Muốn trở thành lãnh đạo giỏi? Hãy bắt đầu từ kỹ năng giao việc

Là nhà lãnh đạo, chủ của một doanh nghiệp, bạn luôn muốn doanh nghiệp của mình phát triển, doanh thu lợi nhuận “dồi dào”, nhân viên đồng lòng, hết mình vì mục tiêu chung của công ty.

Tuy nhiên, lãnh đạo đã nhìn nhận rằng mình thực sự có kỹ năng giao việc hay chưa? Khi những vấn đề như: Nhân viên chưa thực sự dốc hết khả năng với công việc được giao, hay chán nản, thậm chí là đối đầu sếp là “hiện tượng” hầu như ở doanh nghiệp nào cũng xảy ra. Nhân viên luôn so đo, tính toán, tranh cãi với những phân chia công việc từ sếp.

Vậy đâu là cách thức để cải thiện cách giao việc cho cấp dưới của người quản lý trở nên chuyên nghiệp, khoa học, hiệu quả? Bài viết dưới đây của CloudGO sẽ giải đáp giúp các nhà lãnh đạo tài ba tương lai.

>>> Xem thêm: Gắn kết nhân viên không hề khó với 11 điều cơ bản phải có trong mỗi doanh nghiệp

Điều gì xảy ra khi kỹ năng giao việc của người lãnh đạo chưa chuẩn chỉnh?

Khi kỹ năng giao việc của người lãnh đạo thiếu chuyên nghiệp, điều quan trọng nhất xảy ra chắc chắn là: dự án không đạt được mục tiêu như kỳ vọng.

Dự án không có kết quả như mong muốn là vì lãnh đạo không thể truyền đạt rõ ràng các yêu cầu, mục tiêu, tiêu chuẩn của dự án. Chính vì thế, sẽ khiến cho nhân viên không thể biết được mình cần làm gì và bắt đầu từ đầu.

Không có kỹ năng giao việc thì dự án không đạt mục tiêu như mong muốn

Giả sử người quản lý chỉ giao cho team marketing một công việc chung chung là “Cải thiện website” thì nhân viên sẽ thực hiện như thế nào đối với task này? Khi mà không có bất kỳ một yêu cầu cụ thể nào đưa ra như: Bạn A tìm hiểu technical phối hợp với DEV Website để fix các lỗi hiện có. Bạn B lên plan content mới + content audit để các bài content nội dung triển khai phù hợp với xu hướng hơn, kéo traffic về nhiều hơn, … Sự mơ hồ về công việc được giao từ người quản lý dẫn đến nhân viên sẽ hoàn thành nhiệm vụ sai hướng, làm giảm chất lượng và kéo dài thời gian thực thi dự án

Một lãnh đạo thiếu đi kỹ năng giao việc chuyên nghiệp sẽ không đánh giá đúng năng lực của từng nhân viên. Điều này sẽ khiến người quản lý sử dụng không đúng nguồn nhân lực phù hợp. Làm bản thân nhân viên bị quá tải công việc, tinh thần giảm sút và mất động lực. Đôi khi còn làm mất đoàn kết trong nhóm. Giao việc mà không có sự theo dõi sát sao và phản hồi đúng lúc khiến nhân viên không nhận ra họ cần điều chỉnh điều gì để hoàn thành công việc tốt hơn. Khi lãnh đạo không đưa ra những nhận xét xây dựng, hỗ trợ kịp thời, nhân viên dễ mắc lỗi lặp lại, không biết nhận sự giúp đỡ từ đâu, ảnh hưởng xấu đến tiến độ và chất lượng dự án.

Kỹ năng giao việc thiếu thì không đánh giá đúng năng lực nhân viên

Nếu để tình trạng này xảy ra lâu dài, bản thân người lãnh đạo sẽ không thể nào bước tiến lên được và cũng không nhận được sự tín nhiệm hay tin tưởng của các member mình quản lý. Member bất bình nhưng chưa chắc member đã nói ra. Chính vì vậy người lãnh đạo muốn nhìn nhận và cải thiện kỹ năng giao việc của mình thì cần thiết phải dựa vào mình trước tiên.

Trở thành người lãnh đạo tài ba với kỹ năng giao việc chuyên nghiệp

Hiểu được việc “nguy hiểm” sẽ xảy đến khi kỹ năng giao việc còn nhiều thiếu sót, vì thế, khi triển khai bất kỳ một vấn đề gì, cá nhân mỗi lãnh đạo luôn cần phải nắm nguồn gốc, cốt lõi của việc mình sắp triển khai. Khi hiểu được tường tận, rõ ràng bản chất, cách thức, nhìn nhận ở những khía cạnh khác nhau. Phân tích vấn đề, phân tích môi trường chủ quan, khách quan ở bên ngoài để đảm bảo mọi thứ ổn thỏa nhất có thể.

Người lãnh đạo phải nắm rõ cốt lõi, mục tiêu việc mình sắp triển khai

Thực thi giao việc chuẩn, chuyên nghiệp cho nhân viên của mình cũng như vậy. Nghiên cứu của Gallup cho rằng, những CEO giỏi, biết cách trong việc ủy ​​quyền, giao việc cho nhân viên sẽ tạo ra doanh thu lợi nhuận cao hơn 33%. Nhà lãnh đạo hãy trả lời những câu hỏi như:

• Trước đây bản thân giao việc cho nhân viên của mình như thế nào?

• Khi mình giao việc thì nhân viên triển khai ra sao, kết quả thực hiện như thế nào?

• Thái độ khi đón nhận công việc đó của nhân viên?

• Bản thân đã xem xét hết các yếu tố kỹ năng, tính phù hợp của nhân viên đối với công việc đó hay chưa?

• Nhiệm vụ giao cho nhân viên đã rõ ràng về mục tiêu muốn đạt được, quy trình thực hiện, báo cáo hằng tuần ra sao, có bao nhiêu nhân sự join vào, …?

Sau đó, nhìn nhận từ các lần giao việc đó, bản thân đã sai sót ở khía cạnh nào dẫn đến kết quả công việc của nhân viên không được như mình kỳ vọng? Nếu như sai sót ở phía nhân viên - đó còn là một câu chuyện khác. “Những gì xảy ra - nhìn ở bản thân mình trước”. Vì thế, nếu nhân viên sai thì hãy xem lại chính bản thân người lãnh đạo trước.

Tất nhiên, những lần giao việc ấy không chỉ có những sai sót, sẽ vẫn có những yếu tố “đạt chuẩn”. Người lãnh đạo lấy đó làm kim chỉ nam cho những lần giao việc sau hiệu quả tốt hơn. Tìm ra lỗi sai - sửa chữa - bổ sung thêm những cái đã làm được - đó là những gì nhà lãnh đạo cần làm để cải thiện kỹ năng giao việc chuyên nghiệp.

Sẽ có rất nhiều phương pháp, công cụ hỗ trợ cho chủ doanh nghiệp phát triển, hoàn thiện kỹ năng giao việc. Nhất là trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, thế giới mở, thì việc trở thành “nhà lãnh đạo tài năng với kỹ năng giao việc chuyên nghiệp” sẽ không khó với các nhà quản lý. Tuy nhiên, muốn làm những gì lớn lao, mình phải nắm chắc những điều cơ bản trước mắt. Khi đã thuần thục, việc ứng dụng công nghệ tiếp sau đó sẽ là giải pháp bổ trợ giúp quá trình trở nên thuận lợi, tăng tốc nhanh chóng hơn.

Ví dụ: Ở công ty về thiết kế thời trang công sở cho các doanh nghiệp, nhận được nhiều đơn đặt hàng số lượng lớn từ các công ty. Lúc này đòi hỏi người quản lý cung ứng sản phẩm phải biết cách giao việc cho nhân viên hợp lý. Đánh giá từng nhân viên của mình, nhân sự nào phù hợp, dự án này có bao nhiêu nhân viên join vào thì hợp lý? Thiết lập các mục tiêu của từng giai đoạn thực thi, mong muốn ở giai đoạn này, các sản phẩm đã đạt đến chất lượng nào? Quy trình thực hiện từ làm việc với Client, thời gian dành cho mỗi công đoạn, …tất cả đều được liệt kê rõ ràng và bàn giao với nhân sự. Thống nhất với nhân sự lịch báo cáo hằng tuần, nội dung báo cáo bao gồm những gì.

Sau đó, tất cả những thông tin trên từ thông tin của dự án, tới thông tin từ phía đơn vị cung ứng, người quản lý tạo dự án trên ứng dụng CloudWORK, mời tất cả những nhân sự có liên quan đến dự án vào để theo dõi, gán tất cả các file docs, excel của dự án vào phần mô tả. Tạo lịch họp định kỳ của dự án này luôn trên CloudWORK.

CloudWORK - giải pháp quản lý dự án, công việc tinh gọn

Yêu cầu nhân sự luôn cập nhật các tác vụ dự án, thời gian hoàn thành, gặp trục trặc khó khăn ở đâu có thể comment trực tiếp. CloudWORK sẽ hiển thị tất cả, có thể xuất ra báo cáo phân tích cho người quản lý về dự án đang làm. Như vậy, từ đây, người quản lý hay Client và cả nhân sự thực thi sẽ biết được dự án đang tiến hành tới đâu, trễ hạn tác vụ nào, …

Quá trình giao, làm việc kết hợp linh hoạt giữa người quản lý và sản phẩm công nghệ sẽ mang lại hiệu suất cao đáng kể cho dự án của công ty. Từ đó, có thể đánh giá được khả năng giao việc của người quản lý đã hợp lý, đúng đắn hay chưa. Kỹ năng giao việc thời 4.0 chính là là linh động giữa công nghệ và tố chất của người lãnh đạo.

>>> Khám phá thêm về: Quản lý công việc bằng Google: Liệu có còn hiệu quả với mọi tổ chức?

Vậy làm thế nào để người lãnh đạo biết được rằng: Mình đã giỏi trong kỹ năng giao việc, quy trình giao việc đã hiệu quả?

Nếu như kỹ năng giao việc hoàn thiện, bản thân người quản lý sẽ không cần can thiệp quá sâu vào quá trình thực hiện các tác vụ dự án của cấp dưới mình. Nhiệm vụ đơn thuần của lãnh đạo chỉ là xem xét, kiểm tra quá trình, tiến độ của các tác vụ đã đúng với mốc thời gian đề ra chưa. Và lắng nghe, tìm hiểu xem vì sao lại trễ tiến độ, vấn đề này đang gặp trục trặc gì không thể giải quyết, nhân viên của mình có vướng mắc nào khó nói không?

Dấu hiệu thể hiện rõ ràng nhất khi quy trình giao việc hiệu quả chính là mọi dự án triển khai đều đúng hạn, chất lượng đạt được phần trăm kỳ vọng như đã đề ra. Nhân viên hiểu rõ được các yêu cầu, và không cần phải hỏi lại nhiều lần về nội dung thực thi công việc đó. Họ luôn cởi mở, thoải mái đón nhận, không áp lực và dốc hết sức để hoàn thiện dự án, … điều này thể hiện quy trình giao việc đã được thực hiện tốt.

Dự án đúng hạn như kỳ vọng đề ra

Khi quy trình giao việc hiệu quả, bạn sẽ thấy sự tiến bộ trong kỹ năng và sự tự tin không chỉ ở một số nhân viên thực thi công việc nhất định mà còn ở toàn bộ các thành viên trong đội ngũ nhân sự có trong doanh nghiệp của bạn. Họ có thể thực hiện những nhiệm vụ phức tạp hơn mà không cần nhiều sự hỗ trợ, các thành viên làm việc hiệu quả với nhau mà không cần giải quyết mâu thuẫn liên quan đến phân công nhiệm vụ.

Tất nhiên, người lãnh đạo giỏi có kỹ năng giao việc chuyên nghiệp luôn phải đảm bảo tính minh bạch, quyền lợi của nhân viên, tính công bằng, xây dựng mối quan hệ tích cực với nhân viên, tuân thủ nghiêm về thời hạn đặt ra cũng như luôn trao quyền sáng tạo, phát biểu ý kiến cho nhân viên trong công việc. Có như vậy công việc mới đi đúng hướng, nhân viên thoải mái - lãnh đạo vui vẻ - doanh thu lợi nhuận tăng - khách hàng yêu mến - Đó là điều mà bất kỳ công ty nào cũng mong muốn xây dựng.

>> Xem thêm: Cảnh báo: Thực hiện ngay 04 bước quan trọng này để quản lý tiến độ dự án hoàn chỉnh hơn

Một sai lầm mà người quản lý cần để tâm trong quy trình giao việc

Trong quá trình giao việc vẫn còn một số nhận thức sai lầm phổ biến có thể gây thiệt hại và trì trệ tiến độ hoàn thành dự án gây ra nhiều rủi ro và lãng phí nguồn lực, vì thế để hạn chế những trường hợp đó chúng ta cần xem xét và khắc phục những nhận thức sai lầm này.

Ở trên, chúng tôi có đề cập tới việc, các lãnh đạo phải hiểu được thế mạnh, điểm yếu của nhân viên mình để từ đó có thể xem xét công việc này có phù hợp với nhân viên của mình hay không. Tuy nhiên, đúng người đúng việc không phải lúc nào cũng đúng và không nên áp dụng điều này quá rập khuôn hay xuyên suốt, chỉ khi các dự án thật sự quan trọng và thời gian phải hoàn thành rất cấp bách, với tư cách là người quản lý chúng ta mới nên giao việc cho những người có kinh nghiệm để có thể đảm bảo tiến độ hoàn thành theo yêu cầu và hạn chế tối đa các rủi ro có thể phát sinh.

Giao đúng người đúng việc linh hoạt

Trong những trường hợp khác, người quản lý có thể xem xét và giao công việc cho một nhân sự mới nhằm tạo điều kiện và cơ hội phát huy cho họ, những nhân tố mới tuy phải mất nhiều thời gian hướng dẫn và đào tạo nhưng họ có thể sẽ là nhân tố tiềm năng mang đến nhiều đổi mới và cải tiến độc đáo trong công việc.

>>> Bạn đã biết về: KPI là gì? Cách áp dụng KPI hiệu quả - công bằng - chất lượng cho nhân viên

Tạm kết

Trên đây là những thông tin cần thiết giúp người quản lý có thể rèn luyện kỹ năng giao việc. Nhằm mục đích cải thiện hiệu suất và quy trình làm việc ngày một khoa học hơn cho toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp hãy áp dụng ngay các cách thức và phần mềm công nghệ hỗ trợ nói trên để nâng cao kỹ năng giao việc của bạn.

Quản trị - vận hành hiệu quả hơn khi doanh nghiệp:

TOP 27 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất ở thời điểm hiện tại

Tìm hiểu Timesheet là gì? Lý do Timesheet quan trọng với doanh nghiệp

Phần mềm quản lý nhân sự hay Excel | Đâu là giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp

CEO và CRM, một mối quan hệ mật thiết

Quản lý rủi ro dự án: Thực hiện chuẩn chỉnh 05 quy trình này để hạn chế rủi ro