Báo cáo bán hàng là gì? Các loại báo cáo bán hàng quan trọng đối với doanh nghiệp

Doanh thu tăng hay giảm, đội ngũ bán hàng đang hoạt động hiệu quả hay chưa, sản phẩm nào thực sự mang lại lợi nhuận, tất cả đều cần được trả lời bằng dữ liệu. Nếu thiếu báo cáo bán hàng phù hợp, doanh nghiệp rất dễ ra quyết định dựa trên cảm tính. Trong bài viết này, CloudGO sẽ giúp bạn nắm rõ khái niệm báo cáo bán hàng, các loại báo cáo không thể thiếu và giới thiệu 5 mẫu báo cáo bán hàng thiết yếu, hỗ trợ SME Việt theo dõi hiệu quả kinh doanh và tối ưu chiến lược bán hàng.

1. Báo cáo bán hàng là gì?

Báo cáo bán hàng là một tài liệu tổng hợp và trình bày các số liệu quan trọng liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể (ví dụ: ngày, tuần, tháng, quý, năm). Các số liệu này bao gồm doanh thu, số lượng đơn hàng, chi phí phát sinh, lợi nhuận đạt được, hiệu suất của từng sản phẩm, khu vực hay nhân viên bán hàng. Mục đích chính của báo cáo bán hàng là cung cấp một cái nhìn tổng quan, rõ ràng và chính xác về tình hình kinh doanh, giúp các nhà quản lý nắm bắt được hiệu suất của bộ phận kinh doanh và có cơ sở dữ liệu vững chắc để đưa ra các quyết định chiến lược, điều chỉnh kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu đề ra.

Báo cáo bán hàng là rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

2. Vì sao doanh nghiệp cần báo cáo bán hàng?

Báo cáo bán hàng không chỉ là tập hợp các con số mà còn là công cụ chiến lược, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, đặc biệt là các SME. Dưới đây là những lý do chính giải thích vì sao mọi doanh nghiệp đều cần xây dựng báo cáo bán hàng hiệu quả:

• Đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh (KPIs): Báo cáo cung cấp các chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs) như doanh thu, tỷ lệ chuyển đổi, giá trị đơn hàng trung bình, giúp doanh nghiệp biết được mình đang hoạt động tốt đến đâu so với mục tiêu đề ra.
• Theo dõi hiệu quả bán hàng theo thời gian: Dễ dàng nhận diện xu hướng tăng trưởng hay sụt giảm doanh thu theo từng giai đoạn (ngày, tuần, tháng, quý),từ đó có những điều chỉnh kịp thời và phù hợp.
• Nâng cao năng lực quản trị nhân sự: Đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên, đội nhóm bán hàng, xác định được người có thành tích tốt để khen thưởng hoặc phát hiện ra điểm yếu cần đào tạo, cải thiện.
• Tối ưu hóa chiến lược sản phẩm và thị trường: Phân tích dữ liệu trong báo cáo giúp nhận diện sản phẩm bán chạy, sản phẩm tồn kho lâu, kênh bán hàng hiệu quả, hoặc phân khúc khách hàng tiềm năng để điều chỉnh chiến lược marketing và bán hàng.
• Cải thiện chất lượng dịch vụ và giữ chân khách hàng: Báo cáo có thể cho thấy tỷ lệ khách hàng quay lại, phản hồi về sản phẩm/dịch vụ, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về trải nghiệm khách hàng và có kế hoạch chăm sóc tốt hơn.
• Dự báo xu hướng và lập kế hoạch tương lai: Dựa trên dữ liệu quá khứ, doanh nghiệp có thể dự báo xu hướng thị trường, nhu cầu khách hàng để xây dựng kế hoạch kinh doanh, sản xuất và tài chính một cách chủ động hơn.
• Phát hiện sớm rủi ro, vấn đề: Kịp thời nhận diện các vấn đề tiềm ẩn như doanh thu giảm sút đột ngột, một kênh bán hàng kém hiệu quả, hoặc sản phẩm chủ lực bỗng dưng bán chậm, từ đó đưa ra giải pháp khắc phục.
• Cơ sở để ra quyết định chiến lược: Mọi quyết định quan trọng về đầu tư, mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm mới hay tái cấu trúc đều cần dựa trên những số liệu cụ thể và đáng tin cậy từ báo cáo bán hàng.

Một số lý do doanh nghiệp cần có báo cáo bán hàng

Với những lợi ích rõ ràng như vậy, việc áp dụng các mẫu báo cáo bán hàng phù hợp là bước đi chiến lược mà mọi doanh nghiệp, đặc biệt là SME, cần phải thực hiện để duy trì và nâng cao năng lực cạnh tranh. Dưới đây là 3 loại báo cáo mà doanh nghiệp nào cũng phải có để tối ưu vận hành và doanh thu.

3. 3 Loại báo cáo bán hàng quan trọng và phổ biến trong kinh doanh

Để khai thác tối đa giá trị từ dữ liệu bán hàng, việc lựa chọn đúng mẫu báo cáo là vô cùng quan trọng. Mỗi loại báo cáo được thiết kế để phục vụ một mục đích phân tích khác nhau, từ cái nhìn tổng quan đến chi tiết về hiệu suất. Dưới đây là 3 loại báo cáo bán hàng hiệu quả và phổ biến giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, đánh giá và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.

Báo cáo bán hàng theo ngày

Thay vì chỉ tập trung vào doanh thu hay tỷ lệ chuyển đổi, báo cáo bán hàng hàng ngày chủ yếu phản ánh các hoạt động thực tế mà nhân viên bán hàng đã thực hiện với khách hàng tiềm năng và khách hàng thân thiết trong ngày. Nó không chỉ cho thấy kết quả cuối cùng mà còn minh chứng cho khối lượng công việc thực tế của đội ngũ.

Trong báo cáo này, cần nêu rõ số lượng cuộc gọi, email hoặc các tương tác khác mà mỗi nhân viên đã thực hiện với khách hàng tiềm năng. Nhờ vậy, quản lý có thể theo dõi hiệu suất làm việc, đồng thời nhanh chóng nhận ra những điểm chưa hiệu quả trong quá trình bán hàng.

Việc duy trì báo cáo hàng ngày giúp đảm bảo đội ngũ luôn thực hiện các nhiệm vụ cần thiết để đạt hiệu quả tối ưu. Khi có bất kỳ dấu hiệu bất thường về các chỉ số hiệu suất, các vấn đề này sẽ được phản ánh rõ hơn trong báo cáo tuần, từ đó dễ dàng điều chỉnh chiến lược kịp thời.

Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu báo cáo bán hàng theo ngày

Báo cáo bán hàng theo tuần

So với báo cáo bán hàng theo ngày vốn đi sâu vào chi tiết, báo cáo bán hàng theo tuần tập trung làm rõ những vấn đề trọng yếu đang tồn tại trong quy trình và đội ngũ bán hàng, từ đó giúp doanh nghiệp kịp thời can thiệp để hạn chế rủi ro và tổn thất doanh thu.

Ngoài vai trò theo dõi hiệu quả, báo cáo tuần còn là cơ sở hợp lý để doanh nghiệp duy trì các buổi họp định kỳ của đội ngũ kinh doanh. Khi có một hệ thống báo cáo rõ ràng và đầy đủ, các bên liên quan có thể nhanh chóng nắm bắt bức tranh tổng thể về tình hình bán hàng, giúp nhà quản lý đưa ra những trao đổi và quyết định dựa trên dữ liệu thực tế thay vì cảm tính.

Việc duy trì họp bán hàng hàng tuần kết hợp với phân tích báo cáo mang lại nhiều giá trị thiết thực. Trước hết, nó tạo động lực cạnh tranh tích cực giữa các thành viên trong đội ngũ. Bên cạnh đó, mỗi cá nhân có cơ hội chia sẻ quan điểm của mình về những điểm đang vận hành tốt, những hạn chế còn tồn tại và các đề xuất cải tiến. Quan trọng hơn, quá trình này giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm cá nhân, bởi khi hiệu suất làm việc được đo lường và đánh giá minh bạch, các nhân viên kinh doanh buộc phải chủ động nhìn nhận và chịu trách nhiệm với kết quả của chính mình.

Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu báo cáo bán hàng theo tuần

Báo cáo bán hàng theo tháng

Báo cáo bán hàng theo tháng không tập trung vào việc xử lý các vấn đề mang tính tức thời hay phòng ngừa ngắn hạn. Thực tế, những điểm bất cập được phát hiện trong báo cáo tháng thường đã tác động nhất định đến hoạt động kinh doanh. Dù vậy, loại báo cáo này lại đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp bức tranh toàn cảnh về hiệu suất và xu hướng bán hàng trong dài hạn.

Thông qua báo cáo bán hàng hàng tháng, nhà quản lý có thể theo dõi rõ ràng các chỉ số quan trọng như doanh thu theo tháng, vị trí của khách hàng trong từng giai đoạn của phễu bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi hay mức độ hiệu quả của toàn bộ đội ngũ kinh doanh.

Khi dữ liệu được tích lũy qua nhiều tháng liên tiếp, các báo cáo này sẽ ngày càng chi tiết và có giá trị hơn. Nhờ đó, nhà quản lý có thể xác định quỹ đạo tăng trưởng doanh số, đồng thời nhận diện rõ các xu hướng theo mùa để đưa ra chiến lược bán hàng phù hợp.

Mẫu báo cáo bán hàng theo tháng

4. Các mẫu báo cáo bán hàng phổ biến và hiệu quả đối với doanh nghiệp

Nội dung sau là tổng hợp một số mẫu báo cáo bán hàng được doanh nghiệp sử dụng phổ biến hiện nay trên nền tảng giải pháp của CloudGO. Những mẫu này giúp người đọc hiểu rõ mục đích từng loại báo cáo, cách áp dụng trong thực tế và lợi ích mang lại, từ đó lựa chọn mẫu phù hợp để tối ưu quản trị bán hàng và ra quyết định chính xác hơn.

Báo cáo bán hàng theo doanh số

Mẫu báo cáo tổng quan dữ liệu sản phẩm giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích hiệu quả kinh doanh của từng sản phẩm một cách trực quan, hệ thống. Báo cáo tổng hợp doanh thu theo từng tháng trong năm, cho phép so sánh xu hướng tăng trưởng, nhận diện sản phẩm chủ lực và sản phẩm có dấu hiệu sụt giảm. Bên cạnh đó, báo cáo còn thể hiện tỷ trọng doanh thu, mức độ đóng góp của từng sản phẩm và các chỉ số liên quan đến hiệu quả tiếp cận thị trường. Nhờ cấu trúc rõ ràng và dữ liệu tập trung, mẫu báo cáo hỗ trợ nhà quản lý, lãnh đạo đưa ra quyết định điều chỉnh chiến lược kinh doanh kịp thời và chính xác.

Theo nhóm sản phẩm

Báo cáo doanh số theo nhóm sản phẩm giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả kinh doanh của từng danh mục hàng hóa trong cùng một giai đoạn. Thông qua biểu đồ trực quan, nhà quản lý dễ dàng so sánh doanh thu, số đơn hàng và sản lượng bán ra giữa các nhóm sản phẩm, từ đó nhận diện mặt hàng chủ lực, xu hướng tiêu thụ và đưa ra chiến lược điều chỉnh danh mục kinh doanh phù hợp.

Giao diện “Báo cáo doanh số theo nhóm sản phẩm”

Theo tình hình thực hiện mục tiêu doanh số

Báo cáo theo tình hình mục tiêu doanh số giúp doanh nghiệp theo dõi mức độ hoàn thành chỉ tiêu kinh doanh theo từng giai đoạn. Dựa trên biểu đồ so sánh giữa mục tiêu đặt ra và kết quả thực tế, nhà quản lý có thể nhanh chóng đánh giá tiến độ, phát hiện chênh lệch và kịp thời điều chỉnh chiến lược bán hàng nhằm đảm bảo đạt kế hoạch doanh thu.

Giao diện “Báo cáo doanh số theo tình hình thực hiện mục tiêu doanh số”

Theo tình hình đơn hàng

Báo cáo theo tình hình đơn hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ trạng thái xử lý đơn bán theo thời gian thực. Thông qua danh sách và phân loại đơn hàng theo từng giai đoạn như chờ xử lý, đang giao hay đã hoàn thành, nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ, phát hiện điểm nghẽn trong vận hành và nâng cao hiệu quả quản lý quy trình bán hàng.

Giao diện “Báo cáo doanh số theo tình hình đơn hàng”

Báo cáo doanh thu theo năng lực nhân sự

Mẫu báo cáo tổng quan hoạt động bán hàng theo kênh giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng kênh bán hàng trong từng quý một cách rõ ràng và nhất quán. Báo cáo tổng hợp đầy đủ các chỉ số quan trọng như số lượng cơ hội bán hàng, số đơn hàng, giá trị đơn hàng, tỷ lệ chuyển đổi và tổng doanh thu theo từng kênh như khách hàng tự nhiên, telesales, đại lý, quảng cáo và thương mại điện tử. Thông qua việc so sánh dữ liệu giữa các quý và các kênh, nhà quản lý dễ dàng nhận diện kênh hoạt động hiệu quả, kênh cần tối ưu, từ đó đưa ra quyết định phân bổ nguồn lực và chiến lược bán hàng phù hợp.

Theo cơ hội của nhân viên

Báo cáo “Theo cơ hội của nhân viên” cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả quản lý và xử lý cơ hội kinh doanh của từng nhân viên trong một giai đoạn nhất định. Thông qua các chỉ số như số lượng cơ hội được phân công, trạng thái xử lý (đang mở, đã liên hệ, thành công, thất bại) và giá trị doanh thu tương ứng, báo cáo giúp nhà quản lý đánh giá năng lực bán hàng, mức độ chủ động cũng như đóng góp thực tế của từng cá nhân. Đây là cơ sở quan trọng để tối ưu phân bổ cơ hội, điều chỉnh KPI và đưa ra các quyết định quản trị phù hợp.

Giao diện “Báo cáo doanh thu theo cơ hội của nhân viên”

Theo cơ hội bán hàng

Báo cáo “Theo cơ hội bán hàng” phản ánh chi tiết toàn bộ danh sách cơ hội phát sinh trong hệ thống theo từng giai đoạn bán hàng. Báo cáo thể hiện đầy đủ các thông tin trọng yếu như mã và tên cơ hội, bước bán hàng hiện tại, tỷ lệ thành công dự kiến, giá trị cơ hội, thời gian dự kiến chốt và nhân viên phụ trách. Qua đó, doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ xử lý cơ hội, đánh giá chất lượng pipeline bán hàng và chủ động dự báo doanh thu cũng như đưa ra các điều chỉnh kịp thời trong hoạt động kinh doanh.

Giao diện “Báo cáo doanh thu theo cơ hội bán hàng”

Việc triển khai các mẫu báo cáo này một cách thủ công có thể tốn rất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Đó là lý do vì sao nhiều doanh nghiệp lựa chọn các giải pháp phần mềm chuyên nghiệp của CloudGO.

4. Hướng dẫn tạo báo cáo bán hàng chi tiết và chính xác trên CloudSALES

Để việc tạo báo cáo bán hàng trở nên nhanh chóng, chính xác và tự động hóa, các hệ thống CRM hoặc phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp như CloudSALES là giải pháp tối ưu. CloudSALES được thiết kế để phục vụ đặc thù doanh nghiệp Việt, giúp tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn và trình bày báo cáo trực quan, dễ hiểu. Dưới đây là các bước cơ bản để bạn có thể tạo báo cáo trên nền tảng này:

• Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống CloudSALES

Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy trang tổng quan với các thông tin cơ bản về hoạt động bán hàng.

Giao diện “Trang chủ” của phần mềm CloudSALES

• Bước 2: Truy cập vào mục "Báo cáo"

Thường mục này được đặt rõ ràng trên thanh điều hướng chính, giúp người dùng dễ dàng tìm thấy.

Chọn “Báo cáo” và “Báo cáo bán hàng”

• Bước 3: Lựa chọn loại báo cáo mong muốn

CloudSALES cung cấp đa dạng các mẫu báo cáo đã được thiết lập sẵn như báo cáo doanh thu theo tháng, theo sản phẩm, báo cáo hiệu suất nhân viên. Bạn có thể chọn một mẫu có sẵn hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu.

Chọn kiểu báo cáo theo nhu cầu và tính chất

• Bước 4: Thiết lập các tham số cho báo cáo

Đây là bước quan trọng để cá nhân hóa báo cáo. Bạn cần chọn khoảng thời gian (ngày, tuần, tháng, quý, năm),bộ lọc theo sản phẩm, khách hàng, nhân viên, kênh bán hàng hoặc khu vực tùy theo loại báo cáo.

Thiết lập tham số cho báo cáo

• Bước 5: Tùy chỉnh hiển thị và lưu báo cáo

Hệ thống sẽ hiển thị kết quả báo cáo dưới dạng biểu đồ (cột, đường, tròn) và bảng số liệu chi tiết. Bạn có thể tùy chỉnh loại biểu đồ, cách sắp xếp dữ liệu để báo cáo trực quan và dễ hiểu nhất. Sau khi hoàn tất, bạn có thể lưu báo cáo chia sẻ trực tiếp với các thành viên khác trong đội nhóm.

Tùy chỉnh và lưu báo cáo

Với CloudSALES, việc tạo và quản lý các báo cáo bán hàng trở nên đơn giản, tự động và chính xác, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và có cái nhìn sâu sắc hơn về hiệu suất kinh doanh. Để báo cáo của bạn thực sự mang lại giá trị, có một số nguyên tắc quan trọng cần ghi nhớ.

5. Những điều cần lưu ý khi tạo báo cáo bán hàng

Báo cáo bán hàng là công cụ mạnh mẽ, nhưng chỉ khi được xây dựng và sử dụng đúng cách. Để đảm bảo các báo cáo của bạn luôn chính xác, hữu ích và mang lại giá trị thực tiễn cho doanh nghiệp, đặc biệt là SME, hãy lưu ý những điểm sau:

• Đảm bảo tính trung thực và chính xác tuyệt đối: Nguồn dữ liệu phải đáng tin cậy. Bất kỳ sai lệch nhỏ nào trong số liệu cũng có thể dẫn đến những phân tích và quyết định sai lầm lớn. Hãy luôn kiểm tra chéo và đối chiếu dữ liệu.
• Luôn cập nhật và kịp thời (Real-time): Báo cáo cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh tình hình kinh doanh hiện tại. Với các giải pháp như CloudSALES, khả năng cập nhật theo thời gian thực giúp nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng.
• Lựa chọn chỉ số (KPIs) phù hợp với mục tiêu: Không nên nhồi nhét quá nhiều chỉ số. Hãy tập trung vào những KPIs thực sự quan trọng và liên quan trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp bạn. Ví dụ: nếu mục tiêu là tăng khách hàng mới, hãy tập trung vào số lượng leads và tỷ lệ chuyển đổi khách hàng mới.
• Trình bày trực quan bằng biểu đồ: Dữ liệu số liệu khô khan sẽ dễ hiểu hơn rất nhiều khi được biểu diễn bằng biểu đồ (cột, đường, tròn…). Hình ảnh trực quan giúp người đọc nắm bắt thông tin nhanh chóng và dễ dàng phát hiện xu hướng.
• Luôn có phần "Nhận xét và Phân tích": Đừng chỉ dừng lại ở việc liệt kê số liệu. Một báo cáo giá trị cần có phần phân tích sâu sắc, giải thích ý nghĩa của các con số, chỉ ra nguyên nhân của vấn đề và đề xuất giải pháp hoặc hành động tiếp theo.
• Sự đồng nhất về định dạng và đơn vị: Duy trì một định dạng báo cáo thống nhất (phông chữ, màu sắc, bố cục) và đơn vị đo lường (VNĐ, USD, %…) giúp người đọc dễ theo dõi và so sánh giữa các báo cáo.
• Tính bảo mật thông tin: Dữ liệu bán hàng thường rất nhạy cảm. Đảm bảo rằng báo cáo chỉ được chia sẻ với những người có quyền và cần thiết, đồng thời áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp cho hệ thống lưu trữ.

Những điều cần lưu ý khi tạo báo cáo bán hàng

Báo cáo bán hàng không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt số liệu mà còn là nền tảng để đánh giá hiệu quả kinh doanh, tối ưu đội ngũ và ra quyết định chiến lược chính xác. Việc lựa chọn đúng loại báo cáo và áp dụng các mẫu phù hợp sẽ giúp SME Việt quản lý bán hàng bài bản, minh bạch và chủ động hơn trước biến động thị trường. Kết hợp cùng các giải pháp phần mềm như CloudSALES, doanh nghiệp có thể tự động hóa báo cáo, tiết kiệm thời gian và khai thác tối đa giá trị từ dữ liệu bán hàng.

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu hiểu thêm về các giải pháp bán hàng của CloudGO, hãy liên hệ ngay để được tư vấn trực tiếp.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/