Các chiến lược giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết

Năng suất tại nơi làm việc hay nói cách khác là làm việc hiệu quả là điều gì đó trong mỗi chúng ta đều phải cân nhắc và theo đuổi. Một điều quan trọng cần nhớ là năng suất là một thói quen - đó là thứ bạn có thể xây dựng theo thời gian và trở nên tốt hơn mỗi ngày, bằng cách chọn các phương pháp và thủ thuật phù hợp.

Chiến lược làm việc hiệu quả

Bất kể bạn làm nghề gì và làm trong ngành nào, tất cả chúng ta đều muốn học cách làm việc hiệu quả và đạt được các mục tiêu nghề nghiệp của mình. Nhưng năng suất thực sự không chỉ đơn giản là kiểm tra và đánh dấu vào to do list, mà đó là làm nhiều hơn thế và chỉ tập trung vào việc có ích, có lợi. May mắn thay, tất cả những gì bạn cần là điều chỉnh thói quen làm việc hàng ngày để thấy được sự cải thiện. Vì vậy hãy bắt đầu với những mẹo đơn giản này và theo dõi năng suất của bạn tăng vọt thế nào nhé!

Xem thêm: Quản lý công việc là gì? Phần mềm giúp quản lý công việc hiệu quả.

Làm việc hiệu quả - 9 cách hiện thực nó

1. Giảm bớt đầu việc trong to do list

Việc bắt đầu một dự án dù lớn dù nhỏ với một to do list quá nhiều những đầu việc lan man, quá chi tiết sẽ khiến chúng ta không biết bắt đầu từ đâu và không biết cách hoàn thành nó như thế nào. Vì vậy, đừng khiến bản thân choáng ngợp với một danh sách việc cần làm đồ sộ!

Hãy đặt cho mình 3 - 5 việc quan trọngmà bạn cần hoàn thành trong một ngày và tập trung vào những việc đó. Nếu bạn hoàn thành chúng sớm, bạn có thể thêm một vài việc nữa vào danh sách của mình. Quan trọng là giữ danh sách đó ở mức có thể quản lý được sẽ giúp bạn thấy rõ hiệu quả trong công việc, thay vì chỉ khiến bản thân bận rộn vô ích.

Giảm bớt đầu việc trong to do list

2. Chia thời gian cho từng đầu việc

Hãy ngồi xuống, xem xét thời gian trống trong ngày của bạn và thực tế về những gì bạn có thể hoàn thành. Sau đó, lập kế hoạch về một ngày làm việc hiệu quả: lên lịch các khoảng thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ quan trọng và nhớ bao gồm cả thời gian nghỉ. Bằng cách cấu trúc lại thời gian trong ngày, bạn sẽ sử dụng chúng một cách khoa học cũng khiến bạn trở nên tập trung và có động lực hơn.

Để đủ năng lượng hoàn thành công việc một cách chất lượng và nhanh chóng, phải đảm bảo bạn thực sự có những khoảng thời gian nghỉ ngơi để tái tạo lại tinh thần sảng khoái của mình - việc này là cực kỳ quan trọng.

Tham khảo thêm phương pháp phân bổ thời gian pomodoro.

3. Xác định việc tiếp theo

Một trong những lý do lớn nhất khiến chúng ta trì hoãn là vì chúng ta đơn giản là không biết bắt đầu từ đâu. Nhưng nếu bạn thử dừng lại và biết chính xác những gì bạn cần làm tiếp theo, thì việc bắt đầu lại sẽ dễ dàng hơn nhiều. Sau khi kết thúc mỗi nhiệm vụ thì hãy thực hiện “bước tiếp theo” là xác định rõ ràng việc sẽ làm để có thể nhanh chóng trở vào luồng làm việc của mình.

Phương pháp GTD (Getting Things Done) của David Allen có thể giảm bớt gánh nặng tinh thần vì nó giúp bạn lưu trữ những lời nhắc và ý tưởng, đồng thời giải phóng không gian não để làm việc tốt hơn.

Xác định việc tiếp theo

4. Loại bỏ các nguồn gây xao lãng

Sự phân tâm làm giảm năng suất của bạn, mà thường những sự xao lãng này là do các thói quen xấu hay do các tác nhân như thiết bị điện tử gây ra. Và dĩ nhiên bạn không thể làm việc hiệu quả nếu bạn có nhiều việc không quan trọng chiếm lấy sự chú ý của mình. Vì vậy, hãy tạo ra một số rào cản đơn giản để giúp bạn tập trung - chính là “loại bỏ những nguồn gây xao lãng”. Điều này phải được hình thành từ trong suy nghĩ của bạn rằng bạn muốn loại bỏ nó và sáu đó hãy hành động.

Ví dụ: nếu bạn thường xuyên rút điện thoại ra trong khi làm việc để nhắn tin cho bạn bè hoặc lướt mạng xã hội, hãy đặt điện thoại của bạn vào ngăn bàn có khóa và giữ chìa khóa trong tủ trên gác hoặc nhờ đồng nghiệp giữ giúp.

5. Ưu tiên

Một phần quan trọng để một người làm việc hiệu quả là học cách nói không hay nói cách khác là biết ưu tiên. Tìm ra những gì thực sự quan trọng tại mỗi thời điểm, giai đoạn và ưu tiên tập trung vào nó đến khi hoàn thành, sau đó là thực hiện các công việc có mức độ ưu tiên kém hơn, quá trình này phải đồng thời cắt giảm các công việc vô bổ. Cứ như thế bạn có thể đạt được mục tiêu một cách rất nhanh chóng.

6. Kiểm tra Email

Hãy chọn ra một số khoản thời gian cố định trong ngày để kiểm tra và trả lời email. Không nên kiểm tra và phản hồi email liên tục suốt một ngày, vì nó khiến bạn tốn nhiều thời gian hơn và trở nên phân tâm với các mục tiêu chính. Một nguyên tắc nhỏ khi kiểm tra email là đối với những email nào có thể phản hồi ngay thì nên phản hồi ngay lập tức, không nên để tồn đọng vì nó sẽ bạn bạn sẽ mất thời gian duyệt lại một lần nữa và số lượng email phải xử lý cũng trở nên quá tải.

Kiểm tra Email

7. Quản lý thời gian rảnh rỗi

Ví dụ xếp hàng để checkin, đợi xe buýt,... thì cũng không nên để lãng phí thời gian mà hãy đọc một cuốn sách, hay có thể kiểm tra email, xóa một số tài liệu rác... Hoặc đơn giản là để tâm trí bạn lang thang và quan sát thế giới xung quanh. Bạn sẽ bất ngờ vì có những ý tưởng tuyệt vời sẽ lóe lên vào những thời điểm này đấy! Vậy nên bạn sẽ làm việc hiệu quả ngay cả khi đang thư giãn.

8. Giao tiếp và làm rõ

Tất cả chúng ta đều phải hợp tác với những người khác ở một mức độ nào đó để thực hiện công việc của mình, vì vậy giao tiếp và làm rõ vấn đề là một phần thiết yếu để nâng cao hiệu quả của chính bạn trong công việc. Giao tiếp và làm rõ sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và năng lượng tinh thần để sửa đổi và làm lại.

9. Lời nói tạo động lực

Thay vì nói "Hôm nay tôi có quá nhiều việc phải làm!", "Hiện tại tôi đang rất căng thẳng!" hay "Hôm nay, tôi sẽ làm việc hiệu quả" hãy nói với một cú pháp cụ thể: tôi sẽ làm gì, ở đâu, với ai, khi nào, làm thế nào,... càng chi tiết thì khiến bạn dễ dàng thực hiện. Bạn có thể linh hoạt thay đổi cú pháp trên theo mỗi đầu việc cụ thể, cứ thoải mái sáng tạo những câu truyền cho bạn nhiều động lực nhất. Ví dụ “Tôi sẽ hoàn thành tất cả to do list của hôm nay”, “Chiều nay, tôi sẽ họp với team để tìm ra ý tưởng mới cho chiến dịch tiếp thị vào mùa đông này”.

Hãy cứ nhắc nhở bản thân mỗi khi thấy mức năng lượng mình giảm xuống, điều này rất đơn giản nhưng có thể truyền động lực và gia tăng mức năng lượng hằng ngày để đạt được mục tiêu cuối cùng là giúp bạn làm việc hiệu quả.

Lời nói tạo động lực

CloudWORK - Giải pháp quản lý công việc & dự án khoa học cho doanh nghiệp

Giải pháp CloudWORK giúp làm việc hiệu quả

Sử dụng hệ thống quản lý công việc như CloudWORK với các tính năng đa dạng, cùng khả năng tích hợp nhanh chóng với hệ sinh thái CloudGO có thể giúp bạn cộng tác trên đa nền tảng, làm việc hiệu quả và khoa học hơn. Sử dụng phần mềm để quản lý công việc là một trong những cách tối ưu nhất hiện nay, liên hệ ngay với CloudGO để được tư vấn và hỗ trợ giải pháp làm việc hiệu quả cho chính doanh nghiệp bạn:

• Email: support@cloudgo.vn

• Tổng đài tư vấn và hỗ trợ: 1900 29 29 90