Tăng sức mạnh cho thương hiệu khi marketer sử dụng email doanh nghiệp gửi tin đúng cách

Bạn biết không, mỗi ngày có đến 347 tỷ email được gửi đi trên toàn cầu. Con số khổng lồ này được đo lường từ Statista không chỉ là những dòng chữ, mà là hàng tỷ cơ hội để nắm bắt– hoặc để vụt mất trong mỗi ngày.

Trong dòng chảy ấy thì email doanh nghiệp giống như một một viên ngọc thô chưa được khai thác hoàn toàn. Nhiều marketer vẫn chỉ tập trung vào các chiến dịch quảng bá truyền thông trên các kênh mạng xã hội, website, hay các sự kiện doanh nghiệp mà đã vô tình bỏ qua cái mỏ kim cương đầy giá trị này.

Nhưng câu chuyện này không chỉ xoay quanh về những con số. Đây chính là câu chuyện về sự tin tưởng và tính chuyên nghiệp. Khi đối tác thấy email doanh nghiệp của bạn lọt trong hộp thư, đó không đơn thuần là một thông điệp - mà là một cái bắt tay uy tín trong không gian số.

Và, đã đến lúc chúng ta nhìn nhận lại: Email doanh nghiệp không chỉ là phương tiện giao tiếp – nó chính là tấm gương phản chiếu hình ảnh thương hiệu của bạn trong thị trường kinh doanh

>>>> Tham khảo ngay: Cách trình bày mẫu email gửi báo giá khách hàng chuyên nghiệp: Nâng cao tỷ lệ chốt sales

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là những email sử dụng đuôi tên miền riêng đại diện cho một công ty (ví dụ: support@cloudgo.vn). Loại email này thường được sử dụng để trao đổi thông tin và giao dịch, tạo sự trang trọng và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Khác với email doanh nghiệp, email cá nhân là dịch vụ miễn phí theo đuôi tên miền của nhà cung cấp như gmail.com, hotmail.com, yahoo.com.

Email doanh nghiệp là gì?

Mặc dù nhiều doanh nghiệp sử dụng loại email này để liên lạc, nhưng email doanh nghiệp vẫn được ưu tiên hơn vì tính chuyên nghiệp mà nó thể hiện.

Tầm quan trọng của email doanh nghiệp

Trong cuốn sách Email Marketing Rules, tác giả Chad S. White - chuyên gia hàng đầu về tiếp thị qua email - đã khẳng định:

"Email marketing không chỉ dừng lại ở bán hàng đó là cả một quá trình để xây dựng niềm tin và mối quan hệ bền chặt với khách hàng."

Vậy làm thế nào để chiến dịch email marketing đạt hiệu quả tối ưu? Liệu việc tập trung vào nội dung chất lượng đã thực sự đủ? Hãy đặt mình vào vị trí của người mua hàng. Giả sử bạn nhận được một email quảng cáo từ địa chỉ andynguyen@gmail.com, giới thiệu một mẫu áo mới kèm đường link mua hàng. Bạn có dám mở email đó không?

Tôi dám chắc 99% người dùng sẽ ngần ngại trước khi mở email như vậy. Lý do đơn giản: họ không biết người gửi là ai, Andy là người nào? Nhưng khi email đến từ thương hiệu uy tín như Dior, YSL thì tỷ lệ mở email sẽ cao hơn đáng kể. Muốn biết tại sao ư? Đó chính là tầm quan trọng của email doanh nghiệp.

Tạo dấu ấn cho sự đầu tư chuyên nghiệp

Việc sở hữu email doanh nghiệp là minh chứng cho sự đầu tư nghiêm túc vào hình ảnh thương hiệu. Nó không chỉ tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác, mà còn là một phần trong chiến lược xây dựng thương hiệu tổng thể.

Một ví dụ phải đề cập đến là Michael Jordan và Nike. Khi Nike ra mắt dòng sản phẩm Air Jordan, họ đã tạo ra một hệ sinh thái thương hiệu mạnh mẽ và nhất quán. Từ việc sử dụng logo Jumpman trên giày, quần áo, đến việc đồng bộ hóa các chiến dịch quảng cáo và sự hiện diện trên mạng xã hội, Nike đã xây dựng một thương hiệu dễ nhận biết và có sức ảnh hưởng vô cùng lớn.

Câu chuyện thương hiệu của Nike và Michael Jordan

Hiệu suất công việc: Từ rời rạc đến đồng bộ

Trong môi trường doanh nghiệp, việc sử dụng email cá nhân sẽ tạo ra sự rời rạc trong quy trình và thông tin. Khi một nhân viên dùng email cá nhân nghỉ việc, thông tin và liên hệ của họ có thể biến mất, gây gián đoạn cho công việc chung. Với những email doanh nghiệp, việc bàn giao và tiếp tục công việc sẽ diễn ra mượt mà, đảm bảo không có thông tin nào bị bỏ sót, vì đó là những nguồn tài nguyên công ty có thể kiểm soát

Các tập đoàn lớn đều sử dụng hệ thống email doanh nghiệp cho công ty của mình. Nhờ khả năng đồng bộ hóa với các công cụ quản lý, email doanh nghiệp giúp mọi người trong đội ngũ phối hợp chặt chẽ hơn, tạo ra một quy trình làm việc mạch lạc và nhất quán, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các lỗi sai sót trong trao đổi công việc.

Tính liên tục trong dịch vụ khách hàng không lo đứt gãy

Sử dụng email doanh nghiệp giúp duy trì mối liên hệ ổn định với khách hàng, ngay cả khi có thay đổi về nhân sự. Hãy tưởng tượng một khách hàng đang trao đổi với nhân viên qua email support@gmail.com và đột nhiên người này nghỉ việc. Rủi ro mất thông tin là rất cao, dẫn đến sự gián đoạn không đáng có trong dịch vụ khách hàng.

Với email doanh nghiệp, mọi liên hệ được lưu trữ và dễ dàng chuyển giao khi cần thiết, đảm bảo tính liên tục và liền mạch trong quá trình phục vụ khách hàng. Khách hàng không phải lo lắng về việc phải lặp lại thông tin hoặc bị đứt đoạn trong trao đổi, mang lại trải nghiệm thương hiệu chuyên nghiệp, xuyên suốt cho họ.

Dịch vụ khách hàng thực hiện liên tục

Quản lý chi phí đầu tư thông minh

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ do dự trước chi phí đầu tư email doanh nghiệp, nhưng đây thực sự là một quyết định đầu tư thông minh. So với chi phí khắc phục rủi ro từ việc sử dụng email cá nhân (như mất dữ liệu, rò rỉ thông tin, hay tổn thất khách hàng),việc đầu tư vào email doanh nghiệp mang lại ROI (Return on Investment) rõ ràng.

Theo báo cáo của Forrester Research, doanh nghiệp sử dụng email chuyên nghiệp tiết kiệm được trung bình 32% chi phí vận hành so với việc sử dụng email cá nhân rời rạc. Chi phí này đến từ việc giảm thiểu thời gian xử lý công việc, tăng tính bảo mật và đặc biệt là khả năng duy trì mối quan hệ khách hàng ổn định.

Tóm lại, email doanh nghiệp là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tăng cường lòng tin, tiếp cận và chăm sóc khách hàng hiệu quả.

>>>>> Vậy Triển khai Email Marketing Automation thì bắt đầu từ đâu?

Cách gửi email đúng cách khi sử dụng email doanh nghiệp tăng uy tín thương hiệu

Hiểu được tầm quan trọng của email doanh nghiệp, tiếp theo CloudGO sẽ mách bạn cách để viết và gửi email đến khách hàng giúp tăng cơ hội phản hồi lên đến 95%.

Cách gửi email doanh nghiệp đúng cách

1. Xây dựng cơ sở dữ liệu email khách hàng chất lượng

Trước khi bắt đầu bất kỳ chiến dịch email marketing nào, việc đầu tiên và quan trọng nhất là xây dựng được một cơ sở dữ liệu email chất lượng. Đây chính là nền tảng quyết định sự thành công của chiến lược email marketing của doanh nghiệp.

Tuyệt đối không nên mua danh sách email từ bên thứ ba, vì hành động này không chỉ vi phạm Nghị định 90/2008/NĐ-CP về chống thư rác tại Việt Nam mà còn làm giảm hiệu quả truyền thông. Thay vào đó, doanh nghiệp nên tập trung vào việc thu thập địa chỉ email một cách hợp pháp và có sự đồng thuận từ người dùng thông qua các form đăng ký trên website, thông tin khách hàng hiện tại, hoặc các chương trình khuyến mãi và sự kiện.

2. Thiết kế email chuyên nghiệp

Sau khi có được cơ sở dữ liệu email chất lượng, bước tiếp theo là tập trung vào việc thiết kế email một cách chuyên nghiệp, đòi hỏi sự chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất.

Một email doanh nghiệp chuyên nghiệp cần được thiết kế cẩn thận từ định dạng đến nội dung. Tên người gửi nên là tên công ty hoặc đại diện uy tín của doanh nghiệp. Tiêu đề email cần ngắn gọn, hấp dẫn nhưng không sử dụng chữ in hoa toàn bộ hoặc các ký tự đặc biệt không cần thiết.

>>>> Hỗ trợ bạn thiết kế email doanh nghiệp chuyên nghiệp, hiệu quả cùng Khiến khách hàng không thể “phớt lờ” bạn cùng 17 mẫu email gửi khách hàng đầy thu hút

3. Tìm hiểu và tuân thủ các quy định pháp lý

Tuân thủ các quy định pháp lý trong email marketing là điều bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp.

Để đảm bảo hoạt động email marketing tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần nắm rõ và thực hiện đúng các quy định về chống thư rác như Nghị định 90/2008/NĐ-CP tại Việt Nam hay CAN-SPAM Act của Hoa Kỳ (trong trường hợp gửi email doanh nghiệp cho khách hàng tại Mỹ).

4. Lựa chọn thời điểm gửi email phù hợp

Yếu tố thời gian đóng vai trò quan trọng không kém trong việc quyết định hiệu quả của email marketing. Lựa chọn đúng thời điểm gửi email sẽ giúp tăng đáng kể tỷ lệ mở email và tương tác từ người nhận.

Đối với email gửi cho doanh nghiệp (B2B),thời gian phù hợp nhất là từ thứ Ba đến thứ Năm, trong khoảng từ 9:30 sáng đến 3 giờ chiều. Còn đối với email gửi cho người tiêu dùng (B2C),nên chọn thời điểm cuối tuần, từ 5 giờ chiều đến 8 giờ tối.

5. Theo dõi và đánh giá hiệu quả

Để đảm bảo chiến dịch email marketing đạt hiệu quả cao, theo dõi và đánh giá thường xuyên là không thể thiếu, giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình và có những điều chỉnh kịp thời.

Khi bạn sử dụng các phần mềm email marketing chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu quả chiến dịch thông qua các chỉ số quan trọng như tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp chuột và tỷ lệ hủy đăng ký. Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược cho phù hợp với mục tiêu đề ra.

Với những hướng dẫn chi tiết trên, hy vọng các doanh nghiệp sẽ xây dựng được chiến lược email marketing hiệu quả, không chỉ giúp tăng tỷ lệ phản hồi từ khách hàng mà còn nâng cao uy tín thương hiệu trên thị trường.

Tổng hợp các công cụ hỗ trợ tạo, gửi email doanh nghiệp

Để hỗ trợ các doanh nghiệp chưa có email doanh nghiệp và còn băn khoăn về cách tạo hoặc mua email doanh nghiệp uy tín, chất lượng, chúng tôi xin giới thiệu đến bạn 3 lựa chọn hàng đầu sau đây:

1. Google Workspace (G Suite)

Google Workspace là giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp, cung cấp không chỉ dịch vụ email chuyên nghiệp mà còn tích hợp đầy đủ các công cụ làm việc hiện đại. Nền tảng này cho phép doanh nghiệp sử dụng email với tên miền riêng, tạo ấn tượng chuyên nghiệp với đối tác và khách hàng.

Đặc biệt, việc tích hợp mượt mà với các công cụ như Google Drive, Google Docs, và Google Meet giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất của toàn tổ chức, trong khi vẫn đảm bảo tiêu chuẩn bảo mật cao nhất cho dữ liệu doanh nghiệp.

Nền tảng google workspace

2. Microsoft 365 (Outlook)

Microsoft 365 là một hệ sinh thái email và công cụ văn phòng đa năng, được thiết kế đặc biệt cho môi trường doanh nghiệp. Khi mua email doanh nghiệp tại đây, nền tảng không chỉ cung cấp dịch vụ email chuyên nghiệp với tên miền riêng mà còn tích hợp hoàn hảo với bộ ứng dụng Office quen thuộc như Word, Excel và PowerPoint.

Điểm nổi bật của Microsoft 365 là khả năng bảo mật đa lớp, cùng với tính năng làm việc nhóm hiệu quả thông qua Microsoft Teams, cho phép doanh nghiệp vận hành mượt mà và an toàn trong môi trường số.

Tạo email doanh nghiệp từ Outlook

3. Zoho Mail

Zoho Mail là giải pháp email doanh nghiệp chi phí hợp lý, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Khi mua email doanh nghiệp tại Zoho, sẽ được đi kèm với khả năng tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng Zoho khác như CRM và Projects.

Với giao diện người dùng thân thiện, tính năng bảo mật cao và khả năng quản lý dễ dàng, Zoho Mail là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp muốn có giải pháp email chuyên nghiệp mà không cần đầu tư quá nhiều chi phí.

Mua email doanh nghiệp miễn phí cho quy mô nhỏ với Zoho

Mọi doanh nghiệp đều cần sở hữu một email riêng. Đừng chần chừ – dù bạn có ít khách hàng hay chưa có kế hoạch thực hiện email marketing, email doanh nghiệp vẫn là yếu tố chắc chắn cần thiết phải có.

>>>> Đừng lướt qua: 7 lợi ích Email Marketing đối với doanh nghiệp

Tăng uy tín, độ phủ thương hiệu khi kết hợp email doanh nghiệp với phần mềm email marketing CloudMAIL

Hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp không chỉ đến từ sản phẩm tốt, mà còn từ cách bạn giao tiếp với khách hàng. Với CloudMAIL, việc tạo những email marketing trở nên đơn giản và thiết thực hơn.

Bạn không cần phải thuê thiết kế riêng hay đau đầu với các công cụ phức tạp. Chỉ cần vài thao tác kéo thả, bạn đã có ngay một email marketing chỉn chu, với nội dung và hình ảnh phù hợp cho từng nhóm khách hàng. Quan trọng hơn, các email này có tỷ lệ vào spam thấp hơn đáng kể so với việc gửi từ các nền tảng email thông thường.

CloudMAIL cung cấp cho bạn cái nhìn thực tế về hiệu quả chiến dịch thông qua các số liệu cụ thể. Bạn biết được bao nhiêu người đã mở email, ai quan tâm đến sản phẩm nào, thậm chí là thời điểm nào khách hàng thường đọc email của bạn.

Từ những thông tin này, bạn có thể điều chỉnh chiến lược tiếp cận phù hợp hơn, tiết kiệm thời gian và ngân sách marketing cho doanh nghiệp. Đây chính là cách CloudMAIL giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.

Tạm kết

Tóm lại, Email doanh nghiệp không dừng lại ở khái niệm một công cụ giao tiếp đơn thuần mà đã trở thành tài sản không thể thiếu của mọi doanh nghiệp trong thời đại ngày nay. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa tiềm năng của email, hãy tích hợp với các giải pháp email marketing chuyên nghiệp để: biến mỗi email thành cơ hội tương tác, mỗi chiến dịch thành nguồn doanh thu và đưa thương hiệu của bạn tiến xa hơn trên thị trường.

Tìm hiểu về Email Marketing với những bài viết sau:

1. Các loại Email Marketing được sử dụng phổ biến hiện nay

2. 5 dấu hiệu cho thấy đã đến lúc cần thay đổi hệ thống Tiếp thị tự động

3. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Email Marketing mà bạn phải biết

4. Top 5 công cụ Email Automation tốt nhất thế giới