Mô hình Agile - mô hình vòng lặp được các doanh nghiệp ưa chuộng hiện nay

Mỗi dự án mà doanh nghiệp thực hiện không chỉ đòi hỏi mức độ đáp ứng nhu cầu khách hàng mà còn cần sự chính xác và tiết kiệm thời gian để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ. Để thực hiện được điều này, hiện nay nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng một số mô hình và phương pháp khoa học trong cách vận hành và hoạt động, tiêu biểu có thể kể đến là mô hình Agile.

Vậy mô hình Agile là gì? Đâu là cách thức ứng dụng mô hình Agile trong việc quản lý và thực hiện dự án hiệu quả? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết từng thắc mắc của bạn.

>>> Xem thêm: 10+ phần mềm quản lý dự án miễn phí: Quản lý không tốn kém nhưng lại hiệu quả

Mô hình Agile là gì?

Mô hình Agile xuất hiện trong bối cảnh ngành phát triển phần mềm gặp nhiều khó khăn với các phương pháp truyền thống như mô hình thác nước (Waterfall) hay phương pháp theo kế hoạch (Plan-driven). Với sự phát triển của Internet, việc phát triển phần mềm cũng bắt đầu thay đổi. Các mô hình truyền thống chỉ xây dựng dựa trên kết quả nghiên cứu mà không có phản hồi thực sự từ người dùng là không khả thi, vì việc này tốn quá nhiều thời gian và công sức của nhóm thực hiện.

Cuộc khủng hoảng phương pháp phát triển phần mềm những năm 1990 đã dẫn đến tỷ lệ thất bại cực kỳ cao đối với các dự án phần mềm. Từ ngày 11 đến ngày 13 tháng 2 năm 2001, một nhóm gồm 17 nhà phát triển phần mềm giàu kinh nghiệm, trong đó có Kent Beck, Martin Fowler, Ron Jeffries, Ken Schwaber và Jeff Sutherland, đã cùng nhau nghiên cứu và xuất bản Tuyên ngôn Agile với 4 tôn chỉ và 12 nguyên tắc nhằm hướng dẫn cách tiếp cận tính lặp đi lặp lại cũng như tinh thần lấy con người làm trung tâm để phát triển phần mềm của mô hình Agile. Tuyên ngôn Agile được coi là niềm tin của họ vào phương pháp phát triển phần mềm hiện đại hoàn hảo.

Mô hình Agile là gì?

Mô hình Agile (viết tắt của Agile Software Development) là một phương pháp phát triển phần mềm linh hoạt được thực hiện trong các khoảng thời gian lặp lại ngắn từ 1 đến 4 tuần. Mục tiêu của Agile là giảm thời gian phát triển sản phẩm và đưa sản phẩm đến tay khách hàng nhanh nhất có thể.

Về cốt lõi, Agile là một phương pháp, một triết lý dựa trên các nguyên tắc lặp đi lặp lại và tính tăng trưởng, cho phép đạt được mức độ linh hoạt cao. Đặc điểm này trái ngược với các phương pháp quản lý dự án truyền thống, trong đó các giai đoạn có tính chất tuyến tính và rất miễn cưỡng trước những thay đổi bất ngờ.

Ngày nay, mô hình Agile được xem là phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất và nó đã vượt xa phạm vi phát triển phần mềm truyền thống và đang góp phần thay đổi cách các ngành công nghiệp khác như sản xuất, dịch vụ, bán hàng, tiếp thị và giáo dục.

>> Xem thêm: Quản lý thời gian dự án với các quy trình và phương pháp khoa học, chuyên nghiệp

4 tôn chỉ và 12 nguyên tắc cần tuân thủ trong mô hình Agile

Tuyên ngôn Agile (Agile Manifesto) được đưa ra vào năm 2001 bởi một nhóm các chuyên gia phát triển phần mềm. Tuyên ngôn này xác định bốn tôn chỉ và mười hai nguyên tắc cơ bản, làm nền tảng cho các phương pháp phát triển phần mềm Agile. Sau đây là chi tiết về bốn tôn chỉ và mười hai nguyên tắc của Agile:

4 tôn chỉ trong mô hình Agile

• Individuals and interactions over processes and tools: Cá nhân và sự tương tác tốt hơn quy trình và công cụ.

• Working software over comprehensive documentation: Phần mềm tốt hơn tài liệu đầy đủ.

• Customer collaboration over contract negotiation: Cộng tác với khách hàng thay vì đàm phán hợp đồng.

• Responding to change over following a plan: Phản ứng nhanh với sự thay đổi thay vì bám sát vào một kế hoạch.

Có thể thấy thông qua 4 tôn chỉ, mô hình Agile đều đề cập và so sánh 2 khía cạnh và chỉ ra khía cạnh nào sẽ phục vụ cho quá trình hoàn thành dự án tốt hơn. Cụ thể, mô hình Agile khuyến khích việc tương tác và trao đổi trực tiếp với khách hàng cũng như giữa các nhân viên trong dự án để có thể giúp mọi người diễn giải và hiểu rõ cũng như nắm bắt công việc tốt hơn.

Những tôn chỉ và nguyên tắc trong mô hình Agile

12 nguyên tắc trong mô hình Agile

• Do nhu cầu cung cấp sản phẩm liên tục và nhanh chóng nên điều này rất quan trọng trong việc triển khai mô hình Agile.

• Chấp nhận những thay đổi ngay cả trong giai đoạn cuối của quá trình thực hiện dự án. Mô hình Agile khai thác tối đa sự thay đổi để tăng lợi thế cạnh tranh.

• Khi chuyển giao công việc nên ưu tiên tính ngắn hạn.

• Việc trao đổi giữa các chuyên gia kinh doanh và nhóm phát triển dự án nên diễn ra thường xuyên.

• Xây dựng môi trường làm việc lành mạnh, tạo điều kiện và cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất để phục vụ cho quá trình làm việc, nhằm tạo động lực cho nhân viên.

• Tương tác trực diện (face to face) là phương pháp hiệu quả nhất để truyền thông tin trong nhóm dự án.

• Đảm bảo quá trình phân chia và giao việc hiệu quả để các đầu việc được hoàn thành đúng tiến độ.

• Mô hình Agile giúp thúc đẩy sự phát triển bền vững và tính ổn định liên tục vô thời hạn.

• Liên tục tập trung vào công nghệ và thiết kế để cải thiện tính linh hoạt.

• Tính đơn giản là yếu tố quan trọng và cần thiết trong việc tối đa hóa lượng công việc hiện có.

• Những kiến ​​trúc, yêu cầu và thiết kế tốt nhất thường được tạo ra bởi các nhóm tự tổ chức.

• Nhóm tiến hành đánh giá thường xuyên để tìm ra cách hiệu quả nhằm khắc phục hành vi không phù hợp.

>> Xem thêm: Công nghệ hỗ trợ người quản lý nhân sự trong thời đại số 4.0 như thế nào?

Một số phương pháp Agile phổ biến

Scrum

Scrum là một trong những phương pháp Agile phổ biến nhất, được sử dụng rộng rãi trong các dự án phát triển phần mềm. Nó tập trung vào việc chia dự án thành các chu kỳ ngắn gọi là Sprints (thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần). Mỗi Sprint bắt đầu với một buổi lập kế hoạch và kết thúc với một buổi họp tổng kết để xem xét và cải thiện quy trình. Khía cạnh quan trọng nhất của Scrum là việc sử dụng Sprint và tối ưu hóa thời gian phát triển sản phẩm để đạt được mục tiêu (Product Goal)

Scrum bao gồm ba nguyên tắc cơ bản: Minh bạch – Kiểm tra – Thích ứng. Vì vậy, mô hình này được các nhà quản lý ưa chuộng khi có nhu cầu nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.

Phương pháp Scrum

Kanban

Kanban là một thuật ngữ xuất phát từ Nhật Bản và được hãng xe Toyota sử dụng lần đầu tiên. Kanban trong tiếng Nhật có nghĩa là “bảng thông tin” và cụ thể, “kan” có nghĩa là “thẻ” và “ban” có nghĩa là “tín hiệu”.

Phương pháp Kanban cũng là một phần của hệ thống kéo, giúp kiểm soát những gì được sản xuất, số lượng và thời gian. Mục tiêu là đảm bảo rằng việc sản xuất sẽ đúng như những gì khách hàng yêu cầu, không thừa cũng không thiếu. Nó là một hệ thống tín hiệu được sử dụng trong dòng giá trị để chuyển đổi sản phẩm từ nhu cầu của khách hàng thành nguyên liệu và các thành phần cần thiết khác cho việc sản xuất.

>>> Tìm hiểu rõ về phương pháp Kanban hơn ở đây: Kanban là gì? Tăng năng suất làm việc vượt trội với phương pháp làm việc của người Nhật

Extreme Programming (XP)

Extreme Programming (XP) là một phương pháp Agile tập trung vào cải thiện chất lượng phần mềm và khả năng thích ứng với các yêu cầu thay đổi thông qua các thực hành kỹ thuật nghiêm ngặt.

XP hoạt động dựa trên ý tưởng không tập trung quá nhiều vào tương lai phát triển dài hạn của sản phẩm. Đây là cách tiếp cận ưu tiên sự hài lòng của khách hàng hơn tất cả các yếu tố khác, đồng thời nuôi dưỡng niềm tin bằng cách chấp nhận những thay đổi trong yêu cầu của khách hàng, bất kể chúng diễn ra như thế nào trong các giai đoạn sau của chu kỳ. XP còn nhấn mạnh yếu tố làm việc nhóm, với các vấn đề phát sinh đều được toàn bộ đội ngũ quản lý, nhà phát triển phần mềm và khách hàng giải quyết.

Crystal

Crystal là một họ các phương pháp Agile, được phân loại theo màu sắc (Clear, Yellow, Orange, Red) tùy theo độ phức tạp của dự án và quy mô của nhóm. Crystal tập trung vào việc giao tiếp, cải tiến liên tục và thích ứng với dự án cụ thể.

Những người sáng lập Crystal tin rằng đây là một cách tiếp cận nhẹ nhàng và linh hoạt để phát triển phần mềm dựa trên con người.

Phương pháp Crystal có các biến thể đa dạng như:

• Crystal Clear: dành cho nhóm có tối đa 8 người

• Crystal Yellow: dành cho nhóm khoảng 10 – 20 người

• Crystal Orange: dành cho nhóm khoảng 20 – 50 người

• Crystal Red: dành cho các nhóm lớn từ 50 – 1000 người

Ưu điểm và nhược điểm của mô hình Agile

Ưu điểm đầu tiên của mô hình Agile là việc Agile cho phép nhóm dự án dễ dàng điều chỉnh theo yêu cầu mới hoặc thay đổi yêu cầu ngay cả trong giai đoạn sau đó của quá trình phát triển. Điều này giúp sản phẩm cuối cùng đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, hơn hết việc này cũng góp phần giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra trong suốt quá trình thực hiện dự án vì các tiến trình và thành phẩm đều được giám sát và theo dõi chặt chẽ để không ngừng cải tiến và khắc phục.

Ưu điểm tiếp theo của mô hình Agile là tính tương tác giữa các bộ phận nhỏ trong tổng thể của một dự án, việc hoàn thành dự án và sản phẩm cuối cùng cần sự phối hợp và làm việc của toàn thể các bộ phận phụ trách từng khâu công việc, việc giao tiếp và trao đổi nhiều hơn giữa các nhân viên sẽ đảm bảo được mọi người đều nắm rõ công việc và dự án. Ưu điểm cuối cùng và quan trọng nhất của mô hình Agile là tính đổi mới và liên tục, với sự thiết lập như một vòng lặp kết nối các khâu làm việc với nhau, mô hình Agile đảm bảo được rằng các ý tưởng sáng tạo và cải tiến sẽ được thúc đẩy liên tục.

Ưu nhược điểm của mô hình Agile

Tuy nhiên, mô hình Agile cũng có một số nhược điểm nhất định, điển hình như việc mô hình này không phù hợp với những dự án có quy mô lớn hay những công ty vận hành theo phong cách truyền thống, vì những điều này sẽ gây khó khăn cho việc hình thành và thiết lập mô hình Agile, rất khó để nhận biết và đánh giá từng quy trình cụ thể.

Agile cũng đòi hỏi sự tham gia liên tục của khách hàng trong suốt quá trình phát triển. Nếu khách hàng không có thời gian hoặc không thể cam kết tham gia đều đặn, dự án có thể gặp khó khăn trong việc xác định yêu cầu và đạt được mục tiêu. Cuối cùng, mô hình Agile chú trọng việc khắc phục và đổi mới tại những quy trình cụ thể, điều này vừa tạo ra sự thuận lợi nhưng cũng là nhược điểm khi không có những tài liệu ghi nhận cụ thể các quá trình để khi hoàn thành dự án, doanh nghiệp có thể đánh giá và đúc kết được những điểm cần khắc phục, hơn hết, việc đưa ra quyết định tức thì khi phát hiện ra lỗi ở các khâu, đòi hỏi doanh nghiệp phải có đội ngũ nhân viên có kiến thức chuyên môn và tay nghề kỹ thuật cao.

>>> Xem thêm: Tối ưu hiệu suất doanh nghiệp cùng 20 phần mềm quản lý spa hiệu quả nhất hiện nay

Cách thức ứng dụng mô hình Agile

Khi ứng dụng mô hình Agile trong một dự án, để việc thực thi được hiệu quả cần tiến hành theo các bước sau:

Quy trình thực hiện mô hình Agile

Đầu tiên, nhà quản lý cần xác định được kế hoạch dự án cùng những ý tưởng đổi mới cần phải triển khai trong dự án, sau đó, những kế hoạch và ý tưởng phác họa ban đầu cần được chuyển đổi sang một bản kế hoạch liệt kê chi tiết rõ ràng các đầu việc cần thực hiện, các đầu việc sẽ dựa trên nhu cầu sửa đổi từ khách hàng và được sắp xếp theo những thứ tự ưu tiên nhất định.

Tiếp theo, khi đã trực quan hóa các việc cần làm, chúng ta cần thiết lập những chu kỳ ngắn hạn hay còn gọi là Sprint cho từng đầu việc nhất định và xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng Sprint. Đây cũng là giai đoạn mà dự án đã chính thức được triển khai, trong quá trình chạy dự án, cần thực hiện các bước kiểm tra hay trao đổi trực tiếp với khách hàng để kịp thời phát hiện lỗi sản phẩm hay chỉnh sửa và khắc phục sản phẩm theo nhu cầu khách hàng.

Trước khi tung ra sản phẩm, hãy luôn đảm bảo rằng nó vượt qua tất cả các thử nghiệm và kiểm tra đảm bảo chất lượng. Bộ phận chuyên môn sẽ chịu trách nhiệm trong việc xác định xem sản phẩm có đầy đủ chức năng và hoạt động tốt hay không.

Trong giai đoạn cuối của mô hình Agile, sau khi chuyển giao sản phẩm cho khách hàng vào cuối Sprint, nhóm dự án tiếp tục tập trung vào việc bảo trì liên tục để giải quyết các vấn đề và duy trì chức năng , hiệu suất ở mức cao. Có thể nhóm sẽ phải xử lý các lỗi tính năng và vấn đề về hiệu suất mà người dùng gặp phải khi tương tác với sản phẩm. Điều này cũng mang lại cho nhóm cơ hội thu thập phản hồi và triển khai các cải tiến mới trong các phân đoạn Agile tiếp theo.

Các công cụ quản lý dự án theo Agile

TRELLO

TRELLO là ứng dụng cho phép người dùng quản lý các dự án thông minh dưới dạng bảng có danh sách. Thông qua TRELLO có thể tạo kế hoạch, sắp xếp quy trình làm việc và theo dõi tiến trình của bạn một cách trực quan và hiệu quả.

Công cụ này sẽ giúp bạn quản lý, xác định chính xác nhiệm vụ và các mốc quan trọng nào cần hoàn thành. Ứng dụng TRELLO có cả phiên bản miễn phí và nâng cấp, được hỗ trợ trên tất cả các nền tảng di động để mang lại trải nghiệm tốt hơn cho người dùng.

Một số tính năng của TRELLO như: Bảng Kanban trực quan, cộng tác trong thời gian thực, tích hợp với các ứng dụng khác (Slack, Google Drive, GitHub),hỗ trợ Power-Ups để mở rộng chức năng,...

Công cụ Trello

JIRA

JIRA ra đời chính là giải pháp hoàn hảo để đề nhà quản lý có thể theo dõi lỗi, phát hiện các vấn đề của dự án, quản lý hiệu quả quy trình phát triển phần mềm và di động. JIRA được phát triển với các tính năng hữu ích như: Quản lý và theo dõi tiến độ dự án, đồng thời theo dõi bất kỳ task công việc hay vấn đề phát sinh nào có thể xảy ra. Bên cạnh đó, JIRA cũng có thể thiết lập quy trình làm việc linh hoạt theo từng dự án và thống kê, phân tích số liệu để phục vụ cho việc báo cáo sau đó.

Công cụ quản lý dự án Jira

ASANA

ASANA là một ứng dụng cho phép tổ chức công việc hiệu quả và quản lý dự án thông minh, cho phép tạo nhiệm vụ, phân công công việc và sắp xếp với đồng nghiệp một cách dễ dàng và linh hoạt, thích hợp cho các nhóm đa chức năng hỗ trợ các loại dự án khác nhau.

Ứng dụng này không yêu cầu sử dụng email mà mỗi nhóm có thể tạo không gian làm việc riêng cho mình theo ý thích. Mỗi không gian làm việc này đều chứa thẻ ghi chú, nhận xét, tệp đính kèm,...

Công cụ Asana

CloudWORK - Giải pháp quản lý dự án chuyên nghiệp

CloudWORK - Giải pháp quản lý công việc, dự án tinh gọn. CloudWORK cũng phát triển với màn hình điều hành công việc tập trung Kanban View, giúp người quản lý có thể theo dõi công việc hiệu quả, khoa học hơn.

CloudWORK đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình giao việc (giữa quản lý và nhân viên hoặc giữa bộ phận này với bộ phận khác trong công ty),theo dõi tiến độ công việc, đo lường đánh giá hiệu quả xử lý công việc. Ngoài ra đối với các doanh nghiệp đang tổ chức vận hành công việc dưới dạng dự án thì có thể tìm hiểu và lựa chọn CloudWORK để cải thiện cho công tác quản lý dự án của mình, góp phần giúp giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Truy cập ngay website của CloudGO để được tư vấn hoặc trải nghiệm dùng thử miễn phí trong vòng 14 ngày tại đây

Giải pháp CloudWORK

>> Tìm hiểu thêm: Quản lý công việc bằng Google: Liệu có còn hiệu quả với mọi tổ chức?

So sánh mô hình Agile và mô hình Waterfall

Mô hình Waterfall (thác nước) là một phương pháp phát triển phần mềm truyền thống, được sử dụng rộng rãi trong các dự án công nghệ thông tin. Mô hình này tuân theo một quy trình phát triển tuyến tính, trong đó mỗi giai đoạn của dự án phải được hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

Các giai đoạn chính trong mô hình Waterfall bao gồm: Yêu cầu (Requirements) - Thiết kế (Design) - Triển khai (Implementation) - Kiểm thử (Testing) - Triển khai hệ thống (Deployment) - Bảo trì (Maintenance)

So sánh mô hình Agile và mô hình Waterfall

Tạm kết

Trên đây là những thông tin cần thiết giúp bạn hiểu rõ về mô hình Agile. Nhằm mục đích tạo điều kiện để các dự án được diễn ra đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng và hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh hãy áp dụng ngay các cách thức và phương pháp Agile nêu trên.

>> BẠN KHÔNG NÊN BỎ LỠ: Cơ hội tìm hiểu19 Bí quyết kinh doanh thành công kể cả khi bạn trắng tay

PDCA là gì? Chìa khóa ứng dụng trong quản lý sản xuất tinh gọn và toàn diện