Quản lý nhân sự là gì? Hé lộ 8 kinh nghiệm xây dựng đội ngũ chất lượng, hiệu quả

Quản lý nhân sự hiện nay đã vượt xa khỏi phạm vi đơn thuần của việc "tuyển dụng và chi trả lương". Nhiều doanh nghiệp Việt đang phải đối mặt với một thách thức quản lý nhân sự . Theo báo cáo mới nhất của Anphabe Việt Nam, tình hình nhân sự đang ở mức báo động:

• 19% nhân viên cảm thấy thiếu gắn kết và đã quyết định rời bỏ tổ chức, đây là tỷ lệ cao nhất được ghi nhận trong 3 năm qua.

• Đáng lo ngại hơn, có tới 31% lực lượng lao động mặc dù không cảm thấy gắn kết nhưng vẫn chưa có ý định ra đi.

Báo cáo này thật sự đáng báo động. Năng suất lao động của Việt Nam hiện chỉ đạt 1/3 so với các quốc gia trong khu vực, dẫn đến thiệt hại lên đến hàng tỷ đồng mỗi năm cho nền kinh tế.

Trước thực trạng này, câu hỏi cấp bách đặt ra cho các nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp là: Làm thế nào để chuyển đổi quản lý nhân sự từ một gánh nặng trở thành động lực phát triển cho tổ chức? Làm sao để xây dựng được một đội ngũ nhân sự không chỉ gắn kết mà còn sẵn sàng cống hiến hết mình?

>>>> Xem thêm về: Quản lý vận hành là gì? Những thách thức mà doanh nghiệp không thể “phớt lờ”

Trong bài viết này, CloudGO sẽ giải đáp những nguyên tắc trong quản lý nhân sự hiện đại. Qua đó, bạn sẽ có được cách làm cho mỗi nhân viên, sẵn sàng cống hiến 120% năng lực.

Quản lý nhân sự là gì?

Thuật ngữ "nguồn nhân lực" bắt đầu xuất hiện từ đầu thế kỷ 20 và trở nên phổ biến vào những năm 1960 để chỉ tập hợp những người làm việc trong tổ chức.

Quản lý nhân sự được hiểu như thế nào?

HRM nhấn mạnh vào việc quản lý nhân viên như một tài sản của doanh nghiệp hay nhân viên còn được gọi là "vốn nhân lực". Mục tiêu của HRM, tương tự như các tài sản khác của doanh nghiệp, là sử dụng nhân viên một cách hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và thu lợi nhuận đầu tư (ROI).

Quản lý nhân sự là làm công việc gì?

Quản lý nhân sự là một lĩnh vực rất rộng, yêu cầu người phụ trách phải thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng. Công việc này bao gồm:

• “Săn tìm” và đào tạo những nhân sự phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

• Xây dựng và đề xuất chính sách tại nơi làm việc.

• Phúc lợi đãi ngộ phù hợp và hấp dẫn.

• Nỗ lực giữ vững nguồn nhân lực chất lượng cao.

• Đào tạo và tạo điều kiện cho nhân viên tiềm năng học hỏi và phát triển.

• Truyền thông đề cao an toàn và sức khỏe cho toàn bộ đội ngũ.

Vậy, công việc nhân sự là sự yêu cầu kết hợp giữa cả kỹ năng "cứng" và "mềm". Khi làm tốt những nhiệm vụ trên, bộ phận quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp cân đối được lượng nhân sự ra-vào mà vẫn đảm bảo chất lượng.

>>>> Bạn có muốn biết: Doanh số tăng “bất ngờ” cùng 12 cách quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả

Chức năng quan trọng của quản lý nhân sự mà mọi quản lý cần nắm

Chức năng của quản lý nhân sự có thể khác nhau tùy theo ngành nghề, quy mô doanh nghiệp và loại hình nhân viên mà doanh nghiệp sử dụng. Dù mỗi công ty có thể có những đặc thù riêng nhưng nhìn chung, quản lý nhân sự luôn xoay quanh việc tạo ra một môi trường làm việc trở thành nơi mọi người có thể tận hưởng được niềm vui trong công việc.

Các chức năng chính của quản lý nhân sự

• Phân tích công việc

Trước khi bắt đầu tuyển người, bạn cần hiểu rõ "mình cần gì". Việc phân tích kỹ lưỡng từng vị trí công việc từng kỹ năng kinh nghiệm và cả tính cách thói quen mà nghề nghiệp yêu cầu.

Đây là nền tảng để không chỉ tuyển đúng người, mà còn để xây dựng chương trình đào tạo phù hợp và trả lương xứng đáng. Khi nhân viên cảm thấy được đánh giá đúng, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn.

Ví dụ: Kỹ năng giao tiếp nhạy bén sẽ là ưu điểm cho nghề bán hàng, và có thể có thêm một số thói quen lành mạnh thể thao để có sức bền khi di chuyển gặp mặt khách hàng.

• Quản lý hoạt động nhân sự

Việc tạo ra các chính sách về sức khỏe và an toàn lao động, giải quyết những bức xúc của nhân viên, hợp tác với công đoàn – tất cả đều giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ quy định mà còn tạo một môi trường làm việc an toàn và đáng tin cậy.

Là một nhân sự bạn chắc đã quá quen với việc nhân viên suốt ngày xin nghỉ phép do bệnh ốm. Nếu là một nhân sự thật sự có tầm sẽ có những ý tưởng mới để cải thiện được sức khỏe thể trạng cho toàn bộ tổ chức. Bởi thân thể tốt là ngôi đền cho một tâm trí bền bỉ và tràn đầy năng lượng làm việc.

• Đánh giá hiệu suất

Đánh giá hiệu suất không phải là một buổi "xét xử" nhân viên. Mà hãy xem là lúc để nhìn nhận những gì họ đã làm được và góp ý chân thành. Sau cùng, kết quả đánh giá cũng là cơ sở để đưa ra quyết định về thăng chức, tăng lương. Quan trọng hơn, nó tạo động lực để mọi người không ngừng cải thiện bản thân và giúp nhà quản lý đưa ra các biện pháp để quản lý nhân viên cứng đầu .

• Chương trình khen thưởng

Tất cả mọi người trong thân tâm đều muốn bản thân được công nhận và đánh giá cao những nỗ lực đã bỏ ra đúng không? ?

Tuy nhiên, không nên đánh đồng rằng khen thưởng là "phát tiền", chúng ta không thiếu cách để thể hiện sự trân trọng đối với những đóng góp của nhân viên như: những khoản thưởng hay phúc lợi đặc biệt , những khóa đào tạo ngắn hạn, dài hạn,...

• Phát triển chuyên môn

Từ buổi định hướng cho nhân viên mới đến các chương trình đào tạo nâng cao, việc đào tạo nhân viên giúp tăng năng suất, giảm tỷ lệ nghỉ việc và giảm nhu cầu giám sát quá nhiều.

Những chức năng kể trên giúp doanh nghiệp duy trì lực lượng lao động chất lượng, và góp phần tạo nên một môi trường làm việc tích cực và bền vững. Nhưng làm thế nào để áp dụng và thực hiện chúng tốt nhất ? Hãy cùng khám phá ở phần tiếp theo.

>>>> Bạn sẽ đánh mất danh tiếng của mình nếu còn giữ những kỹ năng quản lý đội nhóm này

8 kinh nghiệm thực tiễn quản lý nhân sự dễ dàng và hiệu quả

Kinh nghiệm thực tiễn về quản lý nhân sự đòi hỏi nhiều kỹ năng, kể cả khi bạn xuất thân từ ngành quản trị nhân sự, thì kiến thức chuyên môn chỉ là yếu tố cần. Bạn cần nhiều hơn thế, và kinh nghiệm thực tế sau sẽ giúp bạn tiến thêm một bước gần hơn:

1. Định hướng tuyển dụng dựa trên văn hóa doanh nghiệp cốt lõi

Không chỉ là “chọn đúng người vào đúng việc” nữa, tuyển dụng nhân sự ngày nay còn là tìm kiếm những cá nhân phù hợp với văn hóa của tổ chức. Đó chính là cách đảm bảo rằng nhân viên mới không chỉ có khả năng làm việc tốt mà còn hòa nhập được với môi trường làm việc.

Tony Hsieh, cựu CEO của Zappos, từng nói: "Văn hóa của bạn là thương hiệu của bạn."

2. Nhân viên sẽ phấn khởi với quy trình Onboarding 30-60-90 ngày

Cảm giác lạc lõng, không biết cần làm gì là tâm lý chung của những ứng viên mới của bạn.Vì vậy, hãy thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn không phải chỉ đối với khách hàng mà cả nhân viên cũng cần. Quy trình onboarding hiệu quả giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và đóng góp cho doanh nghiệp. Chúng tôi đề xuất cho bạn mô hình 30-60-90 chia nhỏ quá trình này thành các giai đoạn có mục tiêu cụ thể, rõ ràng.

Tuyển dụng nhân viên mới theo mô hình 30-60-90

Quy trình onboarding 30-60-90 sẽ bao gồm:

1. 30 ngày đầu: Làm quen với môi trường và vai trò mới.

2. 60 ngày tiếp theo: Bắt đầu đảm nhận trách nhiệm và thực hiện các dự án nhỏ.

3. 90 ngày cuối: Hòa nhập, tạo ra giá trị và đóng góp đáng kể cho đội ngũ.

Nhà cố vấn lãnh đạo Michael Watkins, tác giả của “90 ngày đầu tiên làm sếp", đã đề cập: “Bằng việc nói về cách bạn sẽ tiếp cận 90 ngày làm việc đầu tiên của mình, bạn đang chứng minh sự nhanh nhẹn và chủ động của bản thân đó."

Nghiên cứu từ Gallup cũng đã chỉ ra rằng: Nhân viên trải qua quá trình onboarding có cấu trúc tốt có khả năng gắn bó với công ty cao hơn 58% trong ba năm tiếp theo.

Vậy, quy trình onboarding bài bản, chỉnh chu sẽ giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của họ trong tổ chức.

3. Hệ thống đánh giá hiệu suất công bằng và khuyến khích tạo giá trị win - win

Hiểu đơn giản về hệ thống này là tạo ra một quy trình đánh giá rõ ràng, giúp nhân viên cảm thấy có động lực phấn đấu hơn. Bạn có thể áp dụng phương pháp OKR (Mục tiêu và Kết quả then chốt) như Google hay các chỉ số KPI (Chỉ số đo lường hiệu suất công việc ) để thiết lập các mục tiêu cụ thể cho nhân viên.

Ví dụ, thay vì chỉ đánh giá nhân viên bán hàng dựa trên doanh số, bạn có thể để họ tự đề ra mục tiêu cá nhân, ví dụ như bán được 100 sản phẩm trong tháng. Khi nhân viên đạt được mục tiêu, họ sẽ được ghi nhận thành tích hoặc nhận các phần thưởng cụ thể. Nếu chưa đạt, thay vì chỉ trích, bạn có thể cùng họ tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải pháp hỗ trợ cải thiện.

Khi để họ tự đặt mục tiêu cho bản thân sẽ khiến họ cảm thấy có trách nhiệm hơn mà còn tạo động lực phát triển. Khi nhân viên thành công, công ty cũng hưởng lợi – đó chính là giá trị "win-win" mà hệ thống đánh giá công bằng mang lại.

>>>> KPI là gì? Cách áp dụng KPI hiệu quả - công bằng - chất lượng cho nhân viên

4. Thiết kế lộ trình thăng tiến rõ ràng cho mọi vị trí

Không ai muốn cảm giác như đang đi trên một con đường không có điểm đến. Xây dựng lộ trình nghề nghiệp và thăng tiến cho mỗi vị trí trong công ty. Cho nhân viên thấy họ có thể đi đến đâu nếu họ nỗ lực và phát triển.

Career Path rõ ràng cho nhân viên

Bản đồ này không chỉ nên bao gồm các chức danh, mà còn cả những kỹ năng cần có để phát triển. Ví dụ, một nhân viên marketing muốn trở thành giám đốc marketing cần phải học gì? Quản lý ngân sách? Lãnh đạo nhóm? Hãy làm rõ những điều này.

Nhưng đừng quên, không phải ai cũng muốn leo lên nấc thang của vị trí quản lý. Một số người có thể muốn trở thành chuyên gia về chuyên môn trong lĩnh vực của họ. Vì vậy, hãy tạo ra các con đường thăng tiến phù hợp cho từng nhóm. Điều quan trọng là mọi người đều thấy được tương lai của họ trong công ty, dù đó là bất cứ tương lai gì

5. Lợi thế khi dùng công nghệ trong quản lý nhân sự

Công nghệ đang giúp quản lý nhân sự dễ dàng hơn rất nhiều. Một trợ lý 24/7 luôn sẵn sàng xử lý mọi công việc giấy tờ nhàm chán - chính là những phần mềm quản lý nhân sự. Bạn chỉ cần lưu trữ thông tin nhân viên, quản lý lương thưởng, theo dõi ngày nghỉ phép - tất cả chỉ trong một nơi. Thay vì phải lục tung đống hồ sơ giấy, thì bạn chỉ cần vài cú click chuột là có ngay thông tin giá trị đúng ý.

Bạn sẽ hiểu nhân viên hơn. Ví dụ, bạn có thể tạo các cuộc khảo sát trực tuyến ngắn để hỏi ý kiến nhân viên về môi trường làm việc. Sau đó, dùng công cụ phân tích để xem ai đang làm việc hiệu quả, ai cần được hỗ trợ thêm. Khi phát hiện trường hợp không ổn, bạn sẽ kịp thời động viên, khen thưởng hoặc có biện pháp cải thiện..

Công nghệ quản lý nhân sự sinh ra ỉ giúp công việc quản lý nhân sự trở nên dễ thở hơn, và còn tạo một môi trường làm việc tốt hơn cho mọi người.

6. Tạo môi trường làm việc linh hoạt

Công việc quan trọng, nhưng … cuộc sống mà chính nhân viên cảm nhận cũng quan trọng không kém. Hãy cho nhân viên của bạn không gian để họ sống. Có thể áp dụng chính sách làm việc từ xa vài ngày một tuần, hoặc cho phép giờ làm việc linh hoạt. Miễn là công việc được hoàn thành đúng hạn, việc gò bó làm việc tại văn phòng 8 tiếng mỗi ngày đã dần thay đổi sau đại dịch. Đã đến lúc bạn cần thích nghi.

Tổ chức các hoạt động ngoài giờ như lớp yoga, câu lạc bộ đọc sách, hay thậm chí là "ngày không làm việc" mỗi quý.Việc này giúp gắn kết nhân viên, và nạp lại năng lượng, tránh kiệt sức. Một nhân viên cân bằng sẽ làm việc hiệu quả hơn nhiều so với một người luôn căng thẳng và mệt mỏi.

Nhớ rằng, cân bằng công việc - cuộc sống không có nghĩa là làm ít đi, mà là làm việc thông minh hơn.

Theo dõi nhân viên tại nhà

7. Xây dựng văn hóa Feedback 360 độ trong doanh nghiệp

Văn hóa nhận phản hồi 360 (Feedback 360) độ khuyến khích việc đánh giá và phản hồi từ nhiều phía: cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới và thậm chí cả khách hàng. Văn hóa doanh nghiệp giúp tạo ra một bức tranh toàn diện về hiệu suất và sự phát triển của mỗi nhân viên.

Một môi trường mở để mọi người có thể chia sẻ ý kiến mà không sợ bị phán xét. Có thể bắt đầu một cuộc họp nhanh với chủ đề là chia sẻ một điều tốt và những điều cần cải thiện. Việc này giúp mọi người quen với việc đưa ra và nhận phản hồi.

Nhớ rằng, phản hồi không phải chỉ là chỉ trích và càng không phải là “vạch lá tìm sâu”. Chú ý đến điều tích cực nhỏ nhoi và công nhận khen ngợi chúng. Nếu điều đó có giá trị to lớn sẽ được đánh giá cao và những góp ý mang tính xây dựng cho công ty sẽ bắt đầu nảy mầm.

>> Muốn trở thành lãnh đạo giỏi? Hãy bắt đầu từ kỹ năng giao việc

8. Mô hình đào tạo 70-20-10 cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Charles Jennings, người đề xuất mô hình 70-20-10, nói: "Học tập hiệu quả nhất xảy ra khi nó được tích hợp vào công việc hàng ngày." Câu nói này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc học tập liên tục và áp dụng kiến thức vào thực tế.

Mô hình đào tạo 70-20-10 đề xuất rằng 70% kiến thức đến từ trải nghiệm thực tế, 20% từ tương tác với người khác, và 10% từ các khóa học chính thức. Mô hình này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp tối ưu hóa nguồn lực đào tạo.

Khuyến khích việc chia sẻ kiến thức trong nội bộ. Tổ chức các buổi "Lunch and Learn" hàng tháng, nơi mọi người có thể chia sẻ một kỹ năng mới họ vừa học được. Điều này không chỉ giúp mọi người học hỏi mà còn tạo ra văn hóa chia sẻ kiến thức.

Hiện nay, các công ty đang dùng phần mềm và xây dựng một kho kiến thức trên đám mây để bất kỳ nhân viên nào cũng có thể truy cập và học hỏi trau dồi cho chính mình. Tại CloudGO chúng tôi luôn có những khóa học webinar, sự kiện học thuật hoặc đề xuất cho nhân viên đi học những khóa học chuyên môn nhằm cùng nhau phát triển.

Đào tạo hiệu quả cho nhân viên

>> Mô hình Agile - mô hình vòng lặp được các doanh nghiệp ưa chuộng hiện nay

7 Bước thực hiện quy trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Quản lý nhân sự trong doanh nghiệp là điều không khó nhưng cần phải có từng bước theo chiến lược, vì quản lý 5 hay 10 người thì dễ, nhưng bạn liệu có tự tin ứng dụng quy trình cho 100, 500, hay 1000 nhân sự. Những bước sau dựa trên việc quản trị hiệu suất MBA của đại học Oxford sẽ giúp bạn:

Thực hiện quy trình quản lý nhân sự

>>>> Bạn có muốn biết: 19 Bí quyết kinh doanh thành công kể cả khi bạn trắng tay

Một số phần mềm quản lý nhân sự hữu dụng

Ngày nay, quản lý nhân sự không còn là gánh nặng với sự hỗ trợ của các phần mềm thông minh. Những công cụ này giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hiệu suất một cách đáng kinh ngạc đấy!

Phần mềm quản lý nhân sự và công việc hiệu quả nhất CloudWORK

Giải pháp quản lý nhân sự và công việc siêu hữu dụng

CloudWORK là giải pháp nổi bật và đang được ưa chuộng ở thị trường Việt Nam hiện nay với việc cung cấp giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý công việc, dự án và nhân sự hiệu quả với những tính năng nổi bật:

• Giao việc và phân bổ công việc hiệu quả

• Quản lý lịch cá nhân và nhóm

• Quản lý dự án chuyên nghiệp

• Theo dõi timesheet và đánh giá hiệu quả dự án

• Hệ thống nhắc nhở tự động

• Kanban view để theo dõi tiến độ trực quan

• Phân quyền và bảo mật chặt chẽ

• Báo cáo chi tiết hỗ trợ đo lường hiệu quả công việc

• Điều khiển trên ứng dụng di động tiện lợi với đầy đủ tính năng

CloudWORK không chỉ đơn thuần là một phần mềm quản lý, mà còn là đối tác đáng tin cậy trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.

Quản lý nhân sự online cùng MISA AMIS HRM

Phần mềm MISA AMIS HRM hỗ trợ quản lý nhân sự toàn diện, từ đào tạo, theo dõi hiệu suất, lương thưởng đến lịch làm việc, giúp doanh nghiệp tăng năng suất và độ chính xác.

Phần mềm quản lý nhân sự Amis

Phần mềm nhân sự BambooHR

BambooHR là một phần mềm quản lý nhân sự được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng nhờ tính linh hoạt và đa nền tảng. Hệ thống này có thể được truy cập từ nhiều thiết bị khác nhau như máy tính để bàn, máy tính xách tay và máy tính bảng, mang lại sự thuận tiện cho người dùng.

Chức năng của phần mềm bao quát tốt các nghiệp vụ như: quản lý thông tin nhân sự, tuyển dụng và theo dõi ứng cử viên, quản lý và đánh giá hiệu suất nhân viên, theo dõi được thời gian làm việc và nghỉ phép.

Giao diện phần mềm BambooHR

Công cụ quản lý nhân sự Perfect HRM

Perfect HRM cung cấp các giải pháp quản lý nhân sự bao gồm bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, tích hợp máy chấm công, và gửi bảng lương tự động qua email.

Tuy nhiên, giao diện hiện tại có thể làm người dùng mất thời gian làm quen và thường cần sự hỗ trợ từ đội ngũ kỹ thuật.

Phần mềm nhân sự Base HRM

Base HRM với 10 ứng dụng chuyên biệt và khả năng tùy chỉnh cao, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 50% thời gian quản lý nhân sự.

Tuy nhiên, phần mềm được chia thành nhiều ứng dụng nhỏ khiến người dùng phải thực hiện nhiều thao tác và gặp khó khăn với giao diện không đồng nhất.

Giải pháp quản lý nhân sự Base HRM

Chỉ với vài thao tác đơn giản, doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự dễ dàng, mang lại sự chuyên nghiệp và hiệu quả vượt trội.

Kỹ năng mềm phải có ở một người làm quản lý nhân sự

Nhà quản lý nhân sự giỏi không chỉ dừng lại để tuyển dụng và quản lý nhân viên, mà còn là người định hướng và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Để làm được điều này, một nhà quản lý nhân sự cần trang bị cho mình những kỹ năng mềm thiết yếu như sau:

• Giao tiếp xuất sắc và lắng nghe tích cực

• Lãnh đạo hiệu quả và tạo động lực cho nhân viên

• Phân tích dữ liệu và ra quyết định sáng suốt

• Đàm phán khéo léo và giải quyết xung đột công bằng

• Tư duy chiến lược và tầm nhìn dài hạn trong quản lý nhân sự

• Huấn luyện, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên

• Thích nghi nhanh với thay đổi và xu hướng quản lý mới

Tóm lại, một nhà quản lý nhân sự xuất sắc cần là người đa năng, kết hợp nhiều kỹ năng mềm khác nhau. Họ không chỉ là cầu nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên, mà còn là người kiến tạo nên môi trường làm việc tích cực, hiệu quả, góp phần vào sự thành công chung của tổ chức.

Ứng dụng công nghệ nền tảng đám mây trong quản lý nhân sự

Không thể phủ nhận những lợi ích tuyệt vời khi chuyển hình thức quản lý nhân sự sang các phần mềm trên nền tảng đám mây. Công nghệ này giúp người quản lý nhân sự tập trung hóa dữ liệu nhân viên về một nơi duy nhất, quản lý mọi thông tin nhân viên, đến các hợp đồng số, bảng chấm công tính lương, … và các tài liệu khác một cách hiệu quả, giảm thiểu tác vụ thủ công bằng giấy, tính toán bằng excel như trước đây. Từ đó, thời gian xử lý công việc cũng được rút gọn, tính chính xác được cải thiện.

Đặc biệt, người quản lý và nhân viên có thể làm việc và theo dõi từ bất cứ đâu, giúp duy trì tính liên tục trong công việc và nâng cao tính linh hoạt. Một điều nữa, khi quản lý nhân sự bằng các phần mềm công nghệ đám mây giúp doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí đầu tư rườm rà, bảo trì và cập nhật hệ thống.

Ví dụ, Workday, một trong những nền tảng HRM hàng đầu, đã giúp Unilever hợp nhất dữ liệu nhân sự từ hơn 100 quốc gia, giảm 40% chi phí quản lý HR.

Các nền tảng như CloudWORK và Culture Amp không chỉ cung cấp chức năng quản lý dự án an toàn mà còn tích hợp các tính năng theo dõi thời gian và đánh giá hiệu suất. Đặc biệt với CloudWORK, bộ giải pháp quản lý công việc, dự án tinh gọn giúp doanh nghiệp tiết kiệm “80% thời gian lãng phí”:

Quản lý hoạt động của nhân sự trên CloudWORK qua mỗi công việc, dự án

• Công việc không đơn giản là công việc, CloudWORK vừa giải quyết những tác vụ bên trong nội bộ vừa xử lý các tác vụ ở bên ngoài (công việc tới từ khách hàng, đối tác)

• Trợ lý công việc thông minh: đề xuất task (các công việc chưa xong, các công việc hôm nay, …)

• Tổng hợp các báo cáo về công việc: được giao, quá hạn, đúng hạn, …

• Giao diện trực quan, dễ dùng, dễ sử dụng trên nền tảng mobile app

>>> Đăng ký dùng thử 14 ngày MIỄN PHÍ

Có thể nói, công nghệ đám mây đang dần trở thành xu hướng tất yếu trong quản lý nhân sự. Doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hạ tầng, kỹ năng, và thay đổi văn hóa tổ chức để áp dụng thành công công nghệ đám mây

Các mô hình xây dựng quản lý nhân sự chuyên nghiệp cho công ty

Xây dựng mô hình quản trị nhân sự giúp nhà quản lý tối ưu nguồn nhân lực. Dưới đây, CloudGO sẽ chia các mô hình quản lý nhân sự thành 2 loại là:

Mô hình phần mềm

Tập trung vào yếu tố con người, quản lý dựa trên sự gắn kết giữa nhân viên và lãnh đạo các cấp, tạo nên mối liên hệ giá trị giữa người lao động và doanh nghiệp. Mô hình phần mềm bao gồm các phương pháp quản lý sau:

Mô hình Maslow

Là một trong những mô hình quan trọng nhất trong quản lý nhân sự. Tháp nhu cầu Maslow được chia thành 5 tầng theo nhu cầu của con người, bao gồm:

• Nhu cầu cơ bản: những nhu cầu thiết yếu như ăn uống, chỗ ở, di chuyển, giải trí, nghỉ ngơi, v.v.

• Nhu cầu an toàn: đảm bảo môi trường sống và làm việc an toàn.

• Nhu cầu xã hội: khả năng hòa nhập, kết nối với cộng đồng, nhận được sự tin cậy từ bạn bè, gia đình và xã hội.

• Nhu cầu được tôn trọng: mong muốn được yêu thương, tôn trọng và tin tưởng.

• Nhu cầu tự thể hiện: mong muốn sáng tạo, thể hiện năng lực và cá tính của bản thân, và được công nhận.

Để ứng dụng mô hình này, người lãnh đạo cần nhận biết và phân loại các nhu cầu của người lao động, từ đó thúc đẩy họ phát huy bản thân và làm việc hiệu quả hơn thông qua chế độ lương thưởng, phúc lợi, và sự công bằng, cũng như tạo cơ hội cho họ phát triển và khẳng định năng lực của mình.

Mô hình Maslow

Mô hình GROW

Mô hình GROW là một quy trình đơn giản trong huấn luyện và cố vấn, thường được áp dụng trong việc huấn luyện nhân viên. GROW là viết tắt của:

• Goal: Mục tiêu

• Reality: Thực trạng

• Options (or Obstacles): Các lựa chọn (hoặc trở ngại)

• Will (or Way Forward): Quyết tâm (hoặc Đường tiến)

Mô hình bắt đầu với việc lãnh đạo xác định mục tiêu (Goal). Các thành viên trong nhóm sau đó đánh giá tình hình hiện tại (Reality),lựa chọn giải pháp và nhận diện các trở ngại (Options/Obstacles),cuối cùng là cam kết thực hiện (Way Forward) các mục tiêu đã đề ra.

Mô hình GROW

Mô hình 5Ps của Schuler

Mô hình 5Ps, do Schuler phát triển vào năm 1992, tập trung vào mối quan hệ nội tại giữa chiến lược doanh nghiệp và 5 hoạt động nhân sự:

• Philosophy: Triết lý quản trị nguồn lực

• Policies: Chính sách quản lý nhân sự

• Programs: Các chương trình

• Practices: Các hoạt động, thông lệ

• Process: Quy trình quản trị nhân sự

Mô hình xác định nhu cầu chiến lược của doanh nghiệp, từ đó quản lý nguồn nhân lực qua các chính sách, quy trình, và chương trình dành cho người lao động.

Mô hình Harvard

Được đề xuất năm 1984 bởi Beer và cộng sự, mô hình Harvard nhấn mạnh rằng người lao động bị ảnh hưởng bởi 4 yếu tố chính:

• Chế độ làm việc

• Dòng luân chuyển nhân lực

• Hệ thống thưởng/phạt

• Hệ thống công việc

Mô hình này đặt con người vào trung tâm, tập trung vào mối quan hệ giữa các cá nhân trong tổ chức.

Mô hình quản lý kiểu Nhật của William Ouchi (Thuyết Z)

Thuyết Z là mô hình quản lý phân chia theo các cấp. Theo đó:

• Cấp trên nắm bắt tình hình cấp dưới: nhân viên tham gia đưa ra quyết định và ý kiến, sau đó cấp trên mới ra quyết định.

• Nhà quản lý cấp cơ sở: có quyền xử lý, điều hành và khuyến khích nhân viên phát huy khả năng của họ.

• Nhà quản lý cấp trung: điều chỉnh và hoàn thiện các ý kiến của cấp cơ sở, báo cáo tình hình với cấp trên và đưa ra ý kiến riêng.

Mô hình này quan tâm đến phúc lợi nhân viên, đảm bảo sự thoải mái và không phân biệt giữa các cấp, đánh giá nhân viên một cách toàn diện và tế nhị.

Mô hình theo thuyết Z

Mô hình theo thuyết X-Y của Douglas McGregor

Được phát triển năm 1960, mô hình này dựa trên hai lý thuyết quản trị nhân sự:

• Thuyết X cho rằng con người có khuynh hướng tiêu cực: lười biếng, cần kiểm soát chặt chẽ, và luôn nghĩ cho bản thân trước.

• Thuyết Y tin vào khả năng tự giác, tự quản lý và sáng tạo của con người.

Giữa hai thuyết, thuyết Y thường được ưa chuộng hơn vì tôn trọng bản chất tích cực của con người, tạo ra môi trường làm việc tự do, khuyến khích sự sáng tạo và gắn kết của nhân viên.

Mô hình phần cứng

Mô hình ma trận

Mô hình ma trận kết hợp hai cấp độ báo cáo theo cả chiều dọc và ngang. Nhân viên từ các bộ phận khác nhau tham gia dự án với vai trò, chức năng riêng, và sau khi hoàn thành dự án, họ có thể tham gia vào các dự án khác mà không bị ràng buộc bởi vị trí cố định.

Mô hình ma trận

Mô hình theo sản phẩm

Phổ biến ở các doanh nghiệp sản xuất, mô hình này quản lý từng loại sản phẩm cụ thể với một nhóm nhân viên đa chức năng dưới sự giám sát của một quản lý chính. Nếu doanh nghiệp có nhiều sản phẩm/dịch vụ, sẽ có một cấp quản lý cao hơn để quản lý chung.

Mô hình theo sản phẩm

Mô hình theo chức năng (chiều ngang)

Được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, mô hình này chia doanh nghiệp thành nhiều phòng ban, mỗi phòng ban có các chức năng riêng và được quản lý độc lập:

• Thực hiện nhiệm vụ của tổ chức, công việc của doanh nghiệp.

• Phân chia công việc theo từng vị trí, phòng ban, bộ phận.

• Thiết kế mối quan hệ quản lý để đảm bảo công việc hiệu quả.

Mô hình theo địa lý, khu vực

Khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở các khu vực khác nhau, cần tổ chức và quản lý nhân sự theo vùng địa lý. Điều này giúp đảm bảo sự hỗ trợ nhân viên và khách hàng thuận tiện, phù hợp với nhu cầu và đặc điểm của từng vùng.

>>> Xem thêm: Kiểm soát khủng hoảng truyền thông hiệu quả với top 5 kỹ năng quản lý truyền thông dự án

11 kỹ năng thiết yếu của quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự cần làm chủ nhiều kỹ năng đa dạng, trong đó giao tiếp là yếu tố quan trọng hàng đầu để đối mặt với những thách thức hàng ngày. Dù bạn là nhà lãnh đạo đang tìm kiếm nhân tài cho bộ phận nhân sự, hay là chuyên viên nhân sự muốn nâng cao năng lực bản thân, việc nắm vững các kỹ năng cốt lõi sau đây sẽ giúp nâng tầm hiệu quả quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức của bạn:

Giao tiếp thành thạo

Giao tiếp là nền tảng của quản lý nhân sự hiệu quả. Một nhà quản lý HR xuất sắc cần thành thạo cả giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói để xử lý các công việc hàng ngày và đáp ứng các tiêu chuẩn của công ty. Những kỹ năng mềm này bao gồm lắng nghe tích cực, trung thực và chính trực trong giao tiếp là những yếu tố then chốt. Đặc biệt, khả năng sử dụng trí tuệ cảm xúc trong các cuộc trò chuyện sẽ tạo nên sự khác biệt.

Dưới đây là một số ví dụ về nhiệm vụ nhân sự đòi hỏi kỹ năng giao tiếp tuyệt vời:

• Đàm phán lương

• Giải thích gói phúc lợi nhân viên

• Giải quyết xung đột

• Bài thuyết trình của công ty

• Cập nhật sổ tay nhân viên

Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ cũng rất cần thiết cho các nhà quản lý nguồn nhân lực. Nhà quản lý nhân sự cần nhạy bén với các tín hiệu như giọng nói, nét mặt, tư thế và không gian cá nhân được đưa ra có thể quyết định dòng chảy của cuộc trò chuyện và phản ứng của nhân viên của bạn. Những kỹ năng này đặc biệt hữu ích trong các tình huống nhạy cảm, như khi một nhân viên nộp đơn khiếu nại phân biệt đối xử hoặc trong quá trình phỏng vấn ứng viên.

Kỹ năng tổ chức và quản lý thông tin

Tổ chức và quản lý thông tin

Thật khó để quản lý nhu cầu của nhân viên và chủ doanh nghiệp nếu bạn thiếu kỹ năng tổ chức và quản lý thông tin hiệu quả. Khi một nhân viên đến văn phòng nhân sự với một câu hỏi hoặc mối quan tâm, người quản lý có thể không biết ngay câu trả lời. Tuy nhiên, họ nên có kinh nghiệm để biết chính xác nơi tìm thông tin được yêu cầu.

Điều đó có nghĩa là có thể có các chồng thư mục tệp với thông tin chung của công ty cũng như các chương trình kỹ thuật số với dữ liệu nhạy cảm. Các nhà quản lý nhân sự thường được hưởng lợi từ phần mềm quản lý các chồng thư mục tệp với thông tin chung của công ty cũng như các chương trình kỹ thuật số với dữ liệu nhạy cảm để quyết định bảng lương, lịch trình nhân viên và quản lý gói phúc lợi .

Thông thạo công nghệ

Đã qua rồi cái thời mà các nhà quản lý nhân sự sử dụng máy đánh chữ hoặc dự thảo đánh giá hiệu suất bằng tay. Nhiều chuyên gia nhân sự dựa vào phần mềm lập kế hoạch, bảng tính kỹ thuật số và cơ sở dữ liệu trực tuyến để hoàn thành công việc của họ.

Chuyển sang kỹ thuật số và nâng cao kỹ năng kỹ thuật của đội ngũ quản lý nguồn nhân lực của bạn thậm chí có thể làm giảm nhu cầu làm thêm giờ. Theo nghiên cứu, 94% các chuyên gia kinh doanh nói rằng việc ra quyết định dựa trên dữ liệu giúp tăng cường các chiến lược nhân sự, nỗ lực tuyển dụng và các sáng kiến quản lý tài năng, tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực và thúc đẩy cải tiến liên tục.

Thông thạo công nghệ

Linh hoạt và khả năng thích ứng

Trong môi trường kinh doanh luôn biến động bao gồm các tùy chọn làm việc từ xa, lên lịch linh hoạt và chính sách làm việc từ xa, hỗ trợ sở thích của nhân viên và sự linh hoạt trong kinh doanh. Khả năng thích ứng nhanh chóng là điều kiện tiên quyết đối với nhà quản lý nhân sự.

Họ phải sẵn sàng đối mặt với các tình huống bất ngờ, từ tai nạn lao động đột xuất đến những thay đổi đột ngột trong chính sách của nhà cung cấp phúc lợi, hay nhanh chóng đưa ra các phương án giải quyết xung đột, chẳng hạn như quy trình hòa giải và thủ tục khiếu nại, cho phép HRM giải quyết xung đột tại nơi làm việc kịp thời và công bằng.

Kiên nhẫn và khả năng giải quyết vấn đề

Cuối cùng, sự kiên nhẫn là một đức tính không thể thiếu đối với nhà quản lý nhân sự. Họ thường xuyên phải đối mặt với nhiều loại khiếu nại và vấn đề, từ những bất đồng nhỏ nhặt giữa đồng nghiệp đến các vấn đề nghiêm trọng như quấy rối tại nơi làm việc. Khả năng duy trì sự bình tĩnh, lắng nghe một cách cởi mở và tìm ra giải pháp công bằng là những kỹ năng quan trọng.

Bình tĩnh và khả năng giải quyết vấn đề

Ngoài ra, kỹ năng đàm phán cũng đóng vai trò quan trọng, đặc biệt trong các tình huống như thương lượng lương, điều chỉnh lịch làm việc hoặc giải quyết xung đột giữa nhân viên và quản lý. Nhà quản lý HR cần có khả năng tìm ra giải pháp thỏa hiệp, có lợi cho cả công ty và nhân viên.

Bằng cách liên tục phát triển và trau dồi những kỹ năng này, các nhà quản lý nhân sự có thể nâng cao hiệu quả công việc, xây dựng môi trường làm việc tích cực và đóng góp đáng kể vào sự thành công của tổ chức.

>>> Xem thêm: Giải pháp đối phó hiệu quả với top 7 rủi ro thường gặp trong quá trình quản lý rủi ro dự án

Kỹ năng chuyên môn

Chuyên môn là một yếu tố không thể thiếu đối với quản lý nhân sự. Nó cho phép họ dự đoán nhu cầu nhân sự trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra các kế hoạch và mô tả ứng viên tiềm năng.

Quản lý nhân sự cần biết cách điều khiển các buổi phỏng vấn, đặt câu hỏi phù hợp để hiểu rõ tính cách và bản chất của ứng viên. Đồng thời, họ cần hỗ trợ và hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập với công ty. Việc không ngừng nâng cao kỹ năng chuyên môn là điều cần thiết. Khi đã có năng lực vững vàng, dù ở môi trường làm việc nào, họ cũng có thể đối phó và vượt qua mọi thử thách.

Kỹ năng chuyên môn

Kỹ năng quản lý thời gian

Bộ phận quản lý nhân sự thường phải xử lý nhiều công việc trong thời gian hạn chế nhưng vẫn phải đảm bảo hiệu suất cao. Từ việc quản lý nhân viên, giải quyết vấn đề, đưa ra quyết định đến triển khai chiến lược phát triển tổ chức. Do đó, kỹ năng quản lý thời gian là cần thiết để giúp quản lý nhân sự đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời tạo lịch trình làm việc hợp lý để mọi người đều nắm rõ nhiệm vụ và thời hạn.

Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong quá trình làm việc, chắc chắn sẽ có những tình huống hoặc xung đột phát sinh giữa doanh nghiệp và nhân viên. Do đó, phát hiện và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và chính xác là một kỹ năng quan trọng đối với các nhà quản lý. Kỹ năng này không chỉ thể hiện năng lực của quản lý mà còn cải thiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhân viên.

Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu tâm lý

Lắng nghe và thấu hiểu là một kỹ năng quan trọng đối với nhà quản lý nhân sự, yêu cầu nhiều thời gian rèn luyện. Một nhà quản lý thành công sẽ biết lắng nghe và xây dựng mối quan hệ với nhân viên. Lắng nghe giúp họ hiểu rõ thông tin, nguyện vọng, và tâm tư của nhân viên, từ đó giải quyết các vấn đề kịp thời.

Kỹ năng này giúp tạo ra một đội ngũ gắn kết và mạnh mẽ. Khả năng đọc vị tâm lý còn giúp quản lý nhận ra sự thật khi phỏng vấn ứng viên và đánh giá sự phù hợp với vị trí công việc. Ngoài ra, kỹ năng này còn giúp quản lý điều hòa mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhân viên, đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.

Kỹ năng thuyết phục

Bên cạnh các kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề, nhà quản lý nhân lực cần có khả năng thuyết phục mạnh mẽ. Kỹ năng này giúp họ thu hút nhân tài và bảo vệ lợi ích doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh. Thêm vào đó, kỹ năng thuyết phục cũng hỗ trợ quản lý giải quyết mâu thuẫn nội bộ, tạo sự hài lòng cho mọi người khi làm việc trong công ty.

Kỹ năng thuyết phục

Kỹ năng ra quyết định

Cuối cùng, kỹ năng ra quyết định là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của quản lý nhân sự. Việc đưa ra các quyết định kịp thời, đúng đắn và phù hợp không chỉ thể hiện tầm nhìn chiến lược mà còn đảm bảo lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên.

Như vậy, kỹ năng quản lý nhân sự là một hành trình học hỏi không ngừng. Để trở thành một nhà quản lý tài năng, mỗi cá nhân cần không ngừng trau dồi, cập nhật kiến thức và kinh nghiệm, đồng thời sẵn sàng thích ứng với những thay đổi không ngừng của môi trường kinh doanh

Tạm kết

Trong thế giới kinh doanh đang không ngừng biến đổi, từ việc thu hút và phát triển nhân tài đến xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững, HRM đang trải qua một cuộc cách mạng với sự hỗ trợ của công nghệ tiên tiến. Các chuyên gia nhân sự cần liên tục nâng cao kỹ năng và thích ứng với những thách thức mới để đáp ứng nhu cầu ngày càng phức tạp của lực lượng lao động hiện đại.

Quản lý nhân sự đóng vai trò then chốt trong việc định hình tương lai tối ưu hóa hiệu suất của các tổ chức.