Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động phổ biến hiện nay

Trong bối cảnh pháp luật lao động không ngừng được cập nhật, việc báo cáo tình hình sử dụng lao động là một nghĩa vụ pháp lý quan trọng và bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc không tuân thủ không chỉ gây rủi ro về mặt pháp lý mà còn có thể dẫn đến các mức phạt hành chính đáng kể, lên đến 10 – 20 triệu đồng đối với tổ chức. Bài viết này sẽ cập nhật các mẫu báo cáo mới nhất năm 2025 và hướng dẫn chi tiết cách nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ một cách chính xác và hiệu quả.

1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì?

Báo cáo tình hình sử dụng lao động (còn gọi là khai trình lao động) là một hồ sơ pháp lý định kỳ mà người sử dụng lao động phải nộp cho cơ quan quản lý nhà nước. Nội dung chính của báo cáo này bao gồm việc kê khai tổng số lao động hiện có, các biến động về nhân sự (tăng/giảm) trong kỳ, phân loại các loại hợp đồng lao động đang áp dụng, và trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân sự tại doanh nghiệp.

Vai trò của báo cáo không chỉ dừng lại ở việc tuân thủ mà còn giúp các cơ quan quản lý như Sở Nội vụ, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (LĐ-TB&XH),cùng cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) theo dõi sát sao tình hình tuân thủ pháp luật lao động của đơn vị. Nó cung cấp bức tranh tổng quan về nguồn nhân lực, qua đó hỗ trợ việc hoạch định chính sách lao động, việc làm và kiểm soát thị trường lao động hiệu quả hơn.

Báo cáo tình hình sử dụng lao động hay còn gọi là khai trình lao động

2. Tại sao doanh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng lao động?

Việc báo cáo tình hình sử dụng lao động không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà còn mang nhiều ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh pháp lý hiện hành. Dưới đây là những lý do chính mà mọi doanh nghiệp cần nắm rõ:

• Tuân thủ quy định pháp luật: Đây là nghĩa vụ bắt buộc được quy định rõ tại Điều 12 Bộ luật Lao động 2019. Bất kỳ doanh nghiệp nào sử dụng lao động đều phải thực hiện để đảm bảo hoạt động hợp pháp.
• Liên thông dữ liệu và đồng bộ thông tin: Hiện nay, Cổng Dịch vụ công Quốc gia đã liên thông với cơ sở dữ liệu của Bảo hiểm xã hội. Việc báo cáo không chỉ giúp đồng bộ thông tin về đóng bảo hiểm xã hội của người lao động mà còn tạo sự minh bạch, thuận tiện cho công tác quản lý của nhà nước.
• Tránh rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính: Nghị định 12/2022/NĐ-CP đã quy định mức phạt từ 5 – 10 triệu đồng đối với hành vi không báo cáo tình hình sử dụng lao động hoặc báo cáo không đúng thời hạn. Đối với tổ chức, mức phạt này được nhân đôi, gây ra thiệt hại đáng kể về tài chính và uy tín.
• Đảm bảo quyền lợi chính đáng của người lao động: Báo cáo giúp cơ quan chức năng giám sát việc doanh nghiệp thực hiện các chính sách lao động, bảo hiểm, đảm bảo người lao động được hưởng đầy đủ các quyền lợi theo luật định.
• Có kế hoạch tuyển dụng và quản lý nhân sự hợp lý: Dù là yêu cầu pháp lý, dữ liệu từ báo cáo cũng là cơ sở để doanh nghiệp tự đánh giá tình hình nhân sự nội bộ, từ đó đưa ra các chiến lược tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả hơn.

Lý do doanh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng lao động

Hiểu rõ những lý do trên sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ hoàn thành nghĩa vụ mà còn tận dụng được thông tin để nâng cao hiệu quả quản trị. Tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về những nội dung bắt buộc phải có trong báo cáo này.

3. Nội dung cần có trong báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định

Để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của báo cáo tình hình sử dụng lao động, doanh nghiệp cần điền đầy đủ và đúng các thông tin theo mẫu quy định. Dưới đây là những nội dung cốt lõi bắt buộc phải có:

Việc chuẩn bị đầy đủ các thông tin này không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thành báo cáo đúng quy định mà còn là cơ sở dữ liệu quan trọng để CloudGO cùng các doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị nhân sự hiệu quả, tích hợp sâu vào CRM và quản lý vận hành.

4. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động được sử dụng phổ biến hiện nay

Việc lựa chọn đúng mẫu báo cáo là yếu tố then chốt để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của hồ sơ khi nộp cho cơ quan chức năng. Hiện nay, có nhiều mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động được áp dụng tùy theo quy định cụ thể và mục đích báo cáo. Để giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc chuẩn bị, CloudGO đã tổng hợp mẫu báo cáo phổ biến nhất, được nhiều đơn vị tin dùng và khuyến nghị bởi các chuyên gia trong ngành nhân sự và pháp lý. Các mẫu này đáp ứng đa dạng nhu cầu, từ báo cáo định kỳ chung cho đến các trường hợp đặc thù như sử dụng lao động nước ngoài.

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 01/PLI

Đây là mẫu báo cáo định kỳ phổ biến nhất, thường được các doanh nghiệp sử dụng để khai trình tổng quan về số lượng, cơ cấu và biến động lao động trong 6 tháng hoặc hàng năm. Mẫu này cung cấp các trường thông tin cơ bản nhưng đầy đủ để cơ quan quản lý nắm bắt tình hình chung.

Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 02/PLI

Mẫu 02/PLI thường được sử dụng trong các trường hợp có sự thay đổi lớn về cơ cấu nhân sự hoặc khi có yêu cầu cụ thể từ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Nó có thể yêu cầu thông tin chi tiết hơn về các biến động nhân sự và lý do đi kèm.

Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 07/PLI

Mẫu 07/PLI là một trong những biểu mẫu mới được quy định kèm theo các Nghị định hướng dẫn Luật Lao động, tập trung vào việc tổng hợp số liệu một cách chi tiết hơn, đặc biệt là về tình hình tham gia bảo hiểm xã hội và các chính sách lao động khác.

Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động và dự kiến tuyển dụng

Ngoài việc báo cáo tình hình hiện tại, một số địa phương hoặc ngành nghề còn yêu cầu doanh nghiệp phải đưa ra dự kiến về nhu cầu tuyển dụng lao động trong kỳ tới. Mẫu báo cáo này giúp cơ quan quản lý nắm bắt được kế hoạch phát triển nhân sự của doanh nghiệp, từ đó hỗ trợ công tác dự báo thị trường lao động.

Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động và dự kiến tuyển dụng

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động cho người nước ngoài

Đối với các doanh nghiệp có sử dụng lao động là người nước ngoài, ngoài các báo cáo chung, còn có yêu cầu nộp báo cáo riêng theo mẫu đặc thù. Mẫu này tập trung vào các thông tin về giấy phép lao động, visa, thời hạn làm việc và tuân thủ các quy định liên quan đến người lao động nước ngoài.

Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động cho người nước ngoài

Để đảm bảo báo cáo được chấp nhận và tuân thủ tuyệt đối, việc hiểu rõ các lưu ý quan trọng khi lập báo cáo là điều không thể bỏ qua.

5. Lưu ý khi tạo báo cáo tình hình sử dụng lao động

Quá trình lập báo cáo tình hình sử dụng lao động đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác để tránh những sai sót không đáng có, gây mất thời gian và rủi ro phạt hành chính. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm:

• Điền đầy đủ và chính xác thông tin doanh nghiệp: Đảm bảo tất cả các trường thông tin về tên, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, thông tin liên hệ và người đại diện đều khớp với hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.
• Kê khai số liệu lao động đúng thực tế: Số liệu về tổng số lao động, biến động tăng/giảm cần phải thống nhất và khớp với dữ liệu trong hệ thống quản lý nhân sự nội bộ (như phần mềm HRM mà CloudGO có thể tùy chỉnh) và hồ sơ BHXH.
• Phân loại lao động đúng theo tiêu chí: Cần phân loại rõ ràng lao động theo giới tính, độ tuổi, loại hợp đồng lao động (không xác định thời hạn, xác định thời hạn) và tình trạng làm việc để đảm bảo tính minh bạch.
• Khai báo tình hình tham gia BHXH, BHYT, BHTN chính xác: Tuyệt đối không nhầm lẫn số liệu đóng bảo hiểm của người lao động. Điều này rất quan trọng khi có sự liên thông dữ liệu với cơ quan BHXH.
• Ghi rõ biến động lao động và lý do: Trường hợp có số lao động tăng hoặc giảm trong kỳ, phải ghi rõ số lượng cụ thể và nêu rõ lý do (ví dụ: tuyển mới, hết hạn hợp đồng, tự nguyện xin nghỉ, sa thải…).
• Kê khai đầy đủ thông tin lao động nước ngoài (nếu có): Nếu doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài, cần đảm bảo kê khai đúng theo mẫu riêng, bao gồm các thông tin về giấy phép lao động và thời hạn.
• Báo cáo phải có chữ ký và đóng dấu: Báo cáo cần có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của doanh nghiệp để xác nhận tính pháp lý của hồ sơ.
• Nộp đúng thời hạn và đúng cơ quan: Luôn tuân thủ thời hạn nộp báo cáo và gửi đến đúng cơ quan tiếp nhận theo hình thức được hướng dẫn (trực tuyến, trực tiếp).
• Lưu trữ hồ sơ, file báo cáo cẩn thận: Doanh nghiệp cần lưu trữ bản sao của báo cáo đã nộp (bản cứng, file PDF, biên nhận điện tử) để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra khi cần thiết.

Lưu ý khi tạo báo cáo tình hình sử dụng lao động

Việc nắm vững các lưu ý này sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ thực hiện đúng nghĩa vụ mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, tránh các sai sót không đáng có. Vậy, thời điểm nào là phù hợp để nộp báo cáo này?

6. Khi nào thì doanh nghiệp cần nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động?

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là một trong những yếu tố quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần tuân thủ để tránh các rủi ro pháp lý. Việc nộp trễ hạn hoặc bỏ qua nghĩa vụ này đều có thể dẫn đến các mức phạt hành chính.

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp cần nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ hai lần một năm:

• Định kỳ 6 tháng đầu năm: theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp báo cáo trước ngày 05/7 (6 tháng đầu: 1/1-30/6) và 05/1 năm sau (6 tháng cuối: 1/7-31/12).
• Định kỳ hằng năm: Doanh nghiệp phải nộp báo cáo trước ngày 05 tháng 12 hàng năm. Báo cáo này tổng hợp tình hình sử dụng lao động từ ngày 1/6 đến hết ngày 30/11 của năm đó.

Lưu ý quan trọng: Nếu ngày 05/7 hoặc 05/1trùng vào ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ cuối tuần theo quy định của pháp luật, thì thời hạn nộp báo cáo sẽ được tính vào ngày làm việc tiếp theo. Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi lịch để đảm bảo nộp đúng hạn.

Nắm rõ thời điểm nộp báo cáo là bước đầu tiên để tuân thủ. Tiếp theo, CloudGO sẽ hướng dẫn chi tiết các cách thức để doanh nghiệp có thể nộp báo cáo một cách thuận tiện và hiệu quả nhất.

7. Hướng dẫn cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động ngày càng trở nên linh hoạt hơn với nhiều phương thức khác nhau, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức. Tùy thuộc vào địa phương và quy định cụ thể, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các cách sau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các phương án nộp báo cáo phổ biến nhất hiện nay, từ hình thức trực tuyến tiện lợi đến các lựa chọn truyền thống và đặc thù.

Cách 1: Nộp "Báo cáo" qua Cổng dịch vụ công Quốc gia

Đây là phương thức được khuyến khích và ngày càng phổ biến nhờ tính tiện lợi, nhanh chóng và có xác nhận điện tử.

Doanh nghiệp truy cập vào địa chỉ dichvucong.gov.vn. Tìm và chọn thủ tục liên thông "Khai trình việc sử dụng lao động, thông báo tình hình biến động lao động; điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp".

Các bước cơ bản:

1. Đăng nhập: Sử dụng tài khoản đã đăng ký (tài khoản doanh nghiệp) hoặc tài khoản định danh điện tử (VNeID).
2. Chọn thủ tục: Tìm kiếm và chọn đúng thủ tục hành chính liên quan đến báo cáo tình hình sử dụng lao động.
3. Điền thông tin: Hoàn thành các trường thông tin theo yêu cầu trên biểu mẫu trực tuyến. Lưu ý điền chính xác, khớp với dữ liệu đã chuẩn bị.
4. Đính kèm file: Tải lên các tài liệu cần thiết (mẫu báo cáo đã điền, file excel nếu có yêu cầu) dưới định dạng PDF hoặc các định dạng khác theo hướng dẫn.
5. Nộp và nhận biên nhận: Kiểm tra lại toàn bộ thông tin và nhấn "Nộp hồ sơ". Hệ thống sẽ gửi lại biên nhận điện tử xác nhận việc nộp thành công.

Nộp "Báo cáo" qua Cổng dịch vụ công Quốc gia

Cách 2: Nộp "Báo cáo" trực tiếp

Đây là cách thức truyền thống, phù hợp với các doanh nghiệp chưa quen với việc nộp trực tuyến hoặc trong trường hợp có yêu cầu đặc biệt từ cơ quan quản lý.

Doanh nghiệp in bản giấy của báo cáo đã điền đầy đủ thông tin, có chữ ký của người đại diện và đóng dấu doanh nghiệp. Sau đó, mang đến nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (LĐTB&XH) hoặc Sở Nội vụ (tùy theo quy định địa phương) của tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Ngoài việc nộp cho Sở LĐTB&XH, doanh nghiệp cũng cần gửi thông báo (có thể là bản sao báo cáo) đến cơ quan Bảo hiểm xã hội khu vực để đồng bộ thông tin.

Cách này thường được áp dụng khi hệ thống nộp online gặp sự cố hoặc doanh nghiệp có nhu cầu nộp bản cứng để lưu trữ nội bộ.

Cách 3: Nộp "Báo cáo" qua link Google Form (Đối với thành phố Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Lâm Đồng)

Một số địa phương, nhằm tối ưu hóa quy trình tiếp nhận và tổng hợp dữ liệu, đã triển khai hình thức nộp báo cáo qua Google Form.

Các Sở LĐ-TB&XH tại các tỉnh/thành phố như TP.HCM, Đồng Nai, Lâm Đồng đã có hướng dẫn riêng về việc nộp báo cáo thông qua các biểu mẫu Google Form được cung cấp.

Khi nộp qua Google Form, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Đính kèm file PDF của báo cáo đã ký, đóng dấu.
• Nếu có yêu cầu, đính kèm thêm file Excel với dữ liệu thô để cơ quan quản lý dễ dàng tổng hợp.

Nộp "Báo cáo" qua link Google Form

Việc lựa chọn phương thức nộp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ đúng hạn và hiệu quả. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp mà CloudGO tổng hợp để giải đáp thêm các vướng mắc của doanh nghiệp.

8. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp không có biến động lao động có phải nộp báo cáo không?

Ngay cả khi doanh nghiệp không có bất kỳ biến động nào về số lượng hay cơ cấu lao động trong kỳ, bạn vẫn phải nộp báo cáo giữ nguyên số liệu. Đây là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định pháp luật, nhằm xác nhận tình trạng ổn định của doanh nghiệp.

Quên nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động có bị phạt không?

Hành vi không nộp báo cáo, nộp báo cáo chậm hoặc nộp không đầy đủ đều bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Mức phạt tiền đối với cá nhân có thể từ 1 triệu đồng đến 3 triệu đồng, và đối với tổ chức (doanh nghiệp) là từ 2 triệu đồng đến 6 triệu đồng.

Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động qua BHXH có thay thế được báo cáo cho Sở LĐ-TB và XH không?

Hiện nay, Cổng Dịch vụ công Quốc gia đã có sự liên thông dữ liệu giữa báo cáo lao động và cơ sở dữ liệu BHXH. Tuy nhiên, tùy theo quy định và yêu cầu cụ thể của từng địa phương, một số Sở LĐTB&XH vẫn có thể yêu cầu doanh nghiệp nộp báo cáo riêng theo biểu mẫu và kênh tiếp nhận của họ. Doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với Sở LĐTB&XH tại địa phương mình để xác nhận yêu cầu cụ thể.

Việc tuân thủ quy định về báo cáo tình hình sử dụng lao động là nền tảng để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và xây dựng môi trường làm việc minh bạch. Nắm vững các mẫu báo cáo, thời hạn và cách thức nộp sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có, đồng thời tối ưu hóa công tác quản trị nhân sự. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một hệ thống phần mềm quản lý nhân sự, CRM toàn diện để tự động hóa quy trình, tối ưu dữ liệu và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật lao động một cách dễ dàng, CloudGO sẵn sàng đồng hành. Chúng tôi không chỉ cung cấp giải pháp mà còn là đối tác chiến lược, hỗ trợ bạn trong suốt hành trình chuyển đổi số để đạt được hiệu quả vận hành bền vững. Liên hệ CloudGO ngay hôm nay để nhận tư vấn giải pháp phù hợp nhất với đặc thù doanh nghiệp bạn.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/