Work by CloudGO – Phần mềm quản lý công việc CRM và dự án trong cùng nền tảng

Rất nhiều doanh nghiệp SME đang vận hành công việc theo cách quen thuộc: mỗi phòng ban một công cụ, mỗi người một cách theo dõi riêng. Hệ quả là task thất lạc, khách hàng không ai follow đến cùng, quản lý không nhìn thấy tiến độ thực tế dù nhân viên luôn “bận rộn”. Vấn đề không nằm ở việc thiếu phần mềm, mà ở việc thiếu một hệ thống trung tâm kết nối toàn bộ công việc với dữ liệu khách hàng. Đây là lý do CRM ngày nay không chỉ quản lý khách hàng, mà đang trở thành trung tâm điều phối công việc của doanh nghiệp.

1. Vì sao doanh nghiệp tăng chi phí và giảm hiệu suất khi quản lý công việc kiểu cũ?

Khi công việc và dữ liệu khách hàng tồn tại ở hai hệ thống khác nhau, doanh nghiệp đang tự tạo ra ma sát trong vận hành. Những hệ quả phổ biến nhất có thể thấy rõ:

• Mất kiểm soát tiến độ: quản lý không biết task nào đang bị trễ cho đến khi khách hàng phản hồi. Công việc chỉ được nhìn thấy qua báo cáo, không phải dữ liệu thời gian thực.
• Phụ thuộc vào trí nhớ con người: sale phải tự nhớ lịch follow-up, CSKH phải tự lưu lịch sử trao đổi. Chỉ cần một nhân sự nghỉ việc, toàn bộ chuỗi chăm sóc khách bị đứt đoạn.
• Không đo được hiệu suất thật: khi task không gắn với khách hàng và kết quả kinh doanh, doanh nghiệp không biết ai đang tạo ra giá trị thực.
• Gia tăng chi phí vận hành: càng nhiều hệ thống rời rạc, càng tốn thời gian nhập liệu lặp lại và kiểm tra chéo.
• Thiếu chuẩn hóa quy trình: mỗi nhân viên làm theo cách riêng, dẫn đến chất lượng dịch vụ không đồng đều.

Lý do doanh nghiệp cần thay đổi cách quản lý công việc

Khi CRM và quản lý công việc được hợp nhất trong một nền tảng như CloudGO, toàn bộ hoạt động được kết nối thành một luồng dữ liệu thống nhất. Minh bạch không còn phụ thuộc vào báo cáo, mà đến trực tiếp từ hệ thống.

2. So sánh quản lý công việc truyền thống với phần mềm quản lý công việc CRM

Doanh nghiệp thường chỉ nhận ra giới hạn của mô hình cũ khi bắt đầu tăng trưởng. Lúc đó, câu hỏi không còn là “Có cần phần mềm không?”, mà là “Phần mềm hiện tại có còn đủ cho tương lai không?”. Nếu nhìn từ góc độ quản trị, sự khác biệt giữa hai mô hình rất rõ:

Về tâm lý người điều hành, đây là khác biệt lớn:

• Thay vì lo sợ bỏ sót khách hàng → có hệ thống nhắc việc.
• Thay vì phụ thuộc nhân sự chủ chốt → quy trình được chuẩn hóa.
• Thay vì họp liên tục → dữ liệu sẵn có trên dashboard.
• Thay vì tăng nhân sự để quản lý → tối ưu bằng tự động hóa.

Insight quan trọng: CRM quản lý công việc không chỉ giúp làm việc nhanh hơn, mà giúp doanh nghiệp an tâm vận hành. Nó chuyển trạng thái từ “chữa cháy” sang “chủ động điều phối”.

3. Work by CloudGO: CRM quản lý công việc tích hợp 5 trong 1 đầu tiên tại Việt Nam

Work by CloudGO được xây dựng như một trung tâm vận hành doanh nghiệp, nơi mọi hoạt động sales, marketing, CSKH, nhân sự, event và công đồng sẽ hội tụ trong cùng một hệ sinh thái dữ liệu. Là nền tảng đầu tiên tại Việt Nam hợp nhất 5 mảng vận hành trong một CRM, CloudGO không chỉ cung cấp công cụ, mà tạo ra cấu trúc điều phối công việc xuyên phòng ban. Mô hình All in One kết hợp Module cho phép doanh nghiệp triển khai linh hoạt, bắt đầu từ một module và mở rộng theo nhu cầu, giải quyết đúng bài toán tăng trưởng của SME.

CloudX (CloudLEAD – CloudSALES – CloudCARE) - Biến hành trình khách hàng thành chuỗi công việc có kiểm soát

Trong phần lớn doanh nghiệp SME, công việc phát sinh ngẫu nhiên: sale tự nhớ follow-up, CSKH tự xử lý khi khách phản hồi. CloudX thay đổi hoàn toàn cách vận hành này bằng cách chuẩn hóa hành trình khách hàng thành pipeline công việc.

Khi một lead bước vào hệ thống, CRM không chỉ lưu dữ liệu mà tự động sinh ra các task tương ứng: gọi tư vấn, gửi proposal, chăm sóc sau bán. Mỗi giai đoạn của khách hàng gắn với một checklist công việc cụ thể, có deadline và người chịu trách nhiệm rõ ràng. Điều này tạo ra ba tác động quan trọng:

• Không còn phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân
• Không có khách hàng “rơi” giữa pipeline
• Mọi cơ hội đều được theo dõi bằng dữ liệu

CloudX thực chất biến CRM thành bộ máy phát sinh công việc thông minh, nơi doanh thu và task luôn đi song song.

CloudX (CloudLEAD – CloudSALES – CloudCARE)

CloudWORK: Trung tâm điều phối toàn bộ task và dự án doanh nghiệp

Nếu CloudX là nơi sinh ra công việc, thì CloudWORK là nơi quản trị và tối ưu công việc. Toàn bộ task từ Sales, Marketing, CSKH hay vận hành đều hội tụ về một bảng điều khiển duy nhất. Điểm mạnh của CloudWORK không chỉ là giao việc, mà là khả năng:

• Theo dõi tiến độ theo thời gian thực
• Phát hiện điểm nghẽn trong quy trình
• Cân bằng tải công việc giữa các đội
• Dự đoán rủi ro trễ deadline

Manager không cần hỏi từng nhân viên “đang làm tới đâu”. Dashboard đã trả lời bằng dữ liệu. Đây là bước chuyển từ quản lý cảm tính sang quản trị dựa trên hệ thống. CloudWORK đóng vai trò như phòng điều khiển trung tâm, giúp doanh nghiệp nhìn thấy toàn bộ hoạt động vận hành trong một khung thống nhất.

CloudWORK được xem là trung tâm điều phối toàn bộ task và dự án doanh nghiệp

CloudCHECKIN - Liên kết hiệu suất nhân sự với kết quả công việc thực tế

Quản lý công việc hiệu quả không thể tách rời quản lý con người. CloudCHECKIN kết nối trực tiếp dữ liệu nhân sự với hệ thống task, giúp doanh nghiệp đo hiệu suất bằng đóng góp thực tế, không phải báo cáo chủ quan.

Khi nhân viên thực hiện công việc trong hệ thống, toàn bộ hoạt động được ghi nhận tự động: thời gian xử lý, tỷ lệ hoàn thành, mức độ đúng deadline. Điều này tạo ra một môi trường minh bạch, nơi hiệu suất được phản ánh bằng dữ liệu thay vì cảm nhận. Vai trò của CloudCHECKIN không chỉ là quản lý chấm công hay hoạt động nội bộ, mà là:

• Chuẩn hóa trách nhiệm
• Tăng tính cam kết công việc
• Xây dựng văn hóa vận hành dựa trên kết quả

Doanh nghiệp không cần tăng giám sát, vì hệ thống đã tự tạo ra kỷ luật vận hành.

CloudCHECKIN giúp liên kết hiệu suất nhân sự với kết quả công việc thực tế

CloudEVENT - Biến hoạt động marketing thành nguồn công việc có thể đo lường

Trong nhiều doanh nghiệp, marketing tạo ra lead nhưng không tạo ra quy trình. CloudEVENT giải quyết khoảng trống này bằng cách kết nối trực tiếp chiến dịch marketing với hệ thống CRM và task.

Mỗi sự kiện, mỗi chiến dịch không dừng ở danh sách khách hàng, mà lập tức chuyển thành công việc follow-up cho đội sale. Từ đó, marketing không còn là hoạt động tách biệt, mà trở thành nguồn đầu vào của chuỗi công việc doanh thu.

Điều này giúp doanh nghiệp:

• Đo ROI marketing theo dữ liệu thực
• Tăng tỷ lệ chuyển đổi lead
• Rút ngắn thời gian phản hồi khách hàng

CloudEVENT đảm bảo mọi hoạt động marketing đều dẫn đến hành động cụ thể, không bị thất thoát cơ hội.

CloudEVENT biến hoạt động marketing thành nguồn công việc có thể đo lường

G-Connect - Giao tiếp nội bộ gắn trực tiếp với công việc và dữ liệu khách hàng

Một trong những nguyên nhân khiến công việc bị trễ không nằm ở năng lực, mà ở giao tiếp rời rạc. Trao đổi qua nhiều kênh khiến thông tin bị thất lạc hoặc không gắn với task cụ thể.

G-Connect đưa toàn bộ giao tiếp vào bên trong hệ sinh thái CRM. Mỗi cuộc trao đổi được gắn trực tiếp với dự án, khách hàng hoặc công việc liên quan. Điều này giúp:

• Lịch sử trao đổi luôn được lưu trữ
• Người mới có thể tiếp nhận công việc ngay lập tức
• Tri thức vận hành không bị mất khi nhân sự thay đổi

G-Connect đảm bảo rằng giao tiếp không còn là yếu tố gây nhiễu, mà trở thành một phần của hệ thống quản trị.

G-Connect giúp giao tiếp nội bộ gắn trực tiếp với công việc và dữ liệu khách hàng

3. Case thực tế: Khi doanh nghiệp hợp nhất CRM và quản lý công việc

Khi bắt đầu hợp tác với CloudGO vào tháng 07/2023, GONSA (doanh nghiệp phân phối với mạng lưới bán hàng toàn quốc) đang tăng trưởng nhanh nhưng hệ thống vận hành chưa theo kịp. Dữ liệu khách hàng phân tán, công việc đội ngũ thiếu liên kết và báo cáo phụ thuộc vào tổng hợp thủ công khiến lãnh đạo khó kiểm soát tiến độ thực tế. Sales và chăm sóc khách hàng hoạt động tích cực, nhưng không có một nền tảng trung tâm để điều phối.

CloudGO triển khai CRM quản lý công việc như một hệ thống vận hành hợp nhất, nơi dữ liệu khách hàng gắn trực tiếp với task và quy trình thực thi. Các luồng bán hàng, xử lý đơn và chăm sóc sau bán được chuẩn hóa và tự động hóa, giúp mọi hoạt động được theo dõi theo thời gian thực.

Sau hơn một năm, GONSA tăng 64% số đơn hàng xử lý, đáp ứng mức tăng trưởng doanh số 150% mà không cần phình to bộ máy quản lý. Hơn 850 người dùng hoạt động liên tục mỗi ngày, xử lý khoảng 80.000 request. Quan trọng hơn, doanh nghiệp chuyển sang quản trị dựa trên dữ liệu minh bạch. Case này cho thấy khi CRM quản lý công việc trở thành trung tâm vận hành, doanh nghiệp có thể tăng trưởng mạnh mà vẫn giữ được kiểm soát.

Lễ tổng kết dự án Gonsa sau 1 năm sử dụng phần mềm quản lý công việc CRM của CloudGO

4. Khám phá phần mềm quản lý công việc CRM 5 trong 1 của CloudGO ngay hôm nay

Xuyên suốt bài viết cho thấy một điều rõ ràng: vấn đề của doanh nghiệp không phải thiếu nỗ lực, mà thiếu hệ thống điều phối. CloudGO không thêm một lớp phần mềm, mà thay thế vận hành rời rạc bằng một nền tảng thống nhất. Điểm phù hợp đặc biệt với SME nằm ở cấu trúc linh hoạt:

• Có thể triển khai từng module theo giai đoạn
• Mở rộng khi doanh nghiệp tăng trưởng
• Được tư vấn quy trình đi kèm công nghệ
• Không cần thay đổi toàn bộ ngay từ đầu

Hệ sinh thái CRM 5 trong 1 của CloudGO

Thay vì đầu tư một hệ thống phức tạp, doanh nghiệp bắt đầu từ nhu cầu quản lý công việc và mở rộng dần thành trung tâm vận hành. Nếu bạn đang tìm một cách quản trị bền vững hơn, bước tiếp theo không phải là mua phần mềm mà là trải nghiệm hệ thống. Đăng ký demo, dùng thử miễn phí hoặc nhận tư vấn quy trình để xem CloudGO có thể trở thành nền tảng vận hành cho doanh nghiệp mình như thế nào.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/