Top 10 Phần Mềm Quản Lý Dự Án Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp Việt [Miễn Phí & Trả Phí]

Khó khăn lớn nhất của các đội nhóm dự án Việt Nam là sự phân mảnh thông tin, dẫn đến tình trạng giao việc chồng chéo và tiến độ "mù mờ". Việc quản lý thủ công qua Email hay Zalo không thể đảm bảo sự minh bạch và kịp thời. Để khắc phục triệt để rủi ro này, việc áp dụng một phần mềm quản lý dự án tập trung là điều kiện tiên quyết. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất, lợi ích của công cụ này, đồng thời đưa ra danh sách Top 10 phần mềm quản lý dự án tốt nhất, làm cơ sở để bạn lựa chọn giải pháp tối ưu hóa hiệu suất và nâng cao trách nhiệm giải trình trong đội nhóm của mình.

Top phần mềm quản lý dự án tốt nhất hiện nay

1. Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án (Project Management Software) là một công cụ, nền tảng hoặc hệ thống chuyên dụng được thiết kế để hỗ trợ việc lập kế hoạch , tổ chức, thực thi, giám sát và báo cáo toàn bộ vòng đời của một dự án. Khác với các công cụ giao tiếp đơn thuần, hệ thống này tạo ra một môi trường làm việc tập trung, nơi mọi thành viên có thể theo dõi và quản lý các yếu tố then chốt: Công việc, Nguồn lực, Thời gian và Ngân sách.

Mục tiêu cuối cùng là giúp các nhóm cộng tác hiệu quả, đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, trong ngân sách cho phép và đạt chất lượng yêu cầu. Nó đóng vai trò là nơi "tập trung hóa" mọi thông tin, tài liệu và trao đổi liên quan, chấm dứt tình trạng dữ liệu phân mảnh trên nhiều kênh khác nhau.

2. Vì sao các doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý dự án?

Việc áp dụng phần mềm quản lý dự án không chỉ là xu hướng mà còn là chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tăng lợi thế cạnh tranh. Đây là những lý do cốt lõi các nhà quản lý dự án nên cân nhắc:

• Tăng cường hiệu suất và năng suất: Tự động hóa các tác vụ lặp lại, tối ưu hóa luồng công việc, giúp đội nhóm tập trung vào công việc tạo ra giá trị cốt lõi.
• Minh bạch hóa thông tin và tiến độ: Mọi người đều có thể thấy ai làm gì, khi nào phải hoàn thành và trạng thái hiện tại (To-do, Doing, Done),giảm thiểu việc họp hành vô ích.
• Cải thiện khả năng cộng tác: Tạo không gian trao đổi và phản hồi trực tiếp trên từng công việc, loại bỏ việc tìm kiếm thông tin qua Email hay Zalo.
• Tối ưu hóa phân bổ nguồn lực: Cho phép nhà quản lý nhìn rõ khối lượng công việc (Workload) của từng thành viên, từ đó phân bổ nhân sự hợp lý, tránh tình trạng quá tải hoặc thừa việc.
• Quản lý rủi ro và ngân sách hiệu quả: Nhận diện sớm các điểm nghẽn, cảnh báo trễ tiến độ, và theo dõi sát sao chi phí so với ngân sách dự kiến.
• Chuẩn hóa quy trình: Thiết lập các quy trình làm việc (workflow) lặp lại, đảm bảo chất lượng công việc đồng nhất giữa các dự án.
• Hỗ trợ ra quyết định: Cung cấp các báo cáo, Dashboard trực quan, giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định kịp thời.

7 Lý do mà doanh nghiệp nên sở hữu phần mềm quản lý dự án

3. Các tính năng của phần mềm quản lý dự án bắt buộc phải có

Một phần mềm quản lý dự án lý tưởng cho SME Việt Nam cần phải đáp ứng các tính năng cốt lõi, giúp chuyển giao từ phương pháp thủ công sang kỹ thuật số một cách mượt mà. Dưới đây là các tính năng thiết yếu, quyết định khả năng vận hành của công cụ:

• Quản lý công việc: Đây là nền tảng cơ bản, cho phép người dùng tạo công việc chính, phân chia thành các công việc con, gán người chịu trách nhiệm, thiết lập deadline và độ ưu tiên. Đặc biệt, nó phải hỗ trợ các dạng xem trực quan như Danh sách và Bảng Kanban để theo dõi trạng thái.
• Lập kế hoạch và lên lịch: Tính năng này giúp nhà quản lý hoạch định tổng thể. Công cụ không thể thiếu là Biểu đồ Gantt, nơi trực quan hóa timeline, thể hiện sự phụ thuộc giữa các tác vụ, giúp xác định các điểm nghẽn và quản lý tiến độ. Bên cạnh đó là Lịch biểu để xem các mốc thời gian quan trọng.
• Cộng tác nhóm: Phần mềm cần tạo ra một trung tâm trao đổi, bao gồm khả năng Bình luận và Mention trực tiếp trên từng công việc, Chia sẻ/Đính kèm File tập trung, và hệ thống Thông báo kịp thời khi có cập nhật.
• Quản lý nguồn lực: Tính năng này cho phép người quản lý giám sát khối lượng công việc (workload) của từng thành viên, đảm bảo việc phân bổ nhân sự cân đối, tránh tình trạng quá tải hoặc thừa công suất, từ đó tối ưu hóa nguồn lực.
• Báo cáo và phân tích: Khả năng tạo ra các Báo cáo tự động và Dashboard trực quan là rất quan trọng. Các báo cáo này cần cung cấp cái nhìn tổng quan về "sức khỏe" dự án, bao gồm tiến độ, hiệu suất làm việc của đội nhóm, và chi phí thực tế, hỗ trợ quá trình ra quyết định.

Phần mềm quản lý dự án chuẩn phải có 5 tính năng cơ bản

4. Tiêu chí chọn phần mềm quản lý dự án

Để đảm bảo việc đầu tư và triển khai phần mềm mang lại hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp Việt cần cân nhắc kỹ lưỡng các tiêu chí sau. Việc lựa chọn một công cụ phù hợp sẽ là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của chiến lược chuyển đổi số quản lý dự án.

• Xác định rõ nhu cầu và quy mô: Bạn cần công cụ cho quản lý dự án IT phức tạp hay chỉ đơn thuần là quản lý công việc hành chính? Quy mô đội nhóm là 5 người hay 500 người?
• Tính năng đáp ứng: Cần đáp ứng đầy đủ các tính năng cốt lõi (Task, Gantt, Collaboration) và có các tính năng chuyên biệt nếu cần (ví dụ: Time Tracking, Quản lý Khách hàng/CRM).
• Chi phí và ngân sách: Ưu tiên các phiên bản miễn phí cho giai đoạn thử nghiệm hoặc các gói trả phí có mức giá hợp lý, minh bạch, phù hợp với ngân sách của SME Việt.
• Giao diện và trải nghiệm người dùng (UI/UX): Giao diện phải trực quan, dễ hiểu, dễ làm quen để đội nhóm có thể sử dụng ngay mà không cần nhiều đào tạo.
• Khả năng tích hợp: Phải dễ dàng kết nối với các công cụ thiết yếu khác mà doanh nghiệp đang sử dụng (ví dụ: Slack, Google Workspace, Microsoft Teams, hay các phần mềm HRM/CRM khác).
• Hỗ trợ và ngôn ngữ: Ưu tiên phần mềm có hỗ trợ tiếng Việt (hoặc giao diện tiếng Việt) và dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, chuyên nghiệp tại Việt Nam.
• Khả năng mở rộng: Công cụ phải có khả năng mở rộng khi quy mô dự án và đội nhóm tăng lên mà không cần thay đổi phần mềm.

Cần nắm các tiêu chí trên để chọn phần mềm phù hợp cho dự án

5. Top 10 phần mềm quản lý dự án tốt nhất hiện nay

Việc lựa chọn một phần mềm quản lý dự án phù hợp với đặc thù kinh doanh và văn hóa làm việc của doanh nghiệp Việt Nam là vô cùng quan trọng. Để giúp nhà quản lý đưa ra quyết định, chúng tôi đã đánh giá và chọn lọc ra Top 10 phần mềm được cộng đồng doanh nghiệp Việt tin dùng nhất, bao gồm cả các lựa chọn miễn phí và các giải pháp chuyên sâu trong nước.

CloudWORK giải pháp quản lý công việc, dự án tinh gọn

CloudWORK là giải pháp quản lý công việc và dự án tinh gọn do CloudGO phát triển. Với 15 năm thành lập, CloudGO tự hào đã đưa hơn 2500 doanh nghiệp chuyển đổi số thành công đặc biệt là trong lĩnh vực quản trị dự án. Phần mềm này được thiết kế nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp, giúp cải thiện năng suất làm việc và tạo ra một môi trường làm việc khoa học và chuyên nghiệp.

CloudWORK nổi bật với nhiều tính năng như giao việc, quản lý lịch nhóm, và thông báo tự động về tiến độ công việc. Hệ thống này cho phép người dùng truy cập từ thiết bị di động, đảm bảo sự linh hoạt và chủ động trong công việc. Với khả năng đồng bộ hóa dữ liệu, người dùng có thể quản lý và cập nhật thông tin mọi lúc, mọi nơi.

Phần mềm quản lý dự án và công việc CloudWORK phù hợp với doanh nghiệp từ startup đến tập đoàn lớn, đặc biệt mạnh trong lĩnh vực quản trị dự án và tối ưu quy trình làm việc.

Giải pháp quản lý dự án hiệu quả CloudWORK

Nhóm chức năng của CloudWORK

• Quản lý công việc & dự án theo danh sách, bảng Kanban, biểu đồ Gantt.
• Quản lý quy trình làm việc và phê duyệt đơn từ trực tuyến.
• Quản lý lịch làm việc cá nhân và lịch nhóm đồng bộ.
• Giao việc, nhắc nhở và thông báo tự động về tiến độ công việc.
• Quản lý đơn từ, yêu cầu và phê duyệt
• Ghi nhận thời gian làm việc (timesheet) và lập to-do list cá nhân.
• Tương tác nội bộ qua chat, bình luận trực tiếp trên công việc.
• Báo cáo hiệu suất công việc theo thời gian thực
• Trợ lý ảo gợi ý công việc hàng ngày và cảnh báo công việc quan trọng.

Chi phí sử dụng phần mềm CLoudWORK hỗ trợ khởi tạo miễn phí để doanh nghiệp trải nghiệm trước khi quyết định đầu tư, mức giá sẽ phụ thuộc vào chức năng và nhu cầu sử dụng.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý dự án linh hoạt, dễ sử dụng và có thể mở rộng theo quy mô doanh nghiệp, hãy thử trải nghiệm CloudWORK ngay hôm nay để tối ưu hóa hiệu suất làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý dự án của bạn.

Base Work+

Base Work+ là một phần của bộ giải pháp Base.vn, một nền tảng quản trị doanh nghiệp phổ biến tại Việt Nam. Phần mềm này không chỉ dừng lại ở quản lý công việc và dự án, mà còn mở rộng sang quản lý tài nguyên và văn hóa làm việc nội bộ. Base Work+ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, từ khâu lên ý tưởng đến hoàn thành dự án, thông qua khả năng tùy biến cao.

Tính năng nổi bật/Ưu điểm:

• Hệ sinh thái: Tích hợp với nhiều ứng dụng khác của Base (HRM, Finance,...) tạo nên môi trường quản trị tổng thể.
• Quản lý quy trình: Cho phép thiết lập các luồng công việc tự động hóa.
• Phân quyền chi tiết: Phù hợp với các doanh nghiệp có cấu trúc phòng ban phức tạp.

Gói dịch vụ và chi phí: Base không công khai chi phí, doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp để được tư vấn gói phù hợp.

Base Work+ nền tảng quản lý và cộng tác làm việc toàn diện

Jira Software

Jira Software, phát triển bởi Atlassian, là phần mềm quản lý dự án linh hoạt, đặc biệt phù hợp với các nhóm làm việc theo phương pháp Agile và các dự án phát triển phần mềm. Phần mềm hỗ trợ quản lý tiến độ, theo dõi lỗi, phân công nhiệm vụ và báo cáo chi tiết, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả phối hợp nhóm.

Công cụ quản lý dự án Jira Software

Các tính năng nổi bật

• Quản lý dự án theo phương pháp Agile lập kế hoạch sprint, quản lý backlog, theo dõi sprint và release.
• Theo dõi lỗi, tasks, tính năng và các issue khác với trạng thái, mức độ ưu tiên rõ ràng.
• Bộ lọc tùy chỉnh mạnh mẽ, cho phép tạo và chia sẻ các truy vấn động (dynamic queries).
• Dashboard cá nhân hóa, cung cấp không gian xem thông tin liên quan đến công việc của từng người dùng.
• Báo cáo đa dạng với nhiều loại biểu đồ phù hợp cho nhiều loại dự án và đối tượng.
• Quy trình làm việc (workflow) có thể tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù dự án.
• Quản lý phân quyền chi tiết, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin.
• Tự động hóa quy trình làm việc giúp giảm thiểu thao tác thủ công và tăng hiệu quả.
• Hỗ trợ quản lý sprint, backlog và các công cụ Scrum/Kanban tích hợp.
• Ứng dụng di động giúp theo dõi và cập nhật công việc mọi lúc, mọi nơi.

Chi phí sử dụng phần mềm quản lý dự án Jira Software

MISA AMIS

MISA AMIS là phân hệ thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp MISA, tập trung vào tự động hóa quy trình và theo dõi tiến độ dự án, giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả hơn.

Nền tảng cung cấp:

• Thiết lập quy trình dự án một cách trực quan
• Theo dõi tiến độ và KPI theo thời gian thực
• Đánh giá năng suất và chất lượng công việc của từng thành viên và toàn dự án

Giao diện của MISA AMIS:

• Thân thiện và dễ sử dụng
• Tích hợp liền mạch với các phân hệ khác trong hệ sinh thái MISA

Lợi ích chính:

• Tối ưu hóa hiệu suất làm việc
• Nâng cao khả năng ra quyết định
• Đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn, trong ngân sách và đạt chất lượng mong muốn.

MISA AMIS một phân hệ thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp MISA

Asana

Asana là một công cụ quản lý công việc và dự án có giao diện hiện đại, thân thiện và được đánh giá cao về tính dễ sử dụng. Asana tập trung vào việc biến mục tiêu chiến lược lớn thành các hành động cụ thể, có thể theo dõi.

Tính năng nổi bật/Ưu điểm:

• Giao diện và UX: Rất trực quan, phù hợp với các đội nhóm không chuyên về IT.
• Quản lý mục tiêu: Hỗ trợ tính năng Goals để liên kết công việc hàng ngày với mục tiêu tổng thể của công ty.
• Đa dạng: Hỗ trợ nhiều dạng xem (List, Kanban, Timeline/Gantt cơ bản, Portfolio).

Gói dịch vụ và chi phí: Cung cấp gói miễn phí vĩnh viễn cho tối đa 15 người dùng. Gói trả phí từ $10.99/user/tháng.

Asana là phần mềm quản lý dự án nổi bật với giao diện đẹp, trực quan và dễ sử dụng

Trello

Trello là công cụ quản lý dự án trực tuyến nổi bật với giao diện Kanban trực quan, phù hợp cho cá nhân, nhóm nhỏ, các đội marketing, kỹ thuật hoặc bất kỳ ai cần tổ chức công việc linh hoạt. Trello đặc biệt mạnh trong việc sắp xếp, theo dõi nhiệm vụ và cộng tác nhóm nhờ tính đơn giản, dễ dùng và khả năng tùy chỉnh cao.

Phần mềm quản lý dự án Trello

Các tính năng nổi bật

• Tạo bảng, danh sách và thẻ để tổ chức công việc theo từng dự án hoặc quy trình.
• Tích hợp email, Slack, Google Drive, Microsoft Teams và nhiều ứng dụng khác.
• Tự động hóa quy trình với Butler: nhắc nhở, lặp lại nhiệm vụ, di chuyển thẻ tự động.
• Đồng bộ hóa lịch trình, tích hợp tiện ích bổ sung (Power-Ups) mở rộng tính năng.
• Ghi nhận công việc từ email, tạo checklist, mẫu công việc từ cộng đồng Trello.
• Hỗ trợ tối ưu cho nhóm làm việc online, cộng tác mọi lúc mọi nơi.
• Hệ thống thông báo, hộp thư đến giúp không bỏ lỡ nhiệm vụ quan trọng.

Bảng giá phần mềm quản lý dự án Trello

ClickUp

ClickUp là phần mềm quản lý dự án đa năng, phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp và lĩnh vực, đặc biệt mạnh về khả năng tùy chỉnh quy trình, phân cấp thông tin và giao diện trực quan. ClickUp lý tưởng cho các đội nhóm cần tổ chức công việc linh hoạt, cộng tác hiệu quả và tối ưu hóa quy trình với hàng trăm tính năng mở rộng.

Phần mềm quản lý dự án ClickUp

Các tính năng nổi bật

• Quản lý thông tin phân cấp (workspaces, spaces, folders, tasks, subtasks, nested subtasks)
• Nhiều chế độ xem: List, Board (Kanban),Gantt, Calendar, Timeline
• Tạo checklist, mẫu template, tự động hóa tác vụ (automations)
• Theo dõi khối lượng công việc, báo cáo tiến độ, lập kế hoạch mục tiêu
• Chế độ offline, đồng bộ dữ liệu khi có kết nối lại
• Tích hợp với Slack, Google Drive, Zoom, Zapier và nhiều ứng dụng khác
• Theo dõi thời gian, phân bổ tài nguyên, nhắc nhở tự động
• Tính năng lệnh slash giúp thao tác nhanh trong giao diện

Bảng giá ClickUp

Wrike

Wrike là phần mềm quản lý dự án linh hoạt, phù hợp với các nhóm từ nhỏ đến lớn, đặc biệt là những đội ngũ làm việc phân tán và sử dụng đa dạng phương pháp quản lý như Agile hay Kanban. Với giao diện thân thiện, khả năng tùy chỉnh cao và tích hợp mạnh mẽ, Wrike giúp doanh nghiệp lên kế hoạch, theo dõi tiến độ và cộng tác hiệu quả trong mọi loại dự án.

Công cụ quản lý dự án Wrike

Các tính năng nổi bật

• Quản lý nhiệm vụ chi tiết, phân công, ưu tiên và theo dõi tiến độ công việc.
• Biểu đồ Gantt, bảng Kanban và dashboard tùy chỉnh giúp quan sát toàn cảnh dự án.
• Tự động hóa quy trình làm việc, phê duyệt ý tưởng và nhắc nhở tự động.
• Quản lý tài nguyên, theo dõi thời gian và báo cáo hiệu suất chi tiết.
• Tích hợp với hơn 400 ứng dụng phổ biến như Slack, Google Drive, Microsoft Teams.
• Công cụ cộng tác thời gian thực, chia sẻ tài liệu và trao đổi ngay trên nền tảng.
• Tính năng Work Intelligence™ ứng dụng AI hỗ trợ quản lý tiến độ và dự báo rủi ro.

Bảng giá công cụ quản lý dự án Wrike

FastWork

FastWork là một trong những giải pháp nội địa nổi bật, cung cấp một bộ công cụ từ quản lý dự án đến HRM và CRM. FastWork có ưu thế về sự am hiểu thị trường và pháp lý Việt Nam, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, kỹ thuật hoặc dịch vụ có yêu cầu quản lý nhân sự di động cao.

Tính năng nổi bật/Ưu điểm:

• Đo lường thời gian (Time Tracking): Chấm công trên app, tính lương dựa trên thời gian làm dự án.
• Báo cáo tài nguyên: Theo dõi chi phí và vật tư cho từng dự án.
• Hỗ trợ tiếng Việt: Dễ dàng nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ trong nước.

Gói dịch vụ và chi phí: Cần liên hệ trực tiếp để có báo giá chi tiết.

FastWork

Microsoft Project

Microsoft Project là phần mềm quản lý dự án truyền thống của Microsoft, nổi bật với khả năng lập kế hoạch chi tiết, tạo biểu đồ Gantt trực quan và phân tích nguồn lực hiệu quả.

Tính năng chính:

• Lập kế hoạch chi tiết và tạo biểu đồ Gantt trực quan
• Phân tích nguồn lực hiệu quả
• Tích hợp mạnh mẽ với Microsoft Teams để cải thiện giao tiếp và cộng tác nhóm

Gói dịch vụ và chi phí:

• Các gói cloud-based có giá từ 7 đến 55 USD/người/tháng
• Bản on-premise có giá cao hơn, thường phù hợp với doanh nghiệp lớn

Hạn chế:

• Tính linh hoạt bị giới hạn
• Yêu cầu người dùng quen thuộc với hệ thống
• Khó tùy chỉnh theo nhu cầu riêng do phụ thuộc vào cách vận hành của phần mềm.

Microsoft Project phần mềm quản lý dự án truyền thống của Microsoft

6. Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý dự án miễn phí có đủ dùng cho SME không?

Các gói miễn phí thường cung cấp đủ các tính năng cốt lõi (Task, Kanban, Collaboration) cho đội nhóm nhỏ hoặc cho mục đích quản lý công việc đơn giản. Doanh nghiệp chỉ nên nâng cấp khi cần các tính năng cao cấp như Biểu đồ Gantt chuyên sâu, Quản lý tài nguyên chi tiết, hoặc tích hợp nâng cao.

Sự khác biệt giữa Phần mềm quản lý dự án và CRM là gì?

CRM tập trung vào việc quản lý khách hàng, quy trình bán hàng, marketing và dịch vụ sau bán. Phần mềm quản lý dự án tập trung vào việc quản lý quá trình tạo ra sản phẩm/dịch vụ/dự án nội bộ. Tuy nhiên, các giải pháp "All-in-one" như CloudWORK thường tích hợp cả hai để tạo nên một quy trình khép kín.

Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ Excel sang phần mềm chuyên dụng?

Khi doanh nghiệp bắt đầu có từ 3 dự án trở lên song song, số lượng thành viên dự án vượt quá 5 người, thông tin bắt đầu bị phân tán, và việc theo dõi tiến độ bằng Excel mất quá nhiều thời gian và gây sai sót.

Để chọn được phần mềm quản lý dự án phù hợp, hãy bắt đầu bằng việc xác định rõ nhu cầu và thử nghiệm các phiên bản miễn phí để tìm ra công cụ có giao diện thân thiện và tính năng phù hợp nhất. Việc áp dụng đúng phần mềm sẽ là bước đệm vững chắc giúp doanh nghiệp bạn quản lý thành công nhiều dự án, tối ưu hóa nguồn lực và bứt phá trong môi trường cạnh tranh.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/