Top 10 phần mềm quản lý trung tâm đào tạo tốt nhất hiện nay [cập nhật mới]

Thực trạng chung tại nhiều trung tâm đào tạo là việc quản lý học viên, lịch học, giáo viên và học phí vẫn còn dựa trên Excel hoặc sổ sách thủ công. Trước bối cảnh đó, chuyển đổi số với phần mềm quản lý trung tâm đào tạo là giải pháp tốt nhất hiện nay. Các giải pháp này giúp số hóa và tự động hóa toàn bộ hoạt động trong môi trường giáo dục. Vậy nên chọn phần mềm quản lý trung tâm đào tạo nào và dựa theo tiêu chí gì?

Bài viết này sẽ tổng hợp Top 10 phần mềm quản lý trung tâm đào tạo tốt nhất hiện nay, kèm theo đánh giá chi tiết về ưu điểm và tính năng, giúp chủ trung tâm và các đơn vị giáo dục dễ dàng lựa chọn giải pháp phù hợp nhất

1. Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo là gì?

Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo (Education Management Software - EMS) là một công cụ công nghệ được thiết kế chuyên biệt để hỗ trợ các tổ chức giáo dục tự động hóa và quản lý các hoạt động vận hành hàng ngày. Hệ thống này bao quát toàn bộ vòng đời của một học viên, từ khâu tuyển sinh đến khi hoàn thành khóa học.

Các tính năng của phần mềm thường được chia thành 2 nhóm chính:

• Quản lý khóa học, chương trình học, và lớp học.
• Xếp lịch học (thời khóa biểu),quản lý phòng học.
• Quản lý hồ sơ và lịch dạy của giảng viên.
• Điểm danh, quản lý kết quả học tập.
• Quản lý tài chính: theo dõi học phí, công nợ, báo cáo doanh thu, chi phí.
• Quản lý hồ sơ học viên (thông tin cá nhân, lịch sử học tập).
• Quản lý quy trình tuyển sinh, tư vấn (quản lý lead).
• Tự động hóa thông báo, nhắc lịch học, nhắc học phí qua SMS/Email/Zalo.
• Quản lý các hoạt động chăm sóc khách hàng (CSKH),ghi nhận phản hồi.

Khác với phần mềm CRM thông thường vốn tập trung chủ yếu vào bán hàng và Marketing, hệ thống này được ‘may đo’ cho mô hình trung tâm đào tạo với các nghiệp vụ đặc thù như xếp lớp, điểm danh và quản lý học phí phức tạp.

Giao diện phần mềm quản lý trung tâm đào tạo

2. Lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý đào tạo

Việc chuyển đổi từ file Excel rời rạc sang một hệ thống tập trung mang lại nhiều giá trị vượt trội. Các trung tâm đã áp dụng thành công đều ghi nhận sự thay đổi rõ rệt trong hiệu suất vận hành và chất lượng dịch vụ.

• Tối ưu quy trình tuyển sinh & Lưu trữ học viên: Thông tin học viên tiềm năng từ website, fanpage được tự động cập nhật vào hệ thống. Nhân viên tư vấn có thể dễ dàng theo dõi, chăm sóc và lưu trữ hồ sơ học viên một cách khoa học, giảm thất thoát data.
• Quản lý lớp học và giảng viên hiệu quả: Việc xếp lịch học, phân công giảng viên, quản lý phòng học trở nên tự động và chính xác. Hệ thống tránh trùng lặp lịch, đồng thời cho phép giảng viên dễ dàng điểm danh và cập nhật tình hình lớp học.
• Theo dõi học phí, công nợ, báo cáo doanh thu chính xác: Phần mềm tự động hóa việc tạo phiếu thu, nhắc nhở học phí khi đến hạn, và quản lý chặt chẽ các khoản công nợ. Ban lãnh đạo có thể xem báo cáo doanh thu, lợi nhuận theo thời gian thực mà không cần chờ kế toán tổng hợp thủ công.
• Nâng cao trải nghiệm học viên: Các thông báo (lịch học, lịch thi, học phí) được gửi tự động và đồng bộ qua SMS/Email hoặc App. Học viên và phụ huynh có thể chủ động tra cứu kết quả học tập, lịch học, tạo sự chuyên nghiệp và tin cậy.
• Tiết kiệm thời gian quản lý, giảm sai sót dữ liệu: Thay vì nhập liệu lặp đi lặp lại trên nhiều file Excel, nhân sự chỉ cần nhập liệu trên một nền tảng duy nhất. Dữ liệu được đồng bộ, giảm thiểu tối đa sai sót con người và tiết kiệm thời gian cho công tác quản trị.

Nhiều trung tâm hiện nay đã chuyển sang dùng nền tảng CRM như CloudGO để hợp nhất quản lý và chăm sóc học viên chỉ trong một hệ thống, giúp tối ưu hóa hành trình của học viên từ lúc tư vấn đến khi tốt nghiệp.

Sử dụng phần mềm quản lý trung tâm đào tạo giúp tối ưu ngành giáo dục

3. Tiêu chí chọn phần mềm quản lý trung tâm đào tạo phù hợp

Thị trường có nhiều giải pháp, nhưng không phải phần mềm nào cũng phù hợp với quy mô và đặc thù của bạn. Để tránh lãng phí chi phí và thời gian triển khai, hãy xem xét kỹ lưỡng các tiêu chí sau:

• Tính năng phù hợp với mô hình trung tâm: Trung tâm ngoại ngữ sẽ cần nghiệp vụ xếp lớp, điểm danh, quản lý học phí theo buổi/khóa. Trung tâm đào tạo nghề cần quản lý vật tư, thực hành. Hãy đảm bảo phần mềm giải quyết được bài toán cốt lõi của bạn.
• Khả năng tùy chỉnh linh hoạt: Mỗi trung tâm có một quy trình vận hành riêng. Một phần mềm tốt cần cho phép tùy chỉnh (customize) các trường thông tin, quy trình báo cáo, hoặc các form mẫu để phù hợp với đặc thù quản lý.
• Giao diện thân thiện, dễ dùng: Nhân sự của trung tâm (tư vấn viên, giáo vụ, kế toán) không phải ai cũng rành công nghệ. Giao diện trực quan, đơn giản sẽ giúp việc triển khai nhanh chóng và giảm bớt sự phản đối khi thay đổi.
• Khả năng tích hợp: Phần mềm cần có khả năng kết nối với các công cụ khác như Website (để nhận form đăng ký),Fanpage/Zalo OA (để quản lý tư vấn),và các hệ thống kế toán hoặc tổng đài.
• Hỗ trợ sau bán và cập nhật liên tục: Đơn vị cung cấp phần mềm có đội ngũ hỗ trợ tại Việt Nam không? Họ có cam kết hỗ trợ nhanh chóng khi phát sinh lỗi không? Phần mềm có được cập nhật tính năng mới thường xuyên không?
• Chi phí triển khai hợp lý: Cân nhắc giữa chi phí bản quyền/thuê bao hàng tháng và ngân sách của trung tâm. Nên chọn các gói dịch vụ cho phép nâng cấp linh hoạt khi quy mô trung tâm phát triển.

Cần nắm vững tiêu chí cơ bản trước khi chọn phần mềm quản lý đào tạo

4. Top 10 phần mềm quản lý trung tâm đào tạo tốt nhất hiện nay

Sau khi đã xác định các tiêu chí quan trọng ở phần trước, giờ là lúc chúng ta đi vào đánh giá thực tế các công cụ trên thị trường. Lựa chọn một phần mềm không phù hợp có thể gây lãng phí thời gian và chi phí triển khai. CloudGO sẽ phân tích chi tiết 10 giải pháp quản lý trung tâm đào tạo phổ biến nhất hiện nay, làm rõ ưu điểm và mô hình nào nên sử dụng, giúp bạn có quyết định đầu tư chính xác. Để có cái nhìn trực quan và dễ so sánh hơn, CloudGO đã tổng hợp các giải pháp nổi bật trong bảng dưới đây:

CloudEMS

CloudEMS là nền tảng quản lý dành riêng cho trung tâm đào tạo, tích hợp hàng loạt tính năng từ đo lường hiệu quả Marketing, quản lý tuyển sinh, giáo vụ đến chăm sóc học viên. Nhờ đó, bạn có thể tập trung dữ liệu học viên tại một nơi duy nhất, theo dõi chiến dịch quảng cáo chính xác hơn, tự động hóa tương tác đa kênh và tạo báo cáo thời-gian-thực để ra quyết định nhanh chóng. Đây là giải pháp giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu chi phí vận hành cho trung tâm của bạn.

Ưu điểm nổi bật:

• Quản lý học viên tập trung: Lưu trữ toàn bộ thông tin học viên, lịch học, điểm danh và kết quả học tập trên một nền tảng duy nhất.
• Theo dõi hiệu quả marketing: Đo lường chính xác nguồn học viên đến từ các chiến dịch quảng cáo để tối ưu ngân sách.
• Tự động hóa quy trình: Giảm thao tác thủ công nhờ các tính năng tự động trong chăm sóc khách hàng, gửi thông báo và quản lý lịch học.
• Chăm sóc học viên đa kênh: Hỗ trợ kết nối Zalo, Facebook, Email giúp tương tác dễ dàng và nâng cao trải nghiệm học viên.
• Báo cáo thời gian thực: Cung cấp biểu đồ, thống kê trực quan giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình hoạt động nhanh chóng.
• Bảo mật cao: Dữ liệu được mã hóa và sao lưu định kỳ, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho thông tin trung tâm và học viên.

Phù hợp cho: Các trung tâm ngoại ngữ, kỹ năng, và cả các trường học (K-12) cần một hệ thống quản lý tổng thể.

Chi phí: Liên hệ.

Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo CloudEMS

Getfly CRM for Education

Getfly CRM for Education không phải là một phần mềm quản lý trung tâm truyền thống, mà là một giải pháp CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) được Getfly "may đo" riêng cho ngành giáo dục. Điểm mạnh cốt lõi của Getfly nằm ở việc tối ưu hóa quy trình tuyển sinh, tự động hóa marketing và chăm sóc khách hàng đa kênh để gia tăng doanh thu.

Ưu điểm nổi bật:

• Tự động hóa Marketing Email & SMS marketing, landing page.
• Quản lý phễu bán hàng (tuyển sinh) chi tiết, theo dõi hiệu suất tư vấn viên.
• Chăm sóc học viên tự động theo kịch bản (nhắc học phí, chúc mừng sinh nhật).
• Tích hợp đa kênh (Website, Fanpage, Zalo OA).

Phù hợp cho: Trung tâm ngoại ngữ, du học, kỹ năng cần đẩy mạnh mảng Sales & Marketing để tối ưu tuyển sinh.

Chi phí: Theo gói, liên hệ để nhận báo giá

Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo Getfly CRM for Education

MISA AMIS

MISA EMIS là một phần của hệ sinh thái MISA, một thương hiệu vốn đã rất mạnh về các giải pháp kế toán và quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam. Do đó, thế mạnh vượt trội của MISA EMIS nằm ở các nghiệp vụ liên quan đến tài chính, kế toán, quản lý thu chi và tích hợp hóa đơn điện tử trong trường học, trung tâm, đảm bảo tính chính xác và minh bạch cao.

Ưu điểm nổi bật:

• Nghiệp vụ tài chính - kế toán rất mạnh: quản lý thu chi, học phí, công nợ, tích hợp hóa đơn điện tử.
• Quản lý hồ sơ học sinh, giáo viên chi tiết.
• Quản lý thời khóa biểu, điểm danh, kết quả học tập.
• Được phát triển bởi MISA, thương hiệu uy tín và có độ ổn định cao.

Phù hợp cho: Trường học, hệ thống giáo dục lớn, trung tâm đào tạo yêu cầu cao về tính chính xác của tài chính - kế toán.

Chi phí: Liên hệ.

Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo MISA AMIS

Faceworks

Khác với các phần mềm "đóng gói" (SaaS),Faceworks là một nền tảng (platform) cho phép tùy chỉnh (customize) phần mềm theo quy trình nghiệp vụ đặc thù của từng doanh nghiệp. Đối với trung tâm đào tạo, điều này có nghĩa là bạn có thể "may đo" một giải pháp duy nhất, quản lý từ tuyển sinh, học vụ đến nhân sự, phù hợp với các quy trình phức tạp hoặc chuỗi nhiều chi nhánh.

Ưu điểm nổi bật:

• Khả năng tùy chỉnh (customize) cực kỳ linh hoạt theo mọi quy trình đặc thù.
• Quản lý đa chi nhánh trên một hệ thống.
• Tích hợp CRM, quản lý nhân sự, chấm công.
• Cho phép phát triển các tính năng riêng theo yêu cầu.

Phù hợp cho: Các trung tâm có quy trình vận hành phức tạp, đặc thù, hoặc các chuỗi trung tâm quy mô lớn cần một hệ thống độc quyền.

Chi phí: Tính theo mức độ tùy chỉnh và quy mô, cần liên hệ.

Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo Faceworks

Easy Edu

Easy Edu là một trong những giải pháp "All-in-One" (Tất cả trong một) phổ biến hàng đầu thị trường, được nhiều trung tâm ngoại ngữ và kỹ năng tin dùng. Phần mềm này cố gắng giải quyết mọi nghiệp vụ trên một nền tảng duy nhất, từ tuyển sinh (CRM),quản lý lớp học, tài chính, đến việc cung cấp App di động tiện lợi cho cả quản lý, giáo viên và phụ huynh.

Ưu điểm nổi bật:

• Quản lý toàn diện: tuyển sinh, đào tạo, tài chính, nhân sự.
• Cung cấp App mobile (cho chủ trung tâm, giáo viên, phụ huynh) để tương tác.
• Tự động hóa nhắc học phí, điểm danh bằng QR code.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.

Phù hợp cho: Hầu hết các loại trung tâm (ngoại ngữ, năng khiếu, kỹ năng sống) ở mọi quy mô.

Chi phí: Có các gói dịch vụ khác nhau, liên hệ để biết chi tiết.

Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo Easy Edu

VnResource EduMan

VnResource EduMan là một giải pháp quản lý đào tạo chuyên sâu, thường được nhắm đến các tổ chức giáo dục quy mô lớn như trường cao đẳng, đại học, hoặc các hệ thống đào tạo nghề. Kế thừa thế mạnh từ giải pháp VnResource HRM (Quản lý nhân sự),EduMan rất mạnh trong việc quản lý hồ sơ giảng viên và các quy trình học vụ, đào tạo phức tạp.

Ưu điểm nổi bật:

• Quản lý toàn diện quy trình đào tạo theo tín chỉ hoặc niên chế.
• Thế mạnh về quản lý hồ sơ nhân sự, giảng viên (kế thừa từ giải pháp VnResource HRM).
• Hệ thống báo cáo chi tiết, đa chiều.
• Phân hệ cổng thông tin sinh viên, giảng viên.

Phù hợp cho: Trường cao đẳng, đại học, trung tâm đào tạo nghề, và các doanh nghiệp có bộ phận đào tạo nội bộ lớn.

Chi phí: Liên hệ (thường theo dự án).

Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo VnResource EduMan

Edusoft

Edusoft là giải pháp phần mềm được thiết kế chuyên dụng cho các trung tâm quy mô vừa và nhỏ, đặc biệt là các trung tâm ngoại ngữ, tin học, hoặc bồi dưỡng văn hóa. Phần mềm tập trung vào việc đơn giản hóa các nghiệp vụ cốt lõi như xếp lớp, điểm danh, và quản lý học phí (bảo lưu, chuyển lớp),với giao diện trực quan và dễ làm quen.

Ưu điểm nổi bật:

• Tập trung sâu vào nghiệp vụ đặc thù: xếp lớp nhanh, quản lý học phí, điểm danh.
• Giao diện đơn giản, dễ làm quen và sử dụng.
• Quản lý học viên theo nhiều trạng thái (tiềm năng, đang học, đã tốt nghiệp).
• Chi phí triển khai hợp lý.

Phù hợp cho: Các trung tâm ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng kiến thức quy mô nhỏ và vừa.

Chi phí: Liên hệ.

Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo Edusoft

CrmViet EduCRM

Tương tự như Getfly, CrmViet EduCRM là một giải pháp CRM được tùy biến cho ngành giáo dục. Thay vì tập trung sâu vào học vụ (xếp lịch, điểm danh),CrmViet mạnh về việc quản lý phễu tuyển sinh, theo dõi data học viên tiềm năng (leads) từ nhiều nguồn, và tự động hóa các chiến dịch marketing, chăm sóc khách hàng để tối ưu tỷ lệ chuyển đổi.

Ưu điểm nổi bật:

• Quản lý data học viên tiềm năng (leads) đa kênh.
• Tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng qua SMS/Email Marketing.
• Theo dõi lịch sử tư vấn, lịch hẹn, và các tương tác của học viên.
• Đo lường hiệu quả của các chiến dịch marketing.

Phù hợp cho: Các trung tâm đặt nặng mục tiêu tăng trưởng doanh số, tối ưu tỷ lệ chuyển đổi tuyển sinh.

Chi phí: Theo gói, liên hệ để nhận báo giá.

Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo CrmViet EduCRM

1Office

1Office là một nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP),không phải là phần mềm chuyên biệt cho giáo dục. Tuy nhiên, với các chuỗi trung tâm đào tạo quy mô lớn cần quản lý đa phòng ban (Sales, Marketing, Kế toán, Nhân sự, Vận hành) trên một hệ thống duy nhất, 1Office là một lựa chọn đáng cân nhắc nhờ khả năng hợp nhất CRM, HRM và quản lý công việc (Project).

Ưu điểm nổi bật:

• Quản lý All-in-one:Gộp chung quản lý tuyển sinh (CRM),quản lý nhân sự (HRM),và quản lý công việc trên 1 nền tảng.
• Phù hợp để quản lý đa phòng ban một cách thống nhất.
• Quy trình (workflow) tự động hóa mạnh mẽ.

Phù hợp cho: Chuỗi trung tâm đào tạo quy mô lớn, doanh nghiệp đào tạo cần quản trị tổng thể, không chỉ nghiệp vụ giáo vụ.

Chi phí: Theo gói (tùy số lượng người dùng và module).

Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo 1Office

Mona eLMS

Mona eLMS là giải pháp kết hợp giữa Hệ thống quản lý học tập (LMS - Learning Management System) và các tính năng quản lý trung tâm. Điểm mạnh của Mona là khả năng xây dựng các khóa học trực tuyến (E-learning),cho phép học viên học online, làm bài kiểm tra, và tương tác trên nền tảng, song song với việc quản lý các lớp học offline.

Ưu điểm nổi bật:

• Thế mạnh về E-learning: cho phép tạo khóa học online, upload bài giảng, tổ chức thi trực tuyến.
• Kết hợp quản lý học viên, lớp học (cả offline và online).
• Giao diện học tập trực tuyến thân thiện.

Phù hợp cho: Trung tâm đào tạo kết hợp mô hình online và offline, hoặc các đơn vị chuyên bán khóa học trực tuyến.

Chi phí: Liên hệ (thường theo dự án "may đo").

Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo Mona eLMS

6. Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo có khác gì phần mềm CRM không?

Phần mềm CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) tập trung chính vào tuyến đầu: Marketing, tuyển sinh, quản lý data học viên tiềm năng (leads) và chăm sóc khách hàng. Ngược lại, phần mềm quản lý trung tâm (EMS) tập trung vào vận hành nội bộ: xếp lịch học, điểm danh, quản lý học phí, kết quả học tập.

Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo thường có giá bao nhiêu?

Chi phí phần mềm quản lý trung tâm đào tạo dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng. Mức giá này phụ thuộc vào quy mô (số lượng học viên, số tài khoản nhân viên) và các tính năng (module) bạn chọn. Một số giải pháp "may đo" (customize) theo yêu cầu riêng sẽ có chi phí trọn gói ban đầu cao hơn.

Trung tâm nhỏ hoặc mới mở có cần dùng phần mềm không?

Nhiều trung tâm nhỏ chủ quan dùng Excel, đến khi quy mô lớn mới tìm phần mềm, lúc này việc chuyển đổi dữ liệu (migration) rất phức tạp và tốn thời gian. Áp dụng phần mềm ngay từ đầu giúp xây dựng quy trình chuyên nghiệp, quản lý data tập trung, tránh sai sót thủ công và tạo nền tảng vững chắc để mở rộng sau này. Nhiều nhà cung cấp có gói chi phí thấp cho trung tâm nhỏ.

Nên chọn phần mềm quản lý trung tâm nào cho trung tâm ngoại ngữ?

Trung tâm ngoại ngữ có nghiệp vụ đặc thù. Bạn nên ưu tiên phần mềm có các tính năng:

• Quản lý xếp lớp linh hoạt (theo trình độ, lịch rảnh).
• Quản lý học phí (theo buổi, theo khóa, bảo lưu, chuyển lớp).
• Quản lý điểm danh chi tiết và kết quả học tập.
• CRM để chăm sóc học viên và tuyển sinh.

Có thể tích hợp phần mềm quản lý trung tâm với website, fanpage không?

Chắc chắn có. Đây là tính năng then chốt để tối ưu tuyển sinh. Hầu hết các phần mềm hiện đại đều cung cấp API (cổng kết nối) để tích hợp với website, landing page, và cả Fanpage. Khi học viên đăng ký tư vấn, thông tin (lead) sẽ tự động được đẩy về phần mềm của trung tâm, giúp bộ phận tư vấn xử lý ngay lập tức và tránh bỏ sót data.

Hy vọng bài tổng hợp và đánh giá chi tiết trên đã cung cấp cho bạn các giải pháp quản lý trung tâm đào tạo nổi bật nhất. Đừng chỉ lựa chọn phần mềm có nhiều tính năng hay đắt đỏ nhất mà hãy chọn phần mềm phù hợp nhất của trung tâm bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp không chỉ quản lý nghiệp vụ, mà còn mạnh mẽ về CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) để tối ưu quy trình tuyển sinh và tự động hóa chăm sóc học viên, hãy liên hệ ngay với CloudGO để được tư vấn một lộ trình chuyển đổi số tinh gọn và hiệu quả.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/