Quản lý thời gian dự án với các quy trình và phương pháp khoa học, chuyên nghiệp

Thời gian là vàng bạc và có thể nói thời gian trong kinh doanh là yếu tố then chốt quyết định sự thành công và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Mỗi dự án mà doanh nghiệp thực hiện luôn đòi hỏi sự chính xác và tiết kiệm thời gian để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ, trong phạm vi ngân sách và đáp ứng các yêu cầu về chất lượng.

Vậy quản lý thời gian dự án là gì? Đâu là quy trình cũng như các phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý thời gian hiệu quả? Cùng CloudGO khám phá bài viết dưới đây nhé!

>>> Xem thêm: 10+ phần mềm quản lý dự án miễn phí: Quản lý không tốn kém nhưng lại hiệu quả

Quản lý thời gian dự án là gì? Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian dự án

Quản lý thời gian dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát thời gian để đảm bảo rằng các hoạt động của dự án được hoàn thành đúng hạn. Đây là một trong những yếu tố quan trọng của quản lý dự án, bao gồm các bước như xác định các hoạt động cần thực hiện, ước lượng thời gian cần thiết, xây dựng lịch trình và giám sát việc thực hiện lịch trình đó.

Quản lý thời gian dự án đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện một dự án, vì nó không chỉ đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh mà còn giúp kiểm soát chặt chẽ chất lượng sản phẩm cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên. Hơn hết bằng cách phân bổ thời gian hợp lý cho từng công việc, các nguồn lực như tài chính, nhân sự, vật liệu sẽ được sử dụng hiệu quả nhất.

Quản lý thời gian dự án là gì?

05 bước giúp quản lý thời gian dự án hiệu quả

Quản lý thời gian dự án không chỉ đơn thuần là lên lịch. Để thực sự hiệu quả, bạn cần có một phương pháp khoa học và hệ thống. Dưới đây, CloudGO sẽ đi sâu vào 5 bước giúp bạn tối ưu hóa quá trình quản lý thời gian, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu rủi ro cho dự án:

Liệt kê chi tiết những việc cần làm

Để dự án được thực hiện hiệu quả, công việc đầu tiên cần làm là thiết lập bảng kế hoạch chi tiết và liệt kê tất cả những đầu việc cần thực hiện để hoàn thành dự án. Cần lưu ý rằng, việc lược bỏ các công việc nhỏ nhặt hay chỉ làm bản kế hoạch sơ sài, chung chung sẽ dẫn đến việc nhiều rủi ro mà ta không lường trước được có thể phát sinh trong quá trình triển khai dự án.

Bên cạnh đó, việc liệt kê chi tiết những việc cần làm cũng giúp ích cho quá trình tính toán chi phí cũng như việc theo dõi tiến độ và xem xét lại quy trình khi có lỗi phát sinh.

>>> Có thể ứng dụng Kanban hoặc ma trận Eisenhower cho việc lập kế hoạch dự án

Liệt kê chi tiết những việc cần làm

Ước tính thời gian và lập lịch trình chi tiết cho dự án

Việc thực hiện ước tính thời gian và lập lịch trình chi tiết cho dự án thường được thực hiện trên các công cụ, phần mềm hỗ trợ, một trong số đó là sơ đồ Gantt.

Sơ đồ Gantt là một công cụ thể hiện thời gian bắt đầu và kết thúc của một công việc, khi áp dụng cho một dự án có nhiều đầu việc, nó sẽ là danh sách các chuỗi công việc có tính liên kết với nhau, cụ thể là ngày kết thúc của đầu việc này sẽ là ngày bắt đầu của đầu việc khác.

Sơ đồ Gantt có thể dễ dàng thực hiện thông qua các phần mềm hỗ trợ như: Microsoft Project, Excel, Google Sheets,... Các bước cụ thể để thiết lập một sơ đồ Gantt là:

• Tạo dự án mới

• Thiết lập thông tin dự án

• Tùy biến lịch biểu

• Tạo danh sách công việc

• Thiết lập quan hệ giữa các công việc

• Tạo báo cáo

Ước tính thời gian và lập lịch trình chi tiết cho dự án

Phân bổ nguồn lực

Nguồn lực trong các dự án đều hữu hạn, việc biết sử dụng thông minh và phân bổ nguồn lực hợp lý không chỉ hạn chế tối đa việc phát sinh rủi ro còn có thể giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hoàn thành dự án.

Nguồn lực nên được tập trung ở những giai đoạn mấu chốt của dự án, tránh lãng phí nguồn lực, dù là nhỏ nhất. Để làm được điều đó, nhà quản lý cần có kiến thức chuyên môn cao, đồng thời nắm rõ quy trình thực hiện dự án.

Phân bổ nguồn lực hợp lý

Sử dụng kết hợp các phần mềm để theo dõi tiến độ

Doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm quản lý thời gian dự án, công việc như CloudWORK là giải pháp quản lý công việc, dự án tinh gọn để giám sát và theo dõi thời gian hoàn thành dự án sẽ giúp các doanh nghiệp quản lý rủi ro dự án về thời gian và tiến trình thực hiện công việc, đồng thời theo dõi hiệu suất làm việc của các nhân viên trực thuộc công ty.

Giải pháp CloudWORK cho quản lý thời gian dự án

CloudWORK cho phép nhà quản lý tạo dự án, add các nhân sự cùng làm dự án, cập nhật các file tài liệu, comment tiến độ dự án.

Người quản lý có thể theo dõi được tác vụ dự án nào đã hoàn thành, chưa hoàn thành, trễ hạn và biết được nguyên nhân do đâu. Đồng thời có thể book lịch họp, tạo các cuộc gọi ngay trên phần mềm.

Đặc biệt, tùy tình hình tiến độ công việc, dự án mà hệ thống sẽ tự động nhắc nhở, cảnh báo nhân viên bằng nhiều hình thức như notification/danh sách ngoài dashboard/email/SMS,…

Với CloudWORK, doanh nghiệp có thể tải xuống các báo cáo phân tích trực quan, giúp đo lường hiệu quả công việc nhân sự.

>>> Dùng thử miễn phí trong vòng 14 ngày tại đây

Đánh giá và điều chỉnh tiến độ dự án linh hoạt

Trong quá trình thực hiện dự án cần thường xuyên theo dõi và đánh giá tiến độ dự án, cũng như chất lượng thành phẩm để từ đó phát hiện kịp thời những khiếm khuyết trong sản phẩm hay những nút thắt tắc nghẽn trong công việc và linh hoạt sửa đổi cách thức thực thi dự án cho phù hợp. Tuy nhiên, việc thay đổi kế hoạch dự án so với ban đầu cần được suy xét cẩn thận, vì sự thay đổi một quy trình làm việc hiện hành sẽ có thể gây ra những tốn kém về nguồn lực và chi phí.

Đánh giá và điều chỉnh tiến độ dự án linh hoạt

Việc theo dõi và đánh giá thường xuyên sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý thời gian dự án hiệu quả. Đảm bảo thời gian được triển khai đúng kế hoạch đã đề ra ban đầu.

>> Xem thêm: Công nghệ hỗ trợ người quản lý nhân sự trong thời đại số 4.0 như thế nào?

Các phương pháp quản lý thời gian giúp vận hành dự án trơn tru

Quản lý thời gian hiệu quả là chìa khóa để đảm bảo sự thành công và trôi chảy trong việc vận hành các dự án. Việc áp dụng đúng các phương pháp quản lý thời gian không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực, mà còn giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu suất làm việc và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ:

Phương pháp AOA

AOA (Activity on Arrow) là một kỹ thuật mạng lưới trong quản lý thời gian dự án, được sử dụng để biểu diễn và tính toán tiến độ của các hoạt động trong dự án. Trong phương pháp này, các công việc được đại diện bởi các mũi tên, và các nút là những sự kiện mô tả thứ tự thực hiện công việc. Sơ đồ AOA cho thấy các nút như là điểm chuyển tiếp, đánh dấu sự bắt đầu hoặc kết thúc của một công việc.

• Ưu điểm:
  Phương pháp AOA có cấu trúc đơn giản, dễ hiểu, do đó rất phù hợp với các dự án có quy mô nhỏ hoặc vừa. Sơ đồ AOA giúp xác định đường găng của dự án (chuỗi công việc có thời gian kéo dài nhất),hỗ trợ quản lý dự án và đội ngũ nhân viên tập trung vào các hoạt động quan trọng.

• Hạn chế:
  AOA chỉ tính toán được thời gian hoàn thành dự án trong điều kiện lý tưởng, khiến việc dự đoán tiến độ thực tế trở nên khó khăn. Đối với các dự án lớn, sơ đồ AOA có thể trở nên phức tạp và khó kiểm soát.

Phương pháp AOA

Phương pháp AON

Phương pháp AON (Activity on Node) là một kỹ thuật xây dựng sơ đồ mạng lưới công việc, trong đó các công việc được biểu diễn bằng các hộp chữ nhật chứa thông tin cần thiết, và các mũi tên chỉ đơn thuần xác định thứ tự các công việc được thực hiện.

• Ưu điểm:
  AON cho phép xử lý các hoạt động đồng thời và quản lý khoảng trễ giữa các công việc, giúp quản lý dự án lập kế hoạch chính xác hơn. Vì không sử dụng khái niệm sự kiện, AON giúp người dùng tập trung hơn vào các công việc cụ thể của dự án.

• Hạn chế:
  Phương pháp này có thể phức tạp và khó triển khai đối với các dự án lớn với nhiều công việc phải xử lý.

Phương pháp quản lý tiến độ dự án bằng biểu đồ Gantt

Gantt chart là một kỹ thuật quản lý thời gian dự án, hiển thị thông tin về tiến độ dự án bằng cách liệt kê các công việc theo trình tự và mối quan hệ, cùng với dữ liệu về thời gian bắt đầu và kết thúc (cả kế hoạch và thực tế) dưới dạng biểu đồ.

• Ưu điểm:
  Gantt chart rất hữu ích trong việc xây dựng, sắp xếp, và phân bổ nguồn lực, đồng thời giúp theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện một cách trực quan và chi tiết.

• Hạn chế:
  Đối với các dự án phức tạp, việc biểu diễn tiến độ có thể trở nên khó khăn và rối rắm. Biểu đồ Gantt cũng không thể hiện rõ ràng mối quan hệ hay sự phụ thuộc giữa các công việc.

Biểu đồ Gantt Chart

Nguyên tắc Pareto (Quy tắc 80/20)

Theo nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, ông đã đưa ra nguyên tắc Pareto: trong đa số trường hợp, 80% kết quả xuất phát từ 20% nguyên nhân. Nguyên tắc này có thể giải thích một số tình huống như sau: 20% nhân viên tạo ra 80% sản lượng 20% khách hàng đóng góp 80% doanh thu 20% lỗi gây ra 80% sự cố 20% tính năng thu hút 80% người dùng ... Dĩ nhiên, tỷ lệ 80/20 không phải là con số tuyệt đối.

Điều quan trọng mà Pareto muốn nhấn mạnh là sự không đồng đều trong hầu hết các khía cạnh của cuộc sống, một số yếu tố đóng góp nhiều hơn phần còn lại. Hướng tới việc tập trung giải quyết 20% nhiệm vụ quan trọng nhất, tạo ra sự khác biệt thay vì tiêu tốn tài nguyên vào 80% nhiệm vụ ít quan trọng. Ứng dụng linh hoạt nguyên tắc 80/20 giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất.

Áp dụng nguyên tắc Pareto trong quản lý thời gian: Ưu tiên = Nỗ lực/Hiệu quả Khi lập danh sách các công việc cần làm, hãy xác định mức độ ưu tiên dựa trên Nỗ lực (điểm từ 1 đến 10, với 1 là ít nỗ lực nhất) và Hiệu quả dự kiến (điểm từ 1 đến 10, với 10 là hiệu quả cao nhất). Thứ tự ưu tiên được tính bằng cách chia Nỗ lực cho Hiệu quả. Công việc có thứ tự ưu tiên thấp nhất nên được thực hiện đầu tiên.

Nguyên tắc Patero

Ví dụ:

• Công việc 1 – Viết báo cáo cuộc họp: Nỗ lực = 10, Hiệu quả = 2, Thứ tự ưu tiên = 5

• Công việc 2 – Chuẩn bị bài trình bày cho phòng Marketing: Nỗ lực = 4, Hiệu quả = 4, Thứ tự ưu tiên = 1

• Công việc 3 – Gọi khách hàng để thu thập thông tin: Nỗ lực = 1, Hiệu quả = 10, Thứ tự ưu tiên = 0.1

Giờ đây, bạn có thể thấy rõ mức độ ưu tiên cho các công việc. Bạn nên thực hiện công việc 3 trước, tiếp theo là công việc 2, và cuối cùng là công việc 1.

>> Xem thêm: Lột tả bức tranh doanh nghiệp số: Các mô hình kinh doanh dẫn đầu

Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10

Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 là một phương pháp quản lý thời gian khoa học được nhiều người áp dụng.

Bạn có thể đã nghe qua lời khuyên về việc nên dành nhiều thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng nhất và hạn chế thời gian cho những việc nhỏ nhặt để tránh phân tán sự tập trung. Tuy nhiên, việc xác định những nhiệm vụ quan trọng nhất không phải lúc nào cũng rõ ràng. Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 giúp bạn có khung phân bổ thời gian hợp lý hơn.

Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 trong quản lý thời gian cho công việc:

• 40% thời gian dành cho nhiệm vụ quan trọng nhất

• 30% thời gian cho nhiệm vụ quan trọng thứ hai

• 20% thời gian cho nhiệm vụ quan trọng thứ ba

• 10% thời gian cho các việc khác gộp lại

Nhờ đó, bạn sẽ có một lựa chọn hợp lý: tập trung vào ba nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu, giải quyết chúng theo thứ tự và chỉ dành một chút thời gian cho các nhiệm vụ khác.

Quy tắc 40-30-20-10

Nhìn vào quy tắc này, chúng ta thấy nên dành gấp đôi thời gian để xử lý nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu so với nhiệm vụ ưu tiên thứ ba. Công việc quan trọng nhất của bạn sẽ có tác động lớn hơn rất nhiều so với những việc khác. Hãy chuyển từ tư duy lý thuyết về công việc quan trọng sang thực tế hoàn thành công việc bằng cách đầu tư thời gian xứng đáng.

Kỹ thuật quản lý thời gian Pomodoro

Pomodoro là một kỹ thuật quản lý thời gian nổi tiếng, giúp giải quyết vấn đề làm nhiều việc cùng lúc bằng một nguyên tắc đơn giản:

Một Pomodoro là khoảng thời gian 25 phút làm việc tập trung, sau đó nghỉ ngơi 5 phút. Sau khi lặp lại chu kỳ này 4 lần, bạn sẽ nghỉ ngơi lâu hơn, khoảng 15-30 phút.

Trong 25 phút làm việc, bạn chỉ nên tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất. Nếu bị gián đoạn, bạn cần tính lại Pomodoro từ đầu. Nếu hoàn thành nhiệm vụ trước khi Pomodoro kết thúc, hãy sử dụng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc.

Trong khoảng thời gian nghỉ ngơi, hãy thật sự thư giãn: nhắm mắt, nghe nhạc, mát xa, thiền, sắp xếp bàn làm việc, hoặc đi dạo. Tránh xa các hoạt động liên quan đến Internet hay mạng xã hội vì chúng có thể khiến bạn cảm thấy hưng phấn nhưng lại làm mệt mỏi bộ não của bạn.

Kỹ thuật quản lý thời gian Pomodoro

Một số lưu ý trong việc quản lý thời gian dự án

Để việc quản lý thời gian dự án được hiệu quả, đảm bảo tiến độ, nhà quản lý nên thực hiện việc lên kế hoạch cho dự án sớm hơn và luôn dành ra khoảng thời gian dự phòng cho các rủi ro, bên cạnh thời gian dự phòng, để đảm bảo trong quá trình tiến hành dự án không phát sinh các rủi ro khác, cần có thêm bản kế hoạch dự phòng, chi phí dự phòng,... để phản ứng kịp thời với những rủi ro có thể xảy ra, như sự cố kỹ thuật, thay đổi yêu cầu từ khách hàng, hoặc thiếu hụt nguồn lực, tài chính,...

Lưu ý để quản lý thời gian dự án hiệu quả

Ngoài ra, việc đảm bảo tiến độ chỉ khả thi khi nhà quản lý biết cách phân bổ nguồn lực và phân chia công việc hợp lý, việc hiểu rõ thế mạnh của từng nhân viên và giao nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ sẽ giúp các công việc được diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng hơn.

Và cuối cùng, nhà quản lý phải luôn thường xuyên kiểm tra tiến độ dự án so với kế hoạch ban đầu. Nếu có bất kỳ sự chậm trễ hoặc thay đổi nào, cần phải điều chỉnh kịp thời để tránh ảnh hưởng đến các giai đoạn tiếp theo, hơn hết nhà quản lý cũng cần phải linh hoạt trong việc điều chỉnh bản kế hoạch dự án, tránh việc lãng phí thời gian vào những công việc không góp phần hữu ích trong dự án.

>>> Tìm hiểu thêm: Quản lý công việc bằng Google: Liệu có còn hiệu quả với mọi tổ chức?

Tạm kết

Trên đây là những thông tin cần thiết giúp bạn hiểu rõ về việc quản lý thời gian dự án. Nhằm mục đích tạo điều kiện để các dự án được diễn ra đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng và hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh hãy áp dụng ngay các giải pháp giúp bạn quản lý thời gian dự án hiệu quả.

>> BẠN KHÔNG NÊN BỎ LỠ: Cơ hội tìm hiểu 19 Bí quyết kinh doanh thành công kể cả khi bạn trắng tay

Tận dụng thành thạo các kênh khai thác khách hàng để mở rộng thị trường