Báo cáo công nợ là gì? 5 Loại phổ biến và cách lập chuẩn cho SME

Theo khảo sát của VINASME, gần 60% doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp khó khăn về dòng tiền và tiếp cận vốn nhiều doanh nghiệp có doanh số tốt nhưng vẫn thiếu tiền mặt vì khách hàng chậm thanh toán và không có hệ thống theo dõi công nợ.

Báo cáo công nợ là công cụ giải quyết đúng bài toán đó giúp doanh nghiệp nắm rõ ai đang nợ bao nhiêu, khoản nào sắp đến hạn và khoản nào đã quá hạn cần xử lý ngay.

Bài viết này tổng hợp định nghĩa, 5 loại báo cáo công nợ phổ biến, 5 bước lập báo cáo chính xác và những lưu ý quan trọng giúp SME xây dựng quy trình quản lý công nợ bài bản từ hôm nay.

1. Báo cáo công nợ là gì?

Báo cáo công nợ là tài liệu tài chính tổng hợp toàn bộ các khoản phải thu và phải trả phát sinh trong quá trình kinh doanh giúp doanh nghiệp theo dõi, đối chiếu và quản lý chặt chẽ các nghĩa vụ tài chính, đảm bảo minh bạch trong mọi giao dịch.

Bản chất của công nợ trong doanh nghiệp được chia thành hai loại chính:

• Công nợ phải thu: Số tiền khách hàng hoặc đối tác còn nợ doanh nghiệp từ hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ. Ví dụ: xuất hóa đơn cho khách hàng ngày 01/03 nhưng đến 31/03 vẫn chưa nhận được thanh toán đây là khoản phải thu cần theo dõi chặt.
• Công nợ phải trả: Số tiền doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp, đối tác hoặc các nghĩa vụ tài chính khác. Ví dụ: nhận hàng từ nhà cung cấp ngày 15/03 với điều khoản thanh toán 30 ngày đây là khoản phải trả cần chuẩn bị dòng tiền trước ngày 15/04.

Báo cáo công nợ là cầu nối giữa dữ liệu giao dịch thực tế và quyết định quản trị tài chính doanh nghiệp nào theo dõi công nợ sát sao sẽ không bao giờ bị bất ngờ vì thiếu tiền mặt dù doanh số vẫn tăng. Đây cũng là lý do CloudSALES tích hợp sẵn module Công nợ giúp doanh nghiệp SME nhìn thấy ngay ai đang nợ bao nhiêu và khoản nào sắp đến hạn ngay trên cùng một màn hình quản lý bán hàng.

Báo cáo công nợ là tài liệu quan trọng liên quan đến tài chính của doanh nghiệp

2. Vì sao doanh nghiệp SME cần lập báo cáo công nợ thường xuyên?

Việc lập và theo dõi báo cáo công nợ thường xuyên không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ mà còn mang lại nhiều lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp, đặc biệt là các SME.

• Kiểm soát dòng tiền doanh nghiệp: Báo cáo công nợ giúp doanh nghiệp nắm rõ tổng số tiền sẽ thu về và tổng số tiền cần thanh toán trong kỳ. Từ đó, nhà quản lý có thể dự báo được dòng tiền ra - vào, tránh tình trạng thiếu hụt vốn lưu động đột xuất hoặc dư thừa vốn không hiệu quả.
• Quản lý nghĩa vụ tài chính với khách hàng và nhà cung cấp: Báo cáo này là cơ sở để xác định chính xác khoản nào cần thu từ khách hàng và khoản nào cần thanh toán cho nhà cung cấp. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt với đối tác, tránh phát sinh tranh chấp do sai sót hoặc chậm trễ thanh toán.
• Hỗ trợ ra quyết định tài chính: Dựa trên tình hình công nợ, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định quan trọng như tiếp tục hay ngừng hợp tác với một khách hàng có lịch sử thanh toán kém, hoặc điều chỉnh chính sách tín dụng bán hàng để tối ưu hóa khả năng thu hồi nợ mà vẫn đảm bảo doanh số.
• Hạn chế rủi ro nợ xấu: Báo cáo công nợ giúp phát hiện kịp thời các khoản nợ quá hạn, từ đó doanh nghiệp có thể chủ động lên kế hoạch thu hồi công nợ, áp dụng các biện pháp nhắc nhở hoặc xử lý phù hợp, giảm thiểu rủi ro nợ khó đòi gây thất thoát tài chính.
• Nâng cao hiệu quả quản trị tài chính: Với một cái nhìn toàn diện về tình hình công nợ, doanh nghiệp có thể theo dõi biến động tài chính thường xuyên, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, tránh được những bất ổn tài chính không đáng có.

Một số lý do cho thấy doanh nghiệp nào cũng cần phải báo cáo công nợ

5 Lý do trên cho thấy báo cáo công nợ không phải thủ tục hành chính đây là công cụ quản trị tài chính chủ động. SME nào lập báo cáo đều đặn sẽ luôn biết mình đang đứng ở đâu về dòng tiền, thay vì phát hiện vấn đề khi đã quá muộn.

3. 5 Loại báo cáo công nợ phổ biến SME cần nắm rõ

Không phải mọi doanh nghiệp đều cần dùng cùng một loại báo cáo công nợ. 5 loại dưới đây phục vụ các mục đích khác nhau hiểu rõ từng loại giúp SME chọn đúng công cụ thay vì lập báo cáo theo thói quen:

Báo cáo công nợ đầu năm

Đây là báo cáo tổng hợp toàn bộ số dư công nợ phải thu và phải trả của doanh nghiệp tại thời điểm đầu một kỳ kế toán mới (thường là đầu năm tài chính). Báo cáo này cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình công nợ tồn đọng từ các kỳ trước, là cơ sở để kế toán viên tiếp tục theo dõi và xử lý trong năm hiện tại. Thông tin quan trọng bao gồm tên đối tượng, mã đối tượng, số dư nợ và có của từng khoản.

Tải mẫu báo cáo công nợ đầu năm

Báo cáo công nợ đầu năm

Báo cáo công nợ phải thu

Báo cáo công nợ phải thu tập trung vào các khoản tiền khách hàng hoặc đối tác còn nợ doanh nghiệp. Nó liệt kê chi tiết các hóa đơn chưa thanh toán, số tiền phải thu, ngày phát sinh, ngày đến hạn và thời gian quá hạn (nếu có). Mục đích của báo cáo này là giúp bộ phận kế toán và bán hàng theo dõi sát sao tình hình thu hồi nợ, đốc thúc các khoản công nợ đến hạn hoặc quá hạn để đảm bảo dòng tiền về kịp thời.

Tải mẫu báo cáo công nợ phải thu

Báo cáo công nợ phải thu

Báo cáo công nợ phải trả

Ngược lại với công nợ phải thu, báo cáo công nợ phải trả theo dõi các khoản tiền mà doanh nghiệp cần thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc đối tác. Báo cáo này bao gồm thông tin về các hóa đơn mua hàng, dịch vụ chưa thanh toán, số tiền cần trả, ngày phát sinh, ngày đến hạn. Việc quản lý tốt công nợ phải trả giúp doanh nghiệp đảm bảo uy tín với nhà cung cấp, tận dụng các chính sách chiết khấu thanh toán sớm và tránh bị phạt do chậm trễ.

Tải mẫu báo cáo công nợ phải trả

Báo cáo công nợ phải trả

Báo cáo công nợ tổng hợp

Báo cáo công nợ tổng hợp cung cấp cái nhìn toàn diện về cả công nợ phải thu và phải trả của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định (tháng, quý, năm). Nó tổng hợp số liệu từ các báo cáo chi tiết, giúp nhà quản lý nắm bắt được tình hình tài chính tổng thể, đánh giá cân bằng giữa các khoản phải thu và phải trả, từ đó đưa ra quyết định tối ưu về dòng tiền.

Tải mẫu báo cáo công nợ tổng hợp

Báo cáo công nợ tổng hợp

Báo cáo công nợ theo tuổi nợ

Đây là loại báo cáo đặc biệt quan trọng giúp phân tích công nợ dựa trên thời gian đáo hạn. Báo cáo công nợ theo hạn nợ phân loại các khoản phải thu hoặc phải trả thành các nhóm: chưa đến hạn, sắp đến hạn, quá hạn 1-30 ngày, quá hạn 31-60 ngày, quá hạn trên 60 ngày, v.v. Việc phân loại này giúp doanh nghiệp ưu tiên xử lý các khoản nợ quá hạn lâu ngày có nguy cơ trở thành nợ xấu, đồng thời chủ động chuẩn bị nguồn tiền để thanh toán các khoản phải trả sắp đến hạn.

Tải mẫu báo cáo công nợ theo tuổi nợ

Báo cáo công nợ theo tuổi nợ

Mỗi loại báo cáo công nợ đều có vai trò riêng, khi kết hợp lại sẽ mang đến bức tranh tài chính toàn diện, hỗ trợ đắc lực cho việc ra quyết định của nhà quản lý. Để các báo cáo này thực sự hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng chúng chứa đầy đủ các nội dung cần thiết.

4. Báo cáo công nợ chuẩn cần có những thông tin gì?

Một báo cáo công nợ thiếu thông tin quan trọng dễ dẫn đến sai sót khi đối chiếu với đối tác và tranh chấp thanh toán thường bắt đầu từ đây. Bảng dưới đây tổng hợp 5 nhóm thông tin tối thiểu cần có để báo cáo đủ căn cứ pháp lý và dễ phân tích:

5 Nhóm thông tin trên là khung dữ liệu tối thiểu thiếu bất kỳ nhóm nào, báo cáo sẽ không đủ căn cứ để ra quyết định hoặc xử lý tranh chấp. Khi đã có đủ dữ liệu, bước tiếp theo là đưa chúng vào đúng quy trình lập báo cáo.

5. 5 Bước lập báo cáo công nợ chính xác cho doanh nghiệp SME

Nhiều SME lập báo cáo công nợ theo kinh nghiệm thiếu bước đối chiếu, bỏ sót chứng từ, số liệu không khớp khi cần xử lý tranh chấp. 5 bước dưới đây là quy trình chuẩn giúp báo cáo luôn chính xác và có đủ căn cứ:

Bước 1: Thu thập đầy đủ dữ liệu và chứng từ công nợ

Trước khi tiến hành lập báo cáo, kế toán cần tập hợp toàn bộ dữ liệu phát sinh công nợ trong kỳ từ các chứng từ liên quan. Đây là bước quan trọng nhất để đảm bảo tính chính xác của báo cáo.

Các nguồn dữ liệu phổ biến gồm:

• Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn mua hàng: Chứng minh giá trị và thời điểm phát sinh công nợ.
• Hợp đồng kinh tế với khách hàng và nhà cung cấp: Quy định các điều khoản thanh toán, thời hạn.
• Phiếu thu, phiếu chi: Ghi nhận các khoản tiền đã thu hoặc đã chi.
• Biên bản giao nhận hàng hóa: Xác nhận việc giao nhận, là cơ sở để xuất hóa đơn.
• Chứng từ thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt): Bằng chứng về việc đã thanh toán hoặc đã nhận thanh toán.

Việc tổng hợp đầy đủ chứng từ giúp xác định chính xác nguồn gốc và giá trị của từng khoản công nợ, tránh sai lệch số liệu trong báo cáo và có căn cứ đối chiếu khi cần.

Thu thập đầy đủ dữ liệu và chứng từ công nợ là bước đầu tiên trước khi báo cáo

Bước 2: Phân loại công nợ theo đối tượng và loại công nợ

Dữ liệu thô chưa phân loại giống như kho hàng chưa sắp xếp có đủ thứ nhưng tìm không ra. Phân loại công nợ ngay từ bước này giúp bước tổng hợp và phân tích sau đó nhanh hơn nhiều lần.

Một số cách phân loại phổ biến:

• Theo đối tượng: Công nợ khách hàng (phải thu),công nợ nhà cung cấp (phải trả).
• Theo loại công nợ: Công nợ phải thu, công nợ phải trả.
• Theo nhóm đối tác: Đại lý, nhà phân phối, khách hàng doanh nghiệp, nhà cung cấp vật tư hoặc dịch vụ.

Việc phân loại này giúp doanh nghiệp dễ dàng tổng hợp và phân tích công nợ theo từng nhóm đối tượng, từ đó có cái nhìn chi tiết hơn về tình hình tài chính với mỗi nhóm đối tác quan trọng.

Tiếp theo người báo cáo cần phân loại công nợ theo đối tượng và loại công nợ

Bước 3: Ghi nhận các khoản công nợ phát sinh trong kỳ

Ở bước này, kế toán tiến hành ghi nhận chi tiết từng giao dịch phát sinh công nợ vào bảng theo dõi. Quá trình này có thể thực hiện bằng Excel hoặc phần mềm kế toán.

Một bảng công nợ cơ bản thường có các cột:

• Mã khách hàng hoặc nhà cung cấp
• Tên đối tác
• Số dư công nợ đầu kỳ
• Phát sinh tăng trong kỳ (các khoản bán hàng, mua hàng mới)
• Phát sinh giảm (các khoản đã thanh toán)
• Số dư công nợ cuối kỳ

Những dữ liệu này giúp doanh nghiệp theo dõi biến động công nợ trong suốt kỳ kế toán và xác định chính xác số dư hiện tại của từng đối tác, làm cơ sở cho việc lập báo cáo tổng hợp.

Sau đó sẽ ghi nhận các khoản công nợ phát sinh trong kỳ

Bước 4: Tổng hợp dữ liệu và lập bảng báo cáo công nợ

Sau khi ghi nhận chi tiết các giao dịch phát sinh, kế toán cần tổng hợp dữ liệu vào bảng báo cáo công nợ theo đúng các tiêu chí đã định.

Quá trình này bao gồm:

• Tính toán số dư công nợ cuối kỳ cho từng đối tượng.
• Tổng hợp công nợ theo từng khách hàng hoặc nhà cung cấp.
• Lập báo cáo chi tiết cho từng đối tượng và báo cáo tổng hợp cho toàn bộ công nợ.

Báo cáo có thể được lập bằng Excel, trong đó thường sử dụng các hàm như SUM, SUMIF, VLOOKUP hoặc DATEDIF để tính toán và phân loại công nợ. Đối với các doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn, phần mềm kế toán hoặc quản trị doanh nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu để tự động hóa và đảm bảo tính chính xác cao.

Chuẩn bị xong sẽ tiến hành báo cáo công nợ

Bước 5: Đối chiếu và kiểm tra số liệu công nợ

Sau khi lập báo cáo, doanh nghiệp cần đối chiếu dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và kịp thời phát hiện sai sót. Bước này đặc biệt quan trọng để tránh những tranh chấp không đáng có.

Các hoạt động đối chiếu thường gồm:

• So sánh dữ liệu công nợ trên báo cáo với sổ kế toán tổng hợp: Đảm bảo sự khớp nối giữa các nguồn dữ liệu.
• Đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp: Gửi bảng kê công nợ để họ xác nhận, đây là cách hiệu quả nhất để phát hiện sai sót từ hai phía.
• Kiểm tra các khoản nợ chưa cập nhật hoặc có sai lệch: Rà soát lại các giao dịch còn thiếu hoặc nhập liệu sai.

Việc đối chiếu định kỳ không chỉ phát hiện sai sót sớm mà còn củng cố mối quan hệ với đối tác. Với CloudBI, doanh nghiệp có thể xuất báo cáo đối chiếu công nợ theo từng đối tác chỉ bằng vài thao tác thay vì tổng hợp thủ công từ nhiều file.

Cuối cùng là đối chiếu và kiểm tra số liệu công nợ

Việc kiểm tra và đối chiếu định kỳ không chỉ giúp doanh nghiệp phát hiện sai sót sớm mà còn hạn chế tranh chấp thanh toán, củng cố mối quan hệ với đối tác.

6. 7 Lưu ý quan trọng khi lập báo cáo công nợ để tránh sai sót

Để báo cáo công nợ luôn chính xác và phát huy tối đa hiệu quả trong quản lý tài chính, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

• Thu thập và lưu trữ chứng từ đầy đủ: Mọi giao dịch phát sinh công nợ đều phải có chứng từ gốc hợp lệ (hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu/chi). Việc này là cơ sở để đối chiếu và giải quyết tranh chấp sau này.
• Ghi nhận công nợ chính xác và kịp thời: Các khoản công nợ cần được cập nhật vào hệ thống ngay khi phát sinh. Tránh để dồn nén gây sai sót hoặc bỏ sót giao dịch.
• Phân loại công nợ rõ ràng: Phân loại theo khách hàng, nhà cung cấp, loại công nợ (phải thu/phải trả),và đặc biệt là theo hạn nợ, giúp dễ dàng theo dõi và đưa ra quyết định ưu tiên.
• Đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng và nhà cung cấp: Thường xuyên gửi xác nhận công nợ cho đối tác. Đây là bước then chốt để phát hiện và điều chỉnh sai sót từ hai phía, duy trì sự minh bạch.
• Kiểm tra số liệu kỹ lưỡng trước khi lập báo cáo: Dù sử dụng Excel hay phần mềm, việc rà soát lại các con số, công thức tính toán là không thể thiếu để tránh những lỗi nhỏ làm sai lệch toàn bộ báo cáo.
• Theo dõi công nợ quá hạn để hạn chế nợ xấu: Lập kế hoạch thu hồi nợ rõ ràng cho các khoản quá hạn, bao gồm cả việc liên hệ, nhắc nhở và có biện pháp xử lý kịp thời.
• Hạn chế quản lý công nợ hoàn toàn bằng Excel thủ công: Mặc dù Excel là công cụ phổ biến, nhưng khi quy mô doanh nghiệp và số lượng giao dịch tăng lên, việc quản lý thủ công dễ dẫn đến sai sót, tốn thời gian và khó khăn trong việc tổng hợp, phân tích. Các giải pháp phần mềm quản trị công nợ chuyên nghiệp sẽ tự động hóa quy trình, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả cao hơn.

Cần lưu ý vài điều khi báo cáo công nợ để tránh sai sót

Những lưu ý trên không phải để làm khó doanh nghiệp, mà để cho thấy một sự thật: quản lý công nợ bằng tay, dù cẩn thận đến đâu, vẫn luôn tồn tại rủi ro. Khi số lượng khách hàng tăng lên, giao dịch dày hơn, đội ngũ mở rộng ra nhiều chi nhánh, bảng Excel không còn là công cụ đủ tin cậy để bạn đặt cược dòng tiền của cả doanh nghiệp vào đó nữa. Câu hỏi thực sự không phải là "có nên chuyển đổi không?" mà là "chuyển đổi từ bao giờ thì chưa quá muộn?"

CloudSALES không chỉ là công cụ quản lý bán hàng mà đây là nền tảng giúp doanh nghiệp SME kiểm soát toàn bộ dòng tiền kinh doanh, bao gồm cả module Công nợ tích hợp sẵn. Chỉ trên một màn hình, bạn biết ngay ai đang nợ bao nhiêu, khoản nào sắp đến hạn, nhân viên nào đang phụ trách mà không cần mở thêm bất kỳ file Excel hay phần mềm kế toán nào. Quản lý công nợ chưa bao giờ đơn giản đến vậy.

CloudSALES giúp bạn:

• Xem tổng quan phải thu và chi theo thời gian thực ngay trên dashboard
• Theo dõi từng phiếu công nợ đến hạn, quá hạn với đầy đủ thông tin khách hàng & người phụ trách
• Phân tích công nợ theo nhân viên, theo khách hàng, theo nhà cung cấp chỉ bằng vài cú click
• Nhận cảnh báo tự động khi có khoản nợ sắp hoặc đã quá hạn, không để "tiền rơi vào quên lãng"
• Kết nối công nợ trực tiếp với đơn hàng thực tế, đảm bảo số liệu chính xác, có chứng từ gốc

Dùng thử CloudSALES miễn phí 30 ngày hoặc để lại thông tin để được tư vấn giải pháp phù hợp với đặc thù doanh nghiệp của bạn.

Tính năng “Công nợ” của CloudSALES mang lại cái nhìn tổng quan về tài chính dự án

Quản lý công nợ bài bản không phải đặc quyền của doanh nghiệp lớn SME nào cũng làm được khi có đúng công cụ và quy trình. Bắt đầu từ 5 bước lập báo cáo, áp dụng 7 lưu ý tránh sai sót và chọn phần mềm phù hợp với quy mô là đủ để kiểm soát dòng tiền một cách chủ động.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/