bước 2: Giới hạn số lượng công việc trong mỗi giai đoạn hoàn thành

Bước 3: Tạo thẻ công việc Kanban

Tiếp theo là bước tiến hành tạo thẻ Kanban. Thẻ Kanban không chỉ là một mẩu giấy nhớ, mà nó phải chứa đầy đủ thông tin cần thiết như tiêu đề, PIC (người chịu trách nhiệm),mô tả ngắn gọn công việc cần làm, deadline…

Lưu ý, nên sắp xếp thứ tự ưu tiên các thẻ trong mỗi cột. Sau đó sử dụng thêm các nhãn hoặc mã màu để phân loại trực quan (ví dụ: màu đỏ cho việc khẩn cấp, màu xanh cho dự án A,...) giúp việc quét thông tin nhanh hơn.

Bước 3: Tiến hành tạo thẻ Kanban

Bước 4: Tiến hành theo hệ thống

Sau khi đã có bảng Kanban hoàn thiện, có giới hạn WIP và các thẻ công việc, đã đến lúc đưa hệ thống vào vận hành. Mục tiêu của bước này là đảm bảo các thẻ công việc di chuyển một cách trơn tru từ trái sang phải, phản ánh đúng trạng thái thực tế.

Áp dụng nguyên tắc hệ thống kéo: chỉ chuyển công việc sang cột tiếp theo khi đã hoàn thành bước hiện tại và cột sau còn chỗ trống, dựa trên giới hạn công việc đang xử lý (WIP Limit). Ưu tiên xử lý những công việc đã tồn đọng lâu nhất trong mỗi cột để tối ưu thời gian hoàn thành. Trong trường hợp có công việc bị chặn, cần đánh dấu rõ ràng và nhanh chóng xử lý trở ngại đó để duy trì luồng công việc thông suốt.

Tiếp theo là cứ tiến hành thực hiện công dựa theo kế hoạch và hệ thống

Bước 5: Giám sát và cải tiến liên tục

Kanban không phải là một hệ thống cố định mà là một quy trình linh hoạt với mục tiêu tạo ra vòng lặp phản hồi liên tục nhằm cải tiến hiệu quả công việc. Sau một khoảng thời gian hoặc giai đoạn nhất định, nên có kế hoạch kiểm tra rà soát chất lượng và tổng hợp lại tình trạng của các tấm thẻ công việc: đã hoàn thành bao nhiêu thẻ, có bao nhiêu thẻ bị trễ hạn… để biết được tiến độ làm việc thực tế của cá nhân và đội nhóm. Từ kết quả này, có thể đánh giá được tính hiệu quả của phương pháp Kanban khi áp dụng cho quy trình làm việc.

Khi áp dụng Kanban, cần có sự giám sát và điều chỉnh định kỳ để ổn định hiệu suất

7. So sánh Kanban với Scrum và Agile

Trong kinh doanh, phương pháp Kanban và Scrum thường được đặt lên bàn cân so sánh do cả hai đều thuộc khuôn khổ Agile (quản lý linh hoạt) nhưng lại có cách tiếp cận và thực hành khác nhau. Agile là một triết lý, một tư duy, trong khi Kanban và Scrum là các phương pháp cụ thể để hiện thực hóa triết lý đó. Vì vậy, việc so sánh trực tiếp giữa Kanban và Scrum sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được công cụ phù hợp nhất.

Nên chọn Kanban hay Scrum?

Việc chọn giữa Kanban và Scrum phụ thuộc vào quy mô, tính chất và yêu cầu của dự án cũng như văn hóa của đội nhóm. Cụ thể như sau:

• Chọn Kanban khi: Đội nhóm có các công việc với độ ưu tiên thay đổi liên tục, quy trình cần sự linh hoạt tối đa hoặc muốn bắt đầu cải tiến quy trình hiện tại mà không cần thay đổi cấu trúc lớn. Kanban rất phù hợp cho các đội vận hành, hỗ trợ khách hàng hoặc các dự án có yêu cầu không đoán trước được.
• Chọn Scrum khi: Dự án của công ty có mục tiêu rõ ràng, có thể chia thành các phần nhỏ và hoàn thành trong các chu kỳ cố định. Scrum phù hợp với các đội phát triển sản phẩm, cần có sự cam kết, tính kỷ luật và nhịp độ làm việc ổn định — đặc biệt trong mô hình quản lý dự án theo chu kỳ cố định như Sprint.

Kanban và Scrum đều có mặt tốt và chưa phù hợp với từng loại doanh nghiệp

8. Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến khi các doanh nghiệp bắt đầu tìm hiểu và áp dụng phương pháp Kanban.

WIP Limit nên đặt bao nhiêu?

WIP Limit không có một con số cứng nhắc cho tất cả và nên được thiết lập dựa trên năng lực thực tế của nhóm. Một quy tắc chung là bắt đầu với con số nhỏ, thường từ 1-2 đầu việc cho mỗi thành viên, hoặc 2–5 đầu việc cho mỗi cột trạng thái (như "Đang làm", "Kiểm thử"). Mục tiêu chính là tránh quá tải, tăng sự tập trung và giúp phát hiện sớm các điểm tắc nghẽn trong quy trình. Bạn có thể điều chỉnh con số này sau một thời gian quan sát và phân tích.

Làm sao đo hiệu quả áp dụng Kanban?

Hiệu quả của việc áp dụng Kanban được đo lường thông qua các chỉ số như thời gian chu kỳ (Cycle Time),thời gian chờ (lead time),thông lượng (Throughput),biểu đồ dòng công việc tích lũy (CFD) và số lượng công việc tồn đọng (Work In Progress - WIP) để theo dõi sự ổn định của luồng công việc và phát hiện tắc nghẽn. Việc theo dõi và cải thiện các chỉ số này là minh chứng cho sự thành công của Kanban.

Có thể kết hợp Kanban với các phương pháp quản lý nào?

Kanban có thể kết hợp với Scrum, tạo ra một phương pháp lai gọi là Scrumban. Ngoài ra, Kanban cũng có thể được tích hợp với Lean (Quản lý tinh gọn) để giảm lãng phí hoặc với OKRs (Mục tiêu và Kết quả then chốt) để liên kết công việc hàng ngày với các mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Vượt lên trên một công cụ, Kanban là một triết lý về sự cải tiến không ngừng. Bằng cách trực quan hóa công việc và tập trung vào dòng chảy giá trị, nó mang lại sự minh bạch, linh hoạt và thúc đẩy văn hóa làm việc hiệu suất cao. Để biến triết lý mạnh mẽ này thành hành động cụ thể và tích hợp liền mạch vào hệ thống của bạn, việc lựa chọn một nền tảng phù hợp là yếu tố then chốt. CloudGO chính là giải pháp được thiết kế để giúp bạn làm điều đó. Hãy liên hệ ngay để nhận tư vấn và bắt đầu hành trình tối ưu hóa quy trình, thúc đẩy chuyển đổi số và tạo dựng lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/