5 Mẫu quyết định tăng lương được sử dụng phổ biến trong nhiều doanh nghiệp

Việc tăng lương cho nhân viên không chỉ là một quyết định tài chính mà còn là yếu tố then chốt trong quản trị nhân sự, giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài và tạo động lực làm việc. Để đảm bảo tính minh bạch, chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật, việc văn bản hóa các quyết định tăng lương là vô cùng cần thiết. Bài viết này sẽ tổng hợp và hướng dẫn chi tiết về 5 mẫu quyết định tăng lương phổ biến nhất, giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là SME, tự tin hơn trong công tác quản lý lao động.

1. Mẫu quyết định tăng lương là gì?

Mẫu quyết định tăng lương là văn bản hành chính do người có thẩm quyền trong doanh nghiệp ban hành, nhằm ghi nhận và thông báo chính thức việc điều chỉnh mức lương, phụ cấp hoặc chế độ đãi ngộ của người lao động theo mức mới. Văn bản này có giá trị pháp lý, là căn cứ để doanh nghiệp thực hiện chi trả lương, cập nhật hồ sơ nhân sự và bảo đảm tính minh bạch trong quản lý tiền lương.

2. 5 Mẫu quyết định tăng lương cho người lao động phổ biến hiện nay

Việc lựa chọn mẫu quyết định tăng lương phù hợp với từng tình huống cụ thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính pháp lý và thông tin rõ ràng. Dưới đây là 5 mẫu quyết định tăng lương phổ biến mà các doanh nghiệp, đặc biệt là SME, thường xuyên sử dụng trong hoạt động quản lý nhân sự hàng ngày.

Mẫu quyết định tăng lương cho nhân viên

Mẫu quyết định này được sử dụng khi doanh nghiệp muốn tăng lương cho một cá nhân cụ thể, thường là do nhân viên đó có thành tích xuất sắc, đạt hoặc vượt KPI đề ra, hoặc đến kỳ xét duyệt lương định kỳ. Nội dung của mẫu quyết định cần đề cập rõ ràng đến họ và tên, chức vụ, bộ phận công tác của nhân viên, đồng thời ghi chi tiết mức lương cũ, mức lương mới và thời điểm cụ thể mà mức lương mới bắt đầu có hiệu lực.

Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu quyết định tăng lương cho nhân viên

Mẫu quyết định tăng lương cho nhiều nhân viên (tập thể)

Khi doanh nghiệp quyết định tăng lương đồng loạt cho một nhóm nhân viên, một phòng ban hoặc toàn bộ công ty (ví dụ: điều chỉnh theo mức lương tối thiểu vùng hoặc chính sách chung),mẫu quyết định tăng lương tập thể sẽ là lựa chọn phù hợp. Thay vì liệt kê tên từng người trong văn bản chính, doanh nghiệp thường đính kèm một phụ lục hoặc danh sách chi tiết. Danh sách này sẽ ghi rõ thông tin của từng nhân viên (họ tên, chức vụ, bộ phận) và mức lương điều chỉnh tương ứng, giúp văn bản chính gọn gàng và dễ quản lý hơn.

Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu quyết định tăng lương cho tập thể

Mẫu quyết định tăng lương cho Giám đốc/Tổng Giám đốc

Khác với các quyết định tăng lương thông thường, mẫu quyết định dành cho người đứng đầu doanh nghiệp như Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc có những đặc thù riêng. Quyết định này thường không do chính Giám đốc/Tổng Giám đốc tự ký mà phải được Hội đồng quản trị hoặc Chủ sở hữu công ty ký phê duyệt. Cơ sở để ban hành quyết định này thường dựa trên Điều lệ công ty, các nghị quyết của Hội đồng quản trị và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu quyết định tăng lương cho Giám đốc/Tổng Giám đốc

Mẫu quyết định tăng lương cho cán bộ, công chức

Mặc dù CloudGO chủ yếu phục vụ doanh nghiệp B2B, nhưng việc hiểu rõ các loại hình quyết định tăng lương là quan trọng. Đối với cán bộ, công chức làm việc trong cơ quan nhà nước hoặc đơn vị sự nghiệp công lập, quyết định tăng lương phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Nhà nước về ngạch, bậc, hệ số lương và các văn bản pháp luật hiện hành. Việc tăng lương không chỉ dựa trên đánh giá hiệu suất mà còn phải phù hợp với quy định về thang bảng lương của Nhà nước, ví dụ như các Nghị định của Chính phủ về chế độ tiền lương.

Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu quyết định tăng lương cho cán bộ, công chức

Mẫu quyết định tăng lương làm căn cứ điều chỉnh mức đóng BHXH

Mẫu quyết định này có mục đích chính là thông báo cho cơ quan Bảo hiểm xã hội về việc điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN của người lao động. Nội dung trọng tâm của quyết định cần nhấn mạnh vào "mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội" mới và các khoản phụ cấp, bổ sung khác (nếu có) được tính vào mức đóng BHXH theo quy định. Đây là căn cứ để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ đóng bảo hiểm đúng luật, tránh các rủi ro pháp lý về sau.

Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu quyết định tăng lương làm căn cứ điều chỉnh mức đóng BHXH

Việc áp dụng đúng mẫu quyết định là bước đầu tiên để chuẩn hóa công tác nhân sự. Tuy nhiên, để một quyết định tăng lương thực sự có giá trị pháp lý và thực tế, nội dung của nó phải đầy đủ và chính xác. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những yếu tố không thể thiếu trong một quyết định tăng lương ở phần tiếp theo.

3. Những nội dung chính cần có trong mẫu quyết định tăng lương

Một mẫu quyết định tăng lương hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ các nội dung pháp lý và thông tin hành chính cơ bản dưới đây:

Lưu ý: Việc thiếu hoặc ghi sai một trong các nội dung trên có thể khiến quyết định tăng lương không đảm bảo giá trị pháp lý khi đối chiếu hồ sơ lao động hoặc kiểm tra nội bộ.

4. Lưu ý khi soạn quyết định tăng lương cho nhân viên

Việc soạn thảo quyết định tăng lương cần sự cẩn trọng và chính xác cao để tránh những rắc rối pháp lý hoặc sai sót trong quản lý tài chính sau này. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần ghi nhớ:

• Thông tin chính xác tuyệt đối: Kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin cá nhân của nhân viên (họ tên, chức vụ, mã số),đặc biệt là các con số liên quan đến mức lương cũ, mức lương mới và các khoản phụ cấp. Một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến nhầm lẫn trong chi trả lương và ảnh hưởng đến việc đóng bảo hiểm xã hội.
• Lý do thỏa đáng và minh bạch: Quyết định tăng lương nên có căn cứ rõ ràng. Dù không phải lúc nào cũng ghi chi tiết trong văn bản, nhưng doanh nghiệp cần có một cơ sở vững chắc (như đánh giá hiệu suất, đạt KPI, thăng chức, quy định lương tối thiểu vùng) để ra quyết định.
• Ngôn ngữ và hình thức trang trọng: Sử dụng ngôn ngữ hành chính, rõ ràng, ngắn gọn, tránh các từ ngữ hoa mỹ hoặc mơ hồ. Trình bày quyết định phải đúng theo hình thức văn bản hành chính quy định, đảm bảo tính trang trọng và nghiêm túc.
• Thời điểm bắt đầu hiệu lực: Quyết định nên được ban hành trước ngày mức lương mới có hiệu lực ít nhất 5-10 ngày làm việc. Điều này giúp bộ phận nhân sự và kế toán có đủ thời gian để cập nhật hệ thống, xử lý các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội và tránh việc truy lĩnh/truy thu lương không cần thiết.
• Chữ ký và dấu mộc đầy đủ: Quyết định phải có chữ ký của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp (hoặc người được ủy quyền hợp pháp) và được đóng dấu mộc tròn của công ty. Đây là yếu tố pháp lý bắt buộc để văn bản có hiệu lực.
• Sự đồng nhất với các tài liệu khác: Nội dung quyết định tăng lương phải khớp với các phụ lục hợp đồng lao động (nếu có điều chỉnh hợp đồng) hoặc các văn bản khác liên quan đến chế độ phúc lợi của nhân viên.
• Lưu trữ hồ sơ cẩn thận: Mỗi bản quyết định tăng lương cần được lưu trữ cẩn thận trong hồ sơ cá nhân của nhân viên và tại bộ phận hành chính nhân sự. Việc này rất quan trọng để đối chiếu, giải quyết tranh chấp (nếu có) và phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra lao động.

Một số điều cần lưu ý khi tạo quyết định tăng lương cho nhân viên

Tuân thủ những lưu ý này không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản trị nhân sự. Vậy, khi nào thì doanh nghiệp cần xem xét việc tăng lương cho nhân sự của mình?

5. Khi nào thì doanh nghiệp cần quyết định tăng lương cho nhân sự

Việc tăng lương cho nhân sự là một quyết định chiến lược, không chỉ đơn thuần là chi phí mà còn là khoản đầu tư cho nguồn nhân lực. Doanh nghiệp cần chủ động xem xét tăng lương trong các trường hợp sau:

• Khi có thay đổi về mức lương tối thiểu vùng: Đây là trường hợp bắt buộc. Khi Nhà nước ban hành Nghị định mới điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng, doanh nghiệp cần rà soát lại mức lương của nhân sự để đảm bảo không có ai đang nhận lương thấp hơn quy định và kịp thời ban hành quyết định điều chỉnh.
• Khi nhân viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ hoặc vượt KPI đề ra: Việc tăng lương là sự ghi nhận xứng đáng cho những đóng góp vượt trội. Điều này không chỉ khuyến khích cá nhân mà còn tạo động lực cho toàn bộ đội ngũ.
• Đến kỳ xét duyệt tăng lương định kỳ: Nhiều doanh nghiệp có chính sách xét duyệt và tăng lương định kỳ hàng năm hoặc 2 lần/năm dựa trên đánh giá hiệu suất tổng thể của nhân viên.
• Khi nhân viên được thăng chức hoặc thay đổi phạm vi công việc lớn hơn: Khi một nhân viên đảm nhiệm vị trí cao hơn, có trách nhiệm lớn hơn hoặc phạm vi công việc mở rộng đáng kể, việc tăng lương là cần thiết để phù hợp với giá trị đóng góp mới.
• Để giữ chân nhân tài khi mức lương thị trường tăng cao: Nếu mức lương thị trường cho một vị trí hoặc ngành nghề nhất định tăng lên, doanh nghiệp cần chủ động điều chỉnh để duy trì tính cạnh tranh, tránh mất đi những nhân sự giỏi vào tay đối thủ.
• Điều chỉnh theo mức lương trên thị trường hoặc theo ngành nghề, lĩnh vực: Theo dõi xu hướng thị trường lao động và mức lương trung bình trong ngành giúp doanh nghiệp giữ được chính sách lương thưởng công bằng và hấp dẫn.

6 Thời điểm then chốt để đưa ra quyết định tăng lương cho nhân viên

6. Ý nghĩa của việc quyết định tăng lương

Quyết định tăng lương không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà còn mang nhiều ý nghĩa sâu sắc, tác động đa chiều đến cả cá nhân người lao động, doanh nghiệp và rộng hơn là xã hội. Việc thực hiện chính sách tăng lương hợp lý, minh bạch sẽ tạo ra những giá trị bền vững.

Đối với nhân sự

• Là sự ghi nhận công lao, nỗ lực đóng góp: Mức lương tăng thể hiện sự đánh giá cao của công ty đối với thành tích và sự cố gắng của cá nhân, giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng.
• Tạo động lực làm việc, tăng sự gắn bó và trung thành: Khi nhận thấy đóng góp được đền đáp xứng đáng, nhân viên sẽ có thêm động lực để làm việc hiệu quả hơn, gắn bó lâu dài hơn với tổ chức.
• Cải thiện đời sống và mức độ hài lòng với công việc: Thu nhập tốt hơn trực tiếp nâng cao chất lượng cuộc sống, giảm bớt áp lực tài chính và tăng sự hài lòng tổng thể với công việc.

Đối với doanh nghiệp

• Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp, trọng dụng nhân tài: Một doanh nghiệp có chính sách đãi ngộ tốt, rõ ràng sẽ thu hút và giữ chân được nhân tài, nâng cao uy tín và thương hiệu tuyển dụng.
• Giảm tỷ lệ biến động nhân sự : Chính sách lương thưởng cạnh tranh giúp giảm thiểu việc nhân viên nghỉ việc vì lý do thu nhập, ổn định đội ngũ và tiết kiệm chi phí tuyển dụng, đào tạo.
• Đảm bảo tính tuân thủ pháp luật lao động và minh bạch trong quản lý tài chính: Việc ban hành quyết định tăng lương rõ ràng, đúng quy trình giúp doanh nghiệp tuân thủ luật pháp, tránh các rủi ro liên quan đến lao động và thuế, đồng thời minh bạch hóa các khoản chi phí.
• Thúc đẩy tăng trưởng kinh tế: Nhân viên có thu nhập tốt hơn sẽ có khả năng tiêu dùng cao hơn, gián tiếp đóng góp vào sự phát triển của nền kinh tế.
• Khôi phục thị trường lao động: Các chính sách tăng lương, dù là theo quy định hay dựa trên hiệu suất, đều góp phần làm "nóng" lại thị trường lao động, thu hút người lao động quay trở lại làm việc sau các giai đoạn khó khăn.

Đối với xã hội và chính trị

• Ổn định chính trị - xã hội: Thu nhập ổn định và tăng trưởng góp phần giảm thiểu các vấn đề xã hội liên quan đến đời sống, tạo sự hài lòng chung trong cộng đồng.
• An sinh xã hội bền vững: Việc đóng bảo hiểm xã hội theo mức lương thực tế cao hơn sẽ tăng cường quỹ an sinh xã hội, đảm bảo quyền lợi cho người lao động khi về già hoặc gặp rủi ro.

Quyết định tăng lương có ý nghĩa quan trọng với nhân viên, doanh nghiệp và nhà nước

Việc tăng lương dù là theo quy định hay dựa trên hiệu suất, là một phần không thể thiếu trong quản lý nhân sự hiện đại. Nó không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cơ hội để doanh nghiệp củng cố niềm tin, phát triển bền vững.

Qua bài viết, có thể thấy việc ban hành và quản lý các quyết định tăng lương đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật. Đối với doanh nghiệp SME Việt Nam, việc này đôi khi gặp không ít thách thức do hạn chế về nguồn lực và kinh nghiệm. Với khả năng triển khai nhanh, mức độ tùy biến cao, hỗ trợ tận tâm và chi phí hợp lý, CloudGO cam kết trở thành đối tác chiến lược, giúp doanh nghiệp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, nâng cao hiệu quả vận hành và vững vàng hơn trong kỷ nguyên số. Liên hệ CloudGO ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu về giải pháp quản trị doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu và quy mô của bạn.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/