TOP 18+ phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất ở thời điểm hiện tại

Trong thời đại mà mỗi phút trôi qua đều quan trọng, phần mềm quản lý công việc đã ra đời. Được thiết kế để hỗ trợ tổ chức và theo dõi công việc một cách hiệu quả, công cụ này giúp doanh nghiệp và cá nhân giúp việc thực hiện mọi công việc lặt vặt khác trở nên dễ dàng hơn thậm chí không cần thiết nữa.

Một vài năm gần đây chúng tôi nhận ra rằng khối lượng công việc không còn là vấn đề, mà vấn đề ở đây chính là cách mà chúng ta quản lý nó.

Khi có quá nhiều việc khiến các nhiệm vụ (task) chất đống, trễ deadline và động lực cũng bị suy giảm dần, thì nguyên nhân có thể là chúng ta chưa thực sự quản lý công việc có hệ thống.

“Một nghiên cứu đã chứng minh rằng có đến 41% người lao động bị căng thẳng (stress) do khối lượng công việc lớn”

Cho nên các công ty công nghệ như chúng tôi đã nghiên cứu và tạo ra giải pháp để giảm thiểu sự quá tải trong khối lượng công việc và giúp mọi người tránh bị kiệt sức khi làm việc.

Cùng CloudGO tìm hiểu về phần mềm quản lý công việc qua TOP 32 phần mềm hỗ trợ quản lý công việc và dự án tốt nhất hiện nay bên dưới đây.

Bạn đang tìm kiếm điều gì ở một phần mềm quản lý công việc?

Doanh nghiệp cần chọn cho mình một mục tiêu rõ ràng

Quản lý công việc cá nhân thì chỉ là chuyện đơn giản, nhưng đối với việc quản lý chồng chéo giữa các nhóm lớn hơn phần mềm quản lý công việc sẽ phát huy tác dụng. Bởi các tính năng sẽ cho người dùng tập trung lập danh sách việc cần làm đơn giản và một số tính năng cộng tác trong một quy trình lớn hơn.

Những chức năng mà một phần mềm quản lý công việc cần có như:

1. Tính linh hoạt và dễ sử dụng: phần mềm quản lý công việc luôn có một giao diện dễ tiếp cận với người dùng cuối. Phần mềm quản lý có thể chạy mượt trên nhiều hệ điều hành và nhiều thiết bị khác nhau sẽ là điểm cộng rất lớn.
2. Tính năng theo dõi thời gian (log time hoặc timesheet): Là để mọi người có thể quản lý tốt thời gian thì tính năng theo dõi thời gian làm việc là thứ mang lại nhiều giá trị.
3. Giải pháp tự động hóa: Khi doanh nghiệp bạn phát triển điều đó đồng nghĩa tự động hóa sẽ đóng vai trò lớn trong việc mở rộng. Phần mềm quản lý công việc tốt sẽ cho phép tự động các công việc định kỳ, để có thời gian nhiều hơn tập trung vào nhiệm vụ khó hơn, đòi hỏi nhiều thời gian hơn.
4. Hỗ trợ giao tiếp nội bộ: Vì phải quản lý công việc ở nhiều dự án khác nhau, mà muốn trao đổi từng dự án cụ thể chẳng lẽ phải qua Zalo, Messenger,... rồi quay lại làm tiếp. Tại sao không giao tiếp ngay trên dự án đúng không?
5. Báo cáo và phân tích: Tôi thấy ít phần mềm Việt Nam có tính năng phần mềm quản lý công việc cung cấp những báo cáo để ghi nhận và phân tích thông tin đúng nghĩa.
6. Tích hợp với hệ thống khác: Bây giờ có thể chỉ là công việc của tổ chức hoặc nhóm nhỏ cho dự án nhỏ, nhưng khi muốn mở rộng thì phần mềm quản lý công việc phải tích hợp với nhiều phần mềm khác nhau như phần mềm CRM, ERP, HRM, mạng xã hội,...

5 Tiêu chí cân nhắc khi lựa chọn một phần mềm quản lý công việc

100% Các nhà lãnh đạo của hầu hết các doanh nghiệp đều cho rằng sự hợp tác của nhân viên rất quan trọng đối với một tổ chức, tron đó có 66% sự cộng tác của các nhân viên là ưu tiên hàng đầu của họ đối với quá trình chuyển đổi số.

Cho nên là để đánh giá được một công cụ quản lý công việc hay tìm kiếm một giải pháp mới thì những tiêu chí sau rất đáng được cân nhắc.

1.Có dễ sử dụng hay không?

Điều đầu tiên, công cụ tốt nhất không nhất thiết phải có nhiều tính năng hay giá cao mà là nhân viên của bạn dễ dàng sử dụng nhất.

Trải nghiệm người dùng (UX) là điều cần

2.Bảo mật đáp ứng được nhu cầu ở mức độ nào?

Thông tin hay data của chúng ta ngày đang trở thành mảnh đất giàu tiềm năng cho các doanh nghiệp. Nếu một công cụ đó không an toàn thì dữ liệu của cả tổ chức sẽ gặp rủi ro.

Cho nên trước khi chốt đơn một công cụ nào hãy đảm bảo công cụ đó có chứng chỉ và chính sách và tính năng bảo mật như:

• Chứng nhận bảo mật: Công cụ đó đáp ứng được các tiêu chuẩn bảo mật do bộ phận IT của bạn đề xuất hay không?
• Sự phân quyền cho người dùng: Mức độ và sự thuận tiện phân quyền. Và quyền đó có thể được thu hồi khi tình trạng công viên và nhân viên thay đổi hoặc luân chuyển.

3.Khả năng hiển thị như thế nào?

Khi bạn có nhiều phòng ban làm việc từ nhiều nơi khác nhau không chung một văn phòng và việc nắm bắt tiến độ của nhau bắt đầu trở nên khó khăn hơn. Trong một khảo sát của Atlassian và Foundry Research khả năng quan sát và theo dõi công việc cũng là một trong những ưu tiên hàng đầu khi chọn cho mình một phần mềm quản lý công việc.

Các doanh nghiệp đều mong muốn một công cụ quản lý công việc hoạt động như một nguồn thông tin chính xác và duy nhất. Cũng như cách mà doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc và dễ dàng tiếp cận về các dự án quan trọng cùng tiến độ như:

• Lịch (Calendar): Hiển thị các nhiệm vụ theo ngày, tháng, tuần từng thời gian của nhau để có thể sắp xếp lịch họp hoặc trao đổi công việc không bị trùng lịch.
• Bảng điều khiển (Dashboard): Trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ và đồ thị bao giờ cũng dễ dàng hơn. Để đảm bảo dự án bao giờ cũng đúng tiến độ.
• Timesheet hay timelog: Minh họa được các nhiệm vụ theo thời gian trong ngày, tuần, tháng cho việc phân bổ thời gian vào các dự án.

4.Khả năng mở rộng?

Khả năng mở rộng là một yếu tố rất quan trọng trong việc các nhà quản lý doanh nghiệp đang tìm kiếm. Đừng tự giới hạn tầm nhìn từ một giải pháp quản lý công việc ở thời điểm hiện tại, hãy tìm một công cụ có thể giải quyết bài toán mở rộng có thể đáp ứng nhu cầu trong tương lai của bạn - Hay nói đúng hơn là một công cụ có thể cùng bạn phát triển.

Để dễ hiểu hãy so sánh như việc bạn đang cần một cái áo Size M, nhưng bạn biết chắc rằng trong tương lai mình sẽ phát triển hơn và cần Size L, XL. Thì CloudWORK cũng vậy hiểu được rằng tầm nhìn và mong muốn của hầu hết các doanh nghiệp trong tương lai. Nên đã đáp ứng và phát triển nhiều tính năng cho khách hàng.

5.Khả năng tích hợp

Hầu hết các doanh nghiệp lớn đều sử dụng hơn 200 ứng dụng ở công ty, mỗi phòng ban đều phải dựa vào 40-60 công cụ để làm việc. Tuy nhiên, vấn đề là khi sử dụng quá nhièu ứng dụng lại khiến nhân viên khó tập trung, khó chia sẻ thông tin hiệu quả, và khó phối hợp giữa các nhóm trong các dự án khác nhau.

Nếu bạn là người lãnh đạo hay người ra quyết định lựa chọn công nghệ cần đánh giá những công việc hiện tại và tiềm năng, xem xét kỹ lưỡng khả năng tích hợp của từng công cụ là điều rất quan trọng.

Lợi ích của phần mềm quản lý công việc

1.Tăng hiệu suất công việc

Nếu bạn biết tận dụng lợi thế của vai trò quản lý tác vụ thì sẽ làm tăng năng suất đáng kể. Loại bỏ những việc làm phải cân bằng các công việc tốn thời gian, để ưu tiên những công việc mang lại sự hiệu quả lớn.

Làm cách nào có thể tăng được hiệu suất như vậy đó là bạn sẽ có được danh sách ưu tiên các việc cần làm một cách trực quan nhất để hoàn thành từng nhiệm vụ từ trên xuống dưới như các mà bạn đang chơi một trò chơi (game) mô phỏng nhập vai hoàn thành từng nhiệm vụ.

2.Giảm căng thẳng cho nhân viên

Điều thú vị của phần mềm quản lý công việc là mối liên hệ mất thiết với STRESS (sự căng thẳng) với khối lượng công việc.

Quản lý công việc là phần mềm cứu cánh cho mọi người không còn cảm thấy sự bận rộn và căng thẳng của họ và từ đó mang lại sự thoải mái mỗi ngày. Phần lớn sự căng thẳng văn phòng được tạo ra từ việc ưu tiên xử lý công việc và khi việc này xử lý tự động thì mức độ căng thẳng sẽ giảm đáng kể.

3.Tiết kiệm được thời gian

Bạn tôi và tất cả mọi người đều biết thời gian rất quan trọng và đó là một trong những lý do khiến mọi người phải tìm kiếm những thói quen, mẹo để quản lý công việc.

Cho nên phần mềm quản lý công việc sẽ cho phép bạn thiết lập trước thời gian hoàn thành công việc cho bạn biết được sự ưu tiên sẽ cho bạn có được câu trả lời cho:

“Điều quan trọng nhất mà các nhân viên có thể làm trong tuần này giúp việc thực hiện mọi hoạt động khác trở nên dễ dàng và quan trọng hơn hoặc thậm chí không cần thiết nữa”

4.Sáng tạo trong việc giải quyết vấn đề

Trong cuộc sống mỗi ngày chúng ta đều cần mọi ý tưởng trong việc giải quyết mọi vấn đề và phát huy hết khả năng của mình. Bởi vì khi vấn đề được chia nhỏ càng nhỏ càng nhỏ thì sẽ dễ dàng giải quyết vấn đề đó bằng nhiều cách dựa trên từng trường hợp cụ thể.

5.Tạo giá trị cộng thêm cho dự án

Không một ai muốn ngồi không nhưng lại ngồi hưởng trái ngọt của người khác. Với tính năng quản lý công việc bạn sẽ biết những thời gian dư ra để tạo thêm giá trị cho dự án hoặc nhiệm vụ với góc nhìn của chính mình mà không phải phụ thuộc vào người khác.

Thay vì sử dụng thời gian đó vào những việc giải trí không mang lại nhiều giá trị cho dự án vào thời gian rãnh rỗi.

6.Vừa đảm bảo công việc vừa đảm bảo sự thoải mái trong công việc

Khi bạn hoàn thành tất cả công việc của mình, bạn sẽ cảm thấy ít căng thẳng hơn và hài lòng hơn với công việc cũng như suy nghĩ của mình. Sự hài lòng nội tâm liên quan đến việc có trách nhiệm và quản lý công việc đúng thời điểm trước khi những công việc khác trở nên chậm hơn. Cảm giác hài lòng với công việc có thể nâng cao chất lượng cuộc sống của bạn cả trong và ngoài công việc và đây là một lợi thế quan trọng của việc quản lý công việc.

Điều này phản ánh đúng thực tế khi nghiên cứu cho thấy có đến 41% người lao động bị căng thẳng (stress) do khối lượng công việc lớn. Việc quản lý công việc hiệu quả không chỉ giúp giảm stress mà còn mang lại sự hài lòng và cân bằng trong cuộc sống.

7.Dự đoán được những mục tiêu trong tương lai

Nếu chưa quản lý được công việc trong hiện tại thì liệu bạn có đủ khả năng quản lý được công việc trong tương lai? Vì những lỗ hổng trọng hệ thống lịch trình bạn sẽ dẫn đến nhầm lẫn trong tương lai. Càng quản lý nhiều công việc, kỹ năng lập kế hoạch của bạn sẽ càng tốt hơn. Sau đó, bạn có thể sắp xếp mọi thứ xung quanh và trong tương lai nhanh mà không cần phải có một chị Thư ký lúc nào cũng theo sát.

TOP 18 phần mềm quản lý công việc tốt nhất năm 2024

Không phải tất cả phần mềm quản lý công việc đều như nhau có một số thì đa năng, một số thì tập trung vào từng module cụ thể để giải quyết tác vụ nhanh chóng.

Cho nên chúng tôi đã thu hẹp phạm vi xuống còn 32 phần mềm được phân chia thành 3 loại:

• Phần mềm quản lý công việc nhóm
• Phần mềm quản lý công việc các nhân
• Phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu.

Chúng tôi đã chọn lọc những phần mềm theo 3 loại trên với nhiều tính năng và mức giá phù hợp. Bạn chắc chắn sẽ tìm ra được phần mềm đúng nhu cầu trước mắt của mình.

Phần mềm quản lý công việc nhóm và dự án lớn

1.Giải pháp quản lý công việc tinh gọn - CloudWORK

Quy trình quản lý dự án - CloudWORK

CloudWORK là một giải pháp quản lý dự án trực tuyến do CloudGO phát triển, cho phép quản lý công việc, thời gian, tài liệu và nhân sự trong một nền tảng duy nhất. Nó cung cấp các tính năng quản lý dự án như lên kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ, báo cáo và tích hợp với các ứng dụng khác.

CloudWORK có một số tính năng đáng chú ý như:

• Tính năng quản lý tài liệu, cho phép người dùng lưu trữ, chia sẻ và truy cập các tài liệu dự án từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào.

• Tính năng quản lý nhân sự, cho phép người dùng phân công công việc cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ công việc của họ.

• Tính năng quản lý thời gian, cho phép người dùng lên lịch và theo dõi thời gian làm việc của mình và của nhóm.

Bảng giá chi tiết: Tại đây

Tham khảo thêm: 09 phần mềm thu thập thông tin khách hàng được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn.

2. Fastwork Project - Phần mềm quản lý công việc công ty

Fastwork ứng dụng được xây dựng bởi người Việt. Ngôn ngữ thuần Việt sẽ là điều đội nhóm dễ dàng tiếp cận hơn phần mềm nước ngoài đúng không? Không chỉ vậy mà với dự án to nhỏ Fastwork đều có thể xử lý.

Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc Fastwork:

• Giao diện có nhiều màu sắc, kích thích thị giác.
• Có màn hình overview (xem nhanh) các công việc ngày, tuần, tháng.
• Quản lý cả chấm công, checkin, check out.
• Xử lý duyệt nghỉ, đơn nghỉ rất phù hợp cho vận hành nhiều nhân sự trong công ty.

Nhược điểm:

• Điều mà ai cũng thấy rõ nhất là giao diện rất không đẹp
• Còn hạn chế tính năng về CRM nếu doanh nghiệp có xu hướng muốn tập trung hơn vào bán hàng và marketing
• Là phần mềm quản lý công việc nhưng công việc về kiểm toán vẫn chưa thể quản lý tốt như phần mềm kế toán khác.
• Phần mềm được khách hàng đánh giá trên appstore rằng chưa hoạt động ổn định về tính năng và thường ở trạng thái đang xử lý.

Phần mềm quản lý công việc Fastwork

3. myXteam - Phần mềm quản lý công việc doanh nghiệp

Nền tảng này ra đời nhằm mục đích giúp thống nhất được thông tin và làm việc hiệu quả, không cần phải ôm đồm quá nhiều thông tin mà chỉ cần xử lý công việc tập trung, những việc còn lại thì cứ để myXteam sắp xếp.

Ưu điểm:

• Lưu trữ tập trung trên nền tảng đám mây của Microsoft và sử dụng linh hoạt
• Thông báo và báo cáo tình trạng làm việc để thúc đẩy hoàn thành mục tiêu
• Có công cụ đếm thời gian Pomodoro phương pháp quản lý thời gian giúp người dùng lấy lại năng lượng sau 25 phút.
• Phần mềm 100% là tiếng Việt nên rất thuận tiện và dễ hiểu.
• Hiện ứng dụng đã có mặt trên Desktop, Google Play, App Store.
• Đề xuất kho template tùy chọn và cá nhân hóa theo từng ngành nghề bắt mắt.

Nhược điểm:

• Chỉ dừng lại ở hệ thống quản lý công việc và chưa hỗ trợ tích hợp với CRM, HRM hay DMS,...
• Dữ liệu không xuất ra được dưới dạng bảng và biểu đồ mà chỉ là con số.
• chỉ cung cấp giao diện todo-list, khả năng bị hạn chế khi có nhu cầu quản lý khối lượng công việc lớn cần theo dõi tiến độ trực quan.

4. Phần mềm quản lý công việc miễn phí - Tictop

Phần mềm ticcop dù chỉ là cái tên sinh sau đẻ muộn nhưng sự thu hút của phần mềm này đối với người dùng là rất lớn.

Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc Tictop:

• Đa phần người dùng sau khi trải nghiệm đều nói Tictop có một quy trình Kanban cho công việc rất tốt.
• Trao đổi trực tiếp và tạo cuộc họp, cuộc gọi, nhắn tin, video call trên Tictop
• Có thể gán nhãn khẩn cấp hoặc không khẩn cấp cho từng đầu việc trên biểu đồ Kanban.
• Có thể lưu trữ và tìm kiếm các tệp tài liệu liên quan đến cá nhân hoặc người khác.
• Bạn còn có thể đính kèm tệp ngay vào công việc mà không cần phải tải lên tệp.
• Những cá nhân muốn truy cập vào file của bạn đều phải được cấp quyền.

Nhược điểm của phần mềm quản lý công việc Tictop

• Phần mềm ít được cập nhật tính năng mới vì đã đóng gói, nên nếu bạn trông chờ việc phần mềm sẽ có thêm tính năng sẽ khá lâu.
• Không có tính năng tùy chỉnh được giao diện theo sở thích nếu là một người ưa sự mới mẻ thì đây sẽ là một điểm trừ.
• Không thể mở rộng hay tích hợp nếu thấy cần thiết.

Phần mềm quản lý công việc Tictop

5. Phần mềm giám sát công việc miễn phí - SINNOVA

Phần mềm quản lý công việc SINNOVASOFT được phát triển phù hợp với quản lý công việc liên quan đến dây chuyền sản xuất, kho bãi. Và đối tượng khách hàng sử dụng phần mềm chủ yếu là doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất.

Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc:

• Hiển thị đầy đủ những sơ đồ phổ biến: gantt, mindmap, taskboard.
• Công cụ bộ lọc đáp ứng được nhu cầu người dùng khi muốn tìm kiếm theo nhu cầu dữ liệu.
• Có đánh giá chất lượng theo hệ điểm spi, mục đích định lượng được chất lượng, tỷ trọng và khối lượng công việc.
• Công việc đến hạn hay quá hạn sẽ được bắn thông báo qua mail cho bạn

Nhược điểm của phần mềm quản lý công việc SINNOVASOFT

• Hạn chế của phần mềm này là giới hạn người dùng cuối, nên chỉ phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Giá cho bản tiêu chuẩn đóng gói còn khá cao so với những doanh nghiệp cùng ngành từ 100.000 - 200.000 vnd/người dùng.
• Chưa có bản mobile

Phần mềm giám sát công việc miễn phí - SINNOVA

6. Phần mềm quản lý điều hành công việc - MISA AMIS

MISA AMIS được biết đến phổ biến là phần mềm kế toán nhưng ít ai biết rằng MISA cũng đang mở rộng phần mềm sang phần mềm quản lý công việc.

Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc AMIS CÔNG VIỆC:

• Mọi người có thể trao đổi sôi nổi và bình luận trên công việc đang thực thi, nhưng điều khó là phải xây dựng được văn hóa trao đổi.
• Có đa dạng biểu đồ cho nhiều thói quen dùng như gantt, kanban, dashboard
• Có thể tích hợp mở rộng trong tương lai với hệ sinh thái MISA và nhiều đối tác khác

Nhược điểm của phần mềm quản lý công việc AMIS Công việc:

• Để chạy được hiệu quả phần mềm quản lý công việc của Misa phải yêu cầu tiêu chuẩn về cấu hình thiết bị.
• MISA thường cập nhật và bảo trì phần mềm, nếu đôi khi bạn thấy phần mềm bị lỗi là do đang trong giai đoạn bảo trì.
• Có phần khá giống với Basework là AMIS Công việc chưa có sự đồng nhất về giao diện nên người dùng sẽ cảm thấy việc chuyển qua lại các module trở nên rời rạc.
• Giá của AMIS Công việc cũng khá cao.

Phần mềm quản lý điều hành công việc - MISA AMIS

7. CloudOffice - Giải pháp quản lý công việc online hiệu quả

CloudOffice là phần mềm được đóng gói Onpremise dùng để quản lý hồ sơ tài liệu, văn bản và quản lý công việc được phát triển bởi công ty phát triển Công Nghệ Thái Sơn với mục đích nhu cầu nội bộ, nhưng về sau đã được thương mại hóa.

Ưu điểm của phần mềm CloudOffice:

• Cài đặt trên đa nền tảng Android, iOS, Windows, macOS
• Nhân bản công việc hiện tại mà không cần mất nhiều thao tác
• Người giao việc và cá nhân có thể trao đổi ngay trên công việc được tạo
• Giao diện đơn giản và dễ sử dụng

Nhược điểm của phần mềm CloudOffice

• Chi phí triển khai còn khá cao so với những doanh nghiệp nhỏ
• Giao diện được đánh giá đơn giản nhưng lại không bắt kịp với xu hướng hiện đại khiến người dùng cảm nhận như mình đang dùng phiên bản cũ khi xưa
• Ít được cập nhật và sửa lỗi thường xuyên do phiên bản phần mềm đã được đóng gói.

CloudOffice - Giải pháp quản lý công việc online hiệu quả

8. Ứng dụng hỗ trợ quản lý công việc - Faceworks

Facework với mục tiêu ban đầu nhằm quản lý dự án xây dựng nhưng khi nhận thấy vấn đề quản lý công việc còn nằm ở nhiều lĩnh vực khác nên họ đã xây dựng phần mềm quản lý công việc theo ngành nghề để giúp các doanh nghiệp.

Ưu điểm phần mềm quản lý công việc Faceworks:

• Sở hữu một giao diện đơn giản nên không quá mất nhiều thời gian để làm quen
• Tính năng nhắc lịch và cảnh báo sắp đến lịch quá hạn giúp người dùng không quên và bỏ lỡ công việc ngay màn hình chính
• Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Nhược điểm của phần mềm quản lý công việc Faceworks:

• Giao diện đơn giản chính là điểm yếu của Faceworks khi người dùng lần đầu tiếp xúc.
• Và đang còn ít phổ biến ít khách hàng lớn để được nhiều doanh nghiệp tin tưởng

Ứng dụng hỗ trợ quản lý công việc - Faceworks

9. Base Wework - Giải pháp quản lý công việc & dự án toàn diện cho doanh nghiệp

Đây là nền tảng đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng tinh hoa của các mô hình quản lý nổi tiếng trên thế giới để giải quyết bài toán điều hành công việc và dự án của doanh nghiệp

Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc Basework:

• Các công việc lớn nhỏ được sắp xếp theo mô hình cây thư mục Nhóm công việc, công việc, công việc con (subtask),và checklist.
• Kết nối các phòng ban trong cùng dự án để trao đổi ngay trên từng nhiệm vụ cụ thể.
• Khả năng tích hợp với nhiều hệ thống khác và trong hệ sinh thái của Basework

Nhược điểm

• Basework do xuất thân từ phần mềm quản lý công việc nên chưa gắn liền với nhiều tính năng bán hàng
• Thiết kế theo phong cách Microsoftservice khiến sự không đồng nhất về giao diện, thao tác nhiều lần.
• Ngôn ngữ trộn lẫn tiếng Việt và tiếng Anh gây khó chịu cho người dùng
• Chỉ có gói tối thiểu 30 user khiến giá cao

Base Wework - Giải pháp quản lý công việc & dự án toàn diện cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý công việc dành cho cá nhân

1. Trello

Trello là một ứng dụng quản lý công việc nổi tiếng đối với học sinh, sinh viên và nhân viên văn phòng theo phong cách kanban. So với ngày đầu thì giờ đây phần mềm quản lý công việc Trello đã tốt hơn rất nhiều đặc biệt là giao diện rất trực quan.

Trello - Phần mềm quản lý công việc

Ưu điểm:

• Thuận tiện với người dùng đã quen với Kanban
• Giao diện kéo thả một cách rất ấn tượng

Nhược điểm:

• Sẽ có phần hơi hạn chế nếu dự án của bạn ở quy mô lớn nhiều công việc tác vụ phức tạp.
• Chưa có tính năng quản lý tiến độ chi tiết, quản lý tài liệu cá nhân
• Chưa có tính năng theo dõi được thời gian, biểu đồ gantt và các công cụ báo cáo toàn diện. Ban đầu khi tiếp xúc có vẻ đơn giản nhưng sẽ có sự mơ hồ vì không có biểu đồ báo cáo liên quan.
• Không chỉ đơn giản khi sử dụng mà cấu trúc trường dữ liệu cũng đơn giản khiến nó trở thành nút thắt cổ chai, với các cá nhân có công việc với khối lượng nhiệm vụ lớn
• Khi muốn nhiều tính năng nâng cao phải tích hợp với bên thứ 3 không phải trello gây phát sinh chi phí và đôi khi không tương thích, khiến một cá nhân sẽ từ một công cụ giản đơn thành phức tạp

2. Notion

Notion những năm gần đây đã dần trở thành công cụ phổ biến, được ưa thích và đánh giá rất cao. Tuy nhiên với một ứng dụng nhiều tính năng như vậy với người lần đầu tiếp xúc sẽ đi từ ngạc nhiên đến suy nghĩ không biết nên bắt đầu từ đâu.

Ưu điểm:

• Giao diện đẹp mắt và dễ sử dụng
• Kết nối với đa thiết bị miễn là bạn dùng một tài khoản duy nhất
• Khả năng tùy biến và tích hợp dường như vô hạn
• Cộng đồng hỗ trợ lớn và bất cứ vấn đề gì hãy tham gia và hỏi trực tiếp bạn sẽ có được ngay câu trả lời.
• Có kho mẫu (template) nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu cứ nhờ hoặc xin mẫu từ ai đó để dùng thử dễ hơn.

Nhược điểm:

• Số lượng tính năng nhiều sẽ làm người dùng mới bị choáng ngợp khi lần đầu tiếp xúc.
• Hiển thị trên mobile không trực quan, cồng kềnh và nếu dữ liệu lớn sẽ gây ra chậm và lag khi nhập văn bản và dữ liệu trên điện thoại
• Tuy có bản miễn phí nhưng về mặt tính năng và không gian lưu trữ sẽ bị hạn chế.

3. Microsoft to do

Bạn đang cần ứng dụng chỉ để lên danh sách những công việc cá nhân hàng ngày và quản lý nó. Chỉ vài thao tác đơn giản trên “Microsoft to do” như tạo mới nhiệm vụ cần thực hiện, thêm ngày và thời gian đến hạn phải hoàn thành.

Ưu điểm:

• Đồng bộ dữ liệu đa nền tảng chỉ bằng cách đăng nhập duy nhất 1 tài khoản
• Tùy chỉnh và có thể cá nhân hóa được giao diện theo ý muốn phù hợp với phong cách cá nhân
• Có một phần mềm riêng tích hợp trong hệ sinh thái là My day lập nhiệm vụ đặt hạn hoàn thành kèm nhắc nhở và một số đề xuất để người dùng có thể cá nhân hóa.
• Có chế độ darkmode một điểm cộng nhỏ nhưng rất giá trị

Nhược điểm:

• Bộ lọc gán nhãn công việc của Microsoft to do bị lược bỏ quá nhiều
• Không thể thiết lập các nhiệm vụ mang tính định kỳ lặp đi lặp lại
• Ứng dụng ít được chú tâm vào phát triển, nên những bản cập nhật hay vá lỗi phải tính bằng vài năm.

Microsoft to do

4. Todoits

Phần mềm Todoits với điểm nhấn là sự tối giản dễ sử dụng và hiệu suất mượt để mang lại trải nghiệm phản hồi nhanh nhất. Phần mềm sẽ cho bạn được chính xác cái gì cần làm và cái thì cần thiết để ưu tiên.

Ưu điểm:

• Đồng bộ trên nhiều thiết bị như: Desktop, Android, iOS, Browser Extensions, Email add-ons.
• Có chức năng tạo nhanh các tác vụ công việc mà không phải chọn và tạo thủ công
• Thêm thời gian, địa điểm hoàn thành, và tiến độ hoàn thành mà ít phần mềm có thể tạo nhanh một cách tiện lợi như vậy.
• Tự động nhắc nhở khi đến hạn
• Cho phép người dùng có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu liên quan đến công việc cá nhân theo dự án, gán nhãn và ưu tiên mức độ quan trọng của công việc.

Nhược điểm:

• Còn bị giới hạn tính năng trong bản dùng miễn phí
• Khi bạn hoàn thành các nhiệm vụ thì nhiệm vụ đó sẽ biến mất hoàn toàn mà không được lưu vào sọt rác hay đám mây dự phòng nào.
• Các phiên bản khác nhau trên hệ điều hành Android có thể không đồng nhất về tính năng như iOS và desktop
• Không hỗ trợ tiếng Việt
• Giao diện và tính năng chỉ dừng lại ở mức đơn giản.

5. Google Keep

Nếu bạn chưa từng có công cụ nào để quản lý công việc, thì Google Keep sẽ là công cụ tốt cho người mới bắt đầu làm quen với việc quản lý. Với những tính năng cho phép thao tác đơn giản như lời nhắc, ghi chú,...

Ưu điểm:

• Cung cấp tính năng vẽ sơ đồ tư duy logic
• Tạo nhắc nhở cho phần ghi chú
• Có thể chuyển hình ảnh thành văn bản mà không cần gõ lại
• Có thể tích hợp với Google docx, Google Drive.
• Dán nhãn màu tùy chỉnh
• Ghi chú mọi lúc mọi nơi

Nhược điểm:

• Không cho đính kèm tệp hoặc video
• Không có ứng dụng dành riêng cho máy tính windows
• Còn quá đơn giản không có các tính năng nâng cao và chuyên sâu

6. Asana

Asana là một trong những phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất hiện nay. Nó cung cấp nhiều tính năng quản lý dự án, quản lý thời gian, quản lý tài liệu, quản lý nhân sự và quản lý tiến độ. Asana cho phép người dùng tạo các danh sách công việc, lên kế hoạch và giao việc cho các thành viên trong nhóm. Asana cũng tích hợp với các ứng dụng khác như Slack, Dropbox và Google Drive.

Asana có giá cả phù hợp với các doanh nghiệp và tổ chức khác nhau, với các gói giá khác nhau tùy theo nhu cầu sử dụng. Asana cũng cung cấp gói miễn phí với các tính năng cơ bản cho các cá nhân hoặc nhóm nhỏ.

Tạo task và giao việc trên asana

Ưu điểm của Asana bao gồm:

• Có nhiều tính năng quản lý công việc, dự án, thời gian, tài liệu, nhân sự và tiến độ.

• Giao diện trực quan và dễ sử dụng.

• Cho phép người dùng tạo các danh sách công việc và lên kế hoạch cho các công việc.

• Có tính năng thông báo và nhắc nhở giúp người dùng không bỏ sót công việc.

• Tích hợp được với các ứng dụng khác như Slack, Dropbox và Google Drive.

Nhược điểm:

• Các tính năng phức tạp có thể khiến người dùng cảm thấy khó khăn khi sử dụng.

• Gói miễn phí có giới hạn tính năng và không hỗ trợ cho các dự án lớn.

• Giá cả của các gói cao hơn so với một số phần mềm quản lý công việc khác trên thị trường.

7. Monday.com

Monday.com với nhiều tính năng

Monday.com là một phần mềm quản lý công việc linh hoạt, với nhiều tính năng quản lý dự án, quản lý thời gian, quản lý tài liệu và quản lý nhân sự. Monday.com cho phép người dùng tạo các bảng công việc và thêm các mục công việc vào đó để quản lý công việc. Monday.com cũng tích hợp với các ứng dụng khác như Slack, Google Drive và Dropbox

Monday.com có giá cả khá cao so với một số phần mềm quản lý công việc khác trên thị trường. Tuy nhiên, phần mềm này cung cấp nhiều tính năng quản lý công việc, dự án, thời gian, tài liệu, nhân sự và tiến độ.

Ưu điểm:

• Có tính năng quản lý thời gian và tiến độ cụ thể.

• Giao diện trực quan và dễ sử dụng.

• Cho phép người dùng tạo các danh sách công việc và lên kế hoạch cho các công việc.

• Tích hợp được với các ứng dụng khác như Slack, Dropbox và Google Drive.

• Có tính năng tùy chỉnh và mở rộng cho các doanh nghiệp lớn.

Tuy nhiên, Monday.com cũng có một số nhược điểm:

• Giá cả của Monday.com khá cao so với một số phần mềm quản lý công việc khác trên thị trường.

• Các tính năng phức tạp hơn có thể khiến người dùng cảm thấy khó khăn khi sử dụng.

• Gói miễn phí của Monday.com có giới hạn tính năng và không hỗ trợ cho các dự án lớn

8. Wrike

Đây là một phần mềm quản lí công việc chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Wrike là một phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp, với nhiều tính năng quản lý dự án, quản lý thời gian, quản lý tài liệu, quản lý nhân sự và quản lý tiến độ. Wrike cho phép người dùng tạo các bảng công việc và thêm các mục công việc vào đó để quản lý công việc. Wrike cũng tích hợp với các ứng dụng khác như Slack, Google Drive và Dropbox.

Wrike có giá cả phù hợp với các doanh nghiệp và tổ chức khác nhau, với các gói giá khác nhau tùy theo nhu cầu sử dụng. Gói miễn phí của Wrike có tính năng cơ bản và hỗ trợ cho các nhóm nhỏ hoặc cá nhân.

Ưu điểm:

• Có nhiều tính năng quản lý công việc, dự án, thời gian, tài liệu, nhân sự và tiến độ.

• Giao diện đơn giản và dễ sử dụng.

• Cho phép người dùng tạo các danh sách công việc và lên kế hoạch cho các công việc.

• Có tính năng thông báo và nhắc nhở giúp người dùng không bỏ sót công việc.

• Tích hợp được với các ứng dụng khác như Slack, Dropbox và Google Drive.

Nhược điểm:

• Các tính năng phức tạp hơn có thể khiến người dùng cảm thấy khó khăn khi sử dụng.

• Gói miễn phí của Wrike có giới hạn tính năng và không hỗ trợ cho các dự án lớn.

• Giá cả của Wrike có thể cao hơn so với một số phần mềm quản lý công việc khác trên thị trường.

9. Basecamp

Giao diện Basecamp

Basecamp là một phần mềm quản lý công việc đơn giản và dễ sử dụng, với tính năng quản lý dự án, quản lý thời gian, quản lý tài liệu và quản lý thông tin liên lạc. Basecamp cho phép người dùng tạo các danh sách công việc và thêm các mục công việc vào đó để quản lý công việc. Basecamp cũng tích hợp với các ứng dụng khác như Slack, Google Drive và Dropbox.

Basecamp có giá cả phù hợp với các doanh nghiệp và tổ chức khác nhau, với các gói giá khác nhau tùy theo nhu cầu sử dụng. Gói miễn phí của Basecamp có tính năng cơ bản và hỗ trợ cho các nhóm nhỏ hoặc cá nhân.

Ưu điểm của Basecamp bao gồm:

• Giao diện đơn giản và dễ sử dụng.

• Cho phép người dùng tạo các danh sách công việc và lên kế hoạch cho các công việc.

• Có tính năng thông báo và nhắc nhở giúp người dùng không bỏ sót công việc.

• Tích hợp được với các ứng dụng khác như Slack, Dropbox và Google Drive.

• Có tính năng tùy chỉnh và mở rộng cho các doanh nghiệp lớn.

Tuy nhiên, Basecamp cũng có một số nhược điểm:

• Gói miễn phí của Basecamp có giới hạn tính năng và không hỗ trợ cho các dự án lớn.

• Các tính năng phức tạp hơn có thể khiến người dùng cảm thấy khó khăn khi sử dụng.

• Không có tính năng quản lý thời gian hoặc tiến độ cụ thể.

Tổng kết

Chúng ta đã tìm hiểu về các phần mềm quản lý công việc tốt nhất trên thị trường qua bài viết trên. Mỗi giải pháp có những tính năng và ưu điểm riêng, phù hợp với các nhu cầu và quy mô dự án khác nhau của doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Tuy nhiên, để sử dụng được các giải pháp này, người dùng cần có kiến thức cơ bản về quản lý dự án và công nghệ thông tin. Ngoài ra, giá cả của các giải pháp này có thể cao hơn so với một số phần mềm quản lý dự án khác trên thị trường. Vì vậy, các doanh nghiệp và tổ chức cần xem xét kỹ trước khi quyết định sử dụng giải pháp nào phù hợp nhất cho nhu cầu của mình.