PDCA là gì? Tìm hiểu quy trình ứng dụng PDCA trong doanh nghiệp

Hầu hết những thay đổi lớn đều bắt đầu từ những bước nhỏ và PDCA chính là công cụ giúp doanh nghiệp thực hiện điều đó một cách bài bản. PDCA giống như “kim chỉ nam” giúp các tổ chức và doanh nghiệp từng bước tháo gỡ nút thắt, nâng cấp quy trình và tạo ra sự khác biệt rõ rệt. Dù bạn đang muốn tối ưu hoạt động nội bộ, nâng cao chất lượng sản phẩm hay đơn giản là hạn chế những sai sót lặp đi lặp lại, chu trình PDCA đều có thể biến những mục tiêu đó thành kết quả cụ thể, dễ đo lường.

Nhưng PDCA thực chất là gì và làm sao để áp dụng nó hiệu quả? Theo dõi bài viết để hiểu sâu hơn về PDCA cũng như mẹo ứng dụng thành công cho doanh nghiệp của bạn.

1. PDCA là gì? Nguồn gốc hình thành PDCA

PDCA là viết tắt của Plan – Do – Check – Action, tiếng Việt có nghĩa là Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động. Đây là một chu trình cải tiến liên tục, được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực quản lý chất lượng và dự án, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ, duy trì hiệu quả vận hành theo nguyên tắc lặp đi lặp lại liên tục. Cũng bởi vì hoạt động dựa trên nguyên tắc lặp đi lặp lại để cải tiến mà chu trình sẽ phù hợp với hầu hết các mô hình kinh doanh. Ngoài ra, nếu hiểu đúng, PDCA có thể ứng dụng được trong cả học tập hay đời sống hàng ngày.

Chu trình PDCA gồm 4 bước là Plan - Do - Check - Action

Năm 1920, chu hình PDCA được nghiên cứu bởi Walter A. Shewhart (cha đẻ của ngành kiểm soát chất lượng thống kê). Ban đầu, chu trình này chỉ được Shewhart áp dụng phương pháp khoa học để kiểm soát chất lượng kinh tế. Sau đó, luận án của ông được nhà thống kê học - W. Edwards Deming phát triển và bổ sung thêm để không chỉ kiểm soát chất lượng mà còn cải tiến quy trình.

Chưa dừng lại tại đó, W. Edwards Deming còn tiếp tục phổ biến quy trình cho các kỹ sư tại Nhật Bản và kết hợp phương pháp Kaizen (phương pháp cải tiếng của Kaoru Ishikawa) và tinh gọn để trở thành chu trình PDCA (Plan - Do - Check - Action). Chính vì vậy, PDCA còn được biết đến với tên gọi Chu trình Deming hoặc Chu trình kiểm soát chất lượng.

2. Tầm quan trọng của PDCA trong doanh nghiệp

Thông qua chu trình lặp lại các bước lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động, PDCA giúp doanh nghiệp:

• Kiểm soát chất lượng và quản lý hiệu quả với quy trình làm việc và chất lượng sản phẩm/ dịch vụ sẽ không ngừng cải tiến chất lượng. Giúp doanh nghiệp phát triển bền vững hơn.

• Tổ chức dễ dàng phát hiện vấn đề, điều chỉnh kịp thời và nâng cao hiệu suất tổng thể. Tránh để bất kỳ rủi ro nào làm ảnh hưởng đến quá trình vận hành của doanh nghiệp.

• Góp phần hình thành văn hóa cải tiến liên tục trong nội bộ doanh nghiệp, thúc đẩy tinh thần học hỏi và đổi mới. Đây cũng là nền tảng cốt lõi của nhiều hệ thống quản lý chất lượng quốc tế như ISO 9001, Lean, TPM…

• Tối ưu hóa quy trình làm việc giúp giảm lãng phí nhân lực và tài chính, tận dụng được tài nguyên. Từ đó sẽ giảm chi phí vận hành và sản xuất.

• Tăng cường năng lực cạnh tranh Sau khi tối ưu được nguồn lực và chi phí, việc phát triển nhanh hơn các doanh nghiệp đối thủ là điều hiển nhiên.

PDCA có 5 vai trò quan trọng trong việc cải tiến quy trình và chất lượng

3. Quy trình hoạt động của PDCA diễn ra như thế nào?

Quy trình hoạt động của PDCA gồm 4 bước: Plan (Lập kế hoạch),Do (Thực hiện),Check (Kiểm tra) và Action (Hành động điều chỉnh). Các bước này lặp lại theo vòng tròn liên tục, giúp doanh nghiệp không ngừng cải tiến quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Bước 1: Plan - Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là bước mở đầu quan trọng trong chu trình PDCA. Ở bước này, doanh nghiệp cần xác định rõ vấn đề cần cải tiến hoặc mục tiêu muốn đạt được. Sau đó, phân tích nguyên nhân, thu thập dữ liệu liên quan và đề xuất các phương án giải quyết.

Trong quá trình lập kế hoạch, doanh nghiệp cần trả lời rõ ràng các câu hỏi sau:

• Vấn đề mấu chốt mà tổ chức đang gặp phải là gì?

• Mục tiêu cuối cùng cần đạt được là gì?

• Cần chuẩn bị những nguồn lực nào để thực hiện mục tiêu?

• Giải pháp khả thi và hiệu quả nhất là gì?

• Dự kiến thời gian hoàn thành là bao lâu?

• Các tiêu chí nào được sử dụng để đo lường hiệu quả?

Trước khi chuyển sang giai đoạn thực thi, hãy cùng đội ngũ rà soát kỹ lưỡng toàn bộ kế hoạch. Một gợi ý hữu ích là áp dụng công cụ như Hoshin Kanri Catchball để tăng cường sự trao đổi hai chiều trong nhóm và đảm bảo sự đồng thuận cao giữa các bên liên quan.

Bước đầu tiên trong chu trình PDCA là Plan - Lập kế hoạch

Bước 2: Do - Thực hiện kế hoạch

Khi kế hoạch đã được thông qua, đây là lúc Do - triển khai hành động theo đúng nội dung đã xây dựng. Ở bước này, người thực hiện cần tuân thủ chặt chẽ từng phần việc đã được lên lịch, đồng thời khai thác hiệu quả các công cụ và nguồn lực có sẵn để đạt được tiến độ như mong muốn.

Song song đó, người triển khai phải làm rõ được các truy vấn như sau:

• Đối tượng mục tiêu là ai?

• Có thể thực hiện thử nghiệm ở quy mô nhỏ hơn không?

• Dữ liệu được thu thập bằng cách nào?

Vai trò của nhà quản lý trong giai đoạn này là cần đảm bảo mọi thành viên đều hiểu rõ công việc của mình, đồng thời duy trì luồng giao tiếp minh bạch trong toàn bộ dự án. Vì không thể tránh khỏi những tình huống phát sinh, việc xây dựng phương án quản trị rủi ro ngay từ bước lập kế hoạch sẽ là yếu tố then chốt để xử lý linh hoạt và kịp thời trong quá trình thực hiện.

Do - Thực hiện kế hoạch là bước tiếp theo trong chu trình PDCA

Bước 3: Check - Kiểm tra kết quả

Bước Check - Kiểm tra kết quả là bước then chốt giúp doanh nghiệp đánh giá lại toàn bộ quy trình và hiệu quả thực hiện để tránh lặp lại sai sót. Tại đây, người triển khai cần so sánh kết quả thực tế đạt được với kế hoạch đã đề ra để xem mức độ hoàn thành đến đâu. Từ đó sẽ đề xuất được những phương án để cải tiến cho những bước tiếp theo.

Một số câu hỏi quan trọng cần được đặt ra trong giai đoạn này gồm:

• Kế hoạch ban đầu có thực sự hiệu quả không?

• Có vấn đề nào phát sinh trong quá trình thực hiện không?

• Những nguyên nhân chính dẫn đến các sai sót là gì?

• Có cách nào để giúp nó tốt hơn không?

• Có yếu tố nào cần loại bỏ hoặc cải tiến để hạn chế rủi ro trong tương lai?

Thông qua việc kiểm tra và phân tích kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể học hỏi từ thực tiễn và tiếp tục hoàn thiện quy trình.

Sau khi triển khai kế hoạch, cần tiến hành bước Check - Kiểm tra chất lượng

Bước 4: Action - Hành động thay đổi

Ở giai đoạn cuối cùng, doanh nghiệp sẽ đưa ra các điều chỉnh cần thiết dựa trên những gì đã phân tích được ở bước Check - kiểm tra. Nếu xác định được các điểm chưa phù hợp, người triển khai hoặc nhà quản lý cần chủ động tìm ra giải pháp cải thiện, có thể là điều chỉnh kế hoạch, thay đổi phương pháp triển khai hoặc áp dụng công cụ hỗ trợ mới. Sau đó, quy trình lại quay về bước đầu tiên là lập kế hoạch để tiếp tục một vòng cải tiến mới.

Dưới đây là gợi ý 1 số câu hỏi để giúp người triển khai có những kế hoạch thay đổi tốt hơn:

• Làm thế nào có thể thực hiện sự thay đổi này trong tổ chức một cách hiệu quả?

• Để thực hiện thay đổi thành công thì cần nguồn lực nào?

• Cần đào tạo thêm những gì để giúp người dùng và nhân viên công ty hiểu rõ hơn về giải pháp mới sắp tới?

• Có thể cải thiện ở những lĩnh vực nào?

• Còn quy trình nào khác của công ty cũng cần cải thiện không?

Trong trường hợp quá trình triển khai cho thấy hiệu quả rõ rệt và mục tiêu đạt được như kỳ vọng, doanh nghiệp có thể tiếp tục áp dụng mô hình này để mở rộng quy mô hoặc nhân rộng quy trình cải tiến.

Tuy nhiên, kể cả với kế hoạch đã được tối ưu, việc theo dõi hiệu suất làm việc của từng cá nhân trong nhóm và liên tục cập nhật thông tin từ thực tế vẫn là điều cần thiết. Đồng thời, cần kết hợp linh hoạt các công cụ quản lý để tối ưu nguồn lực và kiểm soát chi phí hiệu quả hơn cho tổ chức.

Bước Action Hành động thay đổi

4. PDCA mang lại những lợi ích và thách thức gì cho doanh nghiệp?

Việc ứng dụng chu trình PDCA không chỉ mang lại những lợi ích thiết thực mà còn tiềm ẩn những thách thức nếu doanh nghiệp thiếu sự cam kết hoặc áp dụng chưa đúng cách. Phần này sẽ cung cấp thông tin chi tiết để cân nhắc kỹ trước khi triển khai PDCA vào thực tế.

Lợi ích sẽ nhận được ứng dụng chu trình PDCA:

• Tăng hiệu quả vận hành: Giúp quy trình làm việc rõ ràng, logic và có thể lặp lại để cải tiến.

• Giảm lỗi và rủi ro: Phát hiện và khắc phục vấn đề sớm nhờ bước kiểm tra và hành động điều chỉnh.

• Cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng được duy trì và nâng cao qua từng chu kỳ.

• Dễ áp dụng và linh hoạt: Có thể triển khai trong nhiều bộ phận, lĩnh vực khác nhau mà không yêu cầu hệ thống phức tạp.

PDCA mang lại 4 lợi ích cơ bản cho doanh nghiệp

Thách thức có thể gặp khi áp dụng chu trình PDCA:

• Khó duy trì nếu không cam kết từ cấp quản lý: PDCA khó đạt hiệu quả nếu không có sự chỉ đạo và đồng hành từ ban lãnh đạo.

• Yêu cầu theo dõi và đánh giá liên tục: Đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống giám sát và cải tiến liên tục.

• Có thể bị hiểu sai nếu chỉ áp dụng hình thức: Nếu chỉ làm theo quy trình mà không hiểu bản chất, mô hình dễ trở nên máy móc và thiếu hiệu quả.

Song song với lợi ích thì cũng có những thách thức có thể phải đối diện

Tuy PDCA mang lại nhiều giá trị tích cực, nhưng để đạt được hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp cần kiên trì, linh hoạt và đảm bảo sự tham gia đồng bộ từ tất cả các cấp. Khi được triển khai đúng cách, PDCA sẽ trở thành công cụ mạnh mẽ giúp tổ chức không ngừng hoàn thiện và phát triển bền vững.

5. Khi nào nên ứng dụng PDCA vào hoạt động của doanh nghiệp?

Mô hình này đặc biệt phù hợp trong những tình huống doanh nghiệp cần điều chỉnh, kiểm soát hoặc nâng cao chất lượng hoạt động. Dưới đây là các trường hợp điển hình nên ứng dụng PDCA:

• Khi doanh nghiệp cần cải tiến quy trình làm việc

Doanh nghiệp nên xem xét lại toàn bộ quy trình để tìm ra điểm nghẽn như xử lý đơn hàng chậm, phê duyệt rườm rà hay phản hồi khách hàng lâu. Sau đó, đơn giản hóa các bước thừa, loại bỏ việc trùng lặp và số hóa quy trình bằng phần mềm. Các giải pháp nên được thử nghiệm ở phạm vi nhỏ trước. Nếu hiệu quả, cần chuẩn hóa quy trình và đào tạo lại nhân viên. Doanh nghiệp nên áp dụng chu trình PDCA (Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Cải tiến) để duy trì hiệu suất.

• Khi triển khai hệ thống quản lý chất lượng (ví dụ: ISO 9001)

Doanh nghiệp cần có kế hoạch rõ ràng cho từng bộ phận, ai làm gì, thời gian và tiêu chí kiểm soát ra sao. Nên đào tạo cho nhân viên hiểu về tiêu chuẩn ISO. Đồng thời, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ với mẫu biểu, quy trình và cơ chế đánh giá chéo. Việc đánh giá định kỳ giúp phát hiện lỗi và điều chỉnh kịp thời. PDCA cũng là công cụ cần thiết để cải tiến liên tục.

• Khi khởi động các dự án hoặc chiến dịch mới

Ngay từ đầu, cần xác định mục tiêu, nguồn lực, KPIs và timeline rõ ràng. Trong quá trình thực hiện, phải bám sát kế hoạch và theo dõi tiến độ để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh. Sau mỗi giai đoạn, thu thập dữ liệu như chi phí, kết quả, phản hồi khách hàng để phân tích. Từ đó rút kinh nghiệm, điều chỉnh và tối ưu cho các bước tiếp theo. Cách làm này rất phù hợp cho việc ra mắt sản phẩm, triển khai phần mềm, marketing hoặc tổ chức sự kiện

• Khi muốn xây dựng văn hóa cải tiến liên tục (Kaizen)

Doanh nghiệp nên tạo kênh để nhân viên dễ dàng đóng góp ý tưởng như hộp thư góp ý hoặc khảo sát. Những sáng kiến hiệu quả cần được ghi nhận, dù chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí hay nâng cao trải nghiệm khách hàng. Cần khuyến khích tinh thần dám thử, không ngại sai sót. Lãnh đạo phải làm gương và đưa tiêu chí cải tiến vào đánh giá hiệu suất cá nhân và nhóm.

• Khi cần đánh giá lại các hoạt động chưa hiệu quả

Trước tiên, đối chiếu kết quả thực tế với kế hoạch để nhận diện vấn đề như lệch KPI, vượt ngân sách, khách hàng chưa hài lòng. Sau đó, tìm nguyên nhân gốc bằng các công cụ như 5 why hay biểu đồ xương cá. Giải pháp cần dựa trên dữ liệu cụ thể, tránh cảm tính. Doanh nghiệp nên áp dụng PDCA để thử nghiệm và theo dõi hiệu quả. Cuối cùng, đúc kết bài học và chia sẻ để tránh lặp lại sai sót.

5 Trường hợp doanh nghiệp được khuyến khích áp dụng chu trình PDCA

6. Mẹo ứng dụng PDCA vào công việc hiệu quả nhất

Để tối ưu hóa việc áp dụng mô hình PDCA vào thực tế, dưới đây là 4 mẹo hữu ích giúp bạn triển khai chu trình này một cách hiệu quả và bền vững trong công việc hàng ngày:

• Sử dụng công cụ hỗ trợ: Tận dụng các phần mềm quản lý công việc như Trello, Asana, hoặc Excel để lập kế hoạch, giao việc và theo dõi tiến độ rõ ràng, minh bạch. Điều này giúp mọi người nắm bắt được mục tiêu và tiến trình công việc theo từng bước trong kế hoạch.

• Áp dụng linh hoạt, không rập khuôn: Mỗi dự án đều có đặc thù riêng, vì vậy hãy điều chỉnh cách triển khai PDCA sao cho phù hợp với tình hình thực tế, tránh áp dụng máy móc khiến mô hình trở nên thiếu hiệu quả.

• Khuyến khích các thành viên làm việc nhóm: Sức mạnh tập thể là yếu tố quan trọng trong cải tiến liên tục. Hãy tạo điều kiện để các thành viên đóng góp ý kiến, cùng nhau giải quyết vấn đề và nâng cao hiệu suất công việc.

• Đo lường thường xuyên để điều chỉnh kịp lúc: Việc kiểm tra định kỳ giúp phát hiện sớm sai lệch và kịp thời điều chỉnh. Đừng đợi đến cuối chu trình mới đánh giá mà hãy liên tục đo lường trong suốt quá trình để đảm bảo kết quả đầu ra như kỳ vọng.

Tìm hiểu và sử dụng mẹo để có hiệu quả tốt hơn

7. Phân biệt PDCA với Six Sigma và Kaizen

PDCA, Six Sigma và Kaizen đều là những mô hình quản lý chất lượng phổ biến, thường được doanh nghiệp lựa chọn để cải tiến quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành. Tuy nhiên, mỗi phương pháp lại có sự khác biệt về phạm vi và cách tiếp cận. Dưới đây là bảng so sánh các mô hình dựa trên các tiêu chí cơ bản như khái niệm, phạm vi áp dụng, độ phức tạp và yêu cầu nguồn lực:

Việc chọn ứng dụng bất kỳ chu trình hay phương pháp nào để cải thiện quy trình làm việc cũng như chất lượng sản phẩm/ dịch vụ của mình cũng cần xem xét tình hình cũng như nguồn lực hiện có. Từ đó sẽ áp dụng đúng phương pháp đúng thời điểm để phát triển tốt hơn.

8. Ví dụ thực tế về các doanh nghiệp đã ứng dụng PDCA

Dưới đây 3 case study nổi bật về cách PDCA được triển khai hiệu quả trong thực tế doanh nghiệp toàn cầu.

• Nestlé: Áp dụng PDCA trong hệ thống Quản lý Chất lượng Toàn diện (TQM),tập trung vào cải tiến quy trình sản xuất và kiểm tra chất lượng định kỳ dưới từng giai đoạn Plan–Do–Check–ActionAct.

• Mayo Clinic: Sử dụng mô hình PDSA (Plan–Do–Study–ActionAct, tương tự PDCA) để liên tục cải thiện chất lượng dịch vụ y tế: từ lập kế hoạch điều trị, thực hiện, đánh giá hiệu quả đến điều chỉnh quy trình chăm sóc bệnh nhân.

• Toyota: Triển khai PDCA như nền tảng của Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS),áp dụng chu trình PDCA ngắn tại mọi cấp độ để kiểm soát quy trình, loại bỏ lãng phí và thúc đẩy Kaizen hàng ngày.

Các ví dụ này cho thấy PDCA không chỉ là lý thuyết mà còn là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình sản xuất, nâng cao chất lượng dịch vụ và xây dựng văn hóa đổi mới.

9. Câu hỏi thường gặp

PDCA có áp lực không khi áp dụng trong đội nhóm?

PDCA có thể gây bối rối ban đầu nếu nhóm chưa quen, nhưng khi leader linh hoạt và cam kết thực hiện đúng quy trình, mô hình này lại giúp giảm áp lực, vì mọi thành viên đều hiểu rõ vai trò và công việc của mình trong từng bước.

PDCA có bị lỗi thời không trong thời đại AI, số hóa?

Dù công nghệ không ngừng thay đổi, PDCA vẫn giữ vai trò nền tảng trong quản lý. Khi được kết hợp với các công cụ số hóa như ERP, CRM hay hệ thống quản lý dự án, mô hình này càng phát huy hiệu quả trong việc kiểm soát và cải tiến liên tục.

Làm PDCA có tốn nhiều thời gian không?

Ban đầu, việc lập kế hoạch theo PDCA có thể mất thời gian, nhưng về lâu dài sẽ giúp tiết kiệm đáng kể nhờ giảm sai sót, tránh lặp lại lỗi cũ và thúc đẩy quá trình cải tiến diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.

PDCA không chỉ là một chu trình cải tiến quy trình làm việc và chất lượng sản phẩm, mà còn là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp hiện đại thích nghi và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh khốc liệt. Việc hiểu rõ từng bước trong chu trình và áp dụng linh hoạt vào thực tế sẽ giúp tổ chức không chỉ vận hành hiệu quả hơn mà còn chủ động dẫn dắt sự thay đổi. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một phương pháp quản lý khoa học, dễ tiếp cận và mang lại giá trị lâu dài, PDCA chính là lựa chọn đáng cân nhắc.

CloudGO.vn - Giải pháp chuyển đổi số tinh gọn

• Địa chỉ: Số 13 Đường 37 - Vạn Phúc City, P. Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức, TP. HCM
• Số hotline: 1900 29 29 90
• Email: support@cloudgo.vn
• Website: https://cloudgo.vn/
• Map: https://www.google.com/maps?cid=16122953290831912914