9 Mô hình quản lý dự án phổ biến nhất năm 2025

Trong thời đại số hóa và biến động không ngừng, quản lý dự án (Project Management) không chỉ là một kỹ năng mà còn là yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp cạnh tranh hiệu quả, đảm bảo tiến độ và tối ưu nguồn lực.

Theo báo cáo PMI Pulse of the Profession 2024, các doanh nghiệp áp dụng mô hình quản lý dự án hiệu quả có tỷ lệ thành công cao hơn 21% so với trung bình thị trường. Vậy đâu là mô hình phù hợp cho doanh nghiệp bạn? Hãy cùng CloudGO khám phá những mô hình phổ biến và cách chọn lựa tối ưu nhé.

1. Mô hình quản lý dự án là gì?

Mô hình quản lý dự án là phương pháp tổng thể bao gồm các quy tắc, kỹ thuật và trình tự công việc để hoàn thành dự án hiệu quả. Mục tiêu giúp hoàn thành dự án một cách hiệu quả, từ giai đoạn bắt đầu đến khi kết thúc.

Sự khác biệt giữa quản lý dự án thông thường và có mô hình:

• Quản lý dự án thông thường có thể chỉ là phân công nhiệm vụ mà không có cấu trúc rõ ràng. Trong khi đó, áp dụng mô hình quản lý giúp xác định quy trình, vai trò và công cụ, từ đó tối ưu hóa công việc, giảm sự lộn xộn và nâng cao hiệu quả.

• Mô hình quản lý dự án phù hợp giúp giảm lãng phí thời gian, tăng tính linh hoạt và đảm bảo chất lượng. Nếu không có mô hình, dự án dễ thiếu kiểm soát, dẫn đến chậm tiến độ và vượt chi phí.

Mô hình quản lý dự án

2. 9 Mô hình quản lý dự án có tính thực tiễn cao

Lựa chọn mô hình quản lý dự án phù hợp là chìa khóa giúp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và chất lượng sản phẩm. Dưới đây là 8 mô hình phổ biến, được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, mỗi mô hình mang lại những lợi ích riêng tùy vào đặc thù dự án.

Mô hình quản lý dự án Waterfall

Waterfall là mô hình quản lý dự án theo quy trình tuần tự. Mỗi giai đoạn (từ phân tích yêu cầu, thiết kế, phát triển, kiểm thử đến triển khai và bảo trì) phải được hoàn thành trước khi chuyển sang bước tiếp theo. Việc này giúp kiểm soát tiến độ chặt chẽ và giảm rủi ro thay đổi giữa chừng.

Mô hình quản lý dự án Waterfall

Ưu điểm:

• Dễ triển khai và theo dõi nhờ quy trình rõ ràng

• Phù hợp với đội ngũ mới hoặc ít kinh nghiệm

• Dễ lập kế hoạch chi tiết từ đầu

Nhược điểm:

• Thiếu linh hoạt, khó thay đổi khi dự án đã đi vào thực hiện

• Nếu có lỗi ở giai đoạn sau, việc sửa chữa sẽ tốn kém hơn

• Không phù hợp với các dự án yêu cầu phản hồi liên tục

Ứng dụng thực tế:

Mô hình này rất phù hợp trong ngành xây dựng, sản xuất, hoặc các phần mềm theo hợp đồng cố định. Ví dụ, Coteccons – một trong những công ty xây dựng lớn tại Việt Nam – thường sử dụng Waterfall để đảm bảo tiến độ và chất lượng thi công theo kế hoạch.

Mô hình quản lý dự án Waterfall bao gồm các giai đoạn chính như sau:

1. Khảo sát yêu cầu: Xác định và thu thập yêu cầu từ khách hàng, làm cơ sở cho phạm vi và mục tiêu dự án.
2. Phân tích hệ thống: Phân tích chi tiết các yêu cầu, xây dựng mô hình hệ thống để đảm bảo thiết kế phù hợp.
3. Thiết kế: Tạo bản thiết kế phần mềm, cơ sở dữ liệu và giao diện dựa trên phân tích yêu cầu.
4. Triển khai: Phát triển, lập trình và tích hợp các thành phần hệ thống theo thiết kế.
5. Kiểm thử: Thực hiện các bài kiểm tra để đảm bảo hệ thống đáp ứng yêu cầu và hoạt động ổn định.
6. Bảo trì: Duy trì, nâng cấp và cập nhật hệ thống sau khi triển khai để đáp ứng thay đổi và cải thiện hiệu suất.

>>> Tìm hiểu thêm: Cảnh báo: Thực hiện ngay 04 bước quan trọng này để quản lý tiến độ dự án hoàn chỉnh hơn

Mô hình quản lý Agile

Agile là mô hình quản lý dự án linh hoạt, tập trung vào khả năng phản hồi nhanh với thay đổi và cải tiến liên tục. Thay vì lập kế hoạch toàn bộ từ đầu, dự án được chia thành các chu kỳ ngắn gọi là “sprint”, mỗi sprint thường kéo dài từ 1–4 tuần và tạo ra một phần sản phẩm hoàn chỉnh.

Mô hình quản lý dự án Agile

Ưu điểm:

• Linh hoạt, dễ thích nghi với thay đổi

• Tăng cường sự cộng tác trong nhóm và với khách hàng

• Cải tiến liên tục nhờ phản hồi thường xuyên

Nhược điểm:

• Khó quản lý với các đội lớn thiếu kinh nghiệm

• Không phù hợp với các dự án có yêu cầu cố định từ đầu

• Cần sự tham gia thường xuyên từ khách hàng

Ứng dụng thực tế:

Agile rất phổ biến trong các công ty công nghệ và startup phần mềm. Ví dụ, Base.vn – một nền tảng quản trị doanh nghiệp – áp dụng Agile để cập nhật sản phẩm liên tục theo nhu cầu người dùng. Theo State of Agile Report 2023, có tới 71% công ty CNTT hiện đang sử dụng Agile.

>>> Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án: Làm chủ dự án với sự hỗ trợ của các giải pháp công nghệ

Mô hình quản lý dự án Scrum

Scrum là một framework thuộc Agile, thiết kế dành cho các nhóm phát triển sản phẩm làm việc theo từng chu kỳ ngắn (sprint) và cải tiến liên tục. Mỗi nhóm Scrum thường bao gồm Scrum Master, Product Owner, và Development Team, cùng thực hiện các sự kiện định kỳ như Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review và Sprint Retrospective.

Mô hình quản lý dự án Scrum

Ưu điểm:

• Giúp nhóm tập trung vào mục tiêu ngắn hạn

• Phản hồi nhanh và cải tiến liên tục

• Minh bạch trong quy trình và phân công vai trò rõ ràng

Nhược điểm:

• Đòi hỏi sự cam kết cao từ các thành viên

• Có thể không phù hợp với các dự án thiếu định hướng rõ ràng từ đầu

• Khó mở rộng với các tổ chức lớn nếu không tùy biến phù hợp

Ứng dụng thực tế:

Spotify đã áp dụng Scrum bằng cách tổ chức các nhóm tự quản gọi là Squads, hoạt động như các Scrum Team độc lập. Họ phát hành các tính năng mới định kỳ mỗi hai tuần. Mô hình ban đầu dựa trên Scrum, nhưng sau đó được tùy biến để phù hợp hơn với văn hóa và quy mô công ty, chuyển từ Scrum Master sang Agile Coach.

>>> Tìm hiểu thêm: Tìm hiểu Timesheet là gì? Lý do Timesheet quan trọng với doanh nghiệp

Mô hình quản lý dự án Lean

Lean là phương pháp quản lý tập trung vào tối ưu hóa quy trình và loại bỏ lãng phí, nhằm mang lại giá trị cao nhất cho khách hàng với ít tài nguyên nhất. Mô hình này bắt nguồn từ sản xuất Toyota và ngày nay được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, không chỉ sản xuất mà cả logistics, dịch vụ và phần mềm.

Mô hình quản lý dự án Lean

Ưu điểm:

• Giảm chi phí và thời gian thực hiện

• Nâng cao hiệu suất và chất lượng

• Khuyến khích cải tiến liên tục (Kaizen)

Nhược điểm:

• Cần cam kết và tư duy cải tiến từ toàn bộ tổ chức

• Khó áp dụng nếu không có dữ liệu và đo lường tốt

Ứng dụng thực tế:

Dell là ví dụ điển hình khi áp dụng Lean để tinh gọn quy trình sản xuất và giao hàng, giúp rút ngắn thời gian vận chuyển và giảm thiểu hàng tồn kho.

Để áp dụng Lean vào quản lý dự án, các đội ngũ cần thực hiện các bước sau:

1. Xác định giá trị: Tập trung vào những hoạt động tạo ra giá trị thực sự cho khách hàng, hiểu rõ nhu cầu và mong muốn để đáp ứng hiệu quả.
2. Loại bỏ lãng phí: Phát hiện và loại bỏ các hoạt động không cần thiết, như cuộc họp thừa, làm lại do lỗi hay thời gian chờ, nhằm tối ưu quy trình.
3. Cải tiến liên tục: Liên tục tìm kiếm và thực hiện các cải tiến nhỏ để nâng cao hiệu suất và chất lượng, khuyến khích mọi thành viên đóng góp ý tưởng.

Mô hình tổ chức quản lý theo Kanban

Kanban là phương pháp quản lý công việc trực quan, sử dụng bảng Kanban để theo dõi luồng công việc thông qua các cột như “To Do”, “In Progress”, “Done”. Mục tiêu là giúp nhóm dễ dàng nhìn thấy tiến độ và giảm thiểu tồn đọng công việc.

Mô hình quản lý dự án Kanban

Ưu điểm:

• Dễ triển khai và linh hoạt

• Giúp tối ưu hóa quy trình làm việc

• Cải tiến liên tục dựa trên phản hồi thực tế

Nhược điểm:

• Có thể thiếu cấu trúc rõ ràng nếu không kiểm soát tốt

• Không phù hợp với dự án có quy mô quá lớn hoặc phức tạp

Ứng dụng thực tế:

Toyota là người tiên phong trong việc ứng dụng Kanban để quản lý chuỗi sản xuất, từ đó tạo nên hệ thống sản xuất tinh gọn nổi tiếng toàn cầu.

Để sử dụng Kanban hiệu quả, đội ngũ cần thực hiện một số bước cơ bản:

1. Thiết lập bảng Kanban: Bắt đầu bằng việc tạo một bảng với các cột To Do, In Progress, và Done. Bảng này có thể là một bảng vật lý với các thẻ ghi chú hoặc một bảng điện tử sử dụng phần mềm quản lý dự án như Trello, Jira, hay Asana.
2. Thêm công việc vào bảng: Mỗi công việc hoặc nhiệm vụ sẽ được ghi vào một thẻ và đặt trong cột To Do. Khi công việc bắt đầu, thẻ sẽ được di chuyển sang cột In Progress và cuối cùng là cột Done khi hoàn thành.
3. Kiểm soát và cải tiến: Đội ngũ cần thường xuyên theo dõi bảng Kanban để kiểm soát tiến độ và xác định các trở ngại. Việc này giúp tìm kiếm các cơ hội cải tiến và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Mô hình quản lý dự án CPM (Critical Path Method)

CPM là phương pháp lập kế hoạch và điều phối dự án bằng cách xác định chuỗi công việc quan trọng nhất (critical path) – tức là các công việc ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ hoàn thành dự án.

Mô hình quản lý dự án CPM

Ưu điểm:

• Giúp nhận diện công việc cần ưu tiên

• Tối ưu hóa thời gian và tài nguyên

• Theo dõi sát sao tiến độ và khả năng trì hoãn

Nhược điểm:

• Phức tạp với các dự án lớn có nhiều công việc chồng chéo

• Yêu cầu cập nhật thường xuyên để chính xác

Ứng dụng thực tế:

CPM thường được áp dụng trong xây dựng, kỹ thuật dân dụng, và các dự án có thời hạn rõ ràng, như thi công công trình, phát triển cơ sở hạ tầng.

Mô hình quản lý chất lượng Six Sigma

Six Sigma là phương pháp quản lý dự án tập trung vào giảm thiểu sai sót, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ thông qua việc phân tích dữ liệu và cải tiến quy trình.

Ưu điểm:

• Cải thiện chất lượng một cách đo lường được

• Giảm chi phí do lỗi và lãng phí

• Phù hợp với các quy trình cần độ chính xác cao

Nhược điểm:

• Quy trình triển khai phức tạp, đòi hỏi đào tạo chuyên sâu

• Tốn nhiều thời gian và tài nguyên ban đầu

Ứng dụng thực tế:

Six Sigma được các tập đoàn lớn như GE, Motorola hay Samsung áp dụng trong các lĩnh vực như sản xuất, dược phẩm, hàng không, nơi chất lượng và sự chính xác là yếu tố then chốt.

Mô hình tổ chức quản lý dự án RAD

RAD (Rapid Application Development) là mô hình quản lý tập trung vào phát triển nhanh phần mềm thông qua nguyên tắc phân tích – thiết kế – xây dựng – kiểm thử lặp lại nhiều lần trong thời gian ngắn. RAD nhấn mạnh sự tham gia liên tục của người dùng và khả năng phản hồi nhanh với thay đổi.

Mô hình tổ chức quản lý dự án RAD

Ưu điểm:

• Thời gian phát triển ngắn

• Dễ thích nghi khi yêu cầu thay đổi

• Tăng sự hài lòng nhờ người dùng tham gia sớm

Nhược điểm:

• Không phù hợp với dự án lớn, phức tạp hoặc yêu cầu tài liệu hóa nghiêm ngặt

• Cần đội ngũ phát triển có kinh nghiệm cao và người dùng sẵn sàng cộng tác liên tục

Ứng dụng thực tế:

RAD được sử dụng phổ biến trong các startup công nghệ, công ty phần mềm, đặc biệt phù hợp với việc xây dựng ứng dụng nội bộ, phần mềm tùy chỉnh có phạm vi nhỏ và cần hoàn thiện nhanh.

Mô hình quản lý biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một công cụ trực quan thể hiện tiến độ công việc dưới dạng thanh ngang theo thời gian. Mỗi thanh biểu thị một nhiệm vụ, thời gian bắt đầu – kết thúc, và mức độ hoàn thành. Đây là mô hình phổ biến để theo dõi kế hoạch tổng thể và mức độ phụ thuộc giữa các công việc.

Mô hình quản lý biểu đồ Gantt

Ưu điểm:

• Dễ hình dung tiến độ và phân bổ thời gian

• Hữu ích khi làm việc với các nhóm liên chức năng hoặc nhiều đầu việc song song

• Giúp nhà quản lý kiểm soát deadline và điểm nghẽn (bottleneck)

Nhược điểm:

• Khó cập nhật khi dự án có nhiều thay đổi

• Không phù hợp với các dự án cần tính linh hoạt cao như Agile

Ứng dụng thực tế:

Biểu đồ Gantt được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án xây dựng, sự kiện, marketing, và bất kỳ dự án nào cần theo dõi rõ ràng các mốc thời gian cụ thể. Các phần mềm như Microsoft Project, Asana, hay Trello (kết hợp plugin) đều hỗ trợ biểu đồ Gantt.

Việc lựa chọn mô hình quản lý dự án phù hợp phụ thuộc vào đặc thù từng doanh nghiệp và tính chất của từng dự án. Mỗi mô hình có những ưu điểm và hạn chế riêng, vì vậy, hãy cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định.

3. CloudWORK – Giải pháp quản lý công việc & dự án toàn diện cho doanh nghiệp

CloudWORK là nền tảng quản lý công việc và dự án giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Hệ thống cho phép tạo và theo dõi lịch làm việc cá nhân và nhóm, quản lý dự án từ khâu lập kế hoạch, phân công công việc, đến theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả dự án.

Với CloudWORK, việc quản lý lịch làm việc của cá nhân và nhóm trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Hệ thống cho phép người dùng tạo và theo dõi lịch công tác, đảm bảo mọi thành viên đều nắm rõ những mốc quan trọng như ngày khởi động dự án hay ngày ký kết hợp đồng. Từ đó, công ty có thể phân bổ nguồn lực hợp lý và đẩy nhanh tiến độ công việc.

Không chỉ vậy, CloudWORK còn mang đến khả năng quản lý dự án chuyên nghiệp và hiệu quả. Với tính năng quản lý timesheet và theo dõi tiến độ, lãnh đạo có thể nắm bắt tình hình dự án một cách tổng quát, kịp thời đưa ra những điều chỉnh cần thiết. Hệ thống cũng tự động nhắc nhở công việc thông qua các kênh như notification, email, hay SMS, giúp đội ngũ luôn bám sát mục tiêu và đảm bảo đúng deadline.

Giải pháp quản lý công việc, dự án CloudWORK

Một điểm cộng của CloudWORK là giao diện Kanban trực quan, cho phép người dùng theo dõi công việc qua các cột To Do, In Progress, và Done. Nhờ đó, các thành viên có cái nhìn tổng quan về tiến trình và dễ dàng cập nhật trạng thái công việc. Bên cạnh đó, hệ thống cũng đảm bảo tính bảo mật cao với cơ chế phân quyền chặt chẽ, giúp doanh nghiệp an tâm chia sẻ thông tin quan trọng.

Đặc biệt, CloudWORK còn cung cấp phiên bản mobile app tiện lợi, cho phép người dùng cập nhật tiến độ công việc mọi lúc, mọi nơi. Với khả năng đồng bộ hóa dữ liệu, ứng dụng di động giúp nhân viên làm việc linh hoạt hơn, không bị giới hạn bởi không gian và thời gian.

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, CloudWORK xứng đáng là công cụ đắc lực cho các doanh nghiệp muốn nâng tầm hiệu quả quản lý công việc và dự án. Với những tính năng ưu việt và giao diện thân thiện, nền tảng này hứa hẹn sẽ mang đến một làn gió mới trong công tác quản trị, giúp các tổ chức bứt phá và thành công hơn trong thời đại số.

>>> Tìm hiểu thêm: Quản lý công việc là gì? Phần mềm giúp quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

Hành trình của một nhà quản lý dự án không chỉ dừng lại ở việc chọn mô hình. Đó chỉ là khởi đầu của một cuộc phiêu lưu đầy thách thức và cơ hội. Từ việc xây dựng kế hoạch, phân bổ nguồn lực, cho đến theo dõi tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh, mỗi bước đi đều đòi hỏi sự tập trung, kiên nhẫn và linh hoạt. Nhưng đừng lo lắng, bởi với sự hiểu biết về các mô hình quản lý dự án và kinh nghiệm tích lũy, bạn đã sẵn sàng để đương đầu với mọi thử thách.

Chúc bạn luôn thành công trên con đường trở thành một nhà quản lý dự án xuất sắc với những mô hình quản lý dự án phù hợp. Hãy luôn giữ lửa đam mê, niềm tin và vận dụng linh hoạt các mô hình quản lý dự án, bởi với những kiến thức và kỹ năng bạn đang có, không gì có thể cản bước bạn chinh phục những đỉnh cao mới trong sự nghiệp.