Quản lý công việc là gì? Phần mềm giúp quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

Bạn có thấy rằng nơi làm việc của bạn cần quản lý công việc tốt hơn không? Nếu không có nó, nhóm của bạn có thể không làm việc ở năng suất hiệu quả cao nhất của họ. Thời hạn kết thúc công việc có thể bị bỏ lỡ, điều này có thể làm giảm uy tín của bạn với đồng nghiệp và khách hàng của bạn.

Nếu không có một quy trình quản lý công việc được thiết lập tốt, bạn có thể không nắm được nhiều về những gì đang xảy ra trong doanh nghiệp của mình. Vậy, điều gì tạo nên một quy trình quản lý tốt? Nó đòi hỏi bạn phải áp dụng các nguyên tắc quản lý dự án được hệ thống hóa vào cuộc sống công việc hàng ngày của bạn. Chiến lược này liên quan đến việc thiết lập quy trình làm việc hiệu quả trong doanh nghiệp để nhân viên của bạn có thể tuân theo các hướng dẫn cụ thể - dẫn đến năng suất và kết quả đạt được sẽ cao hơn.

Quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc có thể được định nghĩa là việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật quản lý để quản lý thời gian, nguồn lực, đội nhóm và nhiệm vụ. Mục tiêu chính là cải thiện năng suất trong các quy trình hoặc dự án kinh doanh.

Quản lý công việc trong doanh nghiệp

Quản lý công việc là chìa khóa để kiểm soát phạm vi dự án và tránh các vấn đề về quản lý tài nguyên, thời gian hoặc nhiệm vụ. Dù bằng cách nào, mục đích của việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật quản lýlà hợp lý hóa các quy trình này để lập lịch trình tốt hơn cho các nhiệm vụ dự án, đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan, quản lý nguồn lực và đánh giá hiệu suất để cải thiện hơn nữa năng suất.

Lợi ích của quản lý công việc

Bằng cách làm lại các quy trình kinh doanh của bạn trôi chảy, bạn sẽ có cơ hội cao hơn để làm hài lòng khách hàng của mình và cải thiện hiệu quả:

• Giảm bớt thời gian lãng phí cho các công việc không cần thiết.

• Bạn sẽ nhận thấy mức độ hiệu suất làm việc chất lượng và năng suất cao hơn từ nhân viên của mình, vì công việc của họ được phân bổ đồng đều và cân bằng hơn. Bạn đang cho nhân viên của mình nhiều thời gian và cụ thể hơn để hoàn thành công việc của họ đúng thời hạn mà không bị quá tải hoặc cần phải giao việc gấp rút. Do đó, họ sẽ có thể tạo ra kết quả chất lượng cao hơn, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.

• Quản lý công việc có thể dẫn đến sự phát triển của nhân viên, điều này sẽ thúc đẩy họ ở lại với doanh nghiệp của bạn. Bạn không chỉ nhận thấy hiệu suất làm việc của nhân viên tốt hơn, mà còn giảm doanh thu, vì nhân viên của bạn có cơ hội và nhiều thời gian hơn để đáp ứng tiềm năng chuyên môn của họ. Họ sẽ cảm thấy hoàn thành tốt hơn ở nơi làm việc của bạn và vẫn trung thành với việc hỗ trợ các mục tiêu của công ty bạn.

Quy trình quản lý công việc

Quản lý công việc là thực hiện nhiều phần khác nhau của việc quản lý một dự án vì chúng liên quan đến nhóm và tích hợp chúng vào một hệ thống quản lý để tăng năng suất. Do đó, nó chạm sẽ đến nhiều khía cạnh của việc quản lý dự án.

Quy trình quản lý công việc hiệu quả

1. Xác định: Để quản lý các công việc, trước tiên bạn phải xác định công việc đó được thực hiện như thế nào, khi nào và bằng cách nào. Hãy xem xét kỹ lưỡng và chính xác - khi quản lý dự án, bạn có thể phân chia công việc theo cấu trúc để trực quan hóa mọi nhiệm vụ trong phạm vi dự án của mình.

2. Lên kế hoạch: Bây giờ đã đến lúc lên kế hoạch cho những công việc phải làm. Như đã nói trước đây, phân chia công việc theo cấu trúc cụ thể sẽ giúp bạn ước tính được thời gian thực hiện công việc đó và các nguồn lực liên quan.

3. Lịch trình: Bạn đã lên kế hoạch công việc và thời gian biểu, bây giờ bạn phải tạo một lịch trình làm việc, dù là hàng ngày hay hàng tuần, để xác định quy trình làm việc và trách nhiệm.

4. Tài liệu: Luôn ghi chép lại quy trình quản lý trên giấy tờ để nắm bắt bất cứ điều gì đã học được và các thông tin liên quan xuyên suốt quá trình triển khai.

5. Phân tích: Cuối cùng, sử dụng kinh nghiệm, số liệu và tài liệu để phân tích, tinh chỉnh các quy trình của bạn - đây là một hệ thống liên tục cải tiến.

Hệ thống quản lý công việc

Hệ thống quản lý công việc là một tập hợp các công cụ và kỹ thuật quản lý được sử dụng để quản lý các nhóm, nhiệm vụ, nguồn lực và thời gian. Hầu hết các hệ thống ngày nay đều dựa vào phần mềm quản lý vì nó cung cấp cho các tổ chức các công cụ cộng tác và các tính năng quản lý dự án để kiểm soát và tối ưu hóa năng suất của nhóm của họ. Đây là một số tính năng chính mà bạn sẽ cần từ một phần mềm quản lý công việc.

• Chế độ xem dự án chẳng hạn như biểu đồ Gantt và lịch dự án để trực quan hóa lịch trình và thời gian của dự án

• Các công cụ cộng tác nhóm trong thời gian thực như bảng tin và bộ nhớ tệp không giới hạn

• Các tính năng quản lý tác vụ, quản lý thời gian và quản lý tài nguyên

• Bảng chấm công và công cụ quản lý khối lượng công việc

• Tích hợp với phần mềm quản lý dự án hoặc doanh nghiệp khác

Các yếu tố của hệ thống quản lý giống như các tính năng của một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ. Chúng kết hợp quản lý tài nguyên, cộng tác nhóm, quản lý thời gian và nhiệm vụ, lập ngân sách, báo cáo và hơn thế nữa. Nếu bạn thiết lập nó một cách chính xác, bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích hơn từ các nhóm dự án của mình.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc - CloudWORK

Sau khi cùng tìm hiểu qua về lợi ích, quy trình và hệ thống của việc quản lý - có thể thấy đây là một phần quan trọng giúp tiến độ công việc và dự án được diễn ra suôn sẻ, theo kế hoạch và trong tầm kiểm soát.

Giải pháp quản lý công việc và dự án

CloudWORK - Giải pháp quản trị công việc & dự án khoa học cho doanh nghiệp giúp lên kế hoạch, tạo lập, thực hiện, theo dõi, đánh giá công việc. Đảm bảo 100% rút ngắn thời gian - nâng cao hiệu suất. Cùng điểm qua một số lợi ích mà CloudWORK mang lại cho doanh nghiệp:

Quản lý công việc cá nhân hiệu quả

• Lên danh sách, sắp xếp và phân loại các công việc một cách khoa học và bài bản nhất

• Theo dõi và đánh dấu tình trạng công việc một cách trực quan

• Quản lý công việc & dự án mọi lúc mọi nơi, linh hoạt mọi thiết bị

Theo dõi tiến độ công việc dễ dàng

Theo dõi tiến độ là một trong những trụ cột quan trọng của quản lý công việc. Nó giúp giám sát chi tiết công việc của nhân viên, xác định được quá trình thực thi để bám sát mục tiêu. Với CloudWORK, tiến độ công việc sẽ được cập nhật và biểu diễn dưới dạng GanttChart & Kanban một cách rõ ràng, trực quan, rất dễ nắm bắt

Hỗ trợ đắc lực cho người quản lý

• Giao việc cho từng cá nhân, nhóm hay phòng ban công ty

• Phân quyền chia sẻ dữ liệu trong nội bộ dự án hoặc tác vụ cụ thể

• Giảm tải việc nhắc nhở thủ công bằng nhắc nhở tự động theo lịch biểu qua email và thông báo trên phần mềm

• Nắm rõ thông tin chi tiết liên quan từng tác vụ như: người phụ trách, người giám sát, tiến độ, kết quả... từ đó có đánh giá phù hợp cho nhân viên và tổng thể hoạt động

Cộng tác hiệu quả trong đội ngũ

• Lập các báo cáo để đánh giá về hiệu quả làm việc của bản thân hoặc bất kỳ một tập thể hay phòng ban trong công ty

• Cho phép đánh giá từng giai đoạn để rút kinh nghiệm, đưa ra đánh giá kịp thời giúp khắc phục được hạn chế và phát huy hết điểm mạnh trong quy trình làm việc

Cộng tác hiệu quả trong đội ngũ

Với dữ liệu mang tính chia sẻ thì việc cộng tác làm việc nhóm trên CloudWORK được thực hiện dễ dàng hơn bao giờ hết. Giúp các cá nhân hay bộ phận trong một dự án trao đổi, phối hợp một cách nhịp nhàng và chặt chẽ nhất

Khả năng tích hợp mạnh mẽ với các giải pháp khác

Khi có nhu cầu phát sinh về các giải pháp như hoạt động Tiếp thị - Bán hàng, Chăm sóc khách hàng và Tổ chức vận hành, doanh nghiệp có thể tích hợp dễ dàng và nhanh chóng với các giải pháp trong và ngoài hệ sinh thái CloudGO mà không gặp khó khăn hay phải xây dựng hệ thống lại từ đầu. Đây là điều mà doanh nghiệp rất cần quan tâm khi sử dụng hệ thống phần mềm quản lý.

Với tất cả các tính năng trên, phần mềm quản lý công việc giúp việc hình dung khối lượng công việc hiện tại của nhân viên trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Khi được thực hiện đúng, sẽ giúp cải thiện công việc của bạn trên tất cả các phương diện.