Cảnh báo: Thực hiện ngay 04 bước quan trọng này để quản lý tiến độ dự án hoàn chỉnh hơn

Thử nhiều cách nhưng vẫn mất kiểm soát trong quản lý dự án? Nhân viên mất tinh thần, burn out trong dự án? Khách hàng complain liên tục vì chậm trễ?

Đừng lo, CloudGO sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết hết nỗi lo bằng những cách quản lý tiến độ dự án hoàn hảo ở bài viết dưới đây!

Quản lý tiến độ dự án là gì?

Quản lý tiến độ dự án là quá trình theo dõi, giám sát và điều chỉnh các hoạt động trong dự án nhằm đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn, phạm vi và ngân sách đã đề ra.

Nói cách khác, nó là việc lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát tiến độ thực hiện các công việc trong dự án, đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng và hiệu quả.

Quản lý tiến độ dự án là gì?

Mục tiêu của quản lý tiến độ dự án là:

• Đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn.

• Giảm thiểu rủi ro phát sinh chi phí và thời gian.

• Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực.

• Tăng khả năng hài lòng của khách hàng.

Lợi ích của việc quản lý tiến độ dự án hiệu quả:

• Giúp nhà quản lý dự án có cái nhìn tổng quan về tiến độ thực hiện dự án, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp khi cần thiết.

• Tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực, tránh lãng phí thời gian và tiền bạc.

• Nâng cao khả năng dự đoán và kiểm soát rủi ro.

• Giúp cải thiện giao tiếp và phối hợp giữa các bên liên quan trong dự án.

• Tăng khả năng hài lòng của khách hàng.

>>> Bạn đã biết cách tối ưu quy trình quản lý dự án: Thủ thuật giúp tối ưu quy trình quản lý dự án của chuyên gia

Áp dụng 04 cách quan trọng để đảm bảo quản lý tiến độ dự án đúng thời gian

Chúng ta sẽ khám phá cách xác định nhiệm vụ ưu tiên để tập trung vào những công việc quan trọng nhất, cách chia nhóm nhân viên phù hợp với kỹ năng của mỗi người để tận dụng tối đa năng lực cá nhân, xây dựng thời gian dự phòng và quản lý rủi ro để ứng phó với những bất ngờ không mong muốn, và thường xuyên kiểm tra, phân tích tiến độ nhằm điều chỉnh kịp thời. Những phương pháp này không chỉ giúp dự án đạt được mục tiêu mà còn nâng cao hiệu suất làm việc, tạo sự tin tưởng và hài lòng từ các bên liên quan:

1. Xác định nhiệm vụ ưu tiên

Trong quá trình quản lý dự án, việc xác định nhiệm vụ ưu tiên đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Điều này giúp dự án đi đúng hướng, giảm thiểu thời gian lãng phí và đảm bảo các mục tiêu chính được hoàn thành đúng hạn.

Xác định nhiệm vụ ưu tiên có thể thực hiện như sau:

• Phân loại công việc: Sử dụng ma trận Eisenhower, chia công việc thành bốn nhóm: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng, và không quan trọng cũng không khẩn cấp. Điều này giúp xác định những nhiệm vụ cần ưu tiên hàng đầu.

• Đánh giá tác động: Mỗi nhiệm vụ nên được đánh giá dựa trên tác động của nó đến mục tiêu dự án. Những nhiệm vụ có tác động lớn và ảnh hưởng đến nhiều phần của dự án nên được ưu tiên trước.

• Lập kế hoạch chi tiết: Sau khi xác định các nhiệm vụ ưu tiên, lập kế hoạch chi tiết cho từng nhiệm vụ bao gồm thời gian hoàn thành, tài nguyên cần thiết và người phụ trách. Điều này giúp đảm bảo mọi người đều rõ ràng về nhiệm vụ của mình và thời hạn phải tuân thủ.

Xác định nhiệm vụ ưu tiên trong quản lý tiến độ dự án giúp nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, giúp tăng cường hiệu suất công việc. Khi các nhiệm vụ quan trọng được hoàn thành trước, áp lực và căng thẳng về thời gian sẽ giảm đi đáng kể. Những nhiệm vụ chủ chốt được hoàn thành đúng hạn giúp dự án tiến triển một cách mượt mà và giảm thiểu nguy cơ trễ hạn.

>>Kanban là gì? Cách người Nhật sử dụng Kanban để quản lý công việc

Xác định những nhiệm vụ mục tiêu

2. Chia nhóm nhân viên phù hợp với kỹ năng của mỗi người

Để dự án đạt được kết quả tốt nhất, việc phân chia công việc theo kỹ năng của nhân viên là rất cần thiết. Điều này không chỉ tối ưu hóa hiệu suất làm việc mà còn giúp nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình.

Cách chia nhóm nhân viên hiệu quả:

• Đánh giá kỹ năng nhân viên: Trước hết, cần thực hiện đánh giá kỹ năng và kinh nghiệm của từng nhân viên. Điều này có thể thực hiện thông qua các bài kiểm tra kỹ năng, phỏng vấn hoặc đánh giá hiệu suất làm việc trong quá khứ.

• Phân nhóm dựa trên kỹ năng: Dựa trên kết quả đánh giá, phân chia nhóm nhân viên theo kỹ năng chuyên môn của họ. Điều này giúp đảm bảo rằng mỗi nhân viên được giao đúng công việc phù hợp với khả năng của mình.

• Đào tạo và phát triển: Đối với những công việc đòi hỏi kỹ năng mà nhân viên chưa có, tổ chức các khóa đào tạo để nâng cao năng lực cho họ. Điều này không chỉ giúp dự án được thực hiện suôn sẻ mà còn phát triển kỹ năng của nhân viên trong dài hạn.

Chia nhóm phù hợp với kỹ năng mỗi người

Lợi ích của việc phân chia nhóm theo kỹ năng:

• Tối ưu hóa hiệu suất làm việc: Khi nhân viên làm việc đúng chuyên môn, hiệu suất làm việc sẽ tăng lên đáng kể.

• Giảm thiểu sai sót: Nhân viên có kỹ năng phù hợp sẽ giảm thiểu được những sai sót không đáng có, đảm bảo chất lượng công việc.

• Phát triển nhân viên: Tạo cơ hội cho nhân viên phát triển kỹ năng mới thông qua đào tạo và thực hành thực tế.

>>> Cái gì khó, có CloudWORK lo: Cập nhật nhiều tính năng hữu ích cho CloudWORK, nổi bật với phiên bản Mobile hoàn toàn mới

3. Xây dựng thời gian dự phòng, quản lý rủi ro

Mọi dự án đều có những yếu tố không lường trước được. Do đó, việc xây dựng thời gian dự phòng và quản lý rủi ro là rất quan trọng để đảm bảo tiến độ dự án không bị ảnh hưởng.

Các bước xây dựng thời gian dự phòng và quản lý rủi ro:

• Xác định các rủi ro tiềm ẩn: Dự đoán các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án, bao gồm cả những rủi ro về kỹ thuật, tài chính, nhân sự và môi trường.

• Đánh giá tác động của rủi ro: Xác định mức độ ảnh hưởng của từng rủi ro đến tiến độ và kết quả dự án. Điều này giúp ưu tiên những rủi ro cần được quản lý chặt chẽ hơn.

• Lập kế hoạch dự phòng: Dành một phần thời gian dự phòng cho mỗi giai đoạn của dự án để đối phó với những rủi ro không lường trước được. Thời gian dự phòng này giúp giảm thiểu áp lực và đảm bảo rằng dự án vẫn có thể hoàn thành đúng hạn ngay cả khi có sự cố xảy ra.

• Triển khai các biện pháp quản lý rủi ro: Thực hiện các biện pháp giảm thiểu rủi ro như đào tạo nhân viên, chuẩn bị các phương án dự phòng và theo dõi sát sao tiến độ dự án.

Việc xây dựng thời gian dự phòng và quản lý rủi ro khi quản lý tiến độ dự án giúp dự án không bị trễ hạn khi gặp phải các sự cố không mong muốn. Các biện pháp quản lý rủi ro giúp giảm thiểu tác động của các rủi ro đến dự án, đảm bảo chất lượng và tiến độ công việc. Có thời gian dự phòng giúp nhóm dự án linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh kế hoạch khi có thay đổi hoặc sự cố.

Quản lý rủi ro

4. Thường xuyên kiểm tra, phân tích

Việc kiểm tra và phân tích thường xuyên là yếu tố then chốt để đảm bảo quản lý tiến độ dự án luôn đi đúng hướng và kịp thời điều chỉnh khi cần thiết.

Cách thực hiện kiểm tra và phân tích hiệu quả:

• Thiết lập các chỉ số đánh giá: Xác định các chỉ số đánh giá hiệu suất (KPI) cho từng giai đoạn của dự án. Những chỉ số này giúp theo dõi tiến độ và chất lượng công việc một cách chính xác.

• Thực hiện kiểm tra định kỳ: Tổ chức các buổi kiểm tra định kỳ để đánh giá tiến độ dự án. Điều này giúp phát hiện sớm những vấn đề phát sinh và đưa ra giải pháp kịp thời.

• Phân tích dữ liệu: Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để xem xét hiệu suất làm việc và tiến độ dự án. Điều này giúp nhận diện những điểm yếu cần cải thiện và những điểm mạnh cần phát huy.

• Báo cáo thường xuyên: Thường xuyên báo cáo tiến độ và kết quả kiểm tra lên ban quản lý dự án và các bên liên quan. Điều này giúp mọi người đều nắm rõ tình hình dự án và cùng nhau tìm ra giải pháp cho những vấn đề phát sinh.

Thường xuyên kiểm tra, phân tích

Kiểm tra định kỳ giúp phát hiện sớm những vấn đề phát sinh, từ đó có thể giải quyết kịp thời trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. Phân tích dữ liệu giúp nhận diện những điểm cần cải thiện, từ đó đưa ra những biện pháp nâng cao hiệu suất làm việc. Báo cáo thường xuyên giúp đảm bảo tính minh bạch trong quản lý dự án, tạo sự tin tưởng từ các bên liên quan.

Áp dụng bốn cách quan trọng này khi quản lý tiến độ dự án - xác định nhiệm vụ ưu tiên, chia nhóm nhân viên phù hợp với kỹ năng, xây dựng thời gian dự phòng và quản lý rủi ro, thường xuyên kiểm tra và phân tích - sẽ giúp đảm bảo tiến độ dự án đúng thời gian. Quản lý dự án không chỉ đơn giản là hoàn thành các nhiệm vụ mà còn là việc đảm bảo mỗi bước đi đều được hoạch định và theo dõi một cách kỹ lưỡng. Với sự chuẩn bị và quản lý chặt chẽ, các dự án sẽ được thực hiện hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và đạt được thành công mong đợi.

>>> Làm chủ dự án với những kỹ năng này: 05 kỹ năng quản lý dự án bạn cần có để tiết kiệm thời gian

Tạm kết

Không cần phải quá tốn công thử cách này, cách kia, bị fomo giữa nhiều “tài liệu” quản lý. Điều chắc chắn nhất vẫn là làm tốt, đủ, theo sát những cách quản lý tiến độ dự án cơ bản. Nếu những bước cơ bản chưa hoàn chỉnh thì việc theo trào lưu sẽ khiến việc quản lý gặp nhiều khó khăn và trục trặc.

CloudGO hi vọng rằng, dù trong bất kỳ dự án nào, doanh nghiệp cũng sẽ từ từ đi theo những cơ bản nhất đến nâng cao để có thể kiểm soát được quá trình một cách tốt nhất.