Email doanh nghiệp là gì? Các loại Email doanh nghiệp hiện nay

Bạn đã bao giờ nhận được một báo giá quan trọng từ địa chỉ email có dạng congtyXYZ@gmail.com và cảm thấy thiếu tin cậy chưa? Đây là tình huống phổ biến làm giảm đi sự chuyên nghiệp và uy tín thương hiệu trong mắt khách hàng. Việc sử dụng email doanh nghiệp với tên miền riêng (ví dụ: tennhanvien@tencongty.com) không chỉ giải quyết vấn đề này, mà còn là bước đi nền tảng để xây dựng hình ảnh thương hiệu nhất quán, tăng cường bảo mật và quản lý công việc hiệu quả.

Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về email doanh nghiệp. Đồng thời, chúng ta sẽ cùng đánh giá 6 loại dịch vụ phổ biến nhất hiện nay như Google Workspace, Microsoft Exchange và hướng dẫn bạn cách tạo email chuyên nghiệp nhanh chóng.

1. Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là dịch vụ thư điện tử được xây dựng dựa tên miền riêng của một công ty hay tổ chức (ví dụ: tennhanvien@tencongty.com). Dịch vụ này được thiết kế dành riêng cho các tổ chức, doanh nghiệp nhằm mục đích trao đổi thông tin nội bộ, giao dịch với khách hàng và đối tác một cách chuyên nghiệp. Nó không chỉ cung cấp tính năng gửi và nhận thư cơ bản mà còn đi kèm với các công cụ nâng cao như lịch làm việc, quản lý danh bạ, dung lượng lưu trữ lớn và đặc biệt là các lớp bảo mật mạnh mẽ.

Sự khác biệt cốt lõi so với email cá nhân nằm ở tính sở hữu và mức độ uy tín. Email cá nhân (ví dụ: nguyenvana@gmail.com) thường dùng cho mục đích cá nhân và không thể hiện sự gắn kết với một tổ chức cụ thể. Ngược lại, Email doanh nghiệp được xem là một tài sản của công ty, thể hiện quyền sở hữu và kiểm soát đối với toàn bộ dữ liệu giao dịch – đặc biệt khi sử dụng trong các tình huống như gửi báo giá khách hàng qua email.

Email Doanh nghiệp sẽ giúp tăng độ uy tín và nhận diện thương hiệu tốt hơn

2. Ưu điểm của Email Doanh nghiệp khi được sử dụng trong Doanh nghiệp

Việc đầu tư vào một hệ thống email doanh nghiệp chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích chiến lược, tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và hình ảnh của công ty. Để hiểu rõ hơn, dưới đây là 7 ưu điểm vượt trội mà Email doanh nghiệp mang lại:

• Tăng độ uy tín, chuyên nghiệp: Sử dụng email với tên miền riêng ngay lập tức tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp – và nếu bạn chưa hiểu rõ email marketing là gì, hãy tham khảo để thấy rõ mối liên hệ với chiến lược thương hiệu.
• Tăng độ nhận diện thương hiệu: Mỗi email được gửi đi đều mang theo tên miền của công ty, góp phần quảng bá thương hiệu một cách tự nhiên và liên tục.
• Hạn chế email rác, spam email: Các nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp thường tích hợp hệ thống lọc spam và virus nhiều lớp, giúp bảo vệ hộp thư của người dùng khỏi các mối đe dọa và thư không mong muốn.
• Tăng độ bảo mật thông tin: Doanh nghiệp có toàn quyền quản lý, thiết lập chính sách bảo mật, mã hóa dữ liệu và thu hồi quyền truy cập khi nhân viên nghỉ việc, đảm bảo an toàn cho các thông tin nhạy cảm.
• Dễ theo dõi và quản lý: Người quản trị có thể dễ dàng tạo, xóa, chỉnh sửa tài khoản người dùng, thiết lập các nhóm email (ví dụ: kinhdoanh@, ketoan@) để phân luồng công việc hiệu quả.
• Chi phí phù hợp: So với những lợi ích to lớn về thương hiệu, bảo mật và hiệu suất, chi phí để duy trì một hệ thống email doanh nghiệp là vô cùng hợp lý và có nhiều gói dịch vụ để lựa chọn.
• Tương thích được với nhiều thiết bị: Dễ dàng truy cập, đồng bộ hóa email, lịch và danh bạ trên nhiều nền tảng từ máy tính, trình duyệt web đến các thiết bị di động.

Mang lại 7 lợi ích lớn khi doanh nghiệp sử dụng Email có tên miền riêng

3. 6 loại Email doanh nghiệp phổ biến hiện nay

Trên thị trường hiện nay có đa dạng các nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp, mỗi giải pháp đều có những ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với các quy mô và nhu cầu sử dụng khác nhau. Dưới đây là 6 loại email doanh nghiệp phổ biến và được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng:

Google Workspace

Google Workspace (trước đây là G Suite),được phát hành bởi Google, là một bộ công cụ làm việc trực tuyến toàn diện mà trong đó Gmail cho doanh nghiệp là cốt lõi. Giải pháp này nổi bật với giao diện quen thuộc, dễ sử dụng và khả năng tích hợp sâu với các ứng dụng khác như Google Drive, Docs, Sheets, và Calendar. Nó hỗ trợ doanh nghiệp tối đa trong việc cộng tác theo thời gian thực, lưu trữ an toàn và quản lý công việc hiệu quả. Google Workspace cung cấp nhiều gói dịch vụ trả phí với các mức dung lượng và tính năng khác nhau, phù hợp từ cá nhân kinh doanh đến các tập đoàn lớn.

Email Google Workspace

Microsoft Exchange

Microsoft Exchange là một trong những nền tảng email máy chủ phổ biến và mạnh mẽ nhất thế giới, là xương sống cho dịch vụ Microsoft 365 Business. Được phát triển bởi Microsoft, Exchange nổi tiếng với độ bảo mật cấp doanh nghiệp, khả năng quản trị chuyên sâu và độ tin cậy cao. Các tính năng nổi bật bao gồm lịch làm việc và chia sẻ tài nguyên thông minh, hộp thư chung, chính sách ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP) và khả năng lưu trữ, tuân thủ pháp lý. Microsoft Exchange đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp có yêu cầu cao về quản lý và bảo mật.

Microsoft Exchange

Zoho Mail

Zoho Mail là một giải pháp email doanh nghiệp an toàn và giá cả phải chăng, nằm trong hệ sinh thái hơn 40 ứng dụng kinh doanh của Zoho. Điểm mạnh của Zoho Mail là sự tập trung vào quyền riêng tư của người dùng (cam kết không có quảng cáo) và cung cấp một bộ công cụ cộng tác tích hợp (Zoho Streams) giúp thay đổi cách làm việc truyền thống qua email. Zoho Mail cungg cấp một gói miễn phí vĩnh viễn (Forever Free Plan) cho tối đa 5 người dùng, là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc startup mới bắt đầu.

Zoho Mail

Mdaemon

MDaemon là một giải pháp máy chủ email (Email Server) được cài đặt trực tiếp trên máy chủ của doanh nghiệp (on-premise) hoặc trên đám mây, được phát triển bởi MDaemon Technologies. Đây là một lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn toàn quyền kiểm soát hệ thống email của mình mà không phụ thuộc vào các nhà cung cấp lớn. MDaemon nổi bật với chi phí hợp lý, giao diện quản trị đơn giản, tính năng bảo mật mạnh mẽ tích hợp (như chống spam, chống virus) và công cụ di chuyển dữ liệu từ Microsoft Exchange một cách dễ dàng.

Mdaemon

Bizfly Business Email

Bizfly Business Email là một dịch vụ email cho doanh nghiệp được phát triển bởi VCCorp, một công ty công nghệ lớn tại Việt Nam. Giải pháp này được thiết kế để tối ưu cho thị trường trong nước với hệ thống máy chủ đặt tại Việt Nam, đảm bảo tốc độ gửi/nhận email nhanh chóng và ổn định. Ưu điểm của Bizfly là không giới hạn số lượng tài khoản người dùng, giao diện webmail thân thiện, tùy biến linh hoạt và đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật 24/7. Đây là lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp Việt Nam ưu tiên về tốc độ và sự hỗ trợ tại chỗ.

Bizfly Business Email

Server Mail từ Zimbra

Zimbra Collaboration Suite là một nền tảng email và cộng tác mã nguồn mở, cho phép doanh nghiệp triển khai hệ thống email trên máy chủ riêng (on-premise) hoặc sử dụng dịch vụ từ các nhà cung cấp hosting. Zimbra cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết như email, danh bạ, lịch, quản lý tác vụ và chia sẻ tài liệu. Ưu điểm lớn nhất của Zimbra là tính linh hoạt, khả năng tùy biến cao và chi phí hiệu quả, đặc biệt là với phiên bản mã nguồn mở miễn phí. Nó phù hợp cho các tổ chức có đội ngũ kỹ thuật và muốn xây dựng một hệ thống tùy chỉnh theo nhu cầu riêng.

Server Mail từ Zimbra

4. CloudMAIL - Giải pháp tích hợp Email Doanh nghiệp và tiếp thị bằng Email tự động

Sở hữu một email doanh nghiệp chuyên nghiệp là bước đầu tiên. Để tối ưu hóa sức mạnh của nó trong hoạt động marketing và chăm sóc khách hàng, việc tích hợp với một nền tảng Email Marketing tự động như CloudMAIL là bước đi chiến lược tiếp theo. CloudMAIL là giải pháp được phát triển bởi CloudGO, giúp doanh nghiệp tự động hóa các chiến dịch email một cách hiệu quả. Việc kết hợp Email doanh nghiệp của bạn với CloudMAIL mang lại những lợi ích vượt trội:

• Gửi email hàng loạt chuyên nghiệp: Gửi email hàng loạt chuyên nghiệp: Gửi thông báo, chương trình khuyến mãi đến hàng ngàn khách hàng với địa chỉ email thương hiệu của bạn nhờ vào tool phần mềm email marketing chuyên dụng.
• Tự động hóa theo kịch bản: Thiết lập các chuỗi email chăm sóc khách hàng tự động khi họ đăng ký, mua hàng hoặc bỏ quên giỏ hàng.
• Cá nhân hóa nội dung: Dễ dàng chèn tên khách hàng và các thông tin liên quan khác để tăng tỷ lệ mở và tương tác.
• Đo lường và phân tích chi tiết: Theo dõi các chỉ số quan trọng như tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp chuột, tỷ lệ hủy đăng ký để tối ưu hóa các chiến dịch trong tương lai.

Bằng cách tích hợp email doanh nghiệp uy tín với các phần mềm gửi email marketing tự động như CloudMAIL, bạn có thể xây dựng các hành trình khách hàng hiệu quả và tăng doanh số.

Để tìm hiểu chi tiết hơn về giải pháp tích hợp này, hãy liên hệ ngay với đội ngũ của CloudGO!

CloudMAIL - Giải pháp tích hợp Email Doanh nghiệp và tiếp thị bằng Email tự động

5. Tiêu chí chọn dịch vụ Email Doanh nghiệp

Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ email phù hợp là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng lâu dài đến hoạt động của doanh nghiệp. Để đảm bảo bạn có được một giải pháp tối ưu, hãy cân nhắc kỹ lưỡng các tiêu chí quan trọng sau đây trước khi đưa ra quyết định. Dưới đây là các yếu tố then chốt bạn cần xem xét:

• Quyền riêng tư và tính bảo mật: Nhà cung cấp có các biện pháp bảo mật nào? (mã hóa đầu cuối, xác thực hai yếu tố, chống spam/virus, tuân thủ GDPR).
• Dung lượng lưu trữ: Dung lượng cung cấp cho mỗi người dùng là bao nhiêu? Có dễ dàng nâng cấp khi cần thiết không?
• Khả năng tương thích và tích hợp: Dịch vụ có hoạt động tốt trên các nền tảng (Outlook, Apple Mail) và thiết bị di động không? Có khả năng tích hợp với các phần mềm khác (CRM, ERP) không?
• Khả năng tùy biến và linh hoạt: Giao diện có dễ sử dụng không? Quản trị viên có thể tùy chỉnh các chính sách và quy tắc cho toàn hệ thống không?
• Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật: Kênh hỗ trợ là gì (điện thoại, email, chat)? Thời gian phản hồi có nhanh không và có hỗ trợ 24/7 không?
• Tốc độ gửi và nhận email: Cam kết về thời gian hoạt động (uptime) là bao nhiêu? Máy chủ đặt ở đâu, có ảnh hưởng đến tốc độ truy cập không?
• Chi phí và các tính năng đi kèm: Mức giá có phù hợp với ngân sách không? Ngoài email, gói dịch vụ còn bao gồm các công cụ làm việc nhóm, lưu trữ đám mây hay ứng dụng văn phòng nào khác không?

Có 7 tiêu chí cần lưu ý khi chọn dịch vụ Email Doanh nghiệp

6. Cách tạo Email Doanh nghiệp chuyên nghiệp và nhanh chóng

Tạo một hệ thống email doanh nghiệp giờ đây đã trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Hầu hết các nhà cung cấp đều có quy trình hướng dẫn chi tiết, giúp bạn thiết lập chỉ trong vài bước cơ bản. Dưới đây là quy trình 5 bước để bạn có thể sở hữu email theo tên miền riêng của mình:

• Bước 1: Xác định và đăng ký tên miền (Domain)

Tên miền là địa chỉ website của bạn (ví dụ: cloudgo.vn). Nếu chưa có, bạn cần mua một tên miền từ các nhà đăng ký – đây cũng là bước đầu để bắt đầu thu thập email khách hàng hiệu quả qua các biểu mẫu hoặc website.

• Bước 2: Chọn nhà cung cấp dịch vụ Email doanh nghiệp

Dựa vào các tiêu chí đã nêu ở trên (như Google, Microsoft, Zoho hoặc một nhà cung cấp trong nước),hãy chọn một gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn.

• Bước 3: Đăng ký dịch vụ và xác thực tên miền

Sau khi đăng ký, nhà cung cấp sẽ yêu cầu bạn xác thực quyền sở hữu tên miền. Thao tác này thường bao gồm việc thêm một vài bản ghi (như MX, SPF, DKIM) vào phần quản trị DNS của tên miền.

• Bước 4: Thiết lập tài khoản và quản lý

Khi tên miền đã được xác thực, bạn có thể bắt đầu tạo các tài khoản email cho nhân viên (ví dụ: lan.nguyen@congty.com, phong.kinhdoanh@congty.com) và phân quyền quản lý.

• Bước 5: Kích hoạt sao lưu và sử dụng

Cấu hình email trên các ứng dụng như Outlook, Gmail trên điện thoại hoặc sử dụng giao diện webmail của nhà cung cấp. Đừng quên kích hoạt các tính năng sao lưu để bảo vệ dữ liệu.

Quy trình tạo Email Doanh nghiệp có 5 bước

7. Câu hỏi thường gặp

Khi chuyển đổi sang sử dụng email doanh nghiệp, nhiều người dùng thường có những thắc mắc ban đầu. Dưới đây là giải đáp cho một số câu hỏi phổ biến nhất.

Tôi có thể tùy chỉnh chữ ký email doanh nghiệp không?

Hầu hết các nền tảng email doanh nghiệp đều cho phép tạo và tùy chỉnh chữ ký chuyên nghiệp một cách dễ dàng. Người dùng có thể thêm vào logo công ty, họ tên, chức vụ, số điện thoại, website và các liên kết mạng xã hội để tăng tính nhận diện thương hiệu.

Email doanh nghiệp có tích hợp CRM được không?

Một số phần mềm như CloudMAIL cho phép tích hợp Email doanh nghiệp trực tiếp hoặc thông qua các tiện ích mở rộng với các phần mềm CRM phổ biến, giúp đồng bộ hóa dữ liệu khách hàng và lịch sử giao dịch một cách liền mạch.

Tôi có thể đăng ký email doanh nghiệp trong bao lâu?

Quá trình đăng ký và thiết lập rất nhanh chóng nhưng sẽ phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ và gói dịch vụ bạn chọn Nếu bạn đã sở hữu sẵn một tên miền, việc cấu hình và kích hoạt các tài khoản email doanh nghiệp đầu tiên thường chỉ mất khoảng 10 đến 30 phút.

Hy vọng rằng bài viết đã cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan, giúp bạn hiểu rõ tầm quan trọng của email doanh nghiệp, phân biệt được các nhà cung cấp phổ biến và nắm được cách thiết lập một hệ thống chuyên nghiệp. Việc đầu tư vào email theo tên miền riêng không chỉ là một khoản chi phí, mà là một quyết định chiến lược mang lại giá trị lâu dài cho uy tín và sự phát triển của thương hiệu.

Nếu bạn đã sẵn sàng nâng tầm giao tiếp chuyên nghiệp hoặc cần tư vấn về giải pháp tích hợp email marketing tự động CloudMAIL, hãy liên hệ ngay với đội ngũ của CloudGO để được hỗ trợ và tìm ra lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp mình.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website:https://cloudgo.vn/