10+ Mẫu bảng lương nhân viên mới nhất Excel + Word (Tải miễn phí)

Bạn vẫn đang mất hàng giờ liền để chốt lương thủ công, sửa đi sửa lại vì sai sót? Chỉ cần vài cú click, mọi thứ có thể tự động và chính xác 100%. Bảng lương không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là công cụ quản trị chi phí nhân sự mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp minh bạch chính sách lương thưởng và tăng sự hài lòng của nhân viên. Một bảng lương chuẩn còn hỗ trợ kế toán quyết toán thuế nhanh chóng, phòng HCNS theo dõi thu nhập chính xác và nhân viên dễ dàng vay vốn ngân hàng, làm bảo hiểm.

Trong bài viết này, chúng tôi tổng hợp 10 mẫu bảng lương Excel & Word mới nhất miễn phí, dễ chỉnh sửa, phù hợp mọi loại hình doanh nghiệp (từ công ty nhỏ đến tập đoàn lớn). Tải về dùng ngay!

1. Tại sao phải làm bảng lương cho nhân viên?

Bảng lương không chỉ là tài liệu kế toán thông thường mà là công cụ chiến lược, thể hiện mức độ chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Cụ thể:

1. Đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động và thuế: Là chứng từ bắt buộc theo Bộ luật Lao động 2019 (sửa đổi),Nghị định 145/2020/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn. Bảng lương là căn cứ để kê khai, nộp thuế TNCN, BHXH, BHYT, BHTN và giải quyết tranh chấp lao động, và là cơ sở để doanh nghiệp cung cấp mẫu xác nhận lương cho nhân viên khi cần các thủ tục bên ngoài.
2. Xây dựng sự minh bạch và công bằng nội bộ: Nhân viên nắm rõ cấu trúc thu nhập (lương gross/net, phụ cấp, thưởng, các khoản khấu trừ),từ đó củng cố niềm tin và giảm thiểu khiếu nại.
3. Hỗ trợ thu hút và giữ chân nhân tài: Chính sách lương thưởng rõ ràng, cạnh tranh là lợi thế lớn trong cuộc chiến nhân sự hiện nay.
4. Công cụ phân tích và tối ưu chi phí nhân sự: Giúp lãnh đạo theo dõi tỷ lệ quỹ lương/doanh thu, hiệu quả lao động từng phòng ban, từ đó đưa ra quyết định điều chỉnh kịp thời.

Vì vậy, việc xây dựng bảng lương chuẩn không chỉ là nghĩa vụ mà còn là lợi thế cạnh tranh bền vững.

Lý do phải làm bảng lương cho nhân viên

2. Những nội dung cơ bản có trong bảng lương nhân viên

Để bảng lương vừa đúng luật, vừa chuyên nghiệp và nhân viên dễ hiểu, bạn cần đảm bảo đầy đủ 8 nhóm thông tin sau (theo Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH và Nghị định 74/2024/NĐ-CP):

1. Thông tin nhân viên

• Họ tên đầy đủ
• Mã nhân viên
• Phòng ban / Chức danh
• Số CMND/CCCD / Mã số thuế cá nhân
• Tài khoản ngân hàng (để chuyển khoản lương)

2. Lương cơ bản và ngày công

Mức lương cơ bản (không được thấp hơn lương tối thiểu vùng 2025):

• Vùng I: 5.580.000 đ/tháng
• Vùng II: 4.960.000 đ/tháng
• Vùng III: 4.340.000 đ/tháng
• Vùng IV: 3.860.000 đ/tháng

Số ngày công chuẩn (thường 22 hoặc 26 ngày)

Ngày công thực tế / Ngày nghỉ không lương / Nghỉ phép năm. Đây là dữ liệu đầu vào quan trọng, thường được tổng hợp từ bảng chấm công theo giờ hoặc theo ngày

3. Các khoản phụ cấp và thưởng

• Phụ cấp đóng BH: Chức vụ, trách nhiệm, nặng nhọc, độc hại, khu vực…
• Phụ cấp không đóng BH: ăn trưa, điện thoại, xăng xe, nhà ở, nuôi con nhỏ… Các hoạt động khác nhằm tăng sự hài lòng của nhân viên, chẳng hạn như tổ chức sự kiện, nên được lập mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện để kiểm soát ngân sách.
• Thưởng hiệu suất, thưởng lễ Tết, thưởng quý…Các khoản này cần được ghi nhận cụ thể trong mẫu báo cáo công việc hàng ngày hoặc báo cáo hiệu suất định kỳ.

4. Tổng thu nhập chịu thuế (Gross) = Lương cơ bản + Phụ cấp đóng BH + Thưởng + Các khoản tính thuế khác

5. Các khoản khấu trừ bắt buộc

• BHXH (8%)
• BHYT (1,5%)
• BHTN (1%)
• Thuế TNCN (theo biểu lũy tiến hoặc 10% nếu chưa đăng ký người phụ thuộc)
• Đoàn phí công đoàn (nếu có)
• Tạm ứng, nợ lương, bồi thường… Ngoài ra, các khoản chi trả này cần được đối chiếu với chứng từ như mẫu phiếu xuất kho (nếu liên quan đến việc bồi thường hàng hóa) hay các chứng từ tạm ứng khác.

6. Giảm trừ gia cảnh (cập nhật 2025)

• Bản thân: 15 triệu/tháng (dự kiến tăng từ 01/07/2025)
• Mỗi người phụ thuộc: 6 triệu/tháng

7. Lương thực lãnh (Net) = Tổng thu nhập chịu thuế + Phụ cấp không chịu thuế – Các khoản khấu trừ

8. Ghi chú khác

• Kỳ lương (tháng 11/2025, trả ngày 05/12/2025…)
• Chữ ký người lập bảng / Kế toán trưởng / Giám đốc
• Mã QR chuyển khoản (nếu có)

Tự động hóa bằng Excel hoặc phần mềm (AMIS, Fast, Misa, Base Payroll…) sẽ giúp bạn tính đúng 100% chỉ trong vài phút thay vì mất cả ngày.

Những nội dung cơ bản có trong bảng lương nhân viên

3. 10 Mẫu bảng lương dành cho nhân sự và HR [tải miễn phí]

Dưới đây là 10 mẫu bảng lương được thiết kế phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp và đặc thù công việc khác nhau, giúp HR dễ dàng lựa chọn và ứng dụng trong thực tế. Bên cạnh các mẫu bảng lương, HR cũng nên chuẩn bị mẫu bảng chấm công để đồng bộ dữ liệu và giảm sai sót khi nhập liệu.

Mẫu bảng lương trên Word cơ bản đơn giản

Mẫu bảng lương Word cơ bản này là mẫu đơn giản nhất, người tạo chỉ cần nhập liệu thủ công với các thông tin cơ bản như lương cứng, phụ cấp và khấu trừ. Đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ có ít nhân viên và cơ cấu lương đơn giản.

Tải mẫu bảng lương trên Word cơ bản, đơn giản: TẠI ĐÂY

Mẫu bảng lương trên Word cơ bản là đơn giản và dễ sử dụng nhất

Mẫu bảng lương theo thông tư 200

Bảng lương theo Thông tư 200/2014/TT-BTC được thiết kế tuân thủ đúng quy định về kê khai thuế TNCN. Mẫu này được phân tách rõ ràng các khoản thu nhập chịu thuế và không chịu thuế, giúp doanh nghiệp dễ dàng quyết toán thuế cuối năm.

Tải Mẫu bảng lương theo thông tư 200:TẠI ĐÂY

Bảng lương theo thông tư 200 là mẫu do Bộ Tài chính ban hành

Mẫu bảng lương trên Excel đơn giản, dễ tạo

Mẫu bảng lương trên Excel đơn giản, dễ tạo giúp doanh nghiệp nhanh chóng quản lý lương thưởng một cách rõ ràng, tiết kiệm thời gian. Chỉ với vài thao tác nhập liệu hoặc sử dụng hàm cơ bản trên Excel đã có thể tính lương cho nhân viên nhanh chóng, chính xác và ít rủi ro.

Tải Mẫu bảng lương Excel đơn giản, dễ tạo:TẠI ĐÂY

Mẫu bảng lương bằng file excel rất hữu dụng do sử dụng hàm để tính toán

Mẫu bảng lương theo tháng định kỳ

Mẫu bảng lương này được thiết kế để sử dụng hàng tháng với cấu trúc cố định, chỉ cần thay đổi dữ liệu về số ngày công, thưởng phạt và các khoản phát sinh. Đặc biệt phù hợp với các công ty có chính sách lương ổn định theo từng tháng.

Tải Mẫu bảng lương theo tháng định kỳ: TẠI ĐÂY

Bảng lương theo tháng định kỳ phù hợp với các công ty có chính sách lương ổn định

Mẫu bảng lương theo cấp bậc

Mẫu bảng lương theo cấp bậc là bảng tổng hợp chi tiết thông tin lương của nhân viên trong doanh nghiệp, được phân chia theo từng cấp bậc/chức vụ như nhân viên, trưởng nhóm, quản lý, giám đốc... Mẫu bảng này giúp phòng nhân sự dễ dàng theo dõi, so sánh và quản lý chi trả lương theo hệ thống phân cấp nội bộ.

Tải Mẫu bảng lương theo cấp bậc: TẠI ĐÂY

Mẫu bảng lương theo bậc giúp kế toán dễ dàng theo dõi, so sánh và quản lý chi trả lương

Mẫu bảng lương theo sản phẩm

Áp dụng cho các ngành sản xuất, thủ công hoặc gia công, tính lương dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành. Công thức tính cơ bản là lương cứng cộng với đơn giá sản phẩm nhân số lượng hoàn thành, có thể bổ sung thưởng chất lượng hoặc sản lượng.

Tải Mẫu bảng lương theo sản phẩm:TẠI ĐÂY

Mẫu bảng lương theo sản phẩm áp dụng cho các ngành sản xuất, gia công

Mẫu bảng lương cho phòng kinh doanh

Bảng lương cho phòng kinh doanh thường được thiết kế rõ ràng, chi tiết để phản ánh chính xác thu nhập của nhân viên kinh doanh – vốn có nhiều khoản thay đổi theo hiệu suất.

Tải Mẫu bảng lương cho phòng kinh doanh:TẠI ĐÂY

Bảng lương cho phòng kinh doanh thường được thiết kế rõ ràng, chi tiết

Mẫu bảng lương cho Cộng tác viên

Dành cho nhân viên làm việc không toàn thời gian, được tính theo giờ hoặc theo dự án hoàn thành. Cơ cấu đơn giản gồm có đơn giá, giờ làm hoặc giá trọn gói dự án và sẽ không có các khoản bảo hiểm xã hội như nhân viên chính thức.

Tải Mẫu bảng lương cho Cộng tác viên: TẠI ĐÂY

Mẫu bảng lương cho Cộng tác viên sẽ có cách tính đơn giản và dễ hiểu hơn

Mẫu bảng lương theo hệ thống 3P

Hệ thống lương 3P (Pay for Position, Pay for Person, Pay for Performance) là một phương pháp xây dựng bảng lương dựa trên ba yếu tố:

• P1 – Pay for Position (Trả cho vị trí): dựa trên giá trị của vị trí công việc trong tổ chức.

• P2 – Pay for Person (Trả cho năng lực cá nhân): dựa trên năng lực, kỹ năng và trình độ chuyên môn của cá nhân.

• P3 – Pay for Performance (Trả cho kết quả làm việc): dựa trên hiệu suất và kết quả công việc thực tế.

Tải Mẫu bảng lương theo hệ thống 3P:TẠI ĐÂY

Bảng lương theo hệ thống 3P là bảng lương đang phổ biến nhất hiện nay

Mẫu bảng lương nhân viên tổng hợp đơn giản

Bảng lương tổng hợp tất cả nhân viên trong một file, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Có giao diện tổng quan về chi phí nhân sự hàng tháng và dễ dàng so sánh lương giữa các nhân viên, phòng ban.

Tải Mẫu bảng lương nhân viên tổng hợp đơn giản: TẠI ĐÂY

Mẫu bảng lương tổng hợp nhân viên đơn giản phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp

4. Có giải pháp nào thay thế Excel/Word để tính lương hiệu quả hơn?

Có nhiều giải pháp chuyên nghiệp hơn Excel/Word!

Excel/Word phù hợp doanh nghiệp nhỏ (dưới 50 nhân viên),nhưng với quy mô lớn hơn, chúng dễ lỗi, mất thời gian và không tự động cập nhật luật mới (như BHXH 2025). Dưới đây là top 5 phần mềm tính lương tốt nhất Việt Nam 2025 (dựa trên đánh giá từ Base, AMIS, Fast...) – tự động hóa 100%, tích hợp chấm công, thuế TNCN, BHXH/BHYT/BHTN, báo cáo pháp lý

5. Các lưu ý khi tạo bảng lương cho nhân viên

Việc lập bảng lương đòi hỏi tính chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật để bảo vệ quyền lợi đôi bên. Dưới đây là các điểm cần chú trọng, dựa trên Luật BHXH 2024 (hiệu lực 01/07/2025) và các văn bản liên quan:

1. Dữ liệu chấm công chính xác 100%: Ghi rõ ngày làm, nghỉ phép, tăng ca, muộn giờ. Sử dụng phần mềm chấm công (như Base.vn hoặc app di động) để tự động hóa, tránh sai lệch dẫn đến khiếu nại.
2. Phân loại nhân viên rõ ràng: Áp dụng chính sách riêng chính thức (đóng BHXH đầy đủ),thử việc (lương ≥85% chính thức),part-time (tính theo giờ),cộng tác viên (không BHXH bắt buộc).
3. Tính phụ cấp và khấu trừ cẩn thận: Phụ cấp ăn trưa (≤730.000đ/tháng),xăng xe, điện thoại (khoán theo hóa đơn). Khấu trừ: BHXH 10.5% (phần NLĐ: 8% BHXH + 1.5% BHYT + 1% BHTN),thuế TNCN (lũy tiến 5-35%),tạm ứng, phạt.
4. Xác định khoản miễn thuế TNCN đúng quy định: Miễn thuế nếu phụ cấp ăn giữa ca (≤730k/th),công tác phí (vé máy bay, lưu trú theo hóa đơn),điện thoại/trang phục (khoán ≤ mức quy định),nhà ở khu công nghiệp. Phần vượt = tính thuế, dễ bị truy thu!
5. Nắm thời điểm tính và trả lương: Thường từ 26/tháng trước đến 25/tháng sau, trả trước ngày 15 tháng sau (theo Bộ luật Lao động). Sai ngày công = sai lương gross/net.
6. Kiểm tra chéo trước khi chốt: Rà phát sinh tăng ca cuối tuần (≥150% lương giờ),nghỉ không phép. In thử gửi NLĐ xác nhận để tránh tranh chấp.
7. Ghi chú minh bạch, dễ hiểu: Ví dụ: "Lương cơ bản tháng 12/2025: 8.000.000đ", "Phụ cấp trách nhiệm: 1.500.000đ (đóng BHXH)", "Khấu trừ BHXH: 10.5% = 840.000đ".
8. Lưu trữ an toàn và lâu dài: Bản mềm (Excel/PDF trên cloud) + bản cứng (nếu cần). Giữ ≥5 năm cho thanh tra thuế, BHXH hoặc kiện tụng.

Áp dụng ngay để bảng lương không chỉ đúng luật mà còn tăng sự hài lòng của nhân viên!

Các lưu ý khi tạo bảng lương cho nhân viên

6. CloudCHECKIN phần mềm chấm công AI hàng đầu

CloudCHECKIN là phần mềm chấm công tiên tiến, ứng dụng AI Camera và nhận diện khuôn mặt, được CloudGO thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp Việt. Với hơn 2.500 khách hàng tin dùng (cập nhật 2025),sản phẩm giúp tối ưu hóa quản lý nhân sự từ chấm công đến tính lương.

Các tính năng cốt lõi:

• Chấm công đa phương thức: AI Camera, GPS, WiFi, QR-code, FaceID.
• Xử lý nhanh chóng: Nhận diện nhóm người dưới 0.1 giây, hỗ trợ quy mô lớn.
• Tự động hóa cảnh báo: Phát hiện đi trễ, sai ca, quên chấm công và gửi alert ngay lập tức.
• Quản lý ca làm việc: Lập bảng công chính xác, phân ca linh hoạt theo phòng ban/hợp đồng.
• Tích hợp hệ thống: Kết nối dễ dàng với ERP, CRM, phần mềm lương thưởng.
• Giao diện hiện đại: Hỗ trợ web và mobile, dễ tiếp cận cho mọi người dùng.

Bằng cách tự động hóa quy trình, CloudCHECKIN không chỉ giảm thiểu sai sót, gian lận mà còn thúc đẩy sự công bằng giữa nhân viên và doanh nghiệp. Đây là công cụ lý tưởng để HR chuyển đổi số, đặc biệt khi kết hợp với mẫu bảng lương Excel 2025. Liên hệ CloudGO để tư vấn miễn phí và triển khai nhanh chóng.

CloudCHECKIN giúp lập phiếu công chính xác, hỗ trợ làm bảng lương nhanh chóng

7. Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những thắc mắc phổ biến của các HR và doanh nghiệp khi triển khai bảng lương, được giải đáp chi tiết để hỗ trợ quá trình ứng dụng thực tế.

Các mẫu bảng lương có sẵn có thể tùy chỉnh được không?

Có, 100% có thể tùy chỉnh được.

• Thêm/xóa cột, dòng, nhân viên
• Thay logo, màu sắc, font chữ
• Chỉnh công thức (lương, phụ cấp, thuế, BHXH) cho phù hợp chính sách công ty
• Thêm sheet riêng cho từng tháng hoặc từng phòng ban

Chỉ cần biết cơ bản Excel là chỉnh thoải mái, không bị khóa gì cả.

Các mẫu bảng lương nhân viên trên phù hợp với loại hình doanh nghiệp nào?

Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp nhỏ – vừa!

• Công ty nhỏ (dưới 50 nhân viên): Hoàn hảo, đơn giản, dễ quản lý mà không cần phần mềm đắt tiền.
• Doanh nghiệp vừa (50–200 nhân viên): Vẫn ổn, dùng để tính lương nhanh, phân phòng ban dễ dàng.
• Cửa hàng, quán cà phê, shop online: Siêu tiện cho chủ nhỏ lẻ, không phức tạp.
• Nhà máy, xưởng sản xuất: Có hỗ trợ ca làm việc, tăng ca.
• Startup, dịch vụ (IT, marketing): Linh hoạt, thêm thưởng KPI nhanh.

Không khuyến khích cho công ty lớn (>500 nhân viên) vì Excel có thể chậm, dễ lỗi khi dữ liệu nhiều nên dùng phần mềm chuyên dụng như Misa, Fast hoặc CloudCHECKIN.

Có tính được thuế và khoản khấu trừ theo các mẫu bảng lương nhân viên ở trên không?

Có, các mẫu chuẩn 2025 đều tính tự động 100%:

• BHXH 8%
• BHYT 1,5%
• BHTN 1%
• Thuế TNCN (theo biểu lũy tiến mới nhất + giảm trừ gia cảnh 15 triệu bản thân + 6 triệu/người phụ thuộc)
• Đoàn phí công đoàn (nếu có)
• Tạm ứng, phạt, các khoản khấu trừ khác

Bạn chỉ cần nhập:

• Lương cơ bản + phụ cấp đóng BH
• Số người phụ thuộc → Cột thuế TNCN và lương NET tự nhảy chính xác ngay lập tức, không cần tính tay.

Có thể dùng một file cố định không hay phải làm bảng lương mới mỗi tháng?

Dùng đúng 1 file cố định mãi mãi, không cần tạo mới mỗi tháng.

Cách làm chuẩn nhất:

1. Mẫu có sẵn 12 sheet (Tháng 1 → Tháng 12) hoặc 1 sheet master.
2. Mỗi tháng chỉ cần:

• Copy sheet tháng trước → đổi tên thành tháng mới
• Xóa hoặc nhập lại ngày công, phụ cấp, thưởng mới → Toàn bộ công thức thuế, BHXH, lương net tự động tính lại chính xác.

Chỉ mất 3–5 phút/tháng, dùng 1 file duy nhất suốt nhiều năm. Không cần tạo file mới bao giờ.

Việc tạo lập và quản lý bảng lương thủ công luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót, tốn thời gian và dễ phát sinh tranh chấp. Vì thế, để nâng cao hiệu quả, nhiều doanh nghiệp đã chọn cách tham khảo mẫu có sẵn hoặc chuyển sang ứng dụng phần mềm hiện đại như CloudCHECKIN vào quy trình làm việc. Nếu bạn đang tìm kiếm công cụ hỗ trợ chấm công và quản lý nhân sự toàn diện, hãy liên hệ CloudGO.vn để cảm nhận sự khác biệt!

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/