Chuyển đổi số tinh gọn là gì? Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số?

Tăng trưởng và phát triển là ưu tiên hàng đầu trong mọi doanh nghiệp. Tìm kiếm thêm khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ là một trong những hướng tăng trưởng chính. Điều này có thể đạt được thông qua việc hiểu biết sâu sắc về những giai đoạn quyết định trong mua sắm của khách hàng. Việc sử dụng các công cụ, các nền tảng số đang thay đổi cách khách hàng khám phá, đánh giá, mua và sử dụng các sản phẩm cũng như cách họ chia sẻ, tương tác và duy trì kết nối với các thương hiệu. Đối mặt với những thách thức mới, doanh nghiệp cũng cần có những phương án mới, và “chuyển đổi số” chính là phương án hàng đầu được các doanh nghiệp lựa chọn.

Chuyển đổi số vẫn đang là bài toán khó đối với tất cả doanh nghiệp. Nhiều tập đoàn lớn, lâu đời đang phải chật vật thay đổi trong khi các doanh nghiệp mới, nhỏ và linh hoạt có thể chuyển đổi mô hình kinh doanh một cách dễ dàng hơn nhưng lại thiếu hụt về khả năng tài chính. Nhưng hãy yên tâm vì cơ hội chuyển đổi số vẫn dành cho tất cả, chỉ cần bạn có sự quyết tâm và dám thay đổi. Vì “khó khăn lớn nhất của chuyển đổi số là thay đổi thói quen - thách thức lớn nhất của chuyển đổi số là có nhận thức đúng”.

Từ chuyển đổi số đến chuyển đổi số tinh gọn

Chuyển đổi số, xu hướng tất yếu của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0

Cách mạng công nghiệp xảy ra khi có đột phá lớn về công nghệ dẫn đến các thay đổi sâu sắc trong sản xuất và xã hội. Cách mạng công nghiệp lần 4 được cho là bắt đầu từ thập kỷ này với các đột phá và cộng hưởng của nhiều công nghệ, trong đó có công nghệ số và tạo ra sản xuất thông minh.

Ba cuộc cách mạng đã qua gồm có cơ khí hóa, điện hóa và tự động hóa tức là máy móc thay lao động chân tay. Cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư là thông minh hóa hay nói cách khác chính là máy móc thay lao động trí óc.

Sự khác biệt giữa số hoá và chuyển đổi số

Tin học hóa, hay còn gọi số hóa là ứng dụng công nghệ thông tin để số hóa quy trình nghiệp vụ đã có. Thông thường, tin học hóa không làm thay đổi quy trình hoặc mô hình hoạt động đã có sẵn trong doanh nghiệp. Khi chúng ta tin học hóa ở mức cao, dẫn đến thay đổi quy trình hoặc thay đổi mô hình hoạt động, thì mới gọi là chuyển đổi số. Tức chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các nền tảng công nghệ số.

Chuyển đổi số tinh gọn, giải pháp thích ứng với thời cuộc

Như khái niệm được nêu phía trên, chuyển đối số là một quá trình chuyển đổi toàn diện và cần rất nhiều thời gian với 3 phần chuyển đổi chính là: chuyển đổi tư duy, nhận thức - chuyển đổi con người - chuyển đổi công cụ. Tuy nhiên với tình huống “chuyển đổi càng nhanh càng tốt” như hiện tại thì việc đẩy nhanh quá trình chuyển đổi là một điều cần thiết.

Để kịp thời đáp ứng với yêu cầu của thị trường, khái niệm chuyển đổi số tinh gọn ra đời. Có thể hiểu chuyển đổi số tinh gọn một cách đơn giản là doanh nghiệp chuyển đổi số từng phần theo phương thức cuốn chiếu nhằm đẩy nhanh tốc độ và tiết kiệm chi phí trong quá trình chuyển đổi.

Các tiêu chí đánh giá một giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

Với hiện trạng như vậy, để giúp DN Việt cải thiện và chuyển đổi số nhanh - hiệu quả, khái niệm: “chuyển đổi số tinh gọn” được ra đời. Như với lĩnh vực sản xuất chúng ta có khái niệm “sản xuất tinh gọn” thì với chuyển đổi số chúng ta có khái niệm “chuyển đổi số tinh gọn”. Đây được xem như “keyword” cho hành trình chuyển đổi số của một doanh nghiệp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp SMEs - có nguồn lực và năng lực số giới hạn.

Triết lý “Chuyển đổi số tinh gọn” được thể hiện cụ thể như sau:

1. Tinh gọn về mục tiêu: chia nhỏ mục tiêu chuyển đổi số tổng thể của doanh nghiệp thành nhiều mục tiêu nhỏ thành phần. Lưu ý là khi chia nhỏ mục tiêu thì vẫn phải hướng tới mục tiêu tổng thể - tức là hoàn thành mục tiêu nhỏ cũng là hoàn thành 1 phần mục tiêu lớn. 2 mục tiêu này là không thể và không nên tách rời.

2. Tinh gọn về phương pháp triển khai: sử dụng phương pháp triển khai “cuốn chiếu” thay vì triển khai tổng thể, đồng loạt. Ưu tiên triển khai đáp ứng những yêu cầu bức thiết trước, sau đó mới triển khai toàn bộ các yêu cầu. Việc này nhằm hạn chế rủi ro, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số

3. Tinh gọn về quy trình: các quy trình rườm rà, dài dòng, chung chung … nên được lược bỏ các bước không cần thiết, tối giản nhất có thể trước, trong và sau quá trình chuyển đổi số. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp phải đánh giá và tinh giản quy trình không phải 1 lần là xong mà phải nhiều lần, ở nhiều thời điểm khác nhau.

4. Tinh gọn về giải pháp: trước đây các doanh nghiệp thường có xu hướng triển khai tổng thể - ALL-IN-ONE - tất cả trong 1 hệ thống, 1 giải pháp và thường thất bại thì bây giờ doanh nghiệp sẽ theo hướng chia nhỏ hệ thống lớn thành nhiều hệ thống thành phần (microsystem) tinh gọn để có thể triển khai nhanh và mang lại hiệu quả sớm cho doanh nghiệp. Ưu điểm của hướng tiếp cận này là doanh nghiệp có thể tận dụng được ưu thế chuyên sâu của các giải pháp thành phần, đồng thời do các giải pháp này thường là giải pháp có sẵn nên thời gian triển khai nhanh, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Chỉ có một lưu ý, các giải pháp thành phần cần phải có khả năng tích hợp, đấu nối dữ liệu với nhau, để sau này có thể kết nối và tạo thành 1 hệ thống khép kín, hoàn chỉnh cho doanh nghiệp.

Thực hiện theo các triết lý “Chuyển đổi số tinh gọn” ở trên sẽ mang lại cho doanh nghiệp các lợi ích sau:

• Đơn giản: các giải pháp chuyển đổi số chỉ tập trung vào giải quyết nhất nhu cầu thực tiễn, thực sự cấp bách của doanh nghiệp. Không làm phức tạp hoá cũng như không mang lại thêm rắc rối thêm cho doanh nghiệp.

• Gọn nhẹ: giải pháp có đầy đủ các tính năng cần thiết và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, không có các tính năng dư thừa. Giải pháp luôn đảm bảo các tính năng cần thiết, đề cao yếu tố gọn nhẹ, thân thiện và dễ dàng sử dụng.

• Nhanh chóng: thời gian tư vấn và triển khai giải pháp nhanh chóng trong 1 đến 2 tháng (thậm chí là 1-2 tuần),doanh nghiệp có thể bắt đầu áp dụng và thấy được hiệu quả của giải pháp một cách nhanh chóng. Lưu ý: những trường hợp đặc thù thì thời gian có thể kéo dài thêm, nhưng cần lưu ý để không để thời gian triển khai tổng cộng của 1 dự án thành phần kéo dài quá 06 tháng.

• Linh hoạt: giải pháp dễ dàng nâng cấp, mở rộng và kết nối với các giải pháp khác để tạo thành một hệ thống khép kín, hoàn chỉnh cho doanh nghiệp.

• Hiệu quả: doanh nghiệp thấy được rõ ràng hiệu quả của dự án thông qua các vấn đề mà dự án đã hỗ trợ giải quyết như tiết kiệm được bao nhiêu thời gian, chi phí? Doanh thu, thị phần tăng bao nhiêu? Hiệu quả/hiệu suất công việc được cải thiện như thế nào?

Chuyển đổi số là quá trình khách quan, muốn hay không thì chuyển đổi số vẫn xảy ra và đang diễn ra. Mỗi cá nhân, tổ chức có thể tham gia hoặc đứng ngoài quá trình đó. Nếu đứng ngoài, sẽ có khoảng cách lớn giữa các tổ chức, doanh nghiệp, lĩnh vực đã thực.

Đối tượng doanh nghiệp nào cần phải chuyển đổi số?

Với làn sóng công nghệ ngày càng được mở rộng như hiện nay, chúng ta có thể nhận thấy được rằng không một cá nhân hay một tổ chức kinh doanh nào có thể nằm ngoài cơn sóng ấy. Nếu doanh nghiệp của bạn không phải là những doanh nghiệp “đón sóng” thì bây giờ vẫn chưa phải quá trễ để doanh nghiệp của bạn “bơi theo”.

Với sức mạnh cộng nghệ như hiện nay, chuyển đối số có thể ứng dụng ở tất cả các ngành nghề và lĩnh vực. Từ các ngành như nông nghiệp, công nghiệp đến các ngành về dịch vụ, công nghệ,... hay thậm chí chuyển đổi số cũng được ứng dụng trong các cơ quan giáo dục và cơ quan, ban ngành của nhà nước.

Nhận thấy được mức độ phổ biến và lan rộng của trào lưu chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Thì câu hỏi được đặt ra tiếp theo là “Khi nào thì doanh nghiệp cần chuyển đổi số?”

Khi nào doanh nghiệp cần chuyển đổi số?

Chuyển đổi số là quá trình khách quan, muốn hay không thì chuyển đổi số vẫn xảy ra và đang diễn ra. Mỗi cá nhân, tổ chức có thể tham gia hoặc đứng ngoài quá trình đó. Nếu đứng ngoài, sẽ có khoảng cách lớn giữa các tổ chức, doanh nghiệp, lĩnh vực đã thực hiện và chưa thực hiện chuyển đổi số và khoảng cách đó sẽ dần được nới rộng theo cấp số nhân.

Tuy nhiên, chuyển đổi số là “đích đến” còn việc có muốn đi đến đó hay không thì hoàn toàn phụ thuộc vào doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn cảm thấy rằng việc có chuyển đổi số hay không cũng chẳng ảnh hưởng gì đến quá trình hoạt động và phát triển của mình, thì đây chưa phải là lúc doanh nghiệp của bạn phải chuyển đổi số.

Ngược lại, nếu bạn đang cảm thấy có quá nhiều vấn đề phát sinh mà phải cần một lượng con người, thời gian và công sức để có thể giải quyết nhưng vẫn không giải quyết triệt để thì đây chính là lúc doanh nghiệp của bạn cần có sự can thiệp của chuyển đổi số. Ở mục đích này, chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí và tối ưu được quy trình vận hành. Để từ đó nâng cao hiệu quả công việc, tối ưu năng suất và gia tăng lợi nhuận.

Chuyển đổi số quan trọng nhất là chuyển đổi tư duy, nhận thức. Điều đó có thể làm ngay lập tức, vì chỉ phụ thuộc vào chính mỗi người chúng ta.

Xem thêm bài viết: 10 nguyên nhân dẫn đến doanh nghiệp chuyển đổi số thất bại

Doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số như thế nào?

Khó khăn lớn nhất của chuyển đổi số là thay đổi thói quen. Thách thức lớn nhất của chuyển đổi số là có nhận thức đúng.

Chuyển đổi số là việc của chính mỗi tổ chức. Và việc này cần phải xuất phát từ nhận thức, từ quyết tâm và mức độ nắm rõ tình hình của tổ chức. Mỗi tổ chức, cá nhân là khác nhau, do đó, cần có những chiến lược khác nhau. Chiến lược chuyển đổi số không phải là một bản chiến lược ứng dụng công nghệ số. Chiến lược chuyển đổi số không phải là một bản kế hoạch ngắn hạn, cũng không phải là một bản kế hoạch dài hạn. Một bản chiến lược phù hợp thường hoạch định cho giai đoạn từ 3-5 năm.

Chiến lược chuyển đổi số do người đứng đầu chỉ đạo xây dựng và phải lan tỏa, thấm nhuần tới từng thành viên của tổ chức. Chiến lược chuyển đổi số bắt đầu từ tầm nhìn của người đứng đầu, nhưng khi thực thi cần không ngừng đo lường, kiểm nghiệm thực tế xem điều gì đang đi đúng hướng và điều gì không, sau đó nhanh chóng điều chỉnh theo thực tế.

Để biết cách xây dựng một chiến lược chuyển đổi số chi tiết, bạn có thể tham khảo bài viết: 5 giai đoạn trong hành trình chuyển đổi số

Sử dụng nền tảng nào để chuyển đổi số thành công?

Sử dụng nền tảng số được xác định là giải pháp đột phá để thúc đẩy chuyển đổi số nhanh hơn, giảm chi phí, tăng hiệu quả. Nền tảng được tạo ra bởi những doanh nghiệp công nghệ số xuất sắc, cho phép các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng ngay dưới dạng dịch vụ thay vì phải tự đầu tư, tự vận hành.

Tuy nhiên để chọn lựa được một nền tảng phù hợp không phải là chuyện đơn giản. Cũng có thể nói đây là một trong những giai đoạn quan trọng của một quá trình bắt đầu chuyển đổi số của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây không phải là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành bại của doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số. Vì nếu chiếu theo mô hình MST thì “nền tảng” là bước cuối cùng mà doanh nghiệp cần phải chuẩn bị trước khi bắt đầu chuyển đổi số.

Tham khảo thêm bài viết: 6 trụ cột trong chuyển đổi số

Bộ giải pháp chuyển đổi số tinh gọn CloudGO

CloudGO (với thương hiệu cũ là OnlineCRM) - là đơn vị chuyên tư vấn và cung cấp các dịch vụ, giải pháp chuyển đổi số tổng thể cho doanh nghiệp. Bộ giải pháp chuyển đổi số tinh gọn cho doanh nghiệp - CloudGO là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc như marketing bán hàng, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, điều hành doanh nghiệp, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động,... Từ đó giúp doanh nghiệp có thể lựa chọn được những sản phẩm phần mềm phù hợp để giải quyết các vấn đề mà doanh nghiệp đang mong muốn chuyển đổi số.