1 giờ trước 4 lượt xem

DMS và ERP khác nhau thế nào? Đã có ERP có cần DMS không?

DMS và ERP khác nhau ở nơi mỗi hệ thống nhìn vào. ERP (Enterprise Resource Planning) quản lý nguồn lực bên trong doanh nghiệp: kế toán, kho, mua hàng, sản xuất, nhân sự. DMS (Distribution Management System) quản lý những gì diễn ra ngoài thị trường: nhà phân phối (NPP),điểm bán, đội đi tuyến và đơn hàng. Vì vậy, đã có ERP, doanh nghiệp bán qua nhiều cấp NPP vẫn cần DMS.

Cuối quý, báo cáo trên ERP rất đẹp. NPP nhập đủ chỉ tiêu, hóa đơn khớp, công nợ rõ ràng. Ba tháng sau, NPP xin trả một lô hàng cận date, và bạn mới biết số hàng đó chưa từng lên tới kệ tạp hóa nào. ERP ghi đúng mọi thứ bạn đã bán cho NPP. Nó chỉ không nhìn thấy gì sau cánh cửa kho NPP.

Đó là lúc câu hỏi khó chịu xuất hiện: đã bỏ tiền cho ERP rồi, có thật sự phải thêm DMS không? Để trả lời, bạn cần thấy hai hệ thống khác nhau ở đâu, khi nào cần cả hai, chúng phối hợp ra sao, và CRM đứng ở đâu trong bức tranh đó.

1. DMS và ERP khác nhau ở những điểm nào?

ERP trả lời câu hỏi "doanh nghiệp đang vận hành ra sao?": tiền, hàng, người và chi phí. DMS trả lời câu hỏi "hàng đang đi ra thị trường thế nào?": NPP nào nhập, điểm bán nào được ghé, đơn nào chờ giao. Một bên là sổ sách của doanh nghiệp, một bên là tai mắt ngoài thị trường.

Tiêu chí	DMS	ERP
Câu hỏi chính	Hàng đi ra thị trường thế nào?	Doanh nghiệp vận hành ra sao?
Phạm vi	NPP, điểm bán, tuyến, đội bán hàng thị trường	Kế toán, kho, mua hàng, sản xuất, nhân sự
Người dùng chính	Nhân viên đi tuyến, giám sát, ASM/RSM, NPP	Kế toán, kho vận, mua hàng, ban giám đốc
Nơi dữ liệu phát sinh	Tại điểm bán, trên app của nhân viên	Tại văn phòng, theo chứng từ
Nhịp cập nhật	Theo từng lượt ghé thăm trong ngày	Theo chứng từ, chốt theo kỳ
Tồn kho nhìn thấy	Tồn tại điểm bán qua các lần kiểm tồn	Tồn tại kho công ty
Thước đo quen thuộc	Độ phủ điểm bán, tỷ lệ ghé thăm đúng tuyến, sản lượng theo tuyến	Doanh thu, giá vốn, công nợ, vòng quay tồn kho

Hai hệ thống không cạnh tranh nhau. ERP mạnh ở những gì đã thành chứng từ. DMS mạnh ở những gì đang diễn ra ngoài thị trường, trước khi có chứng từ. DMS mạnh ở những gì đang diễn ra ngoài thị trường, trước khi có chứng từ, và đó cũng là nguồn dữ liệu cho báo cáo điều hành realtime.

2. Doanh nghiệp của bạn cần DMS, ERP hay cả hai?

Câu trả lời phụ thuộc vào mô hình bán hàng. Bán trực tiếp cho một số ít khách hàng lớn thì ERP thường đủ. Bán qua nhiều cấp NPP với đội đi tuyến thì cần DMS, kể cả khi đã có ERP. Còn doanh nghiệp đã lớn đến mức phần mềm kế toán và Excel không theo kịp nội bộ thì cần thêm ERP.

Đã có ERP, có cần thêm DMS không?

Có, nếu bạn bán qua NPP và điểm bán. ERP thấy được phần hàng bạn bán cho NPP. Phần doanh số thật nằm ở cấp dưới: ở kênh truyền thống, khoảng 1,4 triệu tiệm tạp hóa đóng góp tới 65% doanh số hàng tiêu dùng nhanh tại Việt Nam (NielsenIQ, theo Việt Nam News). ERP không được thiết kế để nhìn xuống tầng đó.

Bạn đang cần thêm DMS nếu gặp các dấu hiệu sau:

Bạn biết NPP nhập bao nhiêu nhưng không biết hàng đã bán ra điểm bán bao nhiêu.
Nhân viên đi tuyến báo cáo qua Zalo hoặc Excel. Quản lý không biết hôm nay ai đã ghé tiệm nào.
Khuyến mãi tung ra nhưng không kiểm chứng được điểm bán có thật sự nhận và áp dụng hay không.
Hàng tồn ở NPP và điểm bán chỉ lộ ra khi đã cận date hoặc khi NPP xin trả hàng.

Đã có ERP, có cần thêm DMS không

Đã có DMS, có cần thêm ERP không?

Không nhất thiết, ít nhất là chưa cần ngay. Nhiều doanh nghiệp phân phối vừa và nhỏ chạy DMS cùng một phần mềm kế toán trong thời gian dài. DMS không thay được ERP ở phần kế toán, sản xuất, mua hàng hay nhân sự. Nhưng bạn chỉ cần ERP khi những phần đó bắt đầu vượt khỏi tầm kiểm soát.

Bạn nên tính đến ERP khi:

Số liệu kho, công nợ và giá vốn phải đối chiếu tay giữa nhiều phần mềm, cuối tháng mới chốt được.
Doanh nghiệp tự sản xuất, cần lập kế hoạch nguyên vật liệu và tính giá thành.
Có nhiều kho, nhiều chi nhánh hoặc nhiều pháp nhân cần hợp nhất báo cáo.

Đã có DMS, có cần thêm ERP không

Nên triển khai DMS hay ERP trước?

Hãy triển khai trước ở nơi bạn đang mất kiểm soát nhiều nhất.

Nếu vấn đề lớn nhất là…	Nên triển khai trước
Không biết đội đi tuyến làm gì, hàng bán ra điểm bán bao nhiêu, khuyến mãi đi tới đâu	DMS
Không chốt được số kho, công nợ, giá vốn; kế toán và kho vận lệch số	ERP
Cả hai cùng nghiêm trọng	Hệ thống giải quyết nỗi đau gây mất tiền nhiều hơn, đồng thời chọn hệ thống có khả năng kết nối với hệ thống còn lại

Dù làm hệ thống nào trước, khi so sánh các phần mềm DMS hay ERP, hãy hỏi nhà cung cấp ngay từ đầu về khả năng kết nối với hệ thống còn lại. Đổi phần mềm vì không kết nối được thường tốn hơn nhiều so với chọn đúng từ đầu, nên hãy tính cả tổng chi phí sở hữu (TCO) chứ không chỉ giá mua ban đầu.

Kể cho chuyên gia CloudGO về mô hình phân phối và các phần mềm bạn đang dùng. Bạn sẽ biết nên ưu tiên DMS, ERP hay kết nối cả hai.

Gọi Hotline tư vấn Nhắn Zalo ngay

3. DMS và ERP phối hợp với nhau thế nào?

DMS và ERP phối hợp tốt khi mỗi loại dữ liệu chỉ có một hệ thống gốc. ERP giữ dữ liệu về hàng hóa, giá và tiền. DMS giữ dữ liệu phát sinh ngoài thị trường. Hai bên chỉ trao đổi phần bên kia cần, thay vì cùng nhập một thứ ở hai nơi.

Dữ liệu	Hệ thống gốc	Chiều đồng bộ	Vì sao
Danh mục sản phẩm, bảng giá	ERP	ERP → DMS	Nhân viên đi tuyến lên đơn đúng mã hàng, đúng giá
Tồn kho công ty	ERP	ERP → DMS	Không chào bán hàng kho đã hết
Công nợ NPP	ERP	ERP → DMS	Nhân viên biết NPP nào đang vượt hạn mức trước khi nhận đơn
Đơn hàng từ NPP, điểm bán	DMS	DMS → ERP	Kế toán xuất hóa đơn, kho xuất hàng mà không phải nhập lại
Lượt ghé thăm, kiểm tồn điểm bán	DMS	Giữ trong DMS	Dữ liệu vận hành thị trường, ERP không cần

Lỗi hay gặp nhất là để cả hai hệ thống cùng sửa một loại dữ liệu, ví dụ giá vừa sửa ở ERP vừa sửa ở DMS. Khi đó, mỗi bên báo một con số và không ai biết số nào đúng. Nếu bạn đang chuẩn bị kết nối, bài triển khai CRM, DMS tích hợp ERP an toàn có lộ trình từng bước và các tiêu chí kiểm soát rủi ro.

Cho CloudGO biết ERP bạn đang dùng và các kênh bán hàng hiện có. Chuyên gia sẽ cùng bạn xác định dữ liệu nào cần đồng bộ trước.

Gọi Hotline tư vấn Nhắn Zalo ngay

4. CRM, DMS và ERP khác nhau thế nào?

Ba hệ thống quản lý ba lớp khác nhau của cùng một doanh nghiệp. ERP quản lý nội bộ. DMS quản lý kênh phân phối. CRM quản lý quan hệ với khách hàng. Doanh nghiệp phân phối thường bắt đầu bằng một hoặc hai lớp, rồi bổ sung dần khi quy mô và số kênh bán tăng lên.

	CRM	DMS	ERP
Lớp quản lý	Khách hàng	Kênh phân phối	Nội bộ doanh nghiệp
Câu hỏi chính	Khách hàng là ai, mua gì, cần gì?	Hàng đi ra thị trường thế nào?	Doanh nghiệp vận hành ra sao?
Dữ liệu cốt lõi	Lịch sử mua, lịch sử chăm sóc, phản hồi	Tuyến, lượt ghé thăm, đơn hàng, kiểm tồn điểm bán	Chứng từ kế toán, kho, mua hàng, nhân sự
Người dùng chính	Kinh doanh, chăm sóc khách hàng, marketing	Nhân viên đi tuyến, giám sát, NPP	Kế toán, kho vận, ban giám đốc

Với doanh nghiệp phân phối, CRM và DMS chồng lên nhau ở một chỗ: điểm bán vừa là nơi nhận hàng vừa là khách hàng cần giữ. Chi tiết nằm ở bài DMS và CRM khác nhau thế nào. Còn nếu bạn đang cân nhắc giữa quản lý khách hàng và quản lý nội bộ, hãy xem so sánh CRM và ERP.

CRM, DMS và ERP khác nhau thế nào

Lô hàng cận date ở đầu bài không phải lỗi của ERP. Chỉ là hai hệ thống không làm cùng một việc. ERP giúp bạn tin vào số liệu đã thành chứng từ. DMS giúp bạn thấy những gì đang diễn ra trước khi chúng thành chứng từ, khi vẫn còn kịp xử lý. Một lô hàng tồn ở NPP, một điểm bán chưa nhận khuyến mãi, một tuyến bị bỏ ghé đều chưa hiện lên ERP cho tới khi đã thành tổn thất. Nếu bạn muốn xem mô hình của mình đang hở ở lớp nào, hãy nhận tư vấn miễn phí.

5. Câu hỏi thường gặp

Phân hệ bán hàng trong ERP có phải là DMS không?

Không. Phân hệ bán hàng của ERP quản lý báo giá, đơn bán, giao hàng, hóa đơn và công nợ. Đó là những việc diễn ra ở văn phòng sau khi đơn đã được chốt. DMS quản lý phần trước đó: nhân viên đi tuyến nào, ghé điểm bán nào, kiểm tồn ra sao, áp khuyến mãi gì để có đơn. Hai phân hệ có thể trao đổi dữ liệu với nhau, nhưng không thay thế được nhau.

Sell-in và sell-out được ghi nhận ở hệ thống nào?

Sell-in là hàng doanh nghiệp bán cho NPP. Phần này ERP ghi nhận đầy đủ qua đơn bán và hóa đơn. Sell-out là hàng NPP bán ra điểm bán, và ERP của doanh nghiệp thường không thấy được phần này vì giao dịch diễn ra ở NPP. DMS ghi nhận sell-out qua đơn của nhân viên đi tuyến và NPP. Muốn biết hàng có thật sự bán được ngoài thị trường hay không, bạn cần nhìn cả hai con số.

Nhân viên đi tuyến có cần dùng ERP không?

Thường là không. Nhân viên đi tuyến cần một app trên điện thoại để xem tuyến, check-in, kiểm tồn và lên đơn ngay tại điểm bán. Đó là phần việc của DMS. ERP phục vụ kế toán, kho vận và quản lý ở văn phòng, nên cấp tài khoản ERP cho cả đội thị trường vừa tốn chi phí bản quyền vừa không đúng công cụ. Khi DMS kết nối với ERP, nhân viên vẫn thấy giá, tồn kho và công nợ cần thiết ngay trên app.

CRM, DMS và ERP có dùng chung một phần mềm được không?

Được, ở mức độ nhất định. Một số bộ ERP có sẵn phân hệ CRM. Một số phần mềm CRM có thêm phân hệ DMS. Cũng có hệ thống như DMS 2in1 của CloudGO, đơn vị cung cấp giải pháp CRM & AI chuyên sâu theo ngành, gộp DMS và CRM trên cùng một hệ thống. ERP thì thường vẫn là hệ thống riêng, vì kế toán và sản xuất có nghiệp vụ, quy định riêng. Cách phổ biến là một hệ thống cho lớp thị trường và khách hàng, kết nối với ERP cho lớp nội bộ.

CloudGO – Giải pháp CRM & AI chuyên sâu theo ngành