Tăng tốc hiệu quả hoàn thành mục tiêu công việc khi kết hợp KPI và OKR cho Sales và Marketer

Trong chiến trường kinh doanh, ranh giới giữa thành công và thất bại mỏng manh như một sợi tơ mảnh, các doanh nghiệp đang không ngừng tìm kiếm những phương pháp tối ưu nhất để đánh giá và thúc đẩy hiệu suất công việc cho nhân viên của họ. Khi nhìn lại chặng đường phát triển của ngành Sales và Marketing, từ những ngày đơn thuần đo lường doanh số và số lượng khách hàng tiếp cận, đến nay, các metrics (chỉ số đo lường) đã trở nên phức tạp và đa chiều hơn rất nhiều. KPI hay OKR là những công cụ đang được dùng rộng rãi ngày nay ở nhiều doanh nghiệp đa quy mô và loại hình khác nhau. Tuy nhiên, dường như chỉ sử dụng riêng lẻ thì thôi chưa đủ với những tham vọng ngày càng bành trướng của doanh nghiệp.

Vậy KPI và OKR là gì và Làm thế nào để kết hợp KPI và OKR một cách hài hòa và hiệu quả, đặc biệt trong môi trường Sales và Marketing - nơi áp lực con số và sáng tạo phải song hành? Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá cách thức tận dụng sức mạnh của cả hai công cụ này, khiến chúng từ những công cụ quản lý riêng lẻ thành một hệ thống đồng bộ, thúc đẩy hiệu suất và tạo ra những cải tiến đáng kể trong kết quả kinh doanh.

>>>>>Có thể bạn quan tâm: Giải quyết sự “đối phó” của nhân viên với những KPI chăm sóc khách hàng siêu chi tiết dưới đây

KPI và OKR là gì? Sự khác và giống nhau giữa chúng

KPI là gì? KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, thường được sử dụng để đánh giá hiệu quả của một chức danh, phòng ban hoặc cả công ty. Mỗi chức danh thường có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng, và KPI được dùng để định lượng hiệu quả công việc dựa trên các tiêu chí đã được thống nhất trước. Dựa vào kết quả KPI, công ty có thể áp dụng các chế độ khen thưởng hoặc kỷ luật cho cá nhân và tập thể.

OKR là gì? OKR (Objectives and Key Results) là phương pháp quản trị mục tiêu và kết quả then chốt, được sử dụng để thiết lập mục tiêu cho toàn bộ tổ chức. OKR bao gồm hai phần: Objective (Mục tiêu) là những gì bạn muốn đạt được, và Key Results (Kết quả then chốt) là những thước đo định lượng cho biết bạn đã đạt được mục tiêu như thế nào. OKR giúp liên kết và tạo sự tham gia của toàn bộ tổ chức xung quanh các mục tiêu có thể đo lường được.

Điểm giống nhau giữa KPI và OKR

• Cả KPI và OKR đều là những công cụ dùng để đo lường hiệu suất.

• Cả hai đều hướng đến nâng cao hiệu suất của cá nhân, phòng ban và cả công ty.

• Các chỉ số này đều sử dụng số liệu cụ thể để theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc.

• KPI và OKR đều được sử dụng để thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên.

Sự khác nhau giữa OKR và KPI

Tôi sẽ lấy một ví dụ cụ thể về KPI và OKR hơn cho bạn đọc dễ hình dung:

Về KPI thường sẽ là các chỉ số: Tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ giữ chân khách hàng, doanh thu, lợi nhuận,.... Mặt khác, OKR sẽ là những chỉ rộng và mang tầm chiến lược hơn như: "Ra mắt thành công phần mềm CloudSALES trong 90 ngày tới"; KR1: Đạt 1.000 lượt truy cập trung bình hàng ngày. KR2: Tỷ lệ hài lòng 90%. KR3: Tỷ lệ chuyển đổi đạt 30%.

Lịch sử hình thành của KPI và OKR

Mặc dù KPI hiện nay là một công cụ được sử dụng rộng rãi, nhưng khái niệm OKR thực chất đã xuất hiện từ năm 1968, khi phương pháp quản trị mục tiêu bắt đầu được hình thành. Đến tận năm 1990, khái niệm KPI mới chính thức được đưa vào sử dụng và nhanh chóng trở thành một chuẩn mực trong việc đánh giá hiệu suất.

Lịch sử hình thành KPI và OKR

Tóm lại, KPI là công cụ để đánh giá hiệu suất trong quá khứ, trong khi OKR là phương pháp quản trị để thúc đẩy hiệu suất trong tương lai. KPI tập trung vào việc đo lường kết quả, trong khi OKR tập trung vào việc đạt được mục tiêu.

>>>> Tìm hiểu cách “trị” nhân viên cứng đầu tại: Cách quản lý nhân viên cứng đầu hiệu quả: Tạo sự hợp tác thay vì xung đột

Khi nào thì nên kết hợp KPI và OKR với nhau?

Sự kết hợp giữa KPI và OKR không phải lúc nào cũng là yêu cầu bắt buộc, nhưng trong một số trường hợp, việc tích hợp cả hai có thể bổ sung cho nhau một cách hiệu quả. Dưới đây là những tình huống và bối cảnh lý tưởng để áp dụng cả KPI lẫn OKR:

Khi doanh nghiệp cần duy trì sự cân bằng giữa ổn định và đột phá

KPI giúp đảm bảo các hoạt động cốt lõi vẫn duy trì tính ổn định và đạt hiệu suất mong đợi, trong khi OKR lại là động lực thúc đẩy những sáng kiến mới, hướng đến sự phát triển vượt bậc.

Khi cần theo dõi toàn diện cả quá trình lẫn kết quả

KPI giám sát các chỉ số vận hành hàng ngày, còn OKR tập trung vào mục tiêu dài hạn và kết quả cuối cùng mà doanh nghiệp muốn đạt được.

Khi tổ chức đang trong giai đoạn chuyển đổi

KPI giúp đảm bảo các hoạt động kinh doanh thường nhật (business as usual) không bị gián đoạn, trong khi OKR định hướng và thúc đẩy quá trình thay đổi một cách mạnh mẽ.

Với các phòng ban có nhiệm vụ kép

Với những bộ phận mang tính chất phức hợp như Sales và Marketing, việc kết hợp KPI và OKR càng trở nên thiết yếu. KPI giúp đội ngũ duy trì được các chỉ số quan trọng về doanh số và hiệu quả chiến dịch. Trong khi đó, OKR thúc đẩy họ vươn xa hơn, chinh phục những thị trường mới và xây dựng giá trị thương hiệu bền vững.

Thời điểm phù hợp để kết hợp cả KPI và OKR đòi hỏi một nền tảng vững chắc từ hệ thống quản lý, văn hóa doanh nghiệp đến năng lực nhân sự. Giống như việc chơi một bản “song tấu”, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và khả năng phối hợp nhịp nhàng giữa các thành phần để tạo nên một “giai điệu hoàn hảo”.

>>>>> Fail từ “vòng gửi xe” nếu không biết: Các bước bạn cần biết trước khi xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn

Nên kết hợp KPI và OKR như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất?

Chắc hẳn bạn đang tự hỏi: Làm thế nào để kết hợp KPI và OKR một cách hiệu quả nhất? Nếu bạn nghĩ rằng chỉ cần “ghép” chúng lại với nhau là xong, thì bạn đã nhầm. Khi triển khai OKR KPI không đơn giản chỉ là việc đặt chúng cạnh nhau, mà cần một chiến lược thông minh dựa trên điểm mạnh của từng công cụ.

1. Xây dựng KPI là nền tảng, OKR là động lực bứt phá

KPI với thế mạnh đo lường chính xác và cụ thể sẽ đảm bảo hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp. Trong khi đó, OKR với tầm nhìn đột phá sẽ thúc đẩy sự phát triển vượt trội. Cùng tham khảo cách đặt KPI và OKR cho tình huống này như sau:

Với đội Sales:

• KPI: Doanh số/tháng, số lượng cuộc gọi, tỷ lệ chốt đơn

• OKR: "Chuyển đổi 40% khách hàng tiềm năng thành khách hàng trung thành thông qua việc áp dụng mô hình tư vấn giá trị trong Quý 3"

Với đội Marketing:

• KPI: Số lượng leads, tỷ lệ chuyển đổi, chi phí/lead

• OKR: "Xây dựng thương hiệu dẫn đầu thị trường về content marketing, đạt 500,000 followers và 50% tăng trưởng organic traffic trong 6 tháng"

2. Dùng KPI đo lường ngắn hạn, OKR định hướng dài hạn

KPI có ưu thế trong việc theo dõi và đánh giá kết quả theo chu kỳ ngắn, trong khi OKR mạnh về định hướng tầm nhìn dài hạn. Cách kết hợp cho đội Marketing:

• KPI hàng tháng: Số lượng leads, tỷ lệ chuyển đổi, chi phí/khách hàng

• OKR quý/năm: "Xây dựng cộng đồng khách hàng trung thành với 200,000 thành viên tích cực tương tác, đóng góp 40% doanh số từ khách hàng cũ"

3. Sử dụng KPI cho quy trình, OKR cho sáng tạo

KPI phát huy tác dụng trong việc chuẩn hóa và tối ưu quy trình, còn OKR thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo. Áp dụng cho đội Sales:

• KPI quy trình: Số cuộc gọi/ngày, tỷ lệ response email, thời gian phản hồi khách hàng

• OKR sáng tạo: "Phát triển 3 phương pháp tiếp cận khách hàng mới, tăng 50% hiệu quả từ first meeting đến close deal"

4. Áp dụng KPI cho cá nhân, OKR cho tập thể

KPI thường rõ ràng và dễ gắn với trách nhiệm cá nhân, trong khi OKR phù hợp với mục tiêu tập thể cần sự phối hợp. Ví dụ trong phòng Marketing:

• KPI cá nhân: Số bài viết/tháng, chất lượng content, hiệu quả campaign

• OKR team: "Tích hợp hoàn toàn chiến lược marketing đa kênh, đạt 85% nhận diện thương hiệu trong phân khúc mục tiêu"

5. Liên kết KPI với thưởng, OKR với phát triển

KPI với tính chất đo lường cụ thể thích hợp gắn với chế độ thưởng, còn OKR nên gắn với cơ hội phát triển và học hỏi:

• KPI và thưởng: Doanh số đạt được, số lượng khách hàng mới

• OKR và phát triển: "Nghiên cứu và ứng dụng 2 công nghệ mới trong quy trình bán hàng online, tăng 30% hiệu quả tư vấn khách hàng"

Cách kết hợp KPI và OKR tốt nhất

Tóm lại, việc kết hợp KPI và OKR mang lại những lợi ích thiết thực cho phòng Sales và Marketing:

Đối với Sales:

• Cân bằng giữa mục tiêu doanh số ngắn hạn và xây dựng mối quan hệ khách hàng dài hạn

• Thúc đẩy tinh thần đổi mới trong phương pháp bán hàng

• Tạo động lực vừa đạt chỉ tiêu cá nhân, vừa đóng góp vào mục tiêu chung của team

Đối với Marketing:

• Kết hợp hiệu quả giữa các metrics đo lường cụ thể và mục tiêu xây dựng thương hiệu

• Điều hòa giữa các chiến dịch ngắn hạn và chiến lược content dài hạn

• Kích thích sáng tạo trong khi vẫn đảm bảo ROI

Từ đó, mang lại những lợi ích tổng thể cho doanh nghiệp:

• Theo dõi hiệu suất tổng thể và tiến độ đạt được mục tiêu

• Kết nối chiến lược với thực thi

• Cân bằng hiệu suất hiện tại và tăng trưởng tương lai

• Thúc đẩy động lực và sự tham gia của nhân viên

Khoan đã! Đó chưa phải là tất cả, bởi để kết hợp hiệu quả giữa KPI và OKR, không thể thiếu những yếu tố "nhất" sau đây:

• Một hệ thống quản lý đủ vững mạnh và trưởng thành

• Một đội ngũ nhân sự đã quen với việc theo dõi và báo cáo các chỉ số

• Một văn hóa doanh nghiệp thúc đẩy sự ổn định song song với đổi mới

• Một công cụ phần mềm dùng để theo dõi và đánh giá hiệu quả

CloudWORK, thuộc hệ sinh thái CloudGO của chúng tôi, cam kết mang đến giải pháp quản lý công việc, dự án và tiến độ cho doanh nghiệp bạn một cách hiệu quả, nhanh chóng và chính xác nhất.

>>>> Tham khảo ngay để dùng thử miễn phí và đón chờ những ưu đãi hấp dẫn nhất tại: 14 NGÀY SỬ DỤNG MIỄN PHÍ

Vậy nếu sử dụng riêng, thì người quản lý nên chọn KPI hay OKR cho phòng Marketing và Sales?

Trong quá trình điều hành doanh nghiệp, chắc hẳn nhiều nhà quản lý đã từng trăn trở về việc lựa chọn công cụ quản trị phù hợp. KPI hay OKR ? Vậy đâu là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp của bạn?

KPI – Công cụ tượng trưng cho sự ổn định

KPI giúp doanh nghiệp duy trì hiệu suất ổn định. Đây là lựa chọn lý tưởng khi bạn cần một hệ thống theo dõi nhất quán để đảm bảo các hoạt động cốt lõi diễn ra suôn sẻ. Với những doanh nghiệp mới, KPI đóng vai trò như kim chỉ nam, giúp phòng Marketing và Sales biết mình có đang đi đúng hướng hay không.

KPI thích hợp cho ai?

Ví dụ, một nhà hàng mới khai trương nhà Marketer sẽ cần theo dõi các chỉ số như lượng khách hàng, doanh thu trung bình trên mỗi khách, và tỷ lệ quay lại của khách hàng – những chỉ số quan trọng giúp đo lường sức khỏe của doanh nghiệp.

Trong những ngành đòi hỏi tính chính xác cao như sản xuất hay logistics, KPI đóng vai trò như những công cụ giám sát chặt chẽ, đảm bảo mọi hoạt động được vận hành hiệu quả. Như tỷ lệ sản phẩm đạt tiêu chuẩn, thời gian giao hàng,... KPI giúp duy trì sự ổn định trong chuỗi cung ứng và quá trình sản xuất.

OKR – Công cụ cho những mục tiêu “tham vọng”

Ngược lại, OKR giống như một bản kế hoạch đầy tham vọng, định hướng doanh nghiệp không chỉ đạt được mục tiêu mà còn tạo ra những bước đột phá. OKR phù hợp với những doanh nghiệp đang tìm kiếm sự đổi mới và tăng trưởng mạnh mẽ.

Trong kỷ nguyên số, một công ty công nghệ không thể chỉ dừng lại ở các chỉ số tăng trưởng cơ bản. OKR sẽ giúp họ hướng đến những mục tiêu táo bạo như “Tăng gấp đôi số lượng người dùng trong 6 tháng” hay “Tái định nghĩa cách khách hàng tiếp cận sản phẩm”. Chính những mục tiêu thách thức này sẽ thúc đẩy doanh nghiệp tiến xa hơn và bứt phá khỏi những giới hạn thông thường.

Tất cả vẫn phải phụ thuộc ở hai chữ "Thời điểm"

Không có một công cụ nào hoàn hảo cho mọi hoàn cảnh. Một startup trong lĩnh vực F&B có thể bắt đầu với KPI để thiết lập nền tảng vững chắc. Nhưng khi đã đạt được sự ổn định, việc chuyển sang OKR có thể là bước đi hợp lý để thúc đẩy sự sáng tạo và đột phá trong trải nghiệm khách hàng.

Tương tự, một doanh nghiệp truyền thống đã vận hành hiệu quả với KPI trong nhiều năm sẽ cần đến OKR khi bước vào giai đoạn chuyển đổi số, nhằm định hướng chiến lược tăng trưởng mới và khai thác cơ hội trong môi trường số hóa.

OKR thích hợp dành cho ai?

Kết luận, Việc lựa chọn giữa KPI và OKR không phải là quyết định “một lần và mãi mãi”. Mỗi công cụ đều có giá trị trong từng bối cảnh khác nhau. Quan trọng là doanh nghiệp cần hiểu rõ đặc thù của từng công cụ, từ đó lựa chọn thời điểm và phương pháp triển khai phù hợp.

Nhưng liệu, KPI có thể dùng làm kết quả chính trong OKR và có thể trở thành OKR không? Đừng vội rời đi, câu trả lời có thể sẽ khiến bạn suy nghĩ lại về cách bạn đang quản lý doanh nghiệp.

>>>> Đừng bỏ lỡ: Quản lý thời gian dự án với các quy trình và phương pháp khoa học, chuyên nghiệp

Quy trình chuyển đổi từ KPI sang OKR

Bắt đầu một quy trình chuyển đổi luôn cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Trước khi tiến hành chuyển từ KPI sang OKR, hãy chuẩn bị cho mình tâm lý để vượt qua 5 thách thức có thể gặp phải:

1. Tâm lý "an toàn là trên hết" của đội ngũ

2. Thói quen làm việc theo KPI đã ăn sâu

3. Chuyển đổi không chỉ đơn thuần là thay đổi quy trình

4. Đầu tư về thời gian, tiền bạc và nguồn lực

5. Rủi ro trong giai đoạn chuyển tiếp

   Giai Đoạn	Bước	Hoạt Động
   Giai đoạn 1: Chuẩn bị và đánh giá	1.1. Phân tích hiện trạng KPI 1.2. Xây dựng kế hoạch chuyển đổi 1.3. Thiết kế khung OKR	- Đánh giá toàn diện hệ thống KPI hiện tại - Khảo sát ý kiến nhân viên - Thành lập đội ngũ core team - Đào tạo kiến thức OKR - Xác định Objectives cấp công ty: Dựa trên tầm nhìn, tập trung vào 3-5 mục tiêu then chốt - Phác thảo Key Results mẫu: Chuyển đổi KPI thành Key Results, thiết kế thang đo rõ ràng, xác định mốc thời gian
   Giai đoạn 2: Triển khai thí điểm	2.1. Chọn đơn vị Pilot 2.2. Thực hiện Pilot 2.3. Đánh giá và điều chỉnh	- Tiêu chí lựa chọn: Quy mô 15-30 người, quản lý nhiệt tình, sẵn sàng thay đổi - Chuẩn bị cho đơn vị pilot: Đào tạo chuyên sâu về OKR, cung cấp tài liệu, thiết lập kênh hỗ trợ - Tuần 1-2: Workshop xây dựng OKR, align OKR với mục tiêu, thiết lập buổi check-in hàng tuần - Tuần 3-8: Theo dõi tiến độ, ghi nhận vướng mắc, điều chỉnh OKR nếu cần thiết - Tuần 9-12: Đánh giá kết quả, thu thập feedback, tổng hợp bài học kinh nghiệm - Phân tích hiệu quả, cập nhật quy trình
   Giai đoạn 3: Triển khai toàn công ty	3.1. Lập kế hoạch triển khai 3.2. Triển khai từng đợt 3.3. Duy trì và phát triển	- Xây dựng lộ trình chi tiết: Chia thành 2-3 đợt triển khai, thời gian transition cho mỗi đợt 1-2 tháng - Chuẩn bị nguồn lực - Đợt 1 (Tháng 1-2): Đào tạo nhân viên, workshop xây dựng OKR, thiết lập hệ thống theo dõi - Đợt 2 (Tháng 3-4): Mở rộng triển khai, kết nối OKR giữa các phòng ban, tổ chức chia sẻ kinh nghiệm - Thiết lập quy trình định kỳ - Xây dựng văn hóa OKR

Lưu ý rằng các cột mốc thời gian trong quy trình triển khai sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau của công ty bạn như: quy mô, sản phẩm, năng lực tài chính và những tình huống khẩn cấp không lường trước. Vì vậy, hãy linh hoạt điều chỉnh chúng cho phù hợp.

KPI và OKR có phải là tất cả để đánh giá chất lượng công việc không?

Nhiều doanh nghiệp thường quá phụ thuộc vào KPI và OKR như thước đo vạn năng. Tuy nhiên, đây chỉ là một phần trong bức tranh tổng thể về chất lượng công việc, giống như việc chỉ nhìn vào doanh số mà bỏ qua chất lượng dịch vụ khách hàng .

Một nhân viên xuất sắc không chỉ đơn thuần đạt được các chỉ số, mà còn thể hiện qua năng lực chuyên môn, kỹ năng mềm và những đóng góp vô hình cho tổ chức. Đó có thể là khả năng xử lý khủng hoảng, tinh thần hỗ trợ đồng nghiệp, hay sự sáng tạo trong cải tiến quy trình - những yếu tố khó có thể đo lường bằng con số nhưng lại tạo nên giá trị thực sự cho doanh nghiệp.

Đánh giá chất lượng không chỉ dùng ở KPI hay OKR

Các doanh nghiệp tiên phong đang áp dụng mô hình đánh giá 360 độ, trong đó KPI và OKR chỉ chiếm 30-40% trọng số. Họ dành phần còn lại để đánh giá các yếu tố định tính như khả năng lãnh đạo, tinh thần đổi mới, và tiềm năng phát triển. Cách tiếp cận này không chỉ công bằng hơn mà còn tạo động lực cho nhân viên phát triển toàn diện, thay vì chỉ tập trung vào việc "chạy theo chỉ tiêu".

Thay vì bị gò bó trong khuôn khổ của KPI và OKR, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống đánh giá linh hoạt, phản ánh đúng bản chất công việc và giá trị cốt lõi của tổ chức.

Kết luận

KPI và OKR là những công cụ mạnh mẽ để đánh giá hiệu suất và thiết lập mục tiêu, nhưng chúng nên được sử dụng kết hợp với các yếu tố khác để có cái nhìn toàn diện hơn về chất lượng công việc. Doanh nghiệp cần nhận thức rằng chất lượng không chỉ được đo bằng con số, mà còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau trong môi trường làm việc.

Xem thêm các bài viết cùng chuyên mục:

1. Chấm công “thần tốc” với phần mềm chấm công

2. ​​Hiểu nhân sự hơn qua test MBTI là gì

3. Thách thức “chực chờ” khi quản lý vận hành doanh nghiệp

4. “Nhàn tênh” với những phần mềm quản lý doanh nghiệp

5. Tìm hiểu timesheet là gì?