Top 06 phần mềm chăm sóc khách hàng giúp tối ưu trải nghiệm & tăng hiệu suất kinh doanh

Trong thị trường ngày càng cạnh tranh, việc chăm sóc khách hàng không chỉ là nhiệm vụ mà còn là chiến lược để tăng cường hiệu suất, điểm khác biệt để khách hàng nhớ tới giữa hàng ngàn doanh nghiệp ngoài kia.

Để đáp ứng yêu cầu này, phần mềm chăm sóc khách hàng đã trở thành công cụ quan trọng. Hãy cùng CloudGO điểm qua những phần mềm chăm sóc khách hàng được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng hiện nay. Đồng thời tìm hiểu cách thức lựa chọn một hệ thống chăm sóc khách hàng để tối ưu hiệu quả kinh doanh dưới đây nhé!

Bảng so sánh giá của các phần mềm chăm sóc khách hàng

Định nghĩa phần mềm chăm sóc khách hàng

Định nghĩa phần mềm chăm sóc khách hàng

Phần mềm chăm sóc khách hàng là một ứng dụng hỗ trợ cho việc tiếp nhận, xử lý yêu cầu hỗ trợ (ticket),tương tác và chăm sóc khách hàng đa kênh.

Ngoài ra, phần mềm chăm sóc khách hàng còn có khả năng lưu trữ và quản lý thông tin liên quan đến khách hàng mới, khách hàng tiềm năng hoặc thậm chí là đối tác kinh doanh. Đây là công cụ giúp doanh nghiệp/tổ chức theo dõi và tối ưu hóa tương tác, xây dựng và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các đối tượng này một cách tốt nhất.

Ý nghĩa và quyết định sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng?

Sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng mang lại nhiều lợi ích và giá trị cho doanh nghiệp, có ý nghĩa quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng. Dưới đây là một số ý nghĩa và quyết định quan trọng khi sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng:

I. Ý nghĩa của phần mềm chăm sóc khách hàng

Ý nghĩa của phần mềm chăm sóc khách hàng

Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Chăm sóc khách hàng không chỉ là việc cung cấp sản phẩm hay dịch vụ mà còn là cả một quá trình tạo ra một trải nghiệm tích cực và cá nhân hóa cho khách hàng và đối tác. Nó còn giúp doanh nghiệp tăng cường tương tác và giao tiếp với khách hàng hiệu quả, xây dựng dịch vụ chăm sóc tận tâm giúp doanh nghiệp ghi điểm với chính khách hàng và đối tác của mình.

Quản lý thông tin khách hàng hiệu quả: Việc tạo và duy trì hồ sơ chi tiết về khách hàng không chỉ là một nhiệm vụ đơn thuần mà còn là cơ hội để cung cấp dịch vụ chăm sóc cá nhân và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng. Trong bối cảnh này, sự hỗ trợ từ phần mềm chăm sóc khách hàng trở nên không thể thiếu.

Tối ưu hóa quy trình làm việc: Giúp giảm thời gian xử lý thông tin và giao dịch, đồng thời tự động hóa các công việc liên quan đến chăm sóc khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu suất.

Phân tích dữ liệu khách hàng: Sử dụng dữ liệu để hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng là chìa khóa để phát triển chiến lược kinh doanh. Phần mềm chăm sóc khách hàng giúp doanh nghiệp phân tích thông tin một cách chi tiết và đưa ra quyết định thông minh và chính xác.

II. Quyết định sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng

Quyết định sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng

Gia tăng hiệu suất và năng suất: Tăng cường khả năng xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác là một trong những lợi ích quan trọng của việc sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng. Doanh nghiệp có thể giảm thời gian đáp ứng và giải quyết vấn đề của khách hàng, tăng cường hiệu suất làm việc.

Tăng cường khả năng tương tác: Phần mềm chăm sóc khách hàng cung cấp kênh tương tác đa dạng như email, tin nhắn, và chatbot. Điều này giúp tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng qua các điểm tiếp xúc, điểm chạm, tạo ra một môi trường tương tác linh hoạt, tích cực và thuận lợi.

Đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin khách hàng: Dữ liệu khách hàng luôn được doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu. Chính vì thế, tính bảo mật và an toàn cao là một trong những yếu tố tiên quyết mà các doanh nghiệp cần phải sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng “ngay và luôn”. Ngoài ra, nó còn giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu hiệu quả, dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin từ mọi nguồn.

Giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận: Tối ưu hóa chi phí vận hành thông qua tự động hóa là một lợi ích khác của việc sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng. Đồng thời, nó còn tăng cường khả năng giữ chân khách hàng và đóng góp vào việc tăng doanh số bán hàng

Việc sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng không chỉ là một bước tiến về công nghệ mà còn là chiến lược quan trọng để xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng. Nó không chỉ tăng cường hiệu suất kinh doanh mà còn tạo ra trải nghiệm khách hàng tích cực, đặt nền móng cho mối quan hệ lâu dài và bền vững.

Phần mềm chăm sóc khách hàng phù hợp với đối tượng nào?

Phần mềm chăm sóc khách hàng phù hợp với đối tượng nào?

Phần mềm chăm sóc khách hàng không chỉ là một công cụ hữu ích, mà còn là một người bạn đồng hành đắc lực cho những doanh nghiệp đang tìm kiếm một phương pháp hữu hiệu để quản lý và tương tác với khách hàng. Đối tượng chính mà phần mềm này hướng đến bao gồm:

1. Doanh nghiệp chưa có công cụ chăm sóc khách hàng đa kênh

Đối với doanh nghiệp chưa có công cụ chăm sóc khách hàng đa kênh, việc triển khai một giải pháp phần mềm chăm sóc khách hàng phù hợp là việc quan trọng để nâng cao khả năng tương tác và quản lý thông tin khách hàng.

Phần mềm giúp tổ chức dễ dàng theo dõi và quản lý thông tin về khách hàng, đầu mối và khách hàng tiềm năng, tạo điều kiện cho sự tương tác mạnh mẽ và linh hoạt hơn.

2. Doanh nghiệp cần gia tăng sự hài lòng của khách hàng

Sự hài lòng của khách hàng không chỉ là một mục tiêu, mà là một yếu tố then chốt quyết định sự thành công của doanh nghiệp.

Phần mềm chăm sóc khách hàng giúp doanh nghiệp duy trì và gia tăng sự hài lòng của khách hàng bằng cách xử lý sự cố và cung cấp thông tin một cách chính xác và tức thì, tạo ra trải nghiệm tương tác mượt mà và tích cực cho khách hàng của doanh nghiệp bạn.

3. Doanh nghiệp cần gia tăng trải nghiệm của khách hàng

Điều mà các doanh nghiệp mong muốn không chỉ là việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà còn là việc tạo ra trải nghiệm tuyệt nhất cho chính khách hàng của mình.

Phần mềm chăm sóc khách hàng giúp doanh nghiệp cung cấp trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng trên mọi kênh tương tác, đặc biệt là trên các nền tảng trực tuyến nơi sự linh hoạt và tích cực được đánh giá cao.

Tóm lại, phần mềm chăm sóc khách hàng giúp doanh nghiệp thu hút và duy trì được mối liên kết mạnh mẽ với khách hàng. Ngoài ra, đối với những doanh nghiệp có tầm nhìn xa, nó là chìa khóa mở cánh cửa cho sự thành công và sự trường tồn trong môi trường kinh doanh cạnh tranh như ngày nay.

Các yếu tố để đánh giá một phần mềm chăm sóc khách hàng tốt

Các yếu tố để đánh giá một phần mềm chăm sóc khách hàng tốt

Có rất nhiều yếu tố để đánh giá một phần mềm chăm sóc khách hàng tốt. Với 13 năm hoạt động trong lĩnh vực và triển khai hàng ngàn dự án, CloudGO đã tổng hợp lại được 04 yếu tố cơ bản nhất như sau:

1. Giao diện thân thiện, phần mềm đơn giản và dễ sử dụng: là những yếu tố quan trọng giúp đánh giá chất lượng của một hệ thống chăm sóc khách hàng. Tốn thời gian thích nghi, đào tạo nhân viên là điều các doanh nghiệp e ngại, chính vì thế việc phần mềm dễ dàng sử dụng là lựa chọn tối ưu với doanh nghiệp.

2. Tính cá nhân hóa của phần mềm chăm sóc khách hàng: Khả năng tùy chỉnh và cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng là một yếu tố quan trọng. Phần mềm nên cung cấp khả năng theo dõi và hiểu rõ nhu cầu, sở thích, và lịch sử tương tác của từng khách hàng để tối ưu hóa cách mà họ được phục vụ.

3. Tính linh hoạt và khả năng tích hợp: Phần mềm chăm sóc khách hàng nên linh hoạt để có thể đáp ứng được nhu cầu đặc biệt của từng doanh nghiệp. Khả năng tích hợp với các hệ thống khác như CRM (Quản lý mối quan hệ khách hàng),hệ thống quản lý bán hàng, hay các ứng dụng khác giúp tối ưu hóa quá trình làm việc và chăm sóc khách hàng.

4. Chi phí phù hợp: Chi phí của phần mềm cần phải hợp lý và phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Nó cũng cần được đánh giá dựa trên giá trị thực sự mà nó mang lại, không chỉ là chi phí ban đầu mà còn bao gồm các chi phí duy trì và nâng cấp.

Hy vọng thông qua các yếu tố mà CloudGO liệt kê sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được một phần mềm chăm sóc khách hàng tốt và phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Top 06 phần mềm chăm sóc khách hàng phổ biết nhất

Dưới đây là 06 phần mềm chăm sóc khách hàng phổ biết được nhiều doanh nghiệp sử dụng để quản lý và tương tác với khách hàng:

Phần mềm chăm sóc khách hàng của Salesforce

Phần mềm chăm sóc khách hàng của Salesforce

Salesforce đã khẳng định vị thế của mình như một trong những nhà cung cấp phần mềm chăm sóc khách hàng hàng đầu trên thị trường. Với giao diện thân thiện và tích hợp đa dạng tính năng, phần mềm này giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý và tương tác với khách hàng một cách toàn diện. Khả năng tùy chỉnh cao và khả năng tích hợp với các ứng dụng khác là điểm mạnh của Salesforce.

Tính năng chính:

• Tính năng Quản lý liên hệ và Khách hàng: Hỗ trợ quản lý thông tin liên hệ, lịch sử tương tác, ghi chú và ghi chép về khách hàng.

• Tính năng Quản lý Cơ hội kinh doanh: Theo dõi và quản lý cơ hội kinh doanh, từ việc xác định tiềm năng đến việc theo dõi quá trình chuyển đổi.

• Tích hợp Tương tác đa kênh: Hỗ trợ tương tác khách hàng qua email, điện thoại, chat và mạng xã hội để tạo trải nghiệm toàn diện.

Chi phí của CRM Saleforce hiện tại dao động từ 225$ - 500$/ tháng, tương đương 5.500.000 - 12.500.000/ tháng. Một chi phí khá cao so với thị trường Việt Nam.

Phần mềm Zoho

Zoho CRM là một giải pháp phần mềm hoàn chỉnh cho việc quản lý khách hàng và quản lý tương tác. Với giao diện trực quan, Zoho cung cấp các công cụ mạnh mẽ để theo dõi thông tin khách hàng, quản lý cơ hội kinh doanh và tạo ra các chiến dịch tiếp thị hiệu quả. Ngoài ra, tích hợp tính năng phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất và dự đoán xu hướng tương lai.

Tính năng chính:

• Ghi chép lịch sử tương tác, quản lý thông tin liên hệ và tạo kết nối chặt chẽ với khách hàng.

• Tích hợp Email và Tiếp Thị:Tích hợp email, theo dõi phản hồi và tạo chiến dịch tiếp thị để tương tác hiệu quả.

• Phân tích Hiệu suất: Cung cấp công cụ phân tích dữ liệu giúp đánh giá hiệu suất và hiểu rõ hơn về khách hàng.

Hiện tại, Zoho CRM đang đẩy mạnh ở thị trường Việt Nam, giá phần mềm công ty cung cấp này cũng khá ổn, dao động từ 14$/user/tháng (bản tiêu chuẩn - tương đương 340.000đ),cho đến gói cao cấp với 52$/user/tháng (tương đương 1.200.000đ). Phổ biến nhất ở Zoho là gói doanh nghiệp với 40$/user/tháng (tương đương 971.000đ).

Ứng dụng CRM Microsoft Dynamics

Ứng dụng CRM Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics cung cấp một loạt các ứng dụng quản lý mối quan hệ khách hàng được tích hợp chặt chẽ với hệ thống Microsoft. Với khả năng linh hoạt và tích hợp tương thích với các dịch vụ Microsoft khác như Office 365, phần mềm này giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và nâng cao khả năng tương tác với khách hàng.

Tính năng chính:

• Tích hợp Với Hệ thống Microsoft: Liên kết chặt chẽ với các ứng dụng Microsoft như Office 365 và SharePoint để tối ưu hóa làm việc.

• Quản lý Dự án và Bán hàng: Theo dõi tiến độ dự án, quản lý cơ hội kinh doanh và tạo kế hoạch chiến lược.

• Phân tích Dữ liệu: Cung cấp công cụ phân tích dữ liệu để đo lường hiệu suất và dự đoán xu hướng.

Phần mềm Insightly CRM

Insightly CRM là một lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với các tính năng tập trung vào quản lý liên hệ, dự án và bán hàng, Insightly giúp tối ưu hóa việc tổ chức thông tin khách hàng và quản lý dự án một cách hiệu quả.

Phần mềm Insightly CRM

Tính năng chính:

• Quản lý Liên hệ và Dự án: Ghi chép lịch sử tương tác, quản lý thông tin liên hệ và theo dõi tiến độ dự án.

• Tích hợp Email và Giao tiếp: Tích hợp email, tạo liên kết với thông tin liên hệ và tương tác hiệu quả.

• Quản lý Cơ hội Kinh doanh: Theo dõi cơ hội kinh doanh và tạo kế hoạch để tối ưu hóa quá trình chuyển đổi.

Giải pháp CRM Insightly hiện có chi phí từ 29$ - 99$/user/tháng (khoảng 704.000đ - 2.400.000đ). Bản chuyên nghiệp phổ biến nhất, có giá 49$/user/tháng (gần 1.200.000đ).

>>> Khám phá ngay: Xu hướng CRM E-Commerce: Tạo ra sự hài hòa giữa tiếp thị và bán hàng

Phần mềm chăm sóc khách hàng SugarCRM

Phần mềm chăm sóc khách hàng SugarCRM

SugarCRM cung cấp một giải pháp quản lý khách hàng linh hoạt và tùy chỉnh. Với khả năng tạo các dạng tùy chỉnh, tích hợp email và tự động hóa quy trình, SugarCRM giúp doanh nghiệp quản lý tương tác và thông tin khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Tính năng chính:

• Tích hợp Tùy chỉnh: Tùy chỉnh tích hợp với ứng dụng và dịch vụ khác để tạo sự linh hoạt trong quản lý thông tin.

• Phân tích Dữ liệu và Tiếp Thị: Phân tích dữ liệu giúp đo lường hiệu suất và tạo kế hoạch tiếp thị hiệu quả.

• Quản lý Liên hệ và Tương tác: Quản lý thông tin liên hệ, ghi chép lịch sử tương tác và tạo kết nối trong giao tiếp.

Chi phí để triển khai giải pháp CRM của của Sugar cũng không nhỏ. Dao động từ 49$ - 85$/3 user/tháng (1.200.000đ - 2.000.000đ) và bản không giới hạn người dùng với 1000$/tháng.

CloudCARE - Giải pháp CRM chăm sóc khách hàng đa kênh

CloudCARE - Giải pháp CRM chăm sóc khách hàng đa kênh

CloudCARE Giải pháp CRM chăm sóc khách hàng đa kênh giúp tiếp nhận, xử lý yêu cầu hỗ trợ (ticket),tương tác và chăm sóc khách hàng đa kênh nhanh chóng và hiệu quả nhất. CloudCARE giải pháp CRM phù hợp với các doanh nghiệp SMEs, lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Tính năng chính:

• Tiếp nhận ticket đa kênh: Hệ thống có chức năng tiếp nhận ticket đa dạng từ nhiều kênh như email, tổng đài, chatbot, Zalo OA… Điều này giúp cho khách hàng dễ dàng tương tác và phản hồi với doanh nghiệp

• Phân loại, phân bổ ticket tự động: Sau khi tiếp nhận, hệ thống sẽ tự động phân loại, gán nhãn ticket theo các tiêu chí đã cấu hình trước đó

• Thông báo, nhắc nhở tự động

• Khảo sát hài lòng khách hàng: Sau khi ticket đã xử lý xong và đóng, hệ thống sẽ có cơ chế gởi thông báo khảo sát sự hài lòng của khách hàng về chất lượng xử lý

• Chiến dịch chăm sóc khách hàng chủ động và Chăm sóc cá nhân hóa

Giải pháp CloudCARE của CloudGO chi phí có lẽ là vừa “túi tiền” nhất so với các phần mềm ở trên. Gói cơ bản của CloudCARE chỉ 40.000đ/user/tháng, và gói toàn diện các tính năng chỉ 175.000đ/user/tháng.

Các phần mềm chăm sóc khách hàng ở trên đều có những tính năng nổi bật riêng. Mang đến nhiều lợi ích khác nhau, phục vụ cho từng mục đích, nhu cầu của các doanh nghiệp. Bạn đã biết hết tất cả các phần mềm CloudGO đã kể trên chưa? Hãy tìm hiểu chúng để ứng dụng vào mô hình kinh doanh của công ty mình nhé!

So sánh chi tiết các phần mềm chăm sóc khách hàng

Mỗi phần mềm chăm sóc khách hàng vừa sẽ có ưu điểm và nhược điểm. Không có một phần mềm nào hoàn hảo tuyệt đối và cũng không có phần mềm nào đứng top đầu thị trường mà toàn lỗi. Qua tìm hiểu và nghiên cứu, chúng tôi đã đúc kết lại được những ưu và nhược điểm của từng phần mềm đã điểm qua ở phần 1 như sau:

Từ những đánh giá về ưu và nhược điểm của các phần mềm chăm sóc khách hàng mà CloudGO đã liệt kê, các doanh nghiệp có thể tham khảo và có những nhận xét thêm để lựa chọn phù hợp với mô hình kinh doanh của mình.

>>> Khám phá: Thời điểm thích hợp để triển khai một hệ thống CRM

Trong cuộc đua khốc liệt của các doanh nghiệp hiện đại, sự hiệu quả trong việc chăm sóc khách hàng đã trở thành chìa khóa đem lại sự nổi bật và thành công. Chính vì thế, việc lựa chọn một phần mềm chăm sóc khách hàng đúng đắn không chỉ là một sự cần thiết mà còn là một quyết định chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển và thành công trong tương lai.

Hãy tận dụng lợi thế mà các phần mềm này đem lại để giúp doanh nghiệp tạo dựng mối quan hệ khách hàng bền vững và giúp doanh nghiệp bạn vươn tầm, vượt xa trong thế giới kinh doanh ngày nay.