Kiểm soát khủng hoảng truyền thông hiệu quả với top 5 kỹ năng quản lý truyền thông dự án

Nhằm mục đích giúp sản phẩm và dự án được lan truyền mạnh mẽ cũng như được nhiều người biết đến hơn từ đó mở rộng tệp khách hàng tiềm năng thì việc truyền thông và quảng bá là yếu tố tiên quyết. Tuy nhiên, đi đôi với sức mạnh quảng bá, các nhà quản lý dự án cũng phải đối mặt với khủng hoảng nếu như việc chạy chiến dịch và quản lý truyền thông dự án không hiệu quả.

Vậy thế nào là quản lý truyền thông dự án? Những kỹ năng cần thiết để việc quản lý truyền thông dự án trở nên hiệu quả hơn là gì? Cùng CloudGO tìm hiểu nhé!

>>> Xem thêm: 10+ phần mềm quản lý dự án miễn phí: Quản lý không tốn kém nhưng lại hiệu quả

Thế nào là quản lý truyền thông dự án?

Quản lý truyền thông dự án (Project Communications Management) là quá trình đảm bảo rằng thông tin cần thiết cho dự án và các bên liên quan được đáp ứng. Điều này thường bao gồm việc phát triển tài liệu và thực hiện các hoạt động để đạt được việc trao đổi thông tin hiệu quả.

Trong quản lý dự án, khái niệm này bao gồm việc giao tiếp với những người có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án, được gọi là các bên liên quan. Các thông tin truyền thông có thể bao gồm thông tin nội bộ, thông tin quản lý chung về dự án và thông tin truyền đến khách hàng hoặc nhà tài trợ. Để đạt được hiệu quả, cần lên kế hoạch, quản lý và giám sát truyền thông trong dự án.

Quản lý truyền thông dự án là gì?

Top 05 kỹ năng cần thiết trong việc quản lý truyền thông dự án

Trong thế giới hiện đại, việc quản lý truyền thông dự án ngày càng trở nên quan trọng đối với sự thành công của các dự án. Để đạt được hiệu quả cao nhất, các nhà quản lý cần trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết để điều phối thông tin một cách suôn sẻ và chính xác. Dưới đây là 05 kỹ năng cần thiết trong việc quản lý truyền thông dự án giúp bạn nâng cao khả năng điều hành và đảm bảo sự thành công cho dự án của mình:

Cập nhật trend và xu hướng truyền thông nhanh chóng

Một trong những kỹ năng quan trọng của việc quản lý truyền thông dự án là kỹ năng cập nhật và bắt trend trên các nền tảng mạng xã hội. Việc này là cần thiết vì dự án chỉ được mọi người biết đến khi nó trở nên viral hoặc chứa đựng nội dung, âm thanh, yếu tố đang viral. Khi một phần lớn bộ phận người tiêu dùng cũng như người dùng mạng xã hội đang quan tâm và tìm kiếm về xu hướng nào đó, nếu chúng ta cũng bắt kịp xu hướng và tạo ra các bài truyền thông đúng theo xu hướng đó sẽ mở ra cơ hội tiếp cận tốt hơn.

Cập nhật trend và xu hướng truyền thông nhanh chóng

Điều này càng được chứng minh điển hình trong khoảng thời gian có một bộ phim hoặc bài hát nào đó viral, các nhãn hàng và doanh nghiệp sẽ có xu hướng hợp tác với hình ảnh nhân vật, diễn viên hoặc ca sĩ của sản phẩm đang viral nhằm ra mắt dự án, bộ sưu tập mới của thương hiệu, thu hút lượng lớn người hâm mộ của các sản phẩm ca nhạc, phim ảnh trước đó mua sắm và thích thú với dự án, bộ sưu tập mới của thương hiệu.

Tuy việc cập nhật trend và xu hướng mang lại lợi ích lan tỏa mạnh nhưng nó cũng đòi hỏi nhà quản lý truyền thông dự án không chỉ ở kỹ năng cập nhật, đổi mới mà còn ở kỹ năng chọn lọc thông tin và đánh giá hiệu quả của từng trend đang thịnh hành, bên cạnh đó khi tạo các sản phẩm theo trend nhà quản lý truyền thông cũng cần sáng tạo để mang màu sắc cá nhân của thương hiệu và gây dấu ấn lâu dài trong lòng khán giả.

>> Xem thêm: KPI là gì? Cách áp dụng KPI hiệu quả - công bằng - chất lượng cho nhân viên

Lên kế hoạch và phân chia công việc nhanh chóng

Để quản lý truyền thông một dự án ngoài việc bắt kịp xu hướng và sáng tạo nội dung nhà quản lý còn phải đảm bảo cả sản phẩm truyền thông, có thể là về mặt hình ảnh, video hoặc cả chiến dịch, ngày hội quảng bá cho sản phẩm, dự án. Quy mô của dự án truyền thông càng lớn càng đòi hỏi nhà quản lý truyền thông dự án phải có kỹ năng sắp xếp và phân chia đầu việc, nhằm đảm bảo quá trình thực hiện dự án được diễn ra suôn sẻ và hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra.

Bên cạnh đó, kỹ năng lên kế hoạch và phân chia công việc nhanh chóng càng chứng minh vai trò quan trọng của mình khi một câu nói, hình ảnh hay bài hát nào đó trở thành xu hướng, các đối thủ cạnh tranh và các nhà sáng tạo nội dung sẽ không ngừng bắt trend và tạo ra các sản phẩm truyền thông tương tự, nếu bạn không đủ nhanh để bắt kịp thì trend sẽ nhanh chóng biến mất, bởi người tiêu dùng và người dùng mạng xã hội đã được coi đủ nhiều các sản phẩm truyền thông có nội dung tương tự nhau.

Lên kế hoạch và phân chia công việc nhanh chóng

Kỹ năng làm việc nhóm

Như đã nêu trên, quản lý truyền thông dự án tùy vào quy mô của chiến dịch truyền thông có thể bao gồm rất nhiều đầu việc và rất nhiều nhân sự, để dự án truyền thông được diễn ra thuận lợi đòi hỏi nhà quản lý cần có kỹ năng lãnh đạo và kỹ năng làm việc nhóm tốt, để dẫn dắt các nhóm thực hiện nhanh chóng và hiệu quả kế hoạch truyền thông.

Quá trình để có được sản phẩm truyền thông bao gồm:

• Lên kế hoạch truyền thông: Yêu cầu trong kế hoạch cần có ngày và giờ chính xác lên các bài và chiến dịch truyền thông, nội dung và hình thức đăng bài cũng như nhân sự phụ trách sản phẩm truyền thông.

• Viết nội dung bài truyền thông.

• Viết kịch bản, quay dựng và chỉnh sửa video.

Kỹ năng làm việc nhóm

Có thể thấy từng đầu việc đều có tính liên kết và liên quan với nhau đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhân sự phụ trách, cụ thể, hình ảnh và video truyền thông có thể do biên tập viên chỉnh sửa nhưng nội dung và hình thức sẽ được quyết định bởi nhà sáng tạo và viết nội dung vì thế 2 đầu việc này phải có sự phối hợp và trao đổi hiệu quả với nhau mới đem lại sản phẩm truyền thông hoàn hảo cả về phần nhìn lẫn phần nghe và đọc.

Bình tĩnh nhìn nhận và quyết đoán khi có vấn đề truyền thông xảy ra

Khi gặp vấn đề truyền thông, hãy giữ bình tĩnh và tập trung vào việc giải quyết. Điều quan trọng là phải bỏ qua cảm xúc khi đưa ra quyết định. Đầu tiên, nên xác định nguyên nhân và tầm ảnh hưởng của vấn đề điều này giúp đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác. Khủng hoảng truyền thông có thể xảy ra trầm trọng hơn nếu giải pháp được đưa ra không giải quyết được vấn đề cốt lõi. Vì thế nhà quản lý truyền thông cần cân nhắc kỹ lưỡng và tổ chức cuộc họp với đội ngũ truyền thông cũng như ban điều hành nếu cần để liệt kê tất cả các phương án xử lý khủng hoảng truyền thông cũng như những rủi ro có thể đi kèm với phương án đó để đưa ra lựa chọn tốt nhất và phù hợp nhất.

Có thể xác định nguồn gốc, cốt lõi của vấn đề trong truyền thông

Kỹ năng đánh giá vấn đề, rủi ro để xác định nguồn gốc cốt lõi của khủng hoảng truyền thông là kỹ năng quan trọng, vì giải pháp và thông báo được đưa ra nếu không chạm đến và giải quyết tường tận cốt lõi của vấn đề sẽ làm suy giảm hình ảnh và độ uy tín của công ty hay tệ hơn là làm cho mức độ khủng hoảng truyền thông càng trở nên nghiêm trọng.

Xác định nguồn gốc, cốt lõi vấn đề

Khi gặp các rủi ro, khủng hoảng truyền thông xảy ra cần xác định lỗi này là do ở phần hình ảnh, câu chữ hay cá nhân,... trong các sản phẩm truyền thông của thương hiệu, khi xác định được chính xác đối tượng gặp phải vấn đề cần bình tĩnh xác định phương thức sửa chữa vấn đề truyền thông, mọi biện pháp được đưa ra đều có ưu và nhược điểm nhất định, cần cân nhắc và so sánh để chọn biện pháp tốt nhất và hạn chế được nhiều thiệt hại nhất cả về danh tiếng của doanh nghiệp lẫn nguồn lực và tài chính.

>>> Tìm hiểu thêm: 05 kỹ năng quản lý dự án bạn cần có để tiết kiệm thời gian

Những rủi ro thường gặp trong việc quản lý truyền thông dự án

Khi quản lý truyền thông dự án sẽ gặp phải rất nhiều rủi ro cũng như khủng hoảng truyền thông. Sau đây là một số rủi ro thường gặp trong việc quản lý truyền thông dự án:

• Thiếu thông tin hoặc đưa thông tin sai lệch: Nếu thông tin không được truyền đúng cách hoặc không đầy đủ, có thể dẫn đến hiểu nhầm hoặc quyết định sai lầm từ đó dẫn đến làn sóng phẫn nộ của dư luận gây ra khủng hoảng truyền thông suy giảm hình ảnh thương hiệu. Để giải quyết và hạn chế rủi ro này, việc cần làm là cân nhắc giữa các giải pháp xóa bài đăng hay thừa nhận công khai về việc thiếu sót, cả hai giải pháp đều có ưu nhược điểm nhất định cần so sánh và cân nhắc kỹ trước khi đưa ra quyết định. Nhưng giải pháp tốt nhất để có thể rủi ro này xảy ra là sự thận trọng trong việc truyền đạt thông tin cũng như việc tìm hiểu tường tận vấn đề sẽ truyền thông, nhất là các thông tin về chính trị, văn hóa,... cần được kiểm duyệt và tìm hiểu kỹ trước khi đi đến quyết định truyền đạt thông tin.

• Không quản lý tốt thông tin nội bộ: Nếu thông tin nội bộ không được quản lý cẩn thận, có thể dẫn đến rò rỉ thông tin hoặc việc sử dụng thông tin sai mục đích, tạo cơ hội cho đối thủ cạnh tranh dẫn trước và đón đầu xu hướng truyền thông trong việc quảng bá dự án, sản phẩm thay thế. Giải pháp cho rủi ro này là chính sách cam kết của công ty đối với các công ty đối tác cũng như đối với các nhân viên. Ngay từ khi bắt đầu dự án truyền thông, các doanh nghiệp cần đề cập và lập ra những bản cam kết chi tiết về vấn đề bảo mật cũng như lắp đặt các thiết bị giám sát và hạn chế số lượng người có thể tham gia những cuộc họp hay ra vào khu vực quan trọng nhằm hạn chế tình trạng xấu và những rủi ro có thể xảy ra với thông tin nội bộ.

• Không đảm bảo tính liên tục của thông tin: Truyền thông dự án cần phải liên tục và đáng tin cậy. Nếu thông tin không được cập nhật hoặc truyền đúng lúc, có thể ảnh hưởng đến quyết định và kế hoạch của dự án. Giải pháp cho việc này là cần đào tạo một đội ngũ hoặc cá nhân chuyên biệt để luôn giữ liên lạc, cập nhật thông tin và tiến độ dự án cho công ty đối tác, sự chủ động truyền đạt sẽ đảm bảo được tính liên tục của thông tin và hạn chế tối đa các mâu thuẫn có thể xảy ra do sai lệch thông tin.

• Không quản lý tốt các kênh truyền thông: Sử dụng các kênh truyền thông không hiệu quả có thể dẫn đến việc thông tin không đến đúng người hoặc không đủ hiệu quả. Hoặc tệ hơn, nếu các kênh truyền thông, mạng xã hội không được đầu tư kỹ lưỡng về mặt nội dung hoặc quản lý có thể dẫn đến các tình trạng như bài đăng bị lỗi; dính các thông tin về bản quyền hoặc fanpage bị hack, bị nhân viên phá rối và cố tính bán lại thông tin cho các tổ chức phi pháp hoặc đối thủ cạnh tranh;... Về rủi ro này, cách tốt nhất là đặt các trang thông tin, các nền tảng mạng xã hội của doanh nghiệp dưới sự giám sát của ban điều hành cũng như cố gắng đầu tư nhiều hơn về các phần mềm bảo vệ và tường lửa cho trang web của công ty.

• Không đồng thuận về thông tin: Các bên liên quan có thể không đồng thuận về nội dung thông tin hoặc cách truyền thông. Điều này có thể gây ra xung đột và ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Giải pháp cho rủi ro này là có sự trao đổi chuyên sâu và tường tận giữa doanh nghiệp của mình và đối tác, nhằm đạt được sự đồng thuận và tiếng nói chung trong chiến dịch truyền thông dự án.

>>> Xem thêm: Cảnh báo: Thực hiện ngay 04 bước quan trọng này để quản lý tiến độ dự án hoàn chỉnh hơn

Giải pháp CloudWORK cho quản lý truyền thông dự án

Để hỗ trợ giải quyết những rủi ro không đáng có trên, cũng như quản lý dự án xuyên suốt hiệu quả hơn, truyền thông tốt hơn, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng giải pháp CloudWORK - Giải pháp quản lý công việc, dự án tinh gọn.

CloudWORK đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình giao việc (giữa quản lý và nhân viên hoặc giữa bộ phận này với bộ phận khác trong công ty),theo dõi tiến độ công việc, đo lường đánh giá hiệu quả xử lý công việc. Ngoài ra đối với các doanh nghiệp đang tổ chức vận hành công việc dưới dạng dự án thì có thể tìm hiểu và lựa chọn CloudWORK để cải thiện cho công tác quản lý dự án của mình, góp phần giúp giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Truy cập ngay website của CloudGO để được tư vấn hoặc trải nghiệm dùng thử miễn phí trong vòng 14 ngày tại đây

Tạm kết

Tìm hiểu và cải thiện 05 kỹ năng quản lý truyền thông dự án cơ bản trên sẽ giúp doanh nghiệp vận hành chất lượng các dự án của mình. Nhằm mục đích giảm thiểu tối đa các khủng hoảng truyền thông có thể phát sinh và tạo điều kiện cho hoạt động quảng bá, chiến dịch truyền thông được diễn ra thuận lợi hãy áp dụng ngay các kỹ năng giúp việc quản lý truyền thông dự án cho doanh nghiệp của bạn trở nên hiệu quả hơn.