01/12/2025 8.293 lượt xem

9 bước triển khai Email Marketing để Chăm sóc khách hàng hiệu quả

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt ngày nay, Email Marketing vẫn là một trong những kênh giao tiếp trực tiếp và cá nhân hóa nhất, mang lại tỷ lệ hoàn vốn (ROI) cao vượt trội. Tuy nhiên, để chiến dịch Email không bị nhầm lẫn với "Email Spam", nó đòi hỏi một quy trình bài bản, được xây dựng dựa trên mục tiêu rõ ràng và sự thấu hiểu sâu sắc về khách hàng.

Bài viết này sẽ hệ thống hóa toàn bộ quá trình đó thành 9 bước triển khai Email Marketing chi tiết. Từ việc xác định mục tiêu kinh doanh đến việc tối ưu hóa nội dung bằng A/B Testing, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng một chiến lược hiệu quả để chăm sóc, nuôi dưỡng và thúc đẩy khách hàng mua hàng một cách tự động và chuyên nghiệp.

9 Bước triển khai Email Marketing

1. Bước 1. Xác định mục tiêu chiến dịch

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình triển khai chiến dịch Marketing hiệu quả. Bởi nếu không có mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu thì chiến dịch của bạn sẽ chẳng thể tạo ra được giá trị.

Email Marketing khác với Email Spam ở điểm Email Marketing không phải là một chiến dịch gửi Email hàng loạt đến tất cả những tập Email mà bạn có rồi sau đó mong chờ họ nhấn mở Email của bạn. Mà mỗi chiến dịch Email Marketing đều cần có mục tiêu cụ thể cho mỗi tập đối tượng khách hàng khác nhau. Một số mục tiêu chiến dịch bạn có thể tham khảo như:

Chăm sóc, nuôi dưỡng khách hàng mới: Với chiến dịch này bạn cần gửi những Email mang tính giới thiệu về doanh nghiệp và sản phẩm/ dịch vụ nhằm tăng nhận thức của họ về bạn.
Xây dựng mối quan hệ với khách hàng: Tăng cường tương tác, tạo dựng mối quan hệ của bạn với khách hàng bằng những Email có nội dung chất lượng hoặc mời họ tham dự những hội thảo, webinars,...
Nuôi dưỡng và thúc đẩy mua hàng: Gửi những Email có giá trị cao, được cá nhân hóa, đáp ứng đúng nhu cầu hoặc giải quyết được các vấn đề mà khách hàng đang gặp phải.
Thúc đẩy tương tác của khách hàng: Có những người đăng ký nhận Email từ bạn nhưng lại chẳng tương tác gì với bạn. Lúc này bạn cần đặt ra mục tiêu thúc đẩy sự tương tác của họ thông qua những Email với tiêu đề hấp dẫn, thôi thúc về mặt thời gian hoặc những chương trình khuyến mãi.

Xác định mục tiêu chiến dịch

2. Bước 2. Phân loại khách hàng mục tiêu

Sau khi đã có cho mình một tập Email chất lượng, bạn hãy phân loại chúng thành những tập nhỏ hơn một cách cụ thể và rõ ràng nhất. Càng phân loại rõ ràng thì mức độ cá nhân hóa và chạm đến insight của khách hàng càng dễ dàng.

Một số gợi ý về việc phân loại khách hàng phổ biến là:

Theo nhân khẩu học: giới tính, độ tuổi, vị trí địa lý, nghề nghiệp…
Theo mong muốn, nhu cầu, vấn đề họ đang gặp phải
Theo mức độ quan tâm đến sản phẩm/ dịch vụ của bạn
Theo nguồn mà họ đến với bạn
Theo mức độ và hành vi tương tác của họ với Email của bạn

Tuy nhiên, việc phân loại khách hàng một cách thủ công thường tốn kém khá nhiều về mặt thời gian, đặc biệt là khi bạn phân loại bằng Excel. Do đó, việc lựa chọn một công cụ Email Marketing có hỗ trợ phân loại khách hàng tự động là một gợi ý bạn nên cân nhắc.

Phân loại khách hàng tự động với Mautic

3. Bước 3. Thu thập danh sách Email chất lượng

Đây là bước ưu tiên hàng đầu để chuẩn bị cho một chiến lược Email Marketing và nếu như không thực hiện bước này thì bạn sẽ chẳng thể thực hiện những bước tiếp theo. Không có một danh sách Email chất lượng thì dù có một chiến lược chi tiết đến đâu, công cụ hỗ trợ mạnh mẽ đến mấy thì cũng vô ích.

Vậy làm thế nào để thu thập cho riêng mình một danh sách Email chất lượng? Cùng tham khảo những phương pháp phổ biến dưới đây.

Inbound Marketing: thông qua những chiến dịch tặng các nội dung giá trị và miễn phí như Ebook, tài liệu, kinh nghiệm, mẹo vặt, Video hướng dẫn, Webinars, phiếu giảm giá…
Website, Landing page: Popup riêng cho từng nhóm chủ đề khác nhau, Form đăng ký ở trang Blog, Form đăng ký trong từng bài viết, Form đăng ký trên những Landing Page…
Mạng xã hội: Facebook, Zalo, Tiktok, Instagram, Linkedin…
Quảng cáo: Google Ads, Facebook Ads, Native Ads…
Tận dụng tập khách hàng cũ, khách hàng đã từng mua hàng.

Một điều bạn cần lưu ý là hãy hạn chế tối đa việc mua các tập Email có sẵn được rao bán vì số lượng Email còn sống sẽ rất ít và bạn rất dễ bị đưa vào blacklist.

Thu thập danh sách Email chất lượng

4. Bước 4. Lập kế hoạch triển khai Email Marketing

Sau khi đã phân loại được tập Email chất lượng, xác định được mục tiêu chiến dịch ứng với từng tập khách hàng cũng như là nắm bắt được hành trình khách hàng, bước tiếp theo hãy xây dựng cho mình một bản kế hoạch hoàn chỉnh và cụ thể nhất.

Các thông tin chính cho một bản kế hoạch Email Marketing bao gồm:

Tập đối tượng hướng đến
Tiêu đề Email, nội dung chính của Email, mẫu Email đã tạo
Ngày gửi, tần suất gửi
Thử nghiệm A/B Testing và kết quả
Kết quả gửi Email: số email đã gửi, đã mở, số click, số chuyển đổi…

Lập kế hoạch triển khai Email Marketing

5. Bước 5. Lựa chọn công cụ Email Marketing Automation

Sau khi đã chuẩn bị một bản kế hoạch thật hoàn chỉnh, bước tiếp theo hãy lựa chọn cho doanh nghiệp mình một giải pháp Email Marketing Automation để quá trình triển khai được tốt nhất, tiết kiệm được nhiều thời gian, nhân lực và chi phí.

Nếu bạn chưa biết chọn giải pháp nào thì CloudGO gợi ý đến bạn Mautic - Giải pháp Marketing Automation toàn diện cho mọi doanh nghiệp. Bạn sẽ tìm thấy rất nhiều tính năng hữu ích có thể kể đến như:

Tự động phân loại khách hàng
Xây dựng các kịch bản tiếp thị, chăm sóc và nuôi dưỡng khách hàng một cách tự động
Cá nhân hóa nội dung Email
Theo dõi hành vi khách hàng: Đã truy cập trang nào, sản phẩm nào trên Website, đã click vào những link gì…
Lead Scoring - chấm điểm tiềm năng tự động (ví dụ: mở mail +10 điểm, download tài liệu +10 điểm…)

Lựa chọn công cụ Email Marketing Automation

6. Bước 6. Thiết kế Email hấp dẫn và thu hút

Một khi đã làm Email Marketing thì chắc chắn bạn không thể bỏ qua bước thiết kế cho mình những mẫu Email Template thật hấp dẫn và thu hút người nhận. Tham khảo những tiêu chí cơ bản của một Email Template chuẩn, thu hút người nhận:

Tiêu đề hấp dẫn, kích thích: Tiêu đề là điểm chạm đầu tiên quyết định khách hàng tiềm năng của bạn có mở Email của bạn không, vì vậy hãy đặt một tiêu đề thật thú hút sẽ giúp tăng tỷ lệ mở Email của bạn lên rất nhiều đấy.
Nội dung chất lượng kèm CTA: Một nội dung Email chất lượng, mang lại giá trị cho khách hàng tiềm năng của bạn sẽ giúp khiến họ đọc Email của bạn và click vào Call to Action (CTA) được đặt trong Email.
Cá nhân hóa nội dung Email: Dựa vào những tập khách hàng mục tiêu đã được phân loại ở bước 2, hãy gửi những Email cá nhân hóa nội dung đến từng tập đối tượng đó. Thậm chí, hãy cá nhân đến từng Email một bằng cách chèn thông tin của họ vào, chẳng hạn “Anh Nguyễn Văn A thân mến,...”
Email đẹp, chuyên nghiệp: Đa số các công cụ Email Marketing như Mautic đều có sẵn những mẫu Email được thiết kế sẵn với hình thức rất đẹp và chuyên nghiệp nên tiêu chí này bạn không cần phải lo lắng khi bạn không biết gì về lập trình.
Tương thích với điện thoại di động: Tỷ lệ mở Email trên di động là 66% gấp 2,5 lần so với Webmail hay Desktop, do đó hãy đảm bảo rằng Email của bạn hiển thị tốt trên các thiết bị di động.
Hủy đăng ký (Unsubscribe): Đừng quên đính kèm một liên kết giúp khách hàng hủy đăng ký dù bạn muốn hay không, đây cũng là cơ hội để bạn có thể lấy ý kiến khách hàng những điểm bạn cần cải thiện trước khi họ nhấn hủy đăng ký.

Thiết kế Email hấp dẫn và thu hút

7. Bước 7. Thiết lập thời gian gửi Email

Thời gian và chiến thuật gửi ảnh hưởng trực tiếp đến việc email có vào Inbox hay không.

Phân tích dữ liệu hiện có: Sử dụng báo cáo của ESP để xem thời điểm nào khách hàng của bạn có Open Rate và CTR cao nhất trong quá khứ.
Gửi theo múi giờ địa lý: Nếu danh sách khách hàng trải rộng, hãy sử dụng tính năng "Gửi theo múi giờ địa phương của người nhận" (Send Time Optimization) của ESP.
Tính toán tần suất gửi: Đối với IP mới, cần làm nóng địa chỉ IP (IP Warming) bằng cách gửi số lượng nhỏ, tăng dần theo thời gian. Tránh gửi ồ ạt sau một thời gian dài im lặng.

Thiết lập thời gian gửi Email

8. Bước 8. Thử nghiệm A/B Test và tối ưu

A/B Test là phương pháp đơn giản và hiệu quả nhất để tối ưu chiến dịch Email của bạn thông qua việc tìm ra thiết kế Email nào tốt nhất và hiệu quả nhất.

Hiểu đơn giản A/B Test sẽ giúp bạn gửi đi 2 hoặc nhiều hơn những thiết kế Email cho cùng một chiến dịch và đưa ra kết quả thống kê về tỉ lệ tương tác, hiệu quả của từng mẫu Email để bạn có thể chọn ra mẫu Email tốt nhất cho chiến dịch đó. A/B Test sẽ giúp bạn kiểm tra tỉ lệ tương tác với Email của bạn thông qua các yếu tố như: Tiêu đề, nội dung, tỷ lệ mở Email, tỉ lệ click vào link, tỉ lệ hủy đăng ký , CTA, kiểu chữ, hình ảnh…

Những công cụ Email Marketing hiện tại như Mautic đều sẽ hỗ trợ bạn thực hiện A/B Test một cách dễ dàng.

Thử nghiệm A/B Test và tối ưu

9. Bước 9. Theo dõi và đánh giá hiệu quả

Bước cuối cùng của quá trình triển khai Email Marketing chính là theo dõi và đánh giá kết quả của từng chiến dịch để từ đó có thể chỉnh sửa, thay đổi phù hợp nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất.

Những tiêu chí mà bạn cần theo dõi thường xuyên và không thể bỏ qua bao gồm:

Số lượt / tỉ lệ nhận Email
Số lượt / tỉ lệ mở Email
Số lượt / tỉ lệ click vào link
Số lượt / tỉ lệ chuyển đổi
Số lượt / tỉ lệ hủy đăng ký

Theo dõi và đánh giá hiệu quả

Triển khai Email Marketing hiệu quả không chỉ nằm ở nội dung hấp dẫn, mà còn phụ thuộc vào chiến lược, công cụ và khả năng phân tích xuyên suốt cả quá trình. Khi doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ 9 bước từ thu thập danh sách, phân loại, cá nhân hóa cho đến A/B Test và theo dõi chỉ số, hiệu quả chăm sóc khách hàng sẽ tăng trưởng rõ rệt. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tự động hóa mạnh mẽ để tối ưu toàn bộ quy trình, các nền tảng Marketing Automation như Mautic by CloudGO sẽ là lựa chọn đáng cân nhắc.

CloudGO - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn