Phương pháp chuyển đổi số thành công "Think Big - Do Small"

Chuyển đổi số là gì?

Ngày nay, hầu hết tất cả doanh nghiệp đều nhận thức được sự quan trọng và bắt buộc của chuyển đổi số. Chuyển đổi số đã trở thành yếu tố giúp doanh nghiệp gia tăng lợi thế cạnh tranh, khả năng thích nghi cũng như tốc độ chiếm lĩnh thị trường của doanh nghiệp.

Nói về chuyển đổi số thì có rất nhiều cách hiểu, cách làm và khái niệm khác nhau trên mạng internet. Đó là một quá trình đa dạng, không có con đường và hình mẫu chung cho tất cả. Dù vậy, chúng ta vẫn có thể hiểu chuyển đổi số dựa trên bản chất chung của nó mà không phụ thuộc vào các đối tượng hướng tới (chính phủ, người dân, tổ chức / doanh nghiệp). Để đơn giản, trong phạm vi bài viết này khi nói tới khái niệm chuyển đổi số thì được hiểu là chuyển đổi số cho đối tượng doanh nghiệp.

Vậy chuyển đổi số là gì? Chuyển đổi số là một quá trình doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi các hoạt động sản xuất kinh doanh, phương thức sản xuất kinh doanh dựa trên nền tảng công nghệ số. Mục tiêu cuối cùng của quá trình này nhằm giúp doanh nghiệp thay đổi toàn diện (transformation) cách thức hoạt động, tối ưu năng suất làm việc, tạo ra các quy trình kinh doanh mới và mang lại các trải nghiệm mới cho khách hàng.

Chuyển đổi số là gì, cho ai, khi nào, ở đâu và như thế nào là cả 1 câu chuyện dài. Tuy nhiên trong phạm vi bài viết này chúng tôi sẽ không đi sâu vào chủ đề này, mà trong phạm vi bài viết này chúng tôi sẽ đi sâu vào hướng dẫn cho các chủ doanh nghiệp một trong những phương pháp chuyển đổi số thành công công. Nào chúng ta cùng tìm hiểu theo nội dung bài viết bên dưới nhé!

Xem thêm:

• Chuyển đổi số tinh gọn là gì? Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số?
• Chuyển đổi số cơ hội để doanh nghiệp tăng trưởng?

Các nguyên nhân chuyển đổi số thất bại phổ biến

Trước khi nói về phương pháp chuyển đổi số thành công thì chúng ta thử cùng tìm hiểu về một số nguyên nhân chính dẫn tới chuyển đổi số thất bại là gồm những nguyên nhân gì?

Theo một thống kê gần đây, tỷ lệ doanh nghiệp chuyển đổi số chưa thành công hiện tại vẫn còn khá cao (~50% năm 2022 so với trước đây là hơn 80%) - chưa thành công ở đây được hiểu là chỉ đáp ứng được một phần/ hoặc hoàn toàn không đáp ứng các yêu cầu, mục tiêu đề ra.

Và có thể kể ra một vài nguyên nhân điển hình như lãnh đạo chưa đủ quyết tâm; chưa có chiến lược, mục tiêu phù hợp (với hiện trạng và nguồn lực của doanh nghiệp); năng lực số (thái độ, kỹ năng, kiến thức số) hạn chế, còn yếu - thiếu; quy trình kinh doanh không thể / khó / ngại thay đổi; lựa chọn giải pháp / công cụ số chưa phù hợp; lựa chọn phương pháp tiếp cận, phương pháp triển khai chưa phù hợp.

Tóm lại là có rất nhiều nguyên nhân khiến cho việc chuyển đổi số của doanh nghiệp thất bại, chủ doanh nghiệp quan tâm thì tham khảo thêm bài viết “10 nguyên nhân chuyển đổi số thất bại” để hiểu rõ hơn về các nguyên nhân này. Trong phạm vi bài viết này chúng tôi muốn đề cập tới nguyên nhân liên quan tới phương pháp tiếp cận, triển khai một dự án chuyển đổi số và tìm giải pháp khắc phục chúng.

Chuyển đổi số thành công theo phương pháp: “Think Big - Do Small”

Như đã đề cập ở trên, trong phần này chúng ta cùng tìm hiểu giải pháp cho nguyên nhân chuyển đổi số thất bại theo hướng chọn sai phương pháp tiếp cận, phương pháp triển khai dự án.

Chúng tôi tạm gọi phương pháp này là “Phương pháp chuyển đổi số thành công: Think Big - Do Small”.

Tại sao phải “Think Big - Nghĩ lớn”?

Khi doanh nghiệp bắt tay vào hành trình chuyển đổi số, vì rất nhiều nguyên nhân chủ quan có, khách quan có nên hầu hết các doanh nghiệp không làm cho mình 1 bản kế hoạch dài hạn, bài bản, không dành thời gian đủ nhiều để nghĩ về 1 bức tranh lớn, bức tranh toàn cảnh về chuyển đổi số mà lại chỉ tập trung vào 1 phần của bức tranh. Với cách làm này khi thực hiện thường gặp nhiều khó khăn không lường trước, càng làm càng rối và nhiều khi là những hậu quả không thể khắc phục, buộc phải đập đi xây lại nhiều lần, tốn kém thời gian, tiền bạc và nghiêm trọng hơn là triệt tiêu cảm xúc - không còn cảm hứng để tiếp tục quá trình chuyển đổi số sau một số kết quả triển khai không được như ý.

Đó chính là lý do và động lực để doanh nghiệp phải nghĩ lớn, buộc nghĩ lớn khi làm chuyển đổi số.

Nghĩ lớn để có một bản kế hoạch bài bản với những mục tiêu cụ thể, rõ ràng cho cả ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Đặc biệt bản kế hoạch cần phải phù hợp với năng lực, nguồn lực và hiện trạng của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, cũng cần phải lưu ý một vấn đề mà doanh nghiệp có thể gặp phải đó là do quá cầu toàn nên doanh nghiệp dành rất nhiều thời gian cho việc “nghĩ lớn”, điều này dẫn tới hậu quả là sau một thời gian dài doanh nghiệp vẫn dậm chân tại chỗ, không có gì thay đổi và bị đối thủ vượt qua. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần có một mốc thời gian và lộ trình cụ thể cho việc “nghĩ lớn”, tránh sa đà, dễ bị nản, ảnh hưởng tới tiến độ chuyển đổi số nói chung.

Tại sao phải “Think Big - Nghĩ lớn”?

“Think Big” như thế nào?

Và đây là một số bước cơ bản để giúp doanh nghiệp “think big” trước khi thực hiện chuyển đổi số:

Xác định vấn đề, nhu cầu và mục tiêu tổng thể

Xác định đúng vấn đề, nhu cầu và đưa ra được mục tiêu triển khai cho doanh nghiệp của mình luôn là việc ưu tiên hàng đầu khi làm chuyển đổi số. Đừng để doanh nghiệp của bạn đi mà không biết phải đi tới đâu, cần làm những gì và phải đạt được gì? Thà không làm chứ doanh nghiệp không nên làm chuyển đổi số khi trong đầu vẫn còn mù mờ khi không biết mình làm điều đó để đạt được mục tiêu gì?

Chia các giai đoạn thực hiện

Sau khi đã có mục tiêu, cần lên ý tưởng cho các giai đoạn chính của dự án: dự án sẽ triển khai một hay nhiều giai đoạn, nhiều là bao nhiêu? Mỗi giai đoạn đó thì có mục tiêu cần giải quyết là gì và ứng với nội dung thực hiện ra sao? Cần bao nhiêu con người và nguồn lực để thực hiện?

Xây dựng kế hoạch, sắp xếp nguồn lực cho từng giai đoạn

Sau khi đã có mục tiêu, cần lên ý tưởng cho các giai đoạn chính của dự án: dự án sẽ triển khai một hay nhiều giai đoạn, nhiều là bao nhiêu? Mỗi giai đoạn đó thì có mục tiêu cần giải quyết là gì và ứng với nội dung thực hiện ra sao? Cần bao nhiêu con người và nguồn lực để thực hiện?
Xây dựng kế hoạch, sắp xếp nguồn lực cho từng giai đoạn.

Chuẩn bị các nguồn lực cần thiết

Doanh nghiệp cần nghĩ tới các nguồn lực cần thiết để triển khai, vận hành một dự án chuyển đổi số hiệu quả, trong đó có một số nguồn lực quan trọng sau:

• Con người: khi triển khai dự án, ngoài nhân sự phía nhà cung cấp thì phía doanh nghiệp cũng cần tổ chức 1 nhóm song hành cùng dự án. Doanh nghiệp cần xác định ai là người lead (quản lý) dự án, ai là người tham gia hỗ trợ dự án (người có quyền lợi liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp). Lưu ý: lead dự án không hẳn phải là dân IT, CTO hay CIO mà có thể là quản lý các bộ phận, lãnh đạo doanh nghiệp hoặc thành viên hội đồng quản trị cty - miễn là phải có tư duy số, kiến thức số tối thiểu - và quản trọng là có quyết tâm, nhiệt huyết cùng dự án.

• Tư duy, kiến thức và kỹ năng số: chuyển đổi số là quá trình chuyển đổi các nghiệp vụ chức năng, mô hình kinh doanh, phương thức kinh doanh trên nền tảng số, công nghệ số vì vậy việc chuẩn bị về mặt tư duy, kiến thức và kỹ năng số cho nhân viên, những người tham gia và hưởng lợi từ dự án là rất quan trọng, bảo đảm cho sự thành công lâu dài của dự án.

• Thời gian: doanh nghiệp cần xác định dành 1 khoảng thời gian tối thiểu hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng là bao nhiêu cho dự án để đảm bảo dự án chạy được trơn chu, đúng tiến độ. Nhiều doanh nghiệp mãi mãi không bao giờ chuyển đổi số được hoặc chuyển đổi số thất bại chỉ vì 1 câu “tôi bận lắm, tôi không có thời gian”.

• Công cụ / công nghệ: xác định các công cụ / công nghệ cần thiết mà doanh nghiệp cần sử dụng để từ đó chuẩn bị cho quá trình tìm hiểu, đào tạo bổ sung kỹ năng kiến thức cho nhân viên hay thành lập tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp.

Chuẩn bị các nguồn lực cần thiết

Lên kế hoạch triển khai

Lên kế hoạch triển khai càng chi tiết, cụ thể bao nhiêu thì càng bảo đảm cho sự thành công của dự án bấy nhiêu. Không có kế hoạch là lập kế hoạch cho thất bại. Một lưu ý đặc biệt là kế hoạch triển khai phải từng giai đoạn phải phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp ở giai đoạn ấy. Doanh nghiệp cần phải “liệu cơm gắp mắm” để kế hoạch trở nên khả thi nhất có thể, tránh tình trạng “vung tay quá trán” hay ôm đồm, mong muốn thì nhiều mà thực tế dùng thì không bao nhiêu khiến cho việc triển khai càng triển khai thì càng gặp khó, càng làm càng thấy không có lối ra.

Triển khai và giám sát

Triển khai dự án chuyển đổi số sẽ là sự tham gia của cả 2 bên: nhà cung cấp dịch vụ, giải pháp và doanh nghiệp. Do đó nếu một trong 2 bên không thực hiện đúng vai trò, trách nhiệm của mình thì bên còn lại sẽ bị ảnh hưởng và tiến độ dự án nói chung sẽ bị ảnh hưởng. Chính vì vậy việc giám sát dự án cần phải được thực hiện thường xuyên. Doanh nghiệp nên tổ chức họp cố định với nhà cung cấp định kỳ hằng tuần, hằng tháng để báo cáo kết quả công việc, phát hiện các khó khăn và tìm giải pháp khắc phục kịp thời.

Dự phòng tình huống, sẵn sàng cho sự thay đổi

Khi triển khai một dự án chuyển đổi số thì chắc chắn sẽ gặp các vấn đề nảy sinh, nếu doanh nghiệp kỳ vọng mọi thứ đều tốt đẹp, như ý thì điều đó là không khả thi. Nhân sự nghỉ việc, yêu cầu phát sinh không lường trước, công cụ, công nghệ giải pháp lựa chọn trước đó đã không còn phù hợp v.v… là các vấn đề rất hay xảy ra trong 1 dự án chuyển đổi số. Chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị về cả tinh thần và kế hoạch dự phòng để sẵn sàng đối phó với các tình huống có thể xảy ra. Lưu ý quan trọng: dù bất kỳ điều gì xảy ra, dù tiến độ không như ý thì chủ doanh nghiệp luôn phải giữ vững niềm tin, tinh thần, luôn tìm kiếm giải pháp khắc phục để dự án tiến về phía trước. Nếu vì một vài thay đổi hay khó khăn gặp phải mà lùi bước hoặc tạm dừng dự án thì sẽ tạo tiền lệ xấu, khó cho việc tiếp tục chuyển đổi số sau này.

Nâng cấp, cải tiến liên tục

Một vấn đề mà các doanh nghiệp hay gặp phải là cứ nghĩ chuyển đổi số thành công rồi thì thôi, dự án xong rồi thì bỏ đó. Đây chính là sai lầm. Một dự án chuyển đổi số để thực sự hiệu quả cần phải có quá trình từ 2-3 năm từ lúc có ý tưởng cho tới lúc triển khai, sử dụng và đi vào ổn định. Trong 2 - 3 năm sau khi nhà cung cấp bàn giao dự án, doanh nghiệp cần phải tập trung sử dụng, tổng hợp các yêu cầu, ý kiến của người dùng một cách định kỳ, phối hợp với nhà cung cấp để đánh giá yêu cầu, hiệu chỉnh hệ thống cho phù hợp. Lưu ý quan trọng: để tránh trường hợp dự án không được / không có khả năng hiệu chỉnh cho phù hợp với yêu cầu có thể có trong tương lai thì ngay từ bước lựa chọn đầu tiên, doanh nghiệp cần phải trao đổi vấn đề này với nhà cung cấp để có lựa chọn giải pháp cho phù hợp.

Các bước "think big" trong chuyển đổi số

“Think Big” thôi liệu đã đủ?

Có một thực tế là nếu bạn nghĩ nhiều quá mà không làm thì sẽ không có điều gì xảy ra. Trong chuyển đổi số cũng vậy nếu chỉ “think” mà không có “do” thì mãi mãi không có điều gì xảy ra, mọi kế hoạch, ý tưởng chỉ là vô nghĩa. Như vậy, điều quan trọng sau khi nghĩ đủ thì bạn cần phải làm và làm ngay, không chần chừ, không do dự, không sợ hãi.

Nói đến đây, chúng ta đã nhận thức là phải tiến hành làm. Tuy nhiên khi bắt tay vào làm thì bạn sẽ thấy có rất nhiều vấn đề nảy sinh như làm cái gì trước, làm cái gì sau? Bộ phận nào ưu tiên chuyển đổi số trước, bộ phận nào sau? Ai là người lĩnh xướng, cầm trịch dự án? Ai là người tham gia, liên quan? Rồi làm trong bao lâu, tốn bao nhiêu thời gian, bao nhiêu ngân sách…?

Đây chính các câu hỏi cần trả lời khi bạn lên kế hoạch thực hiện chi tiết cho dự án chuyển đổi số. Và doanh nghiệp nào khi muốn chuyển đổi số cũng phải làm bản kế hoạch tương tự với các bước tương tự. Tuy nhiên điều chúng tôi muốn nói ở đây là: đã có rất doanh nghiệp đã làm như trên và cũng có nhiều doanh nghiệp bị thất bại. Vậy lý do là vì đâu? Liệu có gì đó chúng ta làm còn chưa ổn, chưa đúng? Đây chính là điều mà chúng tôi muốn đề cập muốn hướng tới trong bài viết này. Câu trả lời và cũng là lời khuyên của chúng tôi là các doanh nghiệp hãy “Do SMALL” thôi. Chính xác hơn là phải “Think BIG & Do SMALL” - kết hợp đồng thời, nhuần nhuyễn cả 2 yếu tố “Think Big” và “Do Small” trong 1 dự án chuyển đổi số là đã bảo đảm 50% thành công cho dự án.

Vậy “Do Small” như thế nào?

Việc ĐÚNG làm trước

Tư duy “làm đúng ngay từ đầu” rất cần lưu ý và áp dụng khi làm chuyển đổi số. Đúng ở đây là đúng quy trình 3 bước lớn trong hành trình chuyển đổi số số hóa dữ liệu > số hóa quy trình, nghiệp vụ > chuyển đổi số. Trước khi làm một việc gì thì cần hỏi là việc này là nhằm số hóa dữ liệu hay số hóa quy trình, nghiệp vụ hay chuyển đổi số (tạo ra mô hình kinh doanh mới, hay mang lại trải nghiệm mới cho khách hàng)? Định vị được hành động đó nằm ở giai đoạn nào giúp cho doanh nghiệp không xa rời, không chệch hướng chuyển đổi số.

Việc DỄ làm trước

Sẽ có rất nhiều vấn đề cần làm, và doanh nghiệp thường sẽ không đủ nguồn lực và thời gian để làm hết các việc cùng lúc, do vậy việc gì làm được thì phải làm ngay, không chần chừ, không do dự.

Việc GẤP & QUAN TRỌNG làm trước

Nếu xét về ưu tiên thì có nhiều tiêu chí để ưu tiên, trong số các mục tiêu của chuyển đổi số cũng vậy, sẽ có rất nhiều mục tiêu cần làm và mục tiêu nào cũng quan trọng, cần thiết. Tuy nhiên doanh nghiệp cần tỉnh táo để nhận ra và phân biệt mục tiêu CẦN / MUỐN và mục tiêu CẦN / THIẾT (cần và bức thiết),khi xác định được mục tiêu nào cần làm rồi thì tập trung nguồn lực để làm cho hoàn thành mục tiêu ấy.

Việc NHỎ làm trước

Tâm lý con người nói chung là luôn muốn làm những việc dễ, nhẹ nhàng, không muốn làm việc nặng nề, khó khăn, phức tạp, dài dòng. Đây là tâm lý chung và ai cũng sẽ như vậy.

Do vậy, là chủ doanh nghiệp hoặc chủ dự án chuyển đổi số bạn cần phải nắm bắt được tâm lý này, thay vì bắt nhân viên làm một việc lớn, một mục tiêu lớn thì sẽ chia nhỏ thành nhiều việc nhỏ, nhiều mục tiêu nhỏ, mục đích làm sao để dễ dàng thực hiện và thực hiện nhanh nhất có thể.

Khi làm thành công những việc nhỏ thì sẽ tạo cảm hứng để làm tốt những việc lớn hơn.

Vậy “Do Small” như thế nào?

Xem thêm:

• 6 trụ cột chuyển đổi số mà doanh nghiệp nên triển khai
• 5 Giai đoạn lớn trong hành trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Tổng kết

Chuyển đổi số là một hành trình dài, với nhiều vấn đề và khó khăn có thể gặp phải. Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần phải có phương pháp tiến hành và phương pháp phù hợp với nguồn lực, nhu cầu mong muốn cũng như hiện trạng của doanh nghiệp.

CloudGO (với thương hiệu cũ là OnlineCRM) - là đơn vị chuyên tư vấn và cung cấp các dịch vụ, giải pháp chuyển đổi số tổng thể cho doanh nghiệp. Thấm nhuần triết lý “Chuyển đổi số tinh gọn” sau hơn 12+ năm áp dụng trên 2.500+ doanh nghiệp lớn nhỏ, phương pháp “Think BIG - do SMALL” được hình thành và áp dụng trong quá trình thực hiện các dự án chuyển đổi số của CloudGO. Song song đó, CloudGO cũng đã xây dựng ra bộ giải pháp chuyển đổi số tinh gọn, sẵn sàng để cùng doanh nghiệp “do small”, giúp doanh nghiệp có những bước đi đầu tiên trên hành trình chuyển đổi số toàn diện của mình.

Các vấn đề chính mà CloudGO sẽ giúp cho doanh nghiệp:

• Số hóa dữ liệu khách hàng để hình thành nên kho dữ liệu khách hàng tổng hợp, tập trung, cung cấp góc nhìn 360 độ khách hàng.

• Cung cấp các giải pháp hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ trước - trong - sau bán hàng cho các bộ phận nghiệp vụ chức năng.

• Hỗ trợ xây dựng các quy trình bán hàng, chăm sóc và nuôi dưỡng khách hàng tự động, giảm thiểu đến 80% các công việc thủ công, giấy tờ tại doanh nghiệp

• Tích hợp sẵn sàng, đầy đủ và đa dạng các công cụ bổ trợ cho hoạt động tương tác khách hàng và chăm sóc khách hàng như Tổng đài, Email, tin nhắn thương hiệu, Zalo OA, Chatbot ...

• Khả năng mở rộng linh hoạt, sẵn sàng cho việc cải tiến, bổ sung các nhu cầu đặc thù và tích hợp với hệ thống khác để đồng bộ và thống nhất về nghiệp vụ, dữ liệu giữa các hệ thống.

Doanh nghiệp có nhu cầu, vui lòng tham khảo các dịch vụ và giải pháp chuyển đổi số tinh gọn của CloudGO tại đây.