Quản lý nhân sự là gì? Hé lộ 8 kinh nghiệm xây dựng đội ngũ chất lượng, hiệu quả

Quản lý nhân sự hiện nay đã vượt xa khỏi phạm vi đơn thuần của việc "tuyển dụng và chi trả lương". Nhiều doanh nghiệp Việt đang phải đối mặt với một thách thức quản lý nhân sự . Theo báo cáo mới nhất của Anphabe Việt Nam, tình hình nhân sự đang ở mức báo động:

• 19% nhân viên cảm thấy thiếu gắn kết và đã quyết định rời bỏ tổ chức, đây là tỷ lệ cao nhất được ghi nhận trong 3 năm qua.

• Đáng lo ngại hơn, có tới 31% lực lượng lao động mặc dù không cảm thấy gắn kết nhưng vẫn chưa có ý định ra đi.

Báo cáo này thật sự đáng báo động. Năng suất lao động của Việt Nam hiện chỉ đạt 1/3 so với các quốc gia trong khu vực, dẫn đến thiệt hại lên đến hàng tỷ đồng mỗi năm cho nền kinh tế.

Trước thực trạng này, câu hỏi cấp bách đặt ra cho các nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp là: Làm thế nào để chuyển đổi quản lý nhân sự từ một gánh nặng trở thành động lực phát triển cho tổ chức? Làm sao để xây dựng được một đội ngũ nhân sự không chỉ gắn kết mà còn sẵn sàng cống hiến hết mình?

>>>> Xem thêm về: Quản lý vận hành là gì? Những thách thức mà doanh nghiệp không thể “phớt lờ”

Trong bài viết này, CloudGO sẽ giải đáp những nguyên tắc trong quản lý nhân sự hiện đại. Qua đó, bạn sẽ có được cách làm cho mỗi nhân viên, sẵn sàng cống hiến 120% năng lực.

Quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự (Human Resource Management - HRM) là quy trình tuyển dụng, thuê, phân công và quản lý nhân viên trong một tổ chức. HRM thường được gọi tắt là nhân sự (HR). Bộ phận nhân sự của doanh nghiệp thường đảm nhiệm việc xây dựng, triển khai và giám sát các chính sách liên quan đến người lao động và mối quan hệ giữa tổ chức và nhân viên.

Thuật ngữ "nguồn nhân lực" bắt đầu xuất hiện từ đầu thế kỷ 20 và trở nên phổ biến vào những năm 1960 để chỉ tập hợp những người làm việc trong tổ chức.

Quản lý nhân sự được hiểu như thế nào?

HRM nhấn mạnh vào việc quản lý nhân viên như một tài sản của doanh nghiệp hay nhân viên còn được gọi là "vốn nhân lực". Mục tiêu của HRM, tương tự như các tài sản khác của doanh nghiệp, là sử dụng nhân viên một cách hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và thu lợi nhuận đầu tư (ROI).

Quản lý nhân sự là làm công việc gì?

Quản lý nhân sự là một lĩnh vực rất rộng, yêu cầu người phụ trách phải thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng. Công việc này bao gồm:

• “Săn tìm” và đào tạo những nhân sự phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

• Xây dựng và đề xuất chính sách tại nơi làm việc.

• Phúc lợi đãi ngộ phù hợp và hấp dẫn.

• Nỗ lực giữ vững nguồn nhân lực chất lượng cao.

• Đào tạo và tạo điều kiện cho nhân viên tiềm năng học hỏi và phát triển.

• Truyền thông đề cao an toàn và sức khỏe cho toàn bộ đội ngũ.

Vậy, công việc nhân sự là sự yêu cầu kết hợp giữa cả kỹ năng "cứng" và "mềm". Khi làm tốt những nhiệm vụ trên, bộ phận quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp cân đối được lượng nhân sự ra-vào mà vẫn đảm bảo chất lượng.

>>>> Bạn có muốn biết:Doanh số tăng “bất ngờ” cùng 12 cách quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả

Chức năng quan trọng của quản lý nhân sự mà mọi quản lý cần nắm

Chức năng của quản lý nhân sự có thể khác nhau tùy theo ngành nghề, quy mô doanh nghiệp và loại hình nhân viên mà doanh nghiệp sử dụng. Dù mỗi công ty có thể có những đặc thù riêng nhưng nhìn chung, quản lý nhân sự luôn xoay quanh việc tạo ra một môi trường làm việc trở thành nơi mọi người có thể tận hưởng được niềm vui trong công việc.

Các chức năng chính của quản lý nhân sự

• Phân tích công việc

Trước khi bắt đầu tuyển người, bạn cần hiểu rõ "mình cần gì". Việc phân tích kỹ lưỡng từng vị trí công việc từng kỹ năng kinh nghiệm và cả tính cách thói quen mà nghề nghiệp yêu cầu.

Đây là nền tảng để không chỉ tuyển đúng người, mà còn để xây dựng chương trình đào tạo phù hợp và trả lương xứng đáng. Khi nhân viên cảm thấy được đánh giá đúng, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn.

Ví dụ: Kỹ năng giao tiếp nhạy bén sẽ là ưu điểm cho nghề bán hàng, và có thể có thêm một số thói quen lành mạnh thể thao để có sức bền khi di chuyển gặp mặt khách hàng.

• Quản lý hoạt động nhân sự

Việc tạo ra các chính sách về sức khỏe và an toàn lao động, giải quyết những bức xúc của nhân viên, hợp tác với công đoàn – tất cả đều giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ quy định mà còn tạo một môi trường làm việc an toàn và đáng tin cậy.

Là một nhân sự bạn chắc đã quá quen với việc nhân viên suốt ngày xin nghỉ phép do bệnh ốm. Nếu là một nhân sự thật sự có tầm sẽ có những ý tưởng mới để cải thiện được sức khỏe thể trạng cho toàn bộ tổ chức. Bởi thân thể tốt là ngôi đền cho một tâm trí bền bỉ và tràn đầy năng lượng làm việc.

• Đánh giá hiệu suất

Đánh giá hiệu suất không phải là một buổi "xét xử" nhân viên. Mà hãy xem là lúc để nhìn nhận những gì họ đã làm được và góp ý chân thành. Sau cùng, kết quả đánh giá cũng là cơ sở để đưa ra quyết định về thăng chức, tăng lương. Quan trọng hơn, nó tạo động lực để mọi người không ngừng cải thiện bản thân và giúp nhà quản lý đưa ra các biện pháp để quản lý nhân viên cứng đầu .

• Chương trình khen thưởng

Tất cả mọi người trong thân tâm đều muốn bản thân được công nhận và đánh giá cao những nỗ lực đã bỏ ra đúng không? ?

Tuy nhiên, không nên đánh đồng rằng khen thưởng là "phát tiền", chúng ta không thiếu cách để thể hiện sự trân trọng đối với những đóng góp của nhân viên như: những khoản thưởng hay phúc lợi đặc biệt , những khóa đào tạo ngắn hạn, dài hạn,...

• Phát triển chuyên môn

Từ buổi định hướng cho nhân viên mới đến các chương trình đào tạo nâng cao, việc đào tạo nhân viên giúp tăng năng suất, giảm tỷ lệ nghỉ việc và giảm nhu cầu giám sát quá nhiều.

Những chức năng kể trên giúp doanh nghiệp duy trì lực lượng lao động chất lượng, và góp phần tạo nên một môi trường làm việc tích cực và bền vững. Nhưng làm thế nào để áp dụng và thực hiện chúng tốt nhất ? Hãy cùng khám phá ở phần tiếp theo.

>>>> Bạn sẽ đánh mất danh tiếng của mình nếu còn giữ những kỹ năng quản lý đội nhóm này

8 kinh nghiệm thực tiễn quản lý nhân sự dễ dàng và hiệu quả

Kinh nghiệm thực tiễn về quản lý nhân sự đòi hỏi nhiều kỹ năng, kể cả khi bạn xuất thân từ ngành quản trị nhân sự, thì kiến thức chuyên môn chỉ là yếu tố cần. Bạn cần nhiều hơn thế, và kinh nghiệm thực tế sau sẽ giúp bạn tiến thêm một bước gần hơn:

1. Định hướng tuyển dụng dựa trên văn hóa doanh nghiệp cốt lõi

Không chỉ là “chọn đúng người vào đúng việc” nữa, tuyển dụng nhân sự ngày nay còn là tìm kiếm những cá nhân phù hợp với văn hóa của tổ chức. Đó chính là cách đảm bảo rằng nhân viên mới không chỉ có khả năng làm việc tốt mà còn hòa nhập được với môi trường làm việc.

Tony Hsieh, cựu CEO của Zappos, từng nói: "Văn hóa của bạn là thương hiệu của bạn."

2. Nhân viên sẽ phấn khởi với quy trình Onboarding 30-60-90 ngày

Cảm giác lạc lõng, không biết cần làm gì là tâm lý chung của những ứng viên mới của bạn.Vì vậy, hãy thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn không phải chỉ đối với khách hàng mà cả nhân viên cũng cần. Quy trình onboarding hiệu quả giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và đóng góp cho doanh nghiệp. Chúng tôi đề xuất cho bạn mô hình 30-60-90 chia nhỏ quá trình này thành các giai đoạn có mục tiêu cụ thể, rõ ràng.

Tuyển dụng nhân viên mới theo mô hình 30-60-90

Quy trình onboarding 30-60-90 sẽ bao gồm:

1. 30 ngày đầu: Làm quen với môi trường và vai trò mới.

2. 60 ngày tiếp theo: Bắt đầu đảm nhận trách nhiệm và thực hiện các dự án nhỏ.

3. 90 ngày cuối: Hòa nhập, tạo ra giá trị và đóng góp đáng kể cho đội ngũ.

Nhà cố vấn lãnh đạo Michael Watkins, tác giả của “90 ngày đầu tiên làm sếp", đã đề cập: “Bằng việc nói về cách bạn sẽ tiếp cận 90 ngày làm việc đầu tiên của mình, bạn đang chứng minh sự nhanh nhẹn và chủ động của bản thân đó."

Nghiên cứu từ Gallup cũng đã chỉ ra rằng: Nhân viên trải qua quá trình onboarding có cấu trúc tốt có khả năng gắn bó với công ty cao hơn 58% trong ba năm tiếp theo.

Vậy, quy trình onboarding bài bản, chỉnh chu sẽ giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của họ trong tổ chức.

3. Hệ thống đánh giá hiệu suất công bằng và khuyến khích tạo giá trị win - win

Hiểu đơn giản về hệ thống này là tạo ra một quy trình đánh giá rõ ràng, giúp nhân viên cảm thấy có động lực phấn đấu hơn. Bạn có thể áp dụng phương pháp OKR (Mục tiêu và Kết quả then chốt) như Google hay các chỉ số KPI (Chỉ số đo lường hiệu suất công việc ) để thiết lập các mục tiêu cụ thể cho nhân viên.

Ví dụ, thay vì chỉ đánh giá nhân viên bán hàng dựa trên doanh số, bạn có thể để họ tự đề ra mục tiêu cá nhân, ví dụ như bán được 100 sản phẩm trong tháng. Khi nhân viên đạt được mục tiêu, họ sẽ được ghi nhận thành tích hoặc nhận các phần thưởng cụ thể. Nếu chưa đạt, thay vì chỉ trích, bạn có thể cùng họ tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải pháp hỗ trợ cải thiện.

Khi để họ tự đặt mục tiêu cho bản thân sẽ khiến họ cảm thấy có trách nhiệm hơn mà còn tạo động lực phát triển. Khi nhân viên thành công, công ty cũng hưởng lợi – đó chính là giá trị "win-win" mà hệ thống đánh giá công bằng mang lại.

>>>> KPI là gì? Cách áp dụng KPI hiệu quả - công bằng - chất lượng cho nhân viên

4. Thiết kế lộ trình thăng tiến rõ ràng cho mọi vị trí

Không ai muốn cảm giác như đang đi trên một con đường không có điểm đến. Xây dựng lộ trình nghề nghiệp và thăng tiến cho mỗi vị trí trong công ty. Cho nhân viên thấy họ có thể đi đến đâu nếu họ nỗ lực và phát triển.

Career Path rõ ràng cho nhân viên

Bản đồ này không chỉ nên bao gồm các chức danh, mà còn cả những kỹ năng cần có để phát triển. Ví dụ, một nhân viên marketing muốn trở thành giám đốc marketing cần phải học gì? Quản lý ngân sách? Lãnh đạo nhóm? Hãy làm rõ những điều này.

Nhưng đừng quên, không phải ai cũng muốn leo lên nấc thang của vị trí quản lý. Một số người có thể muốn trở thành chuyên gia về chuyên môn trong lĩnh vực của họ. Vì vậy, hãy tạo ra các con đường thăng tiến phù hợp cho từng nhóm. Điều quan trọng là mọi người đều thấy được tương lai của họ trong công ty, dù đó là bất cứ tương lai gì

5. Lợi thế khi dùng công nghệ trong quản lý nhân sự

Công nghệ đang giúp quản lý nhân sự dễ dàng hơn rất nhiều. Một trợ lý 24/7 luôn sẵn sàng xử lý mọi công việc giấy tờ nhàm chán - chính là những phần mềm quản lý nhân sự. Bạn chỉ cần lưu trữ thông tin nhân viên, quản lý lương thưởng, theo dõi ngày nghỉ phép - tất cả chỉ trong một nơi. Thay vì phải lục tung đống hồ sơ giấy, thì bạn chỉ cần vài cú click chuột là có ngay thông tin giá trị đúng ý.

Bạn sẽ hiểu nhân viên hơn. Ví dụ, bạn có thể tạo các cuộc khảo sát trực tuyến ngắn để hỏi ý kiến nhân viên về môi trường làm việc. Sau đó, dùng công cụ phân tích để xem ai đang làm việc hiệu quả, ai cần được hỗ trợ thêm. Khi phát hiện trường hợp không ổn, bạn sẽ kịp thời động viên, khen thưởng hoặc có biện pháp cải thiện..

Công nghệ quản lý nhân sự sinh ra ỉ giúp công việc quản lý nhân sự trở nên dễ thở hơn, và còn tạo một môi trường làm việc tốt hơn cho mọi người.

6. Tạo môi trường làm việc linh hoạt

Công việc quan trọng, nhưng … cuộc sống mà chính nhân viên cảm nhận cũng quan trọng không kém. Hãy cho nhân viên của bạn không gian để họ sống. Có thể áp dụng chính sách làm việc từ xa vài ngày một tuần, hoặc cho phép giờ làm việc linh hoạt. Miễn là công việc được hoàn thành đúng hạn, việc gò bó làm việc tại văn phòng 8 tiếng mỗi ngày đã dần thay đổi sau đại dịch. Đã đến lúc bạn cần thích nghi.

Tổ chức các hoạt động ngoài giờ như lớp yoga, câu lạc bộ đọc sách, hay thậm chí là "ngày không làm việc" mỗi quý.Việc này giúp gắn kết nhân viên, và nạp lại năng lượng, tránh kiệt sức. Một nhân viên cân bằng sẽ làm việc hiệu quả hơn nhiều so với một người luôn căng thẳng và mệt mỏi.

Nhớ rằng, cân bằng công việc - cuộc sống không có nghĩa là làm ít đi, mà là làm việc thông minh hơn.

Theo dõi nhân viên tại nhà

7. Xây dựng văn hóa Feedback 360 độ trong doanh nghiệp

Văn hóa nhận phản hồi 360 (Feedback 360) độ khuyến khích việc đánh giá và phản hồi từ nhiều phía: cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới và thậm chí cả khách hàng. Văn hóa doanh nghiệp giúp tạo ra một bức tranh toàn diện về hiệu suất và sự phát triển của mỗi nhân viên.

Một môi trường mở để mọi người có thể chia sẻ ý kiến mà không sợ bị phán xét. Có thể bắt đầu một cuộc họp nhanh với chủ đề là chia sẻ một điều tốt và những điều cần cải thiện. Việc này giúp mọi người quen với việc đưa ra và nhận phản hồi.

Nhớ rằng, phản hồi không phải chỉ là chỉ trích và càng không phải là “vạch lá tìm sâu”. Chú ý đến điều tích cực nhỏ nhoi và công nhận khen ngợi chúng. Nếu điều đó có giá trị to lớn sẽ được đánh giá cao và những góp ý mang tính xây dựng cho công ty sẽ bắt đầu nảy mầm.

>>>> Muốn trở thành lãnh đạo giỏi? Hãy bắt đầu từ kỹ năng giao việc

8. Mô hình đào tạo 70-20-10 cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Charles Jennings, người đề xuất mô hình 70-20-10, nói: "Học tập hiệu quả nhất xảy ra khi nó được tích hợp vào công việc hàng ngày." Câu nói này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc học tập liên tục và áp dụng kiến thức vào thực tế.

Mô hình đào tạo 70-20-10 đề xuất rằng 70% kiến thức đến từ trải nghiệm thực tế, 20% từ tương tác với người khác, và 10% từ các khóa học chính thức. Mô hình này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp tối ưu hóa nguồn lực đào tạo.

Khuyến khích việc chia sẻ kiến thức trong nội bộ. Tổ chức các buổi "Lunch and Learn" hàng tháng, nơi mọi người có thể chia sẻ một kỹ năng mới họ vừa học được. Điều này không chỉ giúp mọi người học hỏi mà còn tạo ra văn hóa chia sẻ kiến thức.

Hiện nay, các công ty đang dùng phần mềm và xây dựng một kho kiến thức trên đám mây để bất kỳ nhân viên nào cũng có thể truy cập và học hỏi trau dồi cho chính mình. Tại CloudGO chúng tôi luôn có những khóa học webinar, sự kiện học thuật hoặc đề xuất cho nhân viên đi học những khóa học chuyên môn nhằm cùng nhau phát triển.

Đào tạo hiệu quả cho nhân viên

>>>> Mô hình Agile - mô hình vòng lặp được các doanh nghiệp ưa chuộng hiện nay

7 Bước thực hiện quy trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Quản lý nhân sự trong doanh nghiệp là điều không khó nhưng cần phải có từng bước theo chiến lược, vì quản lý 5 hay 10 người thì dễ, nhưng bạn liệu có tự tin ứng dụng quy trình cho 100, 500, hay 1000 nhân sự. Những bước sau dựa trên việc quản trị hiệu suất MBA của đại học Oxford sẽ giúp bạn:

Thực hiện quy trình quản lý nhân sự

>>>> Bạn có muốn biết: 19 Bí quyết kinh doanh thành công kể cả khi bạn trắng tay

Một số phần mềm quản lý nhân sự hữu dụng

Ngày nay, quản lý nhân sự không còn là gánh nặng với sự hỗ trợ của các phần mềm thông minh. Những công cụ này giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hiệu suất một cách đáng kinh ngạc đấy!

Phần mềm quản lý nhân sự và công việc hiệu quả nhất CloudWORK

Giải pháp quản lý nhân sự và công việc siêu hữu dụng

CloudWORK là giải pháp nổi bật và đang được ưa chuộng ở thị trường Việt Nam hiện nay với việc cung cấp giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý công việc, dự án và nhân sự hiệu quả với những tính năng nổi bật:

• Giao việc và phân bổ công việc hiệu quả

• Quản lý lịch cá nhân và nhóm

• Quản lý dự án chuyên nghiệp

• Theo dõi timesheet và đánh giá hiệu quả dự án

• Hệ thống nhắc nhở tự động

• Kanban view để theo dõi tiến độ trực quan

• Phân quyền và bảo mật chặt chẽ

• Báo cáo chi tiết hỗ trợ đo lường hiệu quả công việc

• Điều khiển trên ứng dụng di động tiện lợi với đầy đủ tính năng

CloudWORK không chỉ đơn thuần là một phần mềm quản lý, mà còn là đối tác đáng tin cậy trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.

Quản lý nhân sự online cùng MISA AMIS HRM

Phần mềm MISA AMIS HRM hỗ trợ quản lý nhân sự toàn diện, từ đào tạo, theo dõi hiệu suất, lương thưởng đến lịch làm việc, giúp doanh nghiệp tăng năng suất và độ chính xác.

Phần mềm quản lý nhân sự Amis

Phần mềm nhân sự BambooHR

BambooHR là một phần mềm quản lý nhân sự được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng nhờ tính linh hoạt và đa nền tảng. Hệ thống này có thể được truy cập từ nhiều thiết bị khác nhau như máy tính để bàn, máy tính xách tay và máy tính bảng, mang lại sự thuận tiện cho người dùng.

Chức năng của phần mềm bao quát tốt các nghiệp vụ như: quản lý thông tin nhân sự, tuyển dụng và theo dõi ứng cử viên, quản lý và đánh giá hiệu suất nhân viên, theo dõi được thời gian làm việc và nghỉ phép.

Giao diện phần mềm BambooHR

Công cụ quản lý nhân sự Perfect HRM

Perfect HRM cung cấp các giải pháp quản lý nhân sự bao gồm bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, tích hợp máy chấm công, và gửi bảng lương tự động qua email.

Tuy nhiên, giao diện hiện tại có thể làm người dùng mất thời gian làm quen và thường cần sự hỗ trợ từ đội ngũ kỹ thuật.

Phần mềm nhân sự Base HRM

Base HRM với 10 ứng dụng chuyên biệt và khả năng tùy chỉnh cao, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 50% thời gian quản lý nhân sự.

Tuy nhiên, phần mềm được chia thành nhiều ứng dụng nhỏ khiến người dùng phải thực hiện nhiều thao tác và gặp khó khăn với giao diện không đồng nhất.

Giải pháp quản lý nhân sự Base HRM

Chỉ với vài thao tác đơn giản, doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự dễ dàng, mang lại sự chuyên nghiệp và hiệu quả vượt trội.

Kỹ năng mềm phải có ở một người làm quản lý nhân sự

Nhà quản lý nhân sự giỏi không chỉ dừng lại để tuyển dụng và quản lý nhân viên, mà còn là người định hướng và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Để làm được điều này, một nhà quản lý nhân sự cần trang bị cho mình những kỹ năng mềm thiết yếu như sau:

• Giao tiếp xuất sắc và lắng nghe tích cực

• Lãnh đạo hiệu quả và tạo động lực cho nhân viên

• Phân tích dữ liệu và ra quyết định sáng suốt

• Đàm phán khéo léo và giải quyết xung đột công bằng

• Tư duy chiến lược và tầm nhìn dài hạn trong quản lý nhân sự

• Huấn luyện, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên

• Thích nghi nhanh với thay đổi và xu hướng quản lý mới

Tóm lại, một nhà quản lý nhân sự xuất sắc cần là người đa năng, kết hợp nhiều kỹ năng mềm khác nhau. Họ không chỉ là cầu nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên, mà còn là người kiến tạo nên môi trường làm việc tích cực, hiệu quả, góp phần vào sự thành công chung của tổ chức.

Tạm kết

Việc quản lý nhân sự bằng cách thu hút và phát triển nhân tài đến xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững, HRM đang trải qua một cuộc cách mạng với sự hỗ trợ của công nghệ tiên tiến. Các chuyên gia nhân sự cần liên tục nâng cao kỹ năng và thích ứng với những thách thức mới để đáp ứng nhu cầu ngày càng phức tạp của lực lượng lao động hiện đại.