Quản lý rủi ro dự án: Thực hiện chuẩn chỉnh 05 quy trình này để hạn chế rủi ro

Trong quá trình kinh doanh luôn gặp phải rất nhiều rủi ro không thể lường trước, gây thiệt hại về nguồn lực và tài chính. Hơn hết, rủi ro xảy ra trong các dự án có thể gây ảnh hưởng ít nhiều đến uy tín và hình ảnh doanh nghiệp. Vì thế việc quản lý rủi ro dự án luôn là ưu tiên hàng đầu và là yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo tiến trình dự án diễn ra suôn sẻ và đạt kết quả mong muốn.

Vậy quản lý rủi ro dự án cần thực hiện và lưu ý những việc gì? Đâu là những rủi ro thường gặp trong quá trình kinh doanh, quản lý dự án và giải pháp cho những rủi ro đó là gì? Bài viết dưới đây CloudGO sẽ giải đáp chi tiết từng thắc mắc của bạn

>>> Xem thêm: 10+ phần mềm quản lý dự án miễn phí: Quản lý không tốn kém nhưng lại hiệu quả

Tổng quan về quản lý rủi ro dự án

Quản lý rủi ro dự án là gì?

Quản lý rủi ro dự án là quá trình xác định, phân tích và ứng phó với mọi rủi ro phát sinh trong vòng đời của dự án nhằm giúp đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra. Quản lý rủi ro không chỉ mang tính phản ứng; nó phải là một phần của quá trình lập kế hoạch để tìm ra rủi ro có thể xảy ra trong dự án và cách kiểm soát rủi ro đó nếu nó thực sự xảy ra.

Rủi ro là bất kỳ điều gì có thể ảnh hưởng đến tiến độ, hiệu suất hoặc ngân sách của dự án. Rủi ro là những tiềm năng và trong bối cảnh quản lý dự án, nếu chúng trở thành hiện thực thì chúng sẽ được phân loại là "vấn đề" phải được giải quyết bằng kế hoạch ứng phó rủi ro. Vì vậy, quản lý rủi ro là quá trình xác định, phân loại, ưu tiên và lập kế hoạch cho các rủi ro trước khi chúng trở thành vấn đề.

Quản lý rủi ro dự án là gì?

Quản lý rủi ro có ý nghĩa khác nhau đối với các loại dự án khác nhau. Đối với các dự án quy mô lớn, chiến lược quản lý rủi ro có thể bao gồm lập kế hoạch chi tiết toàn diện cho từng rủi ro để đảm bảo áp dụng các chiến lược giảm thiểu nếu có vấn đề phát sinh trong dự án. Đối với các dự án nhỏ hơn, quản lý rủi ro có thể có nghĩa là một danh sách đơn giản, ưu tiên các rủi ro có mức độ ưu tiên cao, trung bình và thấp.

Lợi ích, các yếu tố quản lý rủi ro dự án

Rủi ro trong dự án chủ yếu được xác định qua 5 yếu tố:

• Sự kiện rủi ro

• Thời gian rủi ro

• Xác suất xảy ra

• Ảnh hưởng tích cực/tiêu cực

• Yếu tố tác động

Quản lý rủi ro giống như việc bạn luôn mang theo một chiếc ô trong túi xách, bất kể thời tiết thế nào. Việc chuẩn bị trước cho những rủi ro tiềm tàng giúp bạn sẵn sàng đối mặt và xử lý hiệu quả, đảm bảo dự án không bị ảnh hưởng tiêu cực.

Quản lý rủi ro dự án là một quá trình hệ thống nhằm xác định, đánh giá và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Việc thực hiện tốt quá trình này mang lại nhiều lợi ích quan trọng như:

1. Tăng khả năng thành công của dự án

Nhờ việc xác định trước các rủi ro tiềm ẩn, doanh nghiệp có thể chủ động lên kế hoạch và triển khai các biện pháp phòng ngừa, giảm thiểu tác động tiêu cực của các rủi ro khi chúng xảy ra.

Quản lý rủi ro giúp giảm thiểu những bất ngờ không mong muốn, giúp dự án diễn ra trơn tru và theo đúng kế hoạch. Khi các rủi ro được xác định và đánh giá, doanh nghiệp có thể xây dựng các phương án dự phòng, giúp dự án thích ứng linh hoạt với những thay đổi và biến động không lường trước.

Tăng khả năng thành công của dự án

2. Tiết kiệm chi phí và thời gian

Bằng cách dự đoán và xử lý các rủi ro ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể giảm thiểu các chi phí phát sinh do việc khắc phục hậu quả của các sự cố. Quản lý rủi ro giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, tránh lãng phí và đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ.

Tiết kiệm chi phí và thời gian

3. Cải thiện chất lượng

Việc quản lý rủi ro giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ cuối cùng, đáp ứng được các yêu cầu và kỳ vọng của khách hàng. Một dự án được quản lý rủi ro tốt sẽ mang lại uy tín cao cho doanh nghiệp, tạo dựng lòng tin với khách hàng và đối tác.

Quản lý rủi ro dự án giúp cải thiện chất lượng

4. Tăng cường sự phối hợp và giao tiếp

Quản lý rủi ro giúp mọi thành viên trong dự án cùng chung mục tiêu, hiểu rõ các rủi ro và vai trò của mình trong việc giảm thiểu chúng. Quá trình xác định và đánh giá rủi ro giúp tăng cường giao tiếp giữa các thành viên trong dự án, tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả.

Tăng cường sự phối hợp và giao tiếp

5. Tạo ra một văn hóa học hỏi và cải tiến

Quản lý rủi ro giúp doanh nghiệp rút ra bài học từ những kinh nghiệm đã qua, cải thiện quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả của các dự án sau này. Quản lý rủi ro khuyến khích tinh thần đổi mới và sáng tạo, giúp doanh nghiệp tìm ra những giải pháp mới để giải quyết các vấn đề.

Tạo ra một văn hóa học hỏi và cải tiến

Tóm lại, quản lý rủi ro dự án là một công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp tăng khả năng thành công của dự án, giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí, cải thiện chất lượng và nâng cao hiệu quả hoạt động.

>>> Tham khảo thêm: Cách bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp khi ứng dụng Cloud CRM

Các loại rủi ro dự án

Dự án nào cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Một số loại rủi ro phổ biến thường gặp bao gồm:

• Rủi ro về công nghệ: Liên quan đến các vấn đề kỹ thuật như phần cứng, phần mềm, mạng lưới, có thể gây đình trệ hoặc làm giảm hiệu quả dự án.

• Rủi ro về tiến độ: Dự án có thể bị chậm tiến độ do nhiều nguyên nhân như sự cố kỹ thuật, thiếu hụt nguồn lực hoặc thay đổi yêu cầu.

• Rủi ro về tài chính: Quản lý ngân sách không hiệu quả, chi phí tăng bất ngờ hoặc nguồn vốn bị cắt giảm đều là những rủi ro tài chính thường gặp.

• Rủi ro pháp lý: Các vấn đề liên quan đến luật pháp như bản quyền, sở hữu trí tuệ, giấy phép, hợp đồng có thể gây ra nhiều rắc rối cho dự án.

• Rủi ro về con người: Sự thiếu hụt nhân lực, năng lực của nhân viên, xung đột nội bộ hoặc sự thay đổi trong đội ngũ làm việc đều có thể ảnh hưởng đến dự án.

• Rủi ro về môi trường: Các yếu tố tự nhiên như thiên tai, dịch bệnh, biến đổi khí hậu có thể gây gián đoạn và làm tăng chi phí cho dự án.

• Rủi ro về truyền thông: Tin đồn, phản hồi tiêu cực từ công chúng hoặc các bên liên quan có thể làm tổn hại đến hình ảnh và uy tín của dự án.

Các rủi ro này nếu không được quản lý tốt có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng như: dự án bị trì hoãn, vượt quá ngân sách, chất lượng sản phẩm giảm, và thậm chí là thất bại hoàn toàn.

Hướng dẫn các bước xây dựng quy trình rủi ro dự án hoàn chỉnh

Quản lý rủi ro là một quá trình không thể thiếu trong bất kỳ dự án nào. Một quy trình quản lý rủi ro hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các tác động tiêu cực, tăng khả năng thành công của dự án và đảm bảo mục tiêu được đặt ra.

Dưới đây là các bước chi tiết để xây dựng một quy trình quản lý rủi ro dự án hoàn chỉnh:

Xác định rủi ro dự án

Bạn không thể giải quyết rủi ro nếu bạn không biết nó là gì. Có nhiều cách để nhận diện rủi ro. Khi thực hiện bước này, bạn sẽ muốn thu thập dữ liệu vào kế hoạch rủi ro. Một cách là động não với nhóm, đồng nghiệp hoặc các bên liên quan của bạn. Tìm những cá nhân có kinh nghiệm liên quan và sắp xếp các cuộc phỏng vấn để bạn có thể thu thập thông tin cần thiết nhằm xác định và giải quyết rủi ro.

Hãy nghĩ đến nhiều điều có thể xảy ra sai sót. Thông qua việc đánh giá những yếu tố quan trọng của dự án như mục tiêu, phạm vi, lịch trình, ngân sách, các bên liên quan và yếu tố môi trường khác, doanh nghiệp có thể xác định những sự kiện hoặc tình huống thay đổi có thể xảy ra và ảnh hưởng đến việc thực hiện dự án. Và lưu ý chúng.

Xác định rủi ro dự án

Làm tương tự với dữ liệu về các dự án trong quá khứ. Bây giờ danh sách rủi ro tiềm ẩn của bạn đã tăng lên. Đảm bảo rằng rủi ro bắt nguồn từ nguyên nhân của vấn đề. Về cơ bản, doanh nghiệp hãy đi sâu vào nguyên nhân cốt lõi để xem liệu rủi ro có phải là loại tác động cần xác định đến dự án hay không.

Khi cố gắng giảm thiểu rủi ro, nên tin vào trực giác của mình. Điều này có thể chỉ cho bạn những tình huống khó xảy ra mà bạn cho rằng không thể xảy ra. Sử dụng quy trình cấu trúc phân chia rủi ro để loại bỏ rủi ro khỏi những rủi ro không rủi ro.

Lập kế hoạch quản trị rủi ro dự án

Sau khi đã nhận diện và đánh giá các rủi ro trong dự án, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch quản trị rủi ro. Đây là một tài liệu quan trọng, nêu rõ các biện pháp cụ thể nhằm quản lý những rủi ro đã được xác định.

Một kế hoạch quản trị rủi ro dự án bao gồm các yếu tố sau:

Lập kế hoạch chi tiết: Kế hoạch quản trị rủi ro cần nêu rõ từng rủi ro cùng các biện pháp quản lý được đề xuất. Đồng thời, thông tin về người chịu trách nhiệm, thời gian, phương thức theo dõi, đánh giá rủi ro, và mục tiêu đánh giá kết quả cũng phải được trình bày rõ ràng, chi tiết.

Xác định các biện pháp khắc phục: Vì rủi ro luôn tiềm ẩn nguy cơ xảy ra, kế hoạch quản lý cần đưa ra các biện pháp khắc phục cụ thể cho từng trường hợp. Điều này giúp đội ngũ quản lý dự án chủ động ứng phó và xử lý hiệu quả khi có tình huống xấu xảy ra.

Làm rõ trách nhiệm và vai trò: Trong kế hoạch quản trị rủi ro, vai trò và trách nhiệm của từng thành viên cần được xác định rõ ràng, với các nhiệm vụ được phân công cụ thể.

Cập nhật và theo dõi: Để quản lý rủi ro hiệu quả, kế hoạch cần được cập nhật và theo dõi thường xuyên. Điều này đảm bảo rằng những thay đổi phát sinh được phát hiện và xử lý kịp thời.

Lập kế hoạch quản trị rủi ro dự án

Làm thế nào để bạn phân tích rủi ro trong dự án? Hãy thông qua phân tích rủi ro định tính và định lượng, bạn có thể xác định rủi ro sẽ ảnh hưởng đến lịch trình và ngân sách của mình như thế nào.

Phần mềm quản lý dự án giúp bạn phân tích rủi ro bằng cách giám sát dự án của bạn - CloudWORK. Giải pháp cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về dự án của bạn ngay từ đầu từ những thông tin mà doanh nghiệp cung cấp. Nắm bắt vấn đề nhanh hơn khi bạn theo dõi thời gian, chi phí và hơn thế nữa.

>>> Khám phá ngay: Những cách tích hợp CRM cho doanh nghiệp nhỏ và lớn hiệu quả cao

Xác định người giám sát các rủi ro

Tất cả công việc khó khăn của bạn để xác định và đánh giá rủi ro sẽ trở nên vô ích nếu bạn không chỉ định ai đó giám sát rủi ro. Trên thực tế, đây là điều bạn nên làm khi liệt kê các rủi ro.

Ai là người chịu trách nhiệm về rủi ro đó, xác định thời điểm và liệu nó có xảy ra hay không và sau đó chỉ đạo công việc giải quyết nó? Quyết tâm đó tùy thuộc vào bạn. Có thể có một thành viên trong nhóm có kỹ năng tốt hơn hoặc có kinh nghiệm hơn trong việc xử lý rủi ro. Sau đó người đó phải chủ trì giải quyết. Hoặc có thể đó chỉ là sự lựa chọn tùy tiện.

Xác định người giám sát rủi ro

Tất nhiên, tốt hơn hết là giao nhiệm vụ cho đúng người, nhưng điều quan trọng không kém là đảm bảo rằng mọi rủi ro đều có người chịu trách nhiệm. Hãy nghĩ về nó. Nếu bạn không giao cho mỗi rủi ro một người được giao nhiệm vụ đề phòng nó và sau đó giải quyết nó khi nào và nếu nó phát sinh, thì bạn đang tự đẩy mình vào nhiều rủi ro hơn. Xác định rủi ro là một chuyện, nhưng nếu bạn không quản lý nó thì bạn sẽ không bảo vệ được dự án.

Thực thi kế hoạch dự án

Sau khi hoàn tất việc xây dựng kế hoạch quản trị rủi ro cho dự án, doanh nghiệp cần bắt đầu triển khai kế hoạch đó. Các bước chính trong quá trình thực thi bao gồm:

Giám sát rủi ro: Những rủi ro đã được nhận diện và đánh giá cần được đội ngũ quản lý dự án theo dõi liên tục. Điều này đảm bảo rằng các biện pháp quản lý rủi ro đang được áp dụng đúng cách và mang lại hiệu quả.

Điều chỉnh kế hoạch: Trong quá trình thực hiện, có thể xuất hiện các rủi ro mới hoặc sự thay đổi ở những rủi ro đã được xác định. Đội ngũ quản lý cần linh hoạt điều chỉnh kế hoạch và các biện pháp quản lý rủi ro để kịp thời ứng phó.

Thực hiện các biện pháp khắc phục: Khi rủi ro xảy ra, đội ngũ quản lý dự án cần nhanh chóng thực hiện các biện pháp khắc phục đã được chuẩn bị từ trước.

Đánh giá kết quả: Sau khi các biện pháp quản lý rủi ro được thực hiện, tổ chức cần đánh giá toàn bộ quá trình để rút kinh nghiệm và cải thiện kế hoạch quản lý rủi ro cho các dự án sau này.

Thực thi kế hoạch của dự án

Điều chỉnh kế hoạch dự án

Khi dự án tiến hành, có thể phát sinh những rủi ro mới hoặc một số rủi ro đã dự đoán có thể không còn khả năng xảy ra. Do đó, để quản lý rủi ro một cách hiệu quả và phản ứng nhanh chóng với những thay đổi, việc điều chỉnh và cập nhật kế hoạch quản lý rủi ro là vô cùng quan trọng.

Trong giai đoạn điều chỉnh kế hoạch, các hoạt động chính bao gồm nhận diện các rủi ro mới, phân loại và đánh giá chúng dựa trên mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra. Từ đó, nhà quản lý cần xem xét và điều chỉnh các biện pháp quản lý rủi ro hiện có, đảm bảo kế hoạch được cập nhật để phù hợp với tình hình mới.

Điều chỉnh kế hoạch dự án

Nhìn chung, để giám sát và kiểm soát quá trình thực hiện, nhà quản lý cần xác định chính xác các yếu tố đã nêu. Điều này cần được thực hiện thường xuyên và liên tục để đảm bảo rằng thông tin được cập nhật kịp thời và chính xác.

Nhìn chung, để có thể theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện, nhà quản lý cần xác định chính xác các yếu tố đề cập phía trên. Đây cũng là hoạt động cần thực hiện thường xuyên, liên tục vì chỉ khi đó mới có thể cập nhật thông tin nhanh chóng, kịp thời.

>>> Bạn đã biết: 19 Bí quyết kinh doanh thành công kể cả khi bạn trắng tay

Rủi ro tích cực trong quản lý dự án

Không phải tất cả rủi ro đều được tạo ra như nhau. Rủi ro có thể là tích cực hoặc tiêu cực, mặc dù hầu hết mọi người đều cho rằng rủi ro vốn dĩ là tiêu cực. Khi rủi ro tiêu cực hàm ý điều gì đó không mong muốn có khả năng gây thiệt hại không thể khắc phục được cho dự án, thì rủi ro tích cực là những cơ hội có thể ảnh hưởng đến dự án theo những cách có lợi.

Rủi ro tích cực trong quản lý dự án

Rủi ro tiêu cực là một phần trong kế hoạch quản lý rủi ro của bạn, cũng giống như rủi ro tích cực, nhưng sự khác biệt nằm ở cách tiếp cận. Bạn quản lý và tính đến những rủi ro tiêu cực đã biết để hạn chế tác động của chúng, nhưng những rủi ro tích cực cũng có thể được quản lý để tận dụng tối đa chúng.

Có rất nhiều ví dụ về rủi ro tích cực trong dự án: Bạn có thể hoàn thành dự án sớm; có được nhiều khách hàng hơn mức bạn có; có thể tưởng tượng sự chậm trễ trong vận chuyển có thể mở ra cơ hội tiềm năng cho các cơ hội tiếp thị tốt hơn, ... Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là những định nghĩa này không được khắc sâu trong đá. Rủi ro tích cực có thể nhanh chóng chuyển thành rủi ro tiêu cực và ngược lại, vì vậy bạn phải chắc chắn lập kế hoạch cho mọi tình huống có thể xảy ra với nhóm của mình.

Những sai lầm thường gặp trong quản lý rủi ro dự án

Dưới đây là một số lỗi phổ biến trong việc quản lý rủi ro mà các dự án thường mắc phải:

• Quá trình xác định rủi ro hoàn tất mà không có đủ hiểu biết về toàn bộ dự án.

• Đánh giá rủi ro tổng thể của dự án chỉ dựa trên bảng câu hỏi, phỏng vấn hoặc phân tích Monte Carlo, dẫn đến việc bỏ qua các rủi ro cụ thể của dự án.

• Việc xác định rủi ro kết thúc quá sớm, tạo ra một danh sách rủi ro ngắn gọn (khoảng 20 rủi ro) thay vì một danh sách mở rộng có thể lên đến hàng trăm rủi ro.

• Thêm các khoản dự phòng một cách tùy tiện mà không trải qua quy trình quản lý rủi ro để đảm bảo đánh giá chính xác và toàn diện.

• Kết hợp quá trình xác định rủi ro với quy trình phân tích định lượng rủi ro, dẫn đến việc giảm số lượng rủi ro được xác định và làm mất đi sự tham gia tích cực của mọi người trong việc nhận diện rủi ro (quá trình xác định rủi ro nên được thực hiện riêng biệt).

• Các rủi ro được xác định một cách chung chung, thiếu sự cụ thể.

• Không sử dụng các danh mục rủi ro như công nghệ, văn hóa, thị trường,...

• Chỉ áp dụng một phương pháp duy nhất để xác định rủi ro, chẳng hạn như chỉ sử dụng checklist, mà không kết hợp các phương pháp khác nhau. Việc kết hợp các phương pháp giúp xác định được nhiều rủi ro hơn.

• Chọn ngay chiến lược ứng phó rủi ro đầu tiên mà không xem xét các phương án khác hoặc không tìm ra giải pháp tối ưu nhất hay sự kết hợp các giải pháp.

• Quản lý rủi ro không được quan tâm đúng mức.

• Quản lý dự án không giải thích rõ ràng quy trình quản lý rủi ro cho nhóm trong quá trình lập kế hoạch dự án.

• Các hợp đồng được ký kết từ trước khi rủi ro của dự án được thảo luận kỹ lưỡng.

Những sai lầm trong quản lý dự án

Thuật ngữ liên quan trong quản lý rủi ro dự án

1. Uncertainty

Là sự không chắc chắn do sự thiếu hiểu biết, thiếu thông tin về một việc gì đó, làm giảm đi sự tin cậy của chúng ta về các kết luận đưa ra. Công việc cần phải thực hiện, chi phí, thời gian, yêu cầu chất lượng, yêu cầu thông tin,... có thể không chắc chắn. Việc tìm hiểu các yếu tố không chắc chắn này có thể giúp xác định các rủi ro trong dự án.

2. Individual project risk - rủi ro riêng lẻ của dự án và Overall project risk - rủi ro tổng thể của dự án

Individual project risk: là một sự kiện hoặc điều kiện không chắc chắn có thể xảy ra hoặc không, nếu nó xảy ra, có ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến một hoặc nhiều mục tiêu dự án. Cơ hội (rủi ro tích cực) được khai thác và nâng cao khả năng & độ tác động. Các cơ hội nắm bắt được có thể dẫn đến nhiều lợi ích như giảm thời gian, chi phí, cải thiện hiệu suất. Các mối nguy (rủi ro tiêu cực) được tránh hoặc giảm thiểu khả năng & độ tác động. Các mối nguy không được quản lý hiệu quả có thể dẫn đến các vấn đề hoặc sự cố như chậm trễ, vượt chi phí, giảm hiệu suất. Project manager thường sẽ đi sâu đi sát vào từng rủi ro cụ thể, câu hỏi mà Project manager thường đặt ra là “Dự án của tôi có những rủi ro nào?” (What risks).

Overall project risk: Là ảnh hưởng của sự không chắc chắn đối với toàn bộ dự án, hơn cả sự ảnh hưởng từ tất cả những rủi ro riêng lẻ gộp lại, nó còn bao gồm tất cả các nguồn gây ra sự không chắc chắn của dự án. Từ đó cho các bên liên quan biết được các tác động khác nhau của kết quả dự án, cả tích cực và tiêu cực. Quản lý rủi ro tổng thể của dự án nhằm mục đích duy trì mức độ rủi ro của dự án trong phạm vi có thể chấp nhận được và tối đa hóa khả năng đạt được các mục tiêu tổng thể của dự án. Câu hỏi họ đặt ra là “Dự án rủi ro như thế nào?” (How risky),họ quan tâm tới rủi ro ảnh hưởng tới tổng thể của dự án. Ví dụ: “Chúng ta chỉ có 80% cơ hội hoàn thành dự án trong vòng sáu tháng như khách hàng yêu cầu”. Hoặc, "Chúng ta chỉ có 75% cơ hội hoàn thành dự án trong ngân sách 800.000 đô la."

Thuật ngữ quản lý rủi ro dự án

3. Khẩu vị rủi ro và ngưỡng rủi ro

Các thuật ngữ này đề cập đến mức độ rủi ro mà một cá nhân hoặc nhóm sẵn sàng chấp nhận, chúng khác nhau tùy thuộc vào cá nhân hoặc tổ chức và lĩnh vực. Các lĩnh vực rủi ro có thể bao gồm bất kỳ ràng buộc nào của dự án (phạm vi, tiến độ, chi phí, chất lượng,...),cũng như rủi ro đối với hình ảnh của doanh nghiệp, sự hài lòng của khách hàng và các yếu tố vô hình khác.

Risk Appetite (Khẩu vị rủi ro): còn được gọi là khả năng chấp nhận rủi ro. Là một mô tả chung, tổng quan về mức độ rủi ro có thể chấp nhận được đối với một cá nhân hoặc một tổ chức. Ví dụ, một sponsor sẵn sàng chấp nhận một ít rủi ro đối với tiến độ của dự án.

Risk Thresholds (Ngưỡng rủi ro): đề cập đến điểm cụ thể mà tại đó rủi ro trở nên không thể chấp nhận được, phản ánh khẩu vị rủi ro của tổ chức và các bên liên quan. Ví dụ, sponsor sẽ không chấp nhận rủi ro tiến độ bị trễ 15 ngày hoặc lâu hơn.

4. Risk Averse & Risk Prone

Risk Averse: Là những người không muốn bị ảnh hưởng tiêu cực bởi các mối đe dọa, là người không thích rủi ro.

Risk Prone: Hay còn có tên gọi là Risk takers / Risk taking / Risk seeker. Là những người thích rủi ro, họ tin rằng rủi ro cao sẽ đem lại lợi nhuận cao. Trái ngược với Risk averse.

5. Project resilience - tính bền, tính chịu đựng, khả năng phục hồi của dự án

Khi những rủi ro phát sinh dần trở nên rõ ràng, hay còn gọi là những unknown-unknowns (những sự việc/điều kiện chưa xảy ra và cũng không nhận diện được) dần dần lộ diện, những rủi ro này chỉ nhận biết được khi nó xảy ra. Những rủi ro này có thể được khắc phục bởi việc phát triển, gia tăng tính chịu đựng của dự án. Ví dụ có những công ty startup, non trẻ thì khả năng chịu đựng rủi ro thấp, dịch covid quét qua, chỉ cần 1 tháng không có doanh thu cũng đủ làm công ty lao đao. Còn những công ty, tập đoàn lớn có khả năng chịu đựng cao, nửa năm hoặc 1 năm không có doanh thu thì vẫn tồn tại được, thể hiện tính chịu đựng rủi ro cao.

Những câu hỏi thường gặp

Khi nào người quản lý dự án nên tích cực tham gia vào công tác quản lý rủi ro?

Người quản lý dự án nên bắt đầu tham gia vào quản lý rủi ro từ giai đoạn khởi đầu cho đến khi dự án hoàn thành. Quản lý rủi ro là một hoạt động liên tục, đòi hỏi sự chú ý không ngừng trong suốt toàn bộ vòng đời dự án. Dưới đây là các giai đoạn chính mà người quản lý dự án cần chú trọng vào công tác quản lý rủi ro:

Giai đoạn khởi đầu dự án: Ở giai đoạn này, người quản lý dự án cần thực hiện một đánh giá rủi ro ban đầu để nhận diện các rủi ro tiềm ẩn và ước lượng ảnh hưởng của chúng đối với sự thành công của dự án. Điều này giúp xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro phù hợp và thiết lập các quy trình cần thiết.

Giai đoạn lập kế hoạch: Trong giai đoạn lập kế hoạch, người quản lý dự án nên thực hiện đánh giá rủi ro chi tiết và lập sổ đăng ký rủi ro toàn diện. Họ cũng nên tổ chức các cuộc họp với các bên liên quan để xác định và ưu tiên các rủi ro dựa trên mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của chúng. Bên cạnh đó, việc xác định các chiến lược giảm thiểu rủi ro và phân bổ nguồn lực hợp lý là rất quan trọng.

Giai đoạn thực hiện: Khi dự án bước vào giai đoạn thực hiện, người quản lý dự án cần theo dõi các rủi ro đã được xác định trước đó, kiểm tra tiến trình và thực hiện các biện pháp ứng phó nếu cần. Các cuộc họp đánh giá rủi ro định kỳ nên được tổ chức để đảm bảo các hoạt động quản lý rủi ro luôn phù hợp với mục tiêu của dự án.

Giai đoạn kết thúc: Trong giai đoạn kết thúc dự án, người quản lý dự án cần thực hiện một đánh giá rủi ro cuối cùng để đảm bảo tất cả các rủi ro đã được xử lý hoặc giải quyết một cách hợp lý. Đánh giá này giúp thu thập các bài học kinh nghiệm và cải thiện quy trình quản lý rủi ro cho các dự án sau này.

Bằng cách liên tục tham gia vào các hoạt động quản lý rủi ro ở từng giai đoạn, người quản lý dự án có thể duy trì sự kiểm soát chủ động đối với các mối đe dọa và cơ hội tiềm ẩn, từ đó đảm bảo sự thành công của dự án.

Điều nào không được coi là rủi ro trong quản lý dự án?

Mục tiêu dự án: Mặc dù các mục tiêu của dự án không phải là rủi ro, chúng là những gì dự án hướng đến. Các mục tiêu cung cấp định hướng cho dự án, nhưng chính các rủi ro khác có thể ảnh hưởng đến việc đạt được những mục tiêu này.

Các mục tiêu chỉ là mục tiêu cần đạt được, trong khi các rủi ro là những yếu tố có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện các mục tiêu đó.

Làm thế nào để tăng cường khả năng chịu đựng rủi ro dự án?

Để nâng cao khả năng chịu đựng rủi ro trong quá trình thực hiện dự án, bạn có thể thực hiện các biện pháp sau:

1. Dự phòng tài chính và thời gian: Tạo ra quỹ dự phòng để đối phó với các rủi ro không lường trước được (unknown-unknowns) và các rủi ro có thể nhận diện nhưng chưa xảy ra (known-unknowns).

2. Áp dụng quy trình linh hoạt: Xây dựng các quy trình làm việc có khả năng thích ứng nhanh với các thay đổi và bất ngờ.

3. Chia sẻ quyền hạn và giao phó trách nhiệm: Phân quyền cho các thành viên trong nhóm, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ mục tiêu của dự án và tin tưởng vào khả năng thực hiện của họ.

4. Theo dõi và đánh giá thường xuyên: Liên tục quan sát các dấu hiệu có thể dẫn đến rủi ro và phản ứng kịp thời để giảm thiểu tác động của chúng.

5. Xây dựng chiến lược linh hoạt: Thiết lập phạm vi dự án hoặc chiến lược có khả năng điều chỉnh dễ dàng để ứng phó với các rủi ro khi chúng phát sinh.

Các biện pháp này giúp cải thiện khả năng đối phó với các tình huống không mong đợi và duy trì sự ổn định trong dự án.

Các nguồn rủi ro còn liên quan đến những gì?

• Tiến độ

• Giá cả / Chi phí

• Chất lượng

• Phạm vi

• Tài nguyên

• Sự hài lòng của khách hàng

Rủi ro còn có thể được phân loại thành bao nhiêu loại nữa?

Rủi ro trong kinh doanh: Đây là những rủi ro ảnh hưởng đến lợi nhuận hoặc tổn thất của dự án.

Rủi ro thuần túy (insurable risk): Đây là loại rủi ro chỉ liên quan đến khả năng xảy ra mất mát, chẳng hạn như hỏa hoạn, trộm cắp hoặc thương tích cá nhân.

Hầu hết các dự án thường tập trung vào các rủi ro không chắc chắn trong tương lai, tức là những sự kiện có thể xảy ra hoặc không xảy ra (event-based). Tuy nhiên, cũng tồn tại các loại rủi ro phi sự kiện (non-event) như sau:

• Rủi ro biến thiên (variability risk): Đây là rủi ro liên quan đến việc không thể dự đoán chính xác các thay đổi trong tương lai, dẫn đến sự biến động. Ví dụ, năng suất có thể khác biệt so với mục tiêu, số lỗi phát hiện trong thử nghiệm có thể thay đổi, hoặc thời tiết bất thường có thể xảy ra trong quá trình xây dựng. Để quản lý loại rủi ro này, có thể sử dụng công cụ phân tích Monte Carlo, giúp xác định khả năng kết quả dự án với các biến thiên như vậy và từ đó đưa ra các hành động phù hợp.

• Rủi ro mơ hồ (ambiguity risk): Phát sinh từ sự thiếu hiểu biết hoặc thông tin không rõ ràng về một vấn đề nào đó, chẳng hạn như yêu cầu không rõ ràng, công nghệ chưa được làm rõ, quy định chưa hiểu rõ, hoặc độ phức tạp của dự án. Để giải quyết loại rủi ro này, có thể thu thập ý kiến từ các chuyên gia, nghiên cứu các bài học kinh nghiệm từ nhiều nguồn khác nhau, hoặc phát triển sản phẩm nguyên mẫu (prototype) và thực hiện giả lập, giúp làm rõ thông tin và giảm bớt sự mơ hồ.

>>> Xem thêm: Chấm công là gì? Đã đến lúc doanh nghiệp nên sử dụng phương thức chấm công hiện đại hơn

Tạm kết

Trên đây là những thông tin cần thiết giúp bạn hiểu rõ về quản lý rủi ro dự án. Nhằm mục đích giảm thiểu tối đa các rủi ro phát sinh và tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi hãy áp dụng ngay các phương thức giúp quản lý rủi ro dự án hiệu quả, tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.