05 kỹ năng quản lý dự án bạn cần có để tiết kiệm thời gian

Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hay khi thực hiện các dự án cá nhân, mỗi cá thể đều phải trang bị cho mình những kỹ năng quản lý dự án cơ bản để có thể hoàn thiện dự án một cách chỉnh chu nhất. Nhưng không phải ai cũng có kỹ năng siêu phàm, hoàn hảo. Đôi khi cũng lạc lối và mất thăng bằng, kiểm soát vì những biến số bất ngờ xảy ra.

Vậy những kỹ năng nào, cá nhân nên nắm chắc, rèn dũa để có thể vừa tiết kiệm thời gian, vừa cân bằng được những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện? Cùng CloudGO điểm qua trong bài viết dưới đây nhé. Nhớ đọc đến cuối để nâng tầm kỹ năng, tạo nên sự khác biệt hơn trong phong cách quản lý của mình

Muốn tiết kiệm thời gian, bạn cần trang bị cho mình kỹ năng quản lý dự án này

Trong quá trình thực hiện nhiều dự án cho nhiều đơn vị, lĩnh vực khác nhau. Chúng tôi cũng gặp khá nhiều thử thách, khó khăn khi dự án chậm tiến độ, lỗi bug, khách hàng thay đổi lựa chọn phút chót, khó khăn đến từ đồng nghiệp handle chung dự án, … và thật nhiều, thật nhiều những điều khác. Qua những đợt triển khai đó, chúng tôi lại có cho mình những kinh nghiệm, tìm tòi, phát triển những kỹ năng khác nhau để dù có xảy ra những sự cố, thì vẫn có thể bình tĩnh, quản lý tiến độ dự án thuận lợi. Và những kỹ năng mà chúng tôi rút ra được, đó là:

05 kỹ năng quản lý dự án

Kỹ năng giao tiếp

Đây có lẽ là kỹ năng quản lý dự án tiên quyết, quan trọng nhất mà bất kỳ ai cũng phải trau dồi. Team kỹ thuật có làm theo đúng ý khách hàng hay không là nhờ vào kỹ năng giao tiếp, đàm phán, trao đổi của team BA khi brief với khách hàng. BA phải là cầu nối chắc chắn giữa khách hàng và team kỹ thuật.

Không chỉ vậy, sự giao tiếp nội bộ team dự án cũng cần được đầu tư. Làm việc trong team, mọi ý kiến, đề xuất, phản biện đưa ra đều được truyền đạt dễ hiểu, thì làm việc với nhau sẽ hiệu quả, trơn tru hơn.

Từ đó, dự án sẽ được đẩy nhanh tiến độ, mọi khâu làm việc đều mượt mà. Và quyết định đến 70% sự thành công của một dự án.

Lập kế hoạch dự án

Việc giao tiếp đã trở nên hiệu quả, mọi ý kiến truyền đạt bạn đều hiểu nhưng liệu kế hoạch vẽ ra đã đúng hay chưa khi bạn không có kỹ năng hoạch định, lập kế hoạch?

Đây là bước mà doanh nghiệp, cá nhân cần đầu tư thời gian vào nhiều nhất, để dự án được vận hành trơn tru, hoàn chỉnh. Chính vì thế, việc xây dựng và phát triển kỹ năng lập kế hoạch là việc hết sức quan trọng.

Kỹ năng lên kế hoạch quản lý dự án

>>> Vì sao lập kế hoạch dự án lại là kỹ năng quan trọng?: Thủ thuật giúp tối ưu quy trình quản lý dự án của chuyên gia

Kỹ năng lãnh đạo

Sẽ thật buồn nếu như trong team triển khai dự án không có người lãnh đạo đúng nghĩa. Team làm việc thiếu hiệu quả, mọi kế hoạch pending, không triển khai đúng tiến độ, khách hàng complain liên tục nhưng mông lung không biết giải quyết như thế nào. Lãnh đạo bảo thủ ý kiến, không rõ ràng, khả năng điều phối kém sẽ khiến cho công việc, dự án không được hoàn thiện chỉnh chu.

Chính vì vậy, kỹ năng lãnh đạo, vai trò của người đầu tàu là rất cần thiết để vận hành team hiệu quả. Kỷ luật, động viên, chăm sóc sức khỏe tinh thần, tạo bầu không khí thoải mái, để các nhân viên trao đổi ý tưởng, đưa ra kế hoạch hoàn thành dự án.

Quản lý thời gian

Quản lý thời gian cũng được xem là điều cần thiết trong hình thành kỹ năng quản lý dự án. Kỹ năng quản lý thời gian giúp nhà quản lý dự án ước tính chính xác thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng hạn.

Đồng thời, lập kế hoạch chi tiết cho dự án, chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên. Ngoài ra, còn giúp nhà quản lý dự án giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan về tiến độ dự án và những thay đổi tiềm ẩn.

Kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý rủi ro

Nó bao gồm khả năng xác định, đánh giá và lập kế hoạch cho các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án. Việc áp dụng hiệu quả kỹ năng này có thể giúp tăng cơ hội thành công cho dự án, giảm thiểu chi phí

Người quản lý dự án cần có khả năng nhận diện các yếu tố tiềm ẩn có thể gây ra rủi ro cho dự án. Các yếu tố này có thể bao gồm các yếu tố bên trong như thiếu hụt nguồn lực hoặc thay đổi yêu cầu dự án, hoặc các yếu tố bên ngoài như thiên tai hoặc biến động kinh tế.

Sau khi xác định được rủi ro, cần phải phân tích mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra của rủi ro đó. Việc phân tích này thường được thực hiện bằng cách sử dụng ma trận rủi ro, trong đó liệt kê các rủi ro tiềm ẩn và xếp hạng chúng theo mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra.

Sau khi đã phân tích rủi ro, cần phải lập kế hoạch để ứng phó với các rủi ro tiềm ẩn. Kế hoạch này nên bao gồm các biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro, cũng như các biện pháp khắc phục để giải quyết rủi ro nếu nó xảy ra.

Sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý dự án

Việc sử dụng hiệu quả các công cụ này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, cải thiện hiệu quả và đạt được mục tiêu dự án của mình.

Có rất nhiều công cụ quản lý dự án khác nhau trên thị trường, mỗi công cụ có những điểm mạnh và điểm yếu riêng. Điều quan trọng là bạn phải hiểu biết về các công cụ phổ biến như Asana, Trello, Jira, Microsoft Project, ... và có thể lựa chọn công cụ phù hợp với nhu cầu của dự án của bạn.

Bạn cần có khả năng thiết lập và cấu hình công cụ quản lý dự án để đáp ứng nhu cầu cụ thể của dự án của bạn. Hiểu rõ các tính năng của công cụ quản lý. Điều này bao gồm việc tạo các nhóm dự án, phân công nhiệm vụ, thiết lập lịch trình và theo dõi tiến độ.

Kỹ năng sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý dự án

Ngoài những kỹ năng trên, bạn cũng cần có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực mà dự án đang hoạt động. Kiến thức chuyên môn sẽ giúp bạn hiểu rõ các yêu cầu của dự án và đưa ra những quyết định phù hợp.

>>> Những phần mềm quản lý dự án

Làm thế nào để rèn luyện những kỹ năng quản lý dự án này?

Để trở thành một quản lý dự án hiệu quả, bạn cần trang bị cho mình một bộ kỹ năng toàn diện. Dưới đây là một số cách để rèn luyện những kỹ năng quản lý dự án quan trọng này:

1. Tham gia các khóa học và chương trình đào tạo

Có rất nhiều khóa học và chương trình đào tạo về quản lý dự án được cung cấp bởi các trường đại học, cao đẳng, tổ chức chuyên nghiệp và các nhà cung cấp dịch vụ đào tạo trực tuyến. Tham gia các khóa học này sẽ giúp bạn nắm vững những kiến thức nền tảng về quản lý dự án, bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, thực thi và theo dõi dự án.

Tham gia khóa học để rèn luyện kỹ năng

2. Đọc sách và tài liệu về quản lý dự án

Nhiều sách và tài liệu về quản lý dự án được viết bởi những chuyên gia hàng đầu trong ngành. Đọc sách và tài liệu này sẽ giúp bạn hiểu sâu hơn về các khái niệm và nguyên tắc quản lý dự án, cũng như cách áp dụng chúng vào thực tế.

3. Tham gia vào các dự án thực tế

Cách tốt nhất để học cách quản lý dự án là tham gia vào các dự án thực tế. Bạn có thể tình nguyện tham gia các dự án phi lợi nhuận, làm việc với bạn bè hoặc đồng nghiệp để hoàn thành một dự án, hoặc bắt đầu dự án của riêng bạn.

Tham gia dự án thực tế để nâng cao kỹ năng

4. Sử dụng các công cụ quản lý dự án

Có rất nhiều công cụ quản lý dự án có sẵn để giúp bạn lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi dự án của bạn. Việc học cách sử dụng các công cụ này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả công việc.

CloudGO đã phát triển giải phápCloudWORK - Quản lý dự án, công việc chuyên nghiệp phiên bản Mobile App.

CloudWORK giúp bạn quản lý lịch làm việc của cá nhân, của nhóm, theo dõi tiến độ của dự án, giao việc cho các cá nhân. Đồng thời, trích xuất được báo cáo để từ đó tiến hành phân tích dự án của mình đang ở mức độ nào. Ngoài ra, giải pháp còn giúp tạo cuộc gọi, cuộc họp, … hệ thống sẽ tự động nhắc nhở, cảnh báo nhân viên bằng nhiều hình thức như notification / danh sách ngoài dashboard / email / sms…

CloudWORK - quản lý dự án hiệu quả

5. Tham gia các cộng đồng quản lý dự án

Có rất nhiều cộng đồng quản lý dự án trực tuyến và ngoại tuyến nơi bạn có thể giao lưu với những người quản lý dự án khác, chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi từ nhau.

6. Liên tục học hỏi và phát triển

Quản lý dự án là một lĩnh vực không ngừng phát triển. Để thành công, bạn cần phải luôn học hỏi những kiến thức và kỹ năng mới. Hãy dành thời gian để cập nhật những xu hướng mới nhất và tham gia các khóa học và chương trình đào tạo nâng cao.

Luôn học hỏi và phát triển hơn

Rèn luyện kỹ năng quản lý dự án là một quá trình lâu dài và cần sự nỗ lực không ngừng. Tuy nhiên, với sự kiên trì và quyết tâm, bạn có thể phát triển những kỹ năng cần thiết để trở thành một quản lý dự án thành công.

>>> Bạn đã biết về: Các chiến lược giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết

Tạm kết

Kỹ năng quản lý dự án đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo thành công của bất kỳ dự án nào. Sự phát triển và nâng cao kỹ năng quản lý dự án không chỉ giúp tối ưu hóa tài nguyên và thời gian mà còn tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức. Hi vọng những chia sẻ trên của CloudGO có thể giúp ích cho doanh nghiệp, cá nhân trong quá trình nâng cao kỹ năng quản lý dự án hiệu quả.